GESTIÓN DOCUMENTAL PARA ABOGADOS
Isabel Casas Domínguez
Valencia, 2014
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Isabel Casas Domínguez
TIRANT LO BLANCH EDITA: TIRANT LO BLANCH C/ Artes Gráficas, 14 - 46010 - Valencia TELFS.: 96/361 00 48 - 50 FAX: 96/369 41 51 Email:tlb@tirant.com http://www.tirant.com Librería virtual: http://www.tirant.es ISBN: 978-84-9053-565-3 MAQUETA: PMc Media Si tiene alguna queja o sugerencia, envíenos un mail a: atencioncliente@tirant.com. En caso de no ser atendida su sugerencia, por favor, lea en www.tirant.net/index.php/empresa/politicas-de-empresa nuestro Procedimiento de quejas.
A Celia y Vicente, mis padres, quienes me animaron a cultivar el talento, mucho antes de que fuese una palabra de moda. Y todavĂa lo hacen, a D. g.
ÍNDICE EL PORQUÉ Y LOS OBJETIVOS DE ESTE LIBRO.......................................... 13 1. QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL...................................................... 21 2. LA FINALIDAD DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL................................ 27 3. LOS BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. MUST HAVE VERSUS NICE TO HAVE
3.1. EFICACIA Y EFICIENCIA DEL DESPACHO EN EL SERVICIO AL CLIENTE............................................................................................................................... 32 3.2. RESPUESTA ORDENADA AL USO MASIVO DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE ACCESIBILIDAD Y MOVILIDAD.................................................. 34 3.3. CUMPLIMIENTO DE LAS EXIGENCIAS LEGALES DE GUARDAR (O NO) LA DOCUMENTACIÓN........................................................................................ 36 3.4. ÉTICA PROFESIONAL, NORMAS DEONTOLÓGICAS Y GESTIÓN DE RIESGOS.................................................................................................................. 42
4. FUNCIONES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UN DESPACHO DE ABOGADOS
4.1. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.......... 55 4.2. GESTIÓN DE EXPEDIENTES............................................................................... 57 4.3. REUTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y LOCALIZACIÓN DE PRECEDENTES.................................................................................................................... 58 4.4. CUMPLIMIENTO LEGAL Y RENDICIÓN DE CUENTAS DEL DESPACHO........................................................................................................................ 59 4.5. MEMORIA COLECTIVA DEL DESPACHO Y SOPORTE DE LA TOMA DE DECISIONES........................................................................................................... 61 4.6. POTENCIAR LA IMAGEN FRENTE A CLIENTES Y TERCEROS................... 62
5. ¿ARCHIVO FÍSICO O DIGITAL? SOLUCIONES MIXTAS
5.1. DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN LOS DESPACHOS........................ 63 5.2. ARCHIVO FÍSICO, ARCHIVO DIGITAL Y GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS...................................................................................................... 66 5.3. DIGITALIZACIÓN MASIVA DE ARCHIVOS..................................................... 69
6. ¿POR DÓNDE EMPIEZO?
6.1. ANÁLISIS DEL ESTADO DE LA CUESTIÓN EN EL DESPACHO................. 73 6.1.1. “Clima” del despacho, personas involucradas y apoyo de los socios........................................................................................................ 74
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Índice 6.1.2. Identificación de los procesos que generan documentos.... 75 6.1.3. ¿Qué hacemos con los documentos? Tratamiento y conservación....................................................................................................... 77 6.1.4. La recuperación de documentos.................................................... 79 6.1.5. Políticas y directrices de gestión de documentos.................... 80 6.1.6. Opinión de los abogados y del personal del despacho......... 82 6.2. IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS DE MEJORA..................................................... 84
7. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. DOCUMENTOS, ARCHIVOS Y PROCESOS
7.1. ¿QUÉ DOCUMENTOS GUARDAR? VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS. EXPURGO E INVENTARIO INICIAL. CATEGORÍAS DE DOCUMENTOS...................................................................................................... 88 7.2. ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO? CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN Y DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................ 97 7.3. ARCHIVOS VIVOS Y ARCHIVOS MUERTOS. LA UTILIZACIÓN DE LOS CALENDARIOS DE CONSERVACIÓN. LOS PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.............................................................................. 103 7.4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y SISTEMAS DE ORDENACIÓN.............................................................................................................. 114 7.4.1. La clasificación....................................................................................... 116 7.4.2. La ordenación de los documentos................................................. 123 7.5. LA INSTALACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS. ¿ARCHIVO CENTRALIZADO O DESCENTRALIZADO?........................................................................ 140 7.6. CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES............................................................................................................................. 150 7.7. EL CORREO ELECTRÓNICO............................................................................... 160 7.8. LA INTEGRACIÓN CON LOS OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEL DESPACHO..................................................................................................... 164 7.8.1. Protocolo de incorporación de nuevos clientes o asuntos... 165 7.8.2. Seguimiento contable de los expedientes................................. 167 7.9. EL DESTINO FINAL DE LOS ARCHIVOS......................................................... 171 7.9.1. Expurgo de duplicados y copias de documentos.................... 171 7.9.2. La conservación de los documentos. Externalización y digitalización................................................................................................. 174 7.9.3. La destrucción de documentos....................................................... 178 7.10. RECUPERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. CONTROL DE ACCESOS Y CONFIDENCIALIDAD........................................................................................... 182 7.11. PROTECCIÓN E INTEGRIDAD DEL ARCHIVO. PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS, INUNDACIONES Y PLAGAS. BACKUPS. PLAN DE RECUPERACIÓN DE DESASTRES................................................................................ 186 7.12. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. LA DOCUMENTACIÓN DE NUESTRO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL................................................. 189
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Índice
8. ESTRATEGIA: IMPLANTACIÓN O MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8.1. 8.2. 8.3. 8.4.
EL ANÁLISIS PRELIMINAR.................................................................................. 200 ESTRATEGIAS A SEGUIR..................................................................................... 203 PLAN DE ACCIÓN Y DISEÑO DEL SISTEMA.................................................. 210 LA IMPLANTACIÓN.............................................................................................. 215
9. TECNOLOGÍA ÚTIL A LA GESTIÓN DOCUMENTAL 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8.
SOLUCIONES DE BAJO COSTE......................................................................... 228 SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL...................................................... 232 HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES........................................ 237 PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DESPACHOS............................................... 240 BASES DE DATOS.................................................................................................. 242 OTRAS APLICACIONES....................................................................................... 243 CONSEJOS PARA LA ELECCIÓN DEL SOFTWARE....................................... 245 ELECCIÓN DEL ENTORNO TÉCNICO EN EL QUE TRABAJAR. LAS TECNOLOGÍAS MÓVILES Y LAS DUDAS SOBRE EL CLOUD COMPUTING... 249
10. EL “FACTOR” HUMANO
10.1. APOYO DE LA DIRECCIÓN Y CLIMA DEL DESPACHO............................... 264 10.2. PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.............. 266 10.3. ¿NECESITO PERSONAL “DEDICADO”? PERFILES MÁS ADECUADOS.. 268 10.4. EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE.................................................................. 279
11. CONCLUSIONES.............................................................................................. 283 12. BIBLIOGRAFÍA CITADA................................................................................ 287 13. OTRAS REFERENCIAS................................................................................... 291 14. RECURSOS EN INTERNET............................................................................ 293 15. ÍNDICE TEMÁTICO.......................................................................................... 295
Introducción
EL PORQUÉ Y LOS OBJETIVOS DE ESTE LIBRO La idea de escribir este libro no fue mía, sino de la editorial Tirant Lo Blanch. El día que Salvador Vives, director de la editorial, me llamó para encargármelo me encontraba en la oficina, trabajando en un documento que preparo anualmente como memoria de las actividades del departamento que dirijo. Me dedico profesionalmente a la gestión del conocimiento en un gran despacho de abogados y me sorprendió escuchar que desde algunos bufetes le habían sugerido que editase un libro sobre la gestión de la documentación en despachos de abogados. No le contesté de inmediato; comencé a buscar información y comprobé que es muy poco (prácticamente nada) lo que hay escrito sobre este asunto en nuestro idioma. Encontré libros y algunos artículos sobre gestión documental, sí, pero dirigidos al mundo empresarial en general, y no siempre aplicables a los despachos de abogados. Por otro lado, la multitud de libros publicados en los últimos años sobre gestión de despachos pasa de puntillas sobre la gestión documental. Hay capítulos sobre marketing, estrategia, finanzas, gestión de los recursos humanos y hasta sobre tecnología, pero prácticamente ninguno se detiene en la gestión de documentos. Sorprende un poco, puesto que el ejercicio de la abogacía se caracteriza por la creación y el uso intensivos de documentos, así como por el celo en su custodia y manejo. Y es que para los abogados la correcta gestión de los documentos no sólo supone la supervivencia del negocio y la eficacia en la atención al cliente, sino que es parte del cumplimiento legal y ético que exige la profesión. ¿Por qué entonces, abogados hábiles y acostumbrados a crear y manejar documentos, necesitan una guía sobre gestión documental? Desastres
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como el incendio del edificio Windsor en Madrid1, han animado a algunos despachos a buscar alternativas al archivo tradicional de papel. Pero también es cierto que en España no ha habido “casos Enron” que hayan dirigido sus miradas hacia las montañas de documentos que manejan y atesoran. En realidad, a no ser por la crisis, las tecnologías emergentes y el cambio de paradigmas que están suponiendo en la profesión, se seguiría viviendo en una cierta calma “documental”. Lo que desde mi punto de vista alienta este interés por la gestión documental es el impacto de las tecnologías de la información en la práctica jurídica. En menos de dos décadas hemos visto un crecimiento exponencial del número de documentos que los despachos producen, en soportes y formatos múltiples, y dispersos además en diferentes dispositivos. A la complejidad de manejar muchos documentos en papel, se ha añadido la necesidad de controlar también documentos digitales y correos electrónicos y, poco más tarde, de hacerlo de manera consistente contando con que se encuentran en ordenadores corporativos y privados, móviles, tabletas, en servidores en red, en puestos de trabajo local o en memorias USB pendrive u otros dispositivos de almacenamiento, y hasta en “la nube”. Por si esto fuera poco, los abogados no son ajenos a los esfuerzos que la Administración de Justicia española ha realizado en los últimos años2. Según datos del Ministerio de Justicia, más de 1.400 órganos judiciales y 24.000 usuarios (abogados, graduados sociales, fiscales, procuradores, abogados del Estado, registradores y otros) utilizan en su trabajo diario Lexnet, una plataforma de intercambio seguro de documentos judiciales (notifica-
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El incendio se inició la madrugada del 13 de febrero de 2005 y arrasó el edificio casi por completo. Más de 200 abogados de las firmas Garrigues y Deloitte perdieron sus despachos. Se estima que casi 10.000 procedimientos judiciales fueron afectados. La agilidad con que ambas firmas recuperaron su actividad normal puso de manifiesto la importancia de los backups en remoto y del sistema de gestión documental. Son de destacar el Plan Estratégico de Modernización de la Justicia 2009-2012 y el Plan de Acción de la Secretaría General de la Administración de Justicia 2012-2014. Más información en la web del Ministerio de Justicia http://www.mjusticia.gob.es/, en el Portal de la Administración de Justicia: https://www.administraciondejusticia.gob.es (apartado “Información institucional”, sub-apartado “Modernización”) y en el Portal del Expediente Judicial Electrónico: http://oficinajudicial.justicia.es/portaloj/expediente_judicial_electronico.
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ciones, escritos y demandas) impulsada por la Administración. No es un dato muy halagüeño3, pues comenzó a funcionar en 2004, pero es síntoma de que la información en formato electrónico se va abriendo camino en el sector, ganando peso junto al correo electrónico en las comunicaciones judiciales frente a las vías tradicionales como el teléfono o el fax. Otro buen ejemplo de estos progresos es el proyecto de Expediente Judicial Electrónico, con el que la Administración espera superar definitivamente la justicia basada en el papel, sustituyendo el expediente tradicional en papel por uno electrónico, accesible a todos los intervinientes, y que puede alojar nueva información digital, como grabaciones de las salas de vistas o información digital remitida por los profesionales. De acuerdo con el Portal de la Administración de Justicia, funciona actualmente en los 12 Juzgados Centrales de lo Contencioso-Administrativo y en la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional, primer órgano con expediente judicial electrónico desde junio de 20114. Los abogados viven tiempos de cambios que les exigen habilidades antes reservadas a otros profesionales. Demandan una guía sobre gestión documental porque en su gran mayoría se sienten desorientados y no saben
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Digo que no es muy halagüeño comparando los 24.000 usuarios de Lexnet con el número de usuarios potenciales que hay censados en España: 130.038 abogados, 19.721 graduados sociales, 9.801 procuradores, 987 registradores de la propiedad y mercantiles, entre otros. Son datos a 1 de enero de 2012 que proporciona el informe La Justicia dato a dato: Año 2012, del Consejo General del Poder Judicial. http://www.poderjudicial.es/ cgpj/es/Temas/Estadistica_Judicial/Analisis_estadistico/La_Justicia_dato_a_dato/La_ justicia_dato_a_dato___ano_2012. No obstante, ha facilitado el envío de 135.000 notificaciones diarias en 2012 y ahorrado en cada una 2€ (evita la impresión de documentos y los gastos de envío postal). Lexnet ha sido galardonado con la mención especial del VI Premio Crystal Scales of Justice, otorgado por el Consejo de Europa y la Comisión Europea. (Expansión, 30 de octubre de 2012). La modernización de la Justicia española es un proceso lento no exento de sombras y contradicciones. Buen reflejo es la entrada de Ignacio Martínez San Macario en el blog de Nuevas Tecnologías ENATIC, en la web del Consejo General de la Abogacía Española. Se titula “¡Te he dicho que no escanees!”; narra en primera persona un ejemplo de desencuentro entre la administración de Justicia y las tecnologías de la información. Publicado el 3 de julio de 2013: http://www.abogacia.es/2013/07/03/te-he-dicho-queno-escanees/.
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por dónde empezar a poner orden en la gestión de los documentos de su despacho. La solución para algunos ha venido de la mano de programas de gestión documental, desarrollados a medida o adquiridos. Pruebe a buscar “gestión documental para abogados” en Google o en otro buscador y verá cómo la oferta es tan amplia que abruma. Es ya frecuente encontrar despachos de tamaño mediano (e incluso pequeño) que utilizan software específico para el control de expedientes, la gestión de documentos y para otras tareas vitales en el proceso de negocio —minutaje, agenda, facturación, etcétera—. Los despachos que aún no se habían decidido a dar ese salto, especialmente por los costes de mantenimiento de una red local, han encontrado en las aplicaciones cloud una alternativa económicamente viable, pero todavía llena de incertidumbre. Para muchos, la pregunta del millón es: “¿podemos gestionar nuestros documentos en la nube siendo un despacho de abogados?”. En este contexto, nuevo y cambiante a gran velocidad, la gestión documental cobra una enorme importancia, y más si queremos que la información de nuestro despacho esté a nuestro servicio, y no al contrario. Para ello, necesitaremos ampliar la mirada y poner orden no sólo en nuestros archivos de papel sino en los documentos y correos electrónicos y en los programas y procesos que los generan y utilizan. Necesitaremos una visión global de todo ello; los parches, arreglos, las mejoras parciales con los que se ha ido resolviendo la gestión de los documentos hasta ahora no sirven en un entorno tan complejo como el actual. Una advertencia importante: este libro se circunscribe a la gestión de los documentos que genera el despacho, bien sean como producto de la práctica jurídica y el servicio al cliente, bien como reflejo de sus actividades como organización o empresa (documentos internos, administrativos, etcétera). Aunque es vital para un despacho, he renunciado intencionadamente a estudiar en esta obra la gestión de documentación con valor informativo, de estudio o de reutilización. La legislación, la jurisprudencia, la doctrina de autores recogida en libros y revistas; los precedentes, modelos, “biblias” o repertorios de experiencias del propio despacho encuentran mejor acomodo en la gestión del conocimiento y la gestión de la información, más orientadas
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a la gestión del contenido que a la del documento en sí. Son materia de otro libro del que soy coautora y que encontrará mencionado en estas páginas. Partiendo de la rotunda certeza de que todos los abogados en ejercicio, de uno u otro modo hacen gestión documental, y tras algunas horas buscando información, emergieron tantas preguntas sobre el asunto que decidí escribir el libro. No porque haya encontrado respuesta a todas ellas, sino porque estoy segura de que son muchas las que comparto con usted, querido lector. Eso sí, las respuestas que he encontrado leyendo o a partir de mi propia experiencia, aparecen sistematizadas en este libro. Confío en que le sirvan como método y guía. Cuestionario inicial para reflexionar sobre cómo gestionamos los documentos en nuestro despacho Manos a la obra. Comencemos por lo más cercano. Preguntémonos por lo que conocemos mejor: • ¿Tengo documentos en papel acumulados sin archivar? ¿Ralentizan mi trabajo? • ¿Encuentro los documentos —en papel, electrónicos— que busco en el momento en que los necesito? • ¿Y los correos electrónicos vitales? • ¿Existe un procedimiento de archivo? ¿Es conocido y seguido por todos los miembros del despacho? • ¿Es complicado de aprender y de seguir? • ¿Sé qué documentos necesito guardar y cuáles no? • ¿Durante cuánto tiempo? ¿Tengo una política o calendario de destrucción de los documentos? • ¿Sé por qué gestionamos así los documentos? ¿Son costumbres o, por el contrario, procedimientos “pensados” los que inspiran la gestión de los documentos de mi despacho? • ¿Sería posible hacerlo más rápido? • ¿Y a un coste menor? • ¿Están protegidos los datos y garantizada la seguridad de los documentos?
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• ¿Tengo la sensación a veces de haber perdido el control sobre la documentación que manejamos en el despacho? • ¿Accede quien debe acceder a la documentación? ¿Puedo garantizar la confidencialidad? • ¿Sería capaz de localizar la documentación de un asunto que no he llevado yo? • ¿Estamos seguros de cumplir con la legalidad en nuestro archivo de documentos? • ¿Tenemos prevista la posibilidad de que fallen los sistemas que soportan la gestión de nuestros documentos? ¿Y de que alguien sustraiga o se extravíe alguno de los dispositivos con que trabajamos? ¿Tenemos previstas soluciones para esas situaciones? Es muy probable que en sus respuestas a estas preguntas encuentre signos que indiquen la necesidad de mejorar su sistema de gestionar los documentos, o incluso la de implantar un nuevo sistema. El propósito inicial de este libro es ayudarle a que se haga preguntas, las preguntas correctas que le lleven a soluciones para sus necesidades específicas. Vea esta obra como una guía para romper las rutinas de archivo heredadas y perpetuadas sin cuestionamiento. Quizá deba comenzar por allanar para luego construir; o quizá simplemente requiera repensar sus procedimientos e implantar mejoras. Es posible que sus procedimientos y sistemas de gestión documental sean correctos y simplemente requieran ser reflejados en un escrito para instruir a los abogados que llegan y recordarlos a los que permanecen. O quizá detecte la necesidad de establecer una fórmula de revisión periódica del sistema, para que se mantenga en sus niveles de eficacia y eficiencia actuales. Puede que necesite un poco de todo ello... Es muy probable también que sus conocimientos no sean suficientes para responder a algunas de las preguntas del cuestionario ni para acometer las acciones necesarias. Este libro va dirigido a abogados interesados en aplicar métodos de gestión en su día a día para trabajar mejor, con más seguridad y a menor coste para sus clientes. El segundo propósito del libro es ahorrarle el tiempo que yo he dedicado a instruirme sobre este asunto y filtrarle la información de tal manera que le ayude a tomar decisiones para el caso concreto de su despacho. No aspiro a convertirle en un experto, pero sí a que adquiera una visión general y a
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que conozca con cierto detalle los principales aspectos involucrados en la gestión documental. Si ejerce en solitario o en un despacho pequeño, seguramente se encargará usted mismo de la gestión de los documentos. Si el suyo es un despacho más grande, muy probablemente tendrá personal que lo haga por usted. Sea como sea su despacho y cuente o no con ayuda experta, usted será quien, en definitiva, deba tomar las decisiones sobre la gestión documental de su bufete. Confío en que este libro le proporcione conocimientos que le ayuden a decidir con más seguridad. Este libro está igualmente dirigido a abogados con poco interés en el asunto, o que no están muy dispuestos a trabajar de una manera disciplinada o planificada en lo que a documentación se refiere. Espero que encuentren en él la motivación necesaria para comenzar a pensar de otro modo. Por último, a unos y a otros intentaré aportar ideas y soluciones, algunas contrastadas con varios despachos a los que he consultado y a los que quiero dar las gracias desde aquí. Un agradecimiento especial a Vanessa Redondo y Cándido Santana de Garrido Abogados y Asesores Fiscales (Madrid); a Pablo Fernández Burgueño de Abanlex Abogados (Madrid); a Mercedes Trapero, de J&A Garrigues (Madrid); a Javier Cortina, de Mijares, Angoitia, Cortés y Fuentes S. C. (México, D.F.); a José Alegre de Miranda & Amado Abogados (Lima); a Roberto Campos, de Barros y Errázuriz Abogados (Santiago de Chile) y a María Inés Olmedo, de Bruchou, Fernández Madero & Lombardi (Buenos Aires). Entre todos me han ayudado a cortarle las alas al vuelo teórico y a “poner los pies en el suelo”, a uno y otro lado del Atlántico. Mi gratitud de corazón para quienes han leído el libro cuando sólo era un borrador: Marta Hernández (mi amiga y brújula en el mundo de los abogados desde hace media vida) y Gabriel Castro (socio del departamento Procesal Penal de Garrigues y generoso compañero). Han aportado a la obra una mirada de la que carezco: la del abogado; en ejercicio el uno, experta en información jurídica y gestión del conocimiento la otra. Por último, una mención especial a José Luis Ramos, lector riguroso, profesor y marido entregado. Gracias a las certeras correcciones y agudas sugerencias de los tres el libro que tiene en las manos es hoy, sin duda, mejor de lo que fue. Los contenidos del libro están organizados en diez capítulos:
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1) En los capítulos 1, 2, 3 y 4 centraremos la cuestión viendo qué es la gestión documental, su finalidad, los beneficios que aporta y las funciones que cumple en un despacho de abogados. Destaco especialmente su impacto en la eficiencia del despacho, la problemática que plantean las tecnologías de movilidad, y las exigencias legales, deontológicas y de gestión del riesgo, aspectos que recomiendan plantearse este asunto con el máximo rigor. 2) En los capítulos 5 y 6 nos acercaremos a los retos y oportunidades que puede plantearnos la gestión documental en el entorno de cambios acelerados en que ejercemos, reflexionando sobre la a veces difícil coexistencia de lo digital con el tradicional archivo en soporte papel o la conveniencia de empezar a pensar en una oficina sin papeles. Le daré algunas pistas para que realice un diagnóstico de la situación en su bufete e identifique áreas de mejora sobre las que puede empezar a trabajar. 3) Por último, estudiaremos los elementos fundamentales en los que tendremos que apoyar la implantación o mejora de nuestro sistema de gestión documental, que son cuatro: • Los documentos, los archivos y procesos, que serán estudiados en el capítulo 7. • La estrategia a seguir. En el capítulo 8 hablaremos del diseño y de la implantación de un sistema de gestión documental. • Las tecnologías que nos ayudan, que serán estudiadas en el capítulo 9. • Las personas. El “factor” humano de la gestión documental (abogados, personal del despacho, clientes) se revisará en el capítulo 10. He incorporado un índice temático al final del libro con los conceptos más relevantes contenidos en él, de manera que pueda volver a ellos con facilidad. Dicho todo esto, comencemos. Barajas de Melo (Cuenca), 8 de septiembre de 2013
1. QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL Ya que vamos a hablar de gestión, comenzaremos por delimitar qué es lo que vamos a gestionar. La gestión documental se refiere, obviamente, a la gestión de documentos. “La gestión documental es el conjunto de tareas encaminadas a describir, clasificar, ordenar y, en definitiva, a gestionar los documentos de una compañía con la finalidad de recuperarlos posteriormente con la mayor rapidez posible” B. Abascal y D. Seguí Beatriz Abascal y David Seguí5 definen el documento como “cualquier objeto material que aporte información, con independencia del soporte”6. De acuerdo con este concepto, cualquier mención a “documentos” comprenderá tanto al formato físico (papel) como al formato electrónico. Así, aplicaré en este libro la palabra “documento” a escritos, correos electrónicos, documentos en PDF digitalizados, documentos en Word, hojas de cálculo, páginas fotocopiadas de un libro, declaraciones tributarias, contratos, instrucciones, políticas, fotografías o una simple nota con instrucciones. La gestión documental nos permitirá acceder a los documentos arriba mencionados con la agilidad necesaria para hacer bien nuestro trabajo.
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ABASCAL, B. y SEGUÍ, D., “La gestión documental en las empresas, una herramienta óptima para aprovechar la información”. Resumen de la sesión de trabajo que impartieron en el COEV. Economistes nº 313. 1ª quincena julio 2006. Se puede consultar en http:// www.coev.com. Tenga en cuenta, si lee en inglés sobre el tema, que la lengua inglesa tiene tres términos distintos (documents, records y archives), para designar nuestro “documento”. Document es el equivalente de “documento” en su significado genérico: mera información registrada en un soporte. Los términos records y archives se refieren específicamente a los documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservando archives a los documentos de carácter histórico (Nota recogida en la modificación nacional a la Norma UNE-ISO/IEC 27001:2007 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información. Más información: www.aenor.es).
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¿Tiene algo que ver la gestión documental con las bases de datos? Algo, pero poco. Tanto los documentos como las bases de datos son registros materiales (“contenedores”) de información, pero mientras que la gestión documental está pensada para gestionar grandes cantidades de documentación no estructurada en cuanto a sus contenidos y soporte, las bases de datos facilitan el acceso a información de contenido estructurado. El reflejo de esa estructura son los “campos” de la base de datos, en los cuales se incorpora información homogénea (nombre social, dirección, etc.) para poder recuperarla después mediante búsquedas o a través de informes, por ejemplo, pero siempre guiados por esos campos. Una base de datos es, por tanto, una “colección estructurada de datos vinculados por un denominador común y registrados, normalmente, en la memoria de un ordenador”7. El mantenimiento de una base de datos con el nombre de nuestros clientes, sus datos fiscales, antigüedad, código de cliente, socio responsable y otros datos no tiene nada que ver con la gestión documental del despacho. La gestión documental del despacho se ocupa de almacenar, clasificar y dar acceso a la documentación generada en el despacho tanto por la llevanza de los clientes como en la gestión interna Es obvio que la gestión documental es más que una base de datos (aunque puede servirse de ellas, como veremos en el capítulo 9) y se refiere tanto a los programas o aplicaciones tecnológicas como a los procedimientos que nos permitirán gestionar los documentos del despacho.
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GESTIÓ ÓN DOCUMEN NTAL
Aplicacion nes tecnológic cas
Procedimiientos
Se preguntará usted si es posible hacer gestión documental sin tecnología. La respuesta es clara: ya no, puesto que aunque el ejercicio de la abogacía sigue generando y moviendo cantidades ingentes de papel, la práctica totalidad de los documentos se generan electrónicamente, por lo que su gestión ha de ser electrónica también. Incluso se pueden (y se deben, en la medida de lo posible) gestionar electrónicamente los archivos físicos de documentos en papel, como veremos más adelante. Tampoco debemos confundir la gestión documental con otros conceptos como la gestión de la información o la gestión del conocimiento, aunque entre las tres gestiones hay puntos de contacto importantes. La gestión documental viene a ser la parte de la gestión de la información que se ocupa de la información registrada en documentos. Enfoca su interés hacia los contenidos, y no tanto hacia la tecnología que los soporta. Para los abogados esta orientación hacia los contenidos tiene especial importancia por cuanto los documentos no son solamente recursos de información, sino que son o pueden ser, entre otras cosas: • Evidencia de sus procesos y actividades. • Elementos de prueba. • Materialización del cumplimiento de requisitos legales. • Reflejo de su conocimiento sobre determinadas materias, en forma de dictámenes, instrucciones o de consejo al cliente.
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No es de extrañar, por tanto, que en los despachos de abogados se vinculen estrechamente gestión documental y gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento implica que la información ha sido procesada por la mente humana; el conocimiento requiere un trabajo intelectual, “...es una mezcla de experiencia, valores, información y saber hacer que sirve como marco para incorporar nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores”8. Como “conocedor”, una de las tareas fundamentales del abogado es originar y aplicar conocimiento valioso para sus clientes. Como con frecuencia ese conocimiento es recogido en documentos, a veces es difícil establecer el límite entre gestión documental y gestión del conocimiento. Pero no se confunda. Una buena gestión documental puede servir de apoyo y complementar la gestión del conocimiento9, mas gestionar documentos no es lo mismo que gestionar conocimiento (aunque, insisto, gran parte del conocimiento que los despachos profesionales gestionan tiene “forma” de documento: informes, recomendaciones, criterios, check-lists, notas, etcétera). Los procedimientos y la finalidad de la gestión documental y la gestión del conocimiento son diferentes, aun cuando ambas gestiones sean imprescindibles para el éxito del despacho y se sirvan, en ocasiones, de herramientas tecnológicas similares10.
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Referencias a Davenport y Prusak en “Análisis conceptual de las principales interacciones entre la gestión de información, la gestión documental y la gestión del conocimiento”, de María de las Mercedes FERNÁNDEZ VALDÉS y Gloria PONJUÁN DANTE. ACIMED [online]. 2008, vol. 18, n. 1 Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S102494352008000700007&script=sci_abstract. En este sentido, Mario ALONSO afirma que “Un elemento imprescindible para lograr una eficaz gestión del conocimiento del despacho consistirá en apoyarse en una adecuada gestión documental, entendida como aquella que permite que toda la información que entra y se genera sea accesible para los miembros de la organización en todo momento”. ALONSO, Mario. Claves para la gestión de firmas y despachos profesionales, Editorial Almuzara, Córdoba, 2013, pág. 166. Desde mi punto de vista la gestión documental no es imprescindible para la gestión del conocimiento aunque le puede ser, ciertamente, de mucha ayuda. Si desea profundizar sobre la gestión del conocimiento en despachos de abogados, puede consultar la obra: CASAS, Isabel; GONZÁLEZ, Carmen; GONZÁLEZ-ESPEJO, Mª Jesús y HERNÁNDEZ, Marta. Gestión del conocimiento en despachos de abogados. Aranzadi, Pamplona, 2009.
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Otro concepto relacionado con la gestión documental es la gestión de expedientes. Un expediente es, de acuerdo con la Real Academia Española, el “conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio”. Raro es el despacho que no agrupa en carpetas (físicas y/o virtuales) los documentos relacionados con la tramitación de un asunto o encargo. En la mayoría de los despachos, el archivo de expedientes es el corazón de su gestión documental. Volveremos sobre él más adelante.