Kunsten å skrive godt

Hovedbudskapet er enkelt: Skriv slik at leserne dine lett oppfatter innholdet.

Kunsten å skrive godt er en håndbok for deg som skriver på jobben.

Den gir praktiske råd om hvordan du skriver en tekst som er rask å lese, lett å forstå og lett å huske.

Å skrive klart, saklig og leservennlig er nødvendig om du vil nå frem med budskapet ditt, enten du skriver brev, e-poster, rapporter, notater, utredninger eller vedtak. Er du saksbehandler, helse- og sosialarbeider, jurist, ingeniør, økonom, informasjonsmedarbeider eller politiker, er det avgjørende at det du skriver, blir forstått. Er du student, lærer, journalist, blogger eller sakprosaforfatter, må du ofte skrive informative tekster; dermed kan også du hente mye nyttig kunnskap i denne boken.

KUNSTEN Å SKRIVE GODT

Disse ti viktige spørsmålene får du svar på: • Hvordan utfører du skrivejobben mest mulig effektivt?

• Hva kan du lære om skriveprosessen av erfarne skribenter og forfattere?

• Hvordan bygger du opp en leservennlig tekst?

• Hva er «kunnskapsforbannelsen», og hvordan unngår du den?

• Hva er en god tittel?

• Hvordan deler du teksten inn i passende avsnitt?

• Hvordan begynner du, og hvordan avslutter du?

• Hva kan du bruke Liks-beregneren til?

• Hva er en god setning?

• Hvordan unngår du passiv, tåkeprat, fagord og fremmedord?

Aage Rognsaa

UTDRAG FRA BOKEN: «Valget står mellom et språk som lukker seg inne, og et språk som åpner seg og ber alle inn, fordi det er felles. Klart språk handler om å oversette stammespråk til dagligspråk. Så enkelt er det. Og så vanskelig. Hvordan du rent konkret kan skrive for å gjøre språket ditt enklere og klarere, får du svar på i denne boken.»

3. utgave

Aage Rognsaa er cand.philol., lærebokforfatter og offentlig godkjent språkkonsulent. Han er tidligere førstelektor ved Westerdals Oslo ACT (Norges Informasjonsteknologiske Høgskole). I mer enn 35 år har han holdt skrivekurs for saksbehandlere i offentlig og privat virksomhet. Han er også forfatter av Bacheloroppgaven. Skriveråd og regler for utformingen (Universitetsforlaget 2015). Til daglig jobber han som språkkonsulent gjennom sitt eget firma, Framgang AS (www.framgang.no).

Aage Rognsaa tilbyr skrivekurs for private firmaer, organisasjoner og offentlige etater. Her er noen utdrag fra uttalelser fra tidligere kursdeltakere: «Mange gode tips! Bra øvelser!»

«Veldig bra kurs, flink foredragsholder, lærerikt.»

«Materiell og foreleser var meget bra.»

«Motiverende og engasjerende.»

3. utgave

kunsten 책 skrive godt

aage rognsaa

kunsten 책 skrive godt 3. utgave

universitetsforlaget

© Universitetsforlaget 2016 1. utgave 2001 2. utgave 2003 ISBN 978-82-15-02493-6

Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser.

Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk.

Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Omslag: Endre Barstad Sats: Sissel K. Tjernstad/Universitetsforlaget Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Dante 10,5/12,8 Papir: 90 g Munken Print Cream 1,5

Innhold

forord til 3. utgave ........................................................... 9 aller først ...........................................................................11 kapittel 1

skriving – en tredelt prosess......................................... 15 De tre fasene i skrivearbeidet ...............................................15 kapittel 2

struktur i tekster ............................................................. 38 Hva er en god tekst? .............................................................38 1 Den klassiske modellen ................................................... 39 2 Den journalistiske modellen ............................................43 3 Den dramatiske modellen ................................................43 Mer om den klassiske modellen .......................................... 44 Klarspråk og leservennlig struktur ...................................... 49 Avsender- eller mottakerperspektiv? ................................... 50 Det viktigste først i alle tekster ............................................55 God struktur – mer enn det viktigste først ......................... 60 Mer om den dramatiske modellen ...................................... 64 Struktureringsprinsipper ..................................................... 65 kapittel 3

tekstens deler .................................................................... 74 Den gode overskriften ..........................................................74 Innledninger ........................................................................ 87 Argumentasjon .................................................................... 91 Avslutningen.......................................................................109 Informasjonstetthet ............................................................ 115

5

kapittel 4

avsnittet............................................................................. 117 Hva er vitsen med avsnitt? ................................................. 117 Hvordan markerer du nytt avsnitt? .................................... 119 Hvordan strukturerer du et leservennlig avsnitt?...............120 Hvordan skape god sammenheng? .................................... 123 Overganger mellom avsnitt................................................ 131 Hvor lange skal avsnittene være? ....................................... 135 kapittel 5

språk ...................................................................................139 To slags språk .................................................................... 139 Hvem skriver du for? .......................................................... 143 En språklig reform .............................................................149 kapittel 6

setninger ........................................................................... 151 Hva er en setning? .............................................................. 151 Hva er en periode?.............................................................. 152 Rekkefølgen av setningsledd – framheving ved hjelp av ordstillingen ...................................162 Andre framhevingsteknikker..............................................165 Setningsvariasjon................................................................170 Det er-setninger.................................................................. 171 Et velskrevet eksempel ....................................................... 172 kapittel 7

ordvalget .......................................................................... 173 Det viktigste ordet – verbet ................................................ 174 Unngå språklig doping .......................................................184 Unngå «smør på flesk» ........................................................188 Unngå lange ord ................................................................ 189 Unngå fagord ......................................................................197

6

tillegg 1

teksttyper...........................................................................231 Brev..................................................................................... 231 Søknader .............................................................................236 Andre teksttyper................................................................ 246 tillegg 2

støy pü linja...................................................................... 249 Vanskelige ord og uttrykk ..................................................257 Tegnsetting .........................................................................259 litteraturliste ................................................................. 265 stikkord ............................................................................ 268

Forord til 3. utgave Denne 3. utgaven er en omfattende revisjon av den forrige. De fleste eksemplene er byttet ut, og mange nye tekster er kommet inn. Et nytt perspektiv er også gjennomgående: klarspråkstenkningen. Fra 2008 ble det nemlig satt i gang et klarspråksprosjekt i staten, noe som blant annet har resultert i nye standardbrev ved mange etater, språkveiledere og eksempeltekster. Mange er tatt inn i denne boken. Tekstene fins også tilgjengelige på Språkrådets klarspråkssider.

I denne utgaven er det tatt inn en del utvidelser pluss noen nye temaer: • • • • •

en innføring i mål- og mottakeranalyse mer om struktur i tekster mer stoff om gode titler et avsnitt om «kunnskapsforbannelsen» et avsnitt om lesbarhetsindeks

Hovedstrukturen i boken er beholdt – først noe om skriving, deretter teksten som helhet og til slutt råd om avsnitt, setninger og ordvalg.

Mye inspirasjon og kunnskap til revisjonen av boken har jeg fått fra konsulenter i NTB Arkitekst AS. Derfor en stor takk til Margret Kilde Nes, Vidar Lynghamar og Rune Wikstøl.

Oslo, juni 2015 Aage Rognsaa

9

Aller først Kunsten å skrive godt er en håndbok for deg som skriver informative saktekster. Den første utgaven ble skrevet fordi jeg forgjeves hadde prøvd å finne en passende håndbok å anbefale alle de hundrevis av deltakere jeg hadde hatt på skrivekursene mine gjennom årene. Det som da fantes på norsk, behandlet bare avgrensede språklige temaer og manglet det helhetsperspektivet skrivende mennesker trenger.

Som veileder på skrivekurs fikk jeg ofte disse spørsmålene fra deltakerne: «Hvordan bygger jeg opp en leservennlig tekst?», «Hvordan lager jeg en god overskrift og gode mellomtitler?», «Hvordan strukturerer man et vedtak?», «Hvordan skriver vi et godt møtereferat?», «Kan jeg skrive du eller dere i et brev?» Spørsmålene viste at det var mye usikkerhet om både sjanger (teksttype), tekstbygging, ordvalg og rettskriving. I tillegg kom det fram at mange hadde en lite rasjonell skriveprosess. Dermed var saken klar: Det måtte skrives en bok som omhandlet alt fra skriveprosess til tekstoppbygging og språk. Det ble den første utgaven av denne boken.

Det har gått nesten tjue år siden arbeidet med boken begynte. I mellomtiden har det norske språket utviklet seg, og utformingen av mange offentlige tekster har endret seg. For eksempel var det på slutten av 1990-tallet fortsatt vanlig å bruke De-form i brev. I dag er De-former knapt i bruk lenger. Minst like viktig er at det i 2008 ble satt i gang et statlig klarspråksprosjekt med det mål å gjøre offentlige tekster mer leservennlige. Denne revisjonen tar hensyn til disse og andre endringer på det språklige området.

hva er kunsten å skrive godt?

Mange har prøvd å formulere hva det vil si å skrive godt. Vil det si å skrive elegant eller hverdagslig, originalt eller konvensjonelt, enkelt eller innviklet, kort eller langt, snevert eller bredt, konkret eller generelt, personlig eller saklig? Mitt svar er: Alt dette kan karakterisere en god tekst. Noen enkel formel fins ikke fordi kjennetegnene på en god tekst varierer med sammenhengen den inngår i. Kravene til et møtereferat er for eksempel helt andre enn kravene til et vedtak. Derfor mener jeg det

11

er bedre å definere en god tekst ut fra hvordan den oppfattes av leserne: En god tekst er skrevet slik at den er rask å lese, lett å forstå og lett å huske.

Kan man lære å skrive slike tekster av en bok? Både ja og nei. Det viktigste for å lære å skrive godt, er for det første å lese mye – og da mener jeg alle slags tekster. Forskning viser at de som leser mye skjønnlitteratur, ofte er gode skribenter. For det andre må du selvsagt også skrive mye for å bli god. Øvelse gjør mester, her som på de fleste andre områder. For det tredje kan man lære en del knep av slike bøker som den du nå leser. Det dreier seg ofte om å bli bevisst de valgene du har når du formulerer deg. I en slik bevisstgjøringsprosess kan denne og andre veiledninger være nyttige.

hvem er denne boken skrevet for?

Denne boken er skrevet for alle som skriver informative tekster til allmennheten. Først og fremst har jeg hatt i tankene alle de saksbehandlerne jeg har holdt kurs for – sekretærer, rådgivere, miljøarbeidere, konsulenter, helse- og sosialarbeidere, inspektører, teknikere, ingeniører, økonomer og jurister, for å nevne noen. Men også andre som skriver mye i embets medfør, for eksempel forretningsfolk, politikere, markedsførere, studenter, lærere, forskere og journalister, kan finne nyttige tips i denne boken. Her er råd både for den urutinerte og for den halvproffe skribenten. Velg og vrak.

En undersøkelse utført for Språkrådet i 2012 viste at ni av ti statsansatte syntes de skrev godt nok. Det spørs vel da om de ser noe behov for denne boken? Jeg håper at noen av dem finner fram til den. Men jeg forutsetter at de har en såpass ydmyk innstilling til sin skrivepraksis at de er åpne for å lære mer om hva det vil si å skrive en leservennlig tekst. Siden du har begynt å lese denne boken, går jeg ut fra at du er blant dem.

hvordan er boken bygd opp?

Før du går i gang med å lese videre, la meg si litt om hvordan boken er bygd opp. Disposisjonen er slik at det skal være enkelt å finne fram: Innholdet går fra helhet (tekst) til detaljer (ordvalg og rettskriving). Grafisk har vi gjort mye for å lette lesingen. Alle rådene er tydelig uthevet, slik at du lett kan finne fram til de sentrale læresetningene i kapittelet. Rådene

12

er vanligvis plassert som oppsummeringer etter de avsnittene der de er omtalt. En oversiktlig innholdsfortegnelse og et fyldig stikkordregister gir deg også muligheten til å finne akkurat det du er ute etter når du trenger det.

Jeg har lagt tre prinsipper til grunn for innhold og språkform i boken.

Det første prinsippet lyder: Å skrive er en kompleks aktivitet som handler om mer enn språk. Skriving handler ikke bare om det språklige uttrykket, men vel så mye om selve skriveaktiviteten, om det innholdet som skal formidles, og om hva slags tekst du skriver. Derfor begynner denne boken med et kapittel om skriving. Deretter går jeg over til å fortelle om tekster – hvordan du bygger dem opp, hvordan du skaper en helhet ut av dem, og hvordan du deler dem inn i passende avsnitt. I siste del går jeg inn på språkføring – perioder, setninger og ordvalg. Aller bakerst finner du to oppslagskapitler – ett med forslag til tekstmodeller og ett med regler for korrekt staving og tegnsetting.

Det andre prinsippet kan formuleres slik: En håndbok skal man ikke behøve å lese fra perm til perm. Hvis du har bruk for å vite noe om tekstoppbygging, leser du kapittel 2 – hele kapittelet eller deler av det. Du trenger ikke å lese om språkbruk hvis du ikke synes du har bruk for råd og vink om det. Skulle du derimot være mest interessert i språkbruk, leser du de tre siste kapitlene – uavhengig av de fire første.

Det tredje prinsippet lyder: En håndbok i skriving må være faglig solid.

Skriving og språk er store temaer som det fins mye forskningsbasert kunnskap om. Mye av det jeg skriver om dette, er basert på forskning.

Men som i de fleste andre humanistiske disipliner fins det på det språklige området mange råd og regler fra praktikere. Mange av rådene er det ikke forskningsmessig dekning for. Et par steder har jeg referert ulike syn, men ellers har jeg presentert de synspunktene som stemmer med mine og andre skrivende menneskers erfaringer. Som skrivelærer og fagbokforfatter har jeg gjennom mange år studert andres og egen skriving.

Skriving og språk er temaer som engasjerer folk – i hvert fall viser kursdeltakerne mine ofte stort engasjement. Jeg har derfor flettet inn illustrerende historier og lagt vekt på poengterte eksempler. Dessuten har jeg bevisst valgt en personlig, muntlig og dialogisk stil. Av og til har jeg nok satt ting på spissen. Men det er fordi tingene som kjent synes best der.

Hovedbudskapet i boken er enkelt: Skriv slik at leserne dine lett oppfatter innholdet. Det betyr at du må oversette fagspråket ditt til dagligspråk når

13

du skriver til andre enn dine stammefrender. Du må sette deg i lesernes sted og spørre hva de har bruk for å vite. Det handler om å skrive leservennlig og imøtekommende, det vil si klart og effektivt, men med et vennlig tonefall.

Jeg skrev ovenfor at det ikke er mulig å beskrive kort kunsten å skrive godt. Imidlertid har den amerikanske avismannen Joseph Pulitzer (1847–1911) oppsummert det viktigste i fire råd for å skrive leservennlige tekster, her gjengitt i min oversettelse.1 Hans råd var rettet til journalister, men jeg synes de passer for alle som skriver informative tekster: 1 2 3 4

Skriv så kort at de vil lese det, så klart at de forstår det, så malende at de husker det, og framfor alt, så nøyaktig at det gir dem opplysning og veiledning.

1 Put it before them briefly so they will read it, clearly so they will appreciate it, picturesquely so they will remember it and, above all, accurately so they will be guided by its light.

14

kapittel 1

Skriving – en tredelt prosess Du sitter foran pc-en eller ved skrivebordet. Du begynner på en setning. Stopper opp. Tenker deg om. Skriver noen ord til. Leser det du har skrevet, stryker motvillig ut alt og prøver på nytt.

Du begynner litt annerledes. Synes du får til et par brukbare setninger, men så floker det seg til igjen.

Du gir deg ikke, for du har jo en klar forestilling om hva du vil uttrykke. Derfor jakter du videre på «det rette ordet». Den slående formuleringen. Den velformulerte setningen. Du vil at det du setter på papiret, skal ha en perfekt ordlyd. Men du finner ikke «det rette ordet».

Kjenner du deg igjen? Da er du i godt selskap. De fleste som skriver, har opplevd slike øyeblikk. Den østerrikske språkfilosofen Ludwig Wittgenstein (1889–1951) sa: «Det jeg vil uttrykke, uttrykker jeg hele tiden bare ‘halvveis vellykket’. Ja, ikke engang det, kanskje bare en tidel. Men det er da noe verdt.»

Du tenker kanskje at problemer som skrivesperre, leting etter ord, mye omskriving osv. er typisk for skjønnlitterære forfattere og ikke for deg som skriver informative tekster? Men alt skrivearbeid kan være vrient, uansett sjanger og skrivesituasjon, slik Wittgenstein-sitatet viser. For den som strever med å skrive, er det kanskje en dårlig trøst at andre har det på samme måten. Spørsmålet er om det går an å gjøre noe for å redusere slike skriveproblemer. Svaret er ja – forutsatt at du er villig til å se på skrivearbeidet på en litt annen måte enn du har gjort hittil.

I dette kapittelet skal jeg presentere en metode som kan gjøre det lettere neste gang du setter deg ned for å skrive. Siden du har skaffet deg denne boken, går jeg ut fra at du er villig til å prøve noe nytt? Bra – her kommer metoden.

de tre fasene i skrivearbeidet Skal du skrive en tekst som er lengre enn ett avsnitt, deler du arbeidet med den i tre faser: førskriving, skriving og redigering.

15

Den første fasen kalles førskriving fordi du her gjør alle forberedelsene til selve skrivingen. Du får ideer, planlegger, samler stoff og tar notater til selve skrivingen. I skrivefasen formulerer du budskapet ditt – du skriver teksten. I den siste fasen redigerer du, skriver om, leser korrektur, forbedrer teksten og gjør den klar for «utgivelse». Hver fase bør ta omtrent en tredel av den tiden du har til rådighet for skrivearbeidet.

En slik tredelt framgangsmåte har vist seg vellykket først og fremst fordi den tar hensyn til hva skriving dypest sett er – en mental prosess. Og denne prosessen handler ikke om å finne «det rette ordet». Den handler om å tenke.

Men tankene dine er normalt ikke så klare helt i begynnelsen av en tankeprosess. Du trenger å gi deg selv litt tid til å prøve deg fram, tenke deg om, få halvferdige ideer ned på papiret. Kort sagt, la tankene vandre.

Derfor bør du se på skriving som en prosess. Å skrive er som å lære et håndverk. Alle svenner har lært sine håndgrep, teknikker og framgangsmåter av en erfaren håndverksmester. Også den som vil lære skrivehåndverket, bør ta etter mesterne – forfattere, journalister og andre som lever av å skrive. Både forskning og erfaring viser at disse mesterne ser på skrivingen som en prosess i flere faser. Den argentinske forfatteren Jorge Luis Borges (1899–1986) sa det slik: «Da jeg begynte å skrive, brukte jeg den gale metoden. Jeg skrev ett avsnitt om gangen og lagde omskrivninger samtidig. Nå har jeg funnet den riktige metoden: Jeg skriver først så mye jeg kan, og så går jeg tilbake og skriver om.» Burde ikke vi amatører – etter fattig evne – gjøre som de proffe?

Når jeg her anbefaler en bestemt metode for skriveprosessen, må jeg samtidig ta et viktig forbehold: Ikke alle skribenter jobber etter denne metoden. Vi mennesker er ulike og har ulike måter å jobbe med tekst på.

Noen skriveforskere har derfor delt forfatterne inn i fire typer: arkitekter, murere, oljemalere og akvarellmalere (se også avsnittet Systematisering av stoffet). Arkitektene planlegger teksten nøye på forhånd og lager en grundig disposisjon før de skriver. Murerne, derimot, skriver en og en setning og gjør den ferdig før de går videre til den neste. Oljemalerne legger lag på lag og omskriver teksten sin mange ganger. Akvarellmalerne skriver rett ut det de har i tankene, og bearbeider teksten litt eller ikke i det hele tatt etterpå. Mange som skriver informative tekster, kjenner seg igjen i en av disse forfattertypene. Men de fleste av oss er nok blandingstyper.

Måten vi jobber på, varierer med teksttypen.

16

Uansett hvilken skribenttype du føler deg i slekt med, kan det være lurt å bli deg bevisst hvordan skriveprosessen din er. Kanskje er det noen tips å ta med seg i den følgende beskrivelsen av de tre skrivefasene. Først beskriver jeg noen teknikker for å komme i gang med skrivingen, med andre ord sier jeg litt om hvordan du førskriver. Deretter kommer noen råd om selve skrivingen av teksten, og til slutt litt om hvordan du redigerer den.

1 førskrivingsfasen Vit hva du vil si Enten du skal til å skrive et brev, et notat, et vedtak, et referat eller en rapport, skal du behandle en sak eller et emne. Men i de fleste tilfeller har du ikke saken – og dermed teksten – klar i hodet på forhånd. Du trenger å bruke litt tid på å sette deg inn i den saken du skal skrive om. De fleste profesjonelle skribenter begynner derfor med en førskrivingsfase (også kalt idé- eller forberedelsesfase). I den fasen samler de stoff til det de skal skrive. (Stoffinnsamlingen til denne boken varte for eksempel i omtrent et halvt år.)

Målet med førskrivingen er at du får så grundig kjennskap til saken som mulig. Du kan ikke skrive godt om noe du har dårlig kjennskap til.

Derfor må du sette deg så godt inn i saken at du ikke risikerer å skrive noe galt eller uklart bare fordi du ikke riktig vet hva du vil si.

Vit hva som er målet For å vite hva du vil si, må du gjøre klart for deg selv hva som er målet med det du skal skrive. Dette kan synes selvsagt, men faktum er at mange skriver uten å ha klart for seg hva de vil at leseren skal gjøre, vite eller huske etter å ha lest teksten. Noen tekster ser til og med ut til å ha flere mål, og det er uheldig. Derfor bør du i førskrivingsfasen gjøre klart for deg selv hvorfor du skriver akkurat den teksten. Noen ganger gir målet seg selv, for eksempel hvis du svarer på en søknad og skal skrive et avslag eller en innvilgelse. I andre tilfeller, som hvis du skal skrive en informasjonstekst på hjemmesiden deres, kan målet være mer diff ust. Skal du bare informere om noe, få leserne til å endre syn på noe eller skal du få dem til å gjøre noe?

17

Litt forenklet kan vi si at tekster kan ha fire mål. De skal få leserne til å • gjøre noe, for eksempel sende en uttalelse, betale, fylle ut et skjema osv.

• avgjøre noe, dvs. ta et valg, for eksempel bestemme om de skal inngå en avtale, velge mellom alternative kurs osv.

• forstå noe, dvs. få innsikt i noe de ikke vet nok om på forhånd, for eksempel pensjonsregler, en bestemmelse i bygningsloven osv.

• innse noe, dvs. bli enig med deg i en sak, for eksempel at det er fornuftig å slutte å røyke Det kan være lurt å formulere målet i en setning. Hvis du synes du trenger flere mål, kan du sette dem opp i et målhierarki. Da formulerer du først et mer overordnet mål og deretter to eller flere delmål. For noen tekster, for eksempel instruksjoner, kan det til og med være nødvendig å lage detaljmål under ett eller flere delmål, slik at du får et målhierarki som ser sånn ut:

HOVEDMÅL

Delmål

Detaljmål

Delmål

Detaljmål

Målformuleringen(e) kan du senere bruke i selve teksten, for eksempel som mellomtitler. Du kan også bruke dem som en sjekkliste for å være sikker på at du har fått med de viktigste poengene i teksten din.

18

Innsamling av stoffet Førskrivingsfasen handler altså om at du setter deg godt inn i saken før du begynner å skrive. Poeten Herman Wildenvey sa det slik: «Finner en tanker, så finner en ord.» Den kjente amerikanske forfatteren Ernest Hemingway uttrykte omtrent det samme: «Den suksess jeg har hatt, har kommet gjennom å skrive det jeg vet noe om.»

Hvis du skal skrive en kort informativ tekst, kan det være tilstrekkelig å tenke igjennom emnet og skrive ned noen stikkord før du går i gang.

Men skal du til med en litt lengre tekst, trenger du å forberede deg litt mer. Da må du kanskje få tak i tidligere korrespondanse, artikler, notater, statistikker, utdrag fra fagbøker, kommentarer fra kolleger og så videre.

Mens du samler og leser, noterer du det du mener er viktig. Skriv på små lapper eller i margen på dokumenter, gjerne på en laptop eller liknende, men helst i en notisbok eller kladdebok. Fordelen med en notisbok er at du kan ha den med deg overalt. Ideer har som kjent en tendens til å dukke opp på de merkeligste tider og steder. Notatene kan også inneholde spørsmål du stiller deg, lister over viktige begreper eller piler og symboler.

Når du noterer, skriver du i mest mulig fullstendige setninger eller uttrykk, ikke bare i korte stikkord. Grunnen er at du lett glemmer hva du har tenkt hvis du ikke har formulert det noenlunde fullstendig. Dette er særlig viktig hvis førskrivingsfasen går over flere dager eller uker.

Hvis du har vansker med å komme i gang med å samle stoff og ta notater, kan du stille deg disse spørsmålene: Hva synes jeg egentlig om denne oppgaven? Hvor vanskelig er den? Hva bør jeg lese? Hvem bør jeg rådspørre? Hvem skriver jeg for? Hva er min styrke og svakhet? Hvordan kan jeg best presentere saken? Som saklig argumentasjon? Som en forespørsel/bønn? Som en sterk oppfordring? På en formell eller uformell måte? På en journalistisk måte? Slike spørsmål hjelper deg til å bli klar over hva slags informasjon du skal lete etter.

Systematisering av stoffet Etter at du har samlet en haug med usystematiske notater, kommer arbeidet med å ordne dem. Notatene er foreløpig private skriblerier som bare du skal se. Du bruker det du finner verdifullt, og forkaster det du ikke trenger. Men allerede i førskrivingsfasen er det lurt å begynne å tenke på mottakerne. Hvem er de, hvor mye vet de på forhånd om saken, hva

19

vil jeg at de skal vite, og hva vil jeg eventuelt at de skal gjøre? Svarene på disse og andre liknende spørsmål kan bestemme hvordan strukturen i teksten din bør være.

Noen foretrekker nå å lage en detaljert disposisjon for teksten. Slike skribenter kalles, som nevnt ovenfor, «arkitekter». De tegner ut byggverket i detalj. Så er det bare for håndverkerne å bygge etter tegningen.

Mange saksbehandlere bruker en ferdig mal med faste mellomtitler som de fyller ut på litt ulik måte for hver tekst. Grunnstrukturen er altså den samme fra tekst til tekst. I mange virksomheter bruker man maler med faste mellomtitler i dokumenter som stadig reproduseres i ulike varianter. Slike tekster blir noen ganger til standardbrev, der man bare bytter ut navn, datoer og andre detaljopplysninger. Hvis du har prøvd en slik metode og kommet til at den fungerer godt, bør du fortsette med den.

En del skribenter har en annen arbeidsmetode: De samler så mye stoff som mulig, og setter så i gang med å skrive uten å bry seg om å lage noen disposisjon. Dette er «oljemalerne». De skriver en tekst ved å legge lag på lag inntil teksten er blitt slik de vil ha den. De hevder at teksten blir til mens de skriver. (Å skrive er å tenke.) Derfor kan de like gjerne begynne å skrive uten å ha en klar plan for den ferdige teksten. Kravet om en detaljert disposisjon er som å bli bedt om å offentliggjøre sine oppdagelser før man har gjort dem, sier de. Strukturen kommer fram mens de skriver. Først når de har et utkast (se nedenfor), kan de si noe om strukturen er hensiktsmessig.

Min erfaring med skriving er at en kombinasjon av de to metodene som oftest virker best. Jeg må ha en idé om hvordan den ferdige teksten skal se ut. Men resultatet blir som regel nokså ulikt det min opprinnelige disposisjon antydet. Det skyldes nettopp at nye tanker og ideer dukker opp mens jeg skriver.

Grav dypt, ikke vidt og bredt Det som gjør en tekst interessant å lese, er først og fremst at den ikke er overflatisk, men går i dybden. Gode skribenter prøver ikke nødvendigvis å dekke alt som kan sies om en sak. De velger ut noen karakteristiske detaljer som belyser saken klart og presist.

Skal du få leserne på kroken, må du by dem noe som innbyr til å lese videre. Det illustrerende eksempelet, den detaljerte beskrivelsen eller den karakteristiske detaljen uttrykker ofte mer enn en generell formulering.

20

Når du har funnet nok stoff om saken, bør du derfor spørre: Hva skal jeg velge å ta med? Hva trenger leserne å vite?

Altså – grav i dybden, ikke i bredden, hvis du vil skrive leseverdige tekster.

Hva skal være i fokus?

Sett at du skal skrive noe om støvplager. Begrepet er passe upresist og trenger avgrensing. Hva slags støv, og hva slags plager? I nesa? I halsen?

Ute? Inne? I private hus? I skoler og barnehager? I industrien? Og videre: Skal du fokusere på utbredelsen av støvplager i befolkningen? På de medisinske virkningene? På de økonomiske konsekvensene? På hva som kan gjøres for å redusere plagene? Osv., osv. Hvilke av disse problemområdene er dine lesere mest opptatt av? Kort sagt – finn tekstens fokus.

Begrepet fokus2 er hentet fra fotospråket. I den sammenhengen betyr det at fotografen velger ut en betydningsfull detalj som sentrum i det motivet han fotograferer, for å gjøre bildet interessant. Denne detaljen lar han framtre skarpt, mens andre sider ved motivet trer i bakgrunnen.

Overført til en tekst vil det si at alle fakta, eksempler, utdypinger, statistiske opplysninger og beskrivelser i teksten må underordnes den sentrale ideen, hovedtemaet.

Har du et fokus, så følger det også automatisk med visse nøkkelord. (Se også kapittel 4, s. 127–135.) Nøkkelordene i de foregående avsnittene er «grave dypt», «grave bredt» og «fokus». Med et tydelig fokus er det også lett å formulere hovedsaken i et nøtteskall, også kalt en nøtteskallsetning.

Det er en kort setning som på en presis måte uttrykker det du har på hjertet. En nøtteskallsetning er lett å huske og kan ofte stå som overskrift eller mellomtittel for et tekstavsnitt. Setningen «Grav dypt, ikke vidt og bredt» er en typisk nøtteskallsetning.

Hvis du ikke har et klart fokus, vil leserne dine spørre: «Hva er det egentlig du vil si?» Kanskje vil leserne streve så mye med innholdet at de gir opp. Da kan du få et problem fordi du får en feilaktig reaksjon eller – i verste fall – ingen reaksjon i det hele tatt. Ansvaret for at et budskap når fram, ligger nemlig alltid hos avsenderen.

La meg illustrere poenget med en liten historie fra avisverdenen. En 2 Ordet fokus betyr «brennpunkt», men brukes ofte feil og dessuten så ofte at det er blitt en klisjé. Derfor unngår mange dyktige skribenter å bruke det. I dette avsnittet bruker jeg det i betydningen «midtpunkt», «sentrum».

21

nyhetsredaktør i en større avis visste hvor viktig fokus var for at nyhetsreportasjene skulle bli lest. For å forhindre uklarheter i det som kom på trykk, hadde han utviklet sin egen metode.

Han ønsket å sjekke at reporterne kunne formulere sakens kjerne i et nøtteskall. For å kontrollere det måtte han tvinge dem til å kontakte ham når de vendte tilbake fra reportasjeoppdrag. Derfor hadde han plassert skrivebordet sitt rett innenfor døra til redaksjonen. Det var ikke mulig for dem å snike seg forbi ham uten å ha svart på det obligatoriske spørsmålet hans: «Hva er sakens kjerne?» Hvis de ikke kunne svare på det spørsmålet i en setning, ble de sendt ut igjen. Enten måtte de undersøke saken grundigere eller gjøre seg opp en mening om hva som var hovedsaken.

Du synes kanskje førskrivingsfasen virker omfattende og omstendelig? Enig. Men husk at etter hvert som du får erfaring, går alt lettere og fortere. Dessuten – med grundige forberedelser vil du oppdage at du sparer mye tid i de senere fasene.

Sju råd for førskriving 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Vit hva du vil si.

Noter ideer og viktige opplysninger.

Noter setninger, ikke bare stikkord.

Systematiser notatene.

Spør deg selv: Hvem er leserne, og hva vil jeg at de skal gjøre?

Grav dypt, ikke vidt og bredt.

Finn tekstens fokus.

2 skrivefasen Den neste fasen er skrivefasen, det vil si formuleringen av førsteutkastet eller kladden. Å skrive betyr å skrive flere ganger. Ikke den samme teksten, men en som er litt bedre for hver gang.

Få raskt noe ned på papiret – nesten uansett hva De fleste som har problemer med å skrive, har omtrent den samme opp-

22

Hovedbudskapet er enkelt: Skriv slik at leserne dine lett oppfatter innholdet.

Kunsten å skrive godt er en håndbok for deg som skriver på jobben.

Den gir praktiske råd om hvordan du skriver en tekst som er rask å lese, lett å forstå og lett å huske.

Å skrive klart, saklig og leservennlig er nødvendig om du vil nå frem med budskapet ditt, enten du skriver brev, e-poster, rapporter, notater, utredninger eller vedtak. Er du saksbehandler, helse- og sosialarbeider, jurist, ingeniør, økonom, informasjonsmedarbeider eller politiker, er det avgjørende at det du skriver, blir forstått. Er du student, lærer, journalist, blogger eller sakprosaforfatter, må du ofte skrive informative tekster; dermed kan også du hente mye nyttig kunnskap i denne boken.

KUNSTEN Å SKRIVE GODT

Disse ti viktige spørsmålene får du svar på: • Hvordan utfører du skrivejobben mest mulig effektivt?

• Hva kan du lære om skriveprosessen av erfarne skribenter og forfattere?

• Hvordan bygger du opp en leservennlig tekst?

• Hva er «kunnskapsforbannelsen», og hvordan unngår du den?

• Hva er en god tittel?

• Hvordan deler du teksten inn i passende avsnitt?

• Hvordan begynner du, og hvordan avslutter du?

• Hva kan du bruke Liks-beregneren til?

• Hva er en god setning?

• Hvordan unngår du passiv, tåkeprat, fagord og fremmedord?

Aage Rognsaa

UTDRAG FRA BOKEN: «Valget står mellom et språk som lukker seg inne, og et språk som åpner seg og ber alle inn, fordi det er felles. Klart språk handler om å oversette stammespråk til dagligspråk. Så enkelt er det. Og så vanskelig. Hvordan du rent konkret kan skrive for å gjøre språket ditt enklere og klarere, får du svar på i denne boken.»

3. utgave

Aage Rognsaa er cand.philol., lærebokforfatter og offentlig godkjent språkkonsulent. Han er tidligere førstelektor ved Westerdals Oslo ACT (Norges Informasjonsteknologiske Høgskole). I mer enn 35 år har han holdt skrivekurs for saksbehandlere i offentlig og privat virksomhet. Han er også forfatter av Bacheloroppgaven. Skriveråd og regler for utformingen (Universitetsforlaget 2015). Til daglig jobber han som språkkonsulent gjennom sitt eget firma, Framgang AS (www.framgang.no).

Aage Rognsaa tilbyr skrivekurs for private firmaer, organisasjoner og offentlige etater. Her er noen utdrag fra uttalelser fra tidligere kursdeltakere: «Mange gode tips! Bra øvelser!»

«Veldig bra kurs, flink foredragsholder, lærerikt.»

«Materiell og foreleser var meget bra.»

«Motiverende og engasjerende.»

3. utgave