“Outsourcing is geen verantwoordelijkheid weggeven, maar echt een samenspel�
Surplus vertrouwt op realiteit en flexibiliteit van Unica ICT Solutions
Surplus is een betrouwbare partner voor wonen, welzijn en zorg in Breda en omgeving. Zij ondersteunt ouderen en hun netwerk om ieder binnen de eigen mogelijkheden op eigen wijze de regie, autonomie, betekenis en levensvreugde in hun leven te versterken, herstellen of behouden. Dit doet Surplus door individueel toegesneden geĂŻntegreerde woon-, zorg, welzijns- en behandelfaciliteiten te bieden voor ouderen en hun netwerk in een veilige, sfeervolle en stimulerende leefomgeving. Respect, aandacht, passie en toewijding zijn de kernwaarden van de zorgverlener. Meer informatie vindt u op www.surplusgroep.nl.
Surplus koos voor het uitbesteden van haar ICTomgeving naar het professionele datacenter van Unica ICT Solutions. Daardoor beschikt Surplus over een stabiel en toekomstvast platform en is de beheerslast van het eigen ICT-team van de zorgverlener tot een minimum teruggebracht. Dankzij het stevige fundament dat met het platform van Unica ICT Solutions is neergezet, is Surplus met haar eigen ICT-ers in staat om zich te concentreren op het ondersteunen van de zorgprocessen.
Surplus en ICT Dat Surplus haar ICT-omgeving moest moderniseren, stond buiten kijf. De infrastructuur was sterk verouderd en sloot niet meer aan op de zorgprocessen en wensen van de cliënten. Unica ICT Solutions bleek in staat om de zorgverlener razendsnel naar een nieuwe ICT-omgeving in de cloud te migreren, wat enerzijds een positieve verrassing was, maar anderzijds het resultaat van een gedegen voorbereiding. “Wij begrijpen heel goed wat outsourcing betekent. Wij wisten wat we wilden en beseften ook dat we dat niet alleen konden. Daardoor ontstond er echt een samenspel met Unica ICT Solutions”, vindt Rinus Lodder, Manager Service & Comfort van Surplus ten tijde van het uitbestedingstraject.
Meedenken over de inhoud Lodder is zichtbaar enthousiast over de nieuwe
en functionaliteit maakte de aangeboden oplossing
infrastructuur, die afgelopen najaar in korte tijd door
aantrekkelijk. Meer besparingen waren wel mogelijk,
Unica ICT Solutions geïmplementeerd werd. Het is
maar de risico’s en afhankelijkheden werden daardoor
absoluut een compliment aan de ICT-dienstverlener,
te groot”, vervolgt Lodder. Voordat de definitieve keuze
maar uit het enthousiasme van Lodder spreekt ook
werd gemaakt, moest de Raad van Bestuur van de
trots over het intensieve voorbereidingstraject dat
zorginstelling nog wel een oordeel vormen over de
zijn team uitvoerde. “Door het voorwerk was het
potentiële nieuwe ICT-partner. Ook toen wist Unica ICT
spel veel eenvoudiger. Ons interne onderzoek naar
Solutions zich te onderscheiden. “Dat gesprek ging
de mogelijkheden was al afgerond voordat we met
eigenlijk alleen maar over de inhoud, dwars tegen alle
leveranciers gingen praten”, voegt ICT-manager Lucien
verkoopregels in. Unica ICT Solutions bleef met beide
van Tilborg toe. Toen Unica ICT Solutions op gesprek
benen op de grond, dat is echt haar kracht geweest.
kwam, wist de zorgverlener al dat het een goede
Wij hadden nóóit ja gezegd tegen een verkooppraatje,
kandidaat trof. “Onze technologiepartner Microsoft
maar vonden in Unica ICT Solutions een partij die met
had een aantal partijen aanbevolen en onze eigen
ons meedacht over de inhoud.”
ICT-afdeling had een shortlist gemaakt, op basis van ervaringen van collega’s uit de zorgsector. Eén naam kwam op beide lijstjes naar voren”, schetst Van Tilborg.
“Het was gelijk
Na de positieve aanbevelingen was ook de
‘tsjak!’ De klik met
kennismaking zeer positief. “Het was gelijk ‘tsjak!’
Unica ICT Solutions
De klik met Unica ICT Solutions was er direct”,
was er direct”
herinnert Lodder zich. Het ICT-model dat Unica ICT Solutions presenteerde, kon haast naadloos over de vraag van Surplus worden gelegd. “Unica ICT Solutions bood een compleet concept in plaats van allerlei deeloplossingen. De combinatie van kosten
Goed opdrachtgeverschap
Cultuurverandering
Toen de keuze op Unica ICT Solutions was gevallen,
Natuurlijk resulteerde de snelle migratie in wat
vooral de collega’s uit de business daar aan wennen.
wilde Surplus direct aan de slag met de uitvoering.
onverwachte uitdagingen. Ook in dat kader toont
“Men kon vroeger gewoon bij de ICT-afdeling binnen
“Als je een nieuwe auto hebt uitgezocht, wil je er toch
Surplus zich realistisch: “Zonder wrijving geen glans!
lopen om een probleem op te lossen, nu wordt dat
ook direct in rijden?”, vergelijkt Lodder. “Wij wisten
We hebben op grote lijnen snelle keuzes gemaakt,
binnen vooraf overeengekomen afspraken gedaan.
wat we wilden, hadden de middelen, waren er klaar
dus dan komen er altijd puntjes aan het licht die
Juist de mensen op de werkvloer moeten daar heel
voor! Dat was Unica ICT Solutions misschien niet
meegeplooid moeten worden”, weet Van Tilborg.
erg aan wennen. De cultuurverandering zit dus in de
altijd gewend, want er ontstonden hier en daar wat
“Wij ervaren Unica ICT Solutions wel eens als een
hele organisatie, niet alleen bij ICT”, ervaart Lodder.
zweetdruppeltjes op de voorhoofden”, lacht hij. Waar
echtgenoot. Je bent levenspartners van elkaar, maar
Van Tilborg ziet de nieuwe rol van zijn team als een
andere partijen een uitbestedingstraject vaak zien als
in elke relatie is wel eens wrijving. Er moeten ook
enorme kans. “Zonder dit uitbestedingstraject waren
af en toe issues zijn, want anders groei je niet naar
wij niet in staat geweest om deze nieuwe stappen
elkaar toe”, vergelijkt Lodder. Nu het fundament
te zetten. We kunnen nu echt de zorgprocessen
verstevigd is, maakt het ICT-team van Surplus ook
ondersteunen, zonder dat we in de spreidstand komen
een omslag. De traditionele beheerders zien hun
te staan door dagelijks beheerproblemen”, besluit hij
werkzaamheden verschuiven van de techniek naar
tevreden.
een verantwoordelijkheid van de ICT-dienstverlener, hield Surplus zelf de regie. “Wij hadden het ICT-team vrijgemaakt om de migratie in goede banen te leiden, waar veel collega’s juist dachten dat de nieuwe ICTpartij dat zou verzorgen. Uitbesteding betekent echter
“Uitbesteding betekent echter geen verantwoordelijkheid weggeven, maar juist een goed samenspel.”
geen verantwoordelijkheid weggeven, maar juist een
informatiemanagement. Opvallend genoeg moeten
goed samenspel. Goed opdrachtgeverschap leidt tot efficiënter en effectiever resultaat”, vult Van Tilborg aan. hun werkzaamheden. “We zijn veel meer bezig met Gezamenlijk werd in enkele weken de implementatie
monitoring & control in plaats van met het oplossen
doorlopen. De prestaties van Unica ICT Solutions
van problemen. Denk aan de inrichting van een nieuw
maakten indruk. “Ik heb nog nooit zoveel verbeteringen
WiFi-netwerk, het uitrollen van zorgapplicaties en
gezien in zo’n korte tijd. Het is echt verbazend, de
het introduceren van tablets voor de zorgverleners.
snelheid waarmee een onacceptabele situatie beheerst
We hebben nu de ruimte om de organisatie echt te
is en voorbereid is op toekomstige veranderingen”,
ondersteunen, in plaats van patch 23-B voor de derde
stelt Van Tilborg. Hij en zijn team hebben nu veel
keer uit te voeren”, geeft Van Tilborg als voorbeeld.
meer tijd om de zorgprocessen te ondersteunen met
“We kunnen nu echt de zorgprocessen ondersteunen, zonder dat we in de spreidstand komen te staan door dagelijks beheerproblemen”
Ambachtsweg 18 8152 BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son Zutphenseweg 31B 7418 AH Deventer 088 - 22 22 676 www.unica.nl/ict-solutions