Meilink

“We hebben een sterk partnership waarin we elkaar aanvullen�

Meilink optimaal verbonden dankzij oplossingen van Unica ICT Solutions

Meilink is met 300 medewerkers, vijf productievestigingen, VPS uit Rotterdam (vracht- en transportbemiddeling) en IPS Technology (ingenieursbureau) marktleider in de Benelux op het gebied van industrieel verpakken. Hoe kwetsbaar, exclusief en afwijkend van formaat een product ook is: het Meilink-team verpakt en vervoert het. Onder het motto ‘Any challenge, any time’, gaat Meilink wereldwijd elke verpakkingsuitdaging aan. Dit doet Meilink met de zeven ketenoplossingen: het verzorgen van ontwerp, optimalisatie, verpakkingen, in- en verpakken, opslag, distributie en transport. Daarmee is Meilink voor de opdrachtgever een kostenefficiĂŤnt verlengstuk voor het verpakken en leveren van (kapitaal)goederen aan de eindklant.

De ICT-omgeving van Meilink staat on-premise en wordt beheerd door Unica ICT Solutions. Daarnaast maakt Meilink gebruik van diverse diensten uit het verbindingen portfolio; wifi wordt ingezet op de vestigingen en in de hallen van Meilink, ook lijnverbindingen tussen de vestigingen worden door Unica ICT Solutions verzorgd.

Daarnaast gebruikt de organisatie vaste- en mobiele telefonie uit het telefonieportfolio van Unica ICT Solutions.

Meilink en ICT

Rol van ICT-afdeling

Meilink werkt sinds 2014 samen met Unica ICT

In korte tijd is het aantal medewerkers van Meilink bijna

ICT-facilitator voor Meilink ervoor zorgen dat we een

Solutions op het gebied van kantoorautomati-

verdubbeld door overnames, wat vanzelfsprekend

helicopterview hebben waarbij we ook de behoeften

sering. Erwin ten Elshof is ICT-coördinator bij

ook effect heeft op de performance van de ICT-

van medewerkers in kaart brengen. Deze informatie

Meilink. Hij vertelt over de keuze om beheer uit te

infrastructuur. Daarom is Meilink gemigreerd naar een

hebben we nodig om Unica ICT Solutions genoeg

besteden: “Vroeger kon je het je veroorloven om

nieuwe on-premise omgeving. Deze omgeving wordt

informatie te geven om projecten goed uit te voeren.”

zelf wat te knutselen, maar dat is nu wel anders.

door Unica ICT Solutions beheerd en is afgestemd

ICT-ontwikkelingen halen je in, het is bijna niet te

op de (groei)behoeften van de organisatie. De ICT-

doen om van alles op de hoogte te blijven.

afdeling van Meilink kan zich daardoor focussen op gebruikersondersteuning. Daarover vertelt Ten

Het voordeel van uitbesteding is dat we met onze vra-

Elshof: “Dit doet de ICT-afdeling door kennis te delen,

gen direct terecht kunnen bij Unica ICT Solutions waar

degelijke oplossingen te bieden en te focussen op de

mensen werken met specialistische kennis, die je van

toekomst van ICT binnen de organisatie. Daarnaast

de juiste antwoorden kunnen voorzien. Daardoor word

is het van belang om op alle locaties de werkwijzen

je snel geholpen.”

van ICT samen te voegen. Denk hierbij aan de gebruikerservaring bij het opstarten van je computer.

Iedere medewerker dient daar hetzelfde startscherm te zien. Ook wordt het wifi-gastennetwerk op iedere locatie op dezelfde manier uitgerold. Wij moeten als

Wifi in de fabriekshallen Meilink heeft een nieuw wifi-netwerk uitgerold over al haar kantoren, maar ook de productiehallen worden van wifi voorzien: “We hebben de blauwdruk bedacht en deze is nu uitgerold over alle locaties. Daardoor zijn alle aansluitingen al beschikbaar, wat ons straks bij de installatie veel tijd gaat schelen. We gaan wifi in de hallen inzetten voor barcodescanning, waardoor we direct alle binnenkomende en uitgaande

“We hebben een helicopterview waarbij we de behoeften van de medewerkers in kaart brengen”

producten kunnen bijhouden. Zo weet je ook direct in welke hal iets is opgeslagen. Hierdoor is het proces gemakkelijk te volgen en kunnen we op basis van de scanmomenten doorlooptijden berekenen. Dit wordt een groot project dat veel gaat opleveren voor de organisatie”, vertelt Ten Elshof.

‘Snelle’ mobiele telefonie dankzij self service

VoIP telefonie

Samen werken aan ICT

Meilink ging een transformatie door op het gebied van

Meilink tekende het samenwerkingscontract zo’n twee

vaste telefonie. In het verleden werd gebruik gemaakt

maanden na het eerste gesprek. Het gesprek kwam tot

van een traditionele ISDN centrale per vestiging. De

stand nadat Meilink via de website van Unica ICT Solutions

“Dankzij de mobiele telefonie dienstverlening van

wens lag er om video conferencing mogelijk te maken.

een contactformulier invulde. Ten Elshof vertelt: “Vanaf het

Unica ICT Solutions kunnen we onze medewerkers

“Door advies van de telecomspecialist van Unica ICT

kennismakingsgesprek was er al een klik. Sindsdien verliep de

optimaal bedienen. We maken gebruik van een

Solutions konden we onze video conferencing wens

samenwerking soepel, wat ervoor zorgde dat we snel tot een

Self Service Portal waarin we nieuwe simkaarten

breder trekken door ook alle vestigingen middels VoIP

overeenkomst konden komen.”

of nieuwe abonnementen kunnen aanvragen en

met elkaar te verbinden.”

Ook tijdens ICT-vraagstukken en projecten verloopt de

waarin nummers door ons gekoppeld kunnen worden aan simkaarten. Ook hebben we de

Dit was een mega-ingreep, die zeker niet onderschat

samenwerking goed: “Het zijn fijne mensen om mee samen

mogelijkheid om zelf abonnementen stop te zetten.

werd door Meilink: “Alle telefoons moesten vervangen

te werken, waarbij met ons meegedacht wordt in de

Hierdoor kunnen we onze medewerkers snel van

worden, ook diende er een nieuw nummerplan te

oplossingen. Je hoeft het niet altijd met elkaar eens te zijn,

dienst zijn en blijven we zelf ‘in control’.”

worden gemaakt waarbij we in kaart hebben gebracht

want dan pas heb je onderwerpen om over te sparren. We

welke telefoonnummers overgenomen moesten

zijn continu met elkaar in gesprek en vullen elkaar aan. Als ik

worden, welke lijnen opgezegd moesten worden en

een uitdaging heb, dan wordt er meegedacht. Zo ontstaan er

bij wie inkomende bellers terechtkomen. Daarvoor

van beide kanten ideeën, deze worden op een mooie manier

hebben we een migratieplan opgesteld. De migratie

samengebracht tot een goede oplossing. Deze werkwijze van

verliep vlekkeloos. Om 9 uur ’s ochtends ging de oude

Unica ICT Solutions sluit goed aan bij onze organisatie.”

“De migratie van telefonie verliep vlekkeloos”

telefoon nog, om twee minuten over 9 konden we met de nieuwe toestellen bellen. De receptiemedewerkers hebben een mini-opleiding gehad van één van de telecomengineers van Unica ICT Solutions en waren betrokken bij het testtraject. Ze weten nu exact hoe het werkt; ze gaan met de nieuwe toestellen om alsof ze nooit anders hebben gedaan. Deze mini-opleiding is een belangrijke factor geweest in dit traject. Doordat de receptiemedewerkers deze cursus hebben gevolgd, is de verandering in de organisatie snel geaccepteerd.”

Ambachtsweg 18 8152 BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son Zutphenseweg 31B 7418 AH Deventer 088 - 22 22 676 www.unica.nl/ict-solutions