Surplus

“Outsourcing is geen verantwoordelijkheid weggeven, maar echt een samenspel�

Surplus vertrouwt op realiteit en flexibiliteit van Unica ICT Solutions

Surplus is een betrouwbare partner voor wonen, welzijn en zorg in Breda en omgeving. Zij ondersteunt ouderen en hun netwerk om ieder binnen de eigen mogelijkheden op eigen wijze de regie, autonomie, betekenis en levensvreugde in hun leven te versterken, herstellen of behouden. Dit doet Surplus door individueel toegesneden geĂŻntegreerde woon-, zorg, welzijns- en behandelfaciliteiten te bieden voor ouderen en hun netwerk in een veilige, sfeervolle en stimulerende leefomgeving. Respect, aandacht, passie en toewijding zijn de kernwaarden van de zorgverlener. Meer informatie vindt u op www.surplusgroep.nl.

Surplus koos voor het uitbesteden van haar ICTomgeving naar het professionele datacenter van Unica ICT Solutions. Daardoor beschikt Surplus over een stabiel en toekomstvast platform en is de beheerslast van het eigen ICT-team van de zorgverlener tot een minimum teruggebracht.

Dankzij het stevige fundament dat met het platform van Unica ICT Solutions is neergezet, is Surplus met haar eigen ICT-ers in staat om zich te concentreren op het ondersteunen van de zorgprocessen.

Surplus en ICT Dat Surplus haar ICT-omgeving moest moderniseren, stond buiten kijf. De infrastructuur was sterk verouderd en sloot niet meer aan op de zorgprocessen en wensen van de cliënten. Unica ICT Solutions bleek in staat om de zorgverlener razendsnel naar een nieuwe ICT-omgeving in de cloud te migreren, wat enerzijds een positieve verrassing was, maar anderzijds het resultaat van een gedegen voorbereiding.

“Wij begrijpen heel goed wat outsourcing betekent.

Wij wisten wat we wilden en beseften ook dat we dat niet alleen konden. Daardoor ontstond er echt een samenspel met Unica ICT Solutions”, vindt Rinus Lodder, Manager Service & Comfort van Surplus ten tijde van het uitbestedingstraject.

Meedenken over de inhoud Lodder is zichtbaar enthousiast over de nieuwe

en functionaliteit maakte de aangeboden oplossing

infrastructuur, die afgelopen najaar in korte tijd door

aantrekkelijk. Meer besparingen waren wel mogelijk,

Unica ICT Solutions geïmplementeerd werd. Het is

maar de risico’s en afhankelijkheden werden daardoor

absoluut een compliment aan de ICT-dienstverlener,

te groot”, vervolgt Lodder. Voordat de definitieve keuze

maar uit het enthousiasme van Lodder spreekt ook

werd gemaakt, moest de Raad van Bestuur van de

trots over het intensieve voorbereidingstraject dat

zorginstelling nog wel een oordeel vormen over de

zijn team uitvoerde. “Door het voorwerk was het

potentiële nieuwe ICT-partner. Ook toen wist Unica ICT

spel veel eenvoudiger. Ons interne onderzoek naar

Solutions zich te onderscheiden. “Dat gesprek ging

de mogelijkheden was al afgerond voordat we met

eigenlijk alleen maar over de inhoud, dwars tegen alle

leveranciers gingen praten”, voegt ICT-manager Lucien

verkoopregels in. Unica ICT Solutions bleef met beide

van Tilborg toe. Toen Unica ICT Solutions op gesprek

benen op de grond, dat is echt haar kracht geweest.

kwam, wist de zorgverlener al dat het een goede

Wij hadden nóóit ja gezegd tegen een verkooppraatje,

kandidaat trof. “Onze technologiepartner Microsoft

maar vonden in Unica ICT Solutions een partij die met

had een aantal partijen aanbevolen en onze eigen

ons meedacht over de inhoud.”

ICT-afdeling had een shortlist gemaakt, op basis van ervaringen van collega’s uit de zorgsector. Eén naam kwam op beide lijstjes naar voren”, schetst Van Tilborg.

“Het was gelijk

Na de positieve aanbevelingen was ook de

‘tsjak!’ De klik met

kennismaking zeer positief. “Het was gelijk ‘tsjak!’

Unica ICT Solutions

De klik met Unica ICT Solutions was er direct”,

was er direct”

herinnert Lodder zich. Het ICT-model dat Unica ICT Solutions presenteerde, kon haast naadloos over de vraag van Surplus worden gelegd. “Unica ICT Solutions bood een compleet concept in plaats van allerlei deeloplossingen. De combinatie van kosten

Goed opdrachtgeverschap

Cultuurverandering

Toen de keuze op Unica ICT Solutions was gevallen,

Natuurlijk resulteerde de snelle migratie in wat

vooral de collega’s uit de business daar aan wennen.

wilde Surplus direct aan de slag met de uitvoering.

onverwachte uitdagingen. Ook in dat kader toont

“Men kon vroeger gewoon bij de ICT-afdeling binnen

“Als je een nieuwe auto hebt uitgezocht, wil je er toch

Surplus zich realistisch: “Zonder wrijving geen glans!

lopen om een probleem op te lossen, nu wordt dat

ook direct in rijden?”, vergelijkt Lodder. “Wij wisten

We hebben op grote lijnen snelle keuzes gemaakt,

binnen vooraf overeengekomen afspraken gedaan.

wat we wilden, hadden de middelen, waren er klaar

dus dan komen er altijd puntjes aan het licht die

Juist de mensen op de werkvloer moeten daar heel

voor! Dat was Unica ICT Solutions misschien niet

meegeplooid moeten worden”, weet Van Tilborg.

erg aan wennen. De cultuurverandering zit dus in de

altijd gewend, want er ontstonden hier en daar wat

“Wij ervaren Unica ICT Solutions wel eens als een

hele organisatie, niet alleen bij ICT”, ervaart Lodder.

zweetdruppeltjes op de voorhoofden”, lacht hij. Waar

echtgenoot. Je bent levenspartners van elkaar, maar

Van Tilborg ziet de nieuwe rol van zijn team als een

andere partijen een uitbestedingstraject vaak zien als

in elke relatie is wel eens wrijving. Er moeten ook

enorme kans. “Zonder dit uitbestedingstraject waren

af en toe issues zijn, want anders groei je niet naar

wij niet in staat geweest om deze nieuwe stappen

elkaar toe”, vergelijkt Lodder. Nu het fundament

te zetten. We kunnen nu echt de zorgprocessen

verstevigd is, maakt het ICT-team van Surplus ook

ondersteunen, zonder dat we in de spreidstand komen

een omslag. De traditionele beheerders zien hun

te staan door dagelijks beheerproblemen”, besluit hij

werkzaamheden verschuiven van de techniek naar

tevreden.

een verantwoordelijkheid van de ICT-dienstverlener, hield Surplus zelf de regie. “Wij hadden het ICT-team vrijgemaakt om de migratie in goede banen te leiden, waar veel collega’s juist dachten dat de nieuwe ICTpartij dat zou verzorgen. Uitbesteding betekent echter

“Uitbesteding betekent echter geen verantwoordelijkheid weggeven, maar juist een goed samenspel.”

geen verantwoordelijkheid weggeven, maar juist een

informatiemanagement. Opvallend genoeg moeten

goed samenspel. Goed opdrachtgeverschap leidt tot efficiënter en effectiever resultaat”, vult Van Tilborg aan. hun werkzaamheden. “We zijn veel meer bezig met Gezamenlijk werd in enkele weken de implementatie

monitoring & control in plaats van met het oplossen

doorlopen. De prestaties van Unica ICT Solutions

van problemen. Denk aan de inrichting van een nieuw

maakten indruk. “Ik heb nog nooit zoveel verbeteringen

WiFi-netwerk, het uitrollen van zorgapplicaties en

gezien in zo’n korte tijd. Het is echt verbazend, de

het introduceren van tablets voor de zorgverleners.

snelheid waarmee een onacceptabele situatie beheerst

We hebben nu de ruimte om de organisatie echt te

is en voorbereid is op toekomstige veranderingen”,

ondersteunen, in plaats van patch 23-B voor de derde

stelt Van Tilborg. Hij en zijn team hebben nu veel

keer uit te voeren”, geeft Van Tilborg als voorbeeld.

meer tijd om de zorgprocessen te ondersteunen met

“We kunnen nu echt de zorgprocessen ondersteunen, zonder dat we in de spreidstand komen te staan door dagelijks beheerproblemen”

Ambachtsweg 18 8152 BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son Zutphenseweg 31B 7418 AH Deventer 088 - 22 22 676 www.unica.nl/ict-solutions