win tijd op jouw manier interviews

Win tijd op jouw manier I

N Tim Christiaens

T

E

R

V

I

E

W

S

→

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Ik ben niet de man die in zeven raden van bestuur zit, bovendien ook nog gemeenteraadslid is en die dan ook nog een uitgebreid sociaal leven heeft.

Door het aantal mandaten en functies te beperken, is het veel gemakkelijker om het allemaal te beheren. Ik heb geen behoefte om heel veel dingen tegelijkertijd te doen. Ik heb wel behoefte om een aantal activiteiten te kunnen behouden en daardoor beperk ik dus een aantal andere. Ik heb nu één taak als voorzitter van de Europese Raad en ik heb daarnaast geen enkele andere functie. Mijn timemanagement bestaat erin me te focussen op een of twee kernactiviteiten.

Herman Van Rompuy is een Belgisch politicus van de christendemocratische partij cd&v.

Tussen 30 december 2008 en 25 november 2009 was hij eerste minister van België. Op 19 november 2009 werd hij verkozen tot de eerste permanente voorzitter van de Europese Raad, informeel ook wel president van Europa genoemd. Zijn ambtstermijn ving aan op 1 januari 2010. Enkele maanden na zijn aanstelling had ik het genoegen Herman Van Rompuy te ontmoeten.

4

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Mijn carrière is nooit gepland geweest. Dat is mij allemaal overkomen. In een bepaalde activiteit heb je natuurlijk doelstellingen. Die moet je niet zien op een te lange termijn, want daar komen zoveel onverwachte factoren tussendoor. Als voorzitter van de Europese Raad heb ik voor mezelf een taakstelling voor de volgende zes maanden en daarna moeten we weer uitkijken wat de rest kan brengen. Ik ga dus helemaal niet systematisch te werk. Voor een korte periode tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.

In mijn geval wil ik proberen de economische strategie voor de Unie op poten te zetten. Tegelijkertijd moeten we daar eerlijk in zijn en moet je bekijken welke rol je daarin kunt spelen. In het politieke leven is er het inhoudelijke, maar ook het lijfsbehoud. Het overleven in een heel competitieve wereld.

Mijn functie moet ervoor zorgen dat er meer continuïteit is.

In uw boek De binnenkant op een kier schrijft u dat ook: ‘Ik heb constant het gevoel dat ik tijd te weinig heb, want ik wil nog van alles doen.’ Hoe stelt u uw prioriteiten?

Dat tijd een schaars goed is, is een heel wijdverspreid gevoel. Mijn voornaamste methode is het voor ogen houden van een aantal doelstellingen wat betreft persoon en gezin, zodanig dat ik toch nog wat tijd heb om mij met andere dingen bezig te houden. Ik ben geen activist, ik ben eerder nieuwsgierig. Je hebt mensen die altijd dingen willen doen. Ik heb meer

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

belangstellingen. Iemand die heel veel belangstellingen heeft, ziet veel dingen die hij moet zien, en leest en bespreekt veel. Hij weet dat hij in zijn mogelijkheden – en niet alleen in de mogelijkheden van de tijd – beperkt is. Nu kun je daar natuurlijk heel gefrustreerd op reageren en je dat aantrekken.

Maar dat is niet mijn natuur. Ik maak die vaststelling. Ik vind dat jammer, maar dan is het zo.

Daarnaast is er een ander tijdsgevoel waarvan ik denk dat het van een andere orde is: het leven is namelijk te kort. Ik heb statistisch nog twintig jaar te leven. Hoe ga ik die twintig jaar nuttig besteden? Maar ook dat moet je dan weer met een grote nuchterheid bekijken, want het is geen rationeel proces.

Plant u uw werk volledig zelf?

Jazeker. Er zijn natuurlijk een aantal verplichtingen waar ik niet onderuit kan komen. Maar er zijn heel veel dingen bij die ik schrap.

Toen ik in de Belgische politiek zat, kon ik elke dag naar een vergadering gaan. Je kunt elke dag gaan spreken. Je kunt zoals sommigen naar 37 nieuwjaarsrecepties gaan. Ik heb dat allemaal niet gedaan of slechts in heel beperkte mate. In die zin ben ik geprivilegieerd geweest omdat ik dat blijkbaar niet hoefde te doen om vooruit te komen in het leven. Het is het beste bewijs dat je dat niet altijd hoeft te doen. Of dat slim is, is een andere zaak.

Ook daar heb ik mijn natuur gevolgd. Vaak zeggen mensen: je hebt dat allemaal goed bekeken. Ja, achteraf gezien, als je het resultaat ziet. Eigenlijk is dat allemaal veel minder bewust dan velen denken. Volg je karakter, volg je natuur. Dat geeft dan wel automatisch bepaalde resultaten. Je krijgt de indruk dat het allemaal gepland is, maar eigenlijk kun je niet anders. Ik ben bijna altijd meester van mijn tijd gebleven en als het niet zo was, dan was het mijn eigen schuld. Dan ben ik toch ingegaan op uitnodigingen of verzoeken waar ik evengoed ‘nee’ op had kunnen zeggen. Dat is zelfs mogelijk in mijn huidige functie. Als ik eerste minister was, dan was het op dat vlak natuurlijk een hoogtepunt omdat je daar vaste momenten in de week hebt waar je niet kunt aan ontsnappen. Maar in ieder beroep heb je verplichtingen. Zo moet je in bepaalde functies om acht uur op je werk zijn en niet om negen uur, zo simpel is het.

6

in terv iew he r ma n va n rompu y

Hoe zit het met de balans tussen uw gezinsleven en uw professionele leven?

In dit soort functies is dat minder gemakkelijk. Ik ben natuurlijk niet om vijf uur thuis. Ik heb dat nooit gedaan. Mijn vier kinderen zijn inmiddels het huis uit. Dat geeft al wat meer vrijheid. Mijn vrouw heeft haar eigen activiteiten.

Zij heeft dus ook haar eigen agenda, maar we proberen een aantal dingen samen te doen. Ik probeer de weekends zoveel mogelijk vrij te houden. Er zijn altijd wel een of twee activiteiten, maar die doen we vaak samen. De zondagen zijn praktisch altijd vrij. Ik neem ook ongeveer zeven weken vakantie per jaar. In alle mogelijke functies die ik gedaan heb, was dat zo. We gaan op skivakantie. We gaan een week weg met Pasen en vier weken in de grote vakantie. In de novembervakantie neem ik nog een week. In de kerstvakantie hetzelfde. Anders is dat niet meer combineerbaar met je gezinsleven, maar ook niet met je innerlijk evenwicht. Zo zijn mijn kleinkinderen in de kerstvakantie een aantal dagen bij ons geweest en op dat moment zijn we bijna de hele tijd met hen bezig. Maar ’s avonds werk ik wel, natuurlijk.

Het verloop van de dag kent best wel een hoog tempo. Als ik mijn dag vandaag doorneem, zullen sommigen misschien zeggen: ‘Hoe doe je dat?’

Dadelijk komt de voorzitter van het Georgische parlement. Dan is er een opname van de RTBF. Daarna is er een overhandiging van een welkomstgeschenk, maar ik weet nog niet aan wie. Rond de middag komt de voorzitter van het Europees Parlement, de heer Buzek. Om half vier komt onze permanente vertegenwoordiger bij de EU, de heer De Ruyt. Om 17 uur is er een receptie voor het personeel. Om half negen is er nog een diner bij de Amerikaanse ambassadeur. De dag zal wel eindigen rond twaalf uur, en morgen vertrek ik naar Praag.

Hoe gaat u om met onverwachte situaties?

In onverwachte situaties moet je de agenda wijzigen maar ik tracht dat zo weinig mogelijk te doen. Omdat al die mensen die je wilt ontvangen, zeker in een bepaalde functie, daarnaar uitgekeken hebben. Die hebben zich daar ook een idee van gevormd. Dan mag je alleen maar in noodgevallen zeggen dat het niet door kan gaan. Ik vind dat dit een minimum van respect is voor diegene die je ontvangt. Nood breekt wet natuurlijk, daar is niets aan te doen.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

U bent vaak onderweg, hoe organiseert u dat?

Op den duur ben ik zelf de draad kwijt. Ik was gisteren in Luxemburg. We waren eergisteren in Polen en morgen in Tsjechië. Stel je daar ook niet te veel van voor. Dit is allemaal minder spectaculair dan je denkt. Het is allemaal op voorhand georganiseerd. Men rijdt tot aan het trapje van het vliegtuig en ik stap in de auto. Die rijdt met mij tot aan de bestemming, ik stap uit en daar word ik weer opgevangen. Ik heb dus met die reizen geen enkele materiële zorg. Het is alsof je een bus neemt. Het enige wat je natuurlijk wel moet doen, is al die gesprekken voorbereiden. In elk van die landen is er bovendien een persconferentie voorzien. Er staat altijd een massa pers. Die moeten dus wel een bepaald beeld, een bepaalde boodschap krijgen. Je moet dat dus op een serieuze manier voorbereiden.

Hoe leidt u de vergaderingen met de staatshoofden?

We zijn met 27 staatshoofden en voor zo’n vergadering werk ik met een draaiboek. Welk punt gaan we eerst behandelen? Wat voor de lunch, wat na de lunch? Hoe gaan we de tijd indelen? Ik geef dan een paar richtlijnen hoe ik denk dat dat het beste verloopt en er is iemand die dat draaiboek uitschrijft. Anders kun je met 27 mensen geen goede vergadering hebben. Je hebt dus effectief maar een beperkte tijd en je hebt maar één, twee of drie heel belangrijke punten. Je kunt dat niet improviserend doen.

Iedereen is trouwens goed voorbereid. Ze weten wat ik ga voorstellen, hun raadgevers zijn daarvoor al twee keer bijeen geweest. Ze staan dus niet voor verrassingen. Dat mag ook niet, anders kun je niet productief vergaderen.

Er worden amendementen geformuleerd zodanig dat men al heel ver gevorderd is voordat de vergadering begint. Ze moeten zich ook voorbereiden, want elk heeft maar twee of drie minuten spreektijd voor een onderwerp als economische strategie of monitoring klimaat. Een discussie in de vergadering is dus amper mogelijk. Natuurlijk kan het dus best zijn dat er, ondanks alle goede voorbereidingen, meningsverschillen zijn. Dan moeten we op de een of andere manier aanvoelen wat er gebeurt in de vergadering en zien of dat er een grootste gemene deler gevonden kan worden. Dat is een oefening die je in elk type vergadering meemaakt, zowel op een hoog als op een laag niveau. Het is dus niet omdat het allemaal voorbereid is, dat het

8

in terv iew he r ma n va n rompu y

allemaal smoothly verloopt, maar je verhoogt wel je kansen dat het tot conclusies zal leiden.

Als u vanaf morgen twee uur extra per dag zou winnen naar waar zou die tijd dan gaan?

Misschien wat meer aan sport doen. Ik wil elke dag twintig minuten fietsen en dat komt er nog weinig van. Dat was ook al zo toen ik premier was.

Waar ik ook op moet inboeten is lezen. Ik vind dat bijna onverdraaglijk dat ik dat moet reserveren voor een paar vakanties en dan nog lukt het mij veel minder dan vroeger. Ik zou ook meer willen schrijven, want ik hield vroeger een dagboek bij. Ook dat is verwaterd. In elk geval wil ik in het laatste stuk van mijn leven, dus na mijn beroepsleven, nog enkele boeken schrijven. Dat is een onverhoopte droom.

Hebt u nog speciale tips?

Beperk je aantal activiteiten en beperk die activiteiten waarmee je bezig bent. Laat je niet meeslepen door je eigen belangrijkheid aan iedereen duidelijk te willen maken. Alles houdt verband met welke waarde je hecht aan datgene waarmee je bezig bent en de waarde die je hecht aan jezelf. Je moet het natuurlijk altijd serieus doen, want wat we doen is serieus, maar je moet het altijd met een grote afstandelijkheid doen. Ik heb dat misschien ooit eens verwoord op een te idealistische manier: ik heb een belangrijke functie maar daarom ben ik niet belangrijk. Dit is een beetje te idealistisch, maar daar is toch iets van waar. Vanaf het moment dat je denkt dat je een onmisbare figuur bent, dat niemand om je heen kan, begin je ook jezelf te overladen omdat je dat aan de wereld duidelijk moet maken. Ik heb helemaal niet de behoefte om dat te doen.

Ik heb natuurlijk ook een kabinet, een kernkabinet van zo’n 28 mensen, met wie ik het de komende tweeënhalf jaar moet doen. Die mensen zijn voor het overgrote deel nieuw. Mijn kabinetschef ken ik al 35 jaar. Met mijn woordvoerder werk ik al 20 jaar samen. Mijn chauffeur werkt ook al 22 jaar voor mij. De functie is dus nieuw, de omgeving is ook nieuw, de medewerkers relatief nieuw. Je moet daar altijd aan wennen maar ik ben nu in vijftien maanden drie keer van job moeten veranderen. Je moet van kantoor veranderen,

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

je moet van omgeving veranderen, je moet van perspectief veranderen, maar dat lukt.

Wat is de grootste verandering wat betreft tijdsbesteding?

Reizen, maar dat is al geminderd. Op het menselijke vlak is de grootste verandering de taal. Je moet je altijd in een andere taal uitdrukken. Ik heb het Engels nooit moeten gebruiken in mijn beroepsbezigheden. Altijd ofwel het Nederlands ofwel het Frans. Maar nu is het in een taal die ik eigenlijk nooit heb moeten gebruiken en dat creĂŤert wel een heel artificieel klimaat. Dat is ook de tweede taal van de mensen met wie je spreekt. Alleen al daardoor zit je in een vreemde omgeving. Als je met 27 staatshoofden bent, zijn er die alleen Spaans of Pools spreken, dus gebeurt alles via vertaling. Niet ideaal dus.

10

in terv iew he r ma n va n rompu y

Š la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Hoe meer verantwoordelijkheden je krijgt hoe meer je merkt dat, als je je niet organiseert, je de dingen nooit gedaan krijgt die je moet doen. Ik heb timemanagement altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de discipline opleggen je te beperken tot de dingen die er echt toe doen.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Ik stel mijn prioriteiten door mijn agenda van de volgende week goed voor te bereiden. Bovendien heb ik geheugensteuntjes in de vorm van to-do lijstjes en een notitieboekje. Als ik iets noteer of als ik mezelf iets opleg dan doe ik het ook. Dat is een eenvoudige regel die ik ooit eens hoorde van een ondernemer die kwam spreken op de Business School. ‘Er zijn zoveel mensen die goede ideeën hebben, maar they don’t get things done.’ Het is te simpel voor woorden maar het is wel een waarheid als een koe. Ik ben dat altijd blijven toepassen.

Christian Van Thillo is een Belgische ondernemer. Hij staat aan de leiding van De Persgroep, een van de machtigste mediaconcerns in Vlaanderen, die in handen is van de familie Van Thillo. Hij studeerde rechten aan de Katholieke Universiteit Leuven en volgde een opleiding MBA aan de Duke University.

De Persgroep is eigenaar van verschillende kranten, magazines, radioen televisiezenders en drukkerijen. Ook bezit het bedrijf 50 procent van de aandelen in de Vlaamse Media Maatschappij.

12

Hoe belangrijk zijn doelen?

Heel belangrijk. Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen op.

Je kunt verschillende soorten plannen maken, je kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.

Op welke manier delegeert u?

In elk geval heel veel. Ik heb altijd de indienstnemingen – van de mensen die direct aan mij rapporteren – gedaan op basis van een heel eenvoudige stelling. Ik probeer medewerkers te rekruteren die veel beter zijn dan dat ik zelf ooit zou kunnen zijn voor de job waarvoor ik ze aanneem. Als je dat doet, krijg je een ploeg mensen waar je automatisch heel veel vertrouwen in hebt en waar je zelf alleen maar moet aansturen. Maar de realiteit is dat je hen

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

zoveel mogelijk laat managen binnen de doelstellingen die je samen gesteld hebt. Als je dat samen hebt gedaan, wordt delegeren een automatisme. Als iedereen een plan maakt en als je alle doelstellingen kunt samenvoegen in een geheel, dan is het logisch dat je dat laat uitvoeren. Wanneer je organisatie vrij groot wordt, is dat essentieel. Ik ben allesbehalve diegene die denkt dat je alles zelf moet blijven doen. Je moet elke keer een nieuw perspectief krijgen over je eigen job, in functie van wat je wilt bereiken. Je gaat altijd op een andere manier delegeren, op een andere manier werken.

In welke mate plant u uw werk zelf of wordt dit voor u gepland?

Managementassistentes zijn cruciaal voor iemand die een organisatie leidt.

Voor mij is dat in elk geval zo. Ik heb er altijd zeer veel aandacht voor gehad en ik heb een lange traditie van op secretaressedag, in plaats van iedereen altijd maar bloemen te geven, iedereen aan één tafel uit te nodigen voor een uitgebreide lunch. Dan zijn er ook secretaresses van de mensen met wie ik werk en dan praten we over de bedrijven en over hoe zij met hun bazen omgaan. Ik leer daar heel veel van. Ik doe dat niet zomaar om eens een leuke dag te hebben, maar omdat ik geloof dat mensen die voor jou plannen ook een soort van klankbord moeten kunnen zijn. Je moet nu eenmaal dingen weigeren, je agenda verandert constant en daarbij heb je iemand nodig op wie je kunt vertrouwen. Op die manier heb ik iemand die meestuurt en mee mijn agenda bepaalt.

Hoe is uw balans tussen privéleven en professioneel leven? Lukt dat?

Ja, vanwege de eenvoudige reden dat ik netwerken op diners en cocktailavonden zoveel mogelijk vermijd. Ik heb dat nooit gedaan en ik zal dat ook nooit doen, zodat de tijd die vrijkomt naar mijn privéleven kan gaan. Als ik werk, dan wérk ik ook, dan ben ik echt met mijn job, met onze mensen en met onze producten bezig en that’s it! Daarbuiten is het privé.

Schrapt u bewust zaken?

Dat valt mee. Ik heb altijd veel passies gehad: mijn familie, sporten en reizen, waardoor ik altijd die keuzes automatisch heb gemaakt. Ik heb al bepaalde reizen moeten schrappen en dat is uiteraard niet leuk, niet alleen voor jezelf

14

in terv iew c hr i st i a n va n t hi l l o

maar ook voor de mensen aan wie je je engagement hebt gegeven.

Er zijn momenten dat je zegt: ‘Ik krijg het allemaal rond. Ik kan weer tijd maken om echt met mijn mensen te praten’, en dat zijn dan de beste momenten. Maar er zijn ook momenten in een bedrijf dat je inschattingsfouten maakt en dat is heel vervelend. Dan moet je gewoon aanvaarden dat je dingen moet schrappen.

Gebruikt u andere speciale schema’s of technologieën om uw tijd te beheren?

Ik ben allesbehalve een gadgetfreak, behalve voor één ding: ik had als een van de eersten een elektronische agenda met een to-do lijst. Daarna heb ik altijd met pda’s gewerkt en nu heb ik een iPhone. Het gevaar van de iPhone is wel dat het je persoonlijke verslaving wordt.

E-mailen vind ik veel minder efficiënt omdat er veel te veel wordt rondgestuurd dat je niet nodig hebt. Ik zie mensen daar waanzinnig veel tijd in investeren. Dat is iets waar ik altijd heel erg op let. Een ander hulpmiddel is mijn dictafoon. Ik gebruik die heel regelmatig. Dat gaat veel sneller dan alles opschrijven.

Hoe vergadert u?

Veel. Wij vergaderen altijd met agenda’s, altijd met notulen van onze vorige vergaderingen en we proberen goed voorbereid te zijn. Het is niet dat we aan een vergaderziekte lijden, maar er zijn wel heel wat verschillende bedrijven in onze groep. Brainstorming, budgetten, businessplannen enzovoort, verlopen allemaal strikt volgens de agenda. Het grootste probleem is dat als je eenmaal aan het vergaderen bent, je soms de neiging hebt om af te wijken van de agenda.

Hoe gaat u om met storingen?

Mijn secretaresse weet wel wanneer ze mag storen of niet. Ik neem bijvoorbeeld nooit de telefoon op zonder te weten wie het is. Een onbekend nummer, nooit! Ik wil mijn job doen en niet gestoord worden wanneer ik aan het werken ben.

Dringende telefoontjes zijn nooit heel erg dringend, zeker niet tijdens

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

vergaderingen. Je kunt dat ’s avonds wel afwerken. Ik geloof daar niet in. Ik Daar erger ik me soms aan. Als we in een meeting zitten en er is iemand die constant naar buiten moet, dan zal het niet lang duren voor ik een opmerking maak.

ideeën te ontwikkelen en om met voorstellen te komen, dat helpt je vooruit.

Je hebt pas succes wanneer creativiteit en discipline hand in hand gaan.

Hoe tegenstrijdig het ook mag lijken, dat vind ik de sleutel tot succes in een organisatie. Creativiteit en discipline.

Als u vanaf morgen twee uur tijd per dag zou winnen, naar waar zou die tijd gaan?

Ik zeg altijd dat Media in de allereerste plaats een vak is en dan pas een business. Wanneer het businessgedeelte belangrijker wordt, mis je soms gewoon de losse babbel over het vak. Hoe goed zijn onze kranten? Hoe goed zijn onze radio’s? Hoe goed zijn onze televisiezenders? Ik zou daar meer tijd in willen steken. Privé zou ik meer reizen, meer aan sport doen en meer tijd voor de familie maken.

Wat is een typische agendadag van de heer Van Thillo?

Ik heb het geluk om met een chauffeur te kunnen werken die intussen al veertien jaar voor mij rijdt. Wij rijden 70 à 80.000 kilometer per jaar. Ik heb vrij vaste agenda’s voor de kantoren in Kobbegem, Vilvoorde, Amsterdam en Rotterdam en ik vertrek altijd rond acht uur, tenzij ik naar Nederland ga, dan vertrek ik om zes uur. Dan begin ik onmiddellijk te werken. Ik neem de kranten en mijn post door. Ik heb een systeem in mijn auto: een in- en uitbakje dat naar het secretariaat gebracht moet worden en weer terugkomt.

Wanneer ik dan op kantoor aankom, heb ik al veel rompslomp en papierwerk afgewerkt. Dan zijn er meestal vergaderingen ingepland. Alles is van te voren gepland en ik volg die planning ook. Meestal ken ik mijn planning nog voor de week start.

Ik ben geen manager die de hele tijd zijn bedrijf vertegenwoordigt, zelfs liefst zo weinig mogelijk. Gaan spreken doe ik alleen als het zakelijk belangrijk is. Ik ben trouwens geen workaholic: ik start ’s morgens om acht uur en om acht uur ’s avonds stop ik ermee.

Hebt u een gouden tip?

Iets waar ik heel sterk in geloof, is dat management in grote mate, en zeker in onze sector, met creativiteit te maken heeft. Mensen motiveren om

16

in terv iew c hr i st i a n va n t hi l l o

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Ik vind tijdsbeheer heel belangrijk en wil zelf kunnen beslissen over mijn agenda. Sommige activiteiten worden uiteraard buiten mij om gepland maar dat lukt wel, mits vooraf goed overleg wordt.

Timemanagement betekent het vinden van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit meer tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste keuzes maken.

Inge Vervotte is een Vlaamse politica voor CD&V. Zij was minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in de Vlaamse regering, de regering-Leterme I en minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven in de federale regering, van 2007 tot 2008. Op 25 november 2009 werd zij opnieuw minister van Ambtenarenzaken onder de die dag teruggekeerde premier Leterme.

18

U stelt ongetwijfeld doelen. In welke mate gaat dat uw tijdsbeheer beïnvloeden?

Ik ben iemand die heel veel tijd besteedt aan overleg. Je hebt mensen die een soort aanwezigheidspolitiek voeren. Ik doe dit bewust minder, maar ik ga meer actief met mensen overleggen, uiteraard in het kader van mijn beleidsdoelstellingen. Als ik ergens naartoe ga, dan wil ik er ook ‘zijn’. Het zal mij zelden overkomen dat ik op een dag zeven recepties afschuim. Ik ga steeds voor kwaliteit in plaats van kwantiteit.

Ik ga altijd voor een realistische, uitvoerbare politiek. Mijn tijdsbeheer is dus gericht op het creëren van een draagvlak, om zaken uit te voeren. In theorie, maar ook zeker op het terrein. Wie moet er bijvoorbeeld aangesproken worden zodat de weerstanden weg zijn om een verandering door te voeren? Daar besteed ik dan ook het meeste tijd aan.

Stapt u soms meetings binnen waar geen agenda is?

Of komt dat nooit voor?

Zelden, vanwege het feit dat het altijd goed voorbereid wordt. Je moet je prioriteiten stellen en die worden vooraf duidelijk afgebakend. Meestal heb ik met de mensen die ik zie ook regelmatig contact. Ik ontmoet hen dan bijvoorbeeld één keer in de maand en dan is de agendabepaling heel strikt: wat moet met voorrang aangepakt en besproken worden? De volgende week of volgende maand zien we elkaar weer en dan kunnen er eventuele andere punten aan bod komen.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de actualiteit, is het soms nodig dat je beslist om er aandacht aan te besteden. Anders zou het kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter wordt.

De activiteiten in mijn agenda zijn vaak afhankelijk van anderen, maar je probeert natuurlijk zo efficiënt mogelijk te combineren. Zo heeft het Parlement zijn vaste werkzaamheden, terwijl de media op elk ogenblik je aandacht kunnen vragen. Dat zijn allemaal zaken waar je geen invloed op hebt, maar het heeft een impact op je agenda.

Daarom heb ik heel duidelijke afspraken op mijn kabinet dat de impact van media op mijn agenda wordt beperkt. Je hebt bijvoorbeeld ministers die soms verschillende uren per dag bezig zijn met media. Mediacontacten betekenen namelijk beïnvloeding. Ik heb bewust de keuze gemaakt om dat niet te doen. Als ik zou zeggen dat elke journalist door mezelf te woord moet worden gestaan, dan ben ik daar heel de tijd mee bezig. Ik heb hier duidelijk de afspraak gemaakt dat het allemaal via de woordvoerder loopt. De woordvoerder bespreekt het met mij en vaak hebben we dat vooraf voorbereid. Dat spaart ook tijd uit.

Hoe zit het met de balans tussen privéleven en politiek leven? Lukt dat?

Ook dat heeft te maken met de invulling die je er zelf aan geeft. Ik maak bewust de keuze om mijn tijdsbesteding als minister zo maximaal mogelijk in te vullen. Ik voel mij daar ook goed bij, maar daarnaast heb ik natuurlijk bepaalde momenten dat ik liever niet gestoord wordt. Ik ga er dan ook van uit dat mijn kabinet goed draait, ook als ik er niet ben.

Ik probeer de zondagen voor mezelf te houden omdat ik het belangrijk vind om ook momenten te hebben dat ik niet onder de druk en de invloed van omstanders sta. Dat is een ankermoment dat ik kies. Ik heb geen gezin. Het is bovendien niet zo dat ik behoefte heb aan duizend en één andere ontspanningsmogelijkheden omdat ik mijn ei kan leggen in mijn job. Dus is dat voor mij een activiteit die mij energie geeft. Wat ik zelf soms doe, is bewust tijd maken om bij te studeren. Ik ben dat altijd blijven doen omdat ik dat belangrijk vind. Als ik eens echt behoefte heb om met een vriendin iets te

20

in terv iew i n g e v e rvot t e

gaan eten, dan doe ik dat ook.

Ik heb altijd een bepaalde koers gevaren en ik kan die koers wijzigen wanneer ik er behoefte aan heb. Die zelfsturing vind ik juist veel belangrijker dan het allemaal vast te leggen in een agenda met een aantal regels: bijvoorbeeld, elke maandag moet ik gaan tennissen, elke woensdag moet ik naar de sauna enzovoort. Dat zou dan een soort rust moeten brengen, een soort evenwicht, maar daar geloof ik dus niet in. Je moet luisteren naar jezelf en kunnen schakelen in functie van je energieniveau.

We leven nog altijd in een samenleving waar nog heel veel gebeurt tussen negen en vijf. Door het veelvuldig onderhandelen - vaak ook ’s nachts - heb ik mijn bioritme goed leren kennen. Wanneer ik bijvoorbeeld om zes uur moet opstaan, weet ik dat dit een impact heeft op mijn welzijn. Ik kan perfect tot drie uur in de ochtend functioneren, maar dan zorg ik dat ik de uren tussen vijf en zeven ’s ochtends kan slapen want het is belangrijk dat ik die uren kan rusten.

Schrapt u bewust zaken?

Sporten en lang uitgaan heb ik moeten schrappen. Vroeger kon ik mij nog wel eens laten gaan, maar daar ben ik nu veel gedisciplineerder in geworden.

Je weet gewoon dat je daar op een gegeven moment moet voor boeten.

En sport, je moet je een keer die gewoonte aankweken om sport te integreren in je leven en dat heb ik tot op heden niet kunnen doen. Ik moet wel zeggen dat ik het niet echt hoog op mijn prioriteitslijstje zet.

Het zien van vrienden heb ik noodgedwongen moeten beperken. Ik heb ook altijd vriendschappen gehad waarin het normaal was dat we elkaar drie tot zes maanden niet zien, dus dat is geen probleem.

Gebruikt u bepaalde methoden voor timemanagement? Ik zie hier uw BlackBerry liggen.

Ik heb een schriftelijke agenda. Ik weiger een elektronische agenda voor mezelf. Ik wil een agenda met een weekoverzicht. Ik kijk ook heel goed na dat mijn werklasten verdeeld zijn op week- en op maandbasis. Ik vind dat op een BlackBerry veel moeilijker. Ik moet afspraken rustig kunnen bekijken en ik plan afspraken in opzicht van elkaar.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat wordt er van mij verwacht? Hoe ga ik daarmee om? Waar in mijn agenda, ten opzichte van de andere activiteiten, past een bepaalde activiteit het beste?

Het grootste deel van mijn tijd ben ik bezig te onderhandelen, met CEO’s, raden van bestuur, politici, vakbondsafgevaardigde enzovoort. Het is zeer boeiend en ik doe dat zeer graag, maar het vraagt wel een bepaalde focus.

Plannen is dus essentieel.

Ik wil nu niet beweren dat heel mijn leven herleid wordt tot efficiëntie, want het is uiteraard ook goed als je relaties uitbouwt en dat je wat meer tijd uittrekt voor een uitgebreide lunchbabbel. De avond hangt het er een beetje van af: ofwel nog meer vergaderingen, ofwel nog gaan spreken. Of rustig thuiskomen en dan mag de tv wel aan.

Als u vanaf morgen twee uur tijd per dag zou winnen, waaraan zou u die extra tijd besteden?

Voor mij zouden die twee uren meer per dag niet nodig zijn, maar ik zou ze liever opsparen om eens een volledige dag te kunnen ontspannen. Ik ben iemand die heel erg openstaat voor mensen, maar dat vergt veel van jezelf.

Ik heb dus ook altijd voldoende tijd nodig om me weer op te laden.

Toen ik in Cambridge studeerde, vond ik het heel aangenaam om simpelweg zaken op te nemen. Dat hoeft niet altijd actief te zijn. Dan ben je gewoon een studente in een massa mensen waarvan de ene nog nooit van gezondheidszorg in de praktijk heeft kunnen proeven en iemand anders ziekenhuisdirecteur is. En dat is heel leuk omdat je dan onder meer een massa informatie krijgt. Dat noem ik pas tijd voor ontwikkeling.

Hebt u een typisch agendaverloop?

Om half negen ben ik hier ik op kantoor. Ik beantwoord mijn mails en ik plan ook heel vroeg in de ochtend vergaderingen, nog voor er bijvoorbeeld parlementaire zittingen en commissies zijn.

Ik beantwoord de vele vragen die op me afkomen. Wat dat betreft, heb ik goede afspraken met mijn medewerkers. Ik heb liever dat iemand binnenspringt en zegt: ‘Heb je vijf minuten?’ Die mensen weten dan dat ik maar vijf of tien minuten tijd heb, maar zij kunnen wellicht veel tijd uitsparen.

Voor de rest is het vergaderen en nog eens vergaderen. Wat ik wel minder doe dan vroeger zijn business lunches. Vroeger dacht ik dat dat efficiënt was, want een mens moet toch eten, dus kan ik evengoed vergaderen. Toch stel ik vast dat het in feite niet zo is omdat ik deze gesprekken eigenlijk veel sneller zou kunnen afhandelen.

22

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Willem Middelkoop is een Nederlands publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z. Middelkoop werd in Zwitserland geboren uit Nederlandse ouders, maar groeide vanaf zijn vierde op in Nederland bij zijn pleegmoeder. Middelkoop geeft een wekelijkse nieuwsbrief uit, Middelkoop Nieuws-Flash! Hierin gaat hij in op belangrijke economische ontwikkelingen, geeft hij zijn visie daarover en doet hij economische voorspellingen. Met Jan Dobber zette Middelkoop een beleggingsfonds op, het Gold & Discovery Fund.

Wat betekent timemanagement voor u?

Het past in mijn streven om zo efficiënt mogelijk met tijd om te gaan. Tijd is ongetwijfeld het schaarste goed. Ik ben iemand die leeft volgens het 80/20-principe, dus ik probeer telkens 80 procent van het rendement te realiseren in 20 procent van de tijd. Dit betekent dat je vrij intensief leeft en dat je zoveel mogelijk zaken in de beschikbare tijd probeert te realiseren. Je kunt je tijd op die manier drie tot vier keer beter benutten dan iemand die dit niet zou doen.

Als ik mezelf vergelijk met andere mensen en ik zie wat ik op een dag, een week of een jaar doe, dan merk ik dat ik heel productief ben. Een zakenpartner vertelde me onlangs dat hij niemand kende die zo efficiënt werkt.

Dat is niet alleen een kwestie van hoe je met je eigen tijd omgaat, maar ook hoe je slim gebruik maakt van de mogelijkheden die er zijn. Het inhuren van anderen bijvoorbeeld. Ik kan zelf in de auto gaan zitten, maar het is gewoon kostbare tijd. Je kunt je beter laten rijden.

Internet is een echte revolutie in mijn wereld geweest, zijnde een informatiewereld. Informatie selecteren en verzamelen, daar gaat ook heel wat tijd in zitten. Ik krijg ongeveer twee- à driehonderd e-mails per dag. Als het interessant is, sla ik ze op in een mapje.

Zo maak ik bijvoorbeeld een elektronische nieuwsbrief, de Middelkoop Nieuws-Flash!, die 199 euro kost. Ik haal alle informatie gratis van internet.

Ik filter die informatie en laat iemand er een mooie vormgeving van maken. Dat kost mij nog geen uur per week, maar het levert mij wel een kleine 100.000 euro per jaar op. Ik probeer extra rendement te krijgen op mijn werk door bepaalde synergieën toe te passen. Zoals het voorbeeld van de nieuwsbrief; ik lees al de berichten toch zelf. Dus het is gewoon een kwestie om de 5 procent beste berichten gewoon te bundelen. Als je zelf op zoek bent naar iets, het maakt niet uit wat het is, dan kun je de informatie onmiddellijk delen met anderen. En anderen willen er zelf vaak voor betalen omdat jij iets hebt gevonden waar zij ook naar op zoek zijn. Op die manier kun je heel efficiënt werken.

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Heel belangrijk. Ik ben begonnen met mezelf bepaalde jaardoelen te stellen.

24

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Ik heb een lijstje gemaakt met wat ik allemaal zou willen bereiken, zoals boeken schrijven. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat na een aantal jaren nog eens terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele leven mee. Je vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kan ik maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren, zoals de levensduur van het Amerikaanse financiële systeem. Dat lijkt heel hoog gegrepen, maar als je bepaalt dat je dat belangrijk vindt dan kun je jezelf daar echt in verdiepen Eigenlijk is alles mogelijk. Als je een beetje intelligent bent en je hebt wat tijd, dan kun je elke dag wel een of twee uur vinden om aan een bepaald onderwerp te besteden. Albert Einstein heeft ooit eens gezegd dat als je één uur per dag aan één bepaald onderwerp besteedt, je binnen vier jaar de grootste specialist op aarde bent. Dus dit hoort ook bij doelen stellen. Heel veel mensen zeggen als ze een boek gaan schrijven: ‘Laten we het maar heel klein houden’, maar eigenlijk zeg ik: ‘Maak het maar heel groot.’ Sommige dingen lijken heel moeilijk, maar zijn niet heel moeilijk.

Kortom, mijn prioriteit is het bezig zijn met projecten die er echt toe doen.

Dat zijn projecten die me gelukkig kunnen maken, omdat het me echt interesseert of omdat het echt winstgevend kan zijn. Je kunt al je tijd steken in een klein winkeltje, maar het is veel slimmer al je tijd te steken in een klein winkeltje dat heel groot kan worden. Een voorbeeld is de verkoop van goud en zilver op internet. Er was niemand die dat deed. Wij hebben een webshop ontwikkeld in een namiddag en we hebben het eerste jaar 19 miljoen euro omzet gedraaid.

Op basis van wat besteedt u zaken uit of delegeert u?

Geld is heel belangrijk, want het stelt je in staat anderen het werk te laten

26

in terv iew w i l l e m mi d d e l koop

doen dat je zelf niet wilt doen. Omdat er veel is dat ik niet graag doe, is geld gewoon erg belangrijk. Ik vind het niet leuk om mijn huis schoon te maken, ik vind het niet leuk om mijn was te strijken en ik vind het niet leuk om mijn auto te repareren. Waarom zou ik dat dan doen? Ik zorg dat er voldoende geld is om dat soort dingen te laten doen. Dan gaat het ook veel beter en sneller. Ik kan dan alleen tijd spenderen aan dingen die ik echt leuk vind en die mij echt interesseren.

In welke mate plant u zelf uw werk, of wordt het voor u gepland?

Ik plan mijn werk eigenlijk niet. Ik heb alleen maar een agenda voor afspraken. Ik heb geen vaste werkzaamheden, daar ben ik volledig mee gestopt.

Ik neem de dag zoals die komt. Ik heb natuurlijk een aantal projecten waaraan ik verder moet werken. Als ik veel tijd heb doe ik dat, heb ik weinig tijd dan moet het wachten tot de volgende dag. Ik probeer vooral te werken wanneer ik het leuk vind. Bijvoorbeeld tussen tien en twaalf, dan ben ik fris, daarna vind ik het leuk om even weg te gaan naar afspraken, vergaderingen of wat dan ook. Dan gaat ’s middags de financiële markt open in Amerika, wat voor mij heel belangrijk is want ik heb een beleggingsfonds. Ik stop ermee rond half vijf, vijf uur want dan begint het soms op werken te lijken.

Dan ga ik naar huis om wat bij de kinderen te zijn. De computer staat wel altijd aan om af en toe iets na te kijken of e-mails te lezen, maar als ik er geen zin in heb dan stop ik er ook mee. Tv-kijken vind ik niet interessant, dus na het eten ga ik vaak met mijn notebook op mijn schoot zitten. Wat mailen of werken. Maar alleen maar dingen die ik leuk vind, anders begint het weer op werken te lijken. Ik heb ’s avonds ook vaak afspraken om met klanten te gaan eten maar dat is geen werk, dat is gewoon leuk.

Lukt het met de balans tussen privé- en professioneel leven?

De balans tussen privéleven en professioneel leven is heel goed omdat ik juist niet hoef te werken. Vroeger bij RTL moest ik maandag, dinsdag en vrijdag in de studio zijn om te berichten over economie. Dat was mijn laatste echte werk, daar moest je echt zijn. Dat vond ik ook wel leuk om te doen, maar het kostte zoveel tijd. Omdat ik dat nu niet meer heb, kan ik gewoon vaker thuis zijn, ik breng de kinderen gewoon naar school. Ik probeer thuis te

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

zijn rond half vijf. Als de kinderen naar bed gaan, ga ik soms uit huis voor een late dinerafspraak. Als je geen televisie kijkt, dan heb je zoveel tijd over.

Schrapt u een aantal zaken?

Nee, er is eigenlijk niets dat ik schrap. De afgelopen jaren heb ik een aantal nieuwe projecten opgestart. Dat kostte veel tijd en wat je dan te weinig doet is sporten en lezen.

Niet lezen voor je werk maar lezen voor jezelf, bijvoorbeeld biografieën. Het schrijven van boeken was heel erg intensief, maar daar pluk ik nu ook de vruchten van. Ik zit momenteel in een transitie van iemand die vaak werkdagen had van twaalf tot zestien uur naar iemand die nu normale werkuren heeft. De tijd is zo efficiënt georganiseerd dat ik in normale werkuren zoveel kan doen. Door heel veel te delegeren, krijg je heel wat tijd voor de leuke dingen van het leven.

niet aan te werken omdat ik het anders te druk krijg. Een andere optie is de golfles weer inplannen, of meer tennissen.

Hebt u nog een gouden tip om tijd te winnen?

Dat zal de 80/20-regel zijn. Die moet bij je karakter passen. Als je perfectionist bent, kun je niet volgens de 80/20-regel leven. De 80/20-regel neemt aan dat je genoegen neemt met 80 procent rendement, die laatste 20 procent zijn voor mij niet interessant. Als je perfectionist bent, dan kun je dit niet. Je hoeft alles niet perfect te doen. Je moet die korte tijd – die eerste 20 procent die 80 procent rendement oplevert – proberen te benutten. Dit concept heeft mij altijd aangesproken, ook tijdens mijn studententijd. Niet heel de dag studeren, maar twee keer drie kwartier op een heel geconcentreerde manier. Dat weet ik zeker dan kun je 80 procent van je kennis opdoen, wellicht meer dan iemand die acht uur achter zijn boeken zit, maar steeds naar het koffieapparaat loopt. Kort geconcentreerd dingen doen.

Als u vergadert, hoe vergadert u dan?

Ik vergader eigenlijk nooit. De meeste vergaderingen gaan echt te traag voor mij en er wordt vaak door elkaar heen gepraat. Maar nu heb ik samen met twee partners een beleggingsfonds en dat is zeer serieus aan het worden. We zijn begonnen met 3 miljoen euro, ingelegd door twintig mensen, en in anderhalf jaar tijd zijn we gegroeid naar 20 miljoen euro. We zijn nu stilaan een echt bedrijf. We hebben op dit ogenblik echter geen kantoor en geen personeel. Maar hebben wel afgesproken om twee keer per maand bij elkaar te komen om de lopende zaken door te praten. We hebben dan een agenda met een aantal punten waar we even doorheen moeten lopen en dat proberen we binnen een uur te doen. Dat is op zich ook de enige vergadering die ik heb. Niet te veel vastleggen, niet te veel opschrijven, niet te veel documenteren, dat kost allemaal veel te veel tijd.

Mocht u vanaf morgen twee uren extra krijgen, waar zouden die naartoe gaan?

Ik ben bang dat ik toch weer een nieuw project zou oppakken. Ik vind zoveel dingen leuk, zoveel dingen interessant. Zo wil ik heel graag een volgend boek maken. Ik heb mezelf bewust de rust gegeven om daar momenteel

28

in terv iew w i l l e m mi d d e l koop

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Timemanagement betekent in een minimum van tijd het maximum eruit halen. Kwaliteit leveren in grote kwantiteit, met plezier en genot. Het is een kwestie van het stellen van prioriteiten, het intensief voorbereiden van vergaderingen en het gebruik van zoveel mogelijk e-mail, teleconferenties en videoconferenties. Het spreekt echter voor zich dat ik face-to-facevergaderingen niet kan vermijden. Ik probeer dat echter tot een minimum te beperken maar er zijn nu eenmaal 205 nationale Olympische comités en 35 internationale federaties die elk een wereldkampioenschap hebben. Het is niet altijd evident, maar je kunt veel telefonisch doen.

Jacques Rogge Jacques Rogge (Gent, 2 mei 1942) is een Belgische arts (orthopedisch chirurg). Als zeiler werd hij eenmaal wereldkampioen, haalde tweemaal een tweede plaats en werd zestien keer Belgisch kampioen.

Tussen 1990 en 1992 was hij voorzitter van het Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité (BOIC). Sinds 2001 is Rogge voorzitter van het IOC. Hij kreeg al snel de bijnaam Mister Clean om zijn harde aanpak van het dopinggebruik in de sport.

Wegens verdienste werd in 2002 door koning Albert II van België aan Jacques Rogge de adellijke titel Graaf verleend. In 1992 ontving Rogge reeds de titel Ridder. In 2005 eindigde hij op nr. 123 in de Vlaamse versie van de verkiezing van De Grootste Belg. In oktober 2009 werd hij herverkozen voor een tweede ambtstermijn.

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Doelen zijn erg belangrijk. Ik heb nog steeds de mentaliteit van de atleet die ik ooit geweest ben. Ik leef van doel tot doel. Als je je doel hebt bereikt, moet er een volgend doel klaar staan. Mijn specifieke doelen zijn ervoor te zorgen dat de sport goed gepromoot wordt via de Olympische Spelen en dat de Spelen zelf goed georganiseerd worden. Bovendien zijn er de typische problemen in de sport die moeten aangepakt worden zoals doping, racisme en illegaal gokken.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Ik geloof dat je altijd moet vertrekken van de mission statement van je organisatie. Ik wil mij alleen maar bezighouden met de kern van de zaak; de details laat ik graag over aan mijn medewerkers. De kunst bestaat er dus in degelijke prioriteiten te stellen in functie van je doelen.

Wat ik zelf moet doen, is het persoonlijk contact, het face-to-facecontact met mensen die belangrijk zijn voor de organisatie. We hebben geregeld contact met belangrijke mensen uit de sportwereld. Als ik bijvoorbeeld met Sepp Blatter van de FIFA ga spreken, dan doe ik dit niet via mijn ondervoorzitter. Er zijn nu eenmaal persoonlijke contacten die nodig zijn en die je niet kunt delegeren omdat je gesprekspartner verwacht dat jij er zult staan.

Als u delegeert, op welke manier delegeert u dan?

Ik houd van trust and verify. Ik geef aan mijn medewerkers opdrachten,

30

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

maar hoe ze het doen is hun zaak. Voor zover dat het natuurlijk ethisch gebeurt en ze de deadline halen die ik hen opgeef.

In welke mate plant u uw werk of wordt het werk voor u gepland?

Ik geef de grote lijnen en de algemene visie door, wat ook mijn verantwoordelijkheid is. Mijn medewerkers en mijn kabinet vullen deze visie in. Als ik bijvoorbeeld een dossier moet bestuderen heb ik de ‘regel van het A4-formaat’. Als je je gedachten niet op een A4’tje kunt zetten, dan zijn je gedachten niet klaar. Deze A4’tjes worden een dag van te voren door mijn kabinet bestudeerd. Mijn medewerkers noteren bepaalde opmerkingen en ik bekijk dat ’s avonds. Omdat de vergadering voor de volgende dag goed is voorbereid, kunnen we efficiënt vergaderen want ik heb de kern van het probleem al goed bekeken, zo niet definitief opgelost.

In welke mate kunt u zelf uw agenda bepalen?

Ik kan mijn agenda autonoom bepalen, maar er zijn data waar ik niet aan ontsnap. Heel veel zaken zijn al bepaald in tijd omdat sportcompetities meestal een jaar of twee van te voren vastgelegd worden. Ik weet al heel goed hoe mijn agenda eruit zal zien binnen twee jaar. Tenminste het skelet van mijn agenda. Je hebt dan nog een beetje speling tussen die vaste data en ik probeer dat zo efficiënt mogelijk in te vullen.

Schrapt u op dit ogenblik bewust een aantal zaken?

Ik schrap enorm veel zaken. Ik houd mij alleen maar bezig met het essentiële. Zo krijg ik gemiddeld per week tien tot vijftien uitnodigingen om te gaan spreken, wat ik uiteraard niet kan doen. Ik krijg wekelijks tien tot vijftien uitnodigingen om een land te gaan bezoeken wegens een verjaardag van het Olympisch Comité. Ik heb daarin mijn prioriteiten. Ik kan geen tweehonderd landen gaan bezoeken. Ik krijg uitnodigingen om sportmanifestaties bij te wonen, maar ook daar moet ik in snoeien. Helaas beginnen de meeste van mijn brieven met ‘Excuses maar ik kan niet’.

Mijn privéleven lijdt er helemaal niet onder. Ik beschik nog over ruim twee à drie uur vrije tijd per dag en ik lees nog altijd heel veel. Vroeger bezocht ik veel galerijen en dat doe ik nog steeds.

32

in terv iew jacqu e s rog g e

U bent vaak onderweg, hoe organiseert u dat?

Ik besteed alles uit aan mijn persoonlijke assistent die alles regelt voor het transport, hotelreserveringen en tickets. Ik heb zelfs altijd een plan B bij de hand voor het geval er iets mis zou lopen. Als ik het vliegtuig binnenkom, krijg ik mijn dossiers in mijn handen gestopt. Bij aankomst word ik steeds met een auto opgehaald en dan kunnen de opeenvolgende vergaderingen beginnen.

Hoe vergadert u?

Ik heb een aantal regels ingesteld. Geen enkele beleefdheidsformule bijvoorbeeld en de dag voor de vergadering krijg ik de belangrijkste punten op een A4’tje. Zoals gezegd, bekijk ik die de avond ervoor en de vergadering mag maximum 45 minuten duren. Ik stel niet veel vragen maar ik luister erg goed. Als er een PowerPointpresentatie is, is de regel 6 x 6 x 6 van toepassing. Dat wil zeggen 6 slides, 6 punten op elke slide en elk punt 6 woorden.

Men houdt zich daar gelukkig aan. Ik houd namelijk niet van visuele hoogvliegers. Het moet snel kunnen gaan.

Vergaderen doe ik zoveel mogelijk via telefoon, mail en videoconferenties.

Mocht u vanaf morgen per dag twee uur tijd winnen, waaraan zou u die extra tijd besteden?

Wat meer sporten. Ik houd mij fysiek zo fit mogelijk door elke dag te fietsen of te lopen, maar als ik twee uur meer had, zou ik dat veel vaker doen. Ik zou ook regelmatig gaan tennissen of gaan golfen; daar heb ik nu geen tijd voor.

Zou u een gemiddelde werkdag kunnen beschrijven?

Ik sta meestal om half zeven op, dan ontbijt ik. Dan ga ik naar het kantoor waar ik om acht uur begin. Mijn dag begint met het doornemen van de belangrijkste persknipsels, meestal een document van zo’n dertig bladzijden met de hoofdlijnen. Daarna krijg ik van het secretariaat de dringende brieven. Om kwart voor negen, negen uur heb ik meestal een gesprek met mijn kabinetschef die de komende dagen bespreekt. Vanaf half tien heb ik dan mijn individuele afspraken met sportmensen, mensen uit de bedrijfswereld of televisie. Bovendien doe ik veel interviews.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Rond de middag is er meestal een sobere lunch met mensen die van de andere kant van de wereld komen. Ik kan ze namelijk moeilijk een half uurtje zien om ze daarna te bedanken voor hun komst. Meestal begint dat om halfeen en om kwart over een is dat afgelopen. Daarna starten we opnieuw met de vergaderingen.

Mocht u een gouden tip willen meegeven, welke tip zou dat dan zijn?

Planning. Je moet je dag van te voren kunnen plannen. De tijdsindeling moet bepalend zijn en dat moet je ook aan je omgeving en je medewerkers doorgeven. Je moet je agenda steeds goed voor ogen hebben. Als je een vergadering of een speech een dag van te voren kunt voorbereiden, daar doe je daar wonderen mee. En uiteraard ben ik niet alleen bezig met de dag die volgt, maar ik kijk ook regelmatig naar de komende weken, de volgende maanden enzovoort. Het is niet anders dan topsport. Het is plannen en hard werken.

Hoe zag uw agenda er op de Winterspelen in Vancouver uit?

Dat was moeilijk, want uiteindelijk was iedereen die in de sport wat betekende in Vancouver aanwezig. Alle Olympische comitÊs, alle ministers van sport, alle grote sponsors waren daar en ze wilden allemaal, al was het maar vijf minuten, handjes schudden. Echte dossiers werden per definitie verschoven naar een tweede vergadering. Mijn dagen begonnen om zes uur ’s morgens, mensen die mij wilden zien moesten dan maar om zes uur komen. Deze meetings waren vaak van protocollaire aard en duurden maximaal tien minuten. Het kon ook niet anders, de Spelen duren maar veertien dagen.

34

in terv iew jacqu e s rog g e

Š la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Een evenwicht zoeken tussen het gezin, het professionele en het lichamelijke. Om dit evenwicht goed te bewaren, tracht ik dingen te combineren. Ik kan bijvoorbeeld proberen het aantal uren op een dag efficiënt in te vullen door bepaalde zaken te combineren, zoals het professionele met gezondheid. Waarom zou je gaan lunchen als je ook samen kunt gaan sporten?

Doet u dat ook met zakenpartners?

Ja en dat is inderdaad leuk. Ik denk dat het een goed voorbeeld is van hoe je toch meer uren op een dag kunt maken. Ook voor het gezin geldt hetzelfde principe: je kunt samen tv-kijken of samen sporten. Ik tracht op een efficiënte manier de dingen te combineren. Je kunt ook in plaats van laat op het werk te blijven wat vroeger naar huis gaan en daar in de huiselijke kring met mijn laptop aan de keukentafel gaan zitten. Ook daar kan ik mails beantwoorden en zelfs teksten schrijven. Dan heb je toch nog wat contact met je gezin. Je weet tenminste wat er gebeurd is die dag: de kinderen op school, je echtgenote … De kwaliteit van het werk is doorgaans beter dan dat je blijft werken op een anoniem kantoor.

Geert Noels Geert Noels (1967) is econoom en de medeoprichter van Econopolis.

In zijn professionele leven volgt hij sinds jaren de internationale economie en de financiële markten. Hij is ook columnist bij het economische weekblad Trends en de Franstalige tegenhanger Tendances. De afgelopen jaren groeide hij uit tot een bekende opiniemaker over financiële en economische onderwerpen. Hij is een veelgevraagd spreker over economie en beleggen.

Naast zijn passie voor economie en de financiële wereld, heeft hij ook een actieve interesse voor andere domeinen zoals fietsen, skiën, fotografie, en liefst een combinatie van dit alles.

36

Bent u actief bezig met het inplannen van dat soort zaken?

Ja, maar er zijn meer aspecten aan het plannen. Je moet, en dat heb ik ook van anderen geleerd, genoeg gaten in je agenda voorzien voor de onverwachte dingen. In een startfase is dat altijd heel moeilijk omdat die gaten altijd direct zijn ingevuld. Er gebeuren vaak veel onverwachte dingen. In een agenda moet je ruimtes hebben zodat je, als je bijvoorbeeld wat vertraging hebt op de weg, je niet moet haasten. Een gaatje van een uur maakt dat je rustiger kunt antwoorden op een telefoontje of koffie kunt gaan drinken op een marktplein, waardoor je geestelijk rust krijgt en ergens op een kalme manier aankomt.

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Het leukste is op weg te zijn naar iets. Het is niet altijd het aankomen dat telt. Het is zoals het leven in elkaar zit. Het eigenlijke geluk is namelijk niet alleen het behalen van doelen, maar ook de opbouwfase. De reis is wat mij

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

betreft belangrijker dan de bestemming. Ik probeer elke dag iets te hebben om naar uit te kijken. Ik denk dat dit ervoor zorgt dat je agenda altijd positief geladen is. Als je je weekagenda bekijkt en je krijgt als het ware een indigestie, dan heb je het heel moeilijk om die agenda waar te maken. Als je elke dag begint met zaken om naar uit te kijken, dan is zo’n agenda een heel positieve ervaring. Dat kan bijvoorbeeld een aangenaam contact, het afwerken van een rapport of het bevestigen van een contract zijn. En zo plan je elke dag zodat je een aantal punten hebt waar je niet tegenop ziet, maar waar je naar uitkijkt.

Hebt u naast dagdoelen, ook maanddoelen of doelen op middellange termijn?

Op een aantal vlakken wel. Op het sportieve vlak heb ik elk jaar een aantal doelen, maar ook op professioneel vlak werken we naar een doel. In ons geval is dit bijvoorbeeld dat Econopolis na het eerste jaar een heel duidelijke voet aan de grond moet hebben.

Ik denk ook dat je met je gezin de doelen moet bespreken. Zij hebben namelijk ook hun doelen: slagen in hun studies, een gelukkig gezinsleven. Dat zijn geen meetbare, maar wel aanvoelbare doelen. Je werkt daaraan. Er zijn altijd nieuwe doelen en dat maakt deel uit van het leven. Ik vind dat wel heel stimulerend.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Dat is iets dat je leert met de tijd. In het begin neem je alles aan en dat is bijzonder moeilijk. Ik denk dat je echt tegen jezelf moet zeggen: Moet ik dit echt doen? Is dat nu mijn agenda of past dit in iemand anders zijn agenda?

Je agenda wordt nogal snel opgeslorpt door andere belangen. Soms moet je ‘nee’ of ‘later’ kunnen zeggen.

Een van de manieren om te bekijken of iets een prioriteit is, is te testen hoe dringend het is. Misschien kan het bijvoorbeeld ook binnen zes maanden.

Je moet niet achter alles aan hollen.

Op welke manier delegeert u?

Er zijn heel duidelijke afspraken. Het is ook leuk om met complementaire

38

in terv iew g e e rt n oe l s

mensen te kunnen werken. Er is bij Econopolis een duidelijke competentieverdeling. Geert Wellens doet meer het managementgedeelte. De contracten, het administratieve, het managen en het mediagedeelte, dat is zijn takenpakket. Het inhoudelijke en de klantencontacten dat is meer mijn verantwoordelijkheid.

Naar medewerkers is dat hetzelfde: ik geef graag en veel verantwoordelijkheid. Ik laat de mensen graag hun ding doen. Ze krijgen dus de volledige verantwoordelijkheid tot het einde. Je moet soms mensen dingen geven waarvoor ze nog niet onmiddellijk klaar zijn, maar ik vind dat je je grenzen moet kunnen verleggen.

Het mooie is dat mensen gestimuleerd worden om het beste in zichzelf naar boven te halen. Dat werkt ook. Hoe meer vertrouwen, hoe meer verantwoordelijkheid dat je geeft, hoe gelukkiger dat mensen zijn. Je geeft hen verantwoordelijkheid en je ziet hen evolueren. Als ze goed zijn en ze nemen meer taken van je over dan is dat fantastisch. Ik vind het niet verkeerd om te zeggen: mijn ambitie is om zoveel mogelijk te kunnen fietsen in een week.

Dat is een heel gezonde ambitie die maakt dat mensen zaken uit je handen gaan nemen. Het is ook een signaal naar de medewerkers dat ze zelf een deel de vruchten van hun werk kunnen plukken Maar ze mogen evengoed de pluimen op hun hoed steken. Delegeren en er zelf je naam onder schrijven dat werkt niet. Dat is niet delegeren, dat is profiteren. Je geeft het af en je laat hen ervan genieten. Je wordt daar zelf ook beter van.

In welke mate plant u uw werk zelf of wordt dit voor u gepland?

Dat is in mijn geval een mix. Er wordt ongeveer 50 procent door anderen in mijn agenda geboekt. De planning mag vrij gebeuren, maar er zijn spelregels: er wordt bijvoorbeeld niet geboekt zonder mijn toestemming. Dat is een heel eenvoudige spelregel. Voor elke activiteit wordt er bovendien voldoende tijd ingepland om het voor te bereiden. Ik heb een tijd gehad dat mijn agenda door iemand werd gepland die de spelregels niet wilde volgen.

Dat is echt een hel. Het is dodelijk als iemand iets begint te plannen zonder voorbereidingstijden of rekening te houden met verplaatsingen. Daar ga je fysiek ook aan ten onder.

Het ergste is als je een vergadering moet beginnen met je te excuseren dat

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

je te laat bent. Dat is niet goed, want dat verandert de hele vergadering. Je start in een underdogpositie. Tien minuten vroeger komen, is fantastisch.

Je ziet heel die organisatie zich voorbereiden op een meeting. Je bent zelf heel kalm. Je hebt jezelf ingeleefd in een andere biotoop, want elke organisatie is anders. En als je vroeg bent, kun je een eigen plaats in een vergaderlokaal kiezen, wat ook niet onbelangrijk is. Op tijd zijn heeft dus een enorm voordeel. Je begint vanuit een respectvolle positie, want meestal zijn het de anderen die zich excuseren, je hebt de beste plaats gekozen en je hebt je presentatie nog eens kunnen doornemen.

Welke rollen hebt u in uw dagelijks leven?

Geert Wellens is de man die de zaak in handen heeft. Ik denk dat ik meer het externe boegbeeld ben, maar dat Geert de echte CEO is. Hij zal misschien zeggen dat dit niet waar is, maar de finale beslissing ligt toch vaak bij hem.

Ik geef hem raad en mijn mening. Hij moet ook de pricing zetten. Dat is ook de rol van de CEO. Ik heb daar ook geen probleem mee. Ik doe mijn ding en ik doe dat heel graag en door het feit dat er een absoluut vertrouwen is, werkt dat ook zeer goed.

Het is een functie met enorm veel media-aandacht en de mensen die je ziet, zijn meestal buitengewone mensen. Dat is natuurlijk heel aangenaam.

Maar dat kan al snel imponerend werken naar medewerkers toe, die misschien geen commentaar of kritiek meer durven geven. Ook binnen je familie schuilt het gevaar dat je een soort icoon wordt waar niemand nog iets durft tegen in te brengen. Dat is natuurlijk niet goed. Dat is niet goed voor jezelf, je gezin of je organisatie. Ik denk dat je die drempel zoveel mogelijk moet kunnen verlagen. Mensen moeten kritiek durven geven, de kinderen moeten thuis durven lachen met hun vader.

is want je hebt altijd verplichtingen. Een ander ding dat ik schrap is het drinken van alcohol. Waarom? Omdat dat je efficiëntie enorm verlaagt. Er wordt ’s middags nog altijd enorm veel gedronken in België. In Nederland is het vooral karnemelk. Je hebt de lunch, het diner, de recepties tussendoor …

Dat verlaagt enorm je productiviteit. Nu ben ik al zover dat als ik een half glas drink, ik me al licht in mijn hoofd begin te voelen. Er is een natuurlijke grens, dat ik zo scherp sta dat ik binnenkort wellicht niets meer zal kunnen drinken.

Mocht u vanaf morgen per dag twee uur tijd winnen, waaraan zou u die extra tijd besteden?

Wat meer schrijven en wat meer sporten.

Schrapt u bewust een aantal zaken?

Ik schrap bewust tv-kijken. Ik heb nog maar twee jaar kabeltelevisie. Ik vind dat een ongelofelijk tijdverlies. Meestal heb ik al die dingen al op de radio gehoord of via internet gelezen. Soaps en dergelijke zijn echt niet aan mij besteed. Ik mis niets want het eigenlijke leven is spannender dan de reality-tv.

Ik probeer ook selectief te zijn op recepties, wat toch niet altijd gemakkelijk

40

in terv iew g e e rt n oe l s

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Goedele Liekens Goedele Liekens (Aarschot, 21 januari 1963) is een voormalige Miss België, een bekende Vlaamse tv-presentatrice en seksuologe. In 2008 verscheen ‘Ons Seksboek’, in 2009 volgde ‘SOS Seks’. Op 1 september 2008 lag de eerste editie van haar eigen tijdschrift ‘Goedele’ in de winkels. Dit maandelijks tijdschrift wordt uitgegeven door Sanoma en heeft psychologie, maatschappij, seks en humor als pijlers. Het is een glossy maandblad dat een mix brengt van lifestyle, interviews en reportages en telkens in het teken staat van een min of meer speels thema.

Wat betekent timemanagement voor u?

De betekenis van timemanagement is wat mij betreft in de loop der jaren erg verschoven. Had je mij dit vijf jaar geleden gevraagd, dan had ik gezegd: al mijn werk klaar krijgen. Nu antwoord ik: al mijn werk rond krijgen, maar ook voldoende tijd vrij houden voor mijn kinderen. Dat gaat natuurlijk niet altijd in mijn vak. Er zijn bijvoorbeeld congressen waar ik op vrijdagavond moet zijn. Binnenkort heb ik ook een fotoshoot op een woensdag, maar ik probeer dat soort zaken bewust te vermijden.

Ik voel dat ik in de loop der jaren heel veel geleerd heb. Mijn afspraken zitten vaak in een cascade vast aan elkaar. Dezelfde plaats, achtereenvolgens, zonder dat er een uur tussen zit. Als er door omstandigheden een uur wegvalt, is dat natuurlijk een verloren uur. Dat zijn dingen die ik aan mijn assistent moet uitleggen. Hij denkt vaak dat ik moeilijk doe, maar anders is mijn dag gebroken en mijn ritme volledig verstoord. Als je bijvoorbeeld het huis uitgaat, moet je je opmaken, je moet je vaak deftig kleden. Er komt zoveel bij kijken dat je beter bepaalde afspraken kunt combineren.

Beslissingen nemen is bijvoorbeeld iets waar ik het heel moeilijk mee heb.

Er kruipt bijzonder veel tijd in. Ik werk op zelfstandige basis en ik denk dat mensen die zelfstandige zijn, sowieso beter hun tijd beheren dan mensen die in dienstverband werken.

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Dat is een van mijn grote zwaktes. Ik heb wel voortdurend to-do lijstjes, maar mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Er zijn bijvoorbeeld beslissingen die ik blijf uitstellen. Ik zit momenteel in een juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik daar van weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant. Ik geef dat dan uit handen aan mijn advocaat. Ik steek daar anders te veel negatieve energie in en ik krijg die knop maar niet omgedraaid. Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker in moeten zijn.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Te gevoelsmatig. Ik ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel

42

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

intuïtief. Soms gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf altijd wel nog oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.

Wanneer ik een to-do lijst maak, ga ik snel een aantal kleine taken schrappen. Dan is het al wat overzichtelijker. Op het einde van de dag staat het allerbelangrijkste er nog op, bijvoorbeeld een vervelend telefoontje. Je hebt dan natuurlijk wel een schoon lijstje met nog maar één taak. Dat ziet er wel aangenamer uit en dat geeft mij wel een beter gevoel. Fout natuurlijk.

in de meeste gevallen een fulltime job, ik heb echter drie à vier verschillende jobs.

De manier waarop we samen zaken moeten coördineren is ontzettend moeilijk. Je voelt gewoon dat daarmee heel veel tijd verloren gaat. Een slechte vorm van timemanagement, vrees ik. Soms hebben we een vergadering en beginnen we zonder duidelijk doel, zonder punten die besproken moeten worden, zonder te notuleren. Ik kan daar hysterisch van worden. Als je echt een druk leven hebt, is dat er echt te veel aan.

Op welke manier delegeert u?

Ik heb een persoonlijke assistent. Hij is wel een assistent op allerlei vlakken.

Hij neemt de telefoon aan, beheert de aanvragen voor interviews enzovoort.

Ik kan niet voortdurend zelf de telefoon beantwoorden. De mensen nemen dat vaak niet in dank af, maar je kunt niet anders. Zodra er bijvoorbeeld iets in een krant verschijnt over de G-plek, bellen gegarandeerd alle radiostations van Nederland en België. Iedereen te woord staan, gaat niet en dus vangt mijn assistent dit op.

Voor mij telt natuurlijk elk uur. Elke dag komen er bijvoorbeeld vijf tot tien aanvragen binnen. Je zou al iemand parttime in dienst moeten hebben om gewoon ‘nee’ te zeggen. Aanvragen van studenten voor interviews, aanvragen van clubs voor lezingen … ik krijg er tientallen per week. Selecteren is dus erg belangrijk. Bovendien krijg ik nog veel andere aanvragen, ook uit Nederland. Daar gaat snel veel tijd in zitten. Het is een beetje natte vingerwerk. Je probeert dat in te schatten op basis van het potentieel en hoeveel tijd je op dat moment hebt. De rest is ook emotie, hoor. Het kan best zijn dat er iemand een ‘njet’ krijgt omdat ik op een verkeerd moment wordt aangesproken. Het is niet altijd eerlijk.

Lukt het met de balans tussen privéleven en professioneel leven?

De balans tussen privéleven en professioneel leven is momenteel prima. Ik heb jaren met een schuldgevoel gezeten. Je betaalt bijvoorbeeld iemand om een verjaardagscadeautje voor je kinderen te gaan kopen of om leuke dingen met hen te gaan doen. Dat is heel moeilijk. Je werkt je intussen te pletter om die mensen te kunnen betalen. Dat doet pijn. Ik heb twee kinderen. Een dochtertje van 13 en een van 11. Ik durf nu echter prioriteiten te stellen. Je moet niet alles doen. Zelfs al bellen ze mij vanuit Nederland voor een zeer boeiend, hoog aangeschreven programma, als ik zin heb om thuis te blijven voor de kinderen dan doe ik dat. Dat is ouder worden, neem ik aan. Ik probeer de tijd in te plannen en dan stel je toch vast dat het niet altijd lukt.

Als je in ons beroep zit, word je de ‘Queen’ van de combinaties. Altijd ’the best of both worlds’. Ik heb bijvoorbeeld promoties van mijn boek gedaan in heel luxueuze hotels, met mijn twee kinderen. Je hebt er een prachtig zwembad, bubbelbaden, maar ook een vergaderruimte waar ik interviews kan geven. Intussen spelen de kinderen gewoon verder. Dat is een mooi voorbeeld van combineren. Toch is een combinatie van privé en zakelijke aangelegenheden niet evident.

In welke mate plant u uw werk zelf of wordt dit voor u gepland?

Voor mij is de grote externe factor de mensen waarmee ik moet werken. Ik ben altijd gewoon geweest mijn eigen ploeg te hebben. Die moeten mij ook kunnen begrijpen. Het is zoals in voetbaltermen: ‘een aantal goede spitsen inkopen’ en ik moet me daaraan aanpassen. Voor mijn redactieleden is dat

Schrapt u bewust zaken?

Tot mijn grote spijt schrap ik interviews met scholieren of studenten, dat doe ik niet meer. Je kunt niet zeggen die student niet, die student wel. Ik zeg dus tegen iedereen nee, ook tegen mijn eigen nichtje. Op de kast liggen een hoop boeiende boeken. Ik wil ze wel lezen, maar wanneer zou ik dat

44

in terv iew g oe d e l e l i e k e n s

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

doen? Het is een keuze. Veel mannen zullen die boeken wel lezen. Ik lig dan liever met mijn dochter in mijn armen naar een of andere soapserie te kijken. Naar mijn gevoel is dat veel belangrijker en ik heb niet meer die blinde ambitie om alles gelezen te hebben. Je wordt daar iets rustiger in, het is ook een kwestie van beter weten wat je wel en niet wilt.

was altijd een vergaderagenda. Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; en b) beslissen, zelfs met een timing erbij. ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond bijvoorbeeld over welke actie het ging en wie dat dan deed. Dat is zo belangrijk!

Bent u vaak onderweg?

Ik heb jaren als een kip zonder kop rondgelopen. Mensen weten dat niet, maar er was een tijd dat ik live tv deed in zowel België als in Nederland.

Op zondag presenteerde ik bovendien De lieve lust op de radio. Ondertussen gaf ik drie dagen therapie in Den Haag. Ik leidde die ploegjes allemaal.

Dinsdagavond was dat live Vanavond niet schat. Dan reed ik ’s nachts nog naar Den Haag, had ik op woensdag, donderdag, vrijdag therapieën. Vrijdagavond reed ik naar Hilversum waar ik in een hotel een eigen kamer had. ’s Avonds vergaderen: Wat gaan we doen? Wie vragen we wel of niet als gasten. Zaterdagochtend een scenario schrijven en zaterdagavond live op antenne. Dan bleef ik of daar slapen of reed ik ’s nachts nog terug. Als het niet te lang uitliep, kon ik nog terugrijden en snel iets eten bij Mc Donalds. Rond twee, drie uur thuis, maar zondagochtend was het dan weer De lieve lust.

Daarna was het maandag en moest ik opnieuw vergaderen over Vanavond niet schat. Dinsdag had ik dan weer een live uitzending. Dus dat was echt gekkenwerk.

Mocht u vanaf morgen per dag twee uur tijd winnen, waaraan zou u die extra tijd besteden?

Mijn huis poetsen. Ik houd zo van orde en mijn huis is één grote stal. Ook het opruimen moet efficiënt zijn: de dingen organiseren zodat je daar de komende vijf jaar geen werk meer mee hebt. Dit wil bijvoorbeeld zeggen dat ik in mijn apothekerskastje alles in van die doorschijnende bakjes leg, met duidelijke etiketten: verkoudheid, wondjes, zalfjes. Als je alles overhoop gooit en je moet gaan zoeken, dat gaat niet. Meer tijd voor lezen, daar zou ik bijzonder veel plezier aan hebben.

Hoe gaat u om met onverwachte gebeurtenissen?

We vragen ons af wat er in dat geval verzet kan worden en wat niet. Dat is een groot verschil met tien jaar geleden. Nu ga ik me niet meer in duizend bochten wringen. Ik heb sowieso heel veel werk. Ik kies, meer dan vroeger, voor de zaken waar ik zelf heel veel aan heb. Naar het buitenland reizen is heel aangenaam om te doen. Daar zal ik dan ook prioriteit aan geven.

De dag van Goedele Liekens, hoe ziet die eruit?

Ik sta op, ik maak de kinderen klaar en wij ontbijten samen. Iemand brengt de kinderen naar school, want dat doe ik al lang zelf niet meer. Ik lees intussen de krant of ik ga terug in bed liggen om naar het nieuws te kijken dat ik ’s avonds niet gezien heb. Dat vind ik eigenlijk het leukste. ’s Morgens op je gemak wakker worden, maar toch een planning maken. Ik laat mijn gsm altijd tot tien, elf uur uit staan. Als het echt iets dringends is, kan mijn personal assistent mij wel op een andere manier bereiken. Ik heb vaak verschillende afspraken. Ik moet dan regelmatig twee à drie kledingsets meenemen.

We zitten met de redactie in Antwerpen, maar ik ga nooit voor elf uur naar kantoor want dat heeft geen zin. Ik doe er nu al een uur over. Met de files is dat anderhalf uur heen en anderhalf uur terug en dan ben je drie uur kwijt.

Dat is niet aan mij besteed.

Voor de rest vergaderen, vergaderen, vergaderen …

Hoe vergadert u?

Als ik zelf een vergadering leid, is er wel een agenda maar ook dat probeer ik zoveel mogelijk te delegeren. Dan merk je pas hoe mensen werken. Ik heb graag een concrete agenda. Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar

46

in terv iew g oe d e l e l i e k e n s

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Hans Bourlon Hans Bourlon (Baardegem, 13 maart 1962) is een Vlaams mediafiguur en hij staat aan het hoofd van Studio 100. Hij behaalde een diploma wijsbegeerte aan de toenmalige Universitaire Faculteiten Sint-Aloysius.

Bourlon begon zijn carrière bij de toenmalige BRT als medewerker in 1987. Van 1989 tot 1996 was hij er televisieproducer van het populaire programma Samson en Gert.

In 1996 richtte hij samen met Gert Verhulst en Danny Verbiest het productiehuis Studio 100 op. Hij is er nog steeds een van de drijvende krachten. Hans Bourlon werd in 2005 en 2007 genomineerd voor de onderscheiding Manager van het Jaar. In 2008 won hij deze onderscheiding samen met Gert Verhulst, medeoprichter van Studio 100.

48

Wat betekent timemanagement voor u?

Timemanagement gebeurt relatief spontaan. De balans vinden tussen je privéleven en je job, dat is timemanagement. Een evenwicht tussen beide realiseren en ervoor zorgen dat je voldoende kans tot zelfontplooiing krijgt. Als ik bijvoorbeeld mensen zie werken als gekken en daarbuiten niets van privéleven meer hebben, dan heb ik daar mijn bedenkingen bij. Dan is er geen balans, maar een onevenwicht en een onevenwicht blijft nu eenmaal niet duren. Ik heb graag mensen die een stabiel en gelukkig privéleven hebben omdat daaruit evenwichtige werkomstandigheden kunnen voortkomen.

Wanneer ik goed bezig ben, zou je dat in principe kunnen merken aan hoe vaak mijn telefoon rinkelt. Ik ben niet de slaaf van mails en telefoons, integendeel. Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral bezig zijn met waar we naartoe varen. Welke richting gaan we uit, hoe lang gaan we erover doen? Welke zeeën wachten ons nog? Wat zijn de leuke dingen aan de reis en waar zitten de mogelijke obstakels? Ik moet niet aan het stuur staan, dat moet de stuurman doen, en om het anker neer te laten is er ook een specialist. De telefoon gaat niet de hele tijd rinkelen, want ik ga ervan uit dat we de juiste mensen hebben om te doen wat ze moeten doen. Ik heb met mijn mensen een soort contact dat ervoor zorgt dat ze tot ontplooiing kunnen komen, dat het ze motiveert.

Kortom, een open dialoog.

Het heeft er ook mee te maken dat ik aandeelhouder ben in het bedrijf. Als aandeelhouder heb je een heel andere filosofie dan als bijvoorbeeld een operationeel directeur. Hoe minder ik nodig ben in het bedrijf, hoe meer mijn aandeel waard is. Als ik mezelf als trechter van dit bedrijf beschouw, dan ben ik waardedestructie aan het plegen voor al onze aandeelhouders.

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Wij hebben in het bedrijf geen vijfjarenplannen die we nauwgezet uitvoeren.

Een privébedrijf moet er vooral in slagen flexibel te zijn, om te kunnen inspelen op tendensen. Zeker een mediabedrijf. Als er een heel interessante trein langskomt dan moet je mee kunnen.

We zijn een bedrijf dat snel gegroeid is. Dat brengt een groot voordeel met zich mee: je kunt je omringen met de beste mensen die er zijn. Stilstand is

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

immers achteruitgang. De beste mensen blijven omdat ze zelf nog potentieel in zich hebben en ze weten dat als het bedrijf groeit dat ze mee kunnen groeien.

Wij krijgen veel sollicitaties binnen. Dat is bijzonder leuk. Dat gaat niet meer gebeuren als het bedrijf stilstaat of achteruitgaat.

Een bedrijf moet de dynamiek halen uit zijn groei. Een bedrijf is pas waard wat zijn plannen voor de toekomst waard zijn. Dat is in een mensenleven ook zo. Mijn vader is in de tachtig. Die floreert en is nog zeer vrolijk omdat hij nog dingen voor zich heeft waar hij naar uitkijkt. Daar haalt ook een bedrijf zijn kracht uit. Een bedrijf dat goed boert, op een massa kapitaal zit, maar geen plannen heeft voor de toekomst is een arm bedrijf, hoe rijk het ook is. Dat zal zich ook vertalen in de waarde van zijn aandeel. Daar zijn wij, ook als aandeelhouders en bestuurders, in het bedrijf voortdurend mee bezig: Hoe kunnen we groeien? Wat zijn onze plannen voor de toekomst? Laat ons altijd vooruitkijken, vooruitstreven, bepaalde richtingen uitgaan. Dat brengt dynamiek, een ambiance, met zich mee.

Ik ben er eigenlijk als de dood voor dat het ooit stilvalt om welke reden ook.

Je bent op een gegeven moment natuurlijk gelimiteerd. Als onze groei blijft aanhouden, zullen we waarschijnlijk onze doelstelling herdefiniëren, misschien activiteiten opsplitsen. We zullen tot bepaalde targets moeten komen, die, opgedeeld, misschien kleiner zullen zijn. Je kunt nu eenmaal geen twintig langspeelfilms per jaar maken in één organisatie. We maken er nu drie per jaar. Er is ergens een creatieve limiet in een bedrijf. Een organisatie is geen optelsom van mensen. Je kunt niet zeggen: ‘We zetten er honderd mensen bij en dan gaat het wel.’ Zo simpel is dat niet. Het is geen gemakkelijke vraag waar ook geen evident antwoord op te geven valt.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Elke mens is wie hij is en iedereen is anders. Mijn collega Gert Verhulst, waarmee ik op gelijke voet sta om dit bedrijf te leiden, is bijvoorbeeld heel verschillend. Bovendien evolueren wij beiden in de tijd. Prioriteiten moet je stellen in functie van waar je goed in bent. Als je echter voelt dat je dat niet bent, dan kun je je het beste omringen met mensen die daar wel goed in zijn.

50

in terv iew ha n s bou r l on

De ideale manager, als homo universalis, bestaat niet. Dus moet je trachten je te ontplooien in die dingen waarin je denkt het verschil te kunnen maken.

Als ik mezelf moet schetsen van het verleden tot nu, dan zijn er grote verschillen in accenten. Je groeit eigenlijk mee met je bedrijf. Zo heb ik mezelf bijgeschoold in een aantal zaken.

Wij zijn constant op zoek naar nieuwe dingen waarin we iets kunnen realiseren. Gaandeweg vuurtjes stoken en hopelijk gaat de schuur dan helemaal in brand en ontstaat er een prachtig project. Daar zijn we heel veel mee bezig: het ondernemerschap. We zijn pur sang ondernemers.

Als people manager ben ik iemand die mensen bij de les houdt als het gaat over strategie, langetermijndenken en keuzes maken. Mensen zitten in een bos te kappen om een weg te maken, maar kijken soms niet om zich heen.

Ze zien niet altijd wat er is opgebouwd door dat harde werken, nemen af en toe te weinig afstand. Ze zijn soms te veel bezig met dat wat ze dag in dag uit aan het doen zijn en dan moet je feedback geven, rust brengen. Ik kan heel veel voorbeelden geven van hoe een organisatie soms in paniek raakt om weinig redenen.

Mensen enthousiasmeren is belangrijk want zij twijfelen ook vaak aan hun leiders. Ik geef een voorbeeld: we gaan een musical maken. We spreken snel over een aanzienlijke investering en dat is gigantisch. Je start met een wit blad. We gaan K3 een hoofdrol geven. Iemand zegt dan: laat ons de drie biggetjes nemen, ze zijn toch met drie. Geef ze een varkensneus en zo van die oren. Het was onze populairste musical voor kinderen die we ooit hebben gerealiseerd. Achteraf is het simpel gezegd, maar op het moment zelf kijkt iedereen naar elkaar van: is die gek geworden? En dan heb je iemand nodig die zegt: ‘Laat ons daarvoor gaan.’ Je kunt evengoed met K3 vijf andere dingen doen, maar laat ons nu afspreken dat we hiervoor gaan en dat we dit gaan promoten in ons bedrijf. Een belangrijk woord vind ik, zeker in een creatief bedrijf, is promoten. Je maakt keuzes vanaf een wit blad, het had dit en dat kunnen zijn, het is niet zwart-wit maar je moet het toch zwart-wit stellen opdat mensen geënthousiasmeerd geraken. Mensen willen geleid worden. Mensen hebben leiders nodig die voor hen mee die keuze gaan bepalen en de neuzen in dezelfde richting zetten. Dit is zeer typisch aan onze sector.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

We zijn momenteel met een ingewikkelde remake bezig. Daar zit heel veel vakkennis in. Je moet soms kunnen voorspellen: als het een succes wordt in Amerika dan is dat een belangrijk contract voor ons. Wat kan er dan gebeuren? Wat kan er niet gebeuren? Er zijn al twee dagen drie juristen teksten aan het bewerken. Het is hetzelfde verhaal, op details blijven ingaan en dit erin en dat eruit en dan altijd weer die algemene lijn zetten: Wat willen we bereiken? Stel het is een succes … Ik ga die tekst niet lezen of mij bemoeien met de details.

Mensen worden wezenloos als je je te veel met ze bemoeit. Je moet mensen de ruimte geven om te spelen, om open te bloeien. Je moet ze niet in de weg gaan staan. Je kent dat soort bedrijven met een tirannieke baas die waarschijnlijk zelf zeer competent is, maar die zich laat omringen met soldaten.

Als hun baas dan verdwijnt of het bedrijf wordt overgenomen, is het bedrijf waardeloos omdat niemand in staat is verantwoordelijkheid op te nemen.

In welke mate wordt uw agenda bepaald door uzelf of door anderen?

Ik bepaal zelf mijn agenda in de mate van het mogelijke. Er staan een aantal vaste afspraken in. In ons geval zijn dat internationale conference calls die met regelmaat op de agenda staan. We werken op het secretariaat met drie mensen en er wordt overlegd waar ik wel of niet bij ben. Ik probeer mijn agenda zo weinig mogelijk vol te stouwen.

Ik krijg vaak uitnodigingen voor allerlei verenigingen, sociale bezigheden, premières of om het even wat. Ik vind dat een hele eer, maar maak daar zeer gerichte keuzes in.

Netwerken beperk ik tot het noodzakelijke. Ik word ook wel eens gevraagd voor lezingen omdat we een aantal prijzen hebben gewonnen. Ik heb dat in het begin gedaan, maar ik heb daar wel een limiet op gezet. Vooral voor jonge mensen, scholen doe ik dat graag. Ik wil jonge mensen enthousiasmeren om te ondernemen. Voor de rest mag ik mij gelukkig prijzen dat ik mijn agenda zelf kan bepalen.

Lukt het met de balans tussen privéleven en professioneel leven?

Ik probeer voldoende vakantie in te bouwen. Ik heb een aantal hobby’s die ik zo vaak mogelijk probeer te beoefenen. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig met

52

in terv iew ha n s bou r l on

de fiets op de piste rijden in Gent. Je komt dan in contact met mensen om te fietsen, dan kan ik rustig reflecteren over andere zaken. Als mijn agenda vol zit, kan ik ook niet rustig over strategie nadenken.

Ik ben dus zeker geen slaaf van mijn agenda en ik maak mijn eigen keuzes zelf. Het gevolg is dus een mooie balans tussen werk en privéleven. Het is wel niet altijd zo geweest. Bij de opstart van een bedrijf is dat heel wat anders. In 1996 zijn we gestart met het bedrijf met een kleine groep mensen.

Alles komt op je dak terecht, alles. Dat is moeilijk maar je moet daar doorheen. Als je de mogelijkheid hebt om je te omringen met mensen, dan pas kun je echt beginnen managen.

Schrapt u bewust zaken?

Ik ben met bepaalde dingen gestopt en ik heb mij in andere dingen bekwaamd. Ik heb Latijn-Grieks gedaan, daarna wijsbegeerte gestudeerd.

Boekhouden en economie zijn in deze opleiding nooit een vak geweest. Ik ben mij daarin gaan bijscholen en heb daar een soort interesse en affiniteit voor gekregen. Ik kan nu met een zekere trots zeggen dat ik met de financiële mensen in huis een ernstige dialoog kan voeren.

Ons bedrijf is geïnternationaliseerd. Ik beheerste wel een aantal talen, maar ik was niet tevreden over het niveau. Ik ben mij gaan bekwamen, ik wil dat er een bepaald niveau van perfectie is. Ik blijf mezelf dus bijscholen. Ik vind dat heel belangrijk en neem daar ook mijn tijd voor.

Anderzijds zijn er zaken die ik in het verleden altijd heel graag heb gedaan, maar nu niet meer kunnen. Ik heb honderden verhalen gemaakt voor onze series, ik vond dat heel leuk. Vandaag zijn er veel meer mensen hier in huis creatief en die doen dat beter dan ik vroeger.

Bent u vaak onderweg? Hoe organiseert u dat?

Ik zit vaak in het vliegtuig. Soms ver weg. Dat is wat mij betreft een nieuwe stap vooruit, het is boeiend. Er reizen vaak andere mensen van het bedrijf mee. Reizen schept vaak een heel leuke band tussen mensen. De reistijd zelf gebruik ik om dossiers door te nemen of om wat te lezen.

Ik probeer altijd toch het brede kader te behouden. Ik steek daar veel tijd in.

Zo lees ik meerdere kranten per dag. Ik neem er echt mijn tijd voor omdat

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

een bedrijf zich ontwikkelt in een maatschappij die nooit status quo is. Je moet dus op de hoogte blijven van wat er in onze maatschappij gebeurt. Of het nu over politiek of sport is, dat interesseert mij, ik zuig dat op als een spons. Dingen die interessant zijn voor ons bedrijf mail ik naar mensen die er iets kunnen mee doen. Heb je daar al aan gedacht? Heb je dit gezien?

Hoe gaat u om met storingen?

Onverwachte situaties in een bedrijf moet je als een uitdaging bekijken. Een probleem of een crisis kan een opportuniteit zijn om tot nieuwe realisaties te komen.

Je hebt mensen die in stresssituaties boven zichzelf uitstijgen en je hebt mensen die in stresssituaties niets waard zijn. Ik probeer met mijn soms beperkte mogelijkheden tot die eerste soort te behoren. Ik heb meegedaan aan het tv-programma De Slimste Mens Ter Wereld. Ik heb niet zo’n geweldig geheugen vind ik, maar op het moment dat ik daar zit en die camera draait, dan ineens weet ik meer dan bijvoorbeeld thuis in mijn zetel.

In het bedrijfsleven kom je absoluut crisissituaties tegen waar je zeker op korte termijn keuzes moet maken en dan is het vaak een kwestie van snel zijn. Er als eerste bij te zijn, het juiste te doen. Vaak zie je in crisissituaties dat mensen net het omgekeerde doen. Ik kan genieten van onverwachte situaties.

Hoe vergadert u?

Gert en ik houden niet van lang en veel vergaderen. Ik zou dat het liefst staand doen. Ik vind dat je een vergadering moet splitsen in twee delen. Dat is één: snel to the point komen, en twee: voldoende tijd nemen voor ‘social talk’.

Bij voorkeur moet je de twee niet te veel vermengen, maar ze mogen op zijn minst even lang duren. Ellenlange vergaderingen zijn aan ons niet besteed.

Ik ben voorstander van een soepele organisatie met enkele sterke leiders die keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen. Een te grote democratie, zeker als je van een wit blad start, kan eindigen in ellenlange discussies met een slecht resultaat. In een bedrijf ben ik dus voorstander van sterk leiderschap. Een vorm van verlicht despotisme (lacht).

54

in terv iew ha n s bou r l on

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Wat betekent timemanagement voor u?

Voor mij betekent dat het efficiënt organiseren van mijn dag, week, maand en jaar in functie van mijn verantwoordelijkheden. Ik heb een planning, maar ik moet die regelmatig kunnen herzien. Het is dus niet iets statisch. Als parlementariër wist ik welke dagen dat ik in Brussel moest zijn, dat stond vast.

In het begin was dat moeilijk als je dat moet inpassen in een agenda zoals die van mij.

Ik werk ook met deadlines. Zo heb ik natuurlijk ook heel veel terugkerende zaken, bijvoorbeeld jaarverslagen. Je hebt dus aan de ene kant deadlines en aan de andere kant een vaste agenda. Daartussen heb je een zeer beperkte vrijheid en daar komen dan een aantal afspraken tussen. Als daar iets onverwacht komt, moet je je agenda kunnen aanpassen. Dat is iets wat ik heb moeten leren.

Christine Van Broeckhoven Christine Van Broeckhoven (Antwerpen, 9 april 1953) is een Belgische moleculair biologe en politica. Als hoogleraar onderzoekt zij Alzheimer-dementie, bipolaire stoornissen en andere zenuwziekten bij volwassenen. Ze heeft sinds 1983 haar eigen laboratorium voor moleculaire genetica aan de Universiteit Antwerpen.

Van Broeckhoven ontving de Vijfjaarlijkse Prijs voor Wetenschappelijk Onderzoek en de Amerikaanse Potamkin Prize en in 2005 de Belgium Honor Award for Women in Science van l’Oréal en UNESCO en de Arkprijs van het Vrije Woord. Op 19 maart 2007 werd bekend gemaakt dat zij bij de federale verkiezingen de lijst voor de Kamer van Volksvertegenwoordigers namens de sp.a in Antwerpen zou aanvoeren. Op 9 mei 2010 stapte ze uit de politiek om zich volledig op het wetenschappelijk onderzoek toe te leggen.

56

Hoe belangrijk zijn doelen voor u?

Doelstellingen worden door onszelf bepaald. Ik stuur mijn afdeling met een honderdtal mensen aan. Ik heb doelen voor het onderzoeksmanagement, het financieel management, het personeelsmanagement en voor public relations. Er is voor elk van deze deeldomeinen een duidelijk beleid.

Het product dat we leveren is kennis. Wij leveren dat af in de vorm van mensen die hier afstuderen, maar ook via wetenschappelijke publicaties en octrooien. De output wordt ook gemonitord. Onderzoek, valorisatie en educatie. Daar bestaan heel strikte criteria voor.

Ik ben ook de enige die een onderzoeksafdeling van honderd onderzoekers leidt. Ik kan niet zeggen dat ik dat 25 jaar geleden als doelstelling had. Mijn doelstelling is altijd geweest om te excelleren in onderzoek. En dat ook te blijven doen. Dat excelleren is op topniveau en dat is per definitie internationaal. Ik ben internationaal begonnen en ik probeer die positie te houden.

Dat betekent constant vernieuwend werken.

Hoe stelt u uw prioriteiten?

Ik heb hier drie niveaus. Ik ben afdelingsdirecteur, voor deze functie is de prioriteit het managen van de afdeling. Ik ben ook nog groepsleider van een onderzoeksgroep en dan ben ik natuurlijk ook prof. Mijn belangrijkste

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

prioriteit ligt bij onderzoek. Hoeveel procent van onze tijd dat we besteden aan onderzoek, onderwijs of dienstverlening, mogen wij als academicus kiezen. Bij mij ligt het accent op dit moment voornamelijk op onderzoek en dienstverlening. Binnen mijn dienstverlening zat heel veel van mijn parlementair werk, want dat was een vorm van maatschappelijke dienstverlening. Het onderwijs betekent op dit moment een zeer kleine fractie.

Hoe delegeert u?

Ik ben iemand die werkt met een functionele hiërarchie. Als je zo’n grote afdeling wilt laten functioneren, dan moet je delegeren. Een degelijke structuur hebben is belangrijk zodat je weet wie er voor wat verantwoordelijk is.

Ik bouw piramides, de top is per definitie altijd kleiner dan de bottom. Ik zit aan de top en heb de ultieme eindverantwoordelijkheid over alles wat hier gebeurt. Onder mij zitten er nog een aantal piramides. De toppen van deze piramides zijn mensen die een of andere leidinggevende functie hebben. De klassieke manier dus. Ik heb dat nooit geleerd, ik doe dat puur uit ervaring en pragmatisme.

Maar het werkt want ik ben in 25 jaar van één persoon naar honderd personen gegaan. Het is heel belangrijk dat mensen weten wat hun plichten, maar ook wat hun rechten zijn. Je moet mensen waarderen voor wat ze uitvoeren. Dat is erg belangrijk in een functionele hiërarchie, het werkt altijd in twee richtingen.

Bij iedereen in dit gebouw moet de neus in dezelfde richting staan. Mensen die niet in het verhaal meegaan, moet je verwijderen uit je organisatie. Ze mogen op hun niveau blijven, ze moeten niet allemaal promoveren maar dan moeten ze aan die functie voldoen. Ze moeten in hun functie excelleren, allemaal!

In het kader van de Vlaamse regering worden wij om de vijf jaar geëvalueerd.

Er zijn gevolgen aan verbonden. Er is dus een duidelijke resultaatsverbintenis. Onze mensen weten dus ook heel goed wat ze moeten bijdragen. Ik ben dan ook zeer transparant in mijn beleid. Ik heb duidelijke regels rond personeel en duidelijke regels rond financiën.

Ik gebruik ook nooit mijn titel. Ik gebruik mijn titel alleen als ik geld nodig heb. Mensen kijken wat je te presenteren hebt en wat je waard bent. Ik

58

in terv iew c hr i st i n e va n broe c k hov e n

zie dat ook in bedrijven, want ik ben ook consulent geweest. Ik merk toch dat degenen die excellent zijn, ook op het managementniveau geen titels gebruiken.

Worden uw mensen begeleid wat betreft timemanagement?

Iedereen heeft zijn doelstellingen. Ze weten wat hun rol is en we houden rekening met de gezinssituatie. Ik plan geen vergaderingen in de vakanties en ook niet op woensdagnamiddagen. Dat kun je niet maken. Mensen moeten geen problemen krijgen met hun gezin.

Wat tegenwoordig lastig is, is e-mailen. Ik werk zeven dagen per week en dan wil ik dat ze weten dat ze niet moeten antwoorden in het weekend.

Soms moet ik dat expliciet zeggen: het is niet de bedoeling dat je meteen antwoordt.

U werkt zeven dagen per week. Hoe behoudt u dan de balans tussen uw privéleven en uw werkleven?

Dat is geen zwart-wit overgang. Daar zit een grijze zone tussen. Het meeste van wat ik doe, wil ik graag doen. Het is een hobby. Ik vind het niet erg om op een zaterdagvoormiddag een paar uur te werken. Heb ik dan een goede of slechte balans … geen idee maar het werkt.

Mijn man zit in de cultuursector en heeft ook een beroep dat zeven dagen vergt. Hij heeft zijn eigen cultuurblad. We hebben onze vaste privéafspraken. Zo gaan we elke drie weken naar zee. Dan bezoeken we galerijen en musea. We hebben dan ook nog een jaarlijks weekend in de Ardennen, een week in Oostenrijk om te skiën en we doen twee citytrips. Wij zijn meer mensen van de korte vakanties. Kort, krachtig en frequent. Als dat niet zo zou zijn, dan denk ik niet dat je op dat niveau kunt werken. We moeten eerlijk zijn, hoe hoger je in de rangorde staat, hoe meer verantwoordelijkheid je hebt. Je kunt wel delegeren en efficiënt werken, maar uiteindelijk heb je wel de verantwoordelijkheid. Je kunt dus niet voorbij een aantal zaken. Vrije tijd is dus het eerste wat eraan gaat. Zo is het nu eenmaal.

Schrapt u bewust een aantal zaken?

Ja, dat heb ik gedaan toen ik kleine kinderen had. Toen heb ik wel degelijk

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

mijn loopbaan aangepast. Ik heb pas later kinderen gekregen en dan heb ik heel veel geschrapt. Ik heb mijn hobby’s, zoals badminton en een aantal andere zaken, noodgedwongen moeten opofferen. Zo ben ik bijvoorbeeld ook gestopt met het lezen van kranten. Ik luister wel naar het nieuws. En slaap, heel veel slaap heb ik opgeofferd. Toen heb ik geleerd met vier uur toe te komen en ik doe dat nog altijd.

Mijn kinderen hadden altijd voorrang. Toen ze bijvoorbeeld naar school gingen, was ik op woensdagnamiddag thuis en dan bereidde ik mijn lessen voor.

Het was altijd gecombineerde multitasking. Ik ben heel flexibel.

Je moet accepteren dat er dingen niet zijn. Ik heb een hele tijd geen boeken kunnen lezen. Je ziet, je evolueert in de tijd. Maar je moet op elk moment je situatie weer opnieuw inschatten en je aanpassen en geen spijt hebben. Dat is ook heel belangrijk. Ik heb nooit van iets spijt. Dat is pas tijdverlies.

Hoe vergadert u?

Ik handel heel veel af met e-mail. Als je aan vijf mensen iets wilt vertellen, dan zet je dat in een mail en ze hebben allemaal exact dezelfde informatie.

E-mail moet je beperken tot feiten, want als je al mailend gesprekken begint te voeren dan ben je verkeerd bezig. Ik vergader ook wel met mensen, maar zelden met de hele groep.

Spontaan vergaderen gebeurt meestal met individuen. Als er iets aan de hand is, roep ik heel snel even die mensen bij mij en dan gaan we ad hoc iets doen.

Bij een managementvergadering is dat natuurlijk altijd wel met agenda’s. Er is een doelstelling voor de vergadering. Het managementteam weet dan waar het over gaat. Het kan zijn dat die agenda in het begin van de vergadering wordt aangepast, afhankelijk van de prioriteiten.

Kunnen vrouwen beter hun tijd indelen dan mannen?

Vrouwen houden eerder rekening met het einde van de dag, zeker vrouwen die kinderen hebben. Je weet wat je moet doen, dan ga je dat ook in die tijd doen. Mannen hebben een partner thuis, die breien daar gemakkelijk een uur, twee uur aan. Dat zie je ontzettend vaak. Zonder meer te doen, zonder meer te presteren. Die gaan wel eens koffie drinken of praten over voetbal.

60

in terv iew c hr i st i n e va n broe c k hov e n

Men heeft daar nog onvoldoende onderzoek naar gedaan. Vrouwen hebben nog veel meer het instinct dat werkt. Het zorgen voor kinderen, het gezin.

Het hoeft niet altijd voor kinderen te zijn, maar ook voor hun man. Dat zorgende aspect bij vrouwen, dat is iets wat echt uitgesproken is. Mannen moet je op een hele andere manier betrekken in de zorg voor hun gezin, door ze opdrachten te geven, door ze verantwoordelijkheden te geven. Dat zal wel in de hersenen gecodeerd zijn of iets met hormonen te maken hebben.

De maatschappij verandert. Mijn moeder werkte niet. Mijn kinderen hebben altijd een werkende moeder gekend en dat is bij de meerderheid zo. Je krijgt een andere omgeving.

Er is dus nooit echt onderzoek gedaan of mannen of vrouwen beter kunnen organiseren of plannen?

Ik denk dat sociologen en psychologen daar wel mee bezig zijn, maar niet op het vlak van het biologisch functioneren van de hersenen. Zoveel weten we er nog niet van. Er is wel een tendens in die richting om dat te analyseren. We weten dat hersenactiviteiten tussen mannen en vrouwen kunnen verschillen. Voor dezelfde taken trouwens. Als je iemand een opdracht geeft en je kunt in kaart brengen welke cellen actief worden, gaat dat verschillen.

Men is daar vaak bang van. Dat zijn gedragsstudies en er zijn heel veel mensen die vinden, vooral diegene die niet wetenschappelijk geschoold zijn, dat het een demystificatie van de mens is. Er zijn er dan ook die van oordeel zijn dat het niet biologisch is en dat het eigenlijk allemaal sociale context is. Ik word daar regelmatig op aangevallen.

Mocht u twee uur per dag winnen wat zou u dan opnieuw gaan doen?

Ik denk lezen. Muziek luisteren en lezen. Ik kan mij niet herinneren dat ik de laatste jaren nog een cd gekocht heb. Ik begin nu al weer meer muziek te beluisteren, te werken met muziek, maar als je zoveel dossiers doorneemt dan is werken met muziek heel moeilijk.

Meer rustig, gewoon genieten. In een zetel gaan zitten, bij wijze van spreken, bij het haardvuur met een tas thee, een boek, mijn voeten op de bank en genieten.

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Laatste vraag: hebt u nog een gouden tip?

Je moet iets vooral doen omdat jij het wilt doen en niet omdat je vindt dat je dat moet doen voor andere mensen. Ik ben van 1953. Wij waren de generatie die heel de wereld ging veranderen. Wij hebben ook een stuk van de wereld veranderd, maar de generatie van nu is anders. Je kunt niet datzelfde respect verwachten van die mensen. Als leidinggevende mag je dat dus nooit doen. Dan word je gefrustreerd tot en met. En er lopen al genoeg gefrustreerden rond.

62

in terv iew c hr i st i n e va n broe c k hov e n

Š la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

Joop van den Ende Joop van den Ende (Amsterdam, 23 februari 1942) is een Nederlands mediamagnaat op het gebied van televisie en musical.

In 1999 nam zijn gezondheid af. Hij besloot daarom in 2000 uit Endemol (dat inmiddels is gekocht door het Spaanse Telefonica) te stappen.

Hij verkocht zijn belang van 26 procent, werd miljardair en richtte zich voortaan volledig op het produceren van grote musicals in Nederland, Duitsland, Spanje, Engeland, Frankrijk, Rusland en de Verenigde Staten. Met zijn bedrijf Joop van den Ende Theaterproducties produceerde hij onder meer de musicals The Lion King, Tarzan en Evita.

64

Joop van den Ende was bereid om zijn gedachten over timemanagement op papier te zetten Het heeft niet heel veel zin om met mij te praten over timemanagement, tenminste als je daarbij denkt aan methoden en trucs om iemand zijn tijd beter te laten indelen.

Ik ben cultureel ondernemer en dat betekent dat ik elke dag een aantal nieuwe ideeën bedenk en ook de beslissingen neem hoe, en met wie ik die wil gaan realiseren. Het doel is voor mij altijd belangrijker dan de tijd die het kost om het te bereiken. Voor mij geldt dat tijd zich moet voegen naar wat ik voor ogen heb.

In mijn vak van theater- en televisieproducent is creativiteit iets dat je moet beschermen en koesteren. Je kunt niet van te voren bepalen hoeveel uur een creatief proces mag duren. In veel horecaondernemingen krijg je tegenwoordig een biertje uit een tap die wordt aangestuurd door een computer.

Daardoor wordt exact de voorgeschreven hoeveelheid bier in het glas geschonken. Geen druppel te veel. Want ze hebben berekend dat ze op deze manier op jaarbasis heel veel geld kunnen besparen. Dat zal zeker het geval zijn en ik ben de laatste om te ontkennen dat winstoptimalisatie belangrijk is. Maar je hebt ook de cafés nodig waar een geweldige sfeer hangt, mede omdat de barkeeper zijn biertjes nog met de vrije hand tapt. Al wordt er dan wat bier verspild.

Toen we voorjaar 2009 de musical Sister Act met co-producent Whoopi Goldberg in het Palladium Theatre in Londen creëerden, namen we de tijd die nodig was om te bereiken wat ons voor ogen stond. Het was wel zo dat de premièredatum vaststond en overal was gecommuniceerd. Wij werkten dus met strakke repetitieschema’s en moesten binnen die periode tot aan de première resultaten zien te boeken. Toch heb ik ook toen, in het belang van het creatieve proces, continu de vrijheid willen houden om soms heel belangrijke zakelijke besprekingen af te zeggen, zodat een extra repetitie kon worden ingelast. Het creatieve proces laat zich nu eenmaal niet dwingen.

Voor mijzelf is timemanagement geen issue. Ik ben daar niet mee bezig en wil daar geen tijd aan besteden. Maar ik heb er wel voor gezorgd dat ik de juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk

© la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1

te kunnen werken. Dat begint met een goede persoonlijke assistente die maanden van te voren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vastleggen. Zij weet welke verzoeken ze voorrang moet geven en hoeveel uitloop besprekingen met bepaalde personen kunnen hebben. Als ik er zo over nadenk, is dit eigenlijk ook wel een vorm van timemanagement: het zo organiseren dat ik me niet over de datum en lengte van een afspraak hoef te bekommeren, maar mij volledig kan concentreren op creatieve en zakelijke processen.

66

in terv iew j oop va n d e n e n d e

Š la nno o, t i m chr i s t i a ens 201 1