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PROTOCOLOS SOBRE PROPIEDAD HORIZONTAL Guía sistemática sobre los pasos esenciales para la administración de fincas y la correcta gestión de las comunidades de vecinos que aborda los procesos más comunes en la práctica cotidiana

IGNACIO ROSAT ACED

Administrador de Fincas Colegiado

tirant lo b anch Valencia, 2008

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En caso de erratas y actualizaciones, la Editorial Tirant lo Blanch publicará la pertinente corrección en la página web www.tirant.com (http://www. tirant.com).

Director de la colección:

JOSÉ IGNACIO ROSAT ACED

© IGNACIO ROSAT ACED

© TIRANT LO BLANCH EDITA: TIRANT LO BLANCH C/ Artes Gráficas, 14 - 46010 - Valencia TELFS.: 96/361 00 48 - 50 FAX: 96/369 41 51 Email:tlb@tirant.com http://www.tirant.com Librería virtual: http://www.tirant.es DEPOSITO LEGAL: I.S.B.N.: 978 -84 - 9876 - 055 - 2

A José Rosat Donderis; por sus pequeños errores y sus grandes aciertos.

El autor desea agradecer a los letrados D. Alfonso Delgado Moreno y D. José Francisco López Navarro y al economista D. Arturo Ballesteros Pascual, sus siempre acertadas observaciones y ayuda durante estos últimos veinticinco años.

índice INTRODUCCIÓN ..........................................................................

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ABREVIATURAS ...........................................................................

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1. PROTOCOLOS SOBRE TRÁMITES GENÉRICOS DE GESTIÓN.................................................................

1.1. Inicio de actuaciones .......................................................

1.2. Detección aspectos conflictivos .......................................

1.3. Rectificación cuotas .........................................................

1.4. Confección del presupuesto anual ..................................

1.5. Aspectos documentales ...................................................

1.5.1. Protocolo orientativo para el diligenciamiento del Libro de actas .................................................

1.5.2. Protocolo orientativo para la obtención del código de identificación fiscal: CIF.............................

1.6. Esquemas de interés para la gestión ...............................

1.6.1. Esquema informativo sobre obligaciones del propietario .................................................................

1.6.2. Esquema informativo sobre derechos del propietario ......................................................................

1.6.3. Esquema informativo sobre quórum para la toma de acuerdos ..........................................................

1.6.4. Esquema de consulta rápida sobre contenido de materias de la ley de propiedad horizontal .........

1.6.5. Esquema informativo complejos inmobiliarios privados ................................................................

2. PROTOCOLOS SOBRE FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA ....................................................................

2.1. Gestión convocatoria .......................................................

2.1.1. Protocolo convocatoria Junta General Ordinaria 2.1.2. Protocolo convocatoria Junta General Extraordinaria efectuada por parte de los propietarios en defecto del Presidente o ante la negativa de éste a convocar ...............................................................

2.1.3. Protocolo convocatoria Junta General Extraordinaria .....................................................................

2.2. Gestión actas ....................................................................

2.2.1. Protocolo para la redacción de un acta (genérica) .........................................................................

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Protocolos

2.2.2. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la instalaciรณn de un ascensor ...................................................................

2.2.3. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la contrataciรณn de un servicio de vigilancia .................................................

2.2.4. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate el arrendamiento de un elemento comรบn sin uso especifico en el inmueble .........................................................................

2.2.5. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la supresiรณn de barreras arquitectรณnicas que dificulten el acceso o movilidad de personas con minusvalรญa incluso cuando supongan la modificaciรณn del titulo constitutivo o de los estatutos ..................................................

2.2.6. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la instalaciรณn de infraestructuras comunes para el acceso a los servicios de telecomunicaciรณn o la adaptaciรณn de los existentes ....................................................................

2.2.7. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la contrataciรณn de un administrador de fincas ...........................................

2.2.8. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate el cese del administrador 2.2.9. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate el cese del presidente .....

2.2.10. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate el nombramiento de presidente ..................................................................

2.2.11. Protocolo par ala redacciรณn de un Acta en una Junta en que se debate la realizaciรณn de una mejora no exigida para la adecuada conservaciรณn, habitabilidad y seguridad del inmueble ..............

2.2.12. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la construcciรณn de nuevas plantas ..................................................................

2.2.13. Protocolo para la redacciรณn de un acta en una Junta en que se debate la alteraciรณn de la estructura del edificio ....................................................

3. PROTOCOLOS SOBRE ASPECTOS PROCESALES ....

3.1. Contra propietarios morosos ..........................................

3.2. Contra propietarios que realizan actividades prohibidas

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5. LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS. PROTOCOLOS GENÉRICOS DE AYUDA DE ACTUACIONES Y MEDIDAS GLOBALES 5.1. Protocolo orientativo sobre el plan de prevención .........

5.2. Protocolo para la confección de un organigrama preventivo ...................................................................................

5.3. Protocolo para la implantación del recurso preventivo..

5.4. Protocolo para la gestión de inventarios .........................

5.5. Protocolos para el establecimiento de una modalidad organizativa .........................................................................

5.5.1. Protocolo orientativo para el establecimiento de una modalidad organizativa ................................

5.5.2. Protocolo orientativo para la contratación de un servicio de prevención ajeno ...............................

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Propiedad Horizontal

4. PROTOCOLOS SOBRE GESTIÓN DE PERSONAL ....

4.1. Seguridad Social ..............................................................

4.1.1. Protocolo orientativo alta en Seguridad Social ...

4.1.2. Protocolo orientativo baja en Seguridad Social ..

4.2. Contratación laboral temporal ........................................

4.2.1. La contratación de obra o servicio determinado.

4.2.1.1. Protocolo de contenido ..........................

4.2.1.2. Protocolo de formalización ....................

4.2.2. Contrato eventual por circunstancias de la producción .................................................................

4.2.2.1. Protocolo de contenido ..........................

4.2.2.2. Protocolo de formalización ....................

4.2.3. Contrato de trabajadores interinos .....................

4.2.3.1. Protocolo de contenido ..........................

4.2.3.2. Protocolo de formalización ....................

4.2.4. Contrato de fomento de empleo para personas con discapacidad ..................................................

4.2.4.1. Protocolo de contenido ..........................

4.2.4.2. Protocolo de formalización ....................

4.3. Contratación a tiempo parcial .........................................

4.3.1. La contratación a tiempo parcial común .............

4.3.1.1. Protocolo de contenido ..........................

4.3.1.2. Protocolo de formalización ....................

4.3.2. La contratación jubilación parcial anticipada .....

4.3.2.1. Protocolo de contenido ..........................

4.3.2.2. Protocolo de formalización ....................

4.4. Contratación fija o indefinida ..........................................

4.4.1. Protocolo de contenido ........................................

4.4.2. Protocolo de formalización ..................................

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Protocolos

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5.6. Protocolo para la planificación de la actividad preventiva ......................................................................................

5.7. Protocolo para la gestión documental del mantenimiento de edificios/instalaciones ............................................

5.8. Protocolo para la gestión documental sobre equipos de trabajo, alquiler, compra y uso........................................

5.9. Protocolo orientativo sobre gestión de equipos de protección individual ............................................................

5.10. Protocolo para la consulta y participación de los trabajadores ................................................................................

5.11. Protocolo de gestión de la información en materia preventiva..............................................................................

5.12. Protocolo de gestión de la formación en materia preventiva ...................................................................................

5.13. Protocolo para la gestión documental del establecimiento de medidas de emergencia ..........................................

5.14. Protocolos para la gestión documental de la vigilancia de la salud /exámenes de la salud ...................................

5.14.1. Protocolo orientativo sobre tramitación de la vigilancia de la salud/exámenes de la salud ..........

5.14.2. Protocolo orientativo para la organización de los exámenes de salud (Revisiones médicas)............

5.15. Protocolo para la investigación/registro de accidentes ..

5.16. Protocolo de gestión de la coordinación de actividades empresariales...................................................................

5.16.1. Protocolo orientativo de organización de la coordinación empresarial ...........................................

5.16.2. Protocolo orientativo para el procedimiento de contratación .........................................................

5.16.3. Protocolo orientativo para el control documental en materia preventiva de las empresas contratadas ........................................................................

5.17. Protocolo orientativo de actuación ante la incorporación de colectivos especiales ...................................................

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6. ANEXO LEGISLATIVO ............................................

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7. BIBLIOGRAFÍA DE INTERÉS ..................................

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introducción El presente libro, diseñado para un fácil manejo, es una herramienta dirigida a los profesionales encargados de la administración de las comunidades de propietarios, presidentes de fincas y, en general, cualquier persona interesada en la gestión de esta materia.

El protocolo es una guía documental que orienta sobre los pasos legales y las recomendaciones que constituyen un expediente y su virtud quizá radica, en su propia imperfección, pues son documentos elementales que deben adaptarse a las características de cada comunidad y siempre son susceptibles de mejora por parte del usuario.

Dado que la casuística de las comunidades de propietarios es extensísima, la guía se compone de una selección de protocolos elementales pero necesarios para la correcta administración de fincas urbanas, regidas por la Ley de Propiedad Horizontal 49/1960. Pensando en aquellas comunidades que tienen trabajadores a su cargo, se han introducido protocolos para la gestión del personal. La obra se completa con esquemas que ayudan en la administración y en la gestión cotidiana de un inmueble.

El autor

abreviaturas Art. BIES: BOE: CC: CE: CIF: CNAE: D.A: DNI: EPIS: ET: ETT: FOGASA: IMS: Servicio Público de Empleo: INSS: IRPF: IT: ITV: LGSS: LPH: LPRL: NAF: NIF: OCA: RD: RRHH: RSP: SMI: SS: TGSS: VºBº:

Artículo Bocas de incendio equipadas Boletín Oficial del Estado Código Civil Marca de conformidad; Comunidad Europea Código de identificación fiscal Clasificación Nacional de Actividades Económicas Disposición adicional Documento nacional de identidad Equipos de protección individual.

Estatuto de los trabajadores Empresa de trabajo temporal Fondo de Garantía Salarial Invalidez, Muerte y Supervivencia Instituto Nacional de Empleo Instituto Nacional de la Seguridad Social Impuesto de la renta de las personas físicas Incapacidad Temporal Inspección Técnica de Vehículos Ley General de la Seguridad Social Ley de Propiedad Horizontal Ley de Prevención de Riesgos Laborales Número de Afiliación Número de identificación fiscal Organismo de control autorizado Real Decreto Recursos Humanos Reglamento de los servicios de prevención Salario Mínimo Interprofesional Seguridad Social Tesorería General de la Seguridad Social Visto Bueno

1. Protocolos sobre trámites genéricos de gestión en las comunidades de propietarios 1.1. PROTOCOLO ORIENTATIVO SOBRE INICIO DE GESTIÓN DE ACTUACIONES EN UNA COMUNIDAD DE PROPIETARIOS (Las recomendaciones indicadas en este protocolo no son únicas ni exhaustivas son sólo una referencia que tendrá que cumplirse en función de las características de cada comunidad.) c Abrir una Guía de la Comunidad, recomendación como regis-

tro resumen de todos aquellos datos de relevancia en la práctica cotidiana de la gestión de la comunidad. c En caso de no disponer del Título Constitutivo, pedir una co-

pia al Registro de la Propiedad c Extraer del título constitutivo las cuotas de participación de

todos los pisos y locales y comprobar que suman cien. Reflejar en la Guía de la Comunidad. c Comprobar si el Título Constitutivo contiene Estatutos y, en

su caso, cláusulas de exoneración de determinados gastos.

Reflejar en la Guía de la Comunidad. c En caso de que el título contenga cláusulas de exoneración

proceder al rectificado de cuotas. Comprobar que las cláusulas rectificadas suman cien. Reflejar en la Guía de la Comunidad. c Estudiar, en caso de que existan, otras cláusulas estatutarias

y reflejarlas en la Guía de la Comunidad. c Comprobar en el título constitutivo las posible existencia de

presuntos elementos comunes calificados como privativos o a los que se les atribuye el uso exclusivo. Comprobar la existencia de anejos (art. 5 LPH). Reflejar en la Guía de la Comunidad. c Comprobar la titularidad de cada piso o local y si alguno per-

tenece proindiviso a varios propietarios (art. 15 LPH).

Protocolos

c Facilitar un modelo de comunicación de domicilio a efectos

de notificaciones (art. 9 LPH) c Adquirir o, en su caso, comprobar que el Libro de Actas de la

Comunidad ha sido diligenciado (Registro la Propiedad que corresponda en función de la ubicación del inmueble art. 19 LPH). c Consultar el libro de actas y recoger de forma muy esquemá-

tica, en la Guía de la Comunidad, los datos de acuerdos que pueden vincular a largo plazo a los copropietarios, y cuyo control puede resultar difícil a lo largo del tiempo en el Libro de actas, concretamente: • Comprobar si existen normas de régimen interior (art. 7) • Nombramientos y remociones de Presidentes, Secretarios y Administradores.

• Reparaciones, ordinarias, extraordinarias, cambio de empresas de mantenimiento.

• Acuerdos referidos al personal al servicio de la comunidad y los servicios que se contraten, esporádicos o habituales (vigilancia, limpieza, etc.).

• Acuerdos relativos a estatutos, reglamentación régimen interior, etc. (p.e autorización relativa a elementos comunes: instalación de aires acondicionados, acristalamiento de balcones…)

• Acuerdos varios, no incluidos en los puntos anteriores.

• Relación de acuerdos relativos a mejoras no requeridas para el adecuado uso y habitabilidad, indicando participantes, disidentes, año y coste. (art. 11.2).

• Relación de acuerdos relativos a instalaciones de infraestructuras comunes (telecomunicación, energía solar o nuevos suministros energéticos) indicando participantes, disidentes, año y coste. (art. 17.2).

• Relacionar los contratos suscritos con la comunidad con fecha de finalización y plazo de preaviso para su rescisión: Mantenimiento ascensores Grupo de presión Seguros Limpieza Extintores Otros. c Comprobar la documentación relativa a las juntas ratificando

que, al menos, se han conservado durante cinco años las con-

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c Comprobar la documentación relativa al fondo de la comu-

nidad y que el balance contable cuadra y está perfectamente justificado. En lo relativo a facturas pendientes de cobro, recibos pendientes de pago por propietarios y demás justificantes, exigir documentos originales debidamente firmados. c Estudio de correcta convocatoria de la Junta de Copropieta-

Propiedad Horizontal

vocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4).

rios. Véanse protocolos de Juntas. c Aprobar un sistema permanente para elegir Presidente. (art.

13.2). (sistema de puertas correlativas, ascendente o descendente, orden alfabético etc) c Acordar forma de nombramiento de cargos, nombramiento

de Presidente, Secretario y Tesorero. Aconsejar el nombramiento de vicepresidente y que todos ellos, preferentemente, residan en la comunidad. c Crear un fondo de reserva no inferior al 2,5% del presupuesto

ordinario (DA 1.b LPH). Comprobar, si la comunidad ya está en funcionamiento que el fondo no sea inferior al 5% del presupuesto ordinario. (9.f LPH) c Cálculo para proponer un fondo de maniobra factible para la

gestión de la comunidad mediante una estudio de los pasados ejercicios, descontando las grandes obras. En caso de inicio de nueva comunidad, el estudio puede hacerse por comparación. c Efectuar un cálculo para proponer la creación de un seguro

de la Comunidad, que al menos cubra la responsabilidad civil comunitaria e incendio, pudiendo suscribirse con cargo al fondo de reserva (9.1.f LPH). En determinados inmuebles, es obligatorio. c Solicitud del Código de Identificación Fiscal a efectos de con-

trol y facturación de proveedores, así como posibles contrataciones, bien de personal al servicio de la Comunidad, o de servicios. c Abrir una cuenta corriente a nombre de la comunidad en la

que, preferentemente, esté mancomunada la firma entre el Presidente y el Administrador.

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Protocolos

c Establecer, si no se dispone de él, de un “Libro del Edificio”,

en el que debe contemplarse cualquier dato que sirva para el perfecto mantenimiento del inmueble, ascensores, grupo de presión, instalaciones, marcas, modelos, fechas de revisiones, empresas de mantenimiento, fechas de contratación de personal, vencimientos de cualquier índole, etc.; servirá para un mejor control de cualquier incidencia posterior que pueda producirse. (Téngase en cuenta que en determinadas comunidades dicho libro es obligatorio). c Aprobar en junta un periodo o cantidad económica que, una

vez sobrepasado por cualquier condómino sin abonar los correspondientes recibos de gastos comunes, se deba proceder, como norma fija, judicialmente contra el citado propietario moroso. c En caso de que la comunidad disponga de personal a su ser-

vicio, comprobación de que toda la documentación respectiva (laboral y fiscal) se encuentra en regla, en caso de nueva contratación, y para no obviar ningún paso se aconseja la utilización de un protocolo. Al respecto es necesario conocer y hacernos con el convenio colectivo aplicable al personal del inmueble, para efectuar un estudio detenido del mismo y determinar las obligaciones y derechos laborales concretos, de la comunidad frente a su personal c Comprobar, en caso de que se tenga personal contratado, que

se han cumplido las obligaciones previstas en la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos y normativa de desarrollo. Véanse protocolos sobre gestión documental en esta materia. c Comprobar la existencia de contratos de alquiler o similares

en beneficio de la comunidad, cara a su actualización cumplimiento del pago del IVA. (Espacios publicitarios, antenas de telefonía, locales comunes arrendados etc). c Comprobar —especialmente en inmuebles antiguos y en par-

ticular en el caso de las antenas— que las infraestructuras de telecomunicación se adaptan a la normativa. c Comprobar que la posible maquinaria e instalaciones del in-

mueble pasan las revisiones obligatorias. (ascensores, instalaciones diversas, calderas etc). c Comprobar que la comunidad está dando cumplimiento a la

Ley de Protección de Datos.

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plimiento a obligaciones concretas contenidas en la misma (p.e.: inspecciones t茅cnicas de edificios en funci贸n de su antiguedad).

Propiedad Horizontal

c Consulte la normativa auton贸mica respectiva, para dar cum-

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Protocolos

1.2. PROTOCOLO ORIENTATIVO SOBRE DETECCIÓN DE ASPECTOS CONFLICTIVOS EN LAS COMUNIDADES DE PROPIETARIOS Obviamente la casuística propia de la propiedad horizontal es extensísima y cualquier aspecto mal gestionado es conflictivo y también dependerá de la idiosincrasia de cada comunidad. No obstante, de la práctica obtenida de la administración de inmuebles ofrecemos una serie de advertencias y consejos sobre aspectos conflictivos que pueden servir para la mayoría de casos. c Toda correcta administración parte del estudio detallado del

título constitutivo: — Comprobar que la finca a administrar no está integrada en una gran comunidad con los edificios colindantes (si estuviera integrada, la suma de las cuotas del edificio nunca sumará 100).

— Comprobar la existencia de elementos comunes o privativos “atípicos” en particular terrazas y patios, preste especial atención a las terrazas privativas y a las terrazas comunes de uso exclusivo. (Informe que un uso exclusivo no comporta la modificación de aspectos arquitectónicos).

— Estudiar la posible existencia en los Estatutos de cláusulas de exoneración —generalmente de los bajos— y que las mismas se aplican correctamente. En bastantes casos se suele hacer un uso incorrecto de las mismas. Tenga en cuenta que la jurisprudencia viene entendiendo que normalmente la exhoneración de pago de mantenimiento de determinados elementos comunes no incluye la sustitución de los mismos en caso de deterioro.

– Estudiar asimismo la existencia en los estatutos de cláusulas limitativas (p.e de prohibición de establecimiento en pisos o locales de determinadas actividades) y tener en cuenta que la Jurisprudencia ha establecido que dichas cláusulas deben interpretarse con carácter restrictivo. c Regular la correcta instalación de aires acondicionados. In-

tente lograr el permiso unánime de la comunidad al especto y siempre con el cumplimiento de tres premisas para peticiones individuales: – Que el aparato no modifique la estética de la fachada principal – Que no sea de gran tamaño (salvo el caso de aparatos comunes)

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c La instalación de ascensores suele ser una materia particu-

larmente conflictiva. Estudie detenidamente el proceso y no olvide ser muy escrupuloso en la convocatoria de la junta que lo apruebe, el cómputo del doble voto de propietarios y cuotas y de la notificación a los propietarios ausentes en espera de posibles manifestaciones en contra.

Propiedad Horizontal

– Que no cause molestias a otros propietarios (ruidos o emanación de aire caliente)

c Tenga cuidado con los bajos que autorizan a cambio de no

participar en la instalación; en este tema existen sentencias encontradas. c Tenga especial cuidado en la toma de aquellos acuerdos que

implican la instalación o supresión de un servicio de interés general que no este tipificado (sólo lo están el de portería, conserjería, vigilancia y ascensor), pues en esta materia podemos observar sentencias encontradas que, ante un mismo servicio, —por ejemplo la construcción de una piscina— existen fallos a favor y en contra. Estudie y justifique detalladamente el asunto a tratar, intentando demostrar el interés general; no se limite a invocar el precepto. c No suele ser conveniente la contratación de profesionales

que sean miembros de la comunidad, por los problemas de convivencia y tensiones que puede generar el que no se esté contento con su trabajo y se quiera rescindir el mismo. c Bajo ningún concepto contrate:

– Trabajadores sin haberlos dado de alta en la seguridad social, por el riesgo de una sanción en el orden social, que la relación pueda transformarse en indefinida y por las repercusiones que tendría un accidente de trabajo.

– Servicios de empresas que no presenten las facturas correctamente con el IVA correspondiente y no cumplen con la normativa en prevención de riesgos (véanse protocolos de gestión documental de prevención de riesgos).

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