FORMACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL PARA EL SIGLO XXI
J.Javier Vila Vázquez Inmaculada Ruiz Castellano Francisco J. Moreno Martí
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FORMACIÓN Y ORIENTACIÓN LABORAL PARA EL SIGLO XXI
J.Javier Vila Vázquez Inmaculada Ruiz Castellano Francisco J. Moreno Martí
Índice Tema 1. Equipos de trabajo eficaces en la empresa Tema 2. La prevención de riesgos laborales: conceptos básicos, marco jurídico y planes de prevención. Tema 3. Riesgos laborales, daños a la salud y técnicas de prevención Tema 4. Primeros auxilios Tema 5. El derecho del Trabajo Tema 6. El contrato de trabajo Tema 7. La jornada de trabajo Tema 8. Participación de los trabajadores en la empresa Tema 9. El recibo de salarios: la nómina Tema 10. El sistema de la Seguridad Social Tema 11. Modificación, Suspensión y Extinción del Contrato de Trabajo Tema 12. La búsqueda de empleo
TEM A 1. EQUI POS DE TR ABAJO EFI CACES EN LA EM PR ESA Índice 1. ¿Qué se entiende por equipo? 2. Niveles de evolución del equipo 3. Características de los equipos de trabajo 3.1 Metas grupales 3.2 Organización externa e interna de los equipos: roles 3.3 Las normas grupales: cohesión grupal 4. Clasificación de los equipos de trabajo 5. Ventajas del trabajo en equipo... y algunos inconvenientes. 6. La comunicación en el equipo de trabajo 6.1 Estrategias para una comunicación personal efectiva. 6.1.1 Escucha activa 6.1.2 Feedback 6.1.3. Asertividad
1. ¿Qué se entiende por equipo? Los equipos deberían ser la unidad básica de trabajo de la mayor parte de las organizaciones, independientemente de su tamaño. En cualquier situación que requiera la combinación de múltiples habilidades, experiencias y opiniones, un equipo consigue mejores resultados que un conjunto de personas que trabajan ciñéndose a sus funciones y a sus responsabilidades. A este respecto hay que señalar que cualquier conjunto de personas que trabaje junto no constituye un equipo. Los comités, consejos y grupos de trabajo no son necesariamente equipos. Todo el personal de cualquier organización compleja y de gran tamaño no constituye jamás un equipo; y sin embargo, cuántas veces se utiliza este tópico. Los grupos no se convierten en equipos simplemente porque sean etiquetados como “equipos”. Los trabajos llevados a cabo por grupos de personas son algo muy extendido y, además, eficaz en todas las organizaciones grandes, en las que la responsabilidad individual es muy importante. Los grupos que funcionan mejor se reúnen para compartir información, puntos de vista y conocimientos, para tomar decisiones y ayudar a cada individuo a realizar mejor su trabajo, y para potenciar las capacidades de cada persona. Todo se centra en objetivos y responsabilidades del individuo. Las personas que trabajan en grupo, son responsables, únicamente, de su propio trabajo, no del de los demás. Precisamente, ésta es una diferencia fundamental con el equipo, ya que éste exige responsabilidades individuales y mutuas. Por todo ello, podemos decir que: Un GRUPO es un conjunto de personas que trabajan juntas pero, en principio, no tienen por qué compartir una meta ni objetivos comunes. Un EQUIPO es un conjunto de personas –pocas- con habilidades y experiencias complementarias, comprometidas con una meta común y con una serie de objetivos específicos en cuanto a resultados, de todo lo cual, se consideran conjuntamente responsables. Las personas que poseen la competencia de trabajo en equipo desarrollan comportamientos como: Asumen la visión y los objetivos del equipo como propios Intentan llegar a acuerdos en los temas de trabajo Consiguen el acuerdo de otros sobre las decisiones adoptadas Mantienen informados a los demás, compartiendo las ideas y los sentimientos Solicitan a los miembros del equipo que aporten ideas y sugerencias. Ofrecen su ayuda a los compañeros para solucionar los problemas de trabajo Ante los problemas acentúan la necesidad de mantener una actitud de equipo Insisten en la necesidad de cooperación entre todos los compañeros. Prestan su atención a las necesidades y sentimientos de los demás Ayudan a resolver conflictos y desacuerdos, explorando las diferencias y encontrando puntos comunes Muestran reconocimiento y valoran las opiniones e ideas de los otros Hacen uso adecuado del buen humor para reducir la tensión en el trabajo.
2. Niveles de evolución del equipo El proceso de un equipo no supone un avance en línea recta, sino que en su desarrollo aparecen distintas etapas hasta alcanzar su pleno funcionamiento. En el desarrollo de los equipos de trabajo se generan etapas de proceso de maduración que se inicia con la etapa inicial, continúa con la etapa de conflicto, conduce a las personas a la etapa de desarrollo, y las integra finalmente, a través de la etapa de trabajo. Etapa inicial: características Esta etapa se caracteriza por la incertidumbre y la ansiedad de las personas producida por el desconocimiento del entorno en que se encuentran. Cada miembro se incorpora con unas expectativas
que podrán variar a medida que el grupo se desarrolla. El comportamiento del equipo se orienta a demandar instrucciones de qué hacer y cómo realizarlo. Aspectos clave: Para superar esta etapa el líder debe: Establecer una visión clara y compartida de lo que se quiere conseguir. Definir los objetivos del equipo. Definir tareas, metas y roles del equipo. Establecer las reglas básicas sobre los comportamientos aceptables e inaceptables. Acordar y definir un proceso de toma de decisiones. Etapa de conflicto: características En esta etapa comienzan a compararse los resultados obtenidos por el equipo con las expectativas individuales de cada uno de sus componentes. En esta etapa pueden darse estados de descontento con respecto al trabajo. Por ello, aparecen en esta etapa: competencia, resistencia a nuevas tareas y enfoques, actitudes negativas e individualistas. Esta etapa está caracterizada por contradicciones (conflictos) a través de las cuales el grupo busca su identidad y las raíces de su compromiso con la organización. Aspectos clave: Para superar esta etapa el líder debe: Tratar de eliminar actitudes ambiguas o negativas. Enfatizar la colaboración y no el individualismo. Promover una participación equilibrada y pedir opiniones a los miembros menos activos. Mediar y reconciliar diferencias. Hacer que los demás se sientan cómodos y suavizar tensiones. Etapa de desarrollo: características En esta etapa el equipo se siente distendido y aparentemente cohesionado. Es síntoma de esta distensión la búsqueda del consenso en la toma de decisiones a través de una gestión positiva del conflicto y de la desaparición de actitudes negativas. Los resultados comienzan a ser satisfactorios y van desapareciendo los sentimientos de descontento y aumentan los de integración. Esta cohesión permite que mejore la productividad. Aspectos clave durante esta etapa: - Afirmar y reconocer abiertamente las normas del grupo. - Reafirmar las metas y procesos acordados. - Escuchar activamente a los demás. - Confiar en que las personas mantengan sus compromisos. - Buscar el consenso. - Sentirse libre para proporcional feedback sobre cómo está funcionando el equipo. Etapa de trabajo: características En esta etapa los miembros del equipo tienen clara conciencia de la capacidad de cada uno de los miembros y de las habilidades de que disponen, así como de la aceptación de sí mismos y de los demás con todas sus posibilidades y limitaciones. Funcionan de forma autónoma y productiva. Dada su interdependencia, el equipo es capaz de controlar su funcionamiento, evaluar su propio progreso, regular las tensiones que surgen e intervenir activamente para modificar la situación cuando ésta no es satisfactoria.
Aspectos clave - Continuar mejorando las forma de trabajar en equipo. - Resolver, prevenir los problemas en equipo. - Consolidar conocimientos y experiencias. - Compartir con los demรกs las preocupaciones y dificultades. Conclusiones - Los equipos, al igual que sus miembros, suelen cubrir las etapas de desarrollo de forma secuencial. -La duraciรณn para cubrir cada etapa es diferente para cada equipo y persona. - En todas las etapas los equipos y sus componentes pueden retroceder o avanzar. - Ser consciente de las diferentes etapas, es un primer paso importante para gestionar el proceso de desarrollo de equipo.
3. CAR ACTER Í STI CAS DE LOS EQUI P OS DE TR ABAJO Para que un grupo de personas se constituyan en un equipo se precisa: 1. Que se perciban a sí mismas como una unidad diferenciada del resto. Es decir que exista una identidad de equipo. 2. Gran interacción personal entre sus miembros con un alto compromiso con los mejores resultados y con un alto rendimiento. 3. Metas u objetivos comunes definidos por la organización. 4. Que se doten de una organización interna con estructura y dinamismo propio a través de: El establecimiento de roles grupales. La existencia de un líder. La creación de normas conjuntas que rijan al equipo y sean compartidas por sus miembros.
EL EQUIPO DE TRABAJO
Cuando se dan estas características, el equipo aparece como un todo con propiedades diferentes a las de sus miembros individuales y su funcionamiento va a depender de la dinámica que en él se genere, ya que entre los miembros del equipo se establecen unas relaciones dinámicas a través de un sistema de interdependencia de fuerzas que impulsan a la acción o impiden actuar. A continuación se comentan brevemente cada una de estas características. 3.1 Metas grupales Son el objetivo o finalidad del equipo, conocido y compartido por sus miembros, requisito indispensable para su buen funcionamiento. Un equipo con éxito tiene objetivos claros, específicos, verificables y breves, y sus participantes tienen objetivos personales similares o compatibles con los del equipo.
3.2 Organización externa e interna de los equipos: roles El equipo se organiza diferenciando funciones en su seno, y exigiendo de algún modo el desempeño de esas funciones, que están asociadas por un lado, a los procesos del equipo y por otro a la personalidad del que las desempeña. Cada uno de los participantes, tiene una conducta que es deseada, determinada, aceptada o tolerada por el equipo en relación con la posición que ocupa: es el rol. Se entiende, pues, por rol el comportamiento esperado por parte de un individuo en un grupo. Cada integrante de un equipo, lo quiera o no, desempeña un rol que en ocasiones es elegido por él y otras veces atribuido por el propio equipo. Según Muchielli, el rol es la consecución de una serie de factores: - El que los otros esperan de él. (Rol Esperado). - El que cree haber jugado. (Rol Percibido). - El que ha jugado en realidad. (Rol Representado). Muchos de los conflictos personales que aparecen en los equipos tienen su origen en que las personas se ven «obligadas» a desempeñar un papel con el que no están de acuerdo. Se han clasificado los roles grupales en dos categorías: los roles que ayudan a la consecución de los objetivos del equipo (roles positivos) y los roles que persiguen la satisfacción de objetivos individuales (roles negativos).
Roles positivos Líder
Observador
Investigador
Experto Secretario
Roles negativos Tiene autoridad. Crítico Está convencido y convence Se implica en los conflictos que surgen Observa con objetividad los Paralizador aspectos de la reunión. Supervisa la evolución del ambiente y del clima dentro del equipo
Recoge los datos y los hechos a cerca de la tarea que hay que realizar Actúa ofreciendo informaciones objetivas Da al equipo las informaciones necesarias Es la memoria del grupo. Señala en qué punto está el grupo
Afirma desde el principio que todo va ser inútil.
Jovial
Sólo trata de hacer reír. Distrae continuamente Todo lo que no sea idea suya es inútil. Rechaza cualquier idea que contradiga las suyas Sólo quiere imponer sus ideas. Emplea todos los medios para captar indecisos o aparecer como salvador
Oponente Sistemático
Pide explicaciones Dominador Precisa términos agresivo Pregunta lo que otros no se atreven
Finalizador
Impone orden Cumple los plazos Calma ánimos Reduce tensiones
Indiferente
Provoca adhesiones Hace comentarios positivos
Manipulador
Alentador
Bloquea al equipo. Discute todo (normas, palabras) pero para ayudar. Le gusta la polémica
Pesimista
Clarificador
Colaborador:
Censura todo sistemáticamente. Si se le pide una propuesta, dice que “esa no es su misión”.
Presuntuoso
No participa, es un lastre. Critica al grupo y al animador Todo lo sabe. Siempre que el equipo aporta una idea, él ya lo había pensado No da a conocer sus intenciones. Persigue objetivos personales. Se ampara en el grupo
Las interacciones que se mantienen en un equipo permiten darse cuenta de las actitudes o roles desempeñados por los participantes de un grupo y dice mucho sobre su funcionamiento. En la figura siguiente se resumen las principales ideas relativas al desempeña de roles:
Roles en el equipo
3.3 Las normas grupales: cohesión grupal La pertenencia a un equipo se expresa en función del cumplimiento de las normas. Al lado de las normas formales explícitas que regulan el funcionamiento «objetivo» del equipo, aparece una especie de reglamento informal que rige los comportamientos de los miembros: se trata de las normas implícitas del equipo: marcos de referencia que interpretan la realidad, que fijan los comportamientos y que tienen como consecuencia la conformidad de los miembros del equipo. En función de estas normas no escritas se establecen auténticas sanciones grupales para las personas que las incumplen: desprecio, marginación, así como recompensas a los que encarnan los valores e ideales establecidos por el equipo. Las normas son de alguna forma los cimientos del equipo. En la medida en que una de sus funciones es regular las relaciones interpersonales tienden a uniformar la conducta de sus miembros que suelen manifestarse de forma similar. Por eso muy relacionado con el fenómeno de las normas grupales, está el del conformismo grupal o tendencia que tiene el individuo a doblegarse ante las presiones del grupo, ya que los equipos tienen la inclinación a conformar las opiniones y silencian aquellas que no resultan acordes con lo «establecido». Se entiende por cohesión grupal la tendencia que experimentan los miembros del grupo a estar juntos y sentirse de acuerdo. Los participantes de un equipo cohesionado se sienten abiertos unos a otros, las interrelaciones entre ellos son numerosas, son capaces de organizarse con vistas al objetivo común y al mismo tiempo son capaces de integrar los intereses parciales de los individuos y la cooperación es posible.
Las normas del equipo
4. Clasificación de los equipos de trabajo Los equipos de trabajo son grupos formales creados por las empresas para desarrollar sus actividades. Pueden clasificarse en: Permanentes: Son los que se ocupan de desarrollar las actividades habituales en las empresas como recoger y transmitir información, distribuir o ejecutar el trabajo, supervisar tareas …A su vez se clasifican en: - Directivos: Toman decisiones y elaboran planes. - Mandos intermedios: Concretan los objetivos generales en otros más específicos. - De desarrollo: Desarrollan los procesos técnicos. - Laborares: ejecutan las tareas concretas. Temporales: Se crean con un objetivo concreto y cuando éste se ha cumplido se disuelven. Se clasifican en: - Ad Hoc: Se crean para abordar problemas nuevos. - De proyecto: Se establecen para el diseño de nuevos productos o procesos tecnológicos.
5. Ventajas del trabajo en equipo... y algunos inconvenientes. El trabajo en equipo frente al individual reporta las siguientes ventajas: Hay mayor nivel de productividad. El ambiente de trabajo es más estimulante. Hay un mayor compromiso con los objetivos. Mejor distribución de las tareas. Es fuente de motivación. A nivel personal el trabajo en equipo: Satisface la necesidad de pertenencia. Aumenta la seguridad personal. Estimula la creatividad. Permite un mayor desarrollo individual. Inconvenientes: Requiere más tiempo que el individual. Puede darse el fenómeno de la conformidad grupal por temor a ser marginado por expresar ideas opuestas.
Free Riding (holgazanería social). Reducción del esfuerzo individual amparado por el trabajo de los demás. Desindividuación: Fenómeno en el que las personas dentro de un equipo adoptan conductas arriesgadas que no adoptarían si no se sintieran amparadas por el grupo. Polarización grupal: Fenómeno por el que en un grupo de personas cuando hay opiniones diferentes y tras su debate terminan más radicalizadas en las opiniones que mantenían. Groupthinking (pensamiento grupal). Fenómeno por el cual en un equipo muy cohesionado se tienden a unificar los pensamientos y hay acuerdos de manera muy rápida sin la adecuada reflexión acerca de la idoneidad de los acuerdos.
6. La com unicación en el equipo de trabajo La necesidad de comunicación, que es indudable en el mundo del trabajo, se agudiza cuando se trabaja en equipo. La necesidad de coordinarse obliga a mantener una constante y fluida comunicación. 6.1 Estrategias para una comunicación personal efectiva. Vamos a tratar 3 habilidades comunicativas fundamentales que nos van a ayudar a tener una comunicación eficaz y a resolver los conflictos interpersonales que surjan cuando formamos parte de un equipo de trabajo 6.1.1Escucha activa Antes de definir lo que significa hacer escucha activa es interesante distinguir entre el significado de escuchar y oír. Escuchar: Prestar atención a lo que se oye. La diferencia entre oír y escuchar es la siguiente: escuchar es algo que se hace intencionadamente, mientras que oír es algo que sucede independientemente de nuestra voluntad. Alguien puede oír algo sin querer sin embargo, es imposible escuchar sin querer porque dentro del concepto de escuchar está la idea de intencionalidad. Las cosas que se hacen intencionadamente se hacen para algo, o sea, llevan asociada la idea de finalidad. Existen varios estilos de escucha dependiendo de cuál sea nuestra finalidad: Evaluación: La tendencia a juzgar enseguida la situación y buscar la solución más rápida. Interpretación: La tendencia a buscar la causa del problema. Investigación: Tendencia a indagar y obtener más datos sobre el problema. Apoyo: Tendencia a consolar, calmar y reducir la tensión emocional. Comprensión: Tendencia a comprender las necesidades de la otra persona antes de juzgarle. Lo que significa escuchar activamente se puede resumir en la siguiente frase: HAY QUE ESCUCHAR PARA COMPRENDER Y NO PARA RESPONDER La habilidad de escuchar con comprensión implica: 1. Refuerzo positivo verbal Mientras el otro habla: Alentar con frases o palabras como: Sí, de acuerdo, muy bien, desde luego, estupendo... 2. Refuerzo positivo no verbal Mientras el otro habla: Mirarle a los ojos, asentir con movimientos de la cabeza, aproximarse (todo el cuerpo) mantener una postura encarada (no lateral ni oblicua).
Expresar con el rostro emociones de acuerdo con su discurso: sorpresa, alegría, intriga... 3. Implicación Expresa cuestiones que se deducen de lo escuchado: - "De eso se deduce que..." (Inferir sin ánimo de manipular). - "Lo que has dicho significa que..." (Busca la explicación de las cosas. Brevedad). - "Entonces lo que debemos hacer es..." (Propone un plan de acción. No enjuiciar). - "Eso ayudará para..." (Respetar las ideas del otro, no proponer las propias). 4. Paráfrasis Repetir lo que hemos entendido de lo que él dijo. Opciones: - "Si he comprendido bien, lo que has dicho es " (percibe que se le escucha). - "Lo que dices es..." (Con franqueza, nunca con ironía, sarcasmo o mala intención). - "Resumo lo que dijiste..." (Sólo al final, no interrumpir constantemente). 5. Solicitar ampliación Ruega que se extienda sobre lo dicho como prueba de interés y clarificación - "Preséntame un ejemplo..." (Solicita concretar de lo general a lo particular) - "Amplíame esa idea." - "¿Puedes darme más detalles?" 6.1.2 Feedback. Es una comunicación a una persona, por la que se facilita información sobre cómo es percibido, entendido y vivido su comportamiento por los demás. El feedback ayuda a los individuos a analizar su comportamiento y mejorar su forma de actuar, para así, lograr mejor sus objetivos. Criterios para un Feedback constructivo Con frecuencia, el feedback que ofrecemos no es suficiente o inadecuado. Así, los criterios a considerar para un feedback constructivo son: 1. Información descriptiva, nunca evaluativa: Existen dos tipos de feedback, evaluativo y descriptivo. El evaluativo se caracteriza porque valora o juzga las conductas de otras personas, mientras que el descriptivo no entra en cuestiones valorativas, sino que se limita a describir aspectos concretos de las conductas. El describir la reacción de uno deja a la otra persona en libertad de usarla o no de acuerdo con lo que crea conveniente. El evitar el lenguaje evaluativo reduce la necesidad de que reaccione defensivamente. 2. Información específica antes que general: El feedback tiene que ser específico y breve, la información será lo más concreta posible y referida a aspectos claramente observables. De nada sirven datos generales y vagos, lo que se necesita son datos concretos que descubran la realidad. 3. Tomar en cuenta las necesidades tanto de quien recibe el feedback como de quien lo ofrece: El feedback puede ser destructivo si atiende únicamente a nuestras necesidades y no toma en cuenta las necesidades de la persona que está en el punto de recepción. 4. Está dirigido hacia una conducta que es controlable por parte de quien la recibe: La información debe ir referida a aquellos aspectos específicos y concretos del comportamiento desarrollado por la otra persona. Esta se puede ver frustrada cuando se le recuerda un defecto sobre el que no tiene control, y no puede cambiar. 5. Se ofrece en el momento preciso: El feedback resulta más eficaz en la primera oportunidad posterior a la conducta dada, dependiendo de la disposición de la persona para oírla. Así se tienen todos los datos en la mano y se puede analizar la realidad. 6. Se verifica para asegurar una comunicación clara: Es necesario que el compañero entienda únicamente aquello que queremos decir, si existe algún
indicio de lo contrario procedemos a una reformulación de la información que le hemos transmitido. Una manera de hacerlo es que quien recibe el feedback trate de reformular la información recibida, para ver si corresponde a lo que tuvo en mente quien la envió. 6.1.3. Asertividad: La asertividad puede definirse como una habilidad social gracias a la cual una persona es capaz de decir: «yo soy así», «esto es lo que pienso, creo, opino», «estos son mis sentimientos sobre este tema», «estos son mis derechos»...Y dice todo esto respetando a los demás y respetándose a sí mismo. La conducta asertiva abarca lo que se dice y cómo se dice, es decir, tanto las formas verbales como las no verbales: mirada, gestos, tono de voz, actitudes, etc. La conducta asertiva implica siempre el respeto a la integridad de la persona y el respeto a la integridad del otro, y en este sentido es una habilidad social relacionada con la comunicación. La conducta asertiva no es una llave mágica con la cual se puede conseguir siempre lo que uno quiere, pero el actuar de modo asertivo provoca que la persona esté bien con ella misma y con los demás. Es decir, hay un grado de satisfacción personal porque el individuo ha manifestado lo que quería sin contradecirse ni humillarse, y al mismo tiempo ha sido respetuoso con el otro. La conducta asertiva implica que una persona asume la responsabilidad de lo que hace y dice, y por tanto asume las consecuencias, positivas y negativas, de sus actos. El concepto de conducta asertiva se puede definir como toda conducta que implique la expresión de los propios sentimientos, necesidades, derechos legítimos u opiniones sin que suponga una amenaza o un castigo hacia los demás y sin violar los derechos de las otras personas. La asertividad implica la posibilidad de expresar todo tipo de emociones debiéndose enfatizar que los derechos asertivos sugieren la POSIBILIDAD DE ACCIÓN y NO la OBLIGATORIEDAD de tales acciones.