Cartilla Volumen 14 SGC-VAF

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1. Comunicación asertiva:

Fase de exteriorización del modelo SECI; actualización de lecciones aprendidas.

Elaboración, publicación y divulgación de 3 volúmenes de la cartilla informativa del SGC-VAF en los canales de comunicación institucionales.

Actualización y publicación del blog del SGC-VAF en el micrositio del sistema.

Fase de interiorización del modelo SECI: actualización de preguntas frecuentes.

Fase de exteriorización del modelo SECI; actualización de lecciones aprendidas.

Divulgación y publicación de noticias del SGC-VAF en los medios de comunicación institucionales.

2. Cultura del servicio:

Atención y seguimiento a las PQRSF registradas.

Realizar una encuesta de percepción a las diferentes partes interesadas

Fortalecer la divulgación y el uso de las PQRSF por parte de los estudiantes, profesores, proveedores y académico administrativos en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar, de forma virtual.

Generación y ejecución de los planes de acción frente a los resultados de la encuesta de percepción del 2020.

3. Cultura de la autoevaluación y autorregulación:

Acompañamiento y seguimiento mensual frente al estado de las ACPM.

Campaña publicitaria de sensibilización a los líderes y equipos de trabajo del SGC-VAF sobre una adecuada elaboración, ejecución, registro y seguimiento en las actividades del SGC-VAF, así como de las salidas no conformes.

Mensajes de texto quincenales recordando los aspectos mas representativos del SGC-VAF y los compromisos con el mismo.

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4. Idoneidad del Talento Humano:

Inducción al SGC-VAF del personal nuevo de los procesos y subprocesos que lo conforman. Fortalecimiento de la planeación en los procesos y subprocesos.

Aprobación, seguimiento y evaluación de los planes de acción.

5. Oportunidad en el servicio: Revisión de las metas de los indicadores de los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF.

Análisis de resultados de los resultados de la encuesta de percepción 2020.

Revisión y retroalimentación a los líderes de los planes de acción creados para abordar los diferentes riesgos.

Informe de la revisión por la dirección 2021.

6. Factor diferencial: Unificación de los documentos del sistema de gestión de calidad VAF con el centro de Conciliación de la Universidad.

Ampliación del alcance del SGC-VAF, incorporando los procesos de Biblioteca, Comunicaciones y el subproceso de laboratorios.

Innovación de los servicios por parte de los lideres de procesos y subprocesos.

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Establece las directrices para identificar y controlar las fallas en los servicios no conformes, para prevenir su entrega o uso inadecuado, así como también las autoridades y responsabilidades relacionadas con su tratamiento, en los diferentes procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad VAF SGC-VAF y del Centro de Conciliación.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES VAF-PR-001-UDES

Permite que las partes interesadas de la Universidad de Santander, puedan presentar sus incidencias (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones), frente a los procesos y subprocesos que conforman el SGC-VAF y a los demás servicios ofrecidos por la Universidad de Santander; así como, disponer de mecanismos de seguimiento que permitan establecer las causas de las quejas, reclamos y sugerencias, información e inquietudes, con el propósito de impulsar acciones de mejoramiento. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS Y DE MEJORA VAF-PR-003-UDES

PROCEDIMIENTO DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS O FELICITACIONES VAF-PR-005-UDES

Establece la metodología para la identificación, análisis y eliminación de las causas de No conformidades, que afecten los diferentes procesos y/o subprocesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir. Así mismo, aplica para la identificación de oportunidades de mejora de los servicios, procesos y/o subprocesos de este Sistema de Gestión de la Calidad. En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, aplica para la definición e implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección, en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 2.2.4.6.33 del Decreto 1072 de 2015. Para el Centro de Conciliación de la Universidad de Santander UDES, este procedimiento aplica para la determinación de acciones correctivas y preventivas orientadas al tratamiento de no conformidades actuales o potenciales, identificadas a partir de los resultados de las actividades de seguimiento y evaluación definidos en los numerales 3.2.3, 4.1, 4.2 y 4.3, de la NTC 5906 de 2012.

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PROCEDIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL RIESGO VAF-PR-007-UDES

Contribuye a identificar, controlar y monitorear los riesgos, que puedan afectar a la Universidad de Santander UDES, mediante la integración de las herramientas para la gestión del riesgo en todos los procesos y los diferentes integrantes que conforman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad VAF. Establece la metodología para la identificación de factores internos y externos que pueden afectar el desempeño de los diferentes procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, y en materia de la seguridad y salud en el trabajo, a la comunidad académica, análisis del impacto de estos factores y determinación de los cambios requeridos.

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO VAF-PR-006-UDES

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Actuar frente a la oportunidad de mejora establecida en el informe de evaluación externa con fines de acreditación institucional, en el factor 8: procesos de autoevaluación y autorregulación (Necesidad de ampliar el alcance del SGC-VAF) a otras unidades académico administrativas.

Dar cumplimiento a la meta establecida en el PDI 2019 - 2028, en el eje estratégico 3: Consolidar la relación de la Universidad con el entorno, en su línea de acción: Servicios tecnológicos y de laboratorio, Meta: 5 laboratorios certificados y/o acreditados, ofertando servicios al sector externo.

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SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD Vicerrectoría Administrativa y Financiera UDES

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Novedades en la DOCUMENTACIÓN Políticas Institucionales Versión 10 Abril 12 de 2021 VAF-PI-001-UDES Procedimiento Peticiones, quejas, Versión 10 reclamos, sugerencias y felicitaciones. Abril 13 de 2021 VAF-PR-005-UDES

Versión 11 Programa de Auditorías. Abril 21 de 2021 VAF-PG-002-UDES

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Procedimiento de ACPM Versión 13 Abril 21 de 2021 VAF-PRI-003-UDES Procedimiento de Control de Salidas Versión 10 Abril 29 de 2021 No Conformes VAF-PR-003-UDES Guía de Requisitos de Documentos Versión 9 Para Aprobación Presupuestal y Pagos Mayo 05 de 2021 VAF-GU-001-UDES Versión 14 Junio de 2021

Manual de Calidad SGC-VAF VAF-MN-001-UDES

Versión 3 Junio de 2021

Aplicación de la Marca de Conformidad de la Certificación Icontec. VAF-PC-001-UDES

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