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Encargado de Almacén y Farmacia
Grupo: F Código del Puesto: F-IX-05
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Título del Puesto: Encargado de Almacén y Farmacia Servicio o Departamento: Departamento de Almacén y Farmacia
Dirección:
Dirección Administrativa Reporta en línea directa a: Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia
Puesto (s) que supervisa directamente:
No supervisa directamente
Puesto (s) que supervisa indirectamente:
No supervisa indirectamente
Nombre del puesto que lo reemplaza en ausencia ocasional, vacaciones, enfermedad; entre otros:
Colaborador nombrado por Jefe del Departamento de Almacén y Farmacia y Director Administrativo
II. PERFIL DEL PUESTO
Nivel Académico:
Experiencia:
Título a nivel medio de Perito Contador o carrera afín, estudiante del tercer año en estudios universitarios de Contador Público y Auditor, Administración de Empresas o carrera afín (Preferible) Dos años de experiencia en puesto similar
III. OBJETIVO DEL PUESTO
Brindar un servicio de calidad y eficiencia a los pacientes que acuden a la UNAERC. Asimismo, apoyar al jefe inmediato para controlar los inventarios de insumos, medicamentos, material y equipo médico quirúrgico, papelería y útiles de oficina, servicios generales y de mantenimiento, para el óptimo funcionamiento de los servicios técnico-médicos y administrativos que brinda la UNAERC, con un adecuado manejo de la rotación y de los mínimos y máximos, cumpliendo con las Leyes vigentes y las normativas internas aplicables.
IV. RESPONSABILIDAD DEL PUESTO
1. Proporcionar información oportuna y veraz al Jefe (a) del Departamento de Almacén y Farmacia, referente a niveles de abastecimiento, con el fin de coordinar con la Dirección Técnica Médica el abastecimiento oportuno de los medicamentos y material médico quirúrgico. Así como también realizar las gestiones correspondientes para abastecer los
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Consejo de Administración
Autorizó
almacenes de útiles de oficina y suministros, necesarios para el óptimo funcionamiento, cuidando siempre el adecuado suministro en calidad y tiempo. 2. Dar cumplimiento a las políticas de la UNAERC relacionadas con el Departamento de
Almacén y Farmacia. 3. Ser parte de una mejora continua de los procesos del Departamento de Almacén y
Farmacia, respondiendo a las necesidades de la UNAERC.
V. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL PUESTO
1. Despachar medicamentos y material médico quirúrgico a pacientes por medio de recetas debidamente autorizadas, verificando datos del paciente según el carné de identificación. 2. Preparar, emitir requisición, entregar y contar los medicamentos, material médico quirúrgico, útiles de oficina y suministros según los requerimientos mensuales de las diferentes áreas de la Unidad. 3. Preparar, emitir requisición, entregar y contar los insumos para las Salas de Hemodiálisis,
Áreas de Entrenamiento, Áreas de Cambio de Línea, Procedimientos de Sala de
Operaciones, Diálisis Peritoneal Intermitente. 4. Recibir los diferentes insumos que entregan los proveedores, verificando la documentación de soporte y velando porque cumplan los requerimientos de calidad, cantidad y otros. 5. Elaborar documentos autorizados por Contraloría General de Cuentas, ingreso y egreso, adjuntando los documentos de soporte correspondientes, por los insumos resguardados en los almacenes a cargo del Departamento de Almacén y Farmacia. 6. Velar por el orden, limpieza y mantenimiento de los almacenes. 7. Participar en la recepción de insumos solicitados por otras áreas, verificando documentación de soporte, elaborando los documentos respectivos. 8. Mantener el control de temperatura del Almacén de Medicamentos y de las refrigeradoras donde se resguardan medicamentos con cadena de frio, llevando el control respectivo el cual es supervisado y firmado por el Director Técnico de Farmacia. 9. Mantener un estricto control sobre fechas de vencimiento de los medicamentos e insumos en general, aplicando la técnica del semáforo, identificando en las áreas según corresponda. 10. Realizar inventarios selectivos periódicamente para mantener un control estricto de las existencias en cada uno de los almacenes. 11. Realizar inventarios mensuales según programación de la Dirección de Auditoria Interna. 12. Realizar inventarios parciales o totales a requerimiento de entes fiscalizadores. 13. Colaborar y facilitar documentación oportunamente a las Auditorías internas y/o externas, según requerimientos. 14. Resguardar y archivar la documentación de soporte propia del Departamento de Almacén y Farmacia. 15. Realizar impresión y archivar las hojas de control de ingresos y salidas de inventario (tarjetas kardex).
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Consejo de Administración
Autorizó
16. Recibir, verificar, contar y elaborar los documentos respectivos por los insumos que ingresan en calidad de donación. 17. Preparar, acomodar, elaborar requisición y entregar al piloto los insumos semanales requeridos por las Sedes Regionales. 18. Descargar, recibir, elaborar documentos y acomodar en el almacén los insumos que entrega
Fundación de AMOR para el Servicio de Hemodiálisis. 19. Elaborar consolidación de recetas despachadas a pacientes, adjuntando listado de pacientes atendidos, posterior a la verificación emitir la requisición correspondiente para actualizar existencias en el inventario del almacén. 20. Preparar, elaborar el documento y coordinar el traslado de insumos para la Bodega de
Diálisis Peritoneal, la cual funciona en el Edificio Anexo. 21. Llevar estricto control de los medicamentos incluidos en los diferentes amparos interpuestos por pacientes de la Unidad. 22. Controlar y administrar eficientemente los insumos correspondientes a los almacenes que tienen bajo su responsabilidad. 23. Administrar y controlar los insumos resguardados en la Bodega Externa, donde se manejan insumos en volumen. 24. Recibir, elaborar documentos y tramitar registro en Inventario de Activos Fijos de los bienes que solicitan las diferentes áreas de la Unidad. 25. Recibir, preparar y registrar en el sistema los pedidos internos elaborados por los servicios y diferentes áreas de la UNAERC. 26. Recibir insumos varios por parte de los proveedores verificando que se cumplan con todos los requerimientos de calidad, cantidad y documentos de soporte. 27. Elaborar documentos de egresos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. 28. Elaborar documentos de ingresos (1-H), autorizados por la Contraloría General de Cuentas, adjuntando todos los documentos de soporte. 29. Realizar reporte para el Departamento Financiero adjuntado los ingresos y egresos correspondientes, con la documentación de soporte para elaboración de Caja Fiscal. 30. Trasladar documentos originales al Departamento de Compras para completar expedientes de pagos. 31. Velar por el orden, limpieza y mantenimiento de la bodega. 32. Trasladar pedidos al Servicio de Diálisis Peritoneal Continua Ambulatoria -DPCA. 33. Preparar pedidos para entrega a las Salas de Hemodiálisis. 34. Realizar los ingresos y egresos de los materiales en forma digital. 35. Recepción y elaboración de documentos de Activos Fijos para las diferentes áreas de la
UNAERC. 36. Elaborar todos las Formas 1-H de los ingresos que se realizan al Departamento de Almacén y Farmacia. 37. Realizar operación de controles auxiliares (tarjetas kárdex) de todos los productos que se manejan en el Almacén y Farmacia.
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Consejo de Administración
Autorizó
38. Mantener un estricto control sobre fechas de vencimiento de los medicamentos que ingresen al Almacén y Farmacia, así como lo que se despachen a los pacientes. 39. Realizar inventarios permanentes de los medicamentos existentes en Almacén y Farmacia, de acuerdo con instrucción y programación realizada por parte de la Dirección
Administrativa, Dirección Financiera, Administración General o Auditoría Interna. 40. Colaborar y facilitar las Auditorías internas o externas, entregando la documentación requeridas en el momento oportuno. 41. Resguardar y archivar la documentación de soporte propia del Departamento de Almacén y Farmacia. 42. Realizar impresión y Archivo de hojas de kárdex autorizadas por la Contraloría General de
Cuentas. 43. Administrar inventarios de donativos del servicio de Diálisis Peritoneal Continua
Ambulatoria -DPCA. 44. Otras funciones que le sean asignadas por las Autoridades Superiores o por las necesidades en el servicio.
VI. COMPETENCIAS DEL PUESTO
VI.I Conocimientos requeridos
1. Administración hospitalaria 2. Manual de Almacén y Farmacia 3. Reglamento Interior de Trabajo 4. Manejo de Inventarios 5. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala 6. Normas de Auditoría Gubernamental y Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas 7. Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores Adaptadas a
Guatemala -ISSAI.GT8. Ley de Contrataciones del Estado, sus reformas, su Reglamento y otras Leyes afines 9. Organización y métodos 10. Sistemas de aprovisionamiento de insumos y servicios 11. Elaboración de informes, cuadros informativos y estadísticos 12. Elaboración de actas y correspondencia oficial y comercial
VI.II Destrezas requeridas
1. Actitud de servicio 2. Capacidad de negociación 3. Toma de decisiones 4. Desarrollo de relaciones cordiales y recíproca 5. Dirigir equipos de trabajo
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Consejo de Administración
Autorizó
6. Orientada a resultados 7. Organizada 8. Proactiva 9. Dominio de herramientas tecnológicas administrativas
VII. OTROS DATOS DEL PUESTO
Jornada:
a) De lunes a viernes de 7:00 a 15:30 horas Sábado de 8:00 a 12:00 horas b) De lunes a viernes de 8:00 a 16:30 horas Sábado de 8:00 a 12:00 horas o el horario que le sea asignado de acuerdo con las necesidades en el servicio Horas a la semana: a) 46.5 b) 46.5 Número de puestos: 5 Tipo de contratación: Permanente Forma de pago: Según contratación
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Consejo de Administración
