ÍNDICE 1. Introducción ......................................................................................................... 4 1.1.
Filosofía ....................................................................................................... 5
1.1.1.
Misión ................................................................................................. 5
1.1.2.
Propósito ........................................................................................... 5
1.1.3.
Nuestros valores ............................................................................. 5
1.1.4.
Nuestro Código ....................................................................................... 6
2. Políticas ................................................................................................................ 7 2.1.
Cumplimiento Normativo .................................................................... 7
2.2.
Igualdad de Oportunidades ............................................................... 7
2.3.
No Discriminación ................................................................................. 7
2.4.
Ambiente de Trabajo ............................................................................ 8
3. Aplicación del Código de Ética y Conducta ........................................................ 8 3.1.
Hostigamiento ........................................................................................ 8
3.2.
Acoso Sexual ........................................................................................... 9
3.3.
Abuso de Autoridad .............................................................................. 9
3.4.
Abuso de Confianza ............................................................................ 10
3.5.
Mal uso de Información Confidencial ........................................... 10
3.6.
Comunicación y Opiniones en Medios Externos ........................ 10
3.7.
Uso de Fuentes y Clientes en Beneficio Personal ...................... 11
3.8.
Fraude ..................................................................................................... 12
3.9.
Conflicto de Interés ............................................................................ 12
3.10.
Relaciones Internas ........................................................................... 13
3.11.
Relación con Clientes ......................................................................... 13
3.12.
Relación con Proveedores ................................................................ 14
3.13.
Relación con la Competencia ........................................................... 14
3.14.
Protección de Activos ......................................................................... 15
3.15.
Inmuebles .............................................................................................. 15
3.16.
Herramientas de Trabajo .................................................................. 15
3.17.
Correo Electrónico, Internet y Sistemas de Información ....... 16
3.18.
Propiedad Intelectual ........................................................................ 16
3.19.
Estupefacientes dentro del lugar de trabajo .............................. 17
Código de Ética y Conducta | TRÖSTEN TRANSPORT
3.20.
Soborno y Corrupción ........................................................................ 17
4. Comité de Ética y Conducta .............................................................................. 18 4.1.
Comité de Ética y Conducta ............................................................. 18
4.2.
Integración del Comité de Ética y Conducta ................................ 19
4.3.
Medios de denuncia ............................................................................ 19
4.4.
Proceso de denuncia .......................................................................... 19
4.5.
Medidas disciplinarias ........................................................................ 19
4.6.
Vigencia .................................................................................................. 20
Código de Ética y Conducta
Código de Ética y Conducta | TRÖSTEN TRANSPORT
1. Introducción Como parte de nuestros principios y filosofía en cumplimiento, y con la finalidad de unificar nuestra identidad como Trösten Transport, se presenta el Código de Ética y Conducta, mismo que contiene los fundamentos de actuación diaria que forman parte esencial de nuestra empresa. El Código contiene los lineamientos generales de conducta de todos los miembros de Trösten Transport, mismos que se han de cumplir día a día, por lo tanto, el Código tiene el propósito de proveer una guía para conducirnos éticamente en las actividades y responsabilidades que tenemos asignadas. El presente Código será aplicable a las empresas que conforman a Trösten Transport, señalando como integrantes a: • •
Practitravel S.A. de C.V. Trosten Transport S.A. de C.V.
Este Código establece normas de conducta en el ámbito laboral, ético, organizacional, corporativo y personal. Es aplicable para toda la organización y debemos cumplirlo y velar por su cumplimiento; ello nos permitirá tener un mejor desempeño en las funciones encomendadas. Nuestro código se aplica a todos nosotros como colaboradores de Trösten Transport y sirve como pauta de comportamiento. Su contenido nos aporta información, recursos y herramientas para poder tomar las decisiones correctas, resolver problemas que puedan surgir en nuestro día a día y actuar de forma íntegra. Todos y cada uno de nosotros debe leerlo con atención, tenerlo siempre a la mano y estar familiarizados con él. El Código no puede contener todas las posibles situaciones que se pueden presentarse en Trosten Transport, en cambio, busca plantear los principios y valores clave que sirvan como guía para nuestro actuar diario, confiamos en el buen juicio, honorabilidad y honestidad de todos los colaboradores en su actuación.
Cualquier denuncia o reporte hechos de buena fe serán investigados La comunicación es imprescindible, necesaria, para lograr el eficaz cumplimiento del Código. En Trösten Transport, es sumamente importante garantizar la confidencialidad, secrecía y el trato de información conforme a los estándares más altos en el canal de denuncia, por lo que, tanto colaboradores, como clientes, proveedores, y usuarios, deben saber que cuentan con el más alto respaldo de la dirección general, en cualquier situación que se llegue a reportar en nuestros canales de denuncia.
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Conforme a la cultura de denuncia, Trösten Transport prohíbe la toma de represalias contra cualquier colaborador respecto de aquellas denuncias, quejas o sugerencias que puedan presentarse de buena fe, y garantiza la protección de la información y datos personales de las personas involucradas. Cuando tengas dudas respecto al contenido o la aplicación del presente Código, desees realizar sugerencias, o dar a conocer conductas violatorias, te ofrecemos acudir en el siguiente orden a: 1. Jefe Inmediato 2. Comité de Integridad 3. Compliance Officer
1.1. Filosofía Trösten Transport es una empresa 100% mexicana especializada en transporte de turismo, escolar y de personal, y se caracteriza por brindar servicios personalizados y de alta calidad. 1.1.1.
Misión
Brindar servicios de transporte de alta calidad que permitan al cliente sentirse como en casa 1.1.2.
Visión / Propósito
Satisfacer las necesidades de movilidad de la sociedad a nivel nacional, generando así un valor ecológico y económico a través de una mejora continua y cumpliendo con el marco legal. 1.1.3.
Nuestros valores
Nuestra filosofía está basada en seis valores que rigen nuestro actuar: Confianza •
Brindamos confianza actuando de manera profesional, honesta y humana dando nuestro mejor esfuerzo en cada cosa que hacemos.
Servicio •
Nos gusta ayudar a los demás y lo hacemos con atención, amabilidad y esmero.
Excelencia •
Evolucionamos constantemente, buscando que nuestros resultados estén encaminados a la perfección.
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Felicidad •
Nos gusta nuestro trabajo y procuramos generar un ambiente positivo buscando nuestro bienestar y el de los demás.
Respeto •
Aceptamos y valoramos los derechos y cualidades de los demás.
Responsabilidad •
Estamos conscientes del impacto de nuestras acciones y somos cuidadosos al tomar decisiones.
1.1.4.
Nuestro Código
“El éxito y el buen hacer de Trösten Transport depende de todos nosotros, de nuestras decisiones y de nuestros actos. Como colaboradores de Trösten Transport, todos somos responsables de cumplir con la ley y con nuestro Código de Ética y Conducta” Es responsabilidad de todos: • • • • • • •
Cumplir con la legislación aplicable. Conocer, comprender y cumplir con nuestro Código de Ética y Conducta, donde quiera que estemos. Cumplir con las políticas corporativas. Utilizar nuestro Código de Ética y Conducta como guía en la realización de nuestro trabajo y en la toma de decisiones, sea cual sea nuestra actividad. Participar en los cursos y en la formación que se impartan en relación a la ética. Pedir consejo cuando tengamos preguntas y dudas acerca de nuestro Código y de la legislación aplicable. Informar de posibles incumplimientos de nuestro Código, de las políticas corporativas o de la legislación aplicable.
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¿Cómo puedo saber si una conducta no es ética? ¿Qué hago si tengo dudas? ¿Es legal?
¿Es congruente con nuestro Código?
¿Refleja los valores y principios de Trösten?
¿Respeta la imágen y reputación?
¿Me gustaría leer sobre ésto en los medios?
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es NO…
¡NO LO HAGAS!
2. Políticas 2.1. Cumplimiento Normativo Trösten Transport y sus empleados nos regimos por la ley. El estricto cumplimiento de las normas, leyes y Códigos internos es obligatorio y nunca debe comprometerse, lo hacemos convencidos de que el beneficio de Trösten Transport es el nuestro. Todos los empleados actuamos siempre cuidando el interés de Trösten Transport, con calidad moral y buena voluntad, predicando con el ejemplo.
2.2. Igualdad de Oportunidades Trösten Transport es una empresa que promueve la diversidad cultural, por lo que reclutamos, contratamos, desarrollamos, fomentamos y ofrecemos condiciones de empleo independientemente de raza, religión, sexo, edad, origen étnico o nacional, género, preferencias sexuales, discapacidad, estado civil, condición social o de salud, religión, condición migratoria u otra circunstancia que atente en contra de la dignidad humana. Es muy importante para Trösten Transport el nivel de identificación que tienen sus integrantes con los valores de nuestra empresa; ello nos permite consolidarnos en lo individual y en lo colectivo.
2.3. No Discriminación Trösten Transport es un lugar de trabajo en donde no toleramos la discriminación. Nos esforzamos por asegurar un entorno laboral inclusivo que fomente el respeto por nosotros mismos, compañeros de trabajo, usuarios, clientes, y proveedores; lo cual refleja la diversidad de los públicos para los que trabajamos.
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2.4. Ambiente de Trabajo El activo más valioso de Trösten Transport es su gente; por lo tanto, nos esforzamos por crear un entorno de trabajo positivo y profesional en el que todos recibamos un trato digno, de inclusión, y libre de violencia. Mostramos respeto por quienes nos rodean, por nuestros compañeros o por otras personas que se hallen en las instalaciones o estén realizando servicios para la empresa; y, mantenemos una conducta positiva sobre la integridad, imagen pública e intereses de Trösten Transport. Algunas de las acciones que perjudican nuestro ambiente de trabajo son los insultos, ofensas, afirmaciones maliciosas y deliberadamente falsas sobre otros, así como el maltrato verbal. Asumimos la responsabilidad de nuestro comportamiento corrigiendo cualquier falta y planteamos las inquietudes que podamos tener sobre comportamientos aparentemente faltos a nuestro Código, en pro de un ambiente de respeto.
3. Aplicación del Código de Ética y Conducta 3.1. Hostigamiento El hostigamiento es cualquier conducta verbal o física que denigra o muestra hostilidad o aversión frente a un individuo creando un entorno de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo, así como cualquier otro acto o conducta establecida en las leyes aplicables. El hostigamiento implica una sucesión de incidentes, aunque un único incidente puede considerarse como hostigamiento si es lo bastante grave como para repercutir de forma adversa y significativa en la persona o en el entorno de trabajo. Algunos ejemplos de hostigamiento son: • • • • • •
Gritar, insultar y/o amenazar a otra persona, sola y/o en presencia de otros. Tratar de manera distinta o discriminatoria a otra persona a solas y/o frente a otros compañeros y/o jefes. Ocultar y/o manipular información que sea importante para cumplir con el trabajo. Crear rumores maliciosos y/o calumniosos sobre una persona, impactando negativamente en su imagen y/o trabajo. Ridiculizar el trabajo de una persona ante otros. Animar a otras personas a participar en cualquiera de las acciones anteriores. Utilizar cualquier dispositivo (celular y/o computadora) para el envío de material gráfico inapropiado, sin tener el consentimiento de quien lo recibe.
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3.2. Acoso Sexual El acoso sexual es una forma de hostigamiento que incluye palabras o conductas sexuales indeseadas, solicitudes de favores sexuales y otros comportamientos físicos o verbales de esta naturaleza hacia una persona del mismo o distinto género, así como cualquier otro acto o conducta establecida en las leyes aplicables. Algunos ejemplos de acoso sexual son: • • • • • • •
Insistencia por asistir a actividades sociales y/o citas -externas a temas laboralesdespués de que la persona a quien se dirige haya dejado claro que no está interesada. Chistes y/o insinuaciones de índole sexual. Comentarios acerca del cuerpo, vestimenta y/o apariencia general de una persona. Contacto físico no deseado. Exhibición y/o circulación en el lugar de trabajo de objetos y/o imágenes sexualmente sugestivas. Toda situación en que la aceptación y/o el rechazo de proposiciones sexuales se use, insinúe y/o amenace con ser usado como base en la toma de decisiones de empleo. Utilizar cualquier dispositivo (celular y/o computadora) para el envío de material gráfico sexual.
3.3. Abuso de Autoridad Se entiende por abuso de autoridad a toda aquella situación en la cual algún individuo hace uso de su posición y/o autoridad sobre otros, utilizando ésta como beneficio propio y/o en contra de los intereses de Trösten Transport, conllevando o no un mal comportamiento sobre otros, así como cualquier otro acto o conducta establecida en las leyes aplicables.
Todas aquellas personas a quienes se les ha confiado con una posición de autoridad sobre otros y/o de decisión en Trösten Transport, tienen la especial obligación de ejercerla con responsabilidad. Algunos ejemplos de abuso de autoridad son: • Incurrir en conductas de intimidación, hostigamiento y acoso. • Interferir con la capacidad de otros para trabajar eficientemente, obstaculizando su acceso a información y/o recursos. • Encomendar tareas y/o favores personales a los subordinados. • Plantear habitualmente exigencias laborales no razonables. • Utilizar los recursos y/o información que por su posición tiene a su alcance para fines personales. • Condicionar incrementos de sueldo, ascensos o asignación de cuentas a trabajos personales o conductas impropias o no profesionales.
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3.4. Abuso de Confianza En Trösten Transport la confianza es un pilar fundamental, congruente con nuestra forma de pensar hacia todos los que trabajan y tienen relación con la empresa. El mal uso que alguien hace sobre los recursos, información y/o accesos que le han sido otorgados con o sin la finalidad de obtener un beneficio personal y/o de lucro, perjudicando de manera directa o indirecta a la empresa, son actos que atentan en contra de la confianza depositada en todos los empleados, y que inclusive pudieran ocasionar graves daños y perjuicios a las empresas parte de Trösten Transport. Todas las personas que trabajamos en Trösten Transport, promovemos un ambiente de confianza, por lo cual somos responsables de denunciar aquellos hechos que demuestren lo contrario.
3.5. Mal uso de Información Confidencial Es nuestra obligación proteger la confidencialidad de la información que nos haya sido confiada en nuestra calidad de empleados de Trösten Transport, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. De la misma manera, no debemos usar o proveer a otros de información a la que se tiene acceso por el tipo de función que se ejerce, siendo o no en beneficio financiero o personal. La información que no haya sido clasificada como pública, no deberá ser compartida con ningún otro empleado y/o tercero, por lo que la revelación de ésta no se dará bajo ninguna circunstancia; en caso de que la divulgación de ésta sea necesaria para el desempeño correcto de la función de alguien, esto deberá ser previamente aprobado. Asimismo, el acceso no autorizado a información de tipo confidencial, que no sea comunicada a través del canal correcto, se considera una violación a esta norma. Algunos ejemplos de mal uso de información confidencial son: • • • • •
Compartir información que sólo deba conocer la persona que desempeña el puesto. Generar y expresar a otros las conclusiones personales creadas en torno a la información confidencial y/o privilegiada a la que se tenga acceso. Hacer uso o revelar la información confidencial para obtener un beneficio personal o para terceras personas ajenas a la empresa. Dar información que no esté clasificada como pública a alguna persona que labore y/o tenga relación con la competencia. Manipular la información confidencial a la que se tenga acceso en beneficio propio y/o que perjudique de alguna manera a la empresa.
3.6. Comunicación y Opiniones en Medios Externos Se considera un medio externo a todo aquel canal y/o persona ajena a Trösten Transport, como lo son proveedores, clientes, competencia, prensa u otros que puedan conllevar a la fuga de información y/o modificación de la imagen de la empresa en cualquier ámbito y/o rubro.
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Cualquier declaración pública en nombre y/o acerca de la empresa, podrá únicamente darse a través de las personas autorizadas para hacerlo. Cualquier persona que comunique información sobre Trösten Transport en medios externos sin el consentimiento y autorización explícita de las personas autorizadas para ello, estará incurriendo y actuando en contra del presente Código. Algunos ejemplos de comunicación y opiniones en medios externos son: • • •
Emitir una opinión y/o compartir información con medios externos sobre la situación y/o planes futuros de Trösten Transport. Expresar opiniones personales respecto de la empresa en medios externos, ya sea que perjudiquen o no la imagen del mismo. Brindar más información de la previamente autorizada, que no sea de tipo pública, que pueda o no ser utilizada en contra de Trösten Transport.
3.7. Uso de Fuentes y Clientes en Beneficio Personal Por la naturaleza de las operaciones de Trösten Transport, uno de los activos más importantes y de mayor valor agregado para el negocio son las fuentes de información y/o contactos. Por ello, es de vital importancia que todos los empleados procuremos siempre mantener una imagen ética y profesional ante ellos. Es imprescindible que aquellas personas que por su posición y/o responsabilidad dentro de Trösten Transport tengan acceso a información, utilicen estos contactos de acuerdo con los lineamientos que marca este Código de Ética y Conducta sin buscar obtener un beneficio personal y/o diferente a los objetivos del negocio. Algunos ejemplos de uso de información en beneficio personal son: • • • •
Contactar a nombre de Trösten Transport a alguna fuente con el fin de obtener información que no será publicada por la empresa. Utilizar fuentes de información generadas dentro de la empresa para obtener información útil para algún objetivo distinto a los de Trösten Transport. Dañar la reputación y/o imagen de algún cliente con el fin de generar conflicto entre Trösten Transport y dicho cliente. Solicitar algún favor especial y/o gratificación a alguna fuente a cambio de publicar y/o manejar de cierta manera información de dicha fuente dentro de los productos de Trösten Transport.
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3.8. Fraude
Para Trösten Transport la ética es primordial, tenga o no repercusiones legales. Por lo que cualquier actividad ilícita como lo es el fraude, se describe como una acción intolerable y que debe ser reportada a las autoridades. Se define como fraude para efectos de éste Código, toda actividad en la cual se obtiene de manera oculta o engañosa algún bien, remuneración económica o beneficio lucrativo que va en contra de lo autorizado por la empresa y/o la ley, lo anterior sin perjuicio de la definición que los Códigos Penales aplicables efectúen respecto de dicho delito. El fraude puede realizarse haciendo uso de la posición, información o recursos a los que se tiene acceso; por lo cual todo empleado de Trösten Transport que sospeche o detecte cualquier actividad de naturaleza dudosa, ocurrida o por incurrir, debe comunicarla inmediatamente al Comité de Integridad y/o a través de la línea de denuncia (Ver punto 4.3 del presente Código). Algunos ejemplos de fraude son: • • • •
Adueñarse mediante engaños de activos, incluidos activos de la empresa, nuestros clientes, proveedores. Facturaciones por más o por menos del valor justo, a petición de un cliente. Pagos realizados por cualquier objeto distinto al descrito en los comprobantes. Pago realizado en secreto a un empleado de Trösten Transport por un proveedor que pretenda desarrollar negocios con la empresa, a efecto de convencer a dicho empleado de que adjudique el negocio al proveedor o a efecto de obtener términos más favorables.
3.9. Conflicto de Interés El conflicto de intereses es aquella situación no ética, dentro del ámbito laboral, en que una persona actúa buscando obtener un beneficio personal, sobreponiéndolo al de Trösten Transport. Siempre debemos evitar cualquier situación que suponga un conflicto (o la apariencia de uno) entre intereses personales de quienes trabajamos para la empresa y nuestras obligaciones hacia la misma. Por ello, en toda ocasión en que se suscite un conflicto potencial, los intereses de la empresa deberán prevalecer sobre los nuestros; un conflicto de intereses aparente puede ser tan grave como uno real.
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3.10. Relaciones Internas Con el fin de mantener claridad y balance en la toma de decisiones al interior de la empresa es importante tener en cuenta que las relaciones de carácter personal al interior de Trösten Transport son un aspecto importante que se debe tomar en cuenta para evitar posibles conflictos de interés. Una relación interna resulta aquella que se genera y mantiene entre los empleados y/o directivos de la empresa. Algunos ejemplos de conflicto de intereses derivado de relaciones internas son: •
•
•
3.11.
Contratar como empleados o proveedores parientes de empleados ya sean directos o indirectos. Iniciar, mantener o formalizar una relación sentimental con algún otro empleado, sin dar aviso previo al Comité de Integridad para que ésta sea evaluada (Ver punto 4.2 del presente Código). Mostrar favoritismo hacia algún empleado, otorgándole concesiones o privilegios.
Relación con Clientes
En Trösten Transport sabemos que los clientes son una pieza fundamental de nuestro éxito; es por esto que todos los empleados mantenemos un trato de profesionalismo e integridad con cada uno de ellos. Definimos como cliente a toda persona que solicite o adquiera servicios brindados por la empresa.
Sabemos que los clientes son una pieza fundamental de nuestro éxito. Algunos ejemplos sobre conflicto de interés en cuanto a relación con clientes son: • • • • •
Realizar o solicitar favores a algún cliente en beneficio personal y/o sobreponiéndolo a los intereses de la empresa, obteniendo o no algo a cambio. Sacar provecho de la relación con algún cliente con el fin de obtener un beneficio personal. Iniciar o mantener una relación sentimental con un cliente sin dar aviso al Comité de Integridad para su evaluación (Ver punto 4.2 del presente Código). Realizar trabajos externos a la empresa para un cliente, obteniendo o no un beneficio personal. No dar aviso sobre alguna violación o falta de ética en la que incurra un cliente.
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3.12.
Relación con Proveedores
En un marco de respeto y competencia sana, Trösten Transport busca otorgar a los proveedores las mismas oportunidades para contratarlos, sin generar falsas expectativas, al mismo tiempo que se busca la mejor opción para la empresa. Definimos como proveedor a cualquier persona física y/o moral externa a la empresa que preste un servicio a la misma, con o sin fines de lucro. Es esencial mantener una relación profesional y ética con cualquier proveedor cumpliendo con los objetivos de Trösten Transport, sin incurrir o hacer parecer que existe un conflicto de interés. Algunos de los ejemplos de conflicto de interés en cuanto a relación con proveedores son: • • • •
Manipular o dar información engañosa sobre las ventajas de un proveedor para obtener o no un beneficio personal. Solicitar o aceptar una gratificación a cambio del otorgamiento de algún contrato de servicio o venta. Seleccionar y/o dar concesiones a un proveedor sobre otro sin tener una finalidad en beneficio del negocio y/o por favorecer a un conocido o familiar. No reportar al Comité de Integridad alguna acción detectada en el proveedor, cuya naturaleza ponga en riesgo el cumplimiento del presente Código.
Es esencial mantener una relación profesional y ética con cualquier proveedor.
3.13.
Relación con la Competencia
En Trösten Transport sabemos que la competencia nos obliga a ser mejores y a hacer mejor nuestro trabajo, para posicionarnos y mantenernos como los líderes de nuestra industria. La competencia se describe como aquellas empresas que, por la naturaleza de su negocio, ofrecen servicios y/o productos similares a los nuestros. Algunos ejemplos de conflicto de interés por relación con la competencia son: • • • •
Brindar información confidencial o mantener comunicación con la competencia obteniendo o no un beneficio personal. Prestar algún servicio a una empresa que por la naturaleza de su negocio es similar a la nuestra. Trabajar con empresas que son competencia nuestra, utilizando o no recursos de Trösten Transport. Iniciar, crear y/o invertir en una empresa que sea competidor de Trösten Transport, mientras aún exista una relación laboral.
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3.14. Protección de Activos Todos los empleados de Trösten Transport tenemos la responsabilidad y tarea de proteger y salvaguardar los activos que la organización nos encomienda ya sea para realizar de manera óptima nuestro trabajo o bien con la responsabilidad de resguardarlos. Los activos de la empresa son todos los bienes tangibles e intangibles, propiedad de la empresa, como oficinas, maquinaria, equipo, inventarios, efectivo, acciones y valores. También incluyen información, planes de negocios, marcas, patentes, nombres comerciales, imagen corporativa, tecnología de la información, entre otros. Los bienes se otorgan de acuerdo con la naturaleza de las funciones de cada puesto con el fin de facilitar el cumplimiento de éstas. Dichos bienes deberán utilizarse para desempeñar el trabajo y nunca para satisfacer necesidades y/o proyectos personales. Siempre que la legislación lo permita, Trösten Transport se reserva el derecho de controlar el modo en que los empleados utilizan los activos, incluyendo el derecho de inspeccionar todos los correos electrónicos, datos y archivos almacenados en los equipos de la empresa.
3.15.
Inmuebles
Se definen como bienes inmuebles a aquellos recursos de situación fija que no pueden ser desplazados, tales como las instalaciones y mobiliario, entre otros. Todo empleado de Trösten Transport es responsable de promover el respeto y correcto uso de los inmuebles que la empresa ha dispuesto para la ejecución de los negocios y actividades propias de la empresa. Algunos ejemplos de un mal uso de bienes inmuebles son: • • • •
3.16.
Hacer uso de los inmuebles para un beneficio personal, sea o no con fines de lucro. Dañar deliberadamente o por falta de cuidado los inmuebles de la empresa. Realizar algún trabajo y/o modificar algún inmueble propiedad de la empresa sin previa autorización. Queda prohibido el acceso a las instalaciones o inmuebles de trabajo con mascotas o animales, salvo los casos de perros guías.
Herramientas de Trabajo
Para Trösten Transport es esencial proporcionar las herramientas y/o equipo de trabajo necesarios a todos los empleados; sin embargo, es responsabilidad de cada empleado dar buen uso y salvaguardar la integridad de dichas herramientas.
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Se considera herramienta de trabajo a todo aquel material, recurso, información o medio de trabajo que la empresa pone a disposición de todos los empleados para poder realizar las actividades específicas y/o las tareas correspondientes a cada puesto de forma óptima, así como los servicios de los que disponemos y con los que trabajamos en la empresa, deberán únicamente ser utilizados con la finalidad de desempeñar las funciones encomendadas y en beneficio de la empresa misma; de ningún modo podrán ser utilizadas con propósitos distintos. Además, es nuestra obligación cuidarlos, evitar maltratarlos y/o desperdiciarlos.
Es responsabilidad de cada empleado dar buen uso y salvaguardar la integridad de dichas herramientas. Algunos ejemplos de mal uso de las herramientas de trabajo son: • • •
•
Utilizar las herramientas de trabajo para obtener un beneficio personal. Dañar de forma deliberada o por falta de cuidado las herramientas proporcionadas. Negociar y/o proporcionar las herramientas de trabajo a algún otro empleado de la empresa y/o personas externas que por la naturaleza de su puesto no deban tener acceso a dicha herramienta. Utilizar las herramientas de trabajo para un fin distinto al que se estipuló cuando fueron asignadas.
3.17. Correo Electrónico, Internet y Sistemas de Información Debes usar el correo electrónico y las cuentas de Internet de Trösten Transport con responsabilidad y proteger la seguridad de nuestros sistemas de información. Nuestros sistemas de tecnología de la información son un componente clave para el desarrollo de nuestra actividad comercial y se proporcionan con fines comerciales autorizados. El uso que hagas de estos sistemas debe estar en cumplimiento con nuestras normas de uso aceptables. Si bien por lo general no controlamos el uso que los empleados hacen de nuestros sistemas de información, Trösten Transport se reserva el derecho de controlar, registrar, divulgar, auditar y eliminar sin previo aviso, la naturaleza y el contenido de la actividad de un colaborador mediante el uso del correo electrónico, el teléfono, Internet y demás sistemas de la empresa, en la medida en que esté permitido por la legislación local.
3.18.
Propiedad Intelectual
En Trösten Transport siempre utilizaremos nuestras marcas registradas y otra propiedad intelectual de forma adecuada. Nuestra propiedad intelectual es un activo de valor incalculable que debemos proteger en todo momento. La propiedad intelectual incluye nuestras marcas registradas, marcas, diseño de embalajes, logotipos, derechos de autor, invenciones y/o patentes. En ningún caso debes permitir que un tercero use nuestras marcas registradas u otra propiedad intelectual sin la autorización debida y un acuerdo de licencia aprobado por la Dirección. Asimismo, nuestras marcas
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registradas nunca deben utilizarse en una manera degradante, difamatoria u ofensiva. Nuestra propiedad intelectual también incluye el producto del trabajo de los empleados. Como empleado de la empresa, cualquier trabajo que generes, en todo o en parte, con relación a tus obligaciones, y/o utilizando tiempo, recursos o información de la empresa, es propiedad de Trösten Transport. Debes divulgar cualquier invento relacionado con nuestra actividad comercial de forma inmediata para que pueda recibir la misma protección que otra propiedad intelectual de nuestra empresa. De igual forma, los empleados de Trösten Transport en ningún momento y bajo ninguna circunstancia utilizarán la propiedad intelectual de cualquier tercero sin su consentimiento expreso; esto incluye, sin limitar: marcas registradas, marcas, diseño de embalajes, logotipos, derechos de autor, invenciones y/o patentes.
3.19.
Estupefacientes dentro del lugar de trabajo
Para Trösten Transport es imprescindible contar con personas libres de la influencia de sustancias que pudieran impedir la realización de actividades de forma segura y efectiva. Está prohibido el uso, posesión, venta, transporte y distribución de drogas o de cualquier otra sustancia controlada. Cualquier empleado de Trösten Transport que se encuentre bajo los efectos nocivos de una droga, alcohol o cualquier otra sustancia será sujeto a las medidas disciplinarias correspondientes. Algunos ejemplos del uso indebido de estupefacientes dentro del lugar de trabajo son: • • •
3.20.
Introducir a las instalaciones de Trösten Transport alcohol y/o algún estupefaciente ya sea con el fin de consumirlo o no, sin previa autorización. Ingerir dentro de las instalaciones y/o en algún vehículo de Trösten Transport alcohol y/o algún estupefaciente sin previa autorización. Acudir al lugar de trabajo bajo los efectos del alcohol y/o algún estupefaciente que afecte el desempeño de sus funciones y/o juicio para la toma de decisiones.
Soborno y Corrupción
En términos generales, “corrupción” se refiere a la obtención de hecho o al intento por obtener un beneficio personal o una ventaja comercial a través de medios indebidos o ilegales.
En Trösten Transport tenemos cero tolerancia para los actos de corrupción y el soborno. Las decisiones de los empleados nunca deben verse influenciadas por la corrupción. Los arreglos corruptos con clientes, proveedores, u otros terceros quedan estrictamente prohibidos. La corrupción puede implicar el pago o el intercambio de cualquier cosa de valor, e incluye las siguientes actividades:
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• • •
La corrupción La extorsión Los sobornos
Las actividades corruptas no sólo constituyen una violación del Código, sino que también pueden implicar una violación grave de las leyes civiles y penales anti-soborno y anticorrupción en varios países. Si tienes conocimiento de un arreglo o acuerdo corrupto, real o potencial, comunícalo e informa de ello a través de la Línea de Denuncia (Ver punto 4.3 del presente Código).
4. Comité de Ética y Conducta El Código de Ética y Conducta de Trösten Transport ha sido diseñado para asegurar que todos nos comportemos de acuerdo con nuestros principios y valores dentro de la empresa y en sus negociaciones externas. El procedimiento establecido para tratar el incumplimiento del Código ha sido desarrollado para asegurar la uniformidad en el proceso.
4.1. Comité de Ética y Conducta La responsabilidad de garantizar el cumplimiento de nuestro Código reside en el Comité de Ética y Conducta. Sus funciones son las siguientes: • • • •
• •
Conocer, reclasificar, tramitar y resolver las denuncias recibidas. Resolver las situaciones en las que los intereses de Trösten Transport pudieran estar o parecer enfrentados a los de sus clientes, proveedores y colaboradores. Supervisar las investigaciones significativas de cuestiones planteadas; señalará responsables de entre sus miembros para investigar cada denuncia y recibir su informe. Asesorar sobre medidas correctivas al negocio: tomar las decisiones o realizar las recomendaciones pertinentes con base en las denuncias presentadas y encargar la ejecución de dichas decisiones a los departamentos internos que proceda. Informar con prontitud a los órganos de gestión y administración de Trösten Transport que correspondan, sobre posibles riesgos significativos para el grupo. Elaborar y difundir notas interpretativas sobre el Código y asegurar su aplicación práctica.
Cualquier duda que pueda surgir sobre la interpretación o aplicación de este Código de Conducta deberá consultarse con el Comité de Ética y Conducta.
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4.2. Integración del Comité de Ética y Conducta El Comité del Código estará compuesto por un máximo de cinco personas, designadas por Dirección. • • • •
José Luis Estrada Mena - Director de Administración y Finanzas Juan Manuel Espinosa Cárdenas - Director Comercial Juan Pablo Robles Hernández - Gerente de Recursos Humanos Jesús Fernando Vega García - Compliance Officer
4.3. Medios de denuncia El medio de denuncia formal para reportar una posible y/o real violación al presente Código de Ética y Conducta es a través del correo institucional: • •
canaldenuncia@global-lc.mx etica@trosten.com
Marcando al 722 430 2020 o al 722 822 30 91(Línea de Denuncia) También se puede dirigir un escrito directo a cualquier de los miembros enlistados que forman parte del Comité de Ética y Conducta y/o de manera presencial.
4.4. Proceso de denuncia El proceso que deberá seguirse para reportar una denuncia al Código de Ética y Conducta: 1. Envío de un escrito y/o correo a la cuenta etica@trosten.com, canaldenuncia@globallc.mx o algún miembro que lo conforma, describiendo la posible falta o conflicto de interés a evaluar, tomando en cuentas las siguientes características: Persona(s) que realizó la posible falta y posible falta cometida, evidencia (si se tiene). 2. Llamada al número telefónico: 722 822 30 91 o 722 430 2020 3. Reunión(es) por parte del Comité para evaluar la denuncia realizada. 4. Conclusión sobre la falta y la(s) sanción(es) a aplicar. 5. Comunicación sobre los siguientes pasos a seguir, si aplica.
4.5. Medidas disciplinarias La violación del Código, de nuestras políticas o de la ley puede resultar en: •
La aplicación de una medida disciplinaria, puede implicar la finalización de la relación laboral, en función de la naturaleza y la gravedad de la violación al Código, y
•
En el caso de violación de la ley, se podrán imponer penas civiles y/o penales por parte de un organismo del gobierno o un tribunal.
Código de Ética y Conducta | TRÖSTEN TRANSPORT
4.6. Vigencia El Código de Ética y Conducta entra en vigor en el día de su publicación a todos los empleados y estará vigente en tanto no se apruebe su derogación. Se revisará y actualizará periódicamente y, en su caso, se revisarán, actualizarán o implantarán las políticas, procesos y controles que resulten necesarios. Para ello, se tendrán en cuenta las sugerencias y propuestas que realicen los colaboradores y los compromisos adquiridos por Trösten Transport en materia de ética y cumplimiento.
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