WORD PARA ABOGADOS Herramientas para optimizar la elaboración de documentos jurídicos
COMITÉ CIENTÍFICO DE LA EDITORIAL TIRANT LO BLANCH MARÍA JOSÉ AÑÓN ROIG
Catedrática de Filosofía del Derecho de la Universidad de Valencia
ANA CAÑIZARES LASO Catedrática de Derecho Civil de la Universidad de Málaga
JORGE A. CERDIO HERRÁN
Catedrático de Teoría y Filosofía de Derecho. Instituto Tecnológico Autónomo de México
JOSÉ RAMÓN COSSÍO DÍAZ Ministro en retiro de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y miembro de El Colegio Nacional
EDUARDO FERRER MAC-GREGOR POISOT Juez de la Corte Interamericana de Derechos Humanos. Investigador del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM
OWEN FISS Catedrático emérito de Teoría del Derecho de la Universidad de Yale (EEUU)
JOSÉ ANTONIO GARCÍA-CRUCES GONZÁLEZ Catedrático de Derecho Mercantil de la UNED
LUIS LÓPEZ GUERRA Catedrático de Derecho Constitucional de la Universidad Carlos III de Madrid
ÁNGEL M. LÓPEZ Y LÓPEZ
Catedrático de Derecho Civil de la Universidad de Sevilla
JAVIER DE LUCAS MARTÍN
Catedrático de Filosofía del Derecho y Filosofía Política de la Universidad de Valencia
VÍCTOR MORENO CATENA
Catedrático de Derecho Procesal de la Universidad Carlos III de Madrid
FRANCISCO MUÑOZ CONDE
Catedrático de Derecho Penal de la Universidad Pablo de Olavide de Sevilla
ANGELIKA NUSSBERGER
Catedrática de Derecho Constitucional e Internacional en la Universidad de Colonia (Alemania). Miembro de la Comisión de Venecia
HÉCTOR OLASOLO ALONSO
Catedrático de Derecho Internacional de la Universidad del Rosario (Colombia) y Presidente del Instituto Ibero-Americano de La Haya (Holanda)
LUCIANO PAREJO ALFONSO
Catedrático de Derecho Administrativo de la Universidad Carlos III de Madrid
TOMÁS SALA FRANCO
Catedrático de Derecho del Trabajo y de la Seguridad Social de la Universidad de Valencia
IGNACIO SANCHO GARGALLO
Magistrado de la Sala Primera (Civil) del Tribunal Supremo de España
TOMÁS S. VIVES ANTÓN
Catedrático de Derecho Penal de la Universidad de Valencia
MARTA LORENTE SARIÑENA RUTH ZIMMERLING
Catedrática de Historia del Derecho de la Universidad Autónoma de Madrid
Catedrática de Ciencia Política de la Universidad de Mainz (Alemania)
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WORD PARA ABOGADOS Herramientas para optimizar la elaboración de documentos jurídicos
JORGE ROMERO
tirant lo blanch Valencia, 2022
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© Jorge Romero
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TIRANT LO BLANCH EDITA: TIRANT LO BLANCH C/ Artes Gráficas, 14 - 46010 - Valencia TELFS.: 96/361 00 48 - 50 FAX: 96/369 41 51 Email:tlb@tirant.com www.tirant.com Librería virtual: www.tirant.es ISBN: 978-84-1113-768-3 MAQUETA: Innovatext
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Índice
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................
11
REDACCIÓN DE DOCUMENTO........................................................................................
15
ESCRIBIR/ INSERTAR/ RELLENAR...............................................................................................
15
Fuentes del tema........................................................................................................................
15
Dividir..............................................................................................................................................
17
Organizar todo............................................................................................................................
20
Ver en paralelo............................................................................................................................
22
Autocorrección...........................................................................................................................
24
Autotexto......................................................................................................................................
29
Campo de texto..........................................................................................................................
34
Campo cuadro combinado....................................................................................................
45
Campo predefinido...................................................................................................................
53
VACIAR................................................................................................................................................
59
Campo combinado...................................................................................................................
59
CORTAR/ PEGAR/ COPIAR............................................................................................................
74
Reconocimiento óptico de caracteres (ROC)..................................................................
74
COMPLEMENTOS............................................................................................................................
93
Cuadro de texto..........................................................................................................................
93
Marca de agua.............................................................................................................................
101
RECURSOS ESPECIALES................................................................................................................
105
Dictar ..............................................................................................................................................
105
Teclado en pantalla...................................................................................................................
111
Leer en voz alta...........................................................................................................................
114
INVESTIGACIÓN...............................................................................................................................
117
Tabla de contenido....................................................................................................................
117
Insertar cita...................................................................................................................................
130
Bibliografía....................................................................................................................................
144
Insertar nota al pie.....................................................................................................................
153
8
Índice
EDICIÓN....................................................................................................................................
161
Saltos de sección........................................................................................................................
161
Estilos..............................................................................................................................................
188
Seleccionar texto no contiguo.............................................................................................
209
Guiones..........................................................................................................................................
214
REVISIÓN..................................................................................................................................
223
INTERNA.............................................................................................................................................
223
Ortografía y gramática.............................................................................................................
223
Sinónimos.....................................................................................................................................
229
Mostrar todo................................................................................................................................
233
Búsqueda avanzada..................................................................................................................
242
Búsqueda inteligente...............................................................................................................
251
Traducir..........................................................................................................................................
254
Reemplazar...................................................................................................................................
258
EXTERNA............................................................................................................................................
262
Control de cambios...................................................................................................................
262
Comentarios.................................................................................................................................
267
Anterior-Siguiente-Aceptar-Rechazar...............................................................................
271
Anterior-Siguiente-Eliminar...................................................................................................
275
Comparar (estilo jurídico).......................................................................................................
280
Combinar.......................................................................................................................................
288
PRESENTACIÓN.....................................................................................................................
297
Borrador.........................................................................................................................................
297
Diseño de impresión.................................................................................................................
303
Esquema........................................................................................................................................
310
Modo de lectura.........................................................................................................................
321
Vista previa....................................................................................................................................
334
Encoger una página..................................................................................................................
345
IMPRESIÓN..............................................................................................................................
355
Tamaño personal del papel...................................................................................................
355
Márgenes simétricos y pares e impares diferentes......................................................
362
Ajustar al tamaño del papel...................................................................................................
380
Índice
9
Imprimir a doble cara...............................................................................................................
385
ALMACENAMIENTO............................................................................................................
389
Plantilla de word.........................................................................................................................
389
TRANSMISIÓN........................................................................................................................
397
Enviar como datos adjuntos..................................................................................................
397
Imprimir fax..................................................................................................................................
400
SEGURIDAD.............................................................................................................................
409
Cifrar con contraseña................................................................................................................
409
Restringir edición.......................................................................................................................
414
Marcar como final......................................................................................................................
433
Agregar una firma digital........................................................................................................
441
INTRODUCCIÓN
Una de las claves para ser un abogado productivo consiste en administrar eficientemente el tiempo de trabajo. Existe una sencilla fórmula que contribuye a lograrlo. Mientras menos tiempo se dedique a las rutinas, más se dispondrá para las actividades esenciales. Es una relación inversamente proporcional, podría decirse. Pero, ¿cómo reducir al mínimo el tiempo de las rutinas? Un camino es optimizando o automatizando su ejecución con las herramientas que brindan las aplicaciones informáticas. Entre las actividades más importantes del abogado poseedoras de innumerables rutinas, se encuentra la elaboración de documentos jurídicos. Durante esta faena, se repite escribir, seleccionar, copiar, pegar, insertar, buscar, reemplazar, revisar, modificar, visualizar, imprimir, enviar, etc. Vale su comparación con un campo repleto de maleza que ahoga el trigo. Lamentablemente, pocos colegas son conscientes de las herramientas que ofrecen los procesadores de texto para contrarrestar las mencionadas rutinas o, conociendo su existencia, no saben cómo ponerlas en práctica. Microsoft Word probablemente sea una de las aplicaciones más subutilizadas por los abogados en el mundo. En este sentido, el objetivo de este libro es presentar al profesional del derecho las herramientas más importantes que le brinda Microsoft Word 2019 para optimizar y, eventualmente, automatizar, la ejecución de tareas rutinarias relacionadas con la elaboración de documentos jurídicos de calidad, ayudándolo a ganar un tiempo valioso que podrá invertir en actividades esenciales, como interpretar normas o argumentar escritos, en aras de aumentar su rendimiento laboral, incluso a un nivel de excelencia. Para alcanzar dicho objetivo, se ha diseñado una metodología de casos prácticos, con énfasis pedagógico. Aunque, en función de garantizar el máximo acceso y comprensión de esta obra, la misma guarda cierta distancia del ámbito académico. Así, el estudio de cada herramienta comienza con el planteamiento de un problema. Por tal debe entenderse una rutina en la elaboración de docu-
12
Introducción
mentos jurídicos. A veces una «emergencia». Esta primera etapa ayudará al abogado a encender la «chispa» para identificar situaciones reales parecidas. Luego, se propone una solución. Por tal debe entenderse la herramienta o comando de Word aplicable al caso concreto. Solo se menciona, se dice entre líneas que «está allí», para abrir la puerta del «saber». Es una oportunidad de oro para reflexionar sobre la herramienta, especular cómo se puede aplicar al problema, considerar si existen otras similares o complementarias, etc. Esta etapa ayudará al abogado a ejercitar su imaginación. La solución también podría ser la herramienta de otra aplicación de la suite Office o de Windows 10, bien sea porque Word aún no cuenta con una equivalente, bien sea porque el usuario puede obtener de la misma mejores resultados. Incluso, podría tratarse de la aplicación como tal, por ejemplo, Teclado en pantalla. Se adopta, pues, una definición amplia de «herramienta». En este punto, atendiendo al principio de máxima accesibilidad, tendrá preferencia aquella que no requiera conexión a Internet. Además, cuando el problema tenga matices de «emergencia», la solución deberá considerarse «temporal». Sigue un procedimiento. Por tal debe entenderse el conjunto de pasos necesarios para darle solución al problema, es decir, aquellos que permiten aplicar la herramienta para optimizar y, eventualmente, automatizar la ejecución de la rutina. También puede verse como la comprobación del resultado o solución. Aquí se contempla el «saber hacer». Se trata de un camino. Pudiese haber más completos o expeditos. El abogado decidirá transitar el recomendado, buscar otro o inventar uno. Esta etapa le ayudará a desarrollar la creatividad. El procedimiento se acompaña de un recurso casi esencial al mismo, como son las imágenes. Ellas ilustran los pasos más importantes, para su mejor comprensión y memorización. Cubierto el núcleo metodológico, es el turno de los complementos. Por un lado, aparecen los comentarios, identificados con el asterisco (*). Se trata de breves observaciones sobre la herramienta, en su mayoría de carácter objetivo. Van de lo general a lo específico. Es la inmersión en el «saber».
Introducción
13
Se incluyen ejemplos, trucos, actualidad, avances, etc. Esta etapa ayudará al abogado a ampliar el conocimiento sobre el tema, así como reforzar el aprendizaje. Por otro, aparecen las anécdotas, identificadas con el numeral (#). Consisten en historias relacionadas con el uso de alguna herramienta, mezcla de la experiencia del autor con una pizca de imaginación. Pueden tener implícito un principio ético o moraleja. Es la etapa para el aprendizaje de valores. Este recurso es fundamental para generar el necesario vínculo entre el abogado y la informática, la empatía con las herramientas, sin lo cual sería en vano la consecución del objetivo planteado. De esta empatía nacerá el estímulo que permitirá convertirlas en un traje a la medida para la fiesta. También, con este recurso se pretende sembrar la fe en la informática, reconociendo las mejoras que ha traído a nuestra vida, aunque guardando por encima de todo la esencia de lo humano. En consonancia con la metodología propuesta, el contenido de este trabajo se estructura en títulos, subtítulos y capítulos. Las dos primeras partes se refieren a las actividades principales y acciones concretas donde se generan las rutinas durante la elaboración de documentos jurídicos. La última corresponde a las herramientas de Word que se requieren en el referido contexto. Subordinación didáctica del aspecto informático al jurídico que permite ensayar una sistematización del tema cómoda para el abogado. No obstante, cada capítulo tiene cuerpo suficiente para ser estudiado de manera autónoma. En definitiva, el libro puede ser leído en forma secuencial o a saltos. Aunque, claro, se recomienda la primera. La estructura anterior se encuentra desarrollada completamente en el Índice. Cabe destacar que actualmente no existe una bibliografía prolífica sobre el particular en español. Finalmente, se espera la receptividad de los lectores a esta propuesta, que no es más que una aproximación al tema. Cualquier sugerencia para mejorar la misma puede enviarla a través de los medios electrónicos que la editorial pone a su disposición.
REDACCIÓN DE DOCUMENTO
ESCRIBIR/ INSERTAR/ RELLENAR Fuentes del tema Problema: Usted elabora el libelo de una demanda. Desea cambiar el tipo de fuente. Solución: herramienta Fuentes del tema. Procedimiento: –
Abra el documento.
–
Seleccione la parte del texto donde desea cambiar el tipo de fuente.
–
Diríjase a Cinta de Opciones, pestaña Inicio, grupo y cuadro Fuente y seleccione una.
16
Jorge Romero
Redacción de documento
–
17
En el presente caso, se cambió Arial, fuente sin serif, por Time New Roman, fuente con serif.
* Con las fuentes predeterminadas del tipo sans serif se leen mejor los títulos. Con aquellas del tipo serif, los textos extendidos. Esta regla general del mundo impreso aplica también a los documentos jurídicos. * En el mundo digital, la mencionada regla cambia. Con aquellas fuentes del tipo san serif se leen mejor incluso los textos extendidos. Observación valiosa, cuando se trata de documentos jurídico-digitales.
Dividir Problema: Usted redacta un informe. Es largo, tiene alrededor de doce páginas. El punto veintiuno de la página seis tiene relación con el punto once de la página tres. Pierde un tiempo importante desplazándose de uno a otro. Solución: herramienta Dividir. Procedimiento: – Abra el documento. – Ubique el cursor en la página tres, justo debajo del punto once.
18
Jorge Romero
–
En Barra de estado, verifique que el documento se encuentra en vista Diseño de impresión.
–
Diríjase a Cinta de opciones, ficha Vista.
–
En el grupo Ventana, seleccione Dividir.
Redacción de documento
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–
Aparecerá una regla en la mitad de la página. Presione la tecla Enter para insertarla.
–
Ubique el cursor en la sección inferior. Desde allí, diríjase a la página seis, punto veintiuno.
–
Desplácese por la sección inferior o superior del documento, según convenga.
* Es una herramienta útil para analizar textos largos. * Otra solución sería combinar las herramientas Nueva ventana y Organizar todo.
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Jorge Romero
Organizar todo Problema: Usted elaboró otro informe relacionado con el asunto. Desea consultarlo al mismo tiempo que redacta el nuevo, pero, pierde un tiempo valioso desplazándose entre ventanas. Solución: herramienta Organizar todo. Procedimiento: –
Abra ambos documentos.