MS Access 2016 inhoudsopgave

Ms Access 2016 5

INHOUDSOPGAVE Woord vooraf .............................................................................................................................. 11 Inleiding ....................................................................................................................................... 12 1

Een inleiding tot databanken ........................................................................................... 12

2

Een databank ontwerpen .................................................................................................. 13

3

Wat is Microsoft Access? ................................................................................................. 16

DEEL 1 Een relationele databank opstellen ............................................................................. 17 1

Ms Access starten ............................................................................................................ 17

2

De schermonderdelen ...................................................................................................... 19

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Opdrachten geven ............................................................................................................ 23 Het lint gebruiken ................................................................................................................ 23 Een snelmenu gebruiken .................................................................................................... 24 De werkbalk Snelle toegang gebruiken ............................................................................... 25 Het toetsenbord gebruiken .................................................................................................. 25

4 4.1 4.2

De helpfunctie ................................................................................................................... 25 Het lint gebruiken ................................................................................................................ 26 Het tabblad Bestand gebruiken ........................................................................................... 27

4.3

De functietoets

5 5.1 5.2 5.3

Een databank met meer tabellen maken ......................................................................... 28 Inleiding .............................................................................................................................. 28 Een databank maken .......................................................................................................... 29 De tabellen maken .............................................................................................................. 30 5.3.1 Een tabel opstellen vanuit de ontwerpweergave..................................................... 30 5.3.2 Een tabel opstellen door gegevens in te typen ....................................................... 34 Tabellen hernoemen, kopiĂŤren of verwijderen..................................................................... 35 5.4.1 Een tabel hernoemen ............................................................................................. 35 5.4.2 Een tabel kopiĂŤren ................................................................................................. 35 5.4.3 Een tabel verwijderen ............................................................................................. 36 Relaties maken, bekijken, wijzigen en verwijderen .............................................................. 36 5.5.1 Relaties tussen tabellen leggen.............................................................................. 36 5.5.2 De relaties bekijken ................................................................................................ 38 5.5.3 Een relatie wijzigen ................................................................................................ 38 5.5.4 Een relatie verwijderen ........................................................................................... 39 5.5.5 Een relatierapport maken ....................................................................................... 39 Een databank afsluiten ....................................................................................................... 40 Een databank openen ......................................................................................................... 40 Beveiligingswaarschuwing .................................................................................................. 41 Een databank verwijderen................................................................................................... 42

5.4

5.5

5.6 5.7 5.8 5.9

gebruiken ............................................................................................. 27

6 Ms Access 2016

6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen ................................................................. 43 Gegevens invoeren ............................................................................................................. 43 Verplaatsingen tussen records ............................................................................................ 45 De ingevoerde gegevens wijzigen ....................................................................................... 46 Records selecteren ............................................................................................................. 47 Records verwijderen ........................................................................................................... 47 Records toevoegen ............................................................................................................. 48

7

Subgegevensbladen ......................................................................................................... 48

8 8.1

De schermopmaak instellen ............................................................................................. 51 De opmaak van kolommen en rijen ..................................................................................... 51 8.1.1 De kolombreedte wijzigen ...................................................................................... 51 8.1.2 De rijhoogte wijzigen .............................................................................................. 52 8.1.3 Een kolom verplaatsen ........................................................................................... 52 8.1.4 Een kolom verbergen ............................................................................................. 53 8.1.5 Een kolom vastzetten ............................................................................................. 53 8.1.6 Een kolom toevoegen............................................................................................. 53 8.1.7 Een kolom hernoemen ........................................................................................... 54 8.1.8 Een kolom verwijderen ........................................................................................... 54 Overige opmaakmogelijkheden ........................................................................................... 54 8.2.1 Het lint gebruiken ................................................................................................... 54 8.2.2 Het dialoogvenster gebruiken ................................................................................. 55

8.2

9 9.1 9.2 9.3

Gegevens zoeken en vervangen in een tabel.................................................................. 57 Gegevens opzoeken ........................................................................................................... 57 Jokertekens gebruiken ........................................................................................................ 59 Gegevens zoeken en vervangen......................................................................................... 59

10 10.1 10.2 10.3

Gegevens selecteren ........................................................................................................ 60 De algemeen filter ............................................................................................................... 60 De formulierfilter.................................................................................................................. 63 De selectiefilter ................................................................................................................... 64

11

Gegevens sorteren ........................................................................................................... 64

12 Afdrukken .......................................................................................................................... 65 12.1 De gegevens afdrukken ...................................................................................................... 65 12.2 De tabelstructuur afdrukken ................................................................................................ 66 13 De tabeldefinitie verfijnen ................................................................................................ 67 13.1 De veldeigenschappen wijzigen .......................................................................................... 67 13.1.1 De veldlengte instellen ........................................................................................... 67 13.1.2 De weergave van de gegevens instellen ................................................................ 68 13.1.3 De vormvereiste van de invoer bepalen ................................................................. 73 13.1.4 Een bijschrift opgeven ............................................................................................ 75 13.1.5 Een standaardwaarde opgeven .............................................................................. 75 13.1.6 Controle van de invoer ........................................................................................... 76 13.1.7 Verplichte invoer van gegevens ............................................................................. 77 13.1.8 Instellen of lege invoer toegelaten is ...................................................................... 78 13.1.9 Unicode-compressie .............................................................................................. 78 13.1.10 Tekst met opmaak bij een veld van het type Lange tekst ....................................... 78 13.1.11 De uitlijning van het veld instellen........................................................................... 79 13.1.12 De geschiedenis van de veldwaarde bijhouden ...................................................... 79

Ms Access 2016 7

13.1.13 De datumkiezer weergeven of verbergen ............................................................... 79 13.1.14 De weergave van het veld instellen ........................................................................ 79 13.2 Indexen gebruiken .............................................................................................................. 81 13.2.1 Wat is een index?................................................................................................... 81 13.2.2 Een enkelvoudige index maken.............................................................................. 82 13.2.3 Een meervoudige index maken .............................................................................. 82 13.3 De tabeleigenschappen instellen ........................................................................................ 83 DEEL 2 Een databank raadplegen: ‘query’s’ ............................................................................ 89 1

Hoe werkt een query? ....................................................................................................... 89

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Een query maken .............................................................................................................. 89 Velden aan het query-raster toevoegen .............................................................................. 91 Velden uit het query-raster verwijderen ............................................................................... 91 De volgorde van de velden wijzigen .................................................................................... 92 Tabellen toevoegen en verwijderen .................................................................................... 92 Het ontwerpscherm aanpassen........................................................................................... 92

3

Een query uitvoeren ......................................................................................................... 92

4

Een query bewaren ........................................................................................................... 93

5

Een opgeslagen query gebruiken .................................................................................... 93

6

Kolomtotalen toevoegen .................................................................................................. 94

7

Gegevens sorteren ........................................................................................................... 94

8 8.1

Selectiecriteria gebruiken ................................................................................................ 95 Een enkelvoudig selectiecriterium invoeren ........................................................................ 95 8.1.1 Algemene werkwijze .............................................................................................. 95 8.1.2 Zoeken naar lege velden ........................................................................................ 96 8.1.3 Zoeken naar opgevulde velden .............................................................................. 97 Een meervoudig selectiecriterium invoeren ......................................................................... 97 8.2.1 Algemene werkwijze .............................................................................................. 97 8.2.2 De operatoren ........................................................................................................ 99 Het belang van de joineigenschappen .............................................................................. 100 Topwaarden opzoeken ..................................................................................................... 101 Unieke waarden opvragen ................................................................................................ 102 Dubbele veldwaarden zoeken ........................................................................................... 103 Niet gekoppelde records zoeken ....................................................................................... 105 De Opbouwfunctie voor expressies ................................................................................... 107

8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 9 9.1 9.2 9.3

Geavanceerde query’s .................................................................................................... 110 Een veld als criterium gebruiken (velden vergelijken)........................................................ 110 Berekeningen maken ........................................................................................................ 110 Functies in query’s gebruiken............................................................................................ 112 9.3.1 Tekstfuncties ........................................................................................................ 112 9.3.2 Datum- en tijdfuncties........................................................................................... 113 9.3.3 Wiskundige functies ............................................................................................. 114 9.3.4 Functies met voorwaarden ................................................................................... 114 9.3.5 De Format-functie ................................................................................................ 115

8 Ms Access 2016

9.4 9.5

Parameters gebruiken ....................................................................................................... 117 9.4.1 De parameters definiĂŤren ..................................................................................... 117 9.4.2 De volgorde van de parameters instellen ............................................................. 118 Totalen en statistische gegevens opstellen ....................................................................... 119

10

Kruistabellen maken ....................................................................................................... 125

11 11.1 11.2 11.3 11.4

Actiequery's .................................................................................................................... 128 Tabelmaakquery ............................................................................................................... 129 Bijwerkquery ..................................................................................................................... 130 Toevoegquery ................................................................................................................... 132 Verwijderquery .................................................................................................................. 133

12

Een tabel normaliseren met actiequery's ...................................................................... 136

DEEL 3 Formulieren ................................................................................................................. 138 1 1.1 1.2 1.3

Een voorgedefinieerd formulier maken ......................................................................... 138 De functie Formulier gebruiken ......................................................................................... 138 De functie Meerdere items gebruiken................................................................................ 139 De functie Gesplitst formulier gebruiken............................................................................ 140

2

De Wizard Formulier gebruiken ..................................................................................... 141

3 3.1 3.2 3.3

De mogelijke weergaven bij formulieren ....................................................................... 143 De formulierweergave ....................................................................................................... 143 De indelingsweergave ....................................................................................................... 143 De ontwerpweergave ........................................................................................................ 144

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

Het formulier aanpassen ................................................................................................ 145 Soorten besturingselementen ........................................................................................... 145 Besturingselementen selecteren ....................................................................................... 145 Besturingselementen verplaatsen en kopiĂŤren.................................................................. 146 4.3.1 Besturingselementen die tot een indeling horen ................................................... 147 4.3.2 Besturingselementen die niet tot een indeling horen ............................................ 148 Het formaat van besturingselementen wijzigen ................................................................. 149 Het formulier aanpassen met de tab Ontwerp ................................................................... 149 Het formulier aanpassen met de tab Schikken .................................................................. 150 Het formulier aanpassen met de tab Opmaak ................................................................... 152 De bijschriften aanpassen ................................................................................................. 154

5

Objecten uit het ontwerpscherm verwijderen ............................................................... 154

6

Zelf een formulier ontwerpen ......................................................................................... 155

7 7.1 7.2

De eigenschappen instellen ........................................................................................... 156 De eigenschappen van een besturingselement................................................................. 156 De eigenschappen van het formulier ................................................................................. 159

8 8.1 8.2 8.3

Besturingselementen toevoegen ................................................................................... 160 Een tekstlabel maken ........................................................................................................ 163 Een berekend tekstvak toevoegen .................................................................................... 163 Een wisselknop invoegen.................................................................................................. 164

Ms Access 2016 9

8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9

Een groepsvak maken ...................................................................................................... 165 Een keuzelijst maken ........................................................................................................ 166 Opdrachtknoppen toevoegen ............................................................................................ 171 Grafische elementen invoegen.......................................................................................... 173 Tabbladen invoegen ......................................................................................................... 173 Een hoofd- met een subformulier maken .......................................................................... 174 8.9.1 De Wizard Formulier gebruiken ............................................................................ 174 8.9.2 Het hoofd- en subformulier zelf ontwerpen ........................................................... 176

9

Gegevens voor een formulier selecteren ...................................................................... 177

10

Een formulier verwijderen .............................................................................................. 177

DEEL 4 Rapporten ................................................................................................................... 184 1

Een voorgedefinieerd rapport maken ............................................................................ 184

2

De Wizard Rapport gebruiken ........................................................................................ 185

3 3.1 3.2 3.3 3.4

De mogelijke weergaven bij rapporten .......................................................................... 188 De rapportweergave ......................................................................................................... 188 Het afdrukvoorbeeld.......................................................................................................... 188 De indelingsweergave ....................................................................................................... 189 De ontwerpweergave ........................................................................................................ 190

4

Het rapport aanpassen ................................................................................................... 190

5

Een paginanummer invoegen ........................................................................................ 190

6

De huidige datum en/of tijd invoegen ............................................................................ 191

7

Zelf een rapport ontwerpen ............................................................................................ 191

8 8.1 8.2

Rapporten afdrukken ...................................................................................................... 191 Pagina-instellingen maken ................................................................................................ 192 Het rapport afdrukken ....................................................................................................... 193

9 9.1 9.2

Etiketten maken .............................................................................................................. 194 Een bestaand etiketformaat gebruiken .............................................................................. 194 Een eigen etiketformaat opstellen ..................................................................................... 195

10

Bijzondere mogelijkheden .............................................................................................. 198

11

Het deelvenster Groeperen, sorteren en totaal berekenen .......................................... 202

12

De eigenschappen van een sectie aanpassen .............................................................. 205

13

Een rapport verwijderen ................................................................................................. 206

DEEL 5 Een navigatieformulier gebruiken ............................................................................. 210 1

Een navigatieformulier maken ....................................................................................... 210

10 Ms Access 2016

2

Een navigatieformulier aanpassen ................................................................................ 212

3

Het navigatieformulier automatisch openen ................................................................. 212

DEEL 6 Integratie met Ms Word en Ms Excel ......................................................................... 214 1 1.1 1.2 1.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Word .................................................................... 214 Gegevensoverdracht via het klembord .............................................................................. 214 Exporteren naar een .rtf bestand....................................................................................... 215 Gegevens samenvoegen met een hoofddocument: mailmerge ......................................... 216

2 2.1 2.2 2.3

Overdracht van Ms Access naar Ms Excel .................................................................... 218 Gegevensoverdracht via het klembord .............................................................................. 218 Exporteren naar Ms Excel ................................................................................................. 220 Een databank delen met Ms Excel .................................................................................... 221

3 3.1 3.2

Overdracht van Ms Excel naar Ms Access .................................................................... 223 Een lijst uit Ms Excel importeren ....................................................................................... 223 Een lijst uit Ms Excel koppelen .......................................................................................... 225

DEEL 7 De koppeling met het internet ................................................................................... 228 1

Wat is internet? ............................................................................................................... 228

2

Een databaseobject als bijlage bij een e-mail versturen .............................................. 228