__MAIN_TEXT__

Page 1

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Sistema de Gestión de

Abril de 2019 / Bucaramanga - Santander

CALIDAD VAF Un nuevo estilo de gestión Cartilla volumen 7 del SGC - VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Esperanza Rojas Gestión Documental

1

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


Contenido INTRODUCCIÓN.....................................................

3

MAPA DE PROCESOS.........................................

4

PROCEDIMIENTO PQRSF....................................

5

GESTIÓN ADMINISTRATIVA...............................

8

CONTACTOS...........................................................

8

GESTIÓN FINANCIERA.........................................

10

TESORERÍA..............................................................

12

CRÉDITO Y CARTERA.........................................

14

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA..............

15

PLANTA FÍSICA......................................................

15

HERRAMIENTAS DE CONSULTA Y APOYO PARA EL SGC-VAF...........................................................

16

BENEFICIOS DE UN SGC....................................

16

CAMBIOS DETERMINADOS EN EL SGC-VAF 18 PQRSF.......................................................................

Un nuevo estilo de gestión

2

19


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

INTRODUCCIÓN Que las partes interesadas muestren la preferencia por la calidad de un servicio es uno de los objetivos de toda Institución. Pero que esa calidad esté certificada después de un arduo proceso de auditoría, validación y verificación es una carta de presentación para garantizar que en la institución se prestan servicios de Calidad. El ICONTEC, que desde 19631 tiene el aval internacional de entes mundiales para certificar en Colombia y otros países de América Latina; el pasado mes de noviembre ratificó la recertificación en la norma técnica ISO 9001:2015 al SGC-VAF. La Vicerrectoría Administrativa y Financiera manifiesta que la certificación de Calidad es una herramienta de gestión que permite demostrar un mejoramiento continuo en sus procesos y subprocesos, en sus relaciones con las diferentes partes interesadas y la competitividad en todos sus entornos. La aplicación de un Sistema de Gestión de la Calidad exige que todos los colaboradores participen activamente, generando un mayor nivel de compromiso que se convierte en un valor agregado para la Institución. Continuando con el desarrollo de una de las estrategias de la alta dirección dentro de su planeación para dar a conocer el SGC-VAF, en este volumen 7 de la cartilla del SGC-VAF, los protagonistas son Gestión Administrativa, Gestión Financiera y Tesorería.

1

https://www.icontec.org/NC/QS/Paginas/nh.aspx

3

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

Apoyo

Claves

Docencia

Gestión Ambiental

Extensión

Gestión Financiera

Bienestar Universitario

Investigación

Gestión Administrativa

Gestión Documental

Registro y control Académico Gestión TIC

Biblioteca

Satisfacción de las Necesidades y Espectativas de la Comunidad Universitaria y la Sociedad

GESTIÓN GERENCIAL

Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria y la Sociedad

La estructura del mapa de procesos de la Universidad presenta una visión general del sistema organizacional de la Institución.

Estratégicos

UNIVERSIDAD DE SANTANDER

Gestión de Comunicaciones

Tomado https://www.udes.edu.co/images/la_universidad/documentos/PEI_MARZO_21_DE_2014.pdf del Proyecto Educativo Institucional P.E.I - Ver documento en la WEB

Un nuevo estilo de gestión

4

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Vicerrectoría Administrativa y Faninciera UDES


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

PROCEDIMIENTO PQRSF

La Representante de la Dirección, es la autoridad encargada de recibir, tramitar y direccionar las quejas, reclamos, sugerencias, información e inquietudes, que los clientes internos/externos y la comunidad Universitaria formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la Misión del SGC - VAF.

1

La Recepción de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones se harán a través de: OPCIÓN

01

OPCIÓN

02

CARTA Y EMAIL Recepcionadas en las oficinas de los procesos y/o subprocesos de Vicerectoría Administrativa y Financiera, para lo cual se las deberán remitir el mismo día de recibida la incidencia

Se debe ingresar a la página web del sistema de Gestión de Calidad (https://sgc-vaf.udes.edu.co/) y registrar la incidencia en el banner PQRSF, con la información solicitada

OPCIÓN

03 BUZÓN

VERBAL O TELEFÓNICAMENTE

OPCIÓN

04

BUZÓN Se diseño el formato VAF-FT-003-UDES PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O FELICITACIONES, el cual se encuentra ubicado en los diferentes buzones de la universidad.

Buzón Virtual

5

BUZÓN VIRTUAL

PQRSF

Aplicativo de administración de SGC-VAF, este contiene el módulo de servicio al Cliente; para hacer uso de él, se debe ingresar a la página web del Sistema de Gestión de Calidad (https://sgc-vaf.udes.edu.co/) e ingresar la información solicitada en el banner PQRSF

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


Una de las ventajas del uso del buzón virtual PQRSF, es que una vez guardado el registro de la PQRSF, notifica por correo electrónico tanto al administrador como a quien realizo el reporte de PQRSF que se ha reportado una nueva incidencia; se le asigna un código con el cual podrá ir verificando el estado en que se encuentra.

NOTA: cuando no fuere posible resolver dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora, estableciendo un nuevo plazo razonable para atender o responder.

2 TERMINOS

El término para resolver las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, será de diez (10) días hábiles, una vez se cuente con toda la información requerida para darle el tratamiento correspondiente.

PARA EL BUEN USO DEL BUZÓN VIRTUAL PQRSF

TENGA EN CUENTA: • Diligenciar correctamente el nombre de la persona, proceso y/o subproceso reportado. • Datos personales de quien formula la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitaciones. • El objeto de la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, debidamente sustentado. • Si la petición, queja, reclamo, sugerencia o felicitación, afecta a terceros, indicar los datos de ese tercero.

Un nuevo estilo de gestión

6


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LAS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS O SUGERENCIAS La Representante de la Dirección será la encargada de hacer seguimiento, control y evaluación a las acciones o soluciones que se den, producto de la petición, queja, reclamo o sugerencias, solicitadas por la Comunidad Educativa.

AQUÍ SU OPINIÓN VALE

MUCHO

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Vicerrectoría Administrativa y Faninciera UDES

7

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


GESTIÓN ADMINISTRATIVA Nuestro Propósito Dirigir, controlar, acompañar y verificar el desarrollo articulado y efectivo de la Gestión Administrativa a través de sus subprocesos, para garantizar el apoyo a los procesos misionales, el mejoramiento continuo en el área administrativa y consecución de la misión institucional.

Alcance

Identificación de las necesidades de recursos administrativos de los procesos y subprocesos; determinar y ejecutar estrategias para atender los requerimientos de la Gestión Administrativa a través de sus Subprocesos hasta la aprobación, asesoría y seguimiento a sus planes de acción y consolidación y presentación de informes a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

CONTACTOS CAMPUS BUCARAMANGA FREDY BAYONA ARENAS

ZULMA R. MANTILLA LÓPEZ

Director Administrativo Email: fbayona@udes.edu.co Tel: 6516500 Ext. 1820

Coordinadora Administrativa y Financiera Email: cadmyfinanciera@udes.edu.co

CAMPUS CÚCUTA MARGARITA QUINTERO CHIPAGRA Jefe Administrativa y Financiera Email: mquintero@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 EXT. 123 – 3102037983

CAMPUS VALLEDUPAR ROSA VICTORIA PACHECO MEDINA

SILVIA VALLE CORDOBA

Jefe Administrativa y Financiera Email: rpacheco@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

Un nuevo estilo de gestión

Auxiliar Contable Email: auxiliarcontable@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

8


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Horarios de atención: Campus Bucaramanga Lunes a viernes 7:00 AM a 12 M 2:30 PM a 7:00 PM

Campus Cúcuta

Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM

Campus Valledupar

Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 6:00 PM Sábados de 8:00 AM a 12:00 M

Aspectos Importantes • • • • • • •

Participar en la validación de la propuesta de inversión en planta física presentada por el líder del subproceso de planta física. Presentar a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su validación las necesidades de personal analizadas con la Jefatura de Talento Humano. En conjunto con la Jefatura de Logística se definen los parámetros anuales para la prestación de servicios que ofrece el subproceso de Logística. Participar en la planeación anual del plan de compras de insumos. Participar en el Comité de Rendición de Cuentas. Realizar el análisis a los indicadores de los subprocesos de la Gestión Administrativa para tomar acciones correctivas, preventivas o de mejora. Identificar junto con la líder del subproceso de Mercadeo Institucional las necesidades de promoción y divulgación de los programas académicos de pregrado y postgrado.

BENEFICIOS DE LA GESTION ADMINISTRATIVA La gestión administrativa cuenta dentro de la página institucional con mesas de ayuda para los subprocesos de Planta Física, Logística, Imprenta, apoyo logístico) y un aplicativo para proveedores y pedidos de almacén, lo cual genera los siguientes beneficios:

• • • • • •

Tener un portal de auto-servicio para que los usuarios puedan hacer peticiones de manera inmediata y les llegue a las personas indicadas de inmediato. Tener procesos definidos de atención y qué se debe hacer en cada caso. Tener informado a los usuarios sobre el estado de sus peticiones y si se requiere de algo más como formatos, capturas de pantalla, etc. Tener tiempos bien definidos para dar una respuesta y dar una solución al problema o petición y evitar que algunas peticiones pasen mucho tiempo sin ser atendidas y se le asigne prioridad a varias tareas. Se puede tener reportes de eficiencia de todas las áreas de atención y tener indicadores que se puede reportar a la dirección general sobre nuestro trabajo como área de atención. Las mesas de servicio aceleran la solución a problemas porque se guardan soluciones pasadas o también procesos de cómo ayudar a encontrar la solución a los problemas.

9

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


GESTIÓN FINANCIERA Nuestro propósito

Dirigir, controlar, acompañar y verificar el desarrollo articulado y efectivo de la Gestión Financiera a través de sus subprocesos, garantizando un adecuado y eficiente manejo de los recursos en pro del cumplimiento de la misión institucional.

Alcance

Inicia con la identificación de las necesidades de recursos financieros de los procesos y/o subprocesos, determinando estrategias para la obtención y aprobación de los mismos, hasta la toma de decisiones sobre la gestión financiera de la UDES, seguimiento de los subprocesos financieros, consolidación y presentación de informes a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

CONTACTOS CAMPUS BUCARAMANGA FREDY BAYONA ARENAS

ZULMA R. MANTILLA LÓPEZ

Director Financiero Email: fbayona@udes.edu.co Tel: 6516500 Ext. 1820

Coordinadora Administrativa y Financiera Email: cadmyfinanciera@udes.edu.co

CAMPUS CÚCUTA MARGARITA QUINTERO CHIPAGRA Jefe Administrativa y Financiera Email: mquintero@cucuta.udes.edu.co Tel.: 5791008 EXT. 123 – 3102037983

CAMPUS VALLEDUPAR ROSA VICTORIA PACHECO MEDINA

SILVIA VALLE CORDOBA

Jefe Administrativa y Financiera Email: rpacheco@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

Auxiliar Contable Email: auxiliarcontable@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

DIANA ESTRADA MAESTRE

Auxiliar Contable Email: destrada@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

Un nuevo estilo de gestión

10


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Horarios de atención: Campus Bucaramanga Lunes a viernes 7:00 AM a 12 M 2:30 PM a 7:00 PM

Campus Cúcuta

Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM

Campus Valledupar

Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 6:00 PM Sábados de 8:00 AM a 12:00 M

Aspectos Importantes •

La Dirección Financiera realiza el plan financiero proyectado, de acuerdo a lo establecido en el Plan de Desarrollo Institucional, estableciendo los criterios y mecanismos claros para la elaboración, ejecución y seguimiento del presupuesto y para la asignación de recursos físicos y financieros en la UDES.

La Dirección Financiera presenta la propuesta de los incrementos anuales en los valores de los derechos pecuniarios y matrículas de los programas de pregrado y posgrado.

La Dirección Financiera determina los lineamientos para la devolución, congelación, recaudos, cobro de cartera, otorgamiento de créditos, estipulación de montos de los recargos y multas que apliquen para los casos no definidos en el Reglamento Académico Estudiantil.

La Dirección Financiera determina los lineamientos para la baja de los activos e informa a la Jefatura de Activos Fijos para que realicen los respectivos controles.

BENEFICIOS DE LA GESTION FINANCIERA La Gestión Financiera cuenta con los siguientes beneficios:

Se implementó el pago de viáticos a través de pago por transferencia, lo que permite contar con los recursos económicos de manera inmediata en la cuenta bancaria cuando se trata de cuentas del banco Bogotá, evita el desplazamiento al banco para descambiar el cheque o consignar lo que implica tres días para que haga canje.

A los estudiantes se les realiza la devolución de dinero a través de giros empresariales, sin necesidad de tener cuenta bancaria, solo se requiere un número celular y presentarse con el documento de identidad en cualquier oficina.

Sistematización de los servicios que se ofrecen desde los subprocesos de Activos Fijos y Presupuesto, ingresando por https://srpfbuc.udes.edu.co/

Confiabilidad, agilidad y seguridad en el pago.

11

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


TESORERÍA Nuestro propósito

Alcance

Efectuar las actividades de distribución, control, pagos y desembolsos de fondos de los recursos financieros disponibles en la Institución.

Desde la determinación de disponibilidad de recursos hasta la ejecución de pagos, desembolsos autorizados en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

CONTACTOS CAMPUS BUCARAMANGA OMAIRA CRUZ MARTÍNEZ

DALIA ESTHER BARRIOS CHAPARRO

Tesorera Email: ocruz@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext. 1880

Secretaria Email: dbarrios@udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext. 1881

CAMPUS CÚCUTA NAYIBE CECILIA MELO PABÓN

Coordinadora Contable Email: contacuc@cucuta.udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext. 4940

MAIRON ESLEYDER CAYCEDO CONTRERAS Auxiliar Contable Email: tesoreria@cucuta.udes.edu.co Tel.: 6516500 Ext.4941

CAMPUS VALLEDUPAR ROSA VICTORIA PACHECO MEDINA

DIANA ESTRADA MAESTRE

Contadora Email: rpacheco@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

Auxiliar Contable Email: destrada@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

WENDY OCHOA GÓMEZ

Auxiliar Contable Email: Wochoa@valledupar.udes.edu.co Teléfono 5730073 ext: 124

Un nuevo estilo de gestión

12


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Horarios de atención: Campus Bucaramanga Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:30 PM a 7:00 PM

Campus Cúcuta

Lunes a viernes 8:00 AM a 12:00 M 2:00 PM a 7:00 PM

Campus Valledupar

Lunes a viernes 8:00 AM a 12 M 2:00 PM a 6:00 PM Sábados de 8:00 AM a 12:00 M

ASPECTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA 1. Toda solicitud de pago (cuenta de cobro, factura) debe cumplir con el debido diligenciamiento de requisición cumpliendo con todos los requisitos establecidos en la Guía de Presupuesto de la Universidad de Santander UDES. Guia de presupuesto aquí 2. Toda solicitud de pago incluyendo los gastos de viaje debe incluir en la requisición el número de cuenta bancaria. 3. Toda cancelación de saldos de contratos deberá adjuntar el recibido a satisfacción y acta de entrega. 4. Toda factura o cuenta de cobro deberá tener correcta la información de la UDES (Nombre, dirección y Nit). 5. Toda solicitud de pago deber ser tramitada ocho días hábiles antes de la realización del evento. 6. La cuenta bancaria debe pertenecer al beneficiario del pago y no a un tercero. 7. Toda devolución de matrícula debe incluir en la información el número de celular del estudiante.

BENEFICIOS QUE SE PUEDEN DESTACAR •

Todos los servicios públicos de los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar están programados para pago con débito automático. Se programan dos días antes de su vencimiento esto hace que el pago este a tiempo evitando inconvenientes de cortes, se ahorra tiempo haciendo filas en las entidades bancarias, ahorro en la emisión de cheques.

Los gastos de viaje se pagan por pago DISFON MANUAL quedando de esta manera abonado en la cuenta de los beneficiarios. Ahorro del tiempo de los beneficiarios ya no se desplazan a recibir cheques para luego cambiarlo, solo deben retirar desde cualquier cajero del país.

Las devoluciones de matrícula se están realizando con giro empresarial a nivel nacional con esta modalidad de pago el estudiante recibe la información del pago en su celular y se presenta en el banco con su identificación y recibe el pago. Se benefician los estudiantes que no poseen cuenta bancaria, comodidad en la información del pago. Ahorro en la emisión de cheques.

El reintegro de las cajas menores se realiza con giro empresarial. Ahorro en la emisión de cheques.

13

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


Recordemos que en la pasada cartilla volumen 6, aprendimos de los subprocesos de:

CRÉDITO Y CARTERA Medios de pago en C&C

La oficina de Crédito y Cartera recibe pagos con tarjeta débito o crédito, cheques de gerencia, descuentos por nomina UDES, remesas (pago en otro campus), pagos en línea, transferencias y código de barras.

Pagos en efectivos Los pagos en efectivo se realizan en el BANCO DE BOGOTÁ, BBVA, ITAU, COOPROFESORES, COMULTRASAN, DAVIVIENDA, COLPATRIA. En el campus Bucaramanga se cuenta con dos cajas satélites ubicadas en la cafetería principal segundo piso: Banco de Bogotá y Colpatria, cuyo horario de atención es de 9:00 am – 12:30 pm y de 2:00 pm – 5:00pm.

Crédito ICETEX

La Oficina de Crédito y Cartera es intermediario en el proceso de legalización del crédito educativo ICETEX.

PASO A PASO CÓMO SOLICITAR TU Tener Presente que: CRÉDITO EDUCATIVO ICETEX Para realizar pagos con tarjeta crédito es obligatorio la presencia del titular de la tarjeta.

Los descuentos deben ser entregados con la documentación completa.

Los dineros congelados tienen una vigencia de un año.

Un nuevo estilo de gestión

14

Para realizar pagos en efectivo ya sea en las cajas satélites siempre deben presentar original y copia del pago a realizar.

Las solicitudes de congelación o devolución de dinero se radican en la oficina de Atención al Estudiante.


VicerrectorĂ­a Administrativa y Financiera

INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Para resolución oportuna de las dudas e inquietudes, estån disponibles las guías de manejo del correo electrónico y manuales de configuración en los dispositivos móviles en cualquier tipo de sistema operativo Android, IO´s, Windows Phone. El siguiente enlace le facilitarå el acceso: https:// sgc-vaf.udes.edu.co/component/phocadownload/category/20-instructivos-gestion-de-tic A continuación encontrarå información sobre la nueva plataforma de correo y colaboración en la presente dirección web http://www.udes.edu.co/mi-correo.html.

Beneficios que se pueden destacar del subproceso.         

Â?   ­­ €‚ƒ„…† 

„  ­ Â?‡ˆˆ  ‰ˆˆ

Â?Â? Â? Â?    

     Â 

PLANTA FĂ?SICA Al ingresar en la siguiente direcciĂłn https://srpfbuc.udes.edu.co, podrĂĄ registrar solicitudes como; adecuaciones civiles, desinstalaciĂłn y reinstalaciĂłn de muebles y accesorios; plomerĂ­a, carpinterĂ­a, vidrierĂ­a y marqueterĂ­a, refrigeraciĂłn, elĂŠctrico, alumbrado y cerrajerĂ­a. RealizaciĂłn de mantenimientos preventivos de ascensores, Plantas de Emergencia, Aires acondicionados, sistemas de bombeo y los mantenimientos recurrentes de la infraestructura civil.

Aspectos que se pueden destacar del subproceso de Planta FĂ­sica

Para garantizar el mantenimiento y conservaciĂłn de la infraestructura fĂ­sica de la Universidad, se ejecuta el Programa de Mantenimiento del subproceso.

Anualmente se entrega a la DirecciĂłn Administrativa un informe donde se proponen mejoras en la infraestructura fĂ­sica para brindar un mejor servicio a la Comunidad Universitaria.

15

Sistema de GestiĂłn de

CALIDAD - VAF


HERRAMIENTAS DE CONSULTA Y APOYO PARA EL SGC-VAF

Están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera del SGC-VAF. Entre estas herramientas tenemos: Están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera del SGC-VAF. Entre estas herramientas tenemos: • BLOG: Es un espacio de comunicación en un formato ágil, rápido y funcional. https:// calidadvaf.blogspot.com/2019/02/el-sistema-de-gestion-de-calidad-vaf-se.html • PAGINA WEB: Es un espacio donde se agrupa información disponible para toda la comunidad. https://sgc-vaf.udes.edu.co/ • VIDEOS: Es una herramienta utilizada para el aprendizaje orientado a facilitar la experiencia de capacitación sobre temas del SGC-VAF. https://sgc-vaf.udes.edu.co/videos • PQRSF: Para garantizar el seguimiento y cumplir con los tiempos acordados en el procedimiento, se cuenta con un aplicativo para recibir, tramitar y resolver su PQRS. https://sgc-vaf.udes.edu.co/ • KAWAK: Es una herramienta fácil y completa que dispone de la información del SGC-VAF en un solo lugar y en cualquier momento. https://www.kawak.com.co/udes/index.php CARTILLA: Es un documento oficial del sistema de gestión de calidad para toda la comunidad; • este ejemplar está publicado en medio digital. La cartilla puede ofrecer un recorrido inductivo o deductivo sobre los diferentes componentes que forman el SGC-VAF. https://sgc-vaf.udes.edu.co/

BENEFICIOS DE UN SGC

Un sistema de gestión de calidad (SGC) abarca un conjunto de normas y estándares internacionales que, interrelacionados entre sí, promueven el cumplimiento de los requisitos de calidad en una organización. Esto contribuye que los productos, servicios, y todos los procesos relacionados a ellos, cumplan con las condiciones que se les exige. Estos son los principales beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad: • Generar mayor eficiencia. Las empresas con un SGC tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus procesos. Establecen pautas para ser seguidas por todos los empleados con el fin de llevar a cabo procesos comerciales y capacitaciones más sencillas y menos agotadoras en términos de tiempo o gasto financiero.

Un nuevo estilo de gestión

16


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

• Estimula la moral de los empleados. Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, así como una clara comprensión de cómo sus roles afectan la calidad y el éxito del negocio, son propios del enfoque de un SGC. Este busca que los empleados estén motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la organización. • Ofrece reconocimiento internacional. ISO 9001, la norma que establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, tu negocio parecerá digno de confianza. El objetivo de muchas empresas es exportar a nivel internacional, y la acreditación ISO contribuirá en gran medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional. • Mejora la gestión de procesos. Los directivos pueden aprender qué mejoras son necesarias en un negocio a través de un sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de decisiones correctas para el negocio y la eliminación de los riesgos de cualquier error costoso. • Ofrece niveles más altos de satisfacción del cliente. ISO 9001 se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a las empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas necesidades, con el objetivo de una mejora continua. Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar los procesos para cumplirlo. Fuente: https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/01/beneficios-de-implementarun-sistema-de-gestion-de-calidad/

17

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


CAMBIOS DETERMINADOS EN EL SGC-VAF Procedimiento de ACPM Se ajusta responsables de evaluación de OM del SGC-VAF a la Coordinación de Calidad. Se indica que la aprobación de los planes de acción para tratamiento de No Conformidades y atención de oportunidades resultado de Auditorías Externas es responsabilidad de la Alta Dirección.

DOCUMENTOS

Procedimiento de Auditorías Ajuste a las condiciones descritas en las actividades de: ejecución de la auditoria “Al momento de terminar la auditoria a cada proceso y/o subproceso se debe imprimir la lista de verificación utilizada para el desarrollo de la auditoria y se debe registrar la firma del auditado como evidencia de la notificación de los hallazgos detectados”, reunión de cierre “En la reunión de cierre, el equipo auditor debe: Leer el número de hallazgos detectados en cada uno de los procesos y subprocesos auditados, leer las conclusiones generales de la auditoria ejecutada y registrar lista de asistencia a la reunión” y entrega de informe final “Los auditados una vez recibido por correo el informe con los resultados de la auditoria ejecutada, cuentan con 5 días hábiles para solicitar aclaración de los hallazgos reportados. Esta solicitud se debe hacer por correo electrónico a la representante de la dirección ante el SGC-VAF”. Manual de Calidad Se elimina en la sección 1. Generalidades, 3.1 Revisión, Actualización y Aprobación lineamiento sobre impresión de original y copia del Manual de Calidad, en concordancia con la política Cero Papel. En el numeral 1.4.1 se actualiza la periodicidad del control realizado al cumplimiento del cronograma de mantenimientos preventivos por parte de Servicio a Usuario, de trimestral a mensual. En el apartado III Verificación, numeral 1.1.1, se incluye el requisito de aportar evidencias para validar los datos de las variables registrados y se establece plazo de dos días hábiles para que el líder nacional del proceso y/o subproceso registre el análisis del resultado del indicador y registre las oportunidades de mejora pertinentes. Se elimina cuadro de texto para firma de la Vicerrectora Administrativa y Financiera. Líder del subproceso de Seguridad Informática

RECURSO HUMANO

Líder del proceso de Registro y Control Académico Coordinadora Administrativa y Financiera Coordinadora de Seguridad y Salud en el Trabajo

Un nuevo estilo de gestión

18


Vicerrectoría Administrativa y Financiera

SU OPINIÓN

GENERA MEJORAMIENTO CONTINUO

El SGC-VAF dispone para usted de un sistema de comunicación, donde puede registrar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones acerca de los servicios de apoyo a la academia.

SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Vicerrectoría Administrativa y Faninciera UDES

PQRSF

Para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones o actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad VAF, ingrese a nuestra página http://sgc-vaf.udes.edu.co

CONTACTOS Calidad Administrativa y Financiera

Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814 – 1816 - 1849 Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co

19

Sistema de Gestión de

CALIDAD - VAF


CONTACTOS Calidad Administrativa y Financiera Tel. 7 -6516500 Ext. 1810 – 1811 – 1814 - 1816 - 1849 Correo Electrónico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co

2018 © Todos los derechos reservados.

Un nuevo estilo de gestión

20

Profile for William Rafael Peña Angulo

Cartilla volumen 7 SGC VAF  

Cartilla Volumen 7 del SGC VAF de la Universidad de Santander

Cartilla volumen 7 SGC VAF  

Cartilla Volumen 7 del SGC VAF de la Universidad de Santander

Profile for udescuc
Advertisement