Inhoudsopgave ms access 2013

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 1

INHOUDSOPGAVE Ms Access 2013 Woord vooraf ..................................................................................................................... 11 Inleiding .............................................................................................................................. 12 1

Een inleiding tot databanken .................................................................................. 12

2

Een databank ontwerpen......................................................................................... 13

3

Wat is Microsoft Access?........................................................................................ 16

DEEL 1 Een relationele databank opstellen .................................................................... 17 1

Ms Access starten ................................................................................................... 17

2

De schermonderdelen ............................................................................................. 19

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Opdrachten geven ................................................................................................... 23 Het lint gebruiken ....................................................................................................... 23 Een snelmenu gebruiken ........................................................................................... 24 De werkbalk Snelle toegang gebruiken ...................................................................... 25 Het toetsenbord gebruiken ......................................................................................... 25

4

De helpfunctie: zoeken met trefwoorden ............................................................... 25

5 5.1 5.2 5.3

5.6 5.7 5.8 5.9

Een databank met meer tabellen maken ................................................................ 29 Inleiding ..................................................................................................................... 29 Een databank maken ................................................................................................. 30 De tabellen maken ..................................................................................................... 31 5.3.1 Een tabel opstellen vanuit de ontwerpweergave ........................................... 31 5.3.2 Een tabel opstellen door gegevens in te typen.............................................. 35 Tabellen hernoemen, kopiĂŤren of verwijderen ........................................................... 36 5.4.1 Een tabel hernoemen ................................................................................... 36 5.4.2 Een tabel kopiĂŤren........................................................................................ 36 5.4.3 Een tabel verwijderen ................................................................................... 37 Relaties maken, bekijken, wijzigen en verwijderen ..................................................... 37 5.5.1 Relaties tussen tabellen leggen .................................................................... 37 5.5.2 De relaties bekijken ...................................................................................... 39 5.5.3 Een relatie wijzigen ....................................................................................... 39 5.5.4 Een relatie verwijderen ................................................................................. 40 5.5.5 Een relatierapport maken ............................................................................. 40 Beveiligingswaarschuwing ......................................................................................... 41 Een databank afsluiten .............................................................................................. 42 Een databank openen ................................................................................................ 42 Een databank verwijderen ......................................................................................... 43

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen ........................................................ 44 Gegevens invoeren .................................................................................................... 44 Verplaatsingen tussen records................................................................................... 46 De ingevoerde gegevens wijzigen.............................................................................. 47 Records selecteren .................................................................................................... 48 Records verwijderen .................................................................................................. 48 Records toevoegen .................................................................................................... 49

5.4

5.5

www.informaticaboeken.be

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 2

7

Subgegevensbladen ................................................................................................ 49

8 8.1

De schermopmaak instellen.................................................................................... 52 De opmaak van kolommen en rijen ............................................................................ 52 8.1.1 De kolombreedte wijzigen ............................................................................. 52 8.1.2 De rijhoogte wijzigen..................................................................................... 53 8.1.3 Een kolom verplaatsen ................................................................................. 53 8.1.4 Een kolom verbergen.................................................................................... 54 8.1.5 Een kolom vastzetten ................................................................................... 54 8.1.6 Een kolom toevoegen ................................................................................... 54 8.1.7 Een kolom hernoemen.................................................................................. 55 8.1.8 Een kolom verwijderen ................................................................................. 55 Overige opmaakmogelijkheden .................................................................................. 55 8.2.1 Het lint gebruiken.......................................................................................... 55 8.2.2 Het dialoogvenster gebruiken ....................................................................... 56

8.2

9 9.1 9.2 9.3

Gegevens zoeken en vervangen in een tabel ........................................................ 58 Gegevens opzoeken .................................................................................................. 58 Jokertekens gebruiken ............................................................................................... 60 Gegevens zoeken en vervangen ............................................................................... 60

10 10.1 10.2 10.3

Gegevens selecteren ............................................................................................... 61 De algemeen filter...................................................................................................... 61 De formulierfilter ........................................................................................................ 64 De selectiefilter .......................................................................................................... 65

11

Gegevens sorteren .................................................................................................. 65

12 Afdrukken ................................................................................................................. 66 12.1 De gegevens afdrukken ............................................................................................. 66 12.2 De tabelstructuur afdrukken ....................................................................................... 67 13 De tabeldefinitie verfijnen ....................................................................................... 68 13.1 De veldeigenschappen wijzigen ................................................................................. 68 13.1.1 De veldlengte instellen.................................................................................. 68 13.1.2 De weergave van de gegevens instellen....................................................... 69 13.1.3 De vormvereiste van de invoer bepalen ........................................................ 74 13.1.4 Een bijschrift opgeven .................................................................................. 76 13.1.5 Een standaardwaarde opgeven .................................................................... 76 13.1.6 Controle van de invoer.................................................................................. 77 13.1.7 Verplichte invoer van gegevens .................................................................... 78 13.1.8 Instellen of lege invoer toegelaten is ............................................................. 79 13.1.9 Unicode-compressie ..................................................................................... 79 13.1.10 Tekst met opmaak bij een veld van het type Lange tekst .............................. 79 13.1.11 De uitlijning van het veld instellen ................................................................. 80 13.1.12 De geschiedenis van de veldwaarde bijhouden ............................................ 80 13.1.13 De datumkiezer weergeven of verbergen ..................................................... 80 13.1.14 De weergave van het veld instellen .............................................................. 80 13.2 Indexen gebruiken ..................................................................................................... 82 13.2.1 Wat is een index? ......................................................................................... 82 13.2.2 Een enkelvoudige index maken .................................................................... 83 13.2.3 Een meervoudige index maken .................................................................... 83 13.3 De tabeleigenschappen instellen ............................................................................... 84

www.informaticaboeken.be

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 3

DEEL 2 Een databank raadplegen: ‘query’s’................................................................... 90 1

Hoe werkt een query? .............................................................................................. 90

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Een query maken ..................................................................................................... 90 Velden aan het query-raster toevoegen ..................................................................... 92 Velden uit het query-raster verwijderen ...................................................................... 92 De volgorde van de velden wijzigen ........................................................................... 93 Tabellen toevoegen en verwijderen ........................................................................... 93 Het ontwerpscherm aanpassen ................................................................................. 93

3

Een query uitvoeren ................................................................................................ 93

4

Een query bewaren .................................................................................................. 94

5

Een opgeslagen query gebruiken ........................................................................... 94

6

Kolomtotalen toevoegen ......................................................................................... 95

7

Gegevens sorteren .................................................................................................. 95

8 8.1

Selectiecriteria gebruiken ....................................................................................... 96 Een enkelvoudig selectiecriterium invoeren ............................................................... 96 8.1.1 Algemene werkwijze ..................................................................................... 96 8.1.2 Zoeken naar lege velden .............................................................................. 97 8.1.3 Zoeken naar opgevulde velden ..................................................................... 98 Een meervoudig selectiecriterium invoeren................................................................ 98 8.2.1 Algemene werkwijze ..................................................................................... 98 8.2.2 De operatoren............................................................................................. 100 Het belang van de joineigenschappen ..................................................................... 101 Topwaarden opzoeken ............................................................................................ 102 Unieke waarden opvragen ....................................................................................... 103 Dubbele veldwaarden zoeken .................................................................................. 104 Niet gekoppelde records zoeken .............................................................................. 106 De Opbouwfunctie voor expressies.......................................................................... 108

8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 9 9.1 9.2 9.3

9.5

Geavanceerde query’s ........................................................................................... 111 Een veld als criterium gebruiken (velden vergelijken)............................................... 111 Berekeningen maken ............................................................................................... 111 Functies in query’s gebruiken .................................................................................. 113 9.3.1 Tekstfuncties .............................................................................................. 113 9.3.2 Datum- en tijdfuncties ................................................................................. 114 9.3.3 Wiskundige functies .................................................................................... 115 9.3.4 Functies met voorwaarden.......................................................................... 115 9.3.5 De Format-functie ....................................................................................... 116 Parameters gebruiken.............................................................................................. 118 9.4.1 De parameters definiëren ........................................................................... 118 9.4.2 De volgorde van de parameters instellen .................................................... 119 Totalen en statistische gegevens opstellen .............................................................. 120

10

Kruistabellen maken .............................................................................................. 126

11 11.1 11.2 11.3 11.4

Actiequery's ........................................................................................................... 129 Tabelmaakquery ...................................................................................................... 130 Bijwerkquery ............................................................................................................ 131 Toevoegquery .......................................................................................................... 133 Verwijderquery ......................................................................................................... 134

9.4

www.informaticaboeken.be

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 4

12

Een tabel normaliseren met actiequery's ............................................................. 137

DEEL 3 Formulieren........................................................................................................ 139 1 1.1 1.2 1.3

Een voorgedefinieerd formulier maken ................................................................ 139 De functie Formulier gebruiken ................................................................................ 139 De functie Meerdere items gebruiken ...................................................................... 140 De functie Gesplitst formulier gebruiken................................................................... 141

2

De Wizard Formulier gebruiken ............................................................................ 142

3 3.1 3.2 3.3

De mogelijke weergaven bij formulieren .............................................................. 144 De formulierweergave .............................................................................................. 144 De indelingsweergave.............................................................................................. 144 De ontwerpweergave ............................................................................................... 145

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Het formulier aanpassen ....................................................................................... 146 Soorten besturingselementen .................................................................................. 146 Besturingselementen selecteren .............................................................................. 146 Besturingselementen verplaatsen en kopiĂŤren......................................................... 147 4.3.1 Besturingselementen die tot een indeling horen ......................................... 148 4.3.2 Besturingselementen die niet tot een indeling horen ................................... 149 Het formaat van besturingselementen wijzigen ........................................................ 150 Het formulier aanpassen met de tab ONTWERP ..................................................... 150 Het formulier aanpassen met de tab SCHIKKEN ..................................................... 151 Het formulier aanpassen met de tab OPMAAK ........................................................ 153 De bijschriften aanpassen ........................................................................................ 155

5

Objecten uit het ontwerpscherm verwijderen ...................................................... 155

6

Zelf een formulier ontwerpen ................................................................................ 156

7 7.1 7.2

De eigenschappen instellen .................................................................................. 157 De eigenschappen van een besturingselement........................................................ 157 De eigenschappen van het formulier........................................................................ 160

8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9

Besturingselementen toevoegen .......................................................................... 161 Een tekstlabel maken............................................................................................... 164 Een berekend tekstvak toevoegen ........................................................................... 164 Een wisselknop invoegen ........................................................................................ 165 Een groepsvak maken ............................................................................................. 166 Een keuzelijst maken ............................................................................................... 167 Opdrachtknoppen toevoegen ................................................................................... 172 Grafische elementen invoegen ................................................................................ 174 Tabbladen invoegen ................................................................................................ 174 Een hoofd- met een subformulier maken ................................................................. 175 8.9.1 De Wizard Formulier gebruiken .................................................................. 175 8.9.2 Het hoofd- en subformulier zelf ontwerpen ................................................. 177

9

Gegevens voor een formulier selecteren ............................................................. 178

10

Een formulier verwijderen ..................................................................................... 178

www.informaticaboeken.be

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 5

DEEL 4 Rapporten .......................................................................................................... 181 1

Een voorgedefinieerd rapport maken ................................................................... 181

2

De Wizard Rapport gebruiken ............................................................................... 182

3 3.1 3.2 3.3 3.4

De mogelijke weergaven bij rapporten ................................................................. 185 De rapportweergave ................................................................................................ 185 Het afdrukvoorbeeld ................................................................................................ 185 De indelingsweergave.............................................................................................. 186 De ontwerpweergave ............................................................................................... 187

4

Het rapport aanpassen .......................................................................................... 187

5

Een paginanummer invoegen ............................................................................... 187

6

De huidige datum en/of tijd invoegen................................................................... 188

7

Zelf een rapport ontwerpen ................................................................................... 188

8 8.1 8.2

Rapporten afdrukken ............................................................................................. 188 Pagina-instellingen maken ....................................................................................... 189 Het rapport afdrukken .............................................................................................. 190

9 9.1 9.2

Etiketten maken ..................................................................................................... 191 Een bestaand etiketformaat gebruiken..................................................................... 191 Een eigen etiketformaat opstellen ............................................................................ 192

10

Bijzondere mogelijkheden..................................................................................... 195

11

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen ................................. 199

12

De eigenschappen van een sectie aanpassen ..................................................... 202

13

Een rapport verwijderen ........................................................................................ 203

DEEL 5 Een navigatieformulier gebruiken .................................................................... 206 1

Een navigatieformulier maken .............................................................................. 206

2

Een navigatieformulier aanpassen ....................................................................... 208

3

Het navigatieformulier automatisch openen ........................................................ 208

DEEL 6 Integratie met Ms Word en Ms Excel ................................................................ 210 1 1.1 1.2 1.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Word ........................................................... 210 Gegevensoverdracht via het klembord ..................................................................... 210 Exporteren naar een .rtf bestand ............................................................................. 211 Gegevens samenvoegen met een hoofddocument: mailmerge................................ 212

2 2.1 2.2 2.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Excel ........................................................... 214 Gegevensoverdracht via het klembord ..................................................................... 214 Exporteren naar Ms Excel ........................................................................................ 216 Een databank delen met Ms Excel ........................................................................... 217 www.informaticaboeken.be

Inhoudsopgave Ms Access 2013 - 6

3 3.1 3.2

Overdracht van Ms Excel naar Ms Access ........................................................... 219 Een lijst uit Ms Excel importeren .............................................................................. 219 Een lijst uit Ms Excel koppelen ................................................................................. 221

DEEL 7 De koppeling met het internet .......................................................................... 224 1

Wat is internet? ...................................................................................................... 224

2

Een databaseobject als bijlage bij een e-mail versturen ..................................... 224

Het boek bevat 41 oefeningen met ruim 250 opdrachten. De oefeningen vertrekken van een beginsituatie (die u GRATIS kunt downloaden op onze site www.informaticaboeken.be), waardoor het typewerk tot een minimum wordt beperkt. Op dezelfde tijd kunt u dus meer oefeningen maken.

www.informaticaboeken.be