Tomatis® Evaluation Database - Manual FR

Tomatis® Evaluation Database

Guide d’utilisation

Connexion

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Objectifs La TED (Tomatis® Evaluation Database) est un module de gestion de votre clientèle, qui vous permet de constituer un dossier complet de chacun de vos clients et ce dès la première prise de contact. Elle a pour but de vous aider dans l’accompagnement de votre client avant et lors de l’anamnèse ou du premier entretien.

Tomatis® Evaluation Database

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien

Deux types de questionnaires sont disponibles : • Les « tests en ligne », exclusivement dédiés aux clients enfants. Ils sont envoyés aux parents ou tuteurs du client par l’intermédiaire de la TED avant le premier entretien et doivent être complétés avant celui-ci. Vous pourrez étudier ces tests avant de recevoir votre client.

• Les questionnaires d’anamnèse, déclinés en version adulte et enfant, sont un guide d’entretien, une série de questions à poser à votre client (ou à ses parents) en face à face lors du premier entretien.

Un module Statistiques vous permettra par ailleurs de choisir au mieux le programme adéquat. Vous pourrez noter et dater le parcours d’écoute de votre client. Si le client est un enfant, vous pourrez demander à ses parents de répondre une seconde fois aux tests en lignes après une série de séances d’écoute et ainsi constater les évolutions.

Nous vous conseillons de vous familiariser avec la TED sur quelques clients « tests » (votre famille ou vos amis) avant de vous lancer.

Nous avons voulu faire en sorte que cet outil se révèle le plus intuitif et simple d’utilisation possible.

Si vous constatez un problème dans son utilisation ou si vous souhaitez nous faire part d’une suggestion pour améliorer cet outil, n’hésitez pas à nous le faire savoir !

Choix des programmes

L’équipe de Tomatis Développement S.A.

Module statistiques

Déroulement Premier contact avec le client prise de RDV + envoi des tests en ligne

Tests en ligne à effectuer par les parents

Premier RDV Anamnèse et questionnaires

1ère session 13 jours

Entretien (optionnel) pendant la pause

2ème session 13 jours

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Tests en ligne à effectuer par les parents

RDV physique Questionnaires

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Votre première connexion à la plateforme

En tant que Professionnel Tomatis®, vous allez recevoir un email automatique contenant un lien vous permettant de vous connecter à la TED ainsi que votre mot de passe par défaut : TomatisTED. Tomatis® Evaluation Database

Attention : afin de protéger la confidentialité et l’anonymat de vos clients, vous avez l’obligation, après votre connexion, de choisir un mot de passe qui vous est propre et qui diffère de celui que nous vous avons envoyé.

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests

Voir quel screen mettre

Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes

insert your email and the password you received.

Module statistiques

Vous pouvez maintenant utiliser votre TED !

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Nouveau client et envoi des tests Création d’un nouveau client

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Lors de votre premier contact et avant votre premier RDV avec les parents ou tuteurs d’un client enfant, n’oubliez pas de prendre leurs coordonnées électroniques afin de leur envoyer les tests en ligne via la TED. Ces tests seront à compléter par les représentants de l’enfant avant le premier entretien.

Sur la fiche client de la TED, vous retrouverez les réponses dans la rubrique Tests en ligne et les résultats seront visibles dans le module Statistiques.

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

À gauche, en bleu, cliquez sur l’onglet CLIENTS pour entrer dans le module Gestionnaire clients qui reprend la liste de tous vos clients.

Afin de créer une fiche client, connectez-vous à votre TED et cliquez sur l’onglet Clients sur le menu de gauche. Cliquez sur le bouton «créer» en haut à droite. Vous êtes à présent dans les Informations Clients : entrez les informations du client et validez. Vous pouvez y mentionner la date prévue du premier entretien.

Un bouton Créer un utilisateur apparaît en haut en vert sur la page suivante s’il s’agit d’un client enfant. N’oubliez pas de cliquer sur ce bouton pour pouvoir lui créer une fiche utilisateur des tests en ligne. Si votre client est un adulte, passez à la page 8.

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Nouveau client et envoi des tests Envoi des tests en ligne Les tests en ligne à remplir à la maison n’étant pas disponibles pour les clients adultes, ils n’ont pas besoin de se connecter à la TED et ne recevront donc pas d’email automatique. Seuls les enfants seront convertis en utilisateurs et leurs parents recevront un email leur permettant de se connecter.

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Objectifs Première connexion

Si après avoir créé votre client enfant vous n’avez pas cliqué sur le bouton Créer un utilisateur, rendez-vous dans l’onglet Clients, puis cliquez à côté du nom de votre client enfant sur « Editer ». En haut de son profil, cliquez sur le bouton vert « créer un utilisateur ».

Sur la page suivante, inscrivez le mot de passe que vous avez communiqué au client. Ce mot de passe est différent de votre propre mot de passe et est personnel. Il peut être communiqué dans un second mail que vous envoyez au client, ou par téléphone. Privilégiez un même mot de passe à diffuser à vos futurs clients, afin de vous en souvenir.

Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien

Inscrivez le mot de passe que vous avez communiqué au client.

Choix des programmes Module statistiques Votre client (enfant) recevra par mail un lien pour accéder aux tests en ligne. Attention : ce lien n’est valable qu’une seule fois !

Veillez à bien lui envoyer son mot de passe. Le lien n’est valide que pour un seul clic, si le client clique à nouveau sur le lien, il y trouvera un message d’erreur. Il vous faudra alors lui renvoyer une invitation en cliquant sur le bouton renvoi des tests en ligne de sa fiche client.

Les tests en ligne sont à remplir par un parent et concernent les enfants uniquement.

Voici le mail que reçoit le client pour l’inviter à compléter les tests : Bonjour!

Vous avez pris rendez-vous en vue d’effectuer un programme d’écoute Tomatis® pour *nom de l’enfant*. Afin de préparer cet entretien, vous trouverez ci-dessous un lien vous permettant de vous connecter à notre Plateforme d’Evaluation en ligne.

Attention : avant de cliquer sur ce lien, il est très important - que vous ayez le mot de passe que nous vous avons transmis préalablement. Ce lien n’est actif qu’une seule fois (un seul clic).

- que vous disposiez d’environ 40 minutes pour répondre à l’ensemble du questionnaire. *lien* Une fois le questionnaire validé, les réponses nous sont adressées automatiquement et nous permettront d’étudier le profil de votre enfant en vue de notre rendez-vous. Si le lien n’est plus actif nous vous invitons à nous contacter directement par email ou téléphone.

Merci de la confiance que vous nous portez.

Cordialement, *votre nom* Professionnel Tomatis®

Le client peut alors compléter les tests en ligne Copyright Tomatis Développement S.A. 2015 - 2016 | info@tomatis.com

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Les Tests en ligne pour le Client Tomatis® Evaluation Database

Objectifs Première connexion

Votre client va pouvoir répondre à une série de tests sur son enfant.

Les tests destinés à un enfant sont répartis sous 4 grands thèmes : • • • •

Sensori Moteur Emotions Langage Attention

Lors du premier entretien

A l’intérieur de chaque thème, le client est questionné sur des situations concrètes de la vie de tous les jours : • • Par exemple, Votre enfant a-t-il tendance à ne pas aimer les bisous, à «essuyer» l’endroit où il a été embrassé ?.

Il pourra alors choisir très facilement parmi une série de réponses: Jamais ; très rarement ; quelques fois ; fréquemment ; souvent et très souvent.

Choix des programmes

L’onglet orange lui indique sa progression dans les réponses au test.

Il doit répondre à toutes les questions pour pouvoir passer aux suivantes.

Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client

Module statistiques

Pour vous faire une idée de comment sont configurés les tests, créez une fiche client à votre nom, vous recevrez ainsi le lien pour répondre aux tests ! À chaque fois que les parents complètent l’un des tests (par exemple, sensori-moteur), vous recevrez une notification par email.

Il vous est alors possible d’aller lire les résultats.

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Lors du premier entretien

Tomatis® Evaluation Database

Sur la fiche de chaque client (accessible via l’onglet client dans le menu de gauche), vous retrouverez un menu vous permettant d’accéder aux questions d’anamnèse. Ces questionnaires dépendent du type de client (adulte ou enfant). Il s’agit avant tout d’un guide qui vont aidera à bien diriger le premier entretien. Ils sont divisés en plusieurs rubriques : Les rubriques de couleur émeraude vous permettent de faire l’anamnèse pendant le bilan de façon complète.

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

Une fois l’anamnèse complétée, vous trouverez en vert une série de questionnaires à faire passer à votre client afin de faire corroborer les réponses obtenues lors des tests à la maison. Ces questions portent sur : • Les aptitudes motrices • Les aptitudes émotionnelles • Les aptitudes cognitives En violet, vous pouvez inscrire l’objectif des programmes d’écoute visé par le client.

Dans le module Gestionnaire des médias, vous pourrez stocker toutes sortes de fichiers relatifs au dossier du client : tests d’écoute, audiogramme, sa photo, un dessin ou d’autres tests standardisés que vous jugerez bon de lui faire passer.

Dans la rubrique Option d’exportation, en rouge, vous pouvez télécharger toutes les rubriques mentionnées ci-dessus et les exporter sous format PDF. Vous pourrez ainsi retrouver toutes ces questions pour les poser durant l’entretien à l’aide de la version papier ou une fois les tests effectués, pouvoir les transmettre à vos clients ou les archiver.

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Tomatis® Evaluation Database

Objectifs Première connexion

Choix des programmes Dans la rubrique orange, une fois le questionnaire du premier entretien effectué, vous pouvez mentionner le programme choisi, ainsi que les dates de début et de fin de session.

Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

Après les deux premières sessions d’écoute effectuées et la pause entre les deux sessions achevée, vous pourrez (quelques jours avant la date du second entretien) renvoyer les tests en ligne à effectuer par représentants d’un client enfant.

Le procédé est le même que décrit en page 5, à savoir l’onglet «renvoi des tests en ligne» dans le module Créer un utilisateur.

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Le module statistiques Attention : Le module statistiques est basé sur les réponses du test en ligne et pas celles du questionnaire d’anamnèse. Vous aurez donc accès à ce module statistiques uniquement pour les clients enfants.

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Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

Rappel : Les questionnaires en ligne sont décomposés en quatre axes (sensorimoteur, émotions, langage et attention) pour un total de 320 questions. L’axe sensorimoteur contient 147 questions, l’axe émotions en contient 63, le langage 66 et enfin l’axe attention en contient 44.

Vous pouvez accéder soit aux statistiques générales de l’ensemble de vos clients depuis le menu bleu à gauche, soit aux statistiques individuelles en cliquant sur « éditer » à gauche du nom de vos clients dans la rubrique « clients ».

Le module statistiques se découpe en six parties : • Profil hiérarchisé global des items critiques (IC) • Classification hiérarchisée des IC • 30 premiers IC • Profil global de tous les items • Calcul séparé global des Items non Critiques (InC) • Calcul séparé des InC Les items critiques sont les réponses « Très souvent », « Souvent » et « Fréquemment ». C’est l’occurrence de ces réponses qui doit diminuer avec les sessions d’écoute. Les items non critiques sont les réponses « jamais » et « non concerné(e) ».

Profil global hiérarchisé des items critiques (très souvent, souvent, fréquemment) Cet onglet vous permet d’obtenir une vue globale des tests en ligne en classant chaque axe de test (sensori-moteur, émotions, langage et attention) en fonction du nombre d’items critiques (très souvent, souvent, fréquemment) sélectionné.

•

La ligne Nombre affiche le nombre total d’items critiques sélectionné par le parent sur l’ensemble des 320 questions, indépendamment du type de test.

•

La ligne Pourcentage représente le pourcentage de réponses critiques par rapport à la totalité des questions : nombre d’items critiques / total de questions *100

•

La ligne Nombre par Test affiche le nombre de réponses critiques à l’intérieur de chaque axe.

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Le module statistiques

• Tomatis® Evaluation Database

Nombre d’items critiques par test / total d’items critiques *100 Cette donnée, bien qu’intéressante, ne permet pas seule d’observer une évolution positive entre les différentes sessions, puisque le chiffre va potentiellement augmenter. Par exemple, si au cours du premier test, le parent a choisi 205 réponses critiques au total, dont 131 sur l’axe sensori-moteur, cette ligne affichera 63.9%. Au cours du test suivant, il n’y aura plus que 101 réponses critiques, dont 71 en sensori-moteur. La ligne affichera 70.3%, soit une augmentation du pourcentage par rapport à la session précédente, mais bien on constate une diminution des réponses problématiques.

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client

La ligne Pourcentage par test affiche le pourcentage de réponses critiques à l’intérieur de chaque axe et par rapport au total des réponses critiques :

•

La ligne % de pondération par test affiche le pourcentage des réponses critiques par test en fonction de leur poids dans la totalité des tests en ligne. C’est ce chiffre-là qui va permettre d’observer une diminution des réponses problématiques en pourcentage, en fonction de l’axe du test.

Nombre d’item critique dans un axe / nombre total d’item de cet axe * 100

Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

Dans l’exemple cité tout à l’heure, le pourcentage de pondération du test sensori-moteur réalisé avant la première session Tomatis® est de 89.1% (131 items sur 147) alors qu’après une session le pourcentage affiché sur cette ligne sera de 48.3% (71 sur 147).

Classification hiérarchisée des items critiques dans l’ordre Ce tableau représente, pour chaque test en ligne, la représentation en pourcentage de chaque type de réponse (Très souvent, souvent, fréquemment, de temps en temps, un peu, jamais, non concerné(e)) par rapport au total des questions : Nombre d’occurrences d’un type de question / total des questions * 100 On devrait observer une diminution du pourcentage des réponses critiques (Très souvent, souvent et fréquemment) et une augmentation des réponses «De temps en temps», «un peu» et «jamais» au fur et à mesure des tests.

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Le module statistiques 30 premiers items critiques Tomatis Evaluation Database ®

Objectifs Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien Choix des programmes Module statistiques

Cet onglet affiche les trente premières questions auxquelles le représentant de l’enfant a répondu par un item critique. La classification se fait d’abord en fonction des réponses les plus critiques (Très souvent) puis du type de questionnaire. Les axes sont toujours classés dans le sens suivant : sensori-moteur, émotions, langage puis attention.

Exemple : s’il y a 40 réponses « très souvent » dans le questionnaire sensori-moteur, l’onglet « 30 premiers items critiques » affichera les trente premières questions sensori-moteur auxquelles le parent a répondu « très souvent ». S’il n’y a aucune réponse « très souvent » dans le questionnaire sensori-moteur, mais dix « souvent » dans celui-ci et 2 « très souvent » dans le test émotion, les deux questions du test émotions s’afficheront en premier, suivies des dix « souvent » du sensori-moteur.

Profil global de tous les items Cet onglet affiche des graphiques en histogrammes vous permettant de lire les résultats de chaque test et axes des tests. Vous devriez observer une baisse des réponses « Très souvent », « souvent » au fur et à mesure des graphiques.

Calcul séparé global des items non critiques Cet onglet vous permet d’observer l’évolution globale (sans distinction des axes) des réponses « Jamais » et « Non concerné(e) ». Vous devriez voir une augmentation de ces réponses au fur et à mesure des tests en ligne.

Calcul séparé des items non critiques Cet onglet vous permet d’observer l’évolution par axe en pourcentages des réponses « Jamais » et « Non concerné(e) ». Vous devriez voir une augmentation de ces réponses au fur et à mesure des tests en ligne.

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Tomatis® Evaluation Database

Objectifs

Rappels rapides

Première connexion Nouveau client et envoi des tests Tests en ligne pour le client Lors du premier entretien

Deux types de questionnaires sont accessibles sur la TED : les tests en ligne et les questionnaires d’anamnèse. Les premiers n’existent que pour les clients enfants et sont à remplir à la maison par ses représentants. Les questionnaires d’anamnèse sont à remplir par le Praticien au cours du premier entretien et existent en version adulte et enfant.

L’onglet « client » est la base de données de tous vos clients, adultes comme enfants. L’onglet « utilisateurs » correspond à la liste des personnes pour qui vous avez créé un compte en ligne sur la TED afin d’accéder aux tests en ligne, donc uniquement les clients enfants (puisque les adultes ne remplissent pas les tests en ligne et n’ont donc pas besoin d’avoir un compte sur la TED).

Choix des programmes Module statistiques

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