Newsletter Public Update May 2022

PUBLIC UPDATE MAGAZINE, EDITIE MEI 2022

In deze editie o.a.:

TRIFINANCE, UW PARTNER VOOR EEN PERFORMANT AANKOOPBELEID EVOLUEREN NAAR ÉÉN SOCIALE WOONMAATSCHAPPIJ WERKEN AAN PERSOONLIJK LEIDERSCHAP

Inhoudstafel 'LAPLAND WAS EEN TUSSENSTOP IN MIJN CARRIÈRE' 4 MATIZ, DE RAPPORTERINGSTOOL VOOR DE PUBLIEKE SECTOR 8 EEN PERFORMANT LOKAAL KLIMAATBELEID 10 UW PARTNER VOOR EEN MODERN EN PERFORMANT AANKOOPBELEID 12 EVOLUEREN NAAR ÉÉN SOCIALE WOONMAATSCHAPPIJ 14 PROBLEEMOPLOSSEND WERKEN GEEFT PROJECT CONSULTANT 16 KAAT BUYSSE ENERGIE WIE ZIJN WIJ? 18 VACATURES IN DE KIJKER 19

2

TriFinance

VOORWOORD

Voorwoord Beste lezer, Zoals we reeds in onze vorige editie aanhaalde, creëert elke crisis nieuwe opportuniteiten voor zowel de markt als uw organisatie.

De Coronapandemie ligt nog maar net achter ons en de volgende grote uitdagingen kondigen zich al aan. Ongetwijfeld dient uw bestuursniveau zijn bijdrage te leveren aan het bestrijden van de klimaatcrisis en het intomen van de uit de pan swingende energieprijzen en/of het milderen van de sociaaleconomische gevolgen. Ook de impact van de oorlog in Oekraïne zal de komende maanden, en misschien zelfs jaren, de verschillende bestuursniveaus voor grote uitdagingen stellen.

De publieke sector heeft echter in het verleden herhaaldelijk bewezen dat ze in dergelijke omstandigheden boven zichzelf kan uitstijgen en er steeds in slaagt om resultaten neer te zetten.

In deze nieuwe editie van onze Public Update delen we graag enkele inzichten en best practices die u kunnen helpen om deze uitdagingen aan te gaan. Hoe belangrijk is persoonlijk leiderschap in uw organisatie en hoe kan je het ontwikkelen? Hoe zet je een individueel groeitraject op maat van je medewerker op en hoe geef je het concreet vorm?

Daarnaast bekijken we hoe MATiz als cash planning tool kan bijdragen aan het balanceren van uw kasstromen. In het kader van de integratieoefening die voorligt in de sociale huisvestingssector delen we graag onze visie. Tenslotte ervaren we dagelijks dat een performant aankoopbeleid op poten zetten niet evident is. Ook hierover delen we graag onze inzichten.

Wij wensen u alvast zeer veel leesgenot toe.

Het TriFinance Public Sector team

Public Update

3

INTO THE WILD

'Lapland was een tussenstop in mijn carrière' Najaar 2021 trok Veerle Poelmans, toen nog Algemeen directeur Lokaal bestuur in Niel, naar Lapland om haar 50ste verjaardag te vieren. Het moest een fysieke challenge worden die haar meer zelfinzicht zou geven en tegelijk een coaching in persoonlijk leiderschap. In haar rol als business manager bij TriFinance Public Sector kijkt ze in dit interview terug op significante momenten uit haar loopbaan en op de lessen van het hoge Noorden: 'Improviseren kun je daar niet,' zegt ze. 'Ik heb geleerd dat je meer uit een project haalt als je goed voorbereid bent'.

INTO THE WILD ALS ZELFONTDEKKING: ADVENTURE+ Een hele zondag vliegen naar Kiruna, Zweden, op de 68ste breedtegraad meer dan duizend kilometer ten noorden van Stockholm. Het is september 2021. Op maandag dropt een helikopter Veerle Poelmans en zeven andere deelnemers aan Into the Wild te midden van het ijzige, van God verlaten Lapland voor een zesdaagse trektocht. Adventure+, met een focus op volharding en persoonlijk leiderschap.

Een paar weken eerder hadden de deelnemers online kennisgemaakt, zich voorbereid en hun materiaal afgehaald. Acht deelnemers uit diverse hoeken van het land, ondernemers, mensen in een leidende functie, plus coach Ben Sansen.

Iedereen had een buddy toegewezen gekregen, kwestie van niet geheel en al op jezelf aangewezen te zijn.

Vanaf het droppingpunt is het honderd kilometer stappen door sneeuw en ijsregen. Twintig kilometer per dag gemiddeld. Vijf dagen slapen onder de sterrenhemel in een eenpersoonstent. De hutten die in het zomerseizoen een comfortabel alternatief bieden, worden in september al niet meer uitgebaat. Eten voor de hele trip dragen de deelnemers met zich mee. Ontbijt, energierepen, ‘s avonds een typische trekkingmaaltijd: gedroogde voeding of maaltijden uit een zakje op te warmen op een gaspit.

trektocht door Lapland met een focus op persoonlijk leiderschap. Op een infosessie leerde ik dat het een serieuze fysieke uitdaging was, gekoppeld aan een coaching-leiderschapstraject. De ideale combinatie. Op het vlak van coaching en leiderschap had ik al veel training gekregen bij SD Worx, een van mijn vroegere werkgevers, maar dit soort coaching in het wilde Lapland zonder internet of mobiel leek mij ideaal als reflectiemoment.’

Veerle meldde zich aan voor Into the Wild in 2020, toen ze nog als Algemeen directeur Lokaal bestuur bij de Gemeente Niel werkte. Door de Corona-pandemie werd het plan on hold gezet. Bedoeling was het traject te lopen nog tijdens haar periode bij de gemeente.

Veerle Poelmans: ‘Ik had echt behoefte aan die training en aan een uitdaging. Ik zat constant in een modus van crisismanagement. Als de buitenschoolse kinderopvang geregeld was en de rust weer een beetje teruggekeerd, viel er iemand weg op de dienst Omgeving of bij het OCMW. Het huis was nooit op orde. Dat is wellicht inherent aan werken voor lokale overheden. Elke dag waren er beslissingen te nemen. Ik ben iemand die graag snel beslist, maar in een politieke context is dat niet evident omdat je rekening moet houden met politieke gevoeligheden en politieke druk.’

EEN EENZAME JOB VOOR EEN VERBINDER

4

EEN LEIDERSCHAPSTRAJECT ALS VERJAARDAGSCADEAU

Waarbij je zaken moest oplossen in functie van politieke belangen?

‘Toen ik vijftig werd, wou ik mezelf een cadeau doen,’ zegt Veerle Poelmans, business manager bij de Public Sector Blue Chip Boutique. ‘Dat werd Into the Wild, een meerdaagse

Veerle Poelmans: ‘Ja, maar als administratie moet je altijd de politieke neutraliteit bewaken. Dat is erg moeilijk als je nieuw bent in de job. Na verloop van tijd dacht ik: “Dit is

TriFinance

Er bestaat een grote behoefte aan expertise en ondersteuning bij de lokale besturen. Als consultant kun je daar echt impact hebben en meerwaarde creëren

een beslissing, dat doen we zo.” Ik ben nogal een verbinder.

Iemand die aansluiting zoekt. Dat heeft me geholpen In de relatie met het college en met de burgemeester, met wie ik vaak één op één overlegde.

‘Op zich was het permanente brandjes blussen lastiger dan in vorige jobs. Ik had wel collega’s directeurs, maar stond er in laatste instantie alleen voor. In privé-bedrijven heb je vaak betere omkadering. Er is wel een beroepsvereniging Excello, die steeds meer doet, maar hoofdzakelijk is het een eenzame job.’

IJVEREN VOOR OPLEIDINGEN De keuze voor Into the Wild was op zich al een blijk van self-leadership. Je had tweederde van je loopbaan achter je en je beslist autonoom om het over een andere boeg te gooien. Vind je dat overheden anders omgaan met mensen en hun groei?

Veerle Poelmans: ‘Hoe langer hoe beter, maar ik heb daar echt voor moeten ijveren.Toen ik startte bij de gemeente volgden mensen een opleiding omdat ze moesten. Dat heb ik meteen afgeschaft. Opleidingen werden beschouwd als een incentive. Ik heb binnen de gemeente snel een aantal opleidingen in company georganiseerd en iedereen een aantal basics laten volgen. Niet alleen de happy few. In het kader van het nieuwe meerjarenplan heb ik ervoor geijverd dat er voor het verbeteren van de opleiding van mensen en van de organisatie tout court specifieke doelstellingen werden opgenomen. Daardoor kwam er opleidingsbudget vrij.’

EINDVERANTWOORDELIJKHEID EN COMPANY PRIDE Wat vond je leuk aan de job in Niel en wat vind je leuk aan je huidige job?

Veerle Poelmans: ‘Ik wil mij amuseren in mijn job. Dat was het geval, maar niet altijd. Het leuke aan de job in Niel is dat je als leidinggevende eindverantwoordelijkheid hebt. Op het moment zelf ervaar je dat niet noodzakelijk zo, maar achteraf stel je wel vast dat het leuk was. Ook omdat mensen na je vertrek nog om input of hulp vragen, niet alle tachtig, maar toch een tiental (lacht).

‘Het leuke aan de job bij TriFinance nu is opnieuw te kunnen werken in een team. Dat heb ik hard gemist. Plus de omkadering en de trots. Bij SD Worx had ik dat ook. Ik was er fier op dat ik voor SD Worx werkte.

‘Vanuit mijn rol als Business Manager bij TriFinance vind ik de markt van de lokale besturen erg interessant. Je kunt daar als consultant direct meerwaarde bieden. Sowieso al vanuit de staffingopdrachten. Er bestaat nu eenmaal een grote behoefte aan expertise en ondersteuning bij de lokale besturen. Bovendien kun je met consulting nog veel meer impact hebben en waarde creëren.’

Wat heeft je uiteindelijk weer naar het bedrijfsleven gedreven?

Veerle Poelmans: ‘De commerciële drive, bijvoorbeeld. Het moet soms ook kunnen vooruitgaan. Bij de gemeente miste ik resultaatgerichtheid en focus. Iets is niet goed omdat je ergens mee bezig geweest bent, uiteindelijk moet het resultaat daar liggen. Samenwerken met lokale politici kan intellectueel een uitdaging zijn. Gelukkig had ik mijn loopbaanrugzakje, met al de ervaring, competenties en soft en hard skills die ik in de loop der jaren had bijeengebracht. Ik ben bij SD Worx indertijd

Public Update

5

INTO THE WILD

weggegaan met een erg goed gevoel, en ik wilde niet persé terug naar SD maar zocht wel iets gelijkaardigs, en dat heb ik bij TriFinance wel gevonden.’

LAPLAND ALS CARRIÈRETUSSENSTOP Into the Wild en het daaraan verbonden leadershipverhaal waren dus meer een excursie dan dat het een training was voor je toenmalige job of een voorbereiding op je huidige job?

Veerle Poelmans: ‘Het was een soort tussenstop. Dat klopt.

Maar de ervaring helpt me nu wel om een aantal dingen te benoemen waarvan ik me nog niet bewust was. Ik begrijp nu beter wat een mindset is, en in welke mate gedachten je handelen kunnen beperken of versterken.

‘Dat werkt echt. Tijdens de trek door Lapland heb ik dat letterlijk gevoeld. Met een rugzak van dertien kilo moet je permanent riviertjes oversteken. Initieel probeer je geen natte voeten te krijgen, want je krijgt die schoenen niet meer droog. Het is natuurlijk erg koud. Maar als je daarop begint te focussen, dan verlies je om de haverklap je evenwicht. Je zet je voeten niet op de goede stenen. Niet doen dus.’

DOOR HET PRACHTIGE LANDSCHAP MET JE WAARDENKOMPAS Was er tijdens de tocht een soort gespreksthema voor de dag?

Veerle Poelmans: ’Elk ochtend geeft de coach een introductie.

Je krijgt een thema mee ter overweging. Daar wordt dan over gespard met de anderen. Doordat je elke dag twintig kilometer stapt, heb je veel tijd om na te denken. Je loopt door het prachtige landschap en je kunt praten, of ook niet. Het is geheel aan de deelnemers of ze daarover praten met anderen, of niet. Je komt volledig tot rust en daardoor blijf je wel doordenken op dat thema. Iedereen gaat daar op haar manier mee aan de slag.

‘Het eerste thema was bijvoorbeeld je waardenkompas. Welke waarden zijn voor jou belangrijk? Zo stelde ik vast dat ik het belangrijk vind te weten wat mijn bestemming is. Niet zoals een kind dat denkt: ‘hoever is het nog?’, maar ik heb behoefte aan een duidelijk perspectief. Ik wil wel weten, waar ligt het eindpunt voor vandaag? Waar kan ik mijn tent opzetten?

‘Ben Sansen , de coach, sprak in redelijk algemene termen over de route. “Vandaag is het eerst een stuk vlak, dan een eind naar beneden, dan weer een stuk vlak, en dan weer naar beneden”. Ik herinner me een koude dag met veel sneeuw en veel sneeuwregen. De groep was helemaal uiteengevallen.

Ben liep helemaal achteraan met iemand die in moeilijkheden was geraakt. We hadden vijftien kilometer gelopen en hadden het laatste vlakke stuk bereikt, en we waren nog niet op onze bestemming. Dat maakte me echt boos. “Ben, sorry, je had gezegd dat we er na het laatste vlakke stuk zouden zijn, maar nu zijn we er nog niet!’ ‘Wil je weer weten, hoe ver het nog is?’

6

TriFinance

lachtte hij toen.’Aan die Sami-huisjes daar in de verte zijn we op onze bestemming,” zei hij.

‘Op dat moment was ik me ook gaan afvragen waarom ik niet langer in Niel wou blijven werken. Ik had meer perspectief nodig. Ik vroeg me af of ik nu nog een volledige legislatuur kon volhouden.

‘De laatste twintig kilometer was een solowandeling. Die deed iedereen helemaal alleen. Dat leefde heel erg in de groep. Ik keek daar tegenop: 24 uur alleen. Niet dat ik schrik had om te vallen of zo, maar het was een bevreemdende ervaring voor mij. De meesten vonden dat het leukste stuk, maar het was niet meteen aan mij besteed.'

DE FIXER BEREIDT ZICH VOOR In je testimonial www.intothewild.coach/getuigenissen zeg je van jezelf dat je een ‘fixer’ bent. Dat je er vaak onbezonnen invliegt. Deed je dat daar ook?

Veerle Poelmans: ‘Eigenlijk ben ik een fixer, iemand die zaken oplost en vooral doet. Ik denk niet altijd hard genoeg na, maar voor Lapland was ik goed voorbereid. Improviseren kun je daar niet. Ik heb geleerd dat je meer uit een project haalt als je goed voorbereid bent. Ik had me heel sterk gefocust op het pakken van mijn rugzak, die niet meer dan twaalf kilo mag wegen. Die had ik minutieus en weloverwogen gepakt. Ook over mijn kleding had ik bijvoorbeeld erg goed nagedacht. Ik had fysiotherapie gevolgd om me fysiek voor te bereiden, want een goede conditie is essentieel.'

Heb je dat meegenomen in je dagelijkse leven na je terugkomst?

Veerle Poelmans: ‘Ik vlieg er niet meer in als een kip zonder kop. Ik ben nogal analytisch van aanleg, maar ik bereid me nu altijd goed voor. Anderen vertelden met dat ze daar vooral rust en structuur hadden gevonden, waardoor ze nu ook rust en structuur in hun dagelijks leven brachten. Voor anderen was ook de digital detox cruciaal.’

Heb je tijdens de tocht nagedacht over de laatste vijftien jaar van je loopbaan?

Veerle Poelmans: ’Dat denkproces is in gang gezet, maar het is net iets te vroeg. Ik denk dat ik over twee jaar nog eens terugga. Into the wild was voor mij een pauzeknop. Als ik over twee jaar terugga, denk ik dat het effectief iets anders zal zijn, dat ik dan effectief vooruit zal kijken hoe ik de rest van mijn loopbaan wil vormgeven.’

Ik heb behoefte aan perspectief. Ik wil weten waar het naartoe gaat. Waar kan ik vanavond mijn tent opzetten?

Public Update

7

M AT I Z

WAT KUNNEN WE VOOR U BETEKENEN? Onze oplossing is modulair opgebouwd, zodat deze kan worden afgestemd op ieders maat. Deze modules zorgen voor een snelle en budgetvriendelijke opstart van jullie rapportering, waarna deze kan verder worden uitgebreid met andere databronnen en visualisaties.

MATIZ

De rapporteringstool voor de publieke sector

» Implementatie MATiz: aan de hand van een projectmatige aanpak wordt MATiz geïmplementeerd en overgedragen, als een ‘starterbox’ waarmee u op korte termijn grote stappen kunt zetten op vlak van geautomatiseerde rapportering; we geven jullie niet alleen toegang.

In het voorjaar organiseerde TriFinance verschillende interactieve webinars rond de rapporteringsoplossing ‘MATiz’. Tijdens deze webinars peilden we o.a. naar de huidige omstandigheden waarin gemeenten en steden hun rapportering uitvoeren. In totaal bereikten we een vijftigtal lokale besturen.

» Procesbegeleiding: samen met u bepalen we welke KPI’s er voor uw organisatie cruciaal zijn en hoe we deze kunnen meten. » Training / coaching op Business Intelligence vlak: wij bieden diverse trainingen op maat aan en kunnen gericht per topic coaching bieden rond diverse rapporteringsvraagstukken in Power BI.

SCHAT UW KASSITUATIE IN

» Ontwikkeling van dashboards op maat.

Tijdens de gesprekken met de financiële directeurs is er een vraag die vaak terugkeert: de mogelijkheid om de kastoestand over een bepaalde periode weer te geven en te simuleren. Een terechte vraag. De optie hebben om te anticiperen op een eventueel kastekort is geen overbodige luxe.

MATIZ BIEDT HIEROP EEN ANTWOORD, NAMELIJK MET EEN CASHPLANNING TOOL Hoe gaat dit concreet in zijn werk? Via een koppeling met de Power BI rapporteringstool worden de openstaande vorderingen en leveranciers opgehaald. Daarnaast heeft de gebruiker nog de optie om naast o.a. de lonen, leningen, subsidies en belastingen manueel onvoorziene uitgaven of opbrengsten toe te voegen. Door het aanleveren van deze gegevens kan een nauwkeurige kaspositie op korte(3 maanden) en lange termijn (1 jaar) geschetst worden.

Eventuele tekorten kunnen hierbij tijdig worden opgespoord.

Herken je jezelf in deze uitdagingen? Ontdek welke meerwaarde MATiz u kan bieden in onze virtuele sessie op 16 juni.

Voor meer informatie kan u mailen naar matiz@trifinance.be

Values:

Kaspositie -

Bankstanden

14 mil 12 mil 10 mil 8 mil 6 mil 4 mil 2 mil

8

TriFinance

Dec ‘20

Nov ‘20

Oct ‘20

Sep ‘20

Aug ‘20

Jul ‘20

Jun ‘20

May ‘20

Apr ‘20

Mar ‘20

Feb ‘20

Jan ‘20

0

Public Update

9

E E N PE R F O R M A N T LO K A A L K L I M A AT B E L E I D

KLIMAAT

Op weg naar een performant lokaal klimaatbeleid?

De European Green Deal, op Vlaams niveau doorvertaald naar het Lokaal Klimaat- en Energiepact en het Burgemeestersconvenant, benadrukken het belang en urgentie van een lokaal transversaal klimaatplan. In 2018 ging de Stad Roeselare samen met TriFinance de uitdaging aan om een programma op te stellen dat door bestuur, administratie en burger werd gedragen. In dit interview blikken Project Consultant Helena Vandekerckhove en Business Manager Bart Van der Velde bij TriFinance Public Sector terug op deze succesvolle case. Ze delen hun inzichten over dit traject om zo ook het bewustzijn en de urgentie bij andere lokale besturen te stimuleren.

Waar liggen volgens jou vooral de uitdagingen voor lokale besturen?

Helena Vandekerckhove: Lokale besturen worden met verschillende uitdagingen geconfronteerd bij het opzetten, uitvoeren en rapporteren van een klimaatplan. Er dient meer transversaal en beleidsmatiger gewerkt te worden. Om dit in te bedden en om steden en gemeenten te engageren om de klimaat- en energiedoelstellingen van de Europese Unie te behalen werd het Burgemeestersconvenant in het leven geroepen. Het convenant is echter bijzonder abstract opgebouwd en lokale besturen moeten aan de slag met doelstellingen zoals: “Er moet 20% minder energieverbruik zijn.”

Het is een grote uitdaging om dit te concretiseren en in te bedden in het meerjarenplan. Vaak hebben gemeenten al een resem aan klimaatacties ondernomen zoals opruimacties of boomplantacties, maar deze zijn niet gelinkt aan de klimaatdoelstellingen. Bovendien worstelt men fel met het becijferen van de klimaatimpact van deze acties.

Daarnaast wordt klimaat vaak gezien als een apart beleidsdomein met een klimaatambtenaar die kleine acties organiseert. Bij alles wat het bestuur onderneemt zou men zich echter moeten afvragen: ”Hoe kunnen we dit duurzaam doen?” Het gaat over een nieuwe mindset waarbij je als organisatie een klimaatbril opzet bij elk project. Hier botst de silowerking, die vroeger is ontstaan om efficiënter te werken, op haar grenzen. Duurzaamheid eist een transversale aanpak over de verschillende beleidsdomeinen in combinatie met met de gehele organisatie.

Bart Van der Velde: We zagen in onze dagelijkse contacten heel veel lokale besturen met deze uitdagingen worstelen.

Wanneer ook nog het Lokaal Klimaat- en Energiepact door de Vlaamse Overheid werd gelanceerd, werd de situatie nog prangender. Men had zich wel geëngageerd om de doelstellingen te

10

TriFinance

behalen, maar hoe dit dan concreet aan te pakken was en is voor velen nog een groot vraagteken. De eigen organisatie mist, vaak omwille van haar schaal, de expertise en/of de capaciteit en trekkracht om hier zelf mee aan de slag te gaan.

Helena, wat was jouw rol in het project bij Stad Roeselare?

En hoe heb jij jouw expertise ingezet?

Helena Vandekerckhove: Als programmamanager was ik verantwoordelijk voor het opzetten en daarna opvolgen van een klimaatprogramma. Bij de start van het project heb ik vooral geluisterd naar de verschillende diensten om iedereen op één lijn te krijgen. Het is cruciaal dat zo’n klimaatplan door de volledige administratie wordt gedragen.

Voor we effectief het programma gingen opmaken, hebben we een selectie gemaakt van relevante projecten en acties uit het meerjarenplan. Vervolgens werd een brainstormsessie georganiseerd om de impact hiervan in te schatten. Aan de hand van workshops met alle afdelingen werd het programma verder vormgegeven. Hierbij was het van belang doelstellingen te concretiseren en onze expertise samen te leggen. Vaak is er voldoende kennis binnen het bestuur, maar wordt deze onvoldoende benut door silowerking.

Wat is de kracht van een externe consultant in dit verhaal?

Bart Van der Velde: Veel lokale besturen ontbreken de schaal en de middelen om zelf een klimaat-programmamanager aan te werven. Het is veel realistischer, en volgens mij ook efficiënter, om bijvoorbeeld één jaar lang voor 1 à 2 dagen per week iemand met de juiste expertise en competenties extern in huis te halen om het project te trekken. We hebben het hier niet enkel over duurzaamheidsexpertise, maar ook over project- en veranderingsmanagement vaardigheden. Als je bovendien iemand

extern dat specifieke mandaat geeft, geloof ik dat meer medewerkers voor dergelijk traject open staan. Er ligt beleidsmatig immers vaak veel op de plank. De kunst bestaat erin om met alle bouwblokken een nog sterker verhaal te brengen. Overigens spelen er in dergelijke discussies vaak conflicterende belangen.

Zo wil de facilitair manager graag de volledige vloot vergroenen terwijl het hoofd van de technische uitvoeringsdienst op de rem staat omwille van bereik en paardenkracht. Ik ben ervan overtuigd dat een consultant hier makkelijker van op een afstand naar kan kijken en zo efficiënter consensus kan creëren.

Bart Van der Velde: Een stap die vaak onderschat wordt, is kijken naar wat er reeds op tafel ligt en dit ook buiten het specifieke milieudomein. Zo kan je bijvoorbeeld met een duurzame fiscaliteit of vergunningsbeleid ook een stevige klimaatimpact realiseren. Een tweede belangrijk aspect is focus. Ga niet voor 20.000 verschillende acties, maar voor prioritaire doelstellingen die van onderuit, door medewerkers en bevolking, worden gedragen. Zet je middelen dus in op één of twee prioriteiten die voor jouw bestuur het meest relevant zijn.

Vergt een gedragen klimaatbeleid geen stevige investering?

Helena Vandekerckhove: Als consultant heb je kennis over hoe je een transversale structuur kan inbouwen en hoe deze eruit hoort te zien. Daarenboven is een consultant ook op programmaniveau van meerwaarde om duidelijk de verschillende verantwoordelijkheden en rollen af te bakenen. Het gaat over de juiste mensen op het juiste moment samenbrengen en ondersteunen. Voor elk lokaal bestuur is deze structuur anders, het is maatwerk.

Wat is essentieel om een succesvol klimaatplan op te stellen?

Helena Vandekerckhove: Naast het transversale aspect, is draagvlak creëren en behouden een belangrijke factor.

Iedereen holt achter hun projecten aan zonder met elkaar te communiceren en zonder te co-creëren. Het is belangrijk te evolueren naar een lokaal bestuur dat zich samen, met alle interne en externe partners, engageert voor een klimaatplan.

Daarnaast moeten geleerde lessen voldoende vertaald worden naar andere diensten en nieuwe projecten. Die reflex zit er vaak nog niet in, bv. wanneer een studiebureau wordt aangesteld bij de heraanleg van een weg, maar daar vervolgens de milieuambtenaar niet bij betrekt. Op zo’n moment worden kansen gemist om, naast onderhoud en veiligheid, duurzaamheid een rol te laten spelen. Het is belangrijk de kennis van de milieuambtenaar maximaal in te zetten. Het is die kennis die doorheen de volledige administratie zou moeten stromen, zodat alle diensten de doelstellingen begrijpen en uitdragen.

Het is pas dan dat je aan kennisopbouw, bewustwording en draagvlakcreatie doet.

Bart Van der Velde: Uiteraard kost koken geld. Het spreekt dus voor zich dat als je acties wil uitrollen en resultaten wil boeken op het terrein, je als bestuur middelen zal moeten voorzien. Er zijn echter binnen het Lokaal Klimaat- en Energiepact voor elke gemeente heel wat Vlaamse middelen beschikbaar die momenteel vaak nog niet worden aangeboord. Zelfs de personeelskost, ook die van een externe consultant, kan je laten subsidiëren. Dus hier zitten zeker mogelijkheden.

Bovendien stellen we vast dat er vaak heel wat middelen in het budget voorzien zijn, maar dat ze omwille van reeds aangehaalde uitdagingen, niet besteed kunnen worden.

Hoe groot is de impact van de huidige energiepolitiek op het klimaatplan?

Helena Vandekerckhove: De huidige energiepolitiek heeft een grote impact. Energiebesparing en hernieuwbare energie opwekken is nu top of mind bij het bestuur, maar ook bij de burger. Het onbegrip bij de burger is de laatste jaren enorm toegenomen. De pandemie heeft de aandacht voor een groene omgeving vergroot. Een programmawerking biedt het voordeel dat er een overzicht van geplande acties over de legislatuur bestaat, en dat geeft de mogelijkheid aan het bestuur om zich flexibel op te stellen in functie van de opportuniteiten We zijn er vast van overtuigd dat lokale besturen hier echt een verschil kunnen én moeten maken. TriFinance Public Sector is alvast bereid om u met raad en daad bij te staan.

Public Update

11

TRIFINANCE

TRIFINANCE

Uw partner voor een modern en performant aankoopbeleid De voorbije jaren ondersteunde TriFinance Public Sector de aankoopdienst van talloze publieke klanten. Omdat de uitdagingen divers zijn, bouwden we hierrond een sterke en gediversifieerde expertise uit in ons team overheidsopdrachten.

Tal van organisaties worstelen vandaag met het aantrekken van de juiste profielen, maar ook uitval en een hoog verloop maken tijdelijke ondersteuning noodzakelijk. Er wordt in vele organisaties nog sterk ad hoc gewerkt, zonder veel planning, monitoring en analyse. Door een tekort aan expertise ontstaan er fouten en het ontbreekt vaak aan efficiënte processen. Dit alles maakt het opzetten van een performant aankoopbeleid een hele uitdaging. Bovendien deden ook grote publieke organisaties, met reeds een sterke aankoopdienst, beroep op TriFinance omdat ze hun afdeling wendbaar willen inrichten en zo tijdelijke pieken in werkdruk op te vangen.

Daarenboven groeit het besef dat aankoop echt een vak apart is, met specifieke expertise in een centrale aankoopdienst, die een strategische plaats in de organisatie inneemt.

De structuur en de processen dienen hertekend te worden, zodat de aankoopdienst zijn rol als klantgerichte business partner kan opnemen.

Om op al deze uitdagingen een antwoord te bieden, bouwden wij de voorbije jaren ons team overheidsopdrachten verder uit. Een tiental consultants staan onze klanten dagelijks bij met een uitgebreid gamma aan diensten. Het kan gaan van strategisch advies, technische ondersteuning tot volledige operationele ontzorging. Ook voor organisatieontwikkeling, spend- en contractanalyses, (strategische) planning en de opleiding en begeleiding van nieuwe medewerkers kan u bij dit Shared Service Center Overheidsopdrachten terecht.

12

TriFinance

ONDERSTEUNING VAN DE AANKOOPDIENST OP AFROEP VOOR HASSELT

Sinds 2019 heeft TriFinance een raamovereenkomst met de stad Hasselt waarmee men flexibel, op afroep, in functie van de werkdruk bijkomende capaciteit kan inzetten. De stad bezorgt ons een lijst met op te nemen dossiers. We bekijken samen welke mate van ervaring en expertise hiervoor nodig is. Tenslotte gaat TriFinance aan de slag en nemen we voor deze dossiers het aankoopproces integraal over.

DE SPEND-ANALYSE, PRIORITEITENBEPALING EN PLANNING VOOR MAARKEDAL

TriFinance ondersteunt de gemeente Maarkedal operationeel op haar aankoopbeleid. Om eerder proactief te werken en een last minute, eerder reactieve, aanpak te vermijden, maakten we een spend- en contractanalyse op. Zo kregen we een beeld van de belangrijkste leveranciers, hun contracten en de gevolgde procedures. Hieruit destilleerden we een risicoanalyse. Deze informatie, in combinatie met de prioriteiten van het bestuur brachten ons tot een duidelijke en haalbare planning.

MENTORING VAN EEN NIEUWE AANKOPER OP AFROEP VOOR KORTENBERG

Bij de gemeente Kortenberg ging een nieuwe aankoper aan de slag waarbij hij met de nodige basisopleidingen werd klaargestoomd. In deze opstartfase botste hij vaak op praktische, technische en juridische vragen. De hulp van TriFinance werd hier ingeroepen om op afroep alle vragen te beantwoorden.

Het lokaal bestuur maakt zo gebruik van onze expertise om de groei van haar medewerkers te ondersteunen.

DE ONTWIKKELING VAN EEN CENTRALE AANKOOPDIENST VOOR DE PINTE

Het bestuur wou de overstap maken van een decentrale aanpak naar een gecentraliseerde aankoopdienst als business partner van de organisatie. De structuur en bijhorende functiebeschrijvingen moesten worden uitgetekend. Daarnaast ontwierp TriFinance, in cocreatie met de medewerkers, de nieuwe processen en legden we de rollen en verantwoordelijkheden vast. Tot slot ondersteunden we De Pinte bij de uitrol van het nieuwe geheel.

Public Update

13

É É N S O C I A L E W O O N M A AT S C H A PPI J

REFERENCE CASE

Evolueren naar één sociale woonmaatschappij In oktober 2021 besliste de Vlaamse overheid dat de verschillende actoren die actief zijn in sociale huisvesting, dienen te fuseren tot één sociaal verhuurbedrijf voor een bepaald werkingsgebied. Dit betekent dat de sociale huisvestingsmaatschappijen en de sociale verhuurkantoren vanaf 2023 verder gaan als eengemaakte organisatie, ‘de woonmaatschappij’. Elke woonmaatschappij krijgt minstens 1.000 sociale huurwoningen onder haar hoede.

Met deze beslissing tracht de Vlaamse overheid de schaal waarop sociale huisvesting wordt georganiseerd te vergroten en de aanwezige expertise in de verschillende maatschappijen te centraliseren. De schaalvergroting zou ook moeten leiden tot een vermindering van de kosten.

De huurders van sociale woningen wordt een eenvoudiger servicemodel beloofd, omdat er slechts één aanspreekpunt overblijft in de toekomst.

AANBOD EN EXPERTISE VAN TRIFINANCE PUBLIC

De Ideale Woning, een grote huisvestingsmaatschappij met 8.000 woningen in de portefeuille in Antwerpen en omgeving, benaderde TriFinance met een op het eerste zicht eenvoudige vraag. In lijn met het nieuwe decreet zou de huisvestingsmaatschappij zich naar de toekomst toe in vier delen moeten opsplitsen.

Het traject voor de vorming van de woonmaatschappijen is complex en ingrijpend. Trifinance beoogt met haar ondersteuning een houvast te bieden aan de woonactoren. Die houvast kan geboden worden op het vlak van technische materie zoals bijvoorbeeld financiële analyses, alsook op het vlak van procesondersteuning en verandermanagement. De Ideale Woning vroeg om een financiële analyse om een basis te hebben voor het nemen van beslissingen.

De klant vroeg TriFinance om een prognose te maken van de financiën voor de komende tien jaar. TriFinance’ pragmatische insteek kwam duidelijk terug in de flexibiliteit die men de klant aanbiedt in deze oefening. De huisvestingsmaatschappij krijgt namelijk de mogelijkheid om via een aantal parameters de prognoses zelf aan te passen in het door TriFinance ontwikkelde dashboard, zodat ze de impact van verschillende beleidskeuzes in de tijd kan projecteren.

De Ideale Woning vroeg aan TriFinance om een aantal financiële simulaties te maken en om in kaart te brengen wat de opsplitsing financieel zou kunnen betekenen voor de vier afzonderlijke delen. De simulatie werd gemaakt op het vlak van patrimonium, leningen, huurinkomsten, huurlasten, personeelsbudget, onderhoudskosten en toekomstige projecten. Op basis van een door TriFinance ontwikkeld dashboard zou De Ideale Woning deze analyse gebruiken om keuzes te maken in de opsplitsing en overdracht van

Mede dankzij de korte lijn en de vlotte samenwerking tussen De Ideale Woning en TriFinance waren we in staat om een kwalitatief antwoord te bieden op de vraag van de klant. Vanzelfsprekend botsten we ook op de nodige uitdagingen. De weg naar de nieuwe woonmaatschappijen is complex en de termijn voor de vorming is zeer kort. Onze opgebouwde expertise zal ons, rekening houdend met de unieke context van elke speler, helpen om uitstekende resultaten te boeken. TriFinance Public zal de komende tijd

De aangekondigde fusies zorgen uiteraard voor grote uitdagingen in de sociale huisvestingssector. Binnen een tijdsbestek van ongeveer een jaar zullen ze zich moeten aanpassen aan een nieuwe beleidsmatige realiteit en dienen de verschillende fusies gerealiseerd te zijn. Een complexe uitdaging, waar TriFinance Public graag in begeleidt.

ONDERSTEUNING GEVRAAGD

14

de verschillende onderdelen. De huisvestingsmaatschappij vraagt aan TriFinance om bij de betrokken stakeholders af te toetsen of er een samenwerking tussen woonmaatschappijen mogelijk is met schaalvoordelen.

TriFinance

dan ook de handen vol hebben met het begeleiden van een sector in volle verandering!

REFERENTIE DE IDEALE WONING “Met dank aan TriFinance hebben we nieuwe inzichten verworven om onze beleidskeuzes op te baseren. Met name de ontwikkeling van een financieel dashboard had voor ons een grote meerwaarde. De consultants van TriFinance zorgden niet enkel voor een gedegen financiële analyse, maar ook voor een prettige samenwerking. Ik zou de ondersteuning van TriFinance daarom ook aanraden aan collega’s in mijn sector.” - Noëlle Hertsens, Organisatiecoach; Gert Eyckmans, Algemeen Directeur.

Public Update

15

K A AT B U Y S S E

KAAT BUYSSE

Probleemoplossend werken geeft Project Consultant Kaat Buysse energie “TriFinance is echt met mijn professioneel welzijn begaan. Ik ben er als Project Consultant geen nummer. Van bij het eerste contact ervaar ik een grote openheid en transparantie. En ik krijg volop ruimte om me te ontplooien.” Project Consultant Kaat Buysse is zeer te spreken over haar eerste jaar als Me inc.®’er (me incorporated) bij onze internationale netwerkorganisatie.

Kaat wist na haar studies Handelswetenschappen in Brussel (HUB-EHSAL) niet meteen welke richting in te gaan. Haar eerste stappen op de arbeidsmarkt zette ze in de evenementensector en bij een bouwer van torenkranen. “Ik ervaarde vrij snel dat ik graag problemen oplos.

Alleen had ik ook nogal vlug het gevoel vast te zitten. Een gesprek met de werkgever over mijn toekomstmogelijkheden nam dat gevoel niet weg.” Kaat zocht elders aan de slag te kunnen gaan en haar honger naar meerdere opdrachten in verschillende sectoren deed haar voor de wereld van de consultancy kiezen.

ERVARING OPDOEN Ze las een vacature voor Project Consultant bij de Blue Chip Boutique (BCB) ‘Public Sector’ van TriFinance. “Ik ging luisteren en vertelde tijdens het sollicitatiegesprek dat ik graag probleemoplossend werk. Mijn gesprekspartner antwoordde heel open en direct dat ik eerst operationeel ondersteunend werk zou moeten doen en dat niet meteen kon worden gezegd hoelang dat zou duren. De redenering van TriFinance is dat ik eerst met mijn voeten in de realiteit van de publieke sector moest gaan staan en zelf de problemen daar moest gaan ondervinden. Op die manier kon ik nadien op een pragmatische manier meedenken naar oplossingen."

Dat deed Kaat vaak het voorbije jaar. Een stage bij de gemeente Oostrozebeke in West-Vlaanderen deed haar kennismaken met hoe een financiële dienst binnen een lokaal bestuur werkt. Haar eerste opdracht draaide rond de fusie van drie huisvestingsmaatschappijen. Dat project liep samen met een opdracht bij een andere klant, waar ze een collega Project Consultant opvolgde.

16

TriFinance

TEAM ACHTER PROJECT CONSULTANT TriFinance zoekt steeds een oplossing voor Project Consultants die een andere opdracht willen. We overtuigen er de klant van dat hij beter met een nieuwe Project Consultant voortgaat dan met iemand die naar iets anders uitkijkt. Dat bij TriFinance achter elke Project Consultant een heel team staat, is daarbij een stevig argument om van de ruil een vloeiende beweging te maken die ook de klant ten goede komt.

Kaats tweede project kwam er naar aanleiding van de introductie van een nieuw ERP-pakket, eDelta, bij een klant, die haar een opleiding gaf in het gebruik ervan.

“Mijn taak bestond erin al de gegevens: documenten, meetstaten, facturatie, goedkeuringen … in het nieuwe systeem te brengen. Ik keek daarbij bijvoorbeeld na of al de nodige gegevens correct waren vermeld. Ik verwerkte ook facturen.”

Dat werk ging gepaard met een andere deeltijdse opdracht, namelijk ondersteuning bij de aankoopdienst van een universitair ziekenhuis. “Ik hielp er dossiers beheren en heb daar veel geleerd over overheidsopdrachten en gunningsprocedures. Ik zat overal bij en werkte samen met een ervaren collega van TriFinance. Dat laatste was een bonus.

Het is leuk om eens met iemand anders van onze organisatie op project te staan.”

Het is leuk om eens met iemand anders van onze organisatie op project te staan.

UITDAGINGEN ZELF IN HAND HEBBEN Kaat had het toen wel even gezien met administratief en operationeel werk. Ze liet aan TriFinance weten klaar te zijn voor de next step. Het TriFinance team kwam met een project waar de operationele taken (wegwerken van achterstand in orderverwerking) gepaard konden gaan met opdrachten rond vernieuwing van procedures. “Ik kreeg van mijn BaseCamp te horen dat ik mogelijke uitdagingen zelf in de hand had: ‘Je hebt nu al wat ervaring. Pak het goed aan. Spreek met de juiste mensen. De klant staat open voor verandering’.”

Ze ging de procedures bij de klant van dichtbij bekijken en analyseren. “Samen met Jana van CFO Services (nvdr Project Consultant Jana Palocna van de Blue Chip Boutique CFO Services) brainstormde ik over mogelijke veranderingen en daar kwamen een visie uit alsook quick wins om vlotter te kunnen werken. Daarmee zou er niet opnieuw een achterstand in het werk ontstaan wanneer wij alweer weg zouden zijn.”

EIGEN VOORSTELLEN IMPLEMENTEREN

Kaat antwoordt prompt “heel goed” wanneer ze de vraag krijgt naar hoe ze de begeleiding door TriFinance ervaart.

“Leentje (nvdr Leentje Osselaer van de BCB ‘Public’), die bij dezelfde klant is komen werken aan een project tot optimalisering van het hele Purchose-to-Pay proces, heeft veel ervaring en begeleidt me in mijn project. Ik kan heel gemakkelijk met vragen bij haar terecht.”

“Mijn BaseCamp contacteert me regelmatig. Vraagt hoe het met me is en of ik nog tevreden ben binnen mijn project. Mijn team gaf me de raad om bij elk project tijdig stil te staan bij wat goed gaat en wat niet; wat mij motiveert en wat niet. Deze regelmatige reflectie vergemakkelijkt het gesprek met mijn Care Manager (nvdr HR Manager). Er wordt me niets opgelegd. Integendeel, ik krijg meermaals te horen dat de keuze bij mij ligt.”

In tussentijd is Kaat kunnen starten op een Microsoft Dynamics 365-integratieproject bij diezelfde klant waar zij deel uitmaakt van de werkgroep Aankoop. Naast de overschakeling naar de nieuwe versie van het ERP-pakket werkt deze werkgroep ook aan een optimalisatie van de aankoopdienst binnen deze organisatie. Samen met een interessant opleidingsplan zal het een uitdagend jaar worden voor Kaat.

De klant onthaalde de voorstellen positief en Kaat ging ermee door. Jana was ondertussen bij een andere klant aan de slag gegaan. “Ik mocht onze voorstellen verder analyseren, uitwerken en implementeren. Zo ben ik van het operationele werk in een projectmatige omgeving en aanpak terechtgekomen. En de zaken gaan vooruit. Dat is leuk en geeft veel energie.”

Public Update

17

Wie zijn wij?

De consultants binnen ons team Public Sector hebben vanuit hun praktijkervaring een diepgaande kennis opgebouwd van de interne werking van uiteenlopende overheidsorganisaties. Deze combinatie van kennis en praktijkervaring maakt dat onze consultants uw noden begrijpen en, vertrekkend vanuit duidelijke concepten, oplossingen aanreiken die effectief werkbaar zijn.

» Financieel en strategisch advies Financiële en operationele audits Algemene advies- en analyse opdrachten Opmaak en evaluatie (BBC) begrotingsarchitectuur

Financieel en strategisch advies

Managementrapportering » Proces -en Projectmanagement In kaart brengen, optimaliseren en implementeren van de kernprocessen van uw organisatie Algemeen projectmanagement, PMO: uittekenen, initiëren en implementeren van zeer diverse projecten

Proces -en Projectmanagement

» Interim management en operationele ondersteuning Human Development

Inzetten van professionals op operationeel & managementniveau » Human Development Werving & selectie Organisatieontwikkeling Mentoring, coaching & trainingen

Duurzaamheid

Veranderingsmanagement Interim management en operationele ondersteuning

» Duurzaamheid Opmaak van Klimaatactieplannen Circulair en duurzaam aankoopbeleid Subsidieanalyse en -aanvraag » Digitalisering & ICT Opmaken van een gedragen digitaliseringsstrategie

Digitalisering & ICT

Aligneren met de ICT-infrastructuur Het digitaliseren en/of robotiseren van processen Het optimaliseren van de werking van bestaande tools

18

TriFinance

VAC AT U R E S

VACATURES

We zijn op zoek naar een Project Manager Public Procurement.

Heb je een stevig track record binnen aankoop & overheidsopdrachten? Ben je bovendien een geboren people manager & hou je ervan om je collega’s naar een hoger niveau te tillen?

Beschik je daarnaast over een sterke dosis project management skills? Dan is deze vacature ongetwijfeld iets voor jou!

JOUW UITDAGINGEN » Je neemt bij onze klanten complexe, procurementgerelateerde vraagstukken voor jouw rekening op vlak van (strategische) aankoop, dit zowel individueel als in teamverband. Opdrachten situeren zich onder meer in: overheidsopdrachten, business partnering, herstructureren of uitbouwen van een aankoopdienst, (her)definiëren van aankoopbeleid en -visie, etc.; » Als mentor sta je in voor de begeleiding van collegaconsultants op hun projecten. Je daagt hen uit om het project vanuit een ander perspectief te bekijken. Je faciliteert hen om hun leerdoelen te bereiken en draagt zo bij aan de groei van anderen, alsook jezelf; » Binnen TriFinance hechten we zeer veel waarde aan Learning & Development. Je denkt mee na over de skills of the future die een publiek aankoper zou moeten hebben en zet hiervoor de nodige initiatieven op met de juiste stakeholders; » Je gelooft in de kracht van kennisdeling en gebruikt jouw expertise om bij te dragen aan deze kennisuitwisseling.

Meer weten?

Bekijk de volledige vacature op www.trifinance.com

Public Update

19

» TriFinance België Antwerpen

Brussel

Gent

Hasselt

Roeselare

Louvain-la-Neuve

» TriFinance Nederland Amsterdam

Rotterdam

» TriFinance Duitsland Düsseldorf

Hamburg

München

» TriFinance Luxemburg Luxemburg

Copyright © TriFinance 2022. All rights reserved.

TriFinance Belgium NV/SA Uitbreidingstraat 80, 2600 Antwerpen — www.trifinance.be | bupublic@trifinance.be | +32 3 201 25 60

Frankfurt am Main