Jefe del Departamento de Compras

DESCRIPCIÓN DE PUESTO I. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

Grupo: F Código del Puesto: F-IV-01

Título del Puesto: Jefe del Departamento de Compras

Servicio o Departamento: Departamento de Compras

Dirección:

Dirección Administrativa Reporta en línea directa a: Director Administrativo

Puesto (s) que supervisa directamente:

Analistas de Compras

Puesto (s) que supervisa indirectamente:

No supervisa indirectamente

Nombre del puesto que lo reemplaza en ausencia ocasional, vacaciones, enfermedad; entre otros:

Analista de Compras nombrado por el Director Administrativo

II. PERFIL DEL PUESTO

Nivel Académico:

Pensum cerrado de la Carrera de las Ciencias Económicas, Ingeniería Industrial o carrera afín

Experiencia:

Dos años de experiencia en puesto similar comprobable en Gestión de compras del Sector Público

III. OBJETIVO DEL PUESTO

Coordinar, supervisar y controlar todas las actividades relacionadas con los procesos de adquisiciones de bienes, suministros y contratación de servicios, tales como mobiliario y equipo, accesorios, medicamentos, equipo médico, material médico quirúrgico, papelería y útiles de oficina, entre otros, así como servicios necesarios para el adecuado funcionamiento de la UNAERC, cumpliendo con las Leyes vigentes y las normativas internas aplicables.

IV. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

1. Proveer o contratar oportunamente, a todas las áreas de la UNAERC, los bienes necesarios para su óptimo funcionamiento, con el adecuado suministro en calidad y tiempo. 2. Verificar el cumplimiento de las políticas de la UNAERC relacionadas con el Departamento de Compras.

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Consejo de Administración

Autorizó

3. Mejorar continuamente los procesos del Departamento de Compras respondiendo a las necesidades de la UNAERC. 4. Cumplir lo que emana de las siguientes normativas: a) Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones. b) Reglamento Interior de Trabajo. c) Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas. d) Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92 de El Congreso de la República de Guatemala, sus Reformas y su Reglamento. e) Resolución No.18-2019 “Normas para el uso del Sistema de Información de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS” y sus Reformas. f) Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97. g) Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado del presente ejercicio fiscal. h) Manual de Procesos de Compras. i) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. 5. Coordinar el proceso de evaluación de satisfacción en la provisión de bienes en todas las áreas, servicios de apoyo, servicios técnicos, servicios médicos, administrativos y financieros de la UNAERC. 6. Elaborar una cartera de proveedores eficiente y conveniente para la UNAERC. 7. Elaborar una cartera de proveedores con antecedentes de incumplimiento. 8. Dar cumplimiento a la Legislación y Normativas internas relacionadas con el Departamento de Compras. 9. Promover programas de capacitación y actualización en los temas de Gestión de Compras, dirigidos a todos los clientes internos del Departamento de Compras. 10. Dar cumplimiento a los estándares de desempeño y calidad de los procesos de compras con transparencia y eficiencia. 11. Mejorar los sistemas de comunicación interna. 12. Cumplir los objetivos y metas de los planes de trabajo de acuerdo al Plan Anual de

Compras. 13. El eficiente registro del comportamiento de los indicadores y controles de producción y calidad del Departamento de Compras. 14. Proponer actualizaciones el Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y

Contrataciones, cuando las necesidades de la UNAERC lo requieran y las Leyes relacionadas sean modificadas.

V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL PUESTO

1. Recibir las Solicitudes de Compras presentadas por los diferentes Departamentos, servicios de apoyo, servicios médicos, servicios técnicos; entre otros, debidamente autorizadas previamente por el Director Administrativo, Director Financiero, Director de Auditoría

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Consejo de Administración

Autorizó

Interna, Director Técnico Médico, Director de Supervisión y Rehabilitación del Paciente o

Administrador General. 2. Efectuar y coordinar cotizaciones de proveedores de conformidad con la Ley de

Contrataciones del Estado, sus reformas y su Reglamento vigente, previo a efectuar las compras. 3. Presentar las cotizaciones de proveedores al Director Administrativo para definir al proveedor más conveniente atendiendo el precio y calidad del bien a adquirir o servicio a contratar, según la modalidad de compra. 4. Efectuar las compras en el menor tiempo posible, atendiendo las prioridades establecidas por el Administrador General, Director Financiero o Director Administrativo. 5. Informar periódicamente de los avances de las compras a las Autoridades Administrativas

Superiores. 6. Prestar toda la colaboración necesaria para cuando se realicen las auditorías respectivas. 7. Coordinar el seguimiento a las compras en trámite, hasta que las mismas ingresen al

Almacén y Farmacia. 8. Coordinar la elaboración de Bases de Compra Directa, Cotización o Licitación, para efectuar compras a través de dichas modalidades. 9. Realizar la inducción a las Juntas de Cotización o Licitación. 10. Ser usuario del Portal de GUATECOMPRAS como Usuario hijo. 11. Elaborar el Plan Anual de Compras -PAC. 12. Apoyar en la elaboración del Plan de Trabajo Anual -PTA. 13. Establecer el calendario de vacaciones de los colaboradores a su cargo, sin que este afecte el buen desempeño del Departamento. 14. Apoyar en la elaboración de la Memoria de Labores. 15. Capacitar en forma constante a los Analistas de Compras. 16. Realizar la Evaluación del Desempeño del personal permanente a su cargo. 17. Realizar mensualmente Visitas Técnicas a las Sedes Regionales de la UNAERC o nombrar al personal a su cargo para que las realice en representación del Departamento de

Compras. 18. Otras funciones que le sean asignadas por las Autoridades Administrativas o por las necesidades relacionadas con su puesto.

VI. COMPETENCIAS DEL PUESTO

VI.I Conocimientos requeridos

1. Administración hospitalaria 2. Manual de Normas y Procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones 3. Reglamento Interior de Trabajo 4. Normas de Auditoría Gubernamental y Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Consejo de Administración

Autorizó

5. Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a

Guatemala -ISSAI.GT6. Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas, su Reglamento y otras Leyes afines 7. Manejo del sistema de GUATECOMPRAS y conocimiento de la Resolución No.18-2019

“Normas para el uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado -GUATECOMPRAS” y sus Reformas. 8. Organización y métodos 9. Elaboración de informes, cuadros informativos y estadísticos 10. Elaboración de actas y correspondencia oficial y comercial

VI.II Destrezas requeridas

1. Actitud de servicio 2. Capacidad de negociación 3. Toma de decisiones 4. Desarrollo de relaciones cordiales y recíprocas 5. Dirigir equipos de trabajo 6. Orientada a resultados 7. Organizada 8. Proactiva 9. Dominio de herramientas tecnológicas administrativas 10. Supervisión de personal

VII. OTROS DATOS DEL PUESTO

Jornada:

De lunes a viernes de 8:00 a 16:30 horas o el horario que le sea asignado de acuerdo con las necesidades en el servicio Horas a la semana: 42.5 horas Número de puestos: 1 Tipo de contratación: Permanente Forma de pago: Según contratación

Asesora

Elaboró

Administración General

Revisó

Consejo de Administración

Autorizó