Gemeente Boekel

“Unica ICT Solutions neemt ons mee in de toekomst”

Regiegemeente Boekel kiest voor vrijheid met Unica ICT Solutions

De gemeente Boekel telt ongeveer 10.000 inwoners en bestaat uit de woonkernen Boekel, Venhorst en de woongemeenschap Huize Padua. Al sinds het ontstaan in de vroege middeleeuwen is Boekel een echte plattelandsgemeente die gekenmerkt wordt door een uitgestrekt buitengebied en een grote agrarische sector. De gemeente ligt grofweg in de driehoek ‘s-Hertogenbosch - Eindhoven - Nijmegen en heeft prima verbindingen met de omliggende plaatsen. Vanuit haar kernwaarden gastvrij en actief wil Boekel voor zowel inwoners, ondernemers als bezoekers een aantrekkelijke gemeente zijn.

De gemeente Boekel maakt, na het advies van Unica ICT Solutions, gebruik van het Hosted IT platform uit het cloud portfolio. Om dat te realiseren, is de ICT-omgeving van de gemeente gemigreerd naar het professionele datacenter van Unica ICT Solutions. Vanuit dat datacenter worden alle ICTtoepassingen en de werkplekken van de ruim 80 gebruikers van de gemeente Boekel virtueel ontsloten. Uiteraard beheren de specialisten van Managed Services & Support de ICTomgeving en kunnen de gebruikers bij eventuele problemen terugvallen op de hulpvaardige Servicedesk van Unica ICT Solutions voor ondersteuning.

Gemeente Boekel en ICT Sneller inspelen op nieuwe technieken en overheidsrichtlijnen stond hoog op de wensenlijst van het informatiebeleid van de gemeente Boekel. Toen de systeembeheerders uit het team van Hans Boerakker vertrokken bij de gemeente, kwam de overstap naar de cloud in een stroomversnelling.

Boekel koos voor Hosted IT van Unica ICT Solutions en bracht haar ICT-omgeving daarmee van haar gemeentehuis naar het datacenter in Almere. “Vanuit deze private cloud kunnen we de continuïteit en kwaliteit bieden die wij nastreven. Unica ICT Solutions biedt ons de diepgang om actueel te blijven.”

‘Even erbij doen’ “Zowel qua capaciteit als diepgang konden we de ICT-behoeftes niet meer met het eigen team invullen”

Al meer dan 30 jaar werkt Hans Boerakker voor de gemeente Boekel. Hij maakte de opkomst van ICT binnen de overheid vanaf het begin mee.

Oorspronkelijk was hij welzijnsmedewerker, maar met zijn elektronica-achtergrond kon hij ICT er begin jaren ’80 ‘wel even bij doen’. Glimlachend blikt Boerakker

Boerakker oriënteerde zich daarom op samenwerking met een ICT-partner. Toen de twee systeembeheerders vlak na elkaar vertrokken, kwam dat in een stroomversnelling en werd de keuze gemaakt om de ICT-omgeving die bij gemeente Boekel in huis stond, over te brengen naar een professioneel datacenter.

terug: “Financiën kreeg destijds als eerste een

Dat past volgens Boerakker in de uitgangspunten van

computer op de werkplek. Dat werd vrij snel gevolgd

een regiegemeente die Boekel nastreeft: “Alles wat

door het digitaliseren van burgerzaken, vooral rondom de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Regiegemeente

(GBA). Dat ‘er even bij doen’ is natuurlijk een fulltime baan geworden.”

iemand anders beter, sneller en/of goedkoper kan en we niet per sé in eigen beheer hoeven te doen, laten we graag aan een ander over. Dat kan een andere

Wie uit de woorden van Boerakker ouderwetse

gemeente zijn, een samenwerkingsverband, maar ook

opvattingen op het gebied van ICT opmaakt, komt

een commerciële partij”, schetst hij. Vanuit die filosofie

Anno 2014 draagt Boerakker de verantwoordelijkheid

bedrogen uit. Innovatiedrang stond juist aan de

bracht Boekel bijvoorbeeld haar sociale zaken onder bij

voor het informatiebeleid en automatisering van de

basis van de migratie van haar ICT-omgeving die de

een andere gemeente, worden gemeentebelastingen

gemeente Boekel. Dat gaat ook in die volgorde,

gemeente Boekel doorvoerde. “Zowel qua capaciteit

uitgevoerd door een samenwerkingsverband van vijf

benadrukt hij: “Eerst het beleid, dan de automatisering!

als diepgang konden we de ICT-behoeftes niet meer

omliggende gemeentes en is de uitvoering van de

Informatiebeleid gaat om het tackelen van uitdagingen

met het eigen team invullen”, bekent Boerakker. “Onze

WMO uitbesteed aan een gespecialiseerde partij. Aan

waar het bestuur mee worstelt, maar dat hoeft niet

systeembeheerders waren alleen tijdens kantoortijden

dat rijtje van uitbesteedde processen is nu dus ook de

alleen door middel van automatisering. Dat kan ook

beschikbaar, terwijl de gebruikers ook buiten die

ICT-problematiek toegevoegd.

door personeel anders in te zetten of procedures te

tijden ondersteuning nodig hadden. Bovendien

verbeteren. Het automatiseren moet geen doel op

waren zij vooral generalisten, waardoor we voor

zichzelf zijn, automatisering is één van de middelen om

specialistische vragen telkens externe specialisten

uitdagingen weg te nemen.”

moesten inhuren. We konden daardoor onvoldoende inspelen op nieuwe ontwikkelingen en vooruitlopen op overheidsrichtlijnen.”

Complexiteit ICTomgeving overheid Na een selectietraject met drie aanbieders, kreeg Unica ICT Solutions de opdracht voor het migreren van de onsite omgeving van de gemeente Boekel naar haar datacenter in Almere. Doorslaggevend

“In de samenwerking met Unica ICT Solutions hoeven we niet naar de wensen van andere gemeentes te kijken, maar kunnen we zelf alles wat we willen bespreekbaar maken en inrichten.”

bij de keuze voor Unica ICT Solutions was de overheidskennis die de dienstverlener in het aanbestedingstraject etaleerde. “Wij waren zeer te spreken over de tijd die Unica ICT Solutions stak in het analyseren van onze oude omgeving. Zij snapten de complexiteit van een ICT-omgeving binnen de overheid en lieten dat op een realistische manier terugkomen in het advies voor de inrichting van een nieuwe omgeving”, looft Boerakker.

De bijbehorende prijs was één van de selectiecriteria, maar voor Boerakker niet doorslaggevend.

“Alleen maar naar financiën kijken past niet bij een regiegemeente. Natuurlijk is het mooi meegenomen als een uitbestedingstraject goedkoper is, maar bij ons ligt de focus vooral op continuïteit en kwaliteit. Wij willen partners die niet alleen doen wat er gezegd wordt, maar ons ook echt adviseren en met ons meedenken hoe we in de toekomst op nieuwe ontwikkelingen kunnen inspelen. Daarin vertrouwen we nu op Unica ICT Solutions.”

Boekelse manier van werken Na een intensieve voorbereiding werd ‘de knop’

geeft in mijn beleving juist minder vrijheid om eigen

omgezet. Sindsdien werkt gemeente Boekel met haar

accenten te leggen. In de samenwerking met Unica

ICT-toepassingen vanuit het datacenter van Unica

ICT Solutions hoeven we niet naar de wensen van

ICT Solutions. De gebruikers kunnen nu niet meer

andere gemeentes te kijken, maar kunnen we zelf

even binnenlopen bij een systeembeheerder, maar

alles wat we willen bespreekbaar maken en inrichten.”

dat neemt Boerakker voor lief. “Natuurlijk moeten

Bovendien past verandering wel in de aard van de

alle wijzigingen via de Servicedesk van Unica ICT

gemeente Boekel. Boerakker noemt het ‘de Boekelse

Solutions worden aangemeld en ingepland, maar

manier van werken’: “Blijf niet doen wat je al 30 jaar

daar staat tegenover dat we de zekerheid hebben

doet, maar durf ook in ontwikkeling te komen en

dat we van ’s ochtend 07.00 uur tot ’s avonds

je nek uit te steken. Dat passen we nu toe rondom

21.30 uur ondersteuning hebben. Dat komt de

onze ICT-omgeving, maar dat geldt ook voor andere

continuïteit alleen maar ten goede.” Voelt hij zich na

beleidsterreinen. In Boekel kun je soms nog gewoon in

de uitbesteding van de ICT-omgeving niet afhankelijk

10 minuten een bouwvergunning krijgen. Wij hebben

van een extern bedrijf? Boerakker schudt zijn hoofd:

de pragmatische instelling dat de burger overal beter

“Sommige gemeenten zetten een shared service

van moet worden. Dat is de ‘Boekelse manier van

center op met een paar andere gemeentes, maar de

werken’ die ons onderscheidt”, besluit Boerakker trots.

populariteit van die optie neemt steeds verder af. Dat

Ambachtsweg 18 8152 BA Lemelerveld Science Park 5204 Eindhoven 5692 EG Son Zutphenseweg 31B 7418 AH Deventer 088 - 22 22 676 www.unica.nl/ict-solutions