Conceptos contables para la administración

DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Conceptos contables para la Administración

Este documento va dirigido a los administradores de empresas que requieren conocer los conceptos necesarios para comprender el negocio y tomar las decisiones correctas. El objetivo de este manual es brindar algunos conocimientos básicos de la terminología contable y financiera a tal fin.

El manejo financiero de una empresa y el análisis de sus estados financieros son temas al alcance de todos, independientemente de su preparación académica; sólo requieren sentido común y conocimientos básicos de matemáticas y contabilidad.

Conceptos contables para la Administración La contabilidad es un sistema de información que registra, resume y presenta información sobre las transacciones económicas de un negocio, a fin de que la gerencia del negocio cuente con información que ayude a la toma de decisiones. Es por ello por lo que se conoce a la contabilidad como el lenguaje de los negocios.

La contabilidad financiera está enfocada en el registro de las transacciones ya efectuadas en una empresa. La contabilidad administrativa se concentra en proveer la información para los tomadores de decisiones internos, como directivos y empleados de la compañía. Por otra parte, las finanzas se enfocan en el estudio y análisis de las decisiones de inversión (compra de bienes) de un negocio, y las decisiones de financiamiento de un negocio (como se van a financiar esas inversiones).

Las finanzas están enfocadas en el futuro económico del negocio, en lugar de enfocarse en lo que pasó, que es el enfoque contable. Es importante notar que en finanzas, el lenguaje que se utiliza es netamente contable, De ahí la importancia de entender los conceptos y términos básicos de la contabilidad.

Cuanto más importante sea la decisión, mayor información requieren por los responsables de dichas decisiones. Demos un vistazo a algunas formas en las que diversas personas utilizan la información contable para tomar decisiones importantes.

Personas ¿Cuánto dinero en efectivo tiene usted? ¿Cuánto necesita ahorrar mensualmente para jubilarse a una edad determinada, o pagar la educación universitaria de sus hijos? La contabilidad puede ayudarle a responder este tipo de preguntas. Usando la información contable, usted puede administrar su dinero, evaluar un nuevo empleo y decidir mejor si puede o no permitirse el lujo de comprar un nuevo computador. Las empresas necesitan información contable para tomar decisiones similares.

Negocios Los dueños de las empresas utilizan la información contable para establecer metas, medir el progreso hacia dichas metas e introducir ajustes cuando sea necesario. Los estados financieros proporcionan a los dueños de las empresas la información que necesitan para ayudarlos a tomar este tipo de decisiones. Por ejemplo, los estados financieros son útiles cuando el empresario quiere saber si su negocio cuenta con suficiente dinero en efectivo para adquirir un nuevo computador.

Inversionistas Los inversionistas externos interesados en adquirir parte de la propiedad de una empresa, a menudo proporcionan el dinero que esta necesita para mantener el negocio en marcha. Suponga que usted está pensando en invertir en una empresa o negocio. ¿Cómo decidirá si es o no una buena inversión? Para tomar esta decisión, usted podría intentar predecir la cantidad de ingresos que obtendría. Posteriormente, después de hecha la inversión, puede utilizar los estados financieros de la empresa en la que ha invertido para analizar los resultados de su inversión. Usted podría tener la oportunidad de invertir en el mercado de valores a través del plan de jubilación de su compañía. ¿Qué inversiones debería escoger? Entender los estados financieros de la empresa le ayudará en esta decisión.

Acreedores Cualquier persona o empresa a quien una compañía debe dinero es un acreedor. Antes de otorgar crédito a una empresa, el acreedor evalúa la capacidad de esta para pagar dicho crédito mediante la revisión de sus

estados financieros. Los acreedores siguen el mismo proceso cuando usted necesita pedir prestado dinero para adquirir un nuevo automóvil o una casa. Los acreedores estudian sus datos contables con el fin de determinar su capacidad para realizar los pagos del préstamo. ¿Qué dice su situación financiera a los acreedores sobre su capacidad para pagar el préstamo? ¿Es usted un cliente de bajo riesgo para el banco?

Autoridades tributarias Los gobiernos municipales, departamentales y nacionales fijan impuestos. El impuesto sobre la renta se calcula utilizando la información contable. Una buena información contable puede ayudar a las personas y las empresas a aprovechar las deducciones legales de impuestos. Sin buenos registros contables, el Servicio de Rentas Internas (SRI) en Ecuador, puede no aceptar la deducción de impuestos, ocasionando un mayor pago de los mismos y, adicionalmente, intereses y multas.

La contabilidad se basa en principios.

Uno de los principios contables indica que toda inversión que la empresa o proyecto realice debe tener una fuente de financiamiento, Esta fuente puede provenir de acreedores o de accionistas, o una combinación de ambas fuentes. El pago del financiamiento recibido de acreedores está sujeto a condiciones relativamente rígidas e independientes del desempeño de la empresa o proyecto de negocio, y en caso de no pago por parte de la empresa existe el peligro de que el acreedor embargue a los bienes que la empresa posee.

El pago del financiamiento a los accionistas por parte de la empresa está sujeto al desempeño de la empresa, por lo que un accionista no puede demandar a la empresa por el no pago de su compensación o dividendos.

Nótese que tenemos entonces tres elementos actuando en un negocio: a. La empresa, representada para los efectos por su gerente, b. los acreedores (bancos, proveedores, etc.), y c. los accionistas.

2.1 La Ecuación Contable Contablemente, una empresa es un ente separado con derechos y obligaciones diferentes a las de sus accionistas y acreedores. De este hecho se deriva la ecuación contable. Antes de exponerla, veamos que una empresa, al iniciar sus operaciones, reúne financiamiento de sus acreedores y sus accionistas, y con ese financiamiento compra (invierte) bienes y servicios para producir ingresos.

Estos bienes que la empresa compra se conocen en contabilidad como activos. Al financiamiento proveniente de acreedores se le conoce como pasivos. Al financiamiento proveniente de accionistas se le conoce como capital o patrimonio (capital contable del propietario-retiros del propieatrio+ingresos-gastos). Al operar estos activos la empresa incurre en lo que conoceremos como gastos. La diferencia entre ingresos y gastos se conoce como utilidad neta si los ingresos son mayores a los gastos, o pérdida neta, si ocurre lo contrario. Con la utilidad, transformada en dinero en efectivo, la empresa paga sus obligaciones con sus acreedores y accionistas. Este ciclo se repite constantemente a lo largo de la vida de la empresa.

Como se observa, toda inversión debe tener una fuente de financiamiento. Esto significa que al comprar un activo, debe registrarse también el cómo se financió ese activo. Esta idea es la base de lo que se conoce como la partida doble, Es decir, toda transacción contable debe afectar a al menos dos cuentas contables, en este caso una cuenta de activo y una cuenta o de pasivo de capital, según como se financió esa compra.).

Dado que, en cualquier instante, lo que la empresa adquiere debe ser igual a la suma del financiamiento que obtuvo para efectuar dicha compra, debe cumplirse en todo momento que

Activo = Pasivo + Patrimonio

Esa es la ecuación contable. Por lo tanto la ecuación contable se aplica en todo momento desde el inicio de operaciones de la empresa, y de la misma forma cuando realiza diferentes tipos de transacciones comerciales, entendiendo por transacción al hecho o condición que requiere un asiento en libros o registro contable. La información sobre la ecuación contable se presenta en un reporte que se conoce como balance general o estado de situación de la empresa.

Ejemplo: si una empresa tiene activos por $230,000 y el pasivo es de $120,000, el capital contable del propietario debe ser de $110,000 ($230,000 − $120,000).

La contabilidad se basa en transacciones reales. Una transacción es cualquier suceso o hecho que afecte la posición financiera de la empresa y pueda ser medido de manera confiable. Las transacciones afectan lo que la empresa posee o adeuda, o a su capital contable neto. Muchos acontecimientos afectan a una empresa, incluidos los períodos de auge o recesión económicos, no obstante lo cual, los contadores no registran esos efectos y solo anotan aquellos eventos que se pueden medir en una unidad monetaria en forma confiable, como son la compra de un edificio, la venta de mercancías o el pago de alquileres.

Análisis de transacciones para el negocio Para ilustrar el proceso contable vamos a utilizar el ejemplo de la empresa ficticia “Virtual Learning”. Vamos a contabilizar las transacciones contables durante noviembre de 2019 y a mostrar cómo cada una afecta la ecuación contable.

Transacción 1—Contribución del propietario Karla inició su nuevo negocio unipersonal llamado “Virtual Learning” (VL), como un negocio de e-learning.

Como propietaria aporta inicialmente $30,000 en efectivo al negocio, y este le reconoce esa suma como el capital del propietario. El efecto de esta operación en la ecuación contable de la firma, es el siguiente: Activo Efectivo (1) +30,000

Pasivo

=

+

Capital contable del propietario Capital de Karla +30,000

Demos una mirada de cerca a la operación, paso a paso: Paso 1: identificar las cuentas y el tipo de cuenta. Cada transacción debe tener al menos dos cuentas, pero podría tener más. En este caso, las dos cuentas involucradas son Efectivo (activo) y Capital contable del propietario, Karla (Capital).

Paso 2: decidir si cada una de las cuentas aumenta o disminuye. Recuerde que esto se debe ver siempre desde la perspectiva del negocio y no desde el punto de vista del propietario o del cliente. Aumento de Efectivo. El negocio tiene ahora más dinero que el que tenía antes de recibir el aporte. Incremento del capital de Karla. El negocio recibió una contribución de $30,000.

Paso 3: determinar si la ecuación contable se encuentra en equilibrio. Por cada transacción, el monto registrado a cada lado de la ecuación es el mismo; el monto en el lado izquierdo de la ecuación debe ser igual al del lado derecho. $30,000 = $30,000

Transacción 2—Compra de terreno en efectivo El negocio compra un lote de terreno para ubicar sus oficinas y realiza el pago de $20,000 en efectivo. Esta operación afecta a la ecuación contable de VL de la siguiente manera: Activo

Pasivo

(2) -20.000

+20,000

Saldo 10,000

+20.000

Capital contable del propietario Capital de Karla

Efectivo + Terrenos Saldo 30,000

+

=

+30,000 __________ 30,000

Demos una mirada de cerca a la operación siguiendo los pasos anteriores: Paso 1: identificar las cuentas y el tipo de cuenta. Las dos cuentas involucradas son Efectivo (activo) y Terrenos (activo).

Paso 2: decidir si cada una de las cuentas aumenta o disminuye. Disminución de Efectivo. El negocio pagó en efectivo. Aumento en Terrenos. El negocio cuenta ahora con el lote de terreno.

Paso 3: determinar si la ecuación contable se encuentra en equilibrio. $10,000 + $20,000= $30,000

Transacción 3—Compra de suministros de oficina a crédito VL compra suministros de oficina a crédito y acuerda pagar $500 en 30 días. Esta transacción incrementa tanto los activos como los pasivos del negocio, así: Activo

Efectivo + Suministros + Terrenos de oficina

Pasivo +

=

Capital contable del propietario

Cuentas +500 500

+ Capital de Karla por pagar 30,000 ________ 30,000

Paso 1: identificar las cuentas y el tipo de cuenta. Las dos cuentas involucradas son Suministros de oficina (activo) y Cuentas por pagar (pasivo). Suministros de oficina es un activo, no un gasto, ya que los suministros no son utilizados de inmediato, sino en el futuro. El pasivo creado por la compra “a crédito” es una cuenta por pagar, que constituye un pasivo a corto plazo que se pagará en el futuro. Una deuda siempre es un pasivo.

Paso 2: decidir si cada una de las cuentas aumenta o disminuye. Suministros de oficina aumenta. El negocio tiene ahora más suministros de oficina que antes. Cuentas por pagar aumenta. El negocio debe más ahora que antes.

Paso 3: determinar si la ecuación contable se encuentra en equilibrio. $10,000 + $500 + $20,000 = $500 + $30,000

Transacción 4—Obtención de ingresos en efectivo por prestación de servicios VL obtiene ingresos por prestación de servicios en la formación de clientes, por los cuales recibe $5,500 en efectivo. El efecto en la ecuación contable es un aumento del Efectivo y un aumento en Ingresos por la prestación de servicios así: Activo

Efectivo + Suministros + Terrenos de oficina Saldo 10,000 + 500 (4) + 5,500 ______ Saldo 15,500 + 500

+20,000 ______ + 20,000

=

Pasivo +

Capital contable del propietario

Cuentas

+

por pagar 500 _____ 500

+

Capital +

Ingresos por

de Karla

prestación de servicios

30,000 ______ 30,000

+5,500 5,500

Una transacción por ingresos incrementa el negocio, como lo demuestra el aumento de sus activos y capital contable del propietario.

Transacción 5—Obtención de ingresos por prestación de servicios a crédito VL presta servicios a sus clientes que no son pagados de inmediato, pero el negocio recibe la promesa de ellos de pagar los $3,000 de la transacción dentro de un mes. Esta promesa de pago es un activo, una Cuenta por cobrar, que el negocio espera recaudar en efectivo en el futuro. Contablemente hablando, se dice que VL prestó el servicio a crédito. Es por la prestación del servicio (hacer el trabajo) y no por la acción de recaudar el dinero en efectivo, que el negocio obtiene los ingresos. Al igual que en la transacción 4, el aumento en los ingresos incrementa el capital contable del propietario. VL registra el ingreso de $3,000 a crédito, de la siguiente manera: Activo

Pasivo +

Capital contable del propietario

Efectivo+ Cuentas+ Suministros + Terrenos por cobrar de oficina

Cuentas

+

Saldo (5) Saldo

15,500 ____ +3,000 15,500 + 3,000

+

500 ______ + 500

+ 20,000 _____ + 20,000

=

por pagar 500 _____ 500

Capital

+

Ingresos por

de Karla +

30,000 ______ 30,000

prestación de servicios + + +

5,500 3.000 8,500

Transacción 6—Pago de gastos en efectivo El negocio paga $3,200 en efectivo por gastos, así: $2,000 por la renta de la oficina y $1,200 por sueldos de los empleados. Los efectos en la ecuación contable son los siguientes: Activo

Pasivo +

Efectivo + Cuentas + Suministros + Terrenos por cobrar de oficina

Saldo 15,500 + 3,000 (6) - 3,200 ______ Saldo 12,300 + 3,000

+ 500 ______ + 500

+ 20,000 ________ + 20,000

Cuentas

=

por pagar

+

Capital contable del propietario Capital

+

Ingresos por

de Karla

prestación de

- Gastos por - Gastos por renta

salarios

servicios

500 _____ 500

+ 30,000 ______ 30,000

+ +

8,500 ______ 8,500

- 2,000 - 2,000

-

1,200 1,200

Los gastos tienen el efecto contrario de los ingresos, pues reducen el negocio como se muestra en los saldos de los activos y la disminución del capital contable del propietario. Cada gasto se registra por separado.

Registramos el desembolso en efectivo por el monto único que totalizan los gastos: $3,200 ($2,000 + $1,200). Observe que la ecuación contable se mantiene en equilibrio ($12,300 + $3,000 + $500 + $20,000 = $500 + $30,000 + $8,500 − $2,000 − $1,200).

Transacción 7—Abono a deudas (cuentas por pagar) El negocio paga $300 a la tienda donde compró los elementos de oficina en la transacción 3. Contablemente se dice que el negocio abona $300 a la deuda. El efecto en la ecuación contable es una disminución del efectivo y en las cuentas por pagar, como se muestra en seguida: Activo

Pasivo +

Efectivo + Cuentas + Suministros + Terrenos por cobrar de oficina Saldo 12,300 + 3,000 (7) - 300 ______ Saldo 12,000 + 3,000

+ 500 ______ + 500

+ 20,000 ________ + 20,000

Cuentas

=

por pagar

+

Capital contable del propietario Capital

+

Ingresos por

de Karla

prestación de

- Gastos por - Gastos por renta

salarios

servicios

500 - 300 200

+ 30,000 ______ 30,000

+ +

8,500 ______ 8,500

-

2,000 ______ - 2,000

-

1,200 _____ - 1,200

El pago o abono en efectivo a una deuda no tiene efecto sobre el monto de Suministros de oficina (activo).

VL no ha aumentado la cantidad de sus suministros de oficina, por el contrario, paga un pasivo (Cuentas por pagar disminuye en $300) en efectivo (Efectivo disminuye en $300).

Registrar con esta transacción un aumento en los Suministros de oficina representaría una doble contabilización, debido a que la compra del implemento de oficina relacionado ya está registrada en la transacción 3, con la transacción actual solo se registra el pago a la deuda existente.

Transacción 8—Recaudos de deudas (cuentas por cobrar) En la transacción 5, el negocio presta servicios a crédito a sus clientes, y ahora recauda $2,000 de un cliente, es decir que VL recupera dinero del crédito otorgado, con lo cual, se registra un aumento en el efectivo disponible (activo). ¿Podría registrarse esta operación como un incremento en los ingresos por prestación de servicios? No, porque en la transacción 5 se registró el ingreso por la prestación de estos servicios. La expresión “recaudar dinero en efectivo de las créditos otorgados” significa registrar un aumento en el Efectivo disponible y una disminución en las Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar se reducen por el ingreso de los $2,000 que el negocio esperaba recaudar en algún momento y precisamente lo recauda ahora. El efecto en la ecuación contable es el siguiente: Activo

Pasivo +

Efectivo + Cuentas + Suministros + Terrenos por cobrar de oficina Saldo 12,300 + 3,000 (8) + 2,000 - 2,000 Saldo 14,000 + 1,000

+

500 ______ + 500

+ 20,000 ______ + 20,000

Cuentas

=

+

por pagar

Capital contable del propietario Capital

+

de Karla

Ingresos por

- Gastos por - Gastos por

prestación de

renta

salarios

servicios

200 ______ 200

+ 30,000 + ______ + 30,000 +

8,500 ______ 8,500

-

2,000 _____ - 2,000

-

1,200

-

1,200

Esta transacción se registra como un aumento de un activo (Efectivo) y una disminución de otro activo (Cuentas por cobrar). ¿Se mantiene el balance en la ecuación contable? Sí, debido a que se registra un aumento y una disminución por igual monto en el mismo lado de la ecuación contable, de modo que permanece en equilibrio. En otras palabras, el total de activos, pasivos y Capital contable neto del propietario mantienen los valores previos al registro de esta transacción. ¿Por qué? Porque VL intercambió un activo (Efectivo) por otro (Cuentas por cobrar), causando un efecto cero sobre el importe total de los activos en la ecuación contable (+$2,000 − $2,000 = $0).

Transacción 9—Retiro de efectivo por el propietario Karla retira $5,000 en efectivo del negocio. El efecto en la ecuación contable es como sigue: Activo

Pasivo +

Efectivo + Cuentas + Suministros + Terrenos por cobrar de oficina Saldo 14,000 + 1,000 (9) - 5,000 _____ Saldo 9,000 + 1,000

+ 500 ______ + 500

+ 20,000 ______ + 20,000

=

Capital contable del propietario

Cuentas

+ Capital -

Retiros

+ Ingresos por

por pagar

de Karla

de Karla

prestación de

- Gastos por - Gastos por renta

salarios

-

-

servicios 200 ______ 200

+ 30,000 ______ + 30,000

+ - 5,000 - 5,000 +

8,500 ______ 8,500

-

2,000 _____ 2,000

1,200 _____ - 1,200

El retiro de dinero por parte de los propietarios disminuye el efectivo y el capital contable del propietario. Estos retiros no representan gastos porque no están relacionados con los ingresos obtenidos en la actividad empresarial y, por tal razón, no afectan los ingresos o pérdidas netos del negocio

Resumen de las transacciones de “Virtual Learning” (VL) 1. VL recibió $30,000 en efectivo y le reconoció el mismo monto como capital a su propietaria Karla.

2. Pagó $20,000 en efectivo por un terreno.

3. Compró $500 de suministros de oficina a crédito.

4. Recibió $5,500 en efectivo de los clientes como ingresos por prestación de servicios.

5. Prestó servicios a crédito a sus clientes por $3,000.

6. Pagó en efectivo los siguientes gastos: renta de oficina $2,000; salarios $1,200.

7. Abonó $300 en efectivo a las cuentas por pagar creadas en la transacción 3.

8. Recaudó $2,000 de las cuentas por cobrar creadas en la transacción 5.

9. La propietaria retiró $ 5,000 en efectivo.

CUADRO RESUMEN DE TRANSACCIONES Karla retira $5,000 en efectivo del negocio. El efecto en la ecuación contable es como sigue:

BIBLIOGRAFÍA: Anaya Ortiz, H. (2019). Finanzas básicas para no financieros. Cengage Learning. https://www-ebooks7-24com.bibliotecavirtual.udla.edu.ec/?il=9978