Win Tijd Op Jouw Manier digitaal

11

Inleiding

17

Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

19

Een aantal stellingen

25

Op zoek naar de Essentie

27

1 Formuleren van doelen

31

2 Omzetten van doelen in doelstellingen

34

3 Zelf prioriteiten stellen

38

Toolbox Essentie

51

Afbakenen van je Functies

52

1 Wie ben je op je werk?

57

2 Wie ben je thuis?

59

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

60

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven

66

Toolbox Functie

77

Focussen op je doelstellingen

78

1 Minimaliseren van storingen

81

2 Nee durven zeggen

83

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren

90

4 Datadieet

92

Toolbox Focus

103

Efficiënt uitvoeren van taken

105

1 De 80/20-regel

107

2 Elke dag plannen

111

3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode

118

8

Toolbox Efficiëntie

129

Creativiteit

131

1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

132

2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving

135

3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen

144

Toolbox Creativiteit

152

Epiloog

155

Dankwoord

159

Noten

163

Literatuur

165

Over de auteur

10

op zoek naar de es s enti e

Inleiding Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoorden. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze zo zelden gesteld wordt. Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden. Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvinden en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten. Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werknemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken, is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen. De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en Skinner publiceerden in 2005 een artikel, waarin het effect van timemanagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samengesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het

11

beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De persoonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur. De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat bedrijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement actief in hun organisatie te implementeren. 2 Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk. De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stellen, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doeltreffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel afkomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk. Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeuren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijkheid en specifieke situaties is dus nodig. Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de dag volstaat het niet dat iemand vooraan een one-man-timemanagementshow opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aantal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijdsbeheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat worden. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het individu in het team.

12

i nl ei di ng

Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnieken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van David Allen, een heus datadieet en de meest interessante webapplicaties op het vlak van tijdsbeheer. Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan. Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Europese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen: q q q q q q q q q q

Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep Inge Vervotte, Minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z Jacques Rogge, voorzitter van het IOC Geert Noels, Chief Economist Econopolis Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100 Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe Joop van den Ende, mediamagnaat De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanagement is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen. Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel

13

hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende toolboxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doe-boek. Je zult snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten. Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com. Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval ook mag betekenen.

Tim Christiaens http://www.TimeManagementCompany.com tc@TimeManagementCompany.com @TimChristiaens

14

i nl ei di ng

16

op zoek naar de es s enti e

Wat houdt de EFFECTmethode precies in?

E F F E C T 17

Op zoek gaan naar de Essentie Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstellingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je naartoe?

Afbakenen van je Functies Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinderen? Ben je actief in het verenigingsleven?

Focussen op je doelstellingen Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vaststaan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met je tijd doet.

Efficiënt uitvoeren van taken Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen werkwijze geregeld tegen het licht.

Creativiteit Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om. Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde momenten noodzakelijk.

Toolbox Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzetten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde

managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.

18

effect-meth ode

Een aantal stellingen De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan welke stellingen bij jou passen.

Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te besteden of te delegeren.

Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.

Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak naar de andere.

Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken volgens prioriteit.

Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere stappen.

Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt mijn methode veel tijd in beslag.

19

Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten, gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.

Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen, telefoneren enzovoort.

Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.

Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.

Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger aan te doen.

Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het moment van de dag dat ik het meest fit ben.

Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke dag heb en niet gestoord wil worden.

Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik eenvoudige opdrachten te doen.

20

een aantal s tel l i ngen

Ik stel voor mezelf deadlines.

Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik precies waar ik moet kijken.

Ik maak een planning voor de taken die ik moet uitvoeren.

Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig heb om een speciďŹ eke taak af te werken.

Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier) om overzicht te houden.

De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op dezelfde plaats.

Ik maak elke dag een todolijst.

Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde van de dag altijd afgewerkt.

Ik ben iemand die de dingen op het laatste moment doet.

21

Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.

Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de rest van de wereld.

Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze om me daarna beter te concentreren.

Ik haal altijd mijn deadline.

Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.

Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn mailbox.

Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.

Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen. Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.

22

een aantal s tel l i ngen

23

Op zoek naar de Essentie 1 Formuleren van doelen 2 Omzetten van doelen in doelstellingen 3 Zelf prioriteiten stellen

1

E op zoe k na ar de e sse nt i e

26

’

Herman Van Rompuy Naarmate je ouder wordt – ik ben nu 62 jaar – weet je statistisch dat je nog twintig jaar te leven hebt. Hoe ga je die tijd nuttig besteden? Het leven is namelijk te kort…

’

Jacques Rogge Ik houd mij alleen maar bezig met het essentiële. Zo krijg ik gemiddeld per week tien tot vijftien uitnodigingen om te gaan spreken, wat ik uiteraard niet kan doen. Ik krijg bovendien heel wat aanvragen om een land te gaan bezoeken wegens een verjaardag van het Olympisch Comité. Ik heb daarin mijn prioriteiten. Ik kan geen tweehonderd landen gaan bezoeken. Helaas beginnen de meeste van mijn brieven met ‘Excuses, maar ik kan niet’.

op z oek naar de es s enti e

1 Formuleren van doelen Wat jij wilt bereiken is… het belangrijkste. Het spreekt voor zich dat we het ons niet kunnen permitteren om geen rekening te houden met bepaalde externe factoren. Wellicht heb ook jij een opdrachtgever aan wie je verantwoording moet afleggen of hebben je kinderen regelmatig nieuwe kleding nodig. Het is dus de kunst om de realisatie van je persoonlijke doelen te combineren met de realiteit van elke dag. De vraag is of mensen wel weten wat ze willen bereiken. Uit een gemeenschappelijk onderzoek van Harvard en Stanford, twee prestigieuze Amerikaanse universiteiten, bleek dat slechts 15 procent van de studenten doelen heeft. Slechts 3 procent zet die doelen op papier. Toen de onderzoekers twintig jaar later met die studenten contact opnamen, bleek dat die 15 procent het financieel gemiddeld twee keer zo goed deden als de overige 85 procent. De 3 procent die zich de moeite had getroost de doelen op papier te zetten, deed het zelfs tien keer zo goed.3 Die studie toont aan dat het stellen van doelen bijzonder nuttig kan zijn. Het spreekt voor zich dat professionele doelen enerzijds en privédoelen anderzijds van een heel andere orde zijn. Mocht je als bedrijfsleider er bijvoorbeeld van dromen om binnen de twee jaar nog enkele bedrijven over te nemen, dan is dit een legitiem doel. Indien echter een wereldreis je in vuur en vlam kan zetten, dan moet je heel andere acties ondernemen. De twee combineren is natuurlijk moeilijker en dat toont meteen aan dat beide categorieën doelen niet los van elkaar kunnen staan. Een van mijn eerste bazen was een Nederlander. Wanneer iemand van de Belgische afdeling naar het hoofdkantoor in Nederland ging, hadden de Belgen twee prachtige omgebouwde hooischuren ter beschikking. Het was een keurige verblijfplaats, op een steenworp van Haarlem, met een grote tuin, waar je zelfs af en toe vossen en herten zag. Op een avond bij het haardvuur vroeg mijn toenmalige baas me wat mijn doelen in het leven waren. Op dat

27

moment kwam ik niet verder dan wat algemeenheden, waarop hij scherp aangaf: als je geen doelen hebt, kun je niet bewust leven. Het was even slikken, maar ik moet het toegeven‌ hij had gelijk.

Willem Middelkoop

’

Doelen zijn heel belangrijk. Ik ben begonnen met mezelf bepaalde jaardoelen te stellen. Ik heb een lijstje opgemaakt met wat ik allemaal zou willen bereiken. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat nog eens na een aantal jaren terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele leven mee. Men vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had. Ik stel mijn prioriteiten op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kun je maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren.

Waarom zou je je doelen op papier zetten? Door je doelen op te schrijven, krijg je een goed beeld van je ambities en zie je duidelijker hoe je ze kunt bereiken. De meeste mensen hebben daar echter een hekel aan. Toch is het de moeite waard om het een keer te proberen. Om te weten wat je doelen zijn, is het opmaken van een zelfportret noodzakelijk. Wat wil jij? Moet je de halve wereld gezien hebben? Moeten we allemaal een eigen zaak opstarten? Natuurlijk niet. Het gaat om jou, dus stel jezelf de volgende vragen: q Wat wil je bezitten? Ben je materialistisch ingesteld of juist niet? Is een eigen huis belangrijk of is een eigen Harley al jaren een droom? q Wat wil je zijn? Een zakenvrouw op topniveau of gewaardeerd vrijwilliger bij het Rode Kruis? Beide zijn even waardevol. q Wat zijn je passies? Word je warm van het kweken van bijen of is voor jou het bestuderen van glasramen het grootste genot?

28

op zoek naar de es s enti e

Na mijn studies ben ik een tijdje gaan reizen. Nochtans verwachtte men na het behalen van mijn diploma aan de Vlerick Management School dat ik eindelijk eens wat zou gaan presteren in het echte leven. Zo dacht ik er ook over, al lag mijn visie niet meteen in lijn met die van mijn collega-studenten. Ik nam een wit blad en schreef op dat ik ten minste zeven maanden wilde gaan reizen in Azië en Zuid-Amerika. Jammer genoeg had ik niet het geld om dit te realiseren, dus moest ik noodgedwongen een aantal baantjes aannemen voor ik überhaupt kon vertrekken. Op dat ogenblik had ik geen relatie, geen kinderen en geen hypotheek, dus het project was haalbaar. Ik had mezelf een jaar gegeven om dit te realiseren en het was tot dan toe de mooiste tijd van mijn leven.’

Christian Van Thillo

’

Ik heb timemanagement altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de discipline opleggen je te beperken tot de dingen die er echt toe doen. Doelen zijn heel belangrijk. Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen op. Je kunt verschillende soorten plannen maken, je kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.

29

q q q q q q q q

Begin 2010 verscheen er een interessant artikel in de Belgische krant Het Nieuwsblad. Blijkbaar zijn Vlaamse jongeren bijzonder conservatief wat hun doelen betreft: 4 Meisjes, jongens, hoog- of laaggeschoolden: ze schetsen min of meer hetzelfde ideale toekomstbeeld. Dit blijkt uit een grootschalige enquête van het Jeugdonderzoeksplatform (JOP), een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de KU Leuven: Eerste keer seks op 17 jaar Rijbewijs op 18 jaar Eerste werkervaring op 22 jaar Samenwonen met een partner op 24 jaar Aankoop van een eerste woning op 25 jaar Eerste kind & trouwen op 26 jaar Toppunt van de carrière op 34 jaar Met pensioen op 60 jaar Vermits het om een projectie gaat, is het niet de reële leeftijd waarop jongeren die stappen zullen zetten, maar het is duidelijk dat Vlaamse jongeren met ongeveer dezelfde levensloop in hun hoofd rondlopen. De gewenste pensioenleeftijd is 60 jaar. Dat is twee jaar later dan de ideale pensioenleeftijd die jongeren in een vorig onderzoek, uit 2005, naar voren schoven. De berichten in de media dat de huidige pensioenleeftijd niet meer houdbaar is, blijken dus een duidelijke impact te hebben. Dit onderzoek druist in tegen het algemene beeld dat iedereen erg bewust zijn eigen keuzes maakt. Jongeren die een alternatief leven willen gaan leiden, in het buitenland willen gaan wonen of met de rugzak de wereld willen rondtrekken, zijn eerder uitzondering dan regel. Wel blijkt dat jongeren een duidelijk plan hebben. Ze hebben niet de intentie om zich te laten leiden door bepaalde omstandigheden. Hun ideale leven is vooraf duidelijk uitgestippeld.’

30

op z oek naar de es s enti e

2 Omzetten van doelen in doelstellingen Het stellen van doelen is een eerste stap. Indien je er echt werk van wilt maken, is het formuleren van duidelijke doelstellingen van cruciaal belang. Een bekend hulpmiddel om je doelstellingen te bepalen, is het SMART-principe. Doelstellingen kunnen de volgende kenmerken hebben:

S M A

Specifiek Wat wil je precies realiseren? Beschrijf dat helder en duidelijk. voorbeeld ‘Ik wil wat gaan sporten’ wordt: ‘Ik wil drie keer per week een uur gaan

joggen om voldoende fit te blijven.’

Meetbaar Geef een duidelijke norm aan om te kunnen meten of het doel werd gehaald. voorbeeld ‘Ik wil graag veel geld verdienen’ wordt: ‘Ik wil ten minste 120.000 euro

per jaar verdienen.’

Acceptabel en haalbaar Worden de doelstellingen door iedereen gedragen? Is er een engagement om er energiek en met voldoening aan deel te nemen? voorbeeld Vermageren kan geleidelijk aan, kilo na kilo; niemand zal zich aange-

sproken voelen om in drie dagen zes kilo af te vallen.

R

Realiseerbaar of realistisch Kunnen de doelstellingen gehaald worden? Leg de lat dus niet te hoog, maar ook niet te laag. Het moet mogelijk zijn de doelstellingen te kunnen bereiken met aanvaardbare inspanningen. voorbeeld Het behalen van het artsendiploma binnen één jaar is ondenkbaar.

T 31

Tijdsgebonden Vermeld de termijn waarop je het gewenste resultaat wilt bereiken. voorbeeld ‘Op het einde van dit jaar wil ik 10.000 euro gespaard hebben.’

Velen hebben ongetwijfeld al van SMART gehoord, maar in de praktijk blijkt dat slechts enkelen het ook daadwerkelijk gebruiken om hun doelstellingen te formuleren.

Herman Van Rompuy

’

Dat tijd een schaars goed is, is een heel wijdverspreid gevoel. Mijn voornaamste methode is het voor ogen houden van een aantal doelstellingen. Die moet je niet zien op een te lange termijn, want daar komen veel onverwachte factoren tussendoor. Als voorzitter van de Europese Raad heb ik voor mezelf een taakstelling voor de volgende zes maanden en daarna moeten we weer kijken naar wat de rest kan brengen. Voor een korte periode tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.

Vroeger ging ik zelf ook niet al te consequent om met het s m a rt-principe. Tot ik enkele jaren geleden in Dubai eens voor joker stond in een van de mooiste kantoorgebouwen van de stad, de bekende Emirates Towers. Op het laatste moment moest ik voor een collega inspringen om een meeting bij Ernst & Young bij te wonen over het opstarten van een filiaal in het MiddenOosten. Zelf was ik enkele dagen voor heel andere redenen in het emiraat, maar de vergadering paste nog net in mijn agenda. Het bedrijf waarvoor ik werkte, wilde er misschien een kantoor openen. In die dagen was Dubai namelijk nog steeds ‘the place to be’ om veel geld te verdienen. In grote lijnen wist ik waarover het ging, maar ik had geen tijd gehad om me grondig voor te bereiden. Tot mijn verbazing werd ik ontvangen door drie heren in strakke maatpakken met titels die amper op hun naamkaartjes pasten. Ik werd tot op het bot uitgevraagd over onze plannen en doelen voor de komende

32

op zoek naar de es s enti e

vijf jaar. Het is altijd warm in Dubai, maar ik kan je verzekeren dat het op dat moment nog tien graden warmer aanvoelde. Toen heb ik gezworen dat ik nooit meer naar een vergadering zou gaan voor ik een goed beeld heb van de verschillende doelstellingen. Als er geen duidelijke doelen zijn, pas ik meteen.’

Hans Bourlon

’

Een privébedrijf moet vooral flexibel zijn om te kunnen inspelen op tendensen. Zeker een mediabedrijf. Als people manager ben ik wel iemand die mensen bij de les houdt als het gaat over strategie, langetermijndenken en keuzes maken. Mensen zitten in een bos te kappen om een weg te maken, maar kijken soms niet om zich heen. Ze zien niet altijd wat er is opgebouwd door dat harde werken en nemen af en toe te weinig afstand. Ze zijn soms te veel bezig met dat wat ze dag in dag uit aan het doen zijn.

Het formuleren van doelstellingen blijft nog steeds een van de fundamenten van tijdsbeheer, maar het SMARTprincipe kwam de laatste jaren onder druk te staan vanwege zijn normatieve karakter. De vraag is natuurlijk of elk doel aan de voorwaarden moet – of zelfs kan – voldoen. Bepaalde doelen zijn vrij conceptueel van aard, bijvoorbeeld ‘geluk’, en zijn niet altijd even meetbaar. Een extra probleem is dat veel doelstellingen te laag worden ingeschaald om er toch maar voor te zorgen dat ze gehaald worden. Het belangrijkste is natuurlijk dat je af en toe nadenkt over wat je doet en waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken en hoe ga je dit aanpakken? Probeer alleszins je doelen op papier te zetten en houd ze binnen handbereik. Gebruik het SMART-principe waar het kan, maar laat je niet ontmoedigen door zijn dwingende karakter.

33

3 Zelf prioriteiten stellen Kinderen vinden kiezen vaak ontzettend moeilijk. Kiezen is daarom een belangrijk onderdeel van het opvoedingsproces en ze zullen er nog vaak mee geconfronteerd worden. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, dus we kunnen niet alles meteen realiseren. Keuzes maken hangt dus samen met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident om acties die voortvloeien uit de doelstellingen in de juiste volgorde af te werken. Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk maakt acties en taken te ordenen. Acties kun je indelen aan de hand van twee factoren: 1 Is de actie belangrijk? 2 Is de actie urgent? figuur 1 eisenhowerschema 1

belangrijkheid

inplannen

direct uitvoeren

niet uitvoeren

delegeren / uitbesteden

urgentie

34

op zoek naar de es s enti e

q Indien bepaalde zaken essentieel en urgent zijn, moeten die zo snel mogelijk gerealiseerd worden. Ook als de taak moeilijk is of veel tijd vraagt, Jacques Rogge is het van belang dit zo snel mogelijk Timemanagement betekent af te werken. in een minimum van tijd q Als een actie niet essentieel en niet het maximum eruit halen. urgent is, kun je ze laten vallen. BeKwaliteit leveren in grote steed er geen tijd aan, tenzij je echt kwantiteit met plezier en genot. Het is een kwestie van tijd te veel hebt. het stellen van prioriteiten. q De overige twee kwadranten zijn iets lastiger om mee om te gaan. NietessentiĂŤle taken kunnen toch urgent zijn en omgekeerd. In het eerste geval kun je jezelf afvragen of je bepaalde zaken niet kunt delegeren. Je moet niet alles zelf doen. Meer nog: het is in een aantal gevallen beter taken uit te besteden. Als een zaak niet dringend is, maar wel essentieel, is het wenselijk om ze in te plannen en later uit te voeren.

’

q q q q q

35

Kiezen is dus de boodschap. Welke taken vind je belangrijk en dringend? Bij het invullen van de kwadranten kun je jezelf een aantal kritische vragen stellen: Waarom is deze taak essentieel? Is ze echt urgent of lijkt het alleen maar zo? Kun je een bepaalde taak niet anders aanpakken? Kun je bepaalde taken beter delegeren of uitbesteden? Kun je bepaalde taken schrappen?

Hans is een fitte vijftiger en werkzaam bij de transportafdeling van een multinational. Toen ik hem vroeg waar hij het moeilijk mee had op het vlak van tijdsbesteding, kreeg ik een antwoord dat ik wel vaker hoor: “Hoe kan ik in godsnaam prioriteiten stellen als ik geleefd word door anderen? Iedereen blijft me maar bellen en mailen met dringende problemen die bij voorkeur gisteren al opgelost moesten zijn.” Volgens Hans is het werken bij een transportafdeling absoluut niet te vergelijken met een job waarbij je regelmatig de tijd krijgt om eens rustig na te denken. “De verkoopafdeling zit je voortdurend achter de veren en intussen staan de vrachtwagens te wachten om geladen te worden.” Hans had natuurlijk gelijk, maar toch is het mogelijk ook in zulke jobs duidelijke doelstellingen en prioriteiten te stellen. Vaak zijn de dringende gevallen helemaal niet zo dringend. Ook bij Hans bleek dit het geval te zijn. Belangrijkheid kon hij – na twintig jaar op dezelfde afdeling – goed taxeren. Maar berichten die hij inschatte als “belangrijk” én “urgent”, bleken bij navraag helemaal niet zo dringend te zijn. Zulke opdrachten zouden dus, in tegenstelling tot wat Hans dacht, eenvoudigweg kunnen worden ingepland. Diezelfde dag nog liet hij aan iedereen weten dat hij alleen nog aanvragen met een duidelijke tijdslimiet behandelde. Andere verzoeken werden vanaf dat moment zonder uitzondering teruggestuurd.’

Inge Vervotte

’

Timemanagement betekent het vinden van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit méér tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste keuzes maken. Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de actualiteit, is het soms nodig dat ik beslis om er aandacht aan te besteden. Want als ik dat niet meteen doe, zou het kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter wordt.

36

op zoek naar de es s enti e

Goedele Liekens

’

Ik heb wel voortdurend todolijstjes, maar mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Ik zit momenteel in een juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik daarvan weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant. Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker in moeten zijn. Ik stel mijn prioriteiten dan ook te gevoelsmatig. Ik ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel intuïtief. Soms gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf altijd wel oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.

Hoewel het Eisenhowerschema een bijzonder handige tool is, is het nog maar de vraag of dergelijke technieken wereldwijd kunnen worden toegepast. Tot op vandaag zijn er slechts enkele studies uitgevoerd naar interculturele verschillen in timemanagement gedragingen. Wel blijkt uit een studie van Nonis, Teng en Ford dat het stellen van doelen en prioriteiten niet in elke cultuur hetzelfde effect heeft. In de Verenigde Staten is het zo dat werknemers die doelen en prioriteiten stellen, beter presteren dan diegenen die dit niet doen. In Sri Lanka, daarentegen, bleek dat het stellen van doelen en prioriteiten op dit vlak niets uitmaakt. De conclusie is dus eenvoudig: niet alle technieken zijn op iedereen toepasbaar.5 In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig hebben met de eerste stap: het stellen van doelen. Dat zorgt ervoor dat de volgende stappen – het formuleren van doelstellingen en het stellen van prioriteiten – ook niet vlot verlopen. Na wat doorvragen blijkt echter dat de meeste mensen die ik dagdagelijks zie, hun doelen vrij helder kunnen formuleren. Met andere woorden: iedereen heeft doelen, maar ze blijven te vaak onder de radar.

37

Toolbox

ESSENTIE

Nu is het aan jou! Welke doelen heb jij? Jouw doelstellingen zijn essentieel in je leven. Of je nu vrijwilliger wilt worden of je wilt doorgroeien in je baan, het is cruciaal om je doelstellingen helder te maken en op papier te zetten. Neem de tijd om de onderstaande tabellen in te vullen. Houd hierbij rekening met de belangrijkste levenssferen: q gezondheid; q gezin; q sociaal leven; q werk; q cultuur. Stel je doelstellingen zoveel mogelijk op volgens het SMART-principe. Indien dit niet lukt, geen paniek, beschouw het niet als absolute noodzaak: Specifiek | Meetbaar | Aanvaardbaar | Realiseerbaar | Tijdsgebonden

Inge Vervotte

’

Ik ga altijd voor een realistische, uitvoerbare politiek. Mijn tijdsbeheer is dus gericht op het creëren van een draagvlak, om zaken uit te voeren. In theorie, maar ook zeker op het terrein. Wie moet er bijvoorbeeld aangesproken worden zodat de weerstanden weg zijn om een verandering door te voeren? Daar besteed ik dan ook het meeste tijd aan.

38

op zoek naar de es s enti e

Christine Van Broeckhoven

’

Ik ben afdelingsdirecteur en dus is de prioriteit voor deze functie het managen van de afdeling. Mijn belangrijkste prioriteit ligt bij het onderzoek. Hoeveel procent van onze tijd we besteden aan onderzoek, onderwijs of dienstverlening, mogen wij als academicus kiezen. Bij mij ligt het accent op dit moment voornamelijk op onderzoek en dienstverlening. Ik heb doelen voor het onderzoeksmanagement, het financieel management, het personeelsmanagement én voor public relations. Er is voor elk van deze deeldomeinen een duidelijk beleid. Mijn doelstelling is altijd geweest om te excelleren in onderzoek.

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1

S → M→ A → R → T →

2

S → M→ A → R → T →

3

S → M→ A → R → T →

4

S → M→ A → R → T →

39

Toolbox

ESSENTIE

Welke persoonlijke doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1

S → M→ A → R → T →

2

S → M→ A → R → T →

3

S → M→ A → R → T →

4

S → M→ A → R → T →

Geert Noels

’

Op het sportieve vlak heb ik elk jaar een aantal doelen, maar ook op het professionele vlak werken we naar een doel. In ons geval is dit bijvoorbeeld dat Econopolis na dit jaar een heel duidelijke voet aan de grond moet hebben. Ik denk ook dat je met je gezin de doelen moet bespreken. Zij hebben namelijk ook hun doelen: slagen in hun studies, een gelukkig gezinsleven. Dat zijn geen meetbare, maar wel aanvoelbare doelen. Je werkt daaraan. Er zijn altijd nieuwe doelen en dat maakt deel uit van het leven. Ik vind dat wel heel stimulerend.

40

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1

2

3

4

Hans Bourlon

’

Een bedrijf is waard wat zijn plannen voor de toekomst waard zijn. Dat is in een mensenleven ook zo. Een bedrijf dat goed boert en op een massa kapitaal zit, maar geen plannen heeft voor de toekomst, is een arm bedrijf, hoe rijk het ook is. Dat zal zich ook vertalen in de waarde van zijn aandeel. Daar zijn wij, ook als aandeelhouders en bestuurders, in het bedrijf voortdurend mee bezig: Hoe kunnen we groeien? Wat zijn onze plannen voor de toekomst? Laat ons altijd vooruitkijken, vooruitstreven, bepaalde richtingen uitgaan.

Toolbox

ESSENTIE

Welke persoonlijke doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1

2

3

4

Jacques Rogge

’

Doelen zijn heel belangrijk. Ik heb nog steeds de mentaliteit van de atleet die ik ooit geweest ben. Ik leef van doel tot doel. Als je je doel hebt bereikt, moet er een verder doel klaar staan. Mijn specifieke doelen zijn ervoor te zorgen dat de sport goed gepromoot wordt via de Olympische Spelen en dat de Spelen zelf goed georganiseerd worden. Bovendien zijn er de typische problemen in de sport die aangepakt moeten worden, zoals doping, racisme en illegaal gokken.

42

op zoek naar de es s enti e

1

Samenvatting

E op zoe k na a r de e sse nt ie

De zoektocht naar de Essentie begint met een onvervalste egotrip: q q q q

Waar wil je naartoe? Wat wil je zijn? Wat wil je bezitten? Wat zijn je passies? De antwoorden op die eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstellingen. Tracht die doelstellingen zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) mogelijk op te stellen, maar beschouw het zeker niet als een knellend pak. Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdwinst opleveren. Wie precies weet waar hij naartoe wil, zal geneigd zijn de kortste weg ernaartoe te nemen. Voor anderen staat een trip met veel omwegen – en dus tijdverlies – te wachten.

43

Herman Van Rompuy is een Belgische politicus van de christendemocratische partij CD&V die tussen 30 december 2008 en 25 november 2009 premier van BelgiĂŤ was. Op 19 november 2009 werd hij verkozen tot de eerste permanente voorzitter van de Europese Raad, informeel ook wel president van Europa genoemd. Zijn ambtstermijn ving aan op 1 januari 2010. Enkele maanden na zijn aanstelling had ik het genoegen Herman Van Rompuy te ontmoeten.

44

op zoek naar de es s enti e

Tip Beperk je in de activiteiten waar je mee bezig bent. Laat je niet meeslepen door je eigen belangrijkheid aan iedereen duidelijk te willen maken. Alles houdt verband met welke waarde je hecht aan datgene waarmee je bezig bent en de waarde die je hecht aan jezelf. Ik heb dat misschien op een te idealistische manier ooit eens verwoord: ik heb een belangrijke functie, maar daarom ben ik niet belangrijk. Agenda De loop van de dag kent best wel een hoog tempo. Als ik mijn dag doorneem, zullen sommigen misschien zeggen: ‘Hoe doe je dat?’ Dadelijk komt de voorzitter van het Georgische parlement. Dan is er een opname van de televisie. Daarna is er een overhandiging van een welkomstgeschenk, maar ik weet nog niet aan wie. Op de middag komt de voorzitter van het Europese Parlement, Buzek. Om half vier komt onze permanente vertegenwoordiger bij de EU, meneer De Ruyt. Om 17 uur is er een receptie voor het personeel. Om half negen is er nog een diner bij de Amerikaanse ambassadeur. De dag zal wel eindigen rond twaalf uur en morgen vertrek ik naar Praag. Activiteiten indien twee uur extra per dag Misschien zou ik wat meer aan sport doen. Ik wil elke dag twintig minuten fietsen en dat komt er nog weinig van. Dat was ook al zo toen ik premier was. Waar ik ook op moet inboeten, is lezen. Ik vind dat bijna onverdraaglijk dat ik dat moet reserveren voor een paar vakanties en dan nog lukt het mij veel minder dan vroeger. Ik zou ook meer willen schrijven, want ik hield vroeger een dagboek bij. Ook dat is verwaterd.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

45

Goedele Liekens

is een voormalige Miss België en een bekende Vlaamse tv-presentatrice en seksuologe. In 2008 verscheen haar boek Ons Seksboek, in 2009 volgde SOS Seks. Op 1 september 2008 lag de eerste editie van haar eigen tijdschrift Goedele in de winkels. Dit maandelijkse tijdschrift wordt uitgegeven door Sanoma Magazines en heeft psychologie, maatschappij, seks en humor als pijlers. In 2010 ging ze opnieuw aan de slag bij de Belgische commerciële zender VTM.

46

op zoek naar de es s enti e

Tip Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar was altijd een vergaderagenda. Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; b) beslissen, zelfs met een timing erbij: ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond altijd welke actie en wie dat dan deed. Dat is zo belangrijk! Agenda Er was een tijd dat ik live tv deed in zowel België als in Nederland. Op zondag presenteerde ik bovendien De lieve lust op de radio. Ondertussen gaf ik drie dagen therapie in Den Haag. Ik leidde die ploegjes allemaal. Dinsdagavond was dat live Vanavond niet schat. Dan reed ik ’s nachts nog naar Den Haag en had ik op woensdag, donderdag en vrijdag therapieën. Vrijdagavond reed ik naar Hilversum, waar ik in een hotel een eigen kamer had. ’s Avonds vergaderen: Wat gaan we doen? Wie vragen we wel of niet als gasten? Zaterdagochtend een scenario schrijven en zaterdagavond gingen we live op antenne. Dan bleef ik of daar slapen of reed ik ’s nachts nog terug. Als het niet te lang uitliep, kon ik nog terugrijden en snel iets eten bij McDonald’s. Rond twee, drie uur thuis, maar zondagochtend was het dan weer De Lieve lust. Daarna was het maandag opnieuw vergaderen over Vanavond niet schat. Dinsdag weer een live uitzending… Dus dat was echt gekkenwerk. Activiteiten indien twee uur extra per dag Mijn huis poetsen. Ik hou zo van orde en mijn huis is één grote stal. Ook het opruimen moet efficiënt zijn: de dingen organiseren zodat je daar de komende vijf jaar geen werk meer mee hebt. Meer tijd voor lezen, daar zou ik ook bijzonder veel plezier aan hebben.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

47

48

afb akenen van j e functi es

Afbakenen van je Functies 1 Wie ben je op je werk? 2 Wie ben je thuis? 3 Wie ben je in het verenigingsleven? 4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven

49

2

F

Inge Vervotte

’

a f b a ke ne n va n j e funct ie s

Ik heb geen gezin. Het is bovendien niet zo dat ik behoefte heb aan duizend en een andere ontspanningsmogelijkheden omdat ik mijn ei kan leggen in mijn job. Dus is dat voor mij een activiteit die mij energie geeft. Wat ik zelf soms doe, is bewust tijd maken om bij te studeren. Ik ben dat altijd blijven doen omdat ik dat belangrijk vind. Als ik eens echt behoefte heb om met een vriendin iets te gaan eten, dan doe ik dat ook.

Herman Van Rompuy

’

Door het aantal mandaten en functies te beperken, is het al veel gemakkelijker om het allemaal te beheren. Ik heb geen behoefte om heel veel dingen tegelijkertijd te doen. Ik heb wel behoefte om een aantal activiteiten te kunnen behouden en daardoor beperk ik dus een aantal andere. Ik heb nu één taak als voorzitter van de Europese Raad en ik heb daarnaast geen enkele andere functie. Mijn timemanagement bestaat erin me te focussen op een of twee kernactiviteiten.

Geert Noels

’

Ik heb een functie met enorm veel media-aandacht en de mensen die je ziet, zijn meestal buitengewone mensen. Dat is natuurlijk heel aangenaam. Maar dat kan al snel imponerend werken naar medewerkers, die misschien geen commentaar of kritiek meer durven geven. Ook binnen je familie schuilt het gevaar dat je een soort icoon wordt waar niemand nog iets durft tegen in te brengen. Dat is natuurlijk niet goed.

Afbakenen van je Functies Wie ben je? Welke rollen vervul je? In onze samenleving is het bijna vanzelfsprekend dat je verschillende rollen vervult. Je hebt een baan, je past regelmatig op de kleinkinderen of je bent lid van de plaatselijke tennisclub. Wat verwacht de omgeving van jou? Stel jezelf de volgende vragen: q Wie ben je op je werk? q Wie ben je thuis (gezin en familie)? q Wie ben je in het verenigingsleven? Als de vereisten van een bepaalde functie of rol duidelijk zijn, kun je de taken en de activiteiten vaststellen die nodig zijn om tot een goed resultaat te komen. Met andere woorden: welke input is nodig om tot de gewenste output te komen?

51

1 Wie ben je op je werk? Hieronder vind je een aantal voorbeeldfuncties. Het is niet de bedoeling om alle mogelijke jobs in kaart te brengen, maar wellicht vind je wel een aantal gelijkenissen met je huidige baan.6

Administratief bediende Administratieve krachten hebben het vaak heel druk. Telefoon opnemen, vergaderingen regelen, bergen papier verwerken, dat behoort tot hun dagelijkse bezigheden. Het is niet uitzonderlijk dat ze aan meerdere bazen rapporteren, wat ervoor zorgt dat ze vaak gestoord worden voor dringende en minder dringende verzoeken. Werk je in de administratie? Dan is het belangrijk voor ogen te houden wat de baas in petto heeft. Het is ook interessant te weten wat precies de doelstellingen van je team zijn. Heb je hier geen idee van? Vraag het dan gewoon! Enkele voorbeelden: q Wat willen we dit jaar zeker bereiken? q Wat zal ik eerst doen? A of B? q Wat zijn de problemen die het eerst moeten worden aangepakt? Bescherm jezelf zoveel mogelijk tegen storingen van buitenaf, vermijd multitasking en stel prioriteiten. Niet alles moet zo nodig af zijn, maar richt je op de belangrijke zaken. Indien dit jou zou helpen, stel dan lijstjes op.

52

afb akenen van j e functi es

Ik heb altijd veel respect gehad voor administratieve medewerkers. Na het beëindigen van mijn studies kon ik aan de slag bij een bekende Amerikaanse multinational. De directiesecretaresse was werkelijk een wandelend wonder. Ze rapporteerde aan verschillende managers, waaronder de financieel directeur, op dat moment mijn baas. De man was eind vijftig en spendeerde zijn tijd vooral aan het wachten tot het moment dat hij met pensioen kon gaan. Toch kwam hij af en toe uit zijn bureau om een of ander voorstel te lanceren. Plaatsvervangende schaamte was op zulke momenten niet zelden op zijn plaats, dus iedereen was blij dat dit niet al te vaak gebeurde. De secretaresse was echter een charmante dame op leeftijd die zich feilloos als een kameleon kon gedragen. Op het ene moment was ze de gedienstige collega die vroeg of je nog koffie wilde. Op het andere moment veranderde ze noodgedwongen in de intellectuele draagbalk van de financiële afdeling, waarbij ze de tekortkomingen van haar baas feilloos kon camoufleren.’

Verkoper Als verkoper heb je een cruciale functie in het bedrijf. Hoewel dit niet altijd evident is, komt het eropaan je tijd vooral te besteden aan activiteiten die inkomsten genereren. Iedere verkoper kan zijn activiteiten opdelen in een van de volgende categorieën: q activiteiten die direct omzet genereren; q activiteiten die indirect omzet genereren; q activiteiten die geen omzet genereren. Het vinden van de juiste balans is een kunst op zich. De focus ligt uiteraard op de eerste categorie, zonder de andere categorieën te negeren.

53

Wie ooit in een verkoopafdeling heeft gewerkt, weet dat de verleiding om je bezig te houden met ondersteunende zaken, bijzonder groot kan zijn. De administratie moet worden bijgehouden, je moet de klanten bellen voor kleine en grote problemen en je wordt bovendien nog verondersteld actief te netwerken. Een hele boterham dus en het komt eropaan om de juiste keuzes te maken. Een doordacht loonbeleid kan hierbij helpen. Zelf ben ik voorstander van een basisloon waarmee je nog steeds een mooi stukje vlees voor de kinderen kunt kopen en de rest mag wat mij betreft een variabel loon zijn. Zo ga je als verkoper intu誰tief de juiste richting uit (lees: richting activiteiten die direct omzet genereren).

54

afb akenen van j e functi es

Manager/eigenaar Managers hebben over het algemeen veel taken en ze hebben altijd te weinig tijd. De activiteiten van een manager kunnen worden onderverdeeld in: q operationele activiteiten; q strategische activiteiten; q evaluatieve activiteiten. Bijna elke activiteit van een manager kan worden ondergebracht in een van die categorieën. Uit onderzoek blijkt dat 80 procent van de tijdsbesteding uitgaat naar operationele activiteiten, 15 procent naar strategische activiteiten en slechts 5 procent naar evaluatieve momenten. Toch zit de meeste toegevoegde waarde niet in de eerste categorie, maar in de twee laatste categorieën. Het komt er dus op aan de tijd die wordt besteed aan operationele taken, te verminderen.

Hans Bourlon

’

Wanneer ik goed bezig ben, zou je dat in principe kunnen merken aan hoe vaak mijn telefoon rinkelt. Ik ben niet de slaaf van mails en telefoons, integendeel. Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral bezig zijn met waar je naartoe vaart. Welke richting gaan we uit? Hoe lang gaan we erover doen? Welke zeeën wachten ons nog? Wat zijn de leuke dingen aan de reis en waar zitten de mogelijke obstakels? Ik moet niet aan het stuur staan, dat moet de stuurman doen, en om het anker neer te laten is er ook een specialist. De telefoon gaat niet de hele tijd rinkelen, want ik ga ervan uit dat we de juiste mensen hebben om te doen wat ze moeten doen. Ik heb met mijn mensen een soort contact dat ervoor zorgt dat ze tot ontplooiing kunnen komen, dat het ze motiveert. Kortom, een open dialoog.

55

Hilde leidde al vijftien jaar een Nederlands familiebedrijf met tweehonderd werknemers. Ze was er terecht trots op dat ze de winstgevende activiteiten kon blijven combineren met waarden zoals respect voor de werknemers, vertrouwen en eerlijkheid. De deur stond altijd open en iedereen kon haar rechtstreeks bellen als er problemen waren. Toch liep niet alles van een leien dakje: het bedrijf – en dus ook het aantal personeelsleden – was de voorbije jaren explosief gegroeid en dat zorgde ervoor dat er bitter weinig tijd was om eens na te denken over de toekomst. Erger nog, ze gaf aan dat haar werkdag begon om vijf uur ’s middags, op het moment dat bijna iedereen naar huis ging. Toen ik haar vroeg om haar functiebeschrijving en takenpakket eens in kaart te brengen, kwam ze zelf tot de conclusie dat ze 99 procent van haar tijd aan operationele zaken besteedde. Hoewel ze dit nooit eerder zo had bekeken, bleek zelfs dat bepaalde werknemers “moeilijke” of “lastige” taken systematisch haar richting probeerden uit te duwen. Enkele eenvoudige ingrepen, zoals een duidelijke functiebeschrijving voor het management, het schrappen van een aantal taken en het verzoek haar alleen in noodgevalWillem Middelkoop De balans len rechtstreeks te benaderen, tussen privéleven en professioneel hebben ertoe geleid dat ze haar leven is heel goed omdat ik juist niet werkdag heeft teruggewonnen.’

’

hoef te werken. Vroeger bij RTL moest ik maandag, dinsdag en vrijdag in de studio zijn om te berichten over economie. Dat was mijn laatste echte werk, daar moest je echt zijn. Dat vond ik ook wel leuk om te doen, maar het kostte zoveel tijd. Omdat ik dat nu niet meer doe, kan ik gewoon vaker thuis zijn, ik breng de kinderen naar school. Ik probeer thuis te zijn rond half vijf. Als de kinderen naar bed gaan, ga ik soms buitenshuis voor een late dinerafspraak. Als je geen televisie kijkt, dan heb je zoveel tijd over…

56

afb akenen van j e functi es

2 Wie ben je thuis? Dit lijkt een overbodige vraag, want dat wordt als heel natuurlijk aangevoeld. Toch is het zinvol even stil te staan bij de rollen die je eventueel thuis vervult: q ouder zijn; q poetsen; q kinderen opvangen; q klusjes doen; q tuinieren; q administratie bijhouden; q kinderen halen en brengen; q koken; q inkopen doen; q wassen en strijken; q … Het is best mogelijk dat je een aantal zaken uitbesteedt, maar dit geldt wellicht niet voor alle rollen. Als je voltijds werkt, word je verondersteld die taken te verrichten naast de acht à tien uur die je dagelijks presteert. Wellicht kan timemanagement ook in het huishouden soelaas bieden. Een van mijn hobby’s is koken. In de avondschool zat in mijn kookgroep een dame met een drukke baan bij een grote multinational. Ze had drie kinderen en leefde gescheiden van haar man. Op dat ogenblik had ik zelf nog geen kinderen en vond ik het niet altijd evident om op tijd op school te zijn. Ik vroeg haar hoe ze dit allemaal combineerde. Haar antwoord was eenvoudig: “Ik ga voor kwaliteit en niet voor kwantiteit. Ik besteed zoveel mogelijk huishoudelijk werk uit en probeer mijn mannelijke collega’s duidelijk te maken dat ik geen avondvergaderingen apprecieer, tenzij het echt niet anders kan. Bovendien kun je met de huidige technologie werken waar

57

en wanneer je maar wenst.” Sindsdien heeft ook mijn gezin een poetsvrouw die ook nog de strijk voor haar rekening neemt. En winkelen doen we zoveel mogelijk online.’

Christine Van Broeckhoven

’

De balans tussen mijn privéleven en mijn werkleven is geen zwart-witovergang. Daar zit een grijze zone tussen. Het meeste van wat ik doe, wil ik graag doen. Het is een hobby. Ik vind het niet erg om op een zaterdagvoormiddag een paar uur te werken. Heb ik dan een goede of slechte balans… geen idee, maar het werkt. Mijn man zit in de cultuursector en heeft ook een beroep dat zeven dagen vergt. We hebben onze vaste privéafspraken. Zo gaan we elke drie weken naar zee. Dan bezoeken we galeries en musea. We hebben dan ook nog een jaarlijks weekend in de Ardennen, een week in Oostenrijk om te skiën en we doen twee citytrips. Wij zijn meer mensen van de korte vakanties. Kort, krachtig en frequent. Als dat niet zo zou zijn, dan denk ik niet dat je op dat niveau kunt werken.

58

afb akenen van j e functi es

3 Wie ben je in het verenigingsleven? Niets is leuker dan actief te zijn in een vereniging. Toch staan we er niet bij stil dat vanuit het verenigingsleven er regelmatig vragen komen om bepaalde inspanningen te doen. Zelfs als je niet actief bent binnen een club, doet men soms toch via achterpoortjes een beroep op je. Stel jezelf de volgende vragen: q In welke verenigingen ben ik actief en wat verwacht de clubleiding van mij? q In welke verenigingen is mijn partner actief en welke implicaties heeft dit voor het gezin? q In welke verenigingen zijn mijn kinderen actief en welke inspanningen hangen hiermee samen? Je zou versteld kunnen staan van de resultaten. Deelnemen aan het verenigingsleven is leuk, maar het brengt nu eenmaal verplichtingen met zich mee. Vaak vergen die heel wat tijd. Stel jezelf af en toe eens de vraag of een taak wel degelijk door jou uitgevoerd moet worden. Als je door anderen ongewild in een bepaalde rol wordt geduwd, is het de kunst om zo diplomatisch mogelijk die rol ter discussie te stellen.

59

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven Houd je persoonlijke rollen jaarlijks eens tegen het licht. In welke mate komen ze overeen met je persoonlijke doelstellingen? Zowel je rol als je doestellingen evolueren in de tijd, dus is een regelmatige evaluatie geen overbodige luxe. Werk en privé zullen de komende jaren wellicht nog meer in elkaar vloeien dan vandaag de dag al het geval is. Omdat de plaats waar je werkt, vanwege nieuwe technologische toepassingen, minder van belang wordt, zal de scheidingslijn tussen werk en privé steeds dunner worden. Zo is het in veel functies de normaalste zaak van de wereld dat je ook thuis kunt inloggen op het bedrijfsnetwerk. Voor sommigen is dit een zegen, voor anderen wellicht een vloek. Toch ben ik ervan overtuigd dat die evolutie een antwoord kan bieden op de steeds toenemende stress bij onder meer tweeverdieners. Meer autonomie en controle over de eigen tijdsbesteding zijn hierbij de sleutelbegrippen. Daarnaast zal een flexibele houding Goedele Liekens De balans van zowel werknemers als werktussen mijn privéleven en professioneel gevers cruciaal zijn. Wanneer beileven is momenteel prima. Maar ik heb de partijen inzien dat in de eerste jaren met een schuldgevoel gezeten. plaats het resultaat telt en minder Je betaalt bijvoorbeeld iemand om een verjaardagscadeautje voor je kinderen te de manier waarop die resultaten gaan kopen of om leuke dingen met hen te worden behaald, kan die werkwijgaan doen. Dat is heel moeilijk. Je werkt je ze wellicht tot betere samenwerintussen te pletter om die mensen te kunnen kingsvormen leiden. betalen. Dat doet pijn. Op dit ogenblik worstelen duizenden werknemers met de balans tussen werk en privéleven.

’

60

afb akenen van j e functi es

Tweeverdienerscursussen om überhaupt te kunnen omgaan met het jachtige leven, blijken steeds meer aan te slaan. Het zal dan ook niet verwonderen dat de aandacht voor het privéleven van werknemers in toenemende mate een arbeidsvoorwaarde zal gaan worden. Bedrijven die geen oog hebben voor die behoeften, zullen ongetwijfeld een aantal kandidaat-werknemers afschrikken. Hebben we het wel zo druk? Zijn er dan echt geen oplossingen? Hieronder houd ik drie mythes over tijdsbesteding tegen het licht: de mythe van vaste werktijden, de mythe van de werknemer die veel uren werkt en de mythe van de nieuwe man.

De mythe van vaste werktijden Medewerkers die hun werkuren zelf kunnen indelen, zijn over het algemeen gezonder dan collega’s die deze mogelijkheid niet hebben. Volgens de onderzoekers van het Wolfson Research Institute hebben ze minder stress en meer rust in hun gezinsleven. Ook de bloeddruk, de geestelijke gezondheid en de slaappatronen ondervinden positieve effecten van flexibele werktijden. In totaal waren er meer dan 16.000 mensen bij dit onderzoek betrokken in een combinatie van een tiental studies. In een van die studies kreeg in een Brits politiekorps de ene helft van de agenten flexibele

61

Herman Van Rompuy

’

Ik ben natuurlijk nooit om vijf uur thuis, maar ik tracht de weekends zoveel mogelijk vrij te houden. Er zijn altijd wel een of twee activiteiten gepland, maar die doen mijn vrouw en ik vaak samen. De zondagen zijn praktisch altijd vrij. Ik neem ook ongeveer zeven weken vakantie per jaar. In alle mogelijke functies die ik gedaan heb, was dat zo. We gaan ook nu op skivakantie en we gaan een week weg met Pasen en vier weken in de grote vakantie. In november neem ik nog een week. In de kerstvakantie hetzelfde. Anders is dat niet meer combineerbaar met je gezinsleven, maar ook niet met je innerlijke evenwicht.

werkuren, de andere helft kreeg die mogelijkheid niet. Na afloop van het experiment bleek dat de agenten die een flexibel werkrooster hadden, er mentaal flink op vooruit waren gegaan.7 Ook in Nederland is er uitvoerig onderzoek naar flexibele werktijden verricht, onder meer door TNO. Hieruit blijkt dat de meeste bedrijven vasthouden aan het concept van vaste werkuren. Toch beseffen de meeste organisaties dat meer flexibiliteit zou leiden tot grotere tevredenheid en een betere afstemming tussen werk en privéleven.8 Driekwart van de Nederlanders zegt dat een flexibele invulling van hun dagelijks werk mogelijk zou kunnen zijn. Volgens een enquête van Werk in Balans 2009 doet een kwart dit ook daadwerkelijk. Bijna 60 procent van de ondervraagde werknemers vindt dat een werkgever met flexibele werktijden aantrekkelijker is om voor te werken. Het internet en andere digitale technologie maken het in veel gevallen mogelijk een deel van het werk te doen buiten het traditionele kantoor en de traditionele werkuren. Slechts 20 procent van de respondenten geeft aan dat ze hierover zeggenschap hebben, terwijl 40 procent verwacht door flexibel te werken productiever te zijn.9 Als we naar de ruimere context van een flexibele werkregeling kijken, krijgen we een heel ander beeld. Een recent onderzoek, uitgevoerd in opdracht van Robert Half Finance & Accounting bij 4516 internationale HR en Finance managers, toont aan dat een grote meerderheid van de Belgische en Nederlandse bedrijven de werknemers een of andere vorm van flexibele werkregeling biedt. België situeert zich rond het Europese gemiddelde van 75 procent. Nederland staat op kop met 86 procent, gevolgd door Duitsland (85 procent) en Luxemburg (80 procent). Hiermee zijn de Benelux en Duitsland koplopers in Europa wat flexibele arbeidsregeling betreft. De meest voorkomende vorm van flexibele werkregeling zijn flexibele uren, gevolgd door compensatie van overwerk, een verlofjaar of sabbatical en thuiswerk.10

62

afb akenen van j e functi es

De mythe van de werknemer die veel uren werkt Zijn Vlamingen bijvoorbeeld harde werkers? Enkele cijfers van de tijdsonderzoeksgroep TOR (VUB) nuanceren dit beeld. De Vlaming die actief is op de arbeidsmarkt, werkt gemiddeld 34 uur per week. Bijna de helft van de werkende vrouwen doet dit deeltijds. Mannen hebben bijgevolg vaak een langere werkweek, namelijk 38,5 uur. Ze werken gemiddeld 10 uur meer dan hun vrouwelijke collega’s. Ook voltijds werkende vrouwen werken gemiddeld minder dan voltijds werkende mannen, maar ze participeren vaak meer in het huishouden.11 Als we die cijfers vergelijken met andere Europese lidstaten (Steunpunt Werk en Sociale Economie & KUL), kunnen we alleen maar vaststellen dat de lang werkende Vlaming een mythe is. De Grieken spannen de kroon met meer dan 43 uur per week. Alleen Denemarken, Duitsland, Noorwegen én Nederland hebben kortere werkweken dan de Vlaming. Heel wat zuidelijke landen zitten veel langer op kantoor. Het percentage deeltijdse arbeid is er bovendien beduidend lager. Als we gaan vergelijken met de voltijds werkende Europeanen, zitten de Vlamingen dus in de middenmoot. In vergelijking met de Waalse buren, presteert de voltijds werkende Vlaming dan weer anderhalf uur meer.12/13 Christian Van Thillo

Die studies tonen echter niet aan in welke mate er efficient gewerkt wordt. Uit een onderzoek van Sd Worx blijkt dat 84 procent van de Belgische werknemers zichzelf als productief beschouwt. Hierbij schat een werknemer uit Wallonië de eigen productiviteit hoger in dan zijn Vlaamse en Brusselse collega’s.14

63

’

De balans tussen privéleven en professioneel leven lukt vanwege de eenvoudige reden dat ik netwerken op diners en cocktailavonden zoveel mogelijk vermijd. Ik heb dat nooit gedaan en ik zal dat ook nooit doen, zodat de tijd die vrijkomt naar mijn privéleven kan gaan. Als ik werk, dan wérk ik ook, dan ben ik echt met mijn job, met onze mensen en met onze producten bezig en that’s it! Daarbuiten is het privé.

Christine Van Broeckhoven

’

Mijn medewerkers weten wat hun rol is en we houden rekening met de gezinssituatie. Ik plan geen vergaderingen in de vakanties en ook niet op woensdagnamiddagen. Dat kun je niet maken. Mensen moeten geen problemen krijgen met hun gezin. Vrouwen houden eerder rekening met het einde van de dag, zeker vrouwen die kinderen hebben. Mannen hebben een partner thuis, die breien daar gemakkelijk een uur, twee uur aan. Dat zie je ontzettend vaak. Zonder meer te doen, zonder meer te presteren. Die gaan wel eens koffie drinken of praten over voetbal.

Een recent rapport van de Conference Board (Financial Times, januari 2010) bevestigt die inschatting. België is, op Luxemburg en Noorwegen na, het productiefste land ter wereld gemeten naar bbp per gewerkt uur. Nederland volgt op de vierde plaats, de VS en Frankrijk volgen op nummer vijf en zes.15

Het belang van timemanagement en persoonlijke efficiëntie mogen we dus niet onderschatten. De vereiste hoge productiviteit is namelijk een rechtstreeks gevolg van de hoge loonkosten. De dure lonen zorgen ervoor dat veel ondernemingen onder druk staan om hun productie, maar ook hun dienstverlening, uit te besteden aan lageloonlanden. Bovendien voorspellen verschillende studies dat er in de toekomst te weinig werkkrachten beschikbaar zullen zijn voor de arbeidsmarkt. We zullen dus allemaal noodgedwongen efficiënter moeten gaan werken.

64

afb akenen van j e functi es

De mythe van de nieuwe man Er werd lang verondersteld dat de ongelijke verdeling van de gezinsarbeid tussen mannen en vrouwen geleidelijk aan zou oplossen. De laatste jaren is men hiervan afgestapt. De verhoogde participatie van de vrouw op de arbeidsmarkt heeft niet automatisch geleid tot een betere arbeidsverdeling in het gezin. Volgens de tijdsonderzoeksgroep TOR neemt de vrouw vandaag de dag nog steeds dubbel zoveel huishoudelijk werk en kinderzorg op zich. Ze besteedt dan ook minder tijd aan haar job.16 Als we zicht krijgen op de tijdsbesteding van een man of een vrouw, dan kunnen we met bijna 80 procent zekerheid het geslacht voorspellen. De tijdsbesteding in het huishouden speelt hierbij een cruciale rol. De laatste twintig jaar is er op dit vlak weinig evolutie merkbaar en de gezinstaken zijn nog steeds sterk geslachtsspecifiek. Vrouwen houden zich namelijk vaker bezig met routinematige en minder aangename taken, zoals wassen en strijken. Mannen, daarentegen, verrichten meer taken die enigszins als plezierig kunnen worden ervaren, zoals koken voor vrienden of tuinieren.17 Tijdsbeheer kan beslist ook in het huishouden soelaas bieden. We kunnen ons bijvoorbeeld afvragen welke taken we eventueel kunnen uitbesteden. Is het nodig om zelf te strijken? Is het nodig ons huis zelf te poetsen? Zeker met een systeem zoals de Belgische dienstencheques is het uitbesteden van lastige karweien financieel haalbaar.

65

Hans Bourlon

’

De balans vinden tussen je privéleven en je job, dat is timemanagement. Een evenwicht tussen beide realiseren en ervoor zorgen dat je voldoende kans tot zelfontplooiing krijgt. Als ik bijvoorbeeld mensen als gekken zie werken en daarbuiten geen privéleven meer hebben, dan heb ik daar mijn bedenkingen bij. Dan is er geen balans, maar een onevenwicht en een onevenwicht blijft nu eenmaal niet duren.

Toolbox

FUNCTIE

Wie ben je? Welke rollen vervul je? Welke functies vervul je in de maatschappij?

Wat is jouw rol in je professionele leven? Wat zijn je speciďŹ eke taken?

Wat zijn je extra taken? Wat moet je doen om de zaken draaiende te houden?

66

afb akenen van j e functi es

Download de pdf-versie van dezee toolbox op www.WinTijd.co www.WinTijd.com m.

Hans Bourlon

’

Als aandeelhouder heb je een heel andere filosofie dan als bijvoorbeeld een operationeel directeur. Hoe minder ik nodig ben in het bedrijf, hoe meer mijn aandeel waard is. Als ik mezelf als trechter van dit bedrijf beschouw, dan ben ik waardedestructie aan het plegen voor al onze aandeelhouders. De ideale manager, als homo universalis, bestaat niet. Dus moet je trachten je te ontplooien in die dingen waarin je denkt het verschil te kunnen maken.

Wat is jouw rol in je privéleven? Wat zijn je specifieke taken?

Wat zijn je extra taken?

67

Toolbox

FUNCTIE

Wat is jouw rol in je verenigingsleven? Wat zijn je speciďŹ eke taken?

Wat zijn je extra taken?

’

Geert Noels Het is leuk om met complementaire mensen te kunnen werken. Er is bij Econopolis een duidelijke competentieverdeling. Geert Wellens doet meer het managementgedeelte: de contracten, het administratieve, het managen en het mediagedeelte, dat is zijn takenpakket. Het inhoudelijke en de klantencontacten dat is meer mijn verantwoordelijkheid. Naar medewerkers is dat hetzelfde: ik geef graag en veel verantwoordelijkheid. Ik laat de mensen graag hun ding doen. Ze krijgen dus de volledige verantwoordelijkheid tot het einde. Je moet soms mensen dingen geven waarvoor ze nog niet onmiddellijk klaar zijn, maar ik vind dat je je grenzen moet kunnen verleggen.

68

2

Samenvatting

F a f b a ke ne n va n j e funct ie s

Sommigen staan versteld hoeveel rollen ze vervullen in het dagelijkse leven, anderen kijken raar op wanneer ze in kaart brengen hoeveel tijd ze besteden aan bepaalde bezigheden. Hoe dan ook, het is nuttig om je functies goed af te bakenen.

Wie ben je op je werk? Komt je huidige functiebeschrijving nog in de buurt van de personeelsadvertentie waarop je hebt gereageerd? Waar besteed je vandaag (te) veel tijd en aandacht aan? Komen er zaken op je af die niets met je functie te maken hebben?

Wie ben je thuis? Ben je een happy single of wachten er elke avond een partner en vier kinderen? Doe jij de administratie of laat je dit met plezier aan iemand anders over? Breng het eens in kaart en bekijk hoeveel tijd je aan al die privĂŠzaken besteedt.

Wie ben je in het verenigingsleven? Ben jij degene die het allemaal wel zal regelen of zijn de taken goed verdeeld? Het verenigingsleven is volgens velen het cement van onze maatschappij, maar het kan ook bijzonder tijdrovend zijn. Hoe jouw plaatje er ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse evaluatie van de balans tussen je werk en je privĂŠleven is zeker de moeite waard.

69

Jacques Rogge is een Belgische arts (orthopedisch chirurg). Als zeiler werd hij eenmaal wereldkampioen, haalde tweemaal een tweede plaats en werd zestien keer Belgisch kampioen. Tussen 1990 en 1992 was hij voorzitter van het Belgisch Olympisch en Interfederaal ComitĂŠ (BOIC). Sinds 2001 is Rogge voorzitter van het IOC, als opvolger van Juan-Antonio Markies van Samaranch. Hij kreeg al snel de bijnaam Mister Clean om zijn harde aanpak van het dopinggebruik in de sport.

70

Tip Planning. Je moet je dag van tevoren kunnen plannen. De tijdsindeling moet bepalend zijn en dat moet je ook aan je omgeving en je medewerkers doorgeven. Je moet je agenda steeds goed voor ogen hebben. Als je een vergadering of een speech een dag van tevoren kunt voorbereiden, dan doe je daar wonderen mee. En uiteraard ben ik niet alleen bezig met de dag die volgt, maar ik kijk ook regelmatig naar de komende weken, de volgende maanden enzovoort. Het is niet anders dan topsport. Het is plannen en hard werken. Agenda Ik sta meestal om half zeven op, dan ontbijt ik. Dan ga ik naar het kantoor, waar ik om acht uur begin. Mijn dag begint met het doornemen van de belangrijkste persknipsels, meestal een document van zo’n dertig bladzijden met de hoofdlijnen. Daarna krijg ik van het secretariaat de dringende brieven. Om kwart voor negen, negen uur heb ik meestal een gesprek met mijn kabinetschef, die de komende dagen bespreekt. Vanaf half tien heb ik dan mijn individuele afspraken met sportmensen, mensen uit de bedrijfswereld of televisie. Bovendien doe ik veel interviews. Rond de middag is er meestal een sobere lunch met mensen die van de andere kant van de wereld komen. Ik kan ze namelijk moeilijk een half uurtje zien om ze daarna te bedanken voor hun komst. Meestal begint dat om halfeen en om kwart over een is dat afgelopen. Daarna starten we opnieuw met de vergaderingen. Activiteiten indien twee uur extra per dag Wat meer sporten. Ik houd mij fysiek zo fit mogelijk door elke dag te fietsen of te lopen, maar indien ik twee uren vrij zou hebben, dan zou ik dat veel vaker doen. Ik zou ook regelmatig gaan tennissen of gaan golfen; daar heb ik nu geen tijd voor.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

71

Willem Middelkoop is een Nederlands publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z. Middelkoop werd in Zwitserland geboren uit Nederlandse ouders, maar groeide vanaf zijn vierde op in Nederland bij zijn pleegmoeder. Middelkoop geeft een wekelijkse nieuwsbrief uit, Middelkoop Nieuws-Flash! Hierin gaat hij in op belangrijke economische ontwikkelingen, geeft zijn visie daarop en doet hij economische voorspellingen. Met Jan Dobber zette Middelkoop een beleggingsfonds op, het Gold & Discovery Fund.

72

Tip De 80/20-regel. Die moet bij je karakter passen. Als je perfectionist bent, kun je niet volgens de 80/20-regel leven. Je moet die korte tijd – die eerste 20 procent die 80 procent rendement oplevert – proberen te benutten. Dit concept heeft mij altijd aangesproken, ook tijdens mijn studententijd. Niet de hele dag studeren, maar twee keer drie kwartier op een heel geconcentreerde manier. Dan kun je 80 procent van je kennis opdoen, wellicht meer dan iemand die acht uur achter zijn boeken zit, maar steeds naar het koffieapparaat loopt. Kort geconcentreerd dingen doen. Agenda Ik heb geen vaste werkzaamheden, daar ben ik volledig mee gestopt. Ik neem de dag zoals die komt. Ik heb natuurlijk een aantal projecten waaraan ik verder moet werken. Als ik veel tijd heb, doe ik dat, heb ik weinig tijd, dan moet het wachten tot de volgende dag. Ik probeer vooral te werken wanneer ik het leuk vind. Bijvoorbeeld tussen tien en twaalf, dan ben ik fris. Daarna vind ik het leuk om even weg te gaan naar afspraken, vergaderingen of wat dan ook. Dan gaat ’s middags de financiële markt open in Amerika, wat voor mij heel belangrijk is, want ik heb een beleggingsfonds. Ik stop ermee rond half vijf, vijf uur, want dan begint het soms op werken te lijken. Activiteiten indien twee uur extra per dag De afgelopen jaren heb ik een aantal nieuwe projecten opgestart. Dat kostte veel tijd en wat je dan te weinig doet, is sporten en lezen. Ik ben bang dat ik toch weer een nieuw project zou oppakken. Ik vind zoveel dingen leuk, zoveel dingen interessant. Zo wil ik heel graag een volgend boek maken. Ik heb mezelf bewust de rust gegeven om daar momenteel niet aan te werken omdat ik het anders te druk krijg. Een andere optie is de golfles weer inplannen, of meer tennissen.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

73

Focussen op je doelstellingen 1 Minimaliseren van storingen 2 Nee durven zeggen 3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren 4 Datadieet

3

F

Hans Bourlon

’

fo cusse n op j e d oe lste l l i ng e n

Ik heb meegedaan aan het tvprogramma de Slimste Mens Ter Wereld. Ik heb niet zo’n geweldig geheugen, maar op het moment dat ik daar zit en die camera draait, dan weet ik plots meer dan bijvoorbeeld thuis in mijn zetel.

Focussen op je doelstellingen Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie die constant onze aandacht aeidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan? Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren betekent dat je je aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er ook gebeurt. Tracht je denkkracht helemaal te richten op datgene waarmee je op dat moment bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei andere zaken.

77

1 Minimaliseren van storingen De tijd dat je ongestoord door het leven kon gaan, ligt al ver achter Inge Vervotte Het grootste ons. Dankzij de moderne communideel van mijn tijd ben ik bezig catiemiddelen is ons comfort aanmet onderhandelen, met CEO’s, raden van bestuur, politici, zienlijk gestegen. De keerzijde is vakbondsafgevaardigde enzovoort. echter dat je niet meer kunt beslisHet is heel boeiend en ik doe dat sen over je eigen tijd. De baas vindt heel graag, maar het vraagt wel een jou probleemloos terug wanneer je bepaalde focus. Ik maak bewust de op het strand zit en je schoonmoekeuze om mijn tijdsbesteding als der is altijd in de buurt. minister zo maximaal mogelijk in te vullen. Ik voel mij daar ook goed bij, Tijdens een werkdag zijn je collega’s maar daarnaast heb ik natuurlijk waarschijnlijk de grootste boosdoebepaalde momenten dat ik liever niet ners. Grote kantoorruimtes waar gestoord word. Ik ga er dan ook van iedereen elkaar kan zien en horen, uit dat mijn kabinet goed draait, ook zijn voor veel mensen een echte als ik er niet ben. nachtmerrie. Blijkbaar hebben velen de tijd om hier en daar wat bij te praten over van alles en nog wat. Voetbal, soapseries en wat we gisteren hebben gegeten, blijken opeens de meest interessante onderwerpen te zijn … terwijl jij net een financieel rapport zit af te werken. Intussen begint de telefoon te rinkelen en komen er drie nieuwe mailberichten binnen.

’

Tijd maken voor een rustig uurtje is goud waard. Als je eerlijk bent, dan hoef je niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Door de verschillende storingen wordt je aandacht afgeleid en treedt er concentratieverlies op. Die verliezen kunnen zelfs oplopen tot 30 procent van je tijd. De belangrijke zaken kun je dus het beste afhandelen zonder dat er een telefoon rinkelt. Trouwens, je

78

focus s en op j e doel s tel l i ng en

mobiele telefoon heeft ook een offknop… Het is cruciaal om die rustige uurtjes in te plannen in je agenda. Sluit de deur en vraag aan de receptie geen enkele telefoon door te laten. Misschien is het zelfs wenselijk een tijdje offline te werken. Ga ook na wanneer je het meest productief bent. Voor de meesten is dit ’s ochtends, maar misschien is dit voor jou anders. Ook het omgekeerde kan nuttig zijn. Communiceer aan je omgeving dat ze het uur na de lunch mogen langskomen voor vragen of opmerkingen. Dit is natuurlijk niet vanzelfsprekend, maar voor bepaalde functies is die regeling zeker haalbaar. Twee vragen die gegarandeerd tijdwinst opleveren:

1 Is het dringend? Geef meteen ook aan waarom je het momenteel druk hebt en bied eventueel een alternatief aan. Hier ga je niet de ‘trofee van de meest populaire collega’ mee winnen, maar het bespaart je wel veel tijd.

2 Kun je me kort vertellen waarmee ik je kan helpen? Je dwingt je gesprekspartner om meteen tot de essentie te komen, wat het gesprek in de meeste gevallen aanzienlijk korter maakt.

79

Christian Van Thillo

’

Mijn secretaresse weet wanneer ze mag storen of niet. Ik neem bijvoorbeeld nooit de telefoon op zonder te weten wie het is. Een onbekend nummer, nooit! Ik wil mijn job doen en niet gestoord worden wanneer ik aan het werk ben. Dringende telefoontjes zijn nooit heel erg dringend, zeker niet tijdens vergaderingen. Je kunt dat ’s avonds wel afwerken. Ik geraak er soms geïrriteerd door. Als we in een meeting zitten en er is iemand die constant naar buiten moet, dan zal het niet lang duren voor ik een opmerking maak.

Er is een tijd geweest dat ik zelf in een landschapsbureau zat, wat meteen een knauw aan mijn productiviteit gaf. Dit soort van opstellingen kan wellicht de teamgeest bevorderen, maar op het vlak van concentratie is het dodelijk. In elke omgeving heb je namelijk een flauwe grappenmaker die op geregelde tijdstippen de boel op stelten wil zetten. Als je telkens die aanloop richting volledige concentratie moet nemen, resulteert dit altijd in productiviteitsverlies. Dat alles maakte dat ik steeds vaker thuis ging werken. Plots had ik het gevoel dat ik drie keer zo efficiënt was. Bovendien verloor ik geen tijd aan woon-werkverkeer. Ik ben dan ook een fervente pleitbezorger van telewerken. Als het te verzoenen is met de jobinhoud, zou ik als werkgever niet twijfelen.’ Multitasken werkt niet. Dat zeggen althans de vele studies die hebben aangetoond dat dit tot veel concentratie- en productiviteitsverlies leidt. Een mail typen, tegelijkertijd een gesprek voeren met een collega en een telefoongesprek aannemen, is een goed recept voor tijdverlies. Taken bundelen is heel wat efficiënter omdat het concentratieverlies op die manier beperkt blijft. Wim had het al voor zijn veertigste tot salesmanager bij een grote verzekeraar geschopt. Hij bezat een mooie woning in Amsterdam en mocht van de baas elke drie jaar een leuke BMW uitkiezen. Hij beschreef zichzelf als een “getalenteerde multitasker”. Toch was hij tot het besef gekomen dat hij zich “moeilijk kon concentreren”. Dit was niet echt verwonderlijk. Wim zat samen met dertig collega’s in dezelfde werkruimte, hij had twee mobiele telefoons en wanneer hij een mail ontving, klonk er een piepstemmetje: “You’ve Got Mail!” Na het volgen van onze coachingsessies pakt Wim het helemaal anders aan. Hij bundelt zoveel mogelijk taken, hij heeft alle storende geluidjes afgezet en nu promoot hij met veel overtuiging het concept van “het rustige uurtje”.’

80

focus s en op j e doel s tel l i ng en

2 Nee durven zeggen Niemand is graag een stoorzender en we willen allemaal aardig zijn tegen elkaar. Betekent dit dat we op alles zomaar ‘ja’ Geert Noels In het begin moeten zeggen? Zeker niet. Of neem je alles aan en dat is het nu over een professionele bijzonder moeilijk. Ik denk dat of een privézaak gaat, het blijft je echt voor jezelf moet zeggen: belangrijk je eigen doelen voor Moet ik dit echt doen? Is dat nu mijn agenda of past dit in iemand ogen te houden. Er is niets mis anders zijn agenda? Soms moet mee mensen te helpen, zolang je “nee” of “later” kunnen zeggen. het niet ten koste van je eigen planning gaat. Het is zelfs beter om meteen aan te geven dat iets niet mogelijk is, dan achteraf – omdat blijkt dat er geen tijd beschikbaar was – twee gefrustreerde partijen te hebben. Op termijn zal degene die duidelijk de bakens aangeeft, meer respect oogsten dan een altruïstisch, maar slecht functionerend individu. Vaak hoor je mensen zeggen dat het ‘al jaren een traditie is dat die persoon dit doet’ of ‘dat een bepaald evenement maandelijks moet plaatsvinden’. Tradities kunnen mooi zijn, maar evolueren over het algemeen te weinig. Alles in je omgeving evolueert, dus is het aan te raden een aantal tradities ter discussie te stellen. Rust roest. Let op je lichaamstaal en tracht empathie op te wekken voor jouw situatie. Verwijs naar je eigen planning en deadlines, zonder de ander voor het hoofd te stoten. Let wel, het is niet de bedoeling dat je meneer of mevrouw ‘Nee’ wordt. Het gezond verstand is vaak de beste raadgever. Als iemand een open beenbreuk oploopt, dan is het in elke situatie noodzakelijk even tijd te maken om 112 te bellen.

’

81

Goedele Liekens

’

Elke dag komen er vijf tot tien aanvragen binnen. Je zou al iemand parttime in dienst moeten hebben om gewoon ‘nee’ te zeggen. Aanvragen van studenten voor interviews, aanvragen van clubs voor lezingen… ik krijg er tientallen per week. Selecteren is dus erg belangrijk.

Stijn Peeters, de broer en manager van zanger en televisiepresentator Bart Peeters, vertelde me onlangs dat Bart gemiddeld acht interviewaanvragen per dag krijgt. Dat maakt veertig aanvragen per week of tweehonderd per jaar. Dus heeft Stijn duidelijke criteria opgesteld: de interviews moeten over het werk van Bart gaan, zoveel mogelijk interviews worden telefonisch afgewerkt en het aantal fotosessies is beperkt. Volgens Stijn is dit de enige mogelijkheid om überhaupt nog een leven te hebben naast het te woord staan van de media.’

82

focus s en op j e doel s tel l i ng en

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren Inge Vervotte

’

Lang uitgaan heb ik moeten schrappen. Vroeger kon ik mij nog wel eens laten gaan, maar daar ben ik nu veel gedisciplineerder in geworden. Je weet gewoon dat je daar op een gegeven moment voor moet boeten. En sport, je moet je een keer die gewoonte aankweken om sport te integreren in je leven en dat heb ik tot vandaag niet kunnen doen. Ook het zien van vrienden heb ik noodgedwongen moeten beperken. Ik heb altijd vriendschappen gehad waarin het normaal was dat we elkaar drie tot zes maanden niet zien, dus dat is geen probleem.

Het is absoluut verhelderend gedurende twee dagen een logboek bij te houden. Je zult versteld staan hoeveel ongeplande en weinig ter zake doende activiteiten je genoteerd zult hebben. De boodschap is eenvoudig: schrap de activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben om je doelen te behalen. Schrappen is een van de meest effectieve methoden om tijd te winnen. Stel jezelf een aantal indringende vragen: q Moet ik aanwezig zijn op de wekelijkse werkvergadering? Indien wel, moet ik de hele tijd aanwezig zijn? q Moet ik naar alle recepties gaan waarvoor ik een uitnodiging krijg, of kan ik misschien doelgerichter netwerken? q Kijk ook in de privésfeer. Is het wel echt nodig dat je elke zondagmiddag naar je ouders gaat? q …

83

Goedele Liekens Herman Van Rompuy

’

Er zijn heel veel zaken die ik schrap. Zolang als ik in de Belgische politiek zat, kon ik elke dag naar een vergadering gaan. Je kunt elke dag gaan spreken. Je kunt, zoals sommigen, naar zevenendertig nieuwjaarsrecepties gaan. Ik heb dat dus allemaal niet gedaan of slechts in heel beperkte mate. In die zin ben ik natuurlijk geprivilegieerd geweest omdat ik dat blijkbaar niet hoefde te doen om vooruit te komen in het leven.

’

Op de kast liggen een hoop boeiende boeken. Ik wil ze wel lezen, maar wanneer zou ik dat doen? Het is een keuze. Veel mannen zullen die boeken wel lezen. Ik lig dan liever met mijn dochter in mijn armen naar een of andere soapserie te kijken. Voor mijn gevoel is dat veel belangrijker en ik heb niet meer die blinde ambitie om alles gelezen te hebben. Je wordt daar iets rustiger in, het is ook een kwestie van beter weten wat je wel en niet wilt.

Christine Van Broeckhoven

Geert Noels

’

Ik probeer selectief te zijn wat recepties betreft, wat toch niet altijd makkelijk is, want je hebt altijd verplichtingen. Iets anders dat ik schrap, is het drinken van alcohol. Waarom? Omdat alcohol je efficiëntie enorm verlaagt.

84

focus s en op j e doel s tel l i ng en

’

Toen ik kleine kinderen had, heb ik wel degelijk mijn loopbaan aangepast. Ik heb pas later kinderen gekregen en dan heb ik heel veel geschrapt. Ik heb mijn hobby’s, zoals badminton en een aantal andere zaken, noodgedwongen moeten opofferen. Zo ben ik bijvoorbeeld ook gestopt met het lezen van kranten. Ik luister wel naar het nieuws. En slaap, heel veel slaap heb ik opgeofferd. Toen heb ik geleerd met vier uur toe te komen en ik doe dat nog altijd.

Hoewel je misschien niet per uur betaald wordt, is het wenselijk om je persoonlijke uurtarief te bepalen. Iedereen verkoopt zijn tijd namelijk voor een bepaalde prijs…18

1 Breng in kaart hoeveel uren je per week werkt: = aantal werkuren per dag * aantal dagen per week + overuren = aantal werkuren per week bijvoorbeeld 8 * 5 + 5 = 45 uur

2 Bereken je aantal werkuren per jaar: = aantal werkuren per week * weken per jaar = werkuren per jaar bijvoorbeeld 45 * 48 = 2160 uur

3 Deel je nettosalaris (inclusief vakantiegeld en andere voordelen) door het aantal uren dat je per jaar werkt. bijvoorbeeld € 33.000 / 2160 = € 15

4 Vergelijk dit uurbedrag met een aantal referentietarieven: q q q q q q

uurtarief tuinman; uurtarief schoonmaken; uurtarief strijken; uurtarief kinderopvang; tarief carwash; enzovoort. Afhankelijk van je persoonlijke berekening, kan het dus nuttig zijn een aantal zaken uit te besteden… of niet.

85

q q q q q

Een andere manier om tijd uit te sparen, is delegeren. Hieronder vind je de belangrijkste redenen om dit te doen: Ik ben niet altijd de beste persoon voor de taak. Ik ben te duur. Ik heb tijd te kort. Ontwikkelen van medewerkers. Motiveren van medewerkers. Maar er zijn ook een aantal redenen om niet te delegeren, hoewel ze niet altijd even terecht zijn. Vaak denken mensen dat ze het sneller of beter kunnen of ze weten niet aan wie ze de taak kunnen delegeren.

q q q q

Delegeren geeft je meer tijd voor je kerntaken. Toch is het zinvol aandacht te schenken aan de volgende punten. Denk goed na over wat je delegeert aan wie. Delegeer niet alleen de minder leuke taken. Geef duidelijke instructies. Zorg ervoor dat de ander resultaat kan behalen.

Hans Bourlon

Willem Middelkoop

’

Geld is heel belangrijk, want het stelt je in staat anderen het werk te laten doen dat je zelf niet wilt doen. Omdat er veel is dat ik niet graag doe, is geld gewoon erg handig. Ik vind het niet leuk om mijn huis schoon te maken, ik vind het niet leuk om mijn was te strijken en ik vind het niet leuk om mijn auto te repareren. Waarom zou ik dat dan doen? Ik zorg dat er voldoende geld is om dat soort dingen te laten doen. Dan gaat het ook veel beter en sneller. Ik kan dan tijd spenderen aan dingen die ik echt leuk vind en die mij echt interesseren. Ik zit momenteel in een transitie van iemand die vaak werkdagen had van twaalf tot zestien uur naar iemand die normale werkuren heeft. De tijd is zo efficiënt georganiseerd, dat ik in normale werkuren zoveel kan doen.

86

focus s en op j e doel s tel l i ng en

’

Er zijn zaken die ik in het verleden altijd heel graag heb gedaan, maar die nu niet meer kunnen. Ik heb honderden verhalen gemaakt voor onze series, ik vond dat heel leuk. Vandaag zijn er veel meer mensen hier in huis creatief en die doen dat beter dan ik vroeger. Ik ben met bepaalde zaken gestopt en ik heb mij in andere dingen bekwaamd.

q Christian Van Thillo

’

Ik ben allesbehalve diegene die denkt dat hij alles zelf moet blijven doen. Je moet elke keer een nieuw perspectief krijgen over je eigen job afhankelijk van wat je wilt bereiken. Je gaat altijd op een andere manier delegeren, op een andere manier werken. Ik heb altijd de indienstnemingen – van de mensen die direct aan mij rapporteren – gedaan op basis van een heel eenvoudige stelling. Ik probeer medewerkers te rekruteren die veel beter zijn dan dat ik zelf ooit zou kunnen zijn voor de job waarvoor ik ze aanneem. Als je dat doet, krijg je een ploeg mensen waar je automatisch heel veel vertrouwen in hebt en waar je zelf alleen maar moet aansturen.

Hans Bourlon

’

Mensen worden wezenloos als je je te veel met ze bemoeit. Mensen moet je de ruimte geven om te spelen, om open te bloeien. Je moet ze niet in de weg gaan staan. Je kent dat soort bedrijven met een tirannieke baas die waarschijnlijk zelf heel competent is, maar die zich laat omringen met soldaten. Als hun baas dan verdwijnt of het bedrijf wordt overgenomen, dan is het bedrijf waardeloos omdat niemand in staat is verantwoordelijkheid op te nemen.

87

Geert Noels

’

Het mooie is dat mensen gestimuleerd worden om het beste in zich naar boven te halen. Dat werkt ook. Hoe meer vertrouwen, hoe meer verantwoordelijkheid dat je geeft, hoe gelukkiger dat mensen zijn. Je geeft hen verantwoordelijkheid en je ziet hen evolueren. Als ze goed zijn en ze nemen meer taken van je over, dan is dat fantastisch. Maar ze mogen evengoed de pluimen op hun hoed steken. Delegeren en er zelf je naam onder schrijven, dat werkt niet. Dat is niet delegeren, dat is profiteren.

Jacques Rogge

’

Ik wil mij alleen maar bezighouden met de kern van de zaak; de details laat ik graag over aan mijn medewerkers. Ik houd van trust and verify. Ik geef aan mijn medewerkers opdrachten, maar het is hun zaak hoe ze het doen. Voor zover dat het natuurlijk ethisch gebeurt en ze de deadline halen die ik hen opgeef. Wat ik zelf moet doen, is het persoonlijke contact, het face to face contact met mensen die belangrijk zijn voor de organisatie. Er zijn nu eenmaal persoonlijke contacten die nodig zijn en die je niet kunt delegeren omdat je gesprekspartner verwacht dat jij er zult staan.

Uw persoonlijke assistent Ondernemers, maar ook privépersonen, kunnen tegenwoordig allerlei taken uitbesteden aan bedrijven die ‘virtual assistants’ aanbieden. Het zijn persoonlijke ‘assistenten op afstand’ die bijna alle soorten klussen kunnen opknappen, gaande van het opnemen van je telefoon tot het schrijven van papers of het uitwerken van je reisplannen. ‘Get Friday’ verhuurt voor 15 euro per uur ‘assistenten op afstand’, maar dan moet je er wel rekening mee houden dat je assistent in India zit en geen woord Nederlands spreekt. Ook in Nederland en België rijzen de bedrijven als paddenstoelen uit de grond, maar de tarieven zijn vanzelfsprekend een veelvoud in vergelijking met die van de Indiase collega’s. Toch loont het de moeite om er eens naar te kijken omdat je vaak geen in- of uitstapkosten betaalt.

Joop van den Ende

’

Ik heb ervoor gezorgd dat ik de juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk te kunnen werken. Dat begint met een goede persoonlijk assistente die maanden van tevoren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vastleggen. Zij weet welke verzoeken zij voorrang moet geven en hoeveel besprekingen met bepaalde personen kunnen uitlopen.

88

focus s en op j e doel s tel l i ng en

Christian Van Thillo

’

Managementassistentes zijn cruciaal voor iemand die een organisatie leidt. Ik heb er altijd heel veel aandacht voor gehad en ik heb een lange traditie om op secretaressedag, in plaats van iedereen altijd maar bloemen te geven, iedereen aan één tafel uit te nodigen voor een uitgebreide lunch. Er zijn ook secretaresses van de mensen met wie ik werk en dan praten we over de bedrijven en over hoe zij met hun bazen omgaan. Ik leer daar heel veel van. Je moet nu eenmaal dingen weigeren, je agenda verandert constant en daarbij heb je iemand nodig op wie je kunt vertrouwen. Op die manier heb ik iemand die meestuurt en mee mijn agenda bepaalt.

Christine Van Broeckhoven

’

Ik ben iemand die werkt met een functionele hiërarchie. Als je zo’n grote afdeling wilt laten functioneren, dan moet je delegeren. Een degelijke structuur hebben, is belangrijk zodat je weet wie er voor wat verantwoordelijk is. Ik bouw piramides, de top is per definitie altijd kleiner dan de bottom. Ik zit aan de top en heb de ultieme eindverantwoordelijkheid over alles wat hier gebeurt. Onder mij zitten nog een aantal piramides. De toppen van die piramides zijn mensen die een of andere leidinggevende functie hebben. De klassieke manier dus. Ik heb dat nooit geleerd, ik doe dat puur uit ervaring en pragmatisme.

89

Goedele Liekens

’

Ik heb een persoonlijke assistent. Hij is wel een assistent op allerlei vlakken. Hij neemt de telefoon aan, beheert de aanvragen voor interviews enzovoort. Ik kan niet voortdurend zelf de telefoon beantwoorden. De mensen nemen dat vaak niet in dank af, maar je kunt niet anders. Zodra er bijvoorbeeld iets in een krant over de G-plek verschijnt, bellen gegarandeerd alle radiostations van Nederland en België. Iedereen te woord staan, gaat niet en dus vangt mijn assistent dit op.

4 Datadieet Iedereen is het erover eens: vandaag de dag is er een ‘informatie overload’ om u tegen te zeggen. Het goeGeert Noels Ik schrap bewust tv-kijken. Ik heb nog maar twee de nieuws is dat alle informatie snel jaar kabeltelevisie. Ik vind dat een beschikbaar is, het minder goede ongelofelijk tijdverlies. Meestal nieuws is dat we door de bomen het heb ik al die dingen al op de radio bos niet meer kunnen zien. Aanhangehoord of via het internet gelezen. gers van een meer gerichte aanpak Soaps en dergelijke zijn echt niet aan zijn voorstander van een heus damij besteed. Ik mis niets, want het eigenlijke leven is spannender dan de tadieet. Concreet komt het hier op reality-tv. neer: zorg dat je goed weet welke informatie je interesseert en focus je alleen op die berichten. Stel jezelf daarnaast de vraag of je mobiele telefoon de hele dag aan moet staan en of het nuttig is om dertig keer per dag te gaan kijken of er een nieuwe mail is binnengekomen. Bovendien kun je dankzij degelijke mailfilters, RSS-feeds en gerichte zoektermen veel overtollige informatie vermijden.

’

Wereldwijd kijken mensen steeds langer naar de televisie. In 2009 keek men gemiddeld 3 uur en 12 minuten per dag. Eurodata TV Worldwide beschikt over kijkcijfers van 2000 zenders, of 3 miljard potentiële kijkers in 89 landen, waaronder enkele ‘nieuwelingen’ zoals India, Irak en Vietnam. Noord-Amerika staat nog steeds op kop in de rangschikking, met 4 uur en 40 minuten per dag, gevolgd door het Midden-Oosten (4 uur en 34 minuten). In Europa zijn de Duitsers de koplopers met 3 uur en 32 minuten.19

90

focus s en op j e doel s tel l i ng en

In de Benelux liggen de cijfers lager, namelijk iets meer dan 3 uur per dag. Het spreekt voor zich dat er grote verschillen op te merken zijn bij de actieve en de niet-actieve bevolking. De vraag is natuurlijk hoe bewust we tv-kijken. Volgens Jan Van den Bulck, media-expert en hoogleraar aan de Universiteit van Leuven, onderschat bijna iedereen zijn tv-gedrag. Er zijn enkele programma’s waar we bewust naar kijken, zoals het journaal of een favoriete serie. We beseffen echter niet dat we dan toch blijven kijken naar de programma’s die daartussen zijn geprogrammeerd. 20 Minder tv-kijken is een van de gemakkelijkste manieren om tijd vrij te maken voor andere zaken, zoals lezen of gewoon praten met je huisgenoten. Voor wie het afzetten van de tv te moeilijk is, bestaan er inmiddels ‘TV Timemanagement Tools’ om de tv op het gewenste tijdstip uit te schakelen. Voor wie dit niet volstaat: je kunt tegenwoordig zelfs een handboek kopen met suggesties om je tijd te vullen wanneer de tv niet aanstaat.

91

Toolbox

FOCUS

Logboek Hoe geconcentreerd ben je of kun je zijn? Om dit in kaart te brengen, kun je jezelf een dag volgen. Hieronder vind je je persoonlijke logboek. In de eerste twee kolommen staan hokjes met een tijdsaanduiding. De eerste kolom gebruik je voor de planning van de volgende dag, de tweede om de dag zelf te kijken of de planning werd gevolgd. Noteer elk half uur wat je doet in een of twee kernwoorden. Let wel, het gaat om wat je doet en niet om wat je dacht te kunnen doen. Zet er telkens bij of het om een geplande (G) of een niet-geplande (N) activiteit gaat. Per half uur heb je in de laatste kolom de mogelijkheid uitleg te geven over een eventueel tijdverlies. 21

92

focus s en op j e doel s tel l i ng en

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.co www.WinTijd.com m. Geplande activiteiten

93

Uitgevoerde activiteiten

G N

Uitleg tijdverlies + opmerkingen

Toolbox

FOCUS

Analyseer je eigen logboek Wanneer ben je het meest productief? Wanneer gaat het wat minder vlot? Hoe komt dat volgens jou? Bijvoorbeeld: voormiddag, namiddag, ’s avonds op kantoor...

Kun je aangeven in welke situaties je het minst efficiënt bent? Bijvoorbeeld: zoeken naar papieren, wachten op collega’s, als je vaak moet telefoneren…

Zou het kunnen dat je soms tijd besteedt aan minder belangrijke zaken? Hoe komt dat? Bijvoorbeeld: meetings die niet relevant zijn, blijven telefoneren, zonder doel surfen op het net…

94

focus s en op j e doel s tel l i ng en

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.co www.WinTijd.com m.

Heb je tijd uitgetrokken voor inspanningen die achteraf voor niets bleken te zijn? Bijvoorbeeld: rapport gemaakt dat niemand heeft gelezen, dubbel werk verricht…

Zag je zelf punten die verbeterd kunnen worden? Bijvoorbeeld: op een andere manier archiveren, een todolijst opstellen…

Wat zijn de meest voorkomende storingen? Bijvoorbeeld: telefoons, mail, baas, collega’s…

95

Toolbox

FOCUS

Welke acties hebben tot niets geleid? Hoe ga je met zulke situaties om? Bijvoorbeeld: beter plannen, beter communiceren‌

Welke taken zou je willen delegeren?

96

focus s en op j e doel s tel l i ng en

3

Samenvatting

F fo c usse n op j e d oe lste l li ng e n

In onze maatschappij zijn storingen niet meer weg te denken. Omdat ze een grote bron van tijdverlies zijn, hebben we geen andere keuze dan die onderbrekingen tot een minimum te beperken. Een ‘rustig uurtje’ per dag is zeker geen overbodige luxe, meer nog, werkgevers én werknemers varen er wel bij. ‘Nee zeggen’ is een kunst op zich en als je dat goed overbrengt, kun je dit doen zonder mensen te schofferen. Meteen aangeven waarom iets niet mogelijk is – vergeet hierbij je glimlach niet – brengt je al een heel eind op weg. Systematisch activiteiten schrappen, uitbesteden of delegeren kan je veel tijd doen besparen. Goede afspraken maken goede vrienden, dus is communicatie hierbij bijzonder belangrijk. Wát kun je schrappen? Wát kun je uitbesteden? Ben jij wel de juiste man of vrouw voor een bepaalde taak? Ten slotte is een datadieet een echte aanrader. Sinds de komst van het internet is het niet moeilijk om aan informatie te komen, maar het is een kunst om snel de juiste (lees: relevante) data op te sporen. Selectief omspringen met informatie is dus een absolute noodzaak.

97

Inge Vervotte is een Vlaamse politica voor CD&V. Ze was minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in de Vlaamse regering, de regering-Leterme I en minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven in de federale regering van 2007 tot 2008. Op 25 november 2009 werd ze opnieuw minister van Ambtenarenzaken onder de die dag teruggekeerde premier Leterme.

98

Tip Wat ik minder doe dan vroeger, zijn businesslunches. Vroeger dacht ik dat het efficiënt was, want een mens moet toch eten, dus kan hij evengoed vergaderen. Toch stel ik vast dat dat in feite niet zo is omdat ik die gesprekken eigenlijk veel sneller zou kunnen afhandelen. Ik wil nu niet beweren dat heel mijn leven herleid wordt tot efficiëntie, want het is uiteraard ook goed als je relaties uitbouwt en dat je wat meer tijd uittrekt voor een uitgebreide lunchbabbel. Agenda Om halfnegen ben ik op kantoor. Ik beantwoord mijn mails en ik plan ook heel vroeg in de ochtend vergaderingen, nog voor er bijvoorbeeld parlementaire zittingen en commissies zijn. Ik beantwoord de vele vragen die op me afkomen. Wat dat betreft, heb ik goede afspraken met mijn medewerkers. Ik heb liever dat iemand binnenspringt en zegt: ‘Heb je vijf minuten?’ Die mensen weten dan dat ik maar vijf of tien minuten tijd heb, maar zij kunnen wellicht veel tijd uitsparen. Voor de rest is het vergaderen en nog eens vergaderen. De avond hangt het er een beetje van af: ofwel nog meer vergaderingen, ofwel nog gaan spreken. Of rustig thuiskomen en dan mag de tv wel aan. Activiteiten indien twee uur extra per dag Voor mij zouden die twee uren meer per dag niet nodig zijn, maar ik zou die liever opsparen om eens een volledige dag te kunnen ontspannen. Ik ben iemand die heel erg openstaat voor mensen, maar dat vergt veel van jezelf. Ik heb dus ook altijd voldoende tijd nodig om me weer op te laden. Toen ik in Cambridge studeerde, vond ik het heel aangenaam om simpelweg zaken op te nemen. Dat hoeft niet altijd actief te zijn. En dat is heel leuk omdat je dan onder meer een massa informatie krijgt. Dat noem ik pas tijd voor ontwikkeling.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

99

Hans Bourlon is een Vlaamse mediaďŹ guur en hij staat aan het hoofd van Studio 100. Hij behaalde een diploma wijsbegeerte aan de Universitaire Faculteiten Sint-Aloysius. Bourlon begon in 1987 zijn carrière bij de toenmalige BRT als medewerker. Van 1989 tot 1996 was hij er televisieproducer van het populaire programma Samson en Gert. In 1996 richtte hij samen met Gert Verhulst en Danny Verbiest het productiehuis Studio 100 op. Hij is er nog steeds een van de drijvende krachten. Hans Bourlon werd in 2005 en 2007 genomineerd voor de onderscheiding Manager van het Jaar. In 2008 won hij die onderscheiding samen met Gert Verhulst, medeoprichter van Studio 100.

100

Tip Ik probeer vooral voldoende vakantie in te bouwen. Ik heb ook een aantal hobby’s die ik maximaal tracht te beoefenen. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig met de fiets op de piste rijden. Je komt dan in contact met mensen en dan kan ik rustig reflecteren over andere zaken. Als mijn agenda vol zit, kan ik ook niet rustig over strategie nadenken. Agenda Ik bepaal zelf mijn agenda in de mate van het mogelijke. Er staan een aantal vaste afspraken in. In ons geval zijn dat internationale conference calls, die met regelmaat op de agenda staan. We werken op het secretariaat met drie mensen en er wordt overlegd waar ik wel of niet bij ben. Ik probeer mijn agenda zo weinig mogelijk vol te stouwen. Ik krijg vaak uitnodigingen voor allerlei verenigingen, sociale bezigheden, premières of om het even wat. Ik vind dat een hele eer, maar maak daar heel gerichte keuzes in. Netwerken beperk ik tot het noodzakelijke. Ik word ook wel eens gevraagd voor lezingen omdat we een aantal prijzen hebben gewonnen. Ik heb dat in het begin gedaan, maar ik heb er wel een limiet op gezet. Vooral voor jonge mensen, scholen, doe ik dat graag. Ik wil jonge mensen enthousiasmeren om te ondernemen. Voor de rest mag ik mij gelukkig prijzen dat ik mijn agenda zelf kan bepalen. Activiteiten indien twee uur extra per dag Meer fietsen.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

101

Efficiënt uitvoeren van taken 1 De 80/20-regel 2 Elke dag plannen 3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: organiseren met de GTD-methode

4

E

Willem Middelkoop

’

e ffic ië nt u i t voe r e n va n ta k e n

Het past in mijn streven om zo efficiënt mogelijk met tijd om te gaan. Tijd is ongetwijfeld het schaarste goed. Ik ben iemand die leeft volgens het 80/20-principe, dus ik probeer telkens 80 procent van het rendement te realiseren in 20 procent van mijn tijd. Dit betekent dat je vrij intensief leeft en dat je zoveel mogelijk zaken in de beschikbare tijd probeert te realiseren. Je kunt je tijd op die manier drie tot vier keer beter benutten dan iemand die dit niet zou doen.

1 De 80/20-regel Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste rendement hebben. Je kent misschien de 80/20-regel van Vilfredo Pareto: in 1897 ontdekte die Italiaanse econoom dat 20 procent van de bevolking 80 procent van het vermogen in Italië bezat. Die 80/20-regel is later op veel andere zaken toegepast. De veralgemeende regel beschrijft dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken. Door dit te beseffen, kun je de efficiëntie verhogen, door je meteen op die 20 procent te richten.

q q q q q q q q q

Enkele voorbeelden22: 20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de output; 20% van de criminelen neemt 80% van de waarde van de totale misdaad voor zijn rekening; 20% van het overheidsbeleid zorgt voor 80% van de bereikte resultaten; 20% van de producten is gewoonlijk verantwoordelijk voor 80% van de omzet; 20% van de klanten is verantwoordelijk voor 80% van de omzet; 20% van de automobilisten zorgt voor 80% van de ongelukken; 20% van de medewerkers zorgt voor 80% van de personeelsproblemen; 80% van de wereldenergie wordt verbruikt door 15% van de wereldbevolking. in 20% van je werktijd realiseer je 80% van je werkelijk effectieve output. Het 80/20-principe kan zelfs een hele bedrijfstak op zijn kop zetten. Zo had Interface, een tapijthandelaar met een omzet van meer dan 800 miljoen dollar, een schitterend idee. In plaats van kamerbreed tapijt te verkopen, least het bedrijf tegenwoordig haar vloerbekleding in de vorm van tapijttegels. Interface ontdekte namelijk dat 20 procent van elk willekeurig tapijt 80 procent van de slijtage te verduren krijgt. Een tapijt wordt in de meeste gevallen volledig vervangen wanneer het grootse deel van de oppervlakte nog in prima staat is. Op geregelde tijdstippen komt Interface de tapijten

105

inspecteren en vervangt elke versleten of beschadigde tegel. Dit betekent voor zowel Interface als de klant een mooie besparing. 23 Richt je, met andere woorden, op de zaken die belangrijk en urgent zijn. De kans is groot dat die activiteiten de meest relevante output zullen opleveren. Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval ten volle benut.

Geert Noels

’

Er gebeuren vaak veel onverwachte dingen. In een agenda moet je ruimtes hebben, zodat je, als je bijvoorbeeld wat vertraging hebt op de weg, je niet moet haasten. Een gaatje van een uur maakt dat je rustiger kunt antwoorden op een telefoontje of koffie kunt gaan drinken op een marktplein, waardoor je geestelijk rust krijgt en ergens op een kalme manier aankomt. Ik heb een tijd gehad dat mijn agenda door iemand werd gepland die de spelregels niet wilde volgen. Dat was echt een hel.

106

effi ci ënt ui tvoer en van taken

2 Elke dag plannen Verschillende studies tonen aan dat mensen die elke avond de volgende dag in kaart brengen, veel efficiënter werken dan de mensen die dit niet doen. Als je ’s ochtends op je werk binnenkomt, vliegen de verschillende prikkels je om de oren en is de verleiding groot meteen de meest dringende actie af te werken. Houd tijdens het plannen rekening met eventuele storingen, dringende opdrachten en lummelende collega’s.

Goedele Liekens

’

Ik voel dat ik in de loop der jaren heel veel geleerd heb. Mijn afspraken zitten vaak in een cascade vast aan elkaar. Dezelfde plaats, achtereenvolgens, zonder dat er een uur tussen zit. Als er door omstandigheden een uur uitvalt, dan is dat natuurlijk een verloren uur. Als je bijvoorbeeld het huis uitgaat, moet je je opmaken, je moet je vaak deftig kleden. Er komt zoveel bij kijken, dat je beter bepaalde afspraken kunt combineren.

Na het avondeten bekijk ik mijn agenda voor de volgende dag, ook wanneer ik ’s avonds niet hoef te werken. Als je de planning van de volgende dag doorneemt, maak je je mentaal klaar om vastberaden aan de slag te gaan. Indien je bepaalde documenten nodig hebt of je moet nog een adres opzoeken, kun je dit het beste al van tevoren doen.

Een vast moment voor mails en post Soms is het schrijnend te zien hoe vaak we een document in handen nemen. Een keer als het binnenkomt, een keer om in het todobakje te leggen, een keer om het af te handelen, een keer om in het ‘done’ bakje te leggen, om het daarna te archiveren. Herkenbaar? Tracht het aantal bewegingen drastisch te beperken. Hetzelfde geldt voor e-mail.

107

Label je bakjes op je bureau of organiseer je mailbox als volgt: q actie (zaken die je moet doen); q afwachten (zaken die anderen moeten doen, maar die je wel wilt opvolgen); q archief. In 99 procent van de gevallen kun je daar het document of mailbericht in kwijt. Als je het kunt weggooien, doe het dan meteen. Als de actie minder dan twee minuten duurt, handel het dan direct af. Loop ten minste één keer per week door de eerste twee bakjes of mappen. Op www.WinTijd.com vind je heel wat tips en technieken om efficiënter te e-mailen.

Plan je eigen uur per dag Slechts weinig mensen slagen erin een uur voor zichzelf te reserveren. Vaak heeft dit te maken met de bedrijfscultuur, die een ‘opendeurpolitiek’ promoot. Ook in landschapkantoren wordt iemand die zich afzondert, dikwijls met de vinger nagewezen. Dat is niet terecht, want uit de praktijk blijkt dat dit voor die persoon het meest productieve uur van de dag is. Intussen heb je wel begrepen dat ik niet zo gek ben op landschapbureaus. In het begin van mijn carrière had ik al snel door dat het even apart gaan zitten mijn populariteit onder de collega’s niet meteen de hoogte injoeg. Toch kun je, als je het plausibel uitlegt, begrip Christine Van Broeckhoven vragen voor jouw specifieke siWat tegenwoordig lastig is, is e-mailen. tuatie. Gebruik daarvoor alleen Ik werk zeven dagen per week en dan positieve redenen. Een boekje wil ik dat ze weten dat ze niet moeten antwoorden in het weekend. Soms opendoen over storende colmoet ik dat expliciet zeggen: het is niet lega’s, bijvoorbeeld, zal binnen de bedoeling dat je meteen antwoordt. de kortste keren tegen jou gebruikt worden. Zelf gebruikte ik

’

108

effi ci ënt ui tvoer en van taken

vaak het excuus dat ik veel beter zonder lawaai kan werken. Tijdens mijn eigen uur kon ik me tot drie keer beter concentreren, waardoor ik heel wat productiever werd.’

Luister naar je bioritme Laat je niets wijsmaken, jouw bioritme is uniek. Je kunt dus zelf aanvoelen wanneer je het meest alert bent. Uit verschillende studies blijkt echter dat de meeste mensen het scherpst zijn rond het middaguur en daarna een dip krijgen. Dit betekent dat je in dat geval het denkwerk het beste rond een uur of elf kunt oppakken. Routinetaken reserveer je dan het beste voor het begin van de middag. De alertheid stijgt weer rond een uur of drie. Ben je een ochtend- of een avondmens? Dat moet je zelf aanvoelen. Voor de helft is het genetisch bepaald, de andere helft bepaalt de omgeving. Als je al twintig jaar in de ochtendploeg werkt, is je lichaam er wellicht aan aangepast.

Zakenreizen versus videoconferenties24 Hoe mobiel zijn we en verplaatsen we ons altijd op de meest efficiënte manier? Moeten we de beschikbare technologie, zoals videconferenties, niet wat vaker gebruiken? Easynet Global Services, een internationale aanbieder van netwerken en hostingdiensten, heeft er natuurlijk alle belang bij zijn netwerkdiensten te promoten. Toch zijn de resultaten van een onderzoek (Face to Phase: The convergence of business travel and virtual meetings) bij 716 Europese bedrijven uit 2009 interessant.

109

Inge Vervotte

’

We leven nog altijd in een samenleving waar heel veel gebeurt tussen negen en vijf. Door het veelvuldig onderhandelen – vaak ook ’s nachts – heb ik mijn bioritme goed leren kennen. Wanneer ik bijvoorbeeld om zes uur moet opstaan, weet ik dat dit een impact heeft op mijn welzijn. Ik kan perfect tot drie uur in de ochtend functioneren, maar dan zorg ik dat ik de uren tussen vijf en zeven ’s ochtends kan slapen, want het is belangrijk dat ik die uren kan rusten.

Voor veel managers behoren zakenreizen tot hun werkroutine. Die trips kunnen echter een impact op hun gemoedsrust hebben. Van de ondervraagde Europese managers vindt 47 procent dat zakelijk reizen voor meer stress zorgt. Hoewel bijna de helft van de ondervraagde Europese managers aangeeft hinder te ondervinden van reisstress, klaagt de meerderheid (57 procent) niet over de hoeveelheid zakenreizen die ze per jaar moeten maken. Zij zien zakenreizen als onderdeel van hun werkroutine. Wel vinden de meeste respondenten dat zakenreizen heel duur zijn en dat ze het milieu schaden. Voor Europese managers is 55 procent van de tijd tijdens een zakentrip effectieve werktijd. De overige 45 procent besteden ze bijvoorbeeld aan het wachten op een aansluitende vlucht of in een hotelkamer tussen vergaderingen in.

Jacques Rogge

’

Vergaderen doe ik zoveel mogelijk via telefoon, mail en videoconferenties. Ik heb hiervoor een aantal regels ingesteld. Geen enkele beleefdheidsformule, bijvoorbeeld, en de dag voor de vergadering krijg ik de belangrijkste punten op een A4’tje. Ik stel niet veel vragen, maar ik luister heel goed. Als er een powerpointpresentatie is, is de regel 6 x 6 x 6 van toepassing. Dat wil zeggen 6 slides, 6 punten op elke slide en elk punt 6 woorden. Men houdt zich daar gelukkig aan. Ik houd namelijk niet van visuele hoogvliegers. Een vergadering mag maximaal 45 minuten duren.

110

Werknemers die weinig reizen, vinden het eenvoudiger hun werk en hun privéactiviteiten in goede banen te leiden. Steeds meer Europese bedrijven zijn bereid om bij dit feit stil te staan en naar andere oplossingen te zoeken in plaats van managers veel op zakenreis te sturen. Dit verklaart waarom beslissers naast persoonlijk contact steeds meer kiezen voor videoconferenties.

effi ci ënt ui tvoer en van taken

Herman Van Rompuy

’

Ik was gisteren in Luxemburg, eergisteren in Polen en morgen ben ik in Tsjechië. Stel je daar ook niet te veel van voor. Dit is allemaal minder spectaculair dan je denkt. Het is allemaal voor je georganiseerd. Je rijdt tot aan het trapje van het vliegtuig en ik stap in de auto. Die rijdt met mij tot aan de bestemming en ik stap uit en daar word je weer opgevangen. Ik heb dus met die reizen geen enkele materiële zorg. Het is alsof je een bus neemt. Het enige wat je natuurlijk wel moet doen, is al die gesprekken voorbereiden.

3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode Christian Van Thillo

’

Ik stel mijn prioriteiten door mijn agenda van de volgende week goed voor te bereiden. Bovendien heb ik geheugensteuntjes in de vorm van todolijstjes en een notitieboekje. Als ik iets noteer of als ik mezelf iets opleg, dan doe ik het ook. Dat is een eenvoudige regel die ik ooit eens hoorde van een ondernemer die kwam spreken op de Business School. ‘Er zijn zoveel mensen die goede ideeën hebben, maar they don’t get things done.’ Het is te simpel voor woorden, maar het is wel een waarheid als een koe. Ik ben dat altijd blijven toepassen.

‘David Allens strategieën om je werk klaar te krijgen zijn onmisbaar’ (Ken Blanchard, coauteur van de The One Minute Manager). Hoe beter we onze tijd kunnen indelen, hoe sneller we onze persoonlijke doelstelling zullen halen. Tijd vrijmaken om te plannen, betekent in elk geval tijdwinst. Het is van cruciaal belang om een schriftelijke planning bij te houden. Mensen die alleen in hun hoofd plannen, verliezen op een bepaald moment het overzicht en falen vaak in hun opdracht. Met een schriftelijke of digitale planning werken de meeste mensen veel doelgerichter en verlies je de controle over het project niet.

Een van de meest efficiënte methoden is ongetwijfeld de ‘Getting Things Done’-methode van David Allen. GTD of Getting Things Done is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen, niet over zijn taken hoeft te blijven nadenken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van ‘het moeten herinneren van alle taken’ en kun je je concentreren op het ‘daadwerkelijke uitvoeren van de taken’.

111

De essentie van GTD David Allen vindt het belangrijk takenlijsten op te stellen die specifiek zijn voor een bepaalde ‘context’. Bijvoorbeeld: een lijst met mails die je moet versturen of een boodschappenlijst die je in het winkelcentrum kunt afwerken. Hij stelt ook dat iedere taak die binnen twee minuten kan worden uitgevoerd, meteen moet worden afgehandeld bij het doornemen van je todolijst. De filosofie van GTD is gebaseerd op het opslaan, bijhouden en terugvinden van alle vormen van informatie die nodig zijn voor de taken die je moet uitvoeren. Bovendien wordt gesteld dat de oorzaak van onuitgevoerde taken vaak te wijten is aan onvoldoende planning vooraf. Je moet dus voor ieder project duidelijk weten wat er bereikt moet worden en welke specifieke acties je hiervoor moet uitvoeren. Vooraf nadenken is dus de boodschap. En dan is het ook nog eens zo dat ons brein als herinnersysteem relatief slecht functioneert. Het helpt ons namelijk zelden te herinneren wat we moeten doen op de ‘tijd’ en de ‘plaats’ dat we het kunnen doen. Daarom werken de acties per context als een soort van geheugensysteem dat ons ervan verzekert dat we de juiste herinneringen op het juiste moment kunnen opvragen.

112

effi ci ënt ui tvoer en van taken

figuur 2 schematische 2 voorstelling van gtd 25

Lopende zaken

! " !

*))

('

! ! # !

"

! $ ! !

!

!

! !$ "!

('

! !

*))

!

! ! ! ! !

113

! ! " !

& ! !

!# ! % % !

1 Verzamelen Verzamel alles wat je wilt onthouden in een centrale opvangbak: hetzij een fysiek postvak, een notitieboekje, een dictafoon, een laptop of pda. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem om verwerkt te worden. Het is de bedoeling om de opvangbak minstens één keer per week leeg te maken.

2 Verwerken Verwerk de gegevens in de opvangbak: q begin bovenaan; q verwerk één item per keer; q stop nooit iets terug in de opvangbak. Stel jezelf de vraag: Wil ik hier op korte termijn iets mee doen?

Indien ‘Ja’ Bepaal dan de volgende acties: bedenk voor ieder item wat de volgende actie is die je hiervoor moet ondernemen. Als het item bijvoorbeeld is: ‘Maak een rapport’, dan zou een volgende actie kunnen zijn: ‘Bel Jan om de notities van de vergaderingen door te sturen.’ Hoewel er vaak meerdere stappen en acties nodig zijn om iets af te werken, zal er altijd iets zijn wat je als eerste moet doen. Die acties kunnen dan ook in die lijst opgenomen worden. Aan de acties wordt steeds ook de context toegevoegd waarbinnen de actie uitgevoerd kan worden, zoals ‘aan de computer’, ‘in de winkel’ of ‘onderweg’. Ieder ‘open einde’ of activiteit waarvoor meer dan een actie uitgevoerd moet worden, wordt aangeduid als een ‘project’. Het is dan ook de bedoeling dat je de projecten volgt en periodiek controleert dat er voor ieder project een volgende actie vastgelegd is, zodat het project tenminste vordert.

114

effi ci ënt ui tvoer en van taken

Indien ‘Nee’ Bepaal dan waar het item thuishoort.

Prullenbak Als je het item op geen enkele manier kunt gebruiken, gooi het dan gewoon weg.

Later/misschien Zaken die je ooit zou willen doen, maar niet op dit moment, horen hier thuis. Bijvoorbeeld: ‘Ooit de piramides gaan bezichtigen’ of ‘Spaans leren’.

Archief Alle items die gearchiveerd kunnen worden, komen hier terecht, samen met enkele referentielijsten (bijvoorbeeld wat je iedere keer mee op reis neemt).

Christian Van Thillo

’

Ik ben allesbehalve een gadgetfreak, behalve voor één ding: ik had als een van de eersten een elektronische agenda met een todolijst. Daarna heb ik altijd met pda’s gewerkt en nu heb ik een I-phone. Het gevaar van de I-phone is wel dat het je persoonlijke verslaving wordt. E-mailen vind ik al veel minder efficiënt omdat er veel te veel wordt rondgestuurd dat je niet nodig hebt. Ik zie mensen daar waanzinnig veel tijd in investeren. Dat is iets waar ik altijd heel erg op let. Een ander hulpmiddel is mijn dictafoon. Ik gebruik die heel regelmatig. Dat gaat veel sneller dan alles opschrijven.

115

3 Organiseren Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden. q Voer ze uit indien de actie korter duurt dan twee minuten. q Zo niet, plan ze in je agenda. Dit is alleen voor het bijhouden van afspraken, toezeggingen en acties die je absoluut moet laten plaatsvinden op een bepaalde datum (bijvoorbeeld vergaderingen, afspraken die vaststaan enzovoort). Het is dus niet de bedoeling om er een takenlijst van te maken. De andere optie is de acties af te werken zodra je het kunt. q Indien het mogelijk is de actie te delegeren, doe het dan. Als iemand anders de actie afwerkt of er moet worden gewacht op een externe factor voordat een project kan verdergaan, leg dit dan vast in die lijst. Ook hier is het opnieuw de boodschap die lijst te controleren om te zien of bepaalde acties niet over tijd zijn.

4 Neem de lijsten regelmatig door Neem de verschillende lijsten met acties en herinneringen ten minste een keer per week door. Vervolgens kies je de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd zou moeten worden en die voer je zelf uit. Om te vermijden dat je de makkelijkste taken eerst uitvoert, kun je beslissen de acties uit de lijst stuk voor stuk op volgorde af te werken. Houd hierbij wel je deadline in het oog en hak grotere opdrachten in kleinere stukken. Hoe kunnen we het GTD-systeem omzetten in een gebruiksvriendelijke toepassing? Wellicht is een combinatie met je mailsysteem de meest voor de hand liggende oplossing. Op www.WinTijd.com vind je meer informatie over het dagdagelijks gebruik van de GTD-methode, samen met een aantal nuttige links naar gratis en betalende GTD-softwareprogramma’s. Zelf ben ik heel tevreden over Jello Dashboard vanwege de mooie MS Outlook interface, maar er zijn veel andere mogelijkheden zonder dat je iets moet downloaden.

116

effi ci ĂŤnt ui tvoer en van taken

Ruben is werfleider bij een internationale bouwonderneming die gespecialiseerd is in kantoorgebouwen. Het was mijn eerste opdracht met een helm, veiligheidsschoenen en een spijkerbroek. Omdat je de complexiteit van zulke werven niet moet onderschatten, kun je je voorstellen dat de werfleider van alle markten thuis moet zijn. Naast het aansturen van de werknemers op het bouwterrein – tot 250 bouwvakkers op hetzelfde moment – heeft Ruben de eindverantwoordelijkheid van de verschillende bouwfasen die op dat moment lopen. Je kunt je inbeelden dat een eenvoudig todolijstje in die situatie niet volstaat. Aan de hand van een eenvoudig organisatiesysteem, gebaseerd op de ‘Getting Things Done’-principes van David Allen, heeft Ruben een veel beter zicht op de verschillende projecten. Bovendien kan hij zijn taken nu indelen volgens de context waarin ze kunnen worden uitgevoerd.’

117

Toolbox

EFFICIËNTIE

80/20-regel Om effectief te kunnen zijn, dien je te weten welke activiteiten het meeste rendement hebben: q 20% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 80% van je resultaten; q 80% van je activiteiten zijn verantwoordelijk voor 20% van je resultaten. Welke activiteiten creëren de meeste resultaten?

Het gaat er dus om dat je de 20 procent effectieve tijdsinzet in elk geval ten volle benut. Hoe pak je dit aan? Interessant om te weten is hoe je met je tijd omgaat. Wat zijn jouw persoonlijke tijdvreters?

118

effi ci ënt ui tvoer en van taken

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.co www.WinTijd.com m.

Tijdvreters

q q q q q q q q q q q q q q q q q q q q q q q

119

Wat zijn jouw tijdvreters? Omcirkel de zeven belangrijkste. Niet kunnen luisteren Onduidelijke doelstellingen Inefficiënt omgaan met mensen Gebrek aan organisatie Verkeerd weggelegde stukken Onderbrekingen Wachten op aanvullende gegevens Te veel willen doen Onnodige correspondentie/e-mail Zinloze vergaderingen Niet ‘nee’ kunnen zeggen Ondoelmatig delegeren Verkeerde prioriteiten stellen Onhaalbare deadlines Negatieve instelling Slechte communicatie Storingen op het gebied van techniek en automatisering Fouten van andere mensen Te weinig personeel Afwijkende waardering Gebrek aan feedback Perfectionisme Slecht afhandelen van papierwerk

Toolbox

EFFICIﾃ起TIE

Enkele vragen Kun je aangeven wat precies veel tijd kost binnen je dagelijkse werkzaamheden?

Wat is daarvan de oorzaak?

120

effi ci ﾃｫnt ui tvoer en van taken

Kun je hier iets aan veranderen?

Wie of wat heb je hiervoor nodig?

121

Toolbox

EFFICIﾃ起TIE

Getting Things Done Benoem drie projecten waarmee je vandaag bezig bent.

Geef vijf mogelijke contexten voor je acties.

122

effi ci ﾃｫnt ui tvoer en van taken

4

Samenvatting

E e ffic i ë nt ui t voe r e n van ta ke n

Veel mensen hebben al gehoord over de 80/20-regel van Pareto, die stelt dat 80 procent van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20 procent van de oorzaken. Toch is het toepassen van die regel op je eigen tijdsbesteding niet eenvoudig. Wanneer cursisten er moeilijk in slagen om die 20 procent in kaart te brengen, stel ik de volgende vragen: Waar heeft jouw baas het altijd over tijdens het functioneringsgesprek? Hoeveel tijd heb je precies besteed aan dit aspect van je job? Vaak gaat het dan een stuk makkelijker. Planning is een van de hoekstenen van efficiënt tijdsbeheer. Bijna iedereen heeft een agenda met afspraken, zoals vergaderingen, maar weinig mensen plannen ‘afspraken met zichzelf’. Het loont beslist de moeite om het grootste deel van je goede voornemens op een bepaalde dag en een bepaald uur in te plannen. Laat wel voldoende open ruimte voor onverwachte situaties. Een degelijk organisatiesysteem, zoals de ‘Getting Things Done’-methode, heeft al miljoenen mensen geholpen om structuur te brengen in hun dagelijkse leven. Misschien kan het ook voor jou een goed hulpmiddel zijn.

123

Geert Noels

is econoom en medeoprichter van Econopolis. In zijn professionele leven volgt hij sinds jaren de internationale economie en de financiële markten. Hij is ook columnist bij het economische weekblad Trends en de Franstalige tegenhanger Tendances. De afgelopen jaren groeide hij uit tot een bekende opiniemaker over financiële en economische onderwerpen. Hij is een veelgevraagde spreker over economie en beleggingen. Naast zijn passie voor economie en de financiële wereld, heeft hij ook een actieve interesse voor andere domeinen, zoals fietsen, skiën, fotografie, en het liefst een combinatie van dit alles.

124

Tip Het ergste is dat je een vergadering moet beginnen met je te excuseren dat je te laat bent. Dat is niet goed, want dat verandert de hele vergadering. Je start in een underdogpositie. Het is daarentegen fantastisch om tien minuten vroeger te komen. Je ziet heel die organisatie zich voorbereiden op een meeting. Je bent zelf heel kalm. En als je vroeg bent, kun je een eigen plaats in een vergaderlokaal kiezen, wat ook niet onbelangrijk is. Op tijd zijn is dus een enorm voordeel. Je begint vanuit een respectvolle positie, want meestal zijn het de anderen die zich excuseren, je hebt de beste plaats gekozen en je hebt je presentatie nog eens kunnen doornemen. Agenda Ik probeer elke dag iets te hebben om naar uit te kijken. Ik denk dat dit maakt dat je agenda altijd positief geladen is. Als je je weekagenda bekijkt en je krijgt dan als het ware een indigestie, dan heb je het heel moeilijk om die agenda waar te maken. Als je elke dag begint met zaken om naar uit te kijken, dan is zo’n agenda een heel positieve ervaring. Dat kan bijvoorbeeld een aangenaam contact, het afwerken van een rapport of het bevestigen van een contract zijn. En zo plan je elke dag, zodat je een aantal punten hebt waar je niet tegenop ziet, maar waar je naar uitkijkt. Activiteiten indien twee uur extra per dag Wat meer schrijven en meer sporten.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

125

Christine Van Broeckhoven  

is een Belgische moleculair biologe en politica. Als hoogleraar onderzoekt ze alzheimerdementie, bipolaire stoornissen en andere zenuwziekten bij volwassenen. Ze heeft sinds 1983 haar eigen laboratorium voor moleculaire genetica aan de Universiteit Antwerpen. Op 19 maart 2007 werd bekendgemaakt dat ze bij de federale verkiezingen de lijst voor de Kamer van Volksvertegenwoordigers namens de sp.a in Antwerpen zou aanvoeren. Op 9 mei 2010 stapte ze uit de politiek om zich volledig op het wetenschappelijk onderzoek toe te leggen.

126

Tip Je moet accepteren dat er dingen niet zijn. Ik heb bijvoorbeeld een hele tijd geen boeken kunnen lezen. Maar je moet op elk moment je situatie weer opnieuw inschatten, je aanpassen en geen spijt hebben. Dat is heel belangrijk. Ik heb nooit van iets spijt. Dat is pas tijdverlies. Efficiëntie: verschil tussen mannen en vrouwen? Sociologen en psychologen zijn daar wel mee bezig, maar niet op het vlak van het biologische functioneren van de hersenen. Zoveel weten we er nog niet van. Er is wel een tendens in die richting om dat te analyseren. We weten dat hersenactiviteiten van mannen en vrouwen kunnen verschillen. Voor dezelfde taken trouwens. Als je iemand een opdracht geeft en je kunt in kaart brengen welke cellen actief worden, gaat dat verschillen. Men is daar vaak bang van. Dat zijn gedragsstudies en er zijn heel veel mensen die vinden, vooral diegenen die niet wetenschappelijk geschoold zijn, dat het een demystificatie van de mens is. Er zijn er ook die van oordeel zijn dat het niet biologisch is en dat het eigenlijk allemaal sociale context is. Ik word daar regelmatig op aangevallen. Activiteiten indien twee uur extra per dag Muziek luisteren en lezen. Ik kan mij niet herinneren dat ik de laatste jaren nog een cd gekocht heb. Meer gewoon genieten. In een sofa gaan zitten, bij het haardvuur met een kop thee en een boek.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

127

Creativiteit 1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand 2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving 3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen

5

C

Geert Noels

’

c r e at i v it e i t

Timemanagement betekent een evenwicht zoeken tussen het gezin, het professionele en het lichamelijke. Ik kan bijvoorbeeld proberen het aantal uren op een dag efficiënt in te vullen door bepaalde zaken te combineren, zoals het professionele met gezondheid. Waarom zou je gaan lunchen als je ook samen kunt gaan sporten? Ook voor het gezin geldt hetzelfde principe: je kunt samen tv-kijken of samen sporten. Ik tracht op een efficiënte manier de dingen te combineren. Je kunt ook in plaats van laat op het werk te blijven, wat vroeger naar huis gaan en daar in de huiselijke kring met je laptop aan de keukentafel gaan zitten. Ook daar kan ik mails beantwoorden en zelfs teksten schrijven.

Willem Middelkoop

’

Ik maak een elektronische nieuwsbrief, de Middelkoop Nieuws-Flash!, die 199 euro kost. Ik haal alle informatie gratis van het internet. Ik filter die informatie en laat iemand er een mooie vormgeving van maken. Dat kost mij nog geen uur per week, maar het levert mij wel een kleine 100.000 euro per jaar op. Ik probeer extra rendement te krijgen op mijn werk door bepaalde synergieën toe te passen. Op die manier kun je heel efficiënt werken.

1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand Creativiteit is onontbeerlijk voor een geslaagd tijdsbeheer. Toch vind je er bijzonder weinig over terug in de timemanagement literatuur. Velen zijn, mijn inziens onterecht, ervan overtuigd dat timemanagement en creativiteit tegenpolen zijn. In Nederland werd in 2008 een studie uitgevoerd onder 68 R&D-ingenieurs. Hieruit bleek dat ingenieurs die timemanagement toepasten, in hun werk meer creativiteit vertoonden dan ingenieurs die dat niet deden (Beeftink, Van Eerde & Rutte). De conclusie van die studie was heel duidelijk: timemanagement bevordert de creatieve prestaties.26 Hoe komt dit? Timemanagement beĂŻnvloedt de werklast op een gunstige manier; je creĂŤert betere omstandigheden om creatief bezig te zijn. Je hebt, met andere woorden, meer tijd om ongestoord na te denken.

131

2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving Hans Bourlon

’

Ik heb Latijn-Grieks gedaan, daarna wijsbegeerte gestudeerd. Boekhouden en economie zijn in die opleidingen nooit een vak geweest. Ik ben mij daarin gaan bijscholen en ik heb daar een soort interesse en affiniteit voor gekregen. Ik kan nu met een zekere trots zeggen dat ik met de financiële mensen in huis een ernstige dialoog kan voeren. Ons bedrijf is geïnternationaliseerd. Ik beheerste wel een aantal talen, maar ik was niet tevreden over het niveau. Ik ben mij gaan bekwamen, ik wil dat er een bepaald niveau van perfectie is. Ik blijf mezelf dus bijscholen. Ik vind dat heel belangrijk en neem daar ook mijn tijd voor.

Stel jezelf voor als een jonge ambitieuze persoon die net de schoolbanken heeft verlaten. Het leven lacht je toe en je bent klaar om op eigen benen te staan. q Wat zouden je doelen kunnen (geweest) zijn? Een leuke baan vinden? Je eigen huurappartement? Een reis rond de wereld? q Wat is/was jouw rol? Vriend of vriendin van X? Werkzoekend? Voorzitter van de jeugdclub? q Hoe ziet/zag jouw omgeving er op dat moment uit? Nog steeds jouw geboortedorp?

132

cr eati vi tei t

Je kunt je voorstellen dat hetzelfde verhaal dertig jaar later er helemaal anders kan uitzien. Met andere woorden: doelen, rollen en de omgeving evolueren door de tijd heen. Het spreekt voor zich dat creativiteit in een veranderend geheel een belangrijke rol speelt.

Inge Vervotte

’

Ik heb altijd een bepaalde koers gevaren en ik kan die koers wijzigen wanneer ik er behoefte aan heb. Juist die zelfsturing vind ik veel belangrijker dan het allemaal vast te leggen in een agenda met een aantal regels: bijvoorbeeld elke maandag moet ik gaan tennissen, elke woensdag moet ik naar de sauna enzovoort. Dat zou dan een soort rust moeten brengen, een soort evenwicht, maar daar geloof ik dus niet in.

Herman Van Rompuy

Creativiteit en persoonlijke effectiviteit staan dus zonder enige twijfel in relatie tot elkaar. Je hebt timemanagement nodig om creatief te kunnen zijn, maar je hebt ook creativiteit nodig om efficiënt door het leven te kunnen gaan. Een jaar na de bomaanslagen in Madrid, waarbij bijna tweehonderd mensen omkwamen, ging ik er naar een beurs voor professionals uit de farmaceutische sector. Toen ik in de taxi zat, zag ik verdacht veel politie op straat. De taxi mocht het beursterrein niet oprijden en later bleek dat de beurs was afgelast wegens een terroristische dreiging. Ik had dus enkele uren vrij en omdat ik de stad al enkele keren had bezocht, besliste ik dan

133

’

Mijn functie is nieuw, de omgeving is ook nieuw, de medewerkers relatief nieuw. Je moet daar altijd aan wennen, maar ik ben nu in vijftien maanden drie keer van job moeten veranderen. Je moet van kantoor veranderen, je moet van omgeving veranderen, je moet van perspectief veranderen, maar dat lukt.

maar op een terrasje te gaan zitten om het businessplan voor het komende jaar te gaan schrijven. Misschien kwam het door de inspirerende omgeving van de Plaza Mayor, maar ik heb nooit meer zo’n goede aanzet voor een plan geschreven.’

Hans Bourlon

’

Mensen enthousiasmeren is belangrijk, want zij twijfelen ook vaak aan hun leiders. Ik geef een voorbeeld: we gaan een musical maken. We spreken snel over een aanzienlijke investering. Je start met een wit blad. We gaan K3 een hoofdrol geven. Iemand zegt dan: laat ons de drie biggetjes nemen, ze zijn toch met drie. Geef ze een varkensneus en zo van die oren. Het was onze meest populaire musical die we ooit voor kinderen hebben gerealiseerd. Achteraf is het simpel gezegd, maar op het moment zelf kijkt iedereen naar elkaar van: is die gek geworden? En dan heb je iemand nodig die zegt: ‘Laat ons daarvoor gaan.’ Je kunt evengoed met K3 vijf andere dingen doen, maar laat ons nu afspreken dat we hiervoor gaan en dat we dit gaan promoten in ons bedrijf. Een belangrijk woord, vind ik, zeker in een creatief bedrijf, is promoten. Je maakt keuzes, het is niet zwart-wit, maar je moet het toch zwart-wit stellen opdat mensen geënthousiasmeerd geraken.

134

cr eati vi tei t

3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen Mindmapping Mindmapping is een creatieve manier om doelgericht na te denken, problemen op te lossen of om op ideeĂŤn te komen. Zo kun je het verband tussen je verschillende tijdsbestedingen weergeven aan de hand van een mindmap of geheugenkaart. Die graďŹ sche techniek geeft op een snelle en overzichtelijke manier structuur aan je denkproces. Mindmappen maken sluit aan bij de werking van je hersenen, waarbij beide hersenhelften worden gestimuleerd. Ze werken namelijk niet alleen lineair, maar ook associatief. Hierdoor benut je je geestelijke potentieel zo goed mogelijk. 27 Volg hierbij de volgende stappen. 28 q Schrijf de probleemstelling wat tijdsbesteding betreft, in het midden van een blad. q Schrijf alle associaties op. Gebruik hierbij verschillende kleuren. q Associeer vervolgens weer verder op die sleutelwoorden. q Maak een boomstructuur door stevige takken en dunne twijgjes. q Vervang eventueel woorden door tekeningen. q Kijk of je de mindmap kunt verbeteren door een structuur aan te brengen; breng een aantal dwarsverbanden aan.

135

figuur 3 voorbeeld 3 van een mindmap (http://get-your.free-mind-map-training.com)

Monitoren

Effectiviteit

Vooruitgang Opvolgen Evenwicht zoeken Onderhandelen

Actieplannen Prioriteiten Doelen Agenda’s vergaderingen

Sneller

Tools Snellezen Mindmaps

Slimmer Beter Urgent vs belangrijk Verspilling

Delegeren Doen of niet doen Carrière Leven Comfortzones Begeleiding Teamwerk Vertrouwen

Communicatie Feedback Ondersteuning Prijzen Herbekijken Corrigeren Verbeteren

Duidelijkheid Motivatie Appreciatie Vereenvoudiging

Balans privé/werk

Tijdsbeheer

Je goed voelen

Ergonomisch Gebruiksvriendelijk Efficiënt Toegevoegde waarde Positief

Superviseren

Smart

Belangrijkste zaken

Specifiek Meetbaar Acceptabel Realiseerbaar Tijdsgebonden

Methodes Checklist Deadlines

Grotere verhaal Luisteren Onderverdelen Multitasking? Afwisselen

136

cr eati vi tei t

Wie Wat Waar Wanneer Waarom Hoe

Helpen Aanmoedigen Overleg

Laten gaan Zonder angst Verwachtingen overtreffen Limieten overstijgen Vertouwen

Keuzes Beslissingen Groot Klein Minder rommelig Vetragen om te versnellen Pauzes

Herman Van Rompuy

’

Voor de vergaderingen zijn we met 27 staatshoofden en voor zo’n vergadering werk ik met een draaiboek. Welk punt gaan we eerst behandelen? Wat voor de lunch, wat na de lunch? Hoe gaan we de tijd indelen? Ik geef dan een paar richtlijnen hoe ik denk dat dat het beste verloopt en er is iemand die dat draaiboek uitschrijft. Anders kun je met 27 mensen geen goede vergadering hebben. Je hebt dus effectief maar een beperkte tijd.

Hans Bourlon

’

Gert en ik houden niet van lang en veel vergaderen. Ik zou dat het liefst staand doen. Ik vind dat je een vergadering moet splitsen in twee delen. Dat is één: snel to the point komen, en twee: voldoende tijd nemen voor ‘social talk’. Bij voorkeur moet je de twee niet te veel vermengen, maar ze mogen op zijn minst even lang duren. Ellenlange vergaderingen zijn aan ons niet besteed. Ik ben voorstander van een soepele organisatie met enkele sterke leiders die keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen. Een te grote democratie, zeker als je van een wit blad start, kan eindigen in ellenlange discussies met een slecht resultaat.

137

Inge Vervotte

’

Tijdens vergaderingen moet je je prioriteiten stellen en die worden vooraf duidelijk afgebakend. Meestal heb ik met de mensen die ik zie ook regelmatig contact. Ik ontmoet hen dan bijvoorbeeld een keer in de maand en dan is de agendabepaling heel strikt: wat moet met voorrang aangepakt en besproken worden?

Anders vergaderen Je herkent misschien het volgende tafereel: de wekelijkse bespreking op maandagochtend vindt al vijf jaar om negen uur plaats. Er wordt sinds een jaar of twee geen agenda meer opgemaakt, ‘want we kunnen de onderwerpen inmiddels dromen’. Notuleren hoeft ook niet, ‘want iedereen heeft toch pen en papier bij zich’ en de nieuwe medewerkers ‘mogen er gerust een keer bij komen zitten’. Een jaar later zitten ze er nog steeds. Het doel van de vergadering is niet altijd even duidelijk, maar iedereen probeert toch iets zinvols in te brengen. Jammer genoeg is dit nog dagelijkse realiteit in veel bedrijven. Inefficiënt vergaderen blijkt dan ook een grote bron van ergernis te zijn. Heel wat werknemers in het bedrijfsleven klagen bovendien over het toenemende aantal interne en externe vergaderingen. Onnodige en onproductieve vergaderingen kosten managers volgens verschillende studies ongeveer 10 procent van hun tijd of zo’n 24 werkdagen per jaar. 29

Willem Middelkoop

’

De meeste vergaderingen gaan echt te traag voor mij en er wordt vaak door elkaar heen gepraat. Maar nu heb ik samen met twee partners een beleggingsfonds en in anderhalf jaar tijd zijn we gegroeid van 3 naar 20 miljoen euro. We zijn nu stilaan een echt bedrijf. We hebben op dit ogenblik echter geen kantoor en geen personeel. Maar we hebben wel afgesproken om twee keer per maand bij elkaar te komen om de lopende zaken door te praten. We hebben dan een agenda met een aantal punten waar we even door moeten lopen en dat proberen we binnen een uur te doen. Dat is op zich ook de enige vergadering die ik heb. Niet te veel vastleggen, niet te veel opschrijven, niet te veel documenteren, dat kost allemaal veel te veel tijd.

138

cr eati vi tei t

Het rekruteringsbureau Robert Half ondervroeg bijna 5700 mensen uit twintig landen over vergaderen. De bevindingen van het onderzoek liggen in lijn met de verwachtingen. Vergaderingen mislukken vooral omdat we nodeloos afwijken van het onderwerp, omdat er mensen bijzitten die niets met de bespreking te maken hebben of door een slechte voorbereiding. Bijna de helft van de Belgen zegt minstens een op de drie vergaderingen nutteloos te vinden. Vergaderitis is dus een bijzonder tijdrovende ziekte in de Belgische bedrijfswereld, maar het kan blijkbaar nog slechter. De kampioenen in het nutteloos vergaderen zijn namelijk de Italianen en de Zwitsers. De Luxemburgers scoren dan weer het best in Europees verband.30 Een trend van de laatste jaren is het combineren van vergaderen met een andere activiteit. Golfen kennen we natuurlijk al langer, maar dit was tot voor kort alleen weggelegd voor medewerkers met de betere leaseauto. Tegenwoordig mogen ook de mindere goden al eens een balletje slaan. Samen gaan fietsen is tegenwoordig ook in.

Christian Van Thillo

’

Wij vergaderen altijd met agenda’s, altijd met notulen van onze vergaderingen en we proberen goed voorbereid te zijn. Het is niet dat we aan een vergaderziekte lijden, maar er zijn wel heel wat verschillende bedrijven in onze groep. Brainstorming, budgetten, businessplannen enzovoort verlopen allemaal strikt volgens de agenda. Het grootste probleem is dat, als je eenmaal aan het vergaderen bent, je soms de neiging hebt om af te wijken van de agenda.

139

Jacques Rogge

’

Als je je gedachten niet op een A4’tje kunt zetten, dan zijn je gedachten niet klaar. Die A4’tjes worden een dag van tevoren door mijn kabinet bestudeerd. Mijn medewerkers noteren bepaalde opmerkingen en ik bekijk dat ’s avonds. Omdat de vergadering voor de volgende dag goed is voorbereid, kunnen we efficiënt vergaderen, want ik heb de kern van het probleem al goed bekeken, zo niet definitief opgelost.

Een andere trend is topless vergaderen. Voor je begint te steigeren, dit betekent concreet vergaderen zonder laptops, blackberries en andere mobiele apparatuur. Het hoeft niet te verbazen dat het elektronicabedrijf Apple een grote voorstander is. Apple betaalt zijn zes non-executive directors, waaronder voormalig Amerikaans vicepresident Al Gore, immers meer dan 126.000 dollar per meeting.31 Ten slotte kan de trend van staand vergaderen substantieel bijdragen tot de oplossing van het vergaderprobleem. Het Nederlandse onderzoeksbureau TNO heeft berekend dat staand vergaderen een potentiĂŤle kostenbesparing van 10 miljard euro kan opleveren. Nu is Nederland weliswaar het vergaderland bij uitstek, maar het blijft een indrukwekkend cijfer. Door staand te vergaderen kan een vergadering met dezelfde kwaliteit en dezelfde resultaten namelijk een derde korter worden.32 Als je de volgende keer weer in een nutteloze vergadering terechtkomt, probeer je je dan vooral niet te ergeren aan mensen die zichzelf graag horen praten, negeer de mobiele telefoons en let niet op de mensen die te laat komen of in slaap dreigen te vallen. Kaart het probleem aan of probeer zo snel mogelijk de vergadering te verlaten. Hiernaast vind je een aantal creatieve tools om eďŹƒciĂŤnter met je tijd om te gaan.

140

cr eati vi tei t

Inbox2 www.inbox2.com

Dankzij die toepassing heb je nog maar één applicatie nodig voor al je bestaande e-mail en social network accounts. Inbox2 verzamelt al je berichten, attachments, links en contacten van je bestaande e-mail en social networks accounts op één locatie. Met die applicatie kun je je berichten lezen, beantwoorden, zoeken en beheren. Die tool ondersteunt Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook, Microsoft Exchange, AOL, IMAP/POP3, Facebook, Linkedin, Yammer, Twitter en Hyves.33

Plannen met Doodle www.doodle.com

Een datum afspreken voor een vergadering, een barbecue of een avondje uit met al je vrienden is niet altijd eenvoudig. Het kost vaak veel uren telefoneren of over en weer mailen tot je een datum hebt gevonden waarop iedereen beschikbaar is. Doodle geeft je de mogelijkheid een poll te organiseren of data te suggereren op een kalender. De verschillende voorstellen stuur je dan door naar je vrienden of collega’s, waarna zij kunnen aanduiden welke activiteit hun voorkeur heeft en op welke data ze vrij zijn.34

Minder typen: Texter http://texter.en.softonic.com

Texter is een eenvoudige applicatie om snel en efficiënt standaardteksten in te voegen binnen de verschillende Windowsapplicaties zoals Outlook, Word, Internet Explorer enzovoort. Je kiest een bepaalde toetsencombinatie en de tekst rolt er vanzelf uit.

141

Rescuetime www.rescuetime.com

Als je op langere termijn een beter inzicht in je tijdsbesteding wilt krijgen, is RescueTime misschien iets voor jou. Het gratis programma scant namelijk welke taken je aan de computer uitvoert. Bovendien is er ook de mogelijkheid om andere soorten taken in te voeren, zoals tuinieren of lezen. Per half uur zendt het programma de gegevens naar de website, zodat je een tijdoverzicht te zien krijgt. Indien gewenst, krijg je op regelmatige tijdstippen een mail met je persoonlijke tijdsbesteding.

Evernote www.evernote.com

Alles overal bij de hand? Het kan tegenwoordig met de vernieuwde Evernote. Met dit gratis programma importeer je webpagina’s, geschreven notities, visitekaartjes, foto’s of mails in een handomdraai. Via een krachtige zoekfunctie vind je alles snel terug op je computer of mobiele telefoon. Bovendien kun je de verschillende functies makkelijk integreren in MS Outlook of je internetbrowser. Zowel de Windowsversie als de Macuitvoering werken prima en je kunt de software voor mobiele toestellen, zoals de iPad, gratis downloaden.

142

cr eati vi tei t

Sofie is 28 jaar en werkt als preventieadviseur in een chemisch bedrijf. In een dergelijke onderneming zijn er uiteraard talloze wetten en voorschriften met betrekking tot de veiligheid van de werknemers. Dit zorgt ervoor dat Sofie bijna letterlijk bedolven wordt onder documenten en aanvragen van verschillende aard. Omdat het lokale opslagsysteem niet in elk geval een oplossing kan bieden – en dus een grote tijdverslinder is – stapte Sofie over naar Evernote. Ze bespaart hiermee ongeveer 15 procent van haar tijd.’

143

CREATIVITEIT

Toolbox

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.co www.WinTijd.com m.

Maak je eigen mindmap35 1 Zet centraal in de mindmap: ‘Mijn huidige baan & tijdwinst’. 2 De belangrijkste thema’s van het onderwerp vertakken zich vanuit dit centrale punt. 3 Thema’s van ondergeschikt belang vormen de bladeren aan weer een volgende generatie vertakkingen. Hieruit kunnen weer nieuwe vertakkingen voortkomen enzovoort. Noteer een aantal termen die je associeert met ‘mijn huidige baan’. Zet nu de woorden ‘mijn huidige baan’ centraal op het blad en teken van daaruit lijntjes (als takken aan een boom). Op ieder lijntje vul je een van de woorden in die je associeert met ‘mijn huidige baan’ en je herhaalt dit proces.

Willem Middelkoop

’

Je kunt al je tijd steken in een klein winkeltje, maar het is veel slimmer al je tijd te steken in een klein winkeltje dat heel groot kan worden. Een voorbeeld is de verkoop van goud en zilver op het internet. Er was niemand die dat deed. Wij hebben in een namiddag een webshop ontwikkeld en we hebben het eerste jaar 19 miljoen euro omzet gedraaid.

144

cr eati vi tei t

5

Samenvatting

C c r e at i v it e i t

‘Tijdsbeheer’ en ‘creativiteit’ gaan, in tegenstelling tot wat velen denken, hand in hand. Hoe meer je de lastige taken kunt comprimeren, hoe meer tijd je hebt om creatief bezig te zijn. Bovendien verandert de wereld constant, dus ligt het voor de hand dat we creatief met onze doelen, rollen en de omgeving zullen moeten omspringen. Technieken zoals mindmapping verplichten ons om eens op een andere manier naar onze tijdsbesteding te kijken. Het levert gegarandeerd nieuwe inzichten op die best de moeite waard kunnen zijn. Elke dag verschijnen er op het internet nieuwe applicaties om de zaken efficiënter aan te pakken. Aan jou de keuze welke toepassingen je de moeite waard vindt.

145

Christian Van Thillo

 

is een Belgische ondernemer. Hij staat aan de leiding van De Persgroep, een van de machtigste mediaconcerns in Vlaanderen, die in handen is van de familie Van Thillo. Hij studeerde rechten aan de Katholieke Universiteit Leuven en volgde een opleiding MBA aan de Duke University. De Persgroep is eigenaar van verschillende Belgische en Nederlandse kranten, magazines, radio- en televisiezenders en drukkerijen. Ook bezit het bedrijf 50 procent van de aandelen in de Vlaamse Media Maatschappij.

146

Tip Iets waar ik heel sterk in geloof, is dat (time)management in grote mate, en zeker in onze sector, met creativiteit te maken heeft. Mensen motiveren om ideeën te ontwikkelen en om met voorstellen te komen, dat helpt je vooruit. Je hebt pas succes wanneer creativiteit en discipline hand in hand gaan. Hoe contradictorisch het ook mag lijken, dat vind ik de sleutel tot succes in een organisatie. Creativiteit en discipline. Agenda Ik heb het geluk om met een chauffeur te kunnen werken die intussen al veertien jaar voor mij rijdt. Wij rijden 70 à 80.000 kilometer per jaar. Ik heb vrij vaste agenda’s voor de kantoren in Kobbegem, Vilvoorde, Amsterdam en Rotterdam en ik vertrek altijd rond acht uur, tenzij ik naar Nederland ga, dan vertrek ik om zes uur. Dan begin ik onmiddellijk te werken. Ik neem de kranten en mijn post door. Ik heb een systeem in mijn auto: een in- en uitbakje dat naar het secretariaat gebracht moet worden en weer terugkomt. Wanneer ik dan op kantoor aankom, heb ik al veel rompslomp en papierwerk afgewerkt. Dan zijn er meestal vergaderingen ingepland. Alles is van tevoren gepland en ik volg die planning ook. Meestal ken ik mijn planning nog voor de week start. Ik ben geen manager die de hele tijd zijn bedrijf vertegenwoordigt, zelfs het liefst zo weinig mogelijk. Gaan spreken doe ik alleen als het zakelijk belangrijk is. Ik ben trouwens geen workaholic: ik start om acht uur en ’s avonds om acht uur stop ik ermee. Tijdwinst Ik zeg altijd dat Media in de allereerste plaats een vak is en dan pas een business. Wanneer het businessgedeelte belangrijker wordt, mis je soms gewoon de losse babbel over het vak. Hoe goed zijn onze kranten? Hoe goed zijn onze radio’s? Hoe goed zijn onze televisiezenders? Ik zou daar meer tijd in willen steken. Privé zou ik meer reizen, meer aan sport doen en meer tijd voor de familie maken.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

147

Joop van den Ende is een Nederlands mediamagnaat op het gebied van televisie en musical. In 1999 nam zijn gezondheid af. Hij besloot daarom in 2000 uit Endemol (dat inmiddels is gekocht door het Spaanse Telefonica) te stappen. Hij verkocht zijn belang van 26 procent, werd miljardair en richtte zich voortaan volledig op het produceren van grote musicals in Nederland, Duitsland, Spanje, Engeland, Frankrijk, Rusland en de Verenigde Staten. Met zijn bedrijf Joop van den Ende Theaterproducties produceerde hij onder meer de musicals The Lion King, Tarzan en Evita. Joop van den Ende was zo vriendelijk om zijn eigenzinnige visie op timemanagement op papier te zetten.

148

Timemanagement? Het heeft niet heel veel zin om met mij te praten over timemanagement, tenminste als je daarbij denkt aan methoden en trucs om iemand zijn tijd beter te laten indelen. Ik ben cultureel ondernemer en dat betekent dat ik elke dag een aantal nieuwe ideeën bedenk en ook de beslissingen neem hoe, en met wie ik die wil gaan realiseren. Het doel is voor mij altijd belangrijker dan de tijd die het kost om het te bereiken. Voor mij geldt dat tijd zich moet voegen naar wat ik voor ogen heb. In mijn vak van theater- en televisieproducent is creativiteit iets dat je moet beschermen en koesteren. Je kunt niet van te voren bepalen hoeveel uur een creatief proces mag duren. In veel horecaondernemingen krijg je tegenwoordig een biertje uit een tap die wordt aangestuurd door een computer. Daardoor wordt exact de voorgeschreven hoeveelheid bier in het glas geschonken. Geen druppel te veel. Want ze hebben berekend dat ze op die manier op jaarbasis heel veel geld kunnen besparen. Dat zal zeker het geval zijn en ik ben de laatste om te ontkennen dat winstoptimalisatie belangrijk is. Maar je hebt ook de cafés nodig waar een geweldige sfeer hangt, mee omdat de barkeeper zijn biertjes nog met de vrije hand tapt. Al wordt er dan wat bier verspild. Toen we voorjaar 2009 de musical Sister Act met co-producent Whoopi Goldberg in het Palladium Theatre in Londen creëerden, namen we de tijd die nodig was om te bereiken wat ons voor ogen stond. Het was wel zo dat de premièredatum vaststond en overal was gecommuniceerd. Wij werkten dus met strakke repetitieschema’s en moesten binnen die periode tot aan de première resultaten zien te boeken. Toch heb ik ook toen, in het belang van het creatieve proces, continu de vrijheid willen houden om soms heel belangrijke zakelijke besprekingen af te zeggen, zodat een extra repetitie kon worden ingelast. Het creatieve proces laat zich nu eenmaal niet

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

149

dwingen. Voor mijzelf is timemanagement geen issue. Ik ben daar niet mee bezig en wil daar geen tijd aan besteden. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat ik de juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk te kunnen werken. Dat begint met een goede persoonlijk assistente die maanden van tevoren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vastleggen. Zij weet welke verzoeken zij voorrang moet geven en hoeveel uitloop besprekingen met bepaalde personen kunnen hebben.

Als ik er zo over nadenk, is dit eigenlijk ook wel een vorm van timemanagement: het zo organiseren dat ik me niet over de datum en lengte van een afspraak hoef te bekommeren, maar mij volledig kan concentreren op creatieve en zakelijke processen.

150

151

Epiloog Global Speeding? Volgens een aantal recente onderzoeken heeft 65 procent van de mensen het altijd of regelmatig te druk. Beterschap is blijkbaar niet in zicht, want slechts 20 procent denkt dat het in de toekomst minder druk zal worden. We kunnen het natuurlijk niet ontkennen, we zitten in een spiraal van collectieve haast en spoed. Dankzij e-mail, de smartphone en de laptop – al dan niet een vergiftigd geschenk van de baas – is iedereen tegenwoordig overal en altijd bereikbaar. Vragen van klanten behandel je bij voorkeur binnen de twee uur en heel wat werknemers voelen zich dan ook verplicht om ‘s avonds nog enkele zaken af te werken. Global Speeding doet de wereld kennelijk steeds sneller draaien en we kunnen op het eerste gezicht niet anders dan steeds harder lopen om het tempo te kunnen blijven volgen. Toch willen we, paradoxaal genoeg, ook in onze vrije tijd alsmaar meer doen en beleven. Zo hollen we bijvoorbeeld met zijn allen van het ene evenement naar het andere. De oververzadigde markt van de zomerfestivals is daar het levende bewijs van. Te druk, zei je? Om te ontsnappen aan al die drukte, trekken we de eerstvolgende vakantie weer massaal naar verre oorden. Na een vliegreis van een halve dag hebben we natuurlijk niet de tijd om bij te komen van de jetlag, want ‘er is van alles te doen en we zijn maar een paar dagen hier’. Vulkanen beklimmen, tempels bezichtigen, musea afschuimen … het zal wellicht nog druk worden. Speelt het fenomeen van Global Speeding ook op een doordeweekse avond? Blijkbaar niet, want volgens verschillende studies kijkt de Europeaan gemiddeld drie uur tv per dag. Mochten we alleen al die activiteit schrappen, dan winnen we meer dan 45 volledige dagen per jaar. Nu ik hierbij stilsta, had ik er misschien een hoofdstuk aan kunnen wijden. Als laatste letter van de EFFECT-methode: de T van Televisie. Toch maar niet, de Toolboxen zijn veel te belangrijk.

152

ep i loog

In vergelijking met vroeger hebben we veel meer vrije tijd, alleen we merken daar met zijn allen zo weinig van. Global Speeding is in bepaalde opzichten een probleem, maar je kunt het ook anders bekijken. Uiteindelijk zit jij aan het stuur en bepaal jij het tempo. Misschien moeten de onderzoekers daar eens induiken.

153

Dankwoord Herman Van Rompuy, ik zal nooit de verwonderde gezichten vergeten van de twintigkoppige delegatie van het Georgische parlement, twee cameraploegen incluis, die aan het wachten waren tot ons gesprek was afgerond. Bedankt voor uw tijd. Joop van den Ende, ik heb lang moeten aandringen, maar het was de moeite waard: u had zonder enige twijfel de meest originele inbreng, waarvoor dank. Jacques Rogge, hartelijk dank om net na de spelen in Vancouver, toch nog even de tijd te nemen om me te woord te staan. Inge Vervotte, bedankt voor het leuke gesprek en om uw schema nog op het laatste moment om te gooien, zodat ik geen uur moest wachten. Christian Van Thillo, bedankt voor uw efficiënte input, u bent gewoon in de wieg gelegd voor timemanagement. Goedele Liekens, dank voor het charmante gezelschap en de onomfloerste inbreng. Hans Bourlon, bedankt voor het boeiende gesprek en de vele contacten. Het is mooi om te zien dat u bescheiden bent gebleven, ondanks het aanhoudende succes van Studio 100. Geert Noels, dank voor uw sportieve en boeiende bijdrage. Volgende keer spreken wel elkaar op de fiets of in een fitnessclub. Christine Van Broeckhoven, dank voor de uitvoerige uiteenzetting en het leuke gesprek. Nog veel succes met uw onderzoek.

155

Willem Middelkoop, dank voor het delen van een boeiende levensfilosofie. Goud verkopen via het internet, je moet er maar opkomen. Uiteraard wil ik ook graag alle personal assistants, secretaresses, woordvoerders en andere medewerkers bedanken om de afspraken mogelijk te maken. Maarten Van Steenbergen en Katelijne De Man, jullie hebben dit boek zonder enige twijfel naar een hoger niveau getild. Ook dank aan alle andere medewerkers van Lannoo. Geert Wellens, dank voor je vroegtijdige interesse. Dit boek had het zonlicht nog lang niet gezien, maar jij stond vanaf dag één achter het concept. Ignace Glorieux, dank voor je onderzoek en ondersteuning. Evy, Mich, Liesbet, Hilde, Raf, Koen en Jan, bedankt voor het meedenken en het corrigeren! Zonder jullie input had dit boek er helemaal anders uitgezien. Tanguy, bedankt voor het uittypen van de interviews. Voor ondergetekende zou dit een helse job zijn geweest. Manuela, bedankt voor dit constructieve voorstel. Aan iedereen die ik ben vergeten, hartelijk dank! Tim Christiaens

156

dankwoor d

158

op z oek naar de es s enti e

Noten 1 Van Rompuy, H. (2009), online geraadpleegd: http://www.hermanvanrompuy.be/haiku/2009/04/index.html, 24/04/2009, met toestemming van de auteur. 2 Claessens J.C.B., ‘Het effect van timemanagement training: wetenschappelijke studies beschouwd’, online geraadpleegd: www.timetraining.nl. 3 Vermeiren, J., Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007 (p. 14). 4 ‘Jongeren willen partner, huis en kind’, Het Nieuwsblad 25/10/2010. 5 Claessens J.C.B., ‘Timemanagement gedragingen in verschillende culturen’, online geraadpleegd: www.timetraining.nl. 6 Zeller D. (2009), Timemanagement for dummies, Pearson Education Benelux. Amsterdam, 2009 (p. 259-304). 7 ‘Flexibele werktijden goed voor de mens’, Nu.nl, 19/02/2010. 8 ‘“Zelfroosteren” komt langzaam op gang’, Nu.nl, 12/02/2010. 9 ‘Flexibele werktijden populair’, Nu.nl, 26/11/09. 10 ‘Werknemers presteren steeds meer flexibele werkuren maar hebben daarom niet minder stress’, persbericht Robert Half, maart 2009. 11 Glorieux, I. e.a., De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006 (p. 57).

159

12 ‘Hardwerkende Vlaming is eigenlijk een mythe’, De Standaard, 14/12/2007. 13 ‘Waalse werkweek korter dan Vlaamse’, De Standaard, 14/12/2007. 14 ‘Belgische werknemer vindt zichzelf productief’, onderzoek van SD WORX, 2006, online geraadpleegd: http://www.sd.be. 15 ‘België is op twee na productiefste land ter wereld’, Express.be, 20/01/2010. 16 Glorieux, I. e.a., De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006 (p. 75-76). 17 Glorieux, I. e.a., De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006 (p. 75-76). 18 Zeller D. (2009), Timemanagement for dummies, Pearson Education Benelux. Amsterdam, 2009 (p. 39-40). 19 ‘Mensen kijken wereldwijd meer televisie’, De Standaard, 18/03/2010. 20 ‘Tv kan uw gezondheid ernstig schaden’, Het Nieuwsblad, 13/01/2010. 21 Timemanagement, Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding, Training en opleiding. 22 Koch R., Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007. 23 Koch R., Het 80/20 principe, Academic Service. Den Haag, 2007 (p. 74). 24 Manager op zakenreis verliest veel tijd, Onderzoek Easynet, 13/01/2009, online geraadpleegd op: http://www.easynet.com. 25 Allen, D., Getting Things Done: Prettig en efficiënt werken zonder stress. Den Haag, 2008 (p. 32).

160

noten

26 Claessens J.C.B., ‘Creativiteit en timemanagement: tegenpolen of juist niet?’ online geraadpleegd: http//:www.timetraining.nl. 27 Seiwert L., Timemanagement. Deltas, 2008. 28 Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/ mindmappen.php. 29 ‘Vergaderen, hoe moet dat ook al weer?’, 25/05/2007, online geraadpleegd: Managementsite.nl. 30 ‘1 op 3 vergaderingen nutteloos’, Persbericht Robert Half, 03/05/2010, online geraadpleegd: http://www.roberthalf.be. 31 ‘In Silicon Valley wordt topless vergaderd’, De Standaard, 03/04/2008. 32 ‘85% van medewerkers wil een zit-sta vergadertafel’, persbericht TNO, online geraadpleegd: www.tno.nl. 33 Online geraadpleegd: http://www.frankwatching.com. 34 Online geraadpleegd: http://www.clickx.be. 35 Symboi 6, ‘Mindmappen’, online geraadpleegd: http://www.symbio6.nl/ mindmappen.php.

161

L

I

162

T

E

op z oek naar de es s enti e

R

A

T

U

U

R

Literatuur Allen, D. Getting Things Done: Prettig en efficiÍnt werken zonder stress. Den Haag, 2008. Claessens, B.J.C. Perceived Control of Time: Timemanagement and Personal Effectiveness at Work. Eindhoven, 2004. Covey, S.R. De zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Business Contact. Amsterdam, 2004. Glorieux, I. e.a. De 24 uur van Vlaanderen, Lannoocampus. Leuven, 2006. Green, P. & Skinner, D. Does timemanagement work? An evaluation. Leeds, 2005. Koch, R. (2007). Het 80/20 principe. Academic Service. Den Haag, 2007. Seiwert, L. (2008). Timemanagement. Deltas. Vermeiren, J. Let’s Connect. Pearson Education. Amsterdam, 2007. Witjas, R. (2009). De tijd van je leven. Thema. Zaltbommel, 2009. www.wikipedia.com. Zeller, D. (2009). Timemanagement for dummies. Addison Wesley. Wassenaar, A. Slimmer werken vanaf nu! A.W. Bruna, Utrecht, 2009.

163

164

op z oek naar de es s enti e

Over de auteur Tim Christiaens (°1976) is de oprichter van de Time Management Company. Hij is een expert in timemanagement en coacht medewerkers in tijdsbeheer. Daarnaast geeft hij regelmatig in binnen- en buitenland geanimeerde presentaties over dit onderwerp. Elke twee weken schrijft hij een tip voor het economische blad Trends. Als econoom studeerde Tim aan de Vlerick Management School. Hij werkte gedurende acht jaar voor verschillende multinationals zoals PďŹ zer, Xerox, JST en Lifeclinic Europe. Tim woont in Antwerpen, heeft twee kinderen en is een fervent reiziger.

165

www.lannoo.com Registreer u op onze website en we sturen u regelmatig een nieuwsbrief met informatie over nieuwe boeken en met interessante, exclusieve aanbiedingen. Copyright Foto’s: W. Milldelkoop en Ch. Van Thillo: Belga Pictures J. Rogge: IOC G. Liekens: VTM H. Van Rompuy: The Council of the European Union Omslagontwerp: Studio Lannoo Vormgeving: Pieter Willems (www.pjotr.be) © Uitgeverij Lannoo nv, Tielt en Tim Christiaens, 2011 D/2011/45/234 – NUR 770 / 801 ISBN: 978 90 209 9597 8 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Vragen, opmerkingen, suggesties? Surf naar www.WinTijd.com en download gratis alle interviews, werkbladen en tips om efficiĂŤnter te e-mailen.