Newsletter Public Update July 2021

PUBLIC UPDATE MAGAZINE, EDITIE JULI 2021

In deze editie o.a.:

MATIZ, DE RAPPORTERINGSTOOL VOOR LOKALE BESTUREN BOUWEN AAN EEN BETERE MANAGEMENTRAPPORTERING NAAR EEN PERFORMANTE CENTRALE AANKOOPDIENST

Inhoudstafel BUSINESS MANAGERS ‘PUBLIC SECTOR’ LEVEREN MAATWERK VOOR KLANTEN EN PROJECT CONSULTANTS. 4 MATIZ, DE RAPPORTERINGSTOOL VOOR LOKALE BESTUREN 6 BOUWEN AAN EEN BETERE MANAGEMENTRAPPORTERING BIJ VLAAMSE ERFGOEDORGANISATIE HERITA 8 NAAR EEN PERFORMANTE CENTRALE AANKOOPDIENST VOOR GEMEENTE DE PINTE 12 UITTEKENEN EN IMPLEMENTEREN VAN EEN AMBITIEUS KLIMAATPROGRAMMA VOOR DE STAD ROESELARE 14 HOE WIJ DE STRATEGISCHE AANKOOPDIENST VAN DE WATERGROEP VERSTERKEN 18 WIE ZIJN WIJ? 20 VACATURES IN DE KIJKER 21

2

TriFinance

VOORWOORD

Voorwoord Beste lezer, Elke crisis creëert nieuwe kansen. Precies daarom zat het voorbije jaar ook voor u en uw organisatie vol met complexe uitdagingen en eveneens unieke opportuniteiten. De Corona-pandemie resulteerde, op de verschillende beleidsniveaus, in uitdagingen die vaak meteen aangepakt moesten worden. Omdat u het daarnaast als overheidsorganisatie, zowel aan de eigen mensen als aan de burger, verplicht bent om ook de kansen te grijpen, heeft deze context voor uw medewerkers ongetwijfeld voor de nodige extra druk gezorgd.

De trend van extra druk was bij vele van onze klanten al een hele tijd ingezet. De omgeving wijzigt steeds sneller en de materie wordt steeds complexer. De burger wordt daarnaast steeds mondiger en verwacht terecht meer dan ooit een klantgerichte overheid. Bovendien zal ook de digitaliserings- en robotiseringsgolf, na een vaak nog noodzakelijke inhaalbeweging op het vlak van ICT en procesmanagement, ook in de publieke sector niet meer te stuiten zijn. Al deze trends duwen de publieke organisatie onvermijdelijk in een stevig en organisatiebreed veranderingstraject, wat op zijn beurt weer tal van nieuwe valkuilen en opportuniteiten met zich meebrengt.

Wij stellen dagelijks bij onze klanten vast dat zij er desondanks toch in slagen al deze uitdagingen aan te gaan. Een mooi resultaat. Het wendbaar inrichten van de organisatie blijkt vaak een noodzakelijke voorwaarde te zijn. Dit betekent vaak ook op het juiste moment de juiste externe expertise inzetten. Het is naar onze ervaring vaak cruciaal, niet enkel om projecten of veranderingstrajecten efficiënt te laten landen, maar ook om overbelasting van de eigen organisatie te vermijden.

Met deze nieuwe editie van onze Public Update geven wij u graag opnieuw inzichten in onze TriFinance-filosofie en onze manier van werken. Daarnaast tonen we u, aan de hand van enkele best practices, hoe TriFinance Public Sector u op verschillende vlakken kan ontzorgen.

Wij wensen u alvast veel leesgenot toe. het TriFinance Public Sector team

Public Update

3

BUSINESS MANAGERS

Business Managers ‘Public Sector’ leveren maatwerk voor klanten en project consultants.

“Omdat we steeds maatwerk leveren, luisteren we in de eerste plaats heel goed naar onze klanten. Dat doen we trouwens niet minder met onze project consultants, voor wie we geschikte opdrachten zoeken. Hun ambities en groeitrajecten trachten we steeds optimaal te matchen met de behoeften van de klant.” Business managers Julie Vereycken, Katrien Gielen en Bart Van der Velde laten hun licht schijnen over hun Blue Chip Boutique (BCB) ‘Public Sector’.

De BCB ‘Public’ bestaat uit 35 project consultants, met in meer of mindere mate een specifieke ervaring en expertise binnen de publieke sector en een netwerk van een 30-tal interim managers. Zij worden dagdagelijks begeleid door een BaseCamp van 8 medewerkers, waaronder de drie business managers. Bart legt uit dat ‘Public’ lokale besturen, intercommunales, Vlaamse agentschappen en overheidsbedrijven als belangrijkste klanten heeft. “Onze operationele ondersteuning en pragmatische adviesverlening gaat vandaag reeds zeer breed”, voegt Katrien hier aan toe.

“Overheidsopdrachten, financiële vraagstukken, organisatieontwikkeling of oefeningen rond digitalisering, het zijn allemaal oplossingen die we vandaag reeds uitrollen bij onze klanten.”

Een ‘klimaatregisseur’ nodig? Een diensthoofd huisvesting of infrastructuur? Iemand die de aankoopdienst uittekent en op poten zet? Een project consultant die de mobiliteit in de gemeente helpt optimaliseren of een tijdelijke financieel directeur? We hebben het allemaal.

oplossing met de juiste consultants uit te rollen, waardoor we opdrachten steevast beter kunnen laten landen.”

Welke trefwoorden naast ‘maatwerk’ kenmerken de BCB Public? Katrien: “Pragmatisme, resultaatgerichtheid, cocreatie en flexibiliteit. We creëren samen op de werkvloer werkbare oplossingen op maat van de klant, die we graag ook mee implementeren. Bij ons is de kous niet af wanneer het antwoord op papier staat. Ook de ‘nazorg’ staat bij ons centraal.”

DE BLUE CHIP BOUTIQUE ‘PUBLIC SECTOR’ BESTAAT UIT 35 PROJECT CONSULTANTS, 8 MEDEWERKERS IN HET BASECAMP EN EEN NETWERK VAN EEN 30-TAL INTERIM MANAGERS. “Project-, proces- en verandermanagement zitten eveneens in ons portfolio", haakt Julie in. “Net zoals bij de andere BCB’s van TriFinance, maar bij Public hebben we echter zeer vaak te maken met het spanningsveld tussen administratie en de politieke overheid.” Dat vereist voor Bart steeds opnieuw het actief werken aan het uitkristalliseren van de vraag en het bouwen aan consensus over de echte doelstelling van de opdracht. “We kennen de publieke ‘werkvloer’ en anticiperen daar steeds op.

Bovendien spreken we uw taal en kennen we uw uitdagingen en noden door en door. Hierdoor slagen we er beter in om de juiste

4

TriFinance

Maatwerk, pragmatisme, resultaatgerichtheid, cocreatie en flexibiliteit.

“Als business managers gaan we ook actief de baan op. Door Corona moet dat nu virtueel, maar het liefst vertellen we ons verhaal face-to-face aan de klanten. We zetten hiermee in op het écht kennen van de klant om zo ook maximaal inzicht te verwerven in zijn uitdagingen en behoeften. Dat stelt ons immers in staat om proactief competenties en expertise in huis te halen en nieuwe producten te ontwikkelen op maat van de klant”, legt Bart uit.

“De BCB Public, en TriFinance in het algemeen, bestaan om haar mensen professioneel te helpen groeien. We focussen ons in de eerste plaats op de project consultants. Wanneer zij zich goed voelen, leveren ze beter werk af en allen varen er wel bij, ook de klant. Dat noemen we Economies of Motivation®”, verklaart Katrien.

Een project consultant bij TriFinance heeft steeds een heel team achter zich.

“De mensen die bij ons aan de slag zijn, zitten aan het stuur van hun carrière” legt Julie verder uit. “Wij helpen ze groeien door hen in te zetten op opdrachten die vooral in lijn zijn met hun ambitie en het groeitraject dat we samen hebben uitgestippeld. Ze kunnen hierbij beroep doen op mentoren, coaches, opleidingen, trainingen en een heel aanbod online tools. Een project consultant bij TriFinance heeft steeds een heel team achter zich.”

“We doen tenslotte ook heel wat projecten in samenwerking met de andere BCBs”, benadrukt Bart. “TriFinance België is immers een vlakke netwerkorganisatie met een reeks entiteiten waardoor we onze publieke kennis vlot kunnen combineren met de expertise van de andere BCB’s. Hierdoor zijn we in staat unieke en op maat gemaakte oplossingen te creëren voor vaak complexe uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan MATiz" (zie volgende pagina).

Katrien Gielen, Julie Vereycken en Bart Van der Velde.

Business Managers Public Sector

Public Update

5

M AT I Z

MATiz, de rapporteringstool voor de publieke sector TriFinance ontwikkelde een unieke rapporteringsoplossing voor de publieke sector, MATiz. Deze oplossing is ontstaan uit onze expertise in de publieke sector en onze kennis over de creatie van Power BI rapporten. MATiz bestaat uit verschillende vooraf gedefinieerde rapporten die modulair zijn opgebouwd. Zo ontwikkelden wij out of the box rapporten rond de financiële en budgettaire situatie, personeelsopvolging, strategie, lokale belastingen, kasplanning, en veel meer.

Tussen maart & april organiseerde TriFinance verschillende interactieve webinars rond de rapporteringsoplossing ‘MATiz’. Tijdens deze webinars peilden we o.a. naar de huidige omstandigheden waarin gemeenten en steden hun rapportering uitvoeren. In totaal bereikten we een vijftigtal lokale besturen.

DYNAMISCHE & VEILIGE RAPPORTERING

OPTIMALISATIE VAN HET RAPPORTERINGSPROCES

CONCLUSIE

SNELLER TOT INZICHTEN KOMEN 80% van alle bevraagde lokale besturen geeft aan het meeste tijd te besteden aan het verzamelen van data en de creatie van rapporten. In drukke tijden kan dit betekenen dat er nog nauwelijks tijd is voor de analyse en de bespreking van de cijfers, terwijl de echte meerwaarde juist daar wordt gecreëerd. Een gemeenschappelijke dataset of rapport kan nuttig zijn voor verschillende stakeholders, ondanks de verschillende informatiebehoeften.

Waar besteedt uw team het meeste tijd aan in verband met rapportering?

Analyse van de cijfers Bespreking van de cijfers Data verzameling & rapport creatie

6

TriFinance

12 10 39

Manuele rapporten zijn ook te statisch opgebouwd. Ze bieden niet de flexibiliteit om de achterliggende data vanuit verschillende invalshoeken te bekijken. Via een business intelligence tool kan dit eenvoudig opgelost worden en kan gevoelige informatie ‘beveiligd’ worden.

Binnen een lokaal bestuur is er een steeds groeiende nood aan informatie over het reilen en zeilen van verschillende activiteiten. Deze informatie wordt al te vaak op een manuele manier verzorgd waardoor deze niet tijdig en kwalitatief kan worden gebruikt. Bijgevolg is het belangrijk om te investeren in de automatisatie van uw rapportering om zo snellere en betere beleidsbeslissingen te nemen. Idealiter hebben de verschillende stakeholders zelf toegang tot dashboards die hun informatienoden afdekken en dit zonder bijkomend werk voor de financiële dienst. Onze rapporteringsoplossing MATiz helpt jullie om dit op korte termijn te realiseren!

KPI'S

WAT KUNNEN WE VOOR U BETEKENEN? Hoe matuur is het rapporteringsproces Geen overeenstemming KPI’s worden steeds tijdig en kwalitatief gerappporteerd

23 3

KPI’s tijdig, maar niet kwalitatief KPI’s vastgelegd, niet tijdig gerapporteerd

8 6

KPI’S

Onze oplossing is modulair opgebouwd, zodat deze kan worden afgestemd op ieders maat. Deze modules zorgen voor een snelle en budgetvriendelijke opstart van jullie rapportering, waarna deze kan verder worden uitgebreid met andere databronnen en visualisaties. » Implementatie MATiz: aan de hand van een projectmatige aanpak wordt MATiz geïmplementeerd en overgedragen, als een ‘starterbox’ waarmee u op korte termijn grote stappen kunt zetten op vlak van geautomatiseerde rapportering; we geven jullie niet alleen toegang.

Om als lokaal bestuur beleidsbeslissingen te kunnen nemen op basis van data, is het aangewezen om de juiste KPI’s te formuleren. Uit de vele gesprekken die we met algemeen en financieel directeurs voerden kwam naar boven dat vele organisaties er nog niet toegekomen zijn om deze te definiëren. Deze constatatie werd bevestigd door de resultaten van onze webinars. Meer dan de helft (65%) geeft te kennen dat er geen overeenstemming is over de op te volgen KPI’s.

» Procesbegeleiding: samen met u bepalen we welke KPI’s er voor uw organisatie cruciaal zijn en hoe we deze kunnen meten.

RESULTAAT

Voor meer informatie kan u mailen naar: matiz@trifinance.be

» Training / coaching op Business Intelligence vlak: wij bieden diverse trainingen op maat aan en kunnen gericht per topic coaching bieden rond diverse rapporteringsvraagstukken in Power BI. » Ontwikkeling van dashboards op maat.

Vele lokale besturen hebben op heden nog geen balanced score card met KPI’s gedefinieerd. Nochtans zorgen deze ervoor dat beleidsbeslissingen doelgericht geanalyseerd kunnen worden. MATiz is gegroeid uit verschillende workshops en brainstormsessies met heel wat lokale besturen.

MATiz is een catalogus van verschillende KPI’s. Door eenmalig te investeren in deze BI-oplossing, kunt u zich als lokaal bestuur gaan bezighouden waar het echt om draait: de analyse van uw beleidsbeslissingen.

Public Update

7

REFERENCE CASE

REFERENCE CASE

Leentje, Matthijs en Simon zorgen mee voor het onroerend erfgoed in Vlaanderen Er waren meerdere en diverse noden toen Project Manager Leentje Osselaer bij Herita aan de slag ging. Geen erg, om die uitdagingen aan te gaan, had TriFinance de vereiste expertise in huis: Project Consultants Matthijs Boussery en Simon Goderis kwamen mee aan boord. De opdracht van dit drietal? Het financiële beleid verder professionaliseren bij Herita, de vzw die voor de overheid waakt over het onroerend erfgoed in Vlaanderen en bekend staat voor de jaarlijkse Open Monumentendag.

Herita is de Vlaamse ‘National Trust’ naar het voorbeeld van wat al langer bestaat in Groot-Brittannië. Leentje Osselaer, voormalig financieel directeur, ontwikkelt zich verder als rechterhand van de algemeen directeur. Het is haar eerste project voor TriFinance, waar ze sinds april 2019 werkt voor de Blue Chip Boutique (BCB) ‘Public Sector’. Leentje studeerde Toegepaste Economische Wetenschappen aan de KULeuven en heeft al heel wat kilometers op de teller van haar carrière staan. Bij haar vorige werkgever: de vzw Natuurpunt, was ze 8 jaar financieel directeur. Voordien was ze 6 jaar financieel coördinator van een ngo werkzaam in de ontwikkelingssamenwerking.

LEENTJE KON HAAR BREDE ERVARING GOED INZETTEN BIJ DE VLAAMSE ORGANISATIE VOOR ONROEREND ERFGOED “ik ben blij dat het project langer duurt omdat we zo de tijd krijgen de veranderingen die we, met de klant, uitdenken en implementeren, heel grondig te laten doordringen in de hoofden van alle betrokkenen”, vertelt Leentje. Ze werkt aan de stroomlijning van processen en bekijkt de noden die er zijn om het beheer van de financiën te optimaliseren.

In haar coördinerende takenpakket zitten bijvoorbeeld de link tussen de boekhouding en het inhoudelijke werk, de rapportering aan de raad van bestuur, de ondersteuning bij financiële vragen die de overheid stelt.

“Mijn werk bracht aan de oppervlakte dat er onvoldoende aandacht naar inhoudelijke rapportage ging. Ik achtte het een voorwaarde om budgetbeheerders meer inzicht te geven in de boekhoudkundige stromen en om de cijfers meer te vertalen in rapporten die meer tegemoet komen aan de logica van de gebruiker. Inzicht in de subsidiestromen, de giften, de

8

TriFinance

kosten, de investeringen, de herstellingen enzovoort”, stipt Leentje aan. Om deze rapportering te automatiseren, bevroeg Herita verschillende organisaties en het koos voor het aanbod van TriFinance. Project Consultant Matthijs Boussery van de Blue Chip Boutique ‘Management Information & Systems’ (MI&S) startte met de uitwerking van een rapporteringsmodule in Power BI op maat van Herita.

MATTHIJS BOUSSERY WIL EXPERT WORDEN IN DATAVERWERKING. Matthijs studeerde Bestuurskunde en Publiek Management aan de UGent, en werkt sinds 2016 voor TriFinance, zijn eerste werkgever. Hij deed al projecten in meerdere sectoren zoals kredietbeheer in de financiële sector, fusie analyse in de zorgsector, reorganisering van diensten en processen in de culturele sector. Eerst maakte Matthijs deel uit van de BCB Public en sinds anderhalf jaar werkt hij voor de BCB MI&S, waar hij zich is gaan toeleggen op Power BI. Het is zijn ambitie om zich daar voort in te bekwamen en, meer algemeen, expert te worden in dataverwerking.

Dat inzicht kwam er gaandeweg. “Ik verrichtte ondersteunende activiteiten in het begin. Dat is waardevol, want het legt een basis voor het verdere werk. De samenwerking met collega’s die elk hun expertise hebben, binnen een BCB en over de grenzen van de units heen, is enthousiasmerend. Ik stak ook al heel wat op van de knowledge circles die TriFinance houdt. Door dat alles kwam ik tot het besef dat de analyse van financiële processen mijn ding is. Tijdens mijn laatste projecten voor de BCB Public Sector deed ik interviews rond rapportage en ik voelde dat ik meer kennis nodig had om te kunnen doorvragen. Mede door gesprekken met mijn coach, koos ik voor een overstap naar MI&S”, legt Matthijs uit. >>

De samenwerking met collega’s die elk hun expertise hebben, is enthousiasmerend.

Public Update

9

REFERENCE CASE

Bij Herita doet hij voor de eerste keer van A tot Z een project rond Power BI. Het is ook de eerste maal dat hij bij de klant de opleiding daarrond verzorgt. Matthijs’ achtergrond is daar ideaal voor: hij kan zijn kennis van de publieke sector combineren met die van de dataverwerking, Met Matthijs was voor Leentje die flank afgedekt. “ik focuste me verder op mijn ondersteunende en verduurzamende projectwerk’, vertelt ze. Leentje kreeg de bijkomende opdracht de financiële rapportage aan de raad van bestuur onder de loep te nemen en zocht, samen met alle stakeholders, in een eerste fase uit wat die raad aan data, ook niet-financiële, wou krijgen. Er werd een model uitgewerkt voor de strategische werkgroep binnen Herita.

Ook hier stootte Leentje op bijkomende obstakels. Om het werk tijdig klaar te krijgen en om een herbruikbaar model uit te werken, werd Project Consultant Simon Goderis van de BCB Public ingeschakeld. Er dienden een financiële analyse en een model te komen voor elk van de negen sites die Herita beheert, zoals het Koninklijk Paleis op de Meir in Antwerpen, het Trammuseum van Schepdaal, het Fort Napoleon in Oostende, de Molen van Hoeke in Damme en de Abdij van Herkenrode in Hasselt.

SIMON GODERIS IMPLEMENTEERT GRAAG ERP-SYSTEMEN EN RAPPORTAGETOOLS. Net als Matthijs behaalde Simon een master Bestuurskunde en Publiek Management aan de UGent. TriFinance is ook zijn eerste werkgever en hij is er sinds februari 2019 aan de slag.

In zijn vorig project deed Simon aan master data management voor een multinational. Bij Herita moet hij voor elke site het financiële beeld vastleggen en in een model gieten waarmee gemakkelijker en met meer kennis van zaken beleid kan worden gevoerd. “Ik heb veel gesprekken met betrokkenen en maak prognoses tot ver in de toekomst. Ik vertrek van de actuals, kijk de boeken na en raam wat de exploitatie-inkomsten zullen zijn, bijvoorbeeld van de uitbating van de cafetaria”, legt Simon uit.

10

TriFinance

In zijn berekeningen zitten uiteraard de overheidssubsidies, het grootste deel van de inkomsten. Hij heeft dan te maken met vragen zoals: hoeveel percentage van de schilderwerken betaalt de overheid? “Het model moet kunnen aangeven welke de gevolgen zijn wanneer de toelage van de overheid met bijvoorbeeld 20 procent zou dalen.” De ervaring die Simon tot nog toe opdeed, hebben in hem de interesse doen groeien voor systemen, applicaties, technologie. “Het is de weg die ik verder wil opgaan: ERP-systemen en tools voor rapportage implementeren”, stipt hij aan.

Ook Leentje leert naar eigen zeggen heel wat bij. “Ik kom uiteraard veel te weten over investeringen in onroerend goed en over onderhoudsplannen. Mijn sociale skills verdiepen zich voort door mijn werk met de financiële afdeling, de algemeen directeur en de raad van bestuur. Ik neem de tijd om, zonder bruuskeren, de veranderingen bij iedereen ingang te doen vinden en te laten doorsijpelen totdat alle betrokkenen doordrongen zijn van de nieuwigheden. Simon en Matthijs hebben elk hun expertise en ook zij leerden me nieuwe facetten van de financiële organisatie. Simon kon spelen met data en introduceerde Power Query om relevante data snel samen te krijgen en grote analyses op een overzichtelijke manier aan te pakken. Matthijs bracht Power BI binnen om vanuit een ruime set aan data tot mooie dashboards te komen. Met een druk op de knop, zie je waar de zwakke punten zich bevinden en kan je meteen aan de oplossingen beginnen werken. Ik werk het liefst vanuit een helikopterview en voel me het meest in mijn sas wanneer ik projecten doe die meerdere facetten combineren.”

“Dat we over de grenzen van de Blue Chip Boutiques heen samenwerken, is een absolute meerwaarde van TriFinance.

Het is een win voor de klant, want elke taak gebeurt steeds op de beste manier. Voor de consultant is het leuk en motiverend om zijn expertise te kunnen inzetten, te leren van de anderen en als 'tijdelijk' team samen een resultaat neer te zetten”, besluit Leentje.

Leentje Osselaer, Matthijs Boussery, Simon Goderis Project Consultants Public Sector

Ik focuste me verder op mijn ondersteunende en verduurzamende projectwerk.

Public Update

11

REFERENCE CASE

REFERENCE CASE

Naar een performante centrale aankoopdienst voor De Pinte Het lokaal bestuur De Pinte koos ervoor om zijn aankoopbeleid sterk te professionaliseren door een aankoper aan te stellen en vervolgens resoluut voor een centrale aanpak te kiezen.

Zoals bij veel (kleinere) lokale besturen was er initieel een beperkte en erg versnipperde expertise overheidsopdrachten aanwezig binnen de organisatie. De aankoopprocessen waren niet in kaart en dus waren ook de rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk. Bovendien was er van (strategische) planning van de overheidsopdrachten weinig sprake en werd er eerder ad hoc gewerkt. Dit alles gaf vaak aanleiding tot discussies en inefficiënties. Enkele pertinente vragen waren: Wie is verantwoordelijk voor de behoeftebepaling van de interne klant? Wie controleert de factuur en de levering? Welke procedure moeten we wanneer volgen? TriFinance ondersteunde De Pinte bij de aanwerving van deze medewerkers en het uittekenen van een centrale aankoopdienst.

Eerst en vooral bepaalden we samen de opdracht, prioriteiten en planning van de centrale aankoopdienst.

12

TriFinance

PROJECT CONSULTANTS BRAM GABRIËLS EN EMILY DE RYCK SLEUTELDEN ER AAN TWEE BELANGRIJKE RESULTATEN. “Eerst en vooral bepaalden we samen de opdracht, prioriteiten en planning van de centrale aankoopdienst. Daarbij vertrokken we vanuit een analyse van de bestaande overheidsopdrachten en contracten en de verwachtingen van de interne klanten – college van burgemeester en schepenen, management en de verschillende diensten. De rol en taken van de aankoopdienst werden vastgelegd en we bepaalden de prioriteiten voor de ontwikkeling van de interne dienstverlening”, getuigt Emily.

“Vervolgens gaven we vorm aan drie heldere en verbeterde processen voor de aankoop met daarin een stijgende verantwoordelijkheid voor de centrale aankoopdienst. Zo kan elke overheidsopdracht op een eenduidige en uniforme manier afgehandeld worden zonder hierbij telkens de interne werking en afspraken overboord te gooien”, aldus Bram.

TriFinance rolde tenslotte ook het geheel mee uit. De aankoopdienst van De Pinte is nu gewapend om een performant en sluitend aankoopbeleid neer te zetten. Daardoor komt er ook meer tijd vrij om diensten te ondersteunen bij hun aankopen. Zo kan de aankoopdienst nu helpen om pragmatische oplossingen te zoeken die de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening van het lokaal bestuur kunnen verhogen binnen de grenzen van de wettelijke regels.

Bram Gabriels, Emily De Ryck Project Consultants Public Sector

Public Update

13

REFERENCE CASE

REFERENCE CASE

Stad Roeselare klimaatneutraal in 2050 TRIFINANCE PUBLIC SECTOR & STAD ROESELARE IMPLEMENTEREN AMBITIEUS KLIMAATPROGRAMMA Het klimaat verandert, de gevolgen worden steeds beter voelbaar en ook de bewustwording rond de klimaatproblematiek neemt toe, net als de actiebereidheid bij burgers en overheid. Voor het bereiken van klimaatneutraliteit in 2050 zijn steden en gemeenten belangrijke actoren. In 2017 ondertekende Stad Roeselare het burgemeestersconvenant. Een jaar later presenteerde het bestuur een klimaatplan voor een klimaatneutraal Roeselare in 2050. Om zijn klimaatplan uitvoering te geven, besliste de stad om een organisatiebreed programma uit te rollen met gezamenlijke klimaatdoelstellingen.

Voor de uitwerking en implementatie van het programma werkte Stad Roeselare samen met TriFinance Public Sector.

Reeds van bij het begin lag de nadruk op het belang van cocreatie om zo een organisatiebrede en gedragen aanpak te verzekeren. ‘Klimaatbewustzijn en een daarmee verwant thema als circulariteit evolueren bijzonder snel,’ zegt project consultant Helena Vandekerckhove, die voor TriFinance van september 2019 tot september 2021 het project trekt.

‘Je kunt er niet langer omheen. Veel van de relancemaatregelen zijn bovendien gekoppeld aan klimaatdoelstellingen en de lokale besturen zullen een cruciale rol spelen in de realisatie ervan.’

MATCH TUSSEN KLIMAATEXPERTISE EN PROCESGERICHTE AANPAK De stad Roeselare is een sterk groeiende centrumstad met 63.500 inwoners. De stad is een pionier op het vlak van warmtenetten in Vlaanderen en staat bovenaan de ranking van centrumsteden qua aantal zonnepanelen per inwoner. Een aandachtspunt is de verharde oppervlakte van het centrum. Om alle acties resultaatgericht te houden is een gecoördineerde klimaatactie via de programmawerking essentieel.

In dit project werkte TriFinance in tandem met de beleidsmedewerker Energie, Klimaat en Duurzame ontwikkeling binnen de stadsorganisatie. Voor de uitwerking bleek de expertise op klimaatvlak een goede match met de voorgestelde procesgerichte aanpak van TriFinance. Sponsor van het programma was de directeur Ruimte. Hij zorgde ervoor dat de stakeholders op het goede moment met de juiste boodschap betrokken werden. Het brede draagvlak liet toe het klimaatprogramma vlot te laten goedkeuren door het managementteam en door het college van burgemeester en schepenen.

14

TriFinance

120 ACTIES MET GROOT KLIMAATPOTENTIEEL De opbouw van het programma duurde vier maanden.

Startpunt was de analyse van de lopende en geplande projecten en acties. Van de circa duizend projecten en acties die de stad deze legislatuur uitrolt, werden voor een 120-tal acties duidelijke klimaatambities gedefinieerd.

Geselecteerd werden hoofdzakelijk acties met een groot klimaatpotentieel. Hieronder vallen zowel acties die de stad zelf uitvoert zoals wegenwerken of renovaties, acties waar de stad verordenend optreedt, als acties waar de stad een faciliterende, stimulerende en/of sensibiliserende rol opneemt naar haar burgers.

‘Het ontwikkelen van een programma laat het lokaal bestuur toe om acties en budgetten zinvol, efficiënt en doelgericht te clusteren,’ zegt Timo Wyffels, toenmalig beleidsmedewerker Energie, Klimaat en Duurzame ontwikkeling Stad en OCMW Roeselare. ‘De cross-sectorale procesaanpak van TriFinance bracht een extra drive, waardoor collega’s elkaars projecten naar een hoger niveau brachten. Tegelijk konden we daardoor snel inspelen op diverse projectoproepen van hogere overheden: EU, Vlaanderen, provincie. De komende jaren is dit immers een sleuteldomein voor Europa waar miljarden naartoe gaan.’ >>

Resultaatgericht werken kan enkel in een cultuur van vertrouwen, een cultuur die stimuleert om resultaten te halen zonder bedreigend te zijn.

“Er is een uitgesproken wil om grote stappen voor het klimaat te zetten.”

Public Update

15

DE VIER PIJLERS Onze oplossing is modulair opgebouwd, zodat deze kan worden afgestemd op ieders maat. Deze modules zorgen voor een snelle en budgetvriendelijke opstart van jullie rapportering, waarna deze kan verder worden uitgebreid met andere databronnen en visualisaties. » Pijler 1: De uitbouw van het warmtenet naar een bijna verdubbeling van de capaciteit op 5 jaar tijd. » Pijler 2: Stimuleren van hernieuwbare energie naar meer dan een verdubbeling op 5 jaar tijd. » Pijler 3: Het versnellen van de renovatiegraad: het constant houden van het warmteverbruik ondanks een stijgend inwonersaantal en de groei van de industrie » Pijler 4: Klimaatadaptatie: verdubbeling van de openbare groenaanplantingen met oa. 100.000 bijkomende bomen, het vermijden van wateroverlast en anticiperen op droogte.

16

TriFinance

VAN WARMTENET TOT KLIMAATADAPTATIE MET 100.000 BOMEN Het klimaatprogramma van de Stad Roeselare bestaat uit vier pijlers met organisatiebrede kwantitatieve doelstellingen. Per pijler werden workshops georganiseerd, waarbij veel aandacht uitging naar mogelijke samenwerking en onderlinge verbanden.

Voor elk project werden klimaatdoelstellingen gedefinieerd en gekwantificeerd, bijvoorbeeld 10% energiedaling door renovatie-ingrepen in het stadspatrimonium, de aanplant van 100.000 bomen, 1 GWh groene energie op het stadspatrimonium, 1 GWh aan zonne-energie via burgercoöperaties of 104.300 m³ bijkomende buffercapaciteit. ‘Op die manier konden we de veraf lijkende doelstellingen voor 2050 vertalen naar ambitieuze en toch realistische doelstellingen voor 2025,’ zegt Helena Vandekerckhove. ‘Meetbare doelstellingen werken motiverend. Ze laten de doelstellingen tot leven komen in een organisatie.’

DIVERSE PILOOTPROJECTEN Voor elke pijler werd een strategie op niveau van de pijler bepaald. De strategie zet de concrete aanpak tot 2025 uit en geeft een doorkijk naar 2030. Om een versnelling richting 2030 te kunnen maken, waren diverse pilootprojecten noodzakelijk. In dit geval gaat het om bijvoorbeeld participatieve en coöperatieve windmolenprojecten, circulaire waterketens op gebouwniveau of laaggelegen watergevoelige landbouwzones die voedselproductie, buffer- en infiltratiefuncties combineren.

‘We hebben ook interne processen onder de loep genomen om de klimaatproblematiek vroeger in die processen te betrekken en sterker beleidsoverschrijdend te werken,’ zegt Helena. ‘Een voorbeeld daarvan is de samenwerking in het kader van grote verkavelingen waar we echt op willen wegen, door oplossingsgericht mee na te denken.'

DOORSTART VAN DE PROGRAMMASTRUCTUUR

Na de opbouw van het programma volgde in een periode van vier maanden de implementatie en doorstart van de programmastructuur. Het klimaatteam dat het programma uitrolt, bestaat uit projectleiders met verschillende expertises die verantwoordelijk zijn voor de operationele werking van het programma. Het programmateam is directie-overschrijdend samengesteld, en volgt de programmalijnen op.

De politieke stuurgroep, waar nagenoeg alle schepenen en burgemeester in zetelen, komt twee maal per jaar samen in functie van het opvolgen van het programma en strategische wijzigingen.

‘De klimaatuitdagingen vragen een constante openheid om oplossingen te herdenken in een markt die constant in beweging is,’ zegt Helena Vandekerckhove. ‘Cruciaal in dit project was de de vraag hoe we de ambitieuze klimaatambities van voornamelijk de beleidscel Klimaat konden vertalen naar doelstellingen en betrokkenheid op alle niveaus in de organisatie.

Hoe konden we er met name voor zorgen dat andere diensten in hun acties en projecten systematisch klimaatdoelstellingen betrekken?’ Dat vereiste een structuur die laagdrempelig genoeg is voor de beleidscel om organisatiebreed mee te denken over duurzame oplossingen.

‘Klimaat vormt een brede en integrale uitdaging voor een stadsorganisatie en de samenleving,’ zegt Nils Vanantwerpen, Directeur Ruimte Stad en OCMW Roeselare. ‘De begeleiding door TriFinance zorgde voor een ambitieus, maar gefocust klimaatprogramma met targets op 2025 – 2030 en 2050. Twee jaar verder in de samenwerking staat het programma onder stoom en combineert het de ontwikkeling van onze beleidsvisie met tastbare resultaten in eigen organisatie en op de straat.'

Public Update

17

REFERENCE CASE

REFERENCE CASE

Sanne en Nils versterken strategische aankoopdienst van De Watergroep Het team ‘strategische aankoop’ van De Watergroep heeft nood aan bijkomende operationele versterking. Eerst door het vertrek van een teamlid en later wegens de reorganisatie van het bedrijf. Twee kolfjes naar de hand van TriFinance. Project Consultants Sanne De Hondt en Nils Huygens van de Blue Chip Boutique ‘Public Sector’ kwijten zich zo goed van hun taak dat de onderneming beslist langer dan voorzien op hen beroep te doen.

De Watergroep is het grootste drinkwaterbedrijf in Vlaanderen. De onderneming heeft meer dan 1.500 medewerkers en levert water aan 177 gemeenten langs een netwerk van 34.000 kilometer leidingen. De Watergroep bouwt tevens ‘water op maat’ projecten voor bedrijven en is partner voor gemeentelijk beheer van afvalwater.

Sanne komt er al in 2016 aan boord omdat een strategisch aankoper het bedrijf verlaat. “Ik heb op dat moment net mijn rechtenstudies aan de KULeuven achter de rug en de mensen van De Watergroep ontvangen me opperbest.” Ze maakt zich de wetgeving over de overheidsopdrachten eigen en ondersteunt de strategische aankoopdienst operationeel.

AANKOPEN VAN MEER DAN € 30.000 Van kleine dossiers evolueert Sanne gaandeweg naar grote IT projecten en strategische plannen van de onderneming.

“Door de reorganisatie van 2019 behandelt het team strategische aankoop, als centrale aankoopdienst, alle aankopen met een waarde van meer dan € 30.000. Vóór de reorganisatie stonden de provinciale directies in voor hun eigen aankopen.”

Sanne schrijft mee aan een werkinstructie die de job van strategisch aankoper van A tot Z beschrijft. Ook werkt ze mee aan een opleiding voor startende teamleden, voor wie ze het aanspreekpunt is. Klap op de vuurpijl: ze vervangt de teammanager wanneer die op zwangerschapsverlof is gegaan.

De reorganisatie van De Watergroep brengt functiewissels mee. Ervaren aankopers verlaten het team en medewerkers met andere expertise komen bij de ploeg, die met minder leden voortgaat. “Dat minder ervaren team ziet zich, mede door de centralisering van alle grote dossiers, geconfronteerd met een groot aantal aankoopdossiers”, vertelt Nils, die in september 2019 in het bedrijf aan de slag gaat. Net als Sanne is hij als jurist afgestudeerd aan de KULeuven. Vóór TriFinance was hij al meerdere jaren aan de slag als juridisch adviseur overheidsopdrachten.

"En ik kan mijn opdracht uitbreiden. Ik sta steeds klaar om te helpen, in het bijzonder bij aankoop-technische en juridische vragen.” Nils staat onder andere in voor het nazicht van documenten die teamleden en interne klanten opstellen. Hij werkt mee aan het opleidingspakket en leidt collega’s op. Hij is een steun voor de juridische adviseur van het bedrijf.

Mede dankzij Sanne en Nils is het team strategische aankoop van De Watergroep naar een hoger niveau getild.

Ze behandelen zelf aankoopdossiers en ondersteunen teamleden, die ze opleiden. Ze hebben nieuwe sjablonen ontworpen en de bestaande verbeterd. Hun inbreng helpt mee het vertrouwen van de interne klanten te verhogen.

Dat vertrouwen moet groeien na de reorganisatie, want interne klanten waren het gewoon hun dossiers zelf te behandelen.

Sanne en Nils zijn de ideale mix die tegemoet komt aan de noden van het team strategische aankoop. Ze schrijven een succesverhaal waardoor hun aanwezigheid bij De Watergroep nauwelijks weg te denken valt.

Sanne De Hondt en Nils Huygens Project Consultants Public Sector

18

TriFinance

Ik heb dan nog geen ervaring als strategisch aankoper. Door mijn juridische studie en werkervaring krijg ik al snel het vertrouwen van managers en collega’s.

Public Update

19

Wie zijn wij?

De consultants binnen ons team Public Sector hebben vanuit hun praktijkervaring een diepgaande kennis opgebouwd van de interne werking van uiteenlopende overheidsorganisaties. Deze combinatie van kennis en praktijkervaring maakt dat onze consultants uw noden begrijpen en, vertrekkend vanuit duidelijke concepten, oplossingen aanreiken die effectief werkbaar zijn.

» Financieel en strategisch advies

Financieel en strategisch advies

- Financiële en operationele audits - Algemene advies- en analyse opdrachten - Opmaak en evaluatie (BBC) begrotingsarchitectuur - Managementrapportering » Proces -en Projectmanagement

Proces -en Projectmanagement

Human Development

- In kaart brengen, optimaliseren en implementeren van de kernprocessen van uw organisatie - Algemeen projectmanagement, PMO: uittekenen, initiëren en implementeren van zeer diverse projecten » Interim management en operationele ondersteuning.

Inzetten van professionals op operationeel & managementniveau. » Human Development.

Interim management en operationele ondersteuning

- Werving & selectie - Organisatieontwikkeling - Mentoring, Coaching & trainingen - Veranderingsmanagement » Digitalisering & ICT

Digitalisering & ICT

20

TriFinance

- Opmaken van een gedragen digitaliseringsstrategie - Aligneren met de ICT-infrastructuur - Het digitaliseren en/of robotiseren van processen - Het optimaliseren van de werking van bestaande tools

VAC AT U R E S

VACATURES

Interesse in een nieuwe uitdaging?

We zijn momenteel o.a. op zoek naar Public Finance Consultants.

JOUW UITDAGINGEN Als Project Consultant met een financiële achtergrond word je ingezet bij een van onze klanten in de publieke sector. Afhankelijk van de vraag, kan je in volgende domeinen - niet uitsluitend - ingezet worden op: » De boekhouding: van het inboeken van facturen tot het analyseren en optimaliseren van boekhoudkundige processen; » Debiteurenbeheer; » Controlling: van het opstellen van budgetten, forecasts en variantie-analyses tot het uitwerken van business cases of als business partner fungeren voor diverse afdelingen; » Financiële procesanalyse; » Het ontwerpen van financiële strategische plannen; » Het aansturen en/of leiden van een financiële dienst; » Het opvolgen van subsidiedossiers Meer weten?

Bekijk de volledige vacature op www.trifinance.com

Public Update

21

» TriFinance België Antwerpen

Brussel

Gent

Hasselt

Roeselare

Louvain-la-Neuve

» TriFinance Nederland Amsterdam

Rotterdam

» TriFinance Duitsland Düsseldorf

Hamburg

München

» TriFinance Luxemburg Luxemburg

Copyright © TriFinance 2021. All rights reserved.

TriFinance Belgium NV/SA Uitbreidingstraat 80, 2600 Antwerpen — www.trifinance.be | bupublic@trifinance.be | +32 201 25 60

Frankfurt am Main