Elaboración de actas de inventarios

Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa

No. DE PROCEDIMIENTO 9

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Elaboración de actas de inventarios A. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Actividad que se realiza para dejar constancia en documentos oficiales los inventarios realizados en las bodegas a cargo del Departamento de Almacén y Farmacia.

B. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

• Dejar constancia de las diferentes actividades realizadas en relación a toma de inventarios.

C. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO

• Las actas deben contener las firmas de las personas que participaron en la realización de cada inventario. • Las actas deben imprimirse en hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

D. RESPONSABLE

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia

E. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. de paso Responsable

1.

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia Traslado datos de existencias según el sistema, inventario físico y diferencias detectadas en cada inventario. 15 minutos

Descripción

Tiempo Estimado (minutos, horas, días)

2.

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia Imprime acta en borrador para verificación de datos por parte de las personas involucradas. 10 minutos

3.

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia Imprime actas en hojas autorizadas y solicita firma en cada una de las hojas de las personas involucradas. 15 minutos

4.

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia Reproduce fotocopias de las actas elaboradas, entregando las mismas a las personas que participaron en los inventarios. 10 minutos

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Administración General

Autorizó

Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa

5.

Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia Traslada acta en hojas oficiales a la Dirección Administrativa, donde pertenece el Libro de Actas. 10 minutos

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Administración General

Autorizó

Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO No. 9: ELABORACIÓN DE ACTAS DE INVENTARIOS Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia

INICIO

Traslado datos de existencias según el sistema, inventario físico y diferencias detectadas en cada inventario.

Imprime acta en borrador para verificación de datos por parte de las personas involucradas.

Imprime actas en hojas autorizadas y solicita firma en cada una de las hojas de las personas involucradas.

Reproduce fotocopias de las actas elaboradas, entregando las mismas a las personas que participaron en los inventarios.

Traslada acta en hojas oficiales a la Dirección Administrativa, donde pertenece el Libro de Actas.

FIN

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Administración General

Autorizó