INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA. TEORÍA
Miguel C. Muñoz Feliu Luisa Tolosa Robledo Departamento de Comunicación Audiovisual, Documentación e Historia del Arte Universitat Politècnica de València
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Información y Documentación Administrativa. Teoría
TEMA 1.- DOCUMENTO: CONCEPTOS GENERALES 1.1 DEFINICIONES DE DOCUMENTO 1.1.1 Según el Diccionario de la Real Academia Española <http://www.rae.es>: a) Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. b) Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Las dos definiciones son extremadamente documento con el hecho escrito.
tradicionales:
vinculan
Esto puede estar relacionado con que la actividad documental ha estado ligada con dos instituciones documentales clásicas que han recogido fundamentalmente texto escrito, como los archivos y las bibliotecas. Sin embargo, desde mediados del siglo XX estas instituciones documentales van a acumular otro tipo de materiales nuevos: fotografías, grabaciones sonoras y grabaciones visuales. Es entonces cuando la noción de documento amplia el concepto de texto escrito, incorporando el de grabaciones sonoras y de las imágenes. En los últimos años, el desarrollo de la informática ha generado un nuevo soporte para la transmisión de la información: el documento electrónico.
1.1.2 Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985): Art. 49.1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
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1.1.3 Según la Ley de Patrimonio Cultural Valenciano (Ley 4/1998): Art.77.2. Se entiende por documento, a los efectos de esta Ley, toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte, incluido el informático. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.
1.1.4 Según la ISAD(G)(Norma Descripción Archivística):
Internacional
General
de
Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.
1.2 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA “Al igual que cualquier otra organización, sea pública o privada, las Administraciones Públicas albergan en su seno sistemas de información que a su vez se componen de más de un subsistema informativo. […] El concepto de sistema puede ser definido, tal y como lo hace O’Brien, como un grupo de componentes interrelacionados que trabajan juntos hacia un fin común aceptando inputs y produciendo outputs en un proceso de de transformación organizado...” (Cruz Mundet, Mikelarena, 1998: 21). “Cualquier Administración Pública, sea cual sea su amplitud, puede interpretarse como un sistema compuesto por un conjunto de elementos interdependientes relacionados entre sí en función de satisfacer los objetivos propios de las Administraciones Públicas. Asimismo, hay que señalar que las Administraciones Públicas constituyen sistemas abiertos en la medida en que llevan a cabo intercambios de elementos y de información con el entorno que las rodea”(Cruz Mundet, Mikelarena, 1998: 21).
1.3 TIPOLOGÍA DE LOS DOCUMENTOS (PRESENTACIÓN) Un criterio para clasificar los documentos elaboración de la información que contienen.
es
el
grado
de
Podemos distinguir tres tipos: documentos primarios, secundarios o documentos de referencia o terciarios.
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1.3.1 Documentos primarios Son aquellos que contienen información nueva y original que no ha sido sometida a ningún tipo de tratamiento documental posterior (resumen, selección, interpretación, etc.). Son documentos primarios los libros, revistas, periódicos, programas de radio o televisión, películas, páginas web o archivos gráficos o textuales de ordenador. También son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los canales habituales de publicación y difusión (Actas de congresos científicos, cuadernos de laboratorio, informes científicos, informes internos, ediciones técnicas como normas, patentes o marcas, preprints, separatas, tesis doctorales y otros trabajos de investigación universitaria y, en cierto modo, las publicaciones oficiales.
1.3.2 Documentos secundarios Son documentos cuyo objetivo es hacer referencia a los documentos primarios, por lo que no existirían sin ellos. Ofrecen información referencial sobre los documentos primarios y son el resultado de las operaciones propias del análisis documental (descripción documental, indización, resumen analítico). Son documentos secundarios los listados de referencias de libros de bibliotecas o librerías, las bibliografías, los índices, los boletines de programación de televisión o la cartelera cinematográfica. Las bases de datos científicas son también documentos secundarios y los índices de URL's realizados por los grandes buscadores de Internet son también secundarios.
1.3.3 Obras de consulta o de referencia (terciarios) En las clasificaciones tradicionales las obras de referencia suelen aparecer como secundarias, lo cual tiene sentido porque no son primarias ya que la información no es nueva ni original, sino recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente existentes. Sin embargo tampoco son estrictamente secundarias porque suministran información, extraída tanto de fuentes primarias como secundarias. En ellas, no obstante, intervienen procesos analíticos documentales que determinan la forma de presentación y acceso a la información que transmiten.
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1.4 TIPOS DE DOCUMENTACIÓN (CONTENIDOS) Otro criterio de clasificación contempla el contenido de la información, los principales son: documentación estadística, documentación legislativa, documentación jurisprudencial y documentación administrativa.
1.4.1 Documentación estadística “Art. 1.2. A efectos de esta Ley, se entiende por actividad estadística pública la recopilación, elaboración y ordenación sistemática de la información cuantificable y la publicación y difusión de los resultados necesarios o útiles, tanto para el conocimiento y el análisis de la realidad geográfica, económica, demográfica, cultural y social de la Comunidad Valenciana como para coadyuvar al cumplimiento de los fines y competencias de la Generalitat” (Ley 5/1990, de 7 Junio de 1990, de la Generalitat Valenciana, de estadística de la Comunitat Valenciana) Ejemplos:
Institut Valencià d´Estadística (IVE) <http://www.ive.es>.
Fig. A1. Web del Institut Valencià d’Estadística (IVE)
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Instituto Nacional de Estadística (INE) <http://www.ine.es>.
Fig. A2. Web del Instituto Nacional de Estadística (INE)
1.4.2 Documentación legislativa La documentación legislativa es la producida por los órganos titulares del poder legislativo en el ejercicio de la facultad que tiene conferida para llevar a cabo la aprobación de las leyes. Esta potestad comprende genéricamente a los parlamentos, aunque a veces con intervención del poder ejecutivo. Una de las características de la documentación legislativa es la obligatoriedad de su publicación que garantiza el conocimiento público de las normas. La publicación en el boletín o diario correspondiente es un requisito imprescindible para su validez ya que estas no existen mientras no se publiquen. Su publicación constituye la última y definitiva fase del procedimiento de elaboración. Mediante la promulgación se deja constancia de las mismas. El principio de publicidad de las normas se encuentra garantizado constitucionalmente. Este principio de publicidad está relacionado con el de seguridad jurídica. Los ciudadanos pueden ejercer sus derechos y defenderse con arreglo al ordenamiento jurídico porque
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tienen la oportunidad efectiva de conocerlas, por la obligatoriedad de la difusión. Entre los diarios y boletines oficiales más útiles para nosotros cabe destacar:
Normas europeas: Diario Oficial <http://eur-lex.europa.eu>.
de
la
Unión
Europea
(DOUE)
Normas estatales:
Normas autonómicas: Boletines de las Comunidades Autónomas, por ejemplo el DOCV <http://docv.gva.es> en el caso de la Comunitat Valenciana.
Normas locales: Boletines oficiales provinciales, por ejemplo, el Boletín Oficial de la Provincia de Valencia <http://bop.dival.es/bop/drvisapi.dll/> en el caso de este ámbito territorial.
Boletín Oficial del Estado <http://www.boe.es>.
1.4.3 Documentación jurisprudencial La documentación jurisprudencial equivale al conjunto de sentencias emitidas por los diferentes tribunales en su función jurisdiccional. La documentación jurisprudencial incluye la producida por el Tribunal Constitucional y los otros tribunales que forman el poder judicial propiamente dicho: Tribunal Supremo, Audiencia Nacional, Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas, Audiencias Provinciales y Juzgados. Se incluye también el Tribunal Europeo de Derechos Humanos y el Tribunal Justicia de las Comunidades Europeas y el Tribunal de Primera Instancia (europeo).
1.4.4 Documentación administrativa Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. (Ej.: expedientes, contratos, etc.) (Ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común). Los documentos administrativos son el soporte en el materializan los distintos actos de la Administración (Manual de documentos administrativos del MAP).
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que se Pública
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1.5 INSTITUCIONES DOCUMENTALES Las instituciones documentales pueden definirse como los organismos que recopilan y tratan documentos con el fin de difundir información documental. Podemos distinguir: los archivos, las bibliotecas, los centros de documentación y los museos.
1.5.1 Archivo 1.- Institución responsable de la reunión, el tratamiento, el inventario, la conservación y la comunicación de los archivos, también denominada servicio de archivo (o archivos).
Fig. A3. Arxiu del Regne de València
2.- Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transferidos a la institución de archivos competente según el valor archivístico.
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1.5.2 Biblioteca Según la Unesco, una biblioteca es una colección organizada de libros y publicaciones periódicas impresas y de otros documentos, sobre todo gráficos y audiovisuales, servida por un personal encargado de facilitar el uso por los lectores para su información, investigación, enseñanza o recreo.
Fig. A4. Biblioteca Pública Provincial (Valencia)
1.5.3 Centro de Documentación El centro de documentación o centro de información y documentación es el organismo que desarrolla en diversos grados tareas de recogida y tratamiento de documentación, de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y difusión.
Fig. A5. Infografía del Centro de Documentación Europea de la Universidad de Alicante
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1.5.4 Museo Institución permanente, sin fines lucrativos, al servicio de la sociedad que adquiere, conserva, comunica y presenta con fines de estudio, educación y deleite, testimonios materiales del hombre y su medio.
Fig. A6. Museo del Prado (Madrid)
El museo, en lo referente a la naturaleza de sus documentos, comparte con las bibliotecas y centros de documentación el ser el resultado de una recopilación voluntaria y deliberada, distinguiéndose en este sentido los archivos del resto de las instituciones documentales.
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1.6 SOPORTES DE LA INFORMACIÓN La necesidad de transmitir pensamiento e información de generación en generación, o la necesidad de dejar constancia de hechos, se ha configurado por diferentes sistemas de fabricación y técnicas de ejecución según las épocas, las condiciones ambientales y geográficas, y las necesidades políticas y culturales. Los vehículos de transmisión de la información constan de una materia o soporte sustentante de la escritura y de un soporte sustentado a causa del cual se escribe (tintas, incisiones, etc.).
1.6.1 Soportes de la antigüedad:
Piedras: incisión sobre las piedras, tintas sobre las piedras.
Tablillas de madera y cera para escribir.
Tablillas de marfil.
Láminas de plomo.
Tablillas de barro.
Papiro.
Pergamino (piel de animal con un tratamiento de adobos para darle rigidez y conservación).
1.6.2 Soportes actuales: a) Papel Originario de China, aparece en Europa el siglo XII y aún no lo ha desplazado un competidor (la denominada oficina sin papel). Hasta mediados del siglo XIX la materia base del papel ha sido el trapo (fibra vegetal de lino, cáñamo, etc.) con un apresto de cola (vegetal o animal) y una reserva alcalina para dar consistencia. El aumento de necesidad de papel en el siglo XVIII incremento la utilización de trapos de color y, con ello, la utilización de blanqueadores. 20
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En 1798 Nicolás Louis Robert inventa la máquina de fabricación de papel continuo, que se desarrollará y utilizará ampliamente en el siglo XIX. La producción industrial del papel introduce componentes químicos y, por ello, un papel ácido. Tipos principales de papel actual: papel de escritura (pasta química al bisulfito, de unos 80 gramos), papel cebolla (menor gramaje, entre 15 y 25 gramos por lámina de metro cuadrado), papel vegetal (transformación química de la pasta con ácido sulfúrico para conseguir un papel impermeable a gas y líquidos.)
Ventajas del papel:
No necesita aparatos de lectura.
Resulta difícil modificar el escrito sin dejar huellas.
Es un soporte de conservación bimilenario.
Desventajas del papel:
El sistema de busca y localización de la información es lento.
La mala calidad de algunas pastas origina graves problemas de conservación.
b) Microfilm y microficha El microfilm es un rollo de película, habitualmente de 35 mm, aunque hay de 16 mm, en que cada fotograma corresponde a una exposición.
Fig. A7. Imágenes de microfilm y de microficha
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La microficha es una plancha de pequeñas dimensiones (105 x 50 mm) que contiene fotogramas en filas de izquierda a derecha. La primera película compuesta de nitrato gran inflamabilidad tradicionales porque
usada comercialmente entre 1890 y 1950 estaba de celulosa. Es de gran inestabilidad química y (su fuego no puede ser apagado por medios contiene oxígeno en si mismo).
Entre 1950 y 1956 se utiliza el acetato de celulosa. Más estable químicamente. A partir de 1956 se introduce el poliéster: es insoluble a los disolventes comunes, y resistente al uso y el calor.
Ventajas del microfilm:
Ha permitido reproducir en un soporte de menor espacio una gran cantidad de información documental.
Ha difundido la información preservando el original.
Desventajas del microfilm:
Necesita, para su conservación, un control de la humedad (40% humedad relativa) temperatura (18 grados) y polución.
Necesita el apoyo de una máquina reproductora de la imagen.
Fig. A8. Lector de microfilm
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c) Soportes electrónicos Las tecnologías actuales de los dispositivos de almacenamiento son dos: la magnética y la óptica. La tecnología magnética se emplea desde hace años, tanto en el campo digital como en el analógico. Consiste en la aplicación de campos magnéticos a ciertos materiales cuyas partículas reaccionan a esa influencia, así se orientan en unas determinadas posiciones que conservan tras dejar de aplicársele el campo magnético. Esas posiciones representan los datos. Entre los más conocidos se encuentran los discos flexibles y duros.
Fig. A9. Diversos tipos de discos flexibles o disquettes
La tecnología óptica de almacenamiento a partir del uso del láser es más reciente. En el CD un haz láser lee (o escribe) en microscópicos agujeros situados en la superficie de un disco de material plástico, recubiertos a su vez por una capa transparente para su protección. A diferencia de la tecnología magnética en la óptica la información se guarda en formato digital (unos y ceros como valles y cumbres respectivamente en la superficie del CD), en lugar de analógico porque emplea un láser como lector. El sistema no experimentó variaciones importantes hasta la aparición del DVD. Si se comparan ambas tecnologías puede decirse que los discos ópticos presentan generalmente una mayor capacidad que los
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magnéticos y son más seguros que ellos en cuanto a la conservación de los datos, debido a que el material donde se almacena la información es inmune a los campos magnéticos y está protegida de la corrosión ambiental, la manipulación, etc. La cabeza móvil, al estar separada de la superficie del disco, nunca puede tocarla por lo que no produce en ella desgaste a causa del rozamiento.
Ventajas de los soportes electrónicos:
Gran capacidad de almacenamiento.
Localización rápida de la información.
Excelente calidad de visualización.
Desventajas de los soportes electrónicos:
Dependencia de software y hardware.
Obsolescencia tecnológica.
Incógnita: durabilidad del soporte.
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TEMA 2.- DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA 2.1 DOCUMENTO Y DOCUMENTO ADMINISTRATIVO O DE ARCHIVO Según la ISAD Archivística:
(G)
Norma
Internacional
General
de
Descripción
Documento: “Información que ha quedado registrada de independencia de su soporte o características”
alguna
forma
con
Documento de archivo: “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” Según Cruz Mundet y Mikelarena (2006: 220) los elementos diferenciadores entre documento y documento administrativo son:
El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, actas...).
La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él.
La exclusividad: la información que contiene uno rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.
La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.
Dos conceptos muy relacionados con el documento administrativo o de archivo pero que presentan sus propios matices son los conceptos de documento público y documento público administrativo Según el artículo 1216, del Código Civil “Son documentos públicos los autorizados por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley”.
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Y según el Art. 46.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común “Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas”.
2.2 LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA Y SUS FUNCIONES “La actividad administrativa se documental, es decir, por reflejarse el testimonio de la mencionada administrativos son el soporte en distintos actos de la Administración dichos actos” (MAP, 2003: 17).
distingue por su carácter en documentos que constituyen actividad. Los documentos el que se materializan los Pública, la forma externa de
Funciones primordiales de los documentos administrativos son dos, de constancia y de comunicación:
Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna –entre las unidades que componen la organización administrativa- como externa de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones. Características administrativo:
que
califican
a
un
documento
como
documento
1. Producen
efectos. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa. Tales efectos no son siempre y necesariamente jurídicos, pudiendo tener naturaleza meramente informativa o comunicativa. No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos, anotaciones manuscritas ... 2. Son emitidos por un órgano administrativo. El emisor de un documento administrativo, aquel que lo produce, es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública. Aunque en la mayoría de los documentos
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administrativos aparezca de hecho como autor una persona física, esto no contradice la afirmación anterior ya que, en este supuesto, las personas físicas actúan en representación del órgano. 3. Su emisión es válida. Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa. Por ejemplo, no es válido un documento cuando el emisor no es competente para su emisión. Documentos de los ciudadanos: Los documentos elaborados por los ciudadanos son el instrumento por el que estos se relacionan con la actividad de las Administraciones Públicas. Estos documentos necesitan de unas reglas de estilo que facilite a los ciudadanos la relación con la Administración y permitan a ésta una mejor recepción, compresión y gestión de lo requerido por estos ciudadanos.
2.3 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2.3.1 Caracteres externos Clase: la clase de documento está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Textuales: transmiten la información mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado, impreso). Es el procedimiento más empleado por la administración.
Fig. B1. Documento manuscrito y mecanoscrito con información textual
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Iconográficos: representan la información mediante el empleo de la imagen, signos no textuales, colores, etc., como los mapas, fotografías, dibujos...
Fig. B2. Documentos con información iconográfica propiedad de la Biblioteca Valenciana Nicolau Primitiu: Mapa del Reino de Valencia (1636), Torres de Quart vistas por Levy (1888) y fotografía aérea de la ciudad de Castellón (1958)
Sonoros: las grabaciones de sonido, fundamentalmente palabras, en cintas magnéticas, discos ... Audiovisuales: grabaciones de imagen en movimiento sonido, en filmes, cintas de video, videodiscos ... Electrónicos ordenadores, compactos.
o informáticos: los generados como cintas magnéticas, disquetes
de
con
por los o discos
Tipo: es una característica que deriva de la acción representada, revela tanto el contenido como su estructuración en el documento. ACCIÓN
TIPO
Preguntar
Cuestionario
Legislar
Ley
Informar
Informe
Certificar
Certificado
Tabla B3. Acción y tipología documental resultante
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