Win Tijd op Jouw Manier

→

‘Dit boek is een wake-upcall e het druk heeft. voor iedereen dital i nteressante concepten aan ↘

Tim reikt een aan en welke ideeën maar laat de lezer zélf besliss gesties van de zouden kunnen werken. De sug nige visie van de nzin eige de Europese president of agnaat maken dit grootste Nederlandse mediam boek uitermate boeiend.’

ge er t we lle ns ceo eco no pol is

I

6

N

op zoek na a r d e e s s en t ie

H

O

U

D

11 Inleiding

17

Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

19

Een aantal stellingen

25

Op zoek naar de Essentie

1

27

1 Formuleren van doelen

31

2 Omzetten van doelen in doelstellingen

34

3 Zelf prioriteiten stellen

38

Toolbox Essentie

49

Afbakenen van je Functies

2

52

1 Wie ben je op je werk?

57

2 Wie ben je thuis?

59

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

60

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven

66

Toolbox Functie

3

75

Focussen op je doelstellingen

78

1 Minimaliseren van storingen

81

2 Nee durven zeggen

83

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren

90

4 Datadieet

92

103

4

Toolbox Focus

Efficiënt uitvoeren van taken

105

1 De 80/20-regel

107

2 Elke dag plannen

111

3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode

118

8

Toolbox Efficiëntie

5

Creativiteit

129

131

1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

132

2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving

135

3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen

144

152 Epiloog

155 Dankwoord

159 Noten

163 Literatuur

165

Toolbox Creativiteit

Over de auteur

→

10

op zoek na a r d e e s s en t ie

Inleiding Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoorden. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze zo zelden gesteld wordt.

Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden.

Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvinden en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten.

Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werknemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken, is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen.

De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiĂŤntie staat in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en Skinner publiceerden in 2005 een artikel waarin het effect van timemanagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samengesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het

11

beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De persoonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur.

De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat bedrijven bereid zijn financiĂŤle inspanningen te leveren om timemanagement actief in hun organisatie te implementeren.2 Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk.

De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stellen, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doeltreffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel afkomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriĂŤle tijdperk.

Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeuren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijkheid en specifieke situaties is dus nodig.

Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de dag volstaat het niet dat iemand vooraan een oneman-timemanagementshow opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aantal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijdsbeheer of persoonlijke efficiĂŤntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat worden. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het individu in het team.

12

in leidin g

Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnieken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van David Allen, een heus datadieet en de interessantste webapplicaties op het vlak van tijdsbeheer.

Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan.

Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Europese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen: • • • • • • • • • •

Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep Inge Vervotte, minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z Jacques Rogge, voorzitter van het IOC Geert Noels, Chief Economist Econopolis Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100 Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe Joop van den Ende, mediamagnaat De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanagement is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen.

Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel

13

hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende toolboxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doeboek. Je zult snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten.

Tips om efficiĂŤnter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com.

Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval ook mag betekenen.

Tim Christiaens http://www.TimeManagementCompany.com tc@TimeManagementCompany.com @TimChristiaens

14

in leidin g

→

E

16

F

op zoek na a r d e e s s en t ie

F

E

C

T

Wat houdt de EFFECTmethode precies in?

E F F E C T 17

Op zoek gaan naar de Essentie Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstellingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je naartoe?

Afbakenen van je Functies Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinderen? Ben je actief in het verenigingsleven?

Focussen op je doelstellingen Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vaststaan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met je tijd doet.

EfficiĂŤnt uitvoeren van taken Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiĂŤnter. Houd dus je eigen werkwijze geregeld tegen het licht.

Creativiteit Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om.

Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde momenten noodzakelijk.

Toolbox Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzetten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde

managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.

18

effec t-me t ho d e

Een aantal stellingen

De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan welke stellingen bij jou passen.

Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te besteden of te delegeren.

Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.

Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak naar de andere.

Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken volgens prioriteit.

Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere stappen.

Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt mijn methode veel tijd in beslag.

19

Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten, gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.

Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen, telefoneren enzovoort.

Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.

Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.

Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger aan te doen.

Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het moment van de dag dat ik het meest fit ben.

Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke dag heb en niet gestoord wil worden.

Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik eenvoudige opdrachten te doen.

20

een aan tal s t ellin g e n

Ik stel voor mezelf deadlines.

Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik precies waar ik moet kijken.

Ik maak een planning voor de taken die ik moet uitvoeren.

Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig heb om een specifieke taak af te werken.

Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier) om overzicht te houden.

De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op dezelfde plaats.

Ik maak elke dag een todolijst.

Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde van de dag altijd afgewerkt.

Ik ben iemand die de dingen op het laatste moment doet.

21

Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.

Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de rest van de wereld.

Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze om me daarna beter te concentreren.

Ik haal altijd mijn deadline.

Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.

Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn mailbox.

Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.

Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen.

Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.

22

een aan tal s t ellin g e n

→

23

E

F

F

E

C

T

Op zoek naar de Essentie 1 Formuleren van doelen 2 Omzetten van doelen in doelstellingen 3 Zelf prioriteiten stellen

1

E op zoek na ar de e ssentie

26

’

Herman Van Rompuy Naarmate je ouder wordt – ik ben nu 62 jaar – weet je statistisch dat je nog twintig jaar te leven hebt. Hoe ga je die tijd nuttig besteden? Het leven is namelijk te kort…

’

Jacques Rogge Ik houd mij alleen maar bezig met het essentiële. Zo krijg ik gemiddeld per week tien tot vijftien uitnodigingen om te gaan spreken, wat ik uiteraard niet kan doen. Ik krijg bovendien heel wat aanvragen om een land te gaan bezoeken wegens een verjaardag van het Olympisch Comité.

Ik heb daarin mijn prioriteiten.

Ik kan geen tweehonderd landen gaan bezoeken. Helaas beginnen de meeste van mijn brieven met ‘Excuses, maar ik kan niet’.

op zoek na a r d e e s s en t ie

1 Formuleren van doelen Wat jij wilt bereiken is… het belangrijkste. Het spreekt voor zich dat we het ons niet kunnen permitteren om geen rekening te houden met bepaalde externe factoren. Wellicht heb ook jij een opdrachtgever aan wie je verantwoording moet afleggen of hebben je kinderen regelmatig nieuwe kleding nodig. Het is dus de kunst om de realisatie van je persoonlijke doelen te combineren met de realiteit van elke dag.

De vraag is of mensen wel weten wat ze willen bereiken. Uit een gemeen­ schappelijk onderzoek van Harvard en Stanford, twee prestigieuze Amerikaanse universiteiten, bleek dat slechts 15 procent van de studenten doelen heeft. Slechts 3 procent zet die doelen op papier. Toen de onderzoekers twintig jaar later met die studenten contact opnamen, bleek dat die 15 procent het financieel gemiddeld twee keer zo goed deden als de overige 85 procent. De 3 procent die zich de moeite had getroost de doelen op papier te zetten, deed het zelfs tien keer zo goed.3 Die studie toont aan dat het stellen van doelen bijzonder nuttig kan zijn.

Het spreekt voor zich dat professionele doelen enerzijds en privédoelen anderzijds van een heel andere orde zijn. Mocht je als bedrijfsleider er bijvoorbeeld van dromen om binnen de twee jaar nog enkele bedrijven over te nemen, dan is dit een legitiem doel. Indien echter een wereldreis je in vuur en vlam kan zetten, dan moet je heel andere acties ondernemen. De twee combineren is natuurlijk moeilijker en dat toont meteen aan dat beide categorieën doelen niet los van elkaar kunnen staan.

Een van mijn eerste bazen was een Nederlander. Wanneer iemand van de Belgische afdeling naar het hoofdkantoor in Nederland ging, hadden de Belgen twee prachtige omgebouwde hooischuren ter beschikking. Het was een keurige verblijfplaats, op een steenworp van Haarlem, met een grote tuin, waar je zelfs af en toe vossen en herten zag. Op een avond bij het haardvuur vroeg mijn toenmalige baas me wat mijn doelen in het leven waren. Op dat

27

moment kwam ik niet verder dan wat algemeenheden, waarop hij scherp aangaf: als je geen doelen hebt, kun je niet bewust leven. Het was even slikken, maar ik moet het toegeven… hij had gelijk.

’

Willem Middelkoop Doelen zijn heel belangrijk. Ik ben begonnen met mezelf bepaalde jaardoelen te stellen. Ik heb een lijstje opgemaakt met wat ik allemaal zou willen bereiken. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat nog eens na een aantal jaren terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele leven mee. Men vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had.

Ik stel mijn prioriteiten op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kun je maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren.

Waarom zou je je doelen op papier zetten? Door je doelen op te schrijven, krijg je een goed beeld van je ambities en zie je duidelijker hoe je ze kunt bereiken. De meeste mensen hebben daar echter een hekel aan. Toch is het de moeite waard om het een keer te proberen.

Om te weten wat je doelen zijn, is het opmaken van een zelfportret noodzakelijk. Wat wil jij? Moet je de halve wereld gezien hebben? Moeten we allemaal een eigen zaak opstarten? Natuurlijk niet. Het gaat om jou, dus stel jezelf de volgende vragen: • Wat wil je bezitten? Ben je materialistisch ingesteld of juist niet? Is een eigen huis belangrijk of is een eigen Harley al jaren een droom?

• Wat wil je zijn? Een zakenvrouw op topniveau of gewaardeerd vrijwilliger bij het Rode Kruis? Beide zijn even waardevol.

• Wat zijn je passies? Word je warm van het kweken van bijen of is voor jou het bestuderen van glasramen het grootste genot?

28

op zoek na a r d e e s s en t ie

Na mijn studies ben ik een tijdje gaan reizen. Nochtans verwachtte men na het behalen van mijn diploma aan de Vlerick Management School dat ik eindelijk eens wat zou gaan presteren in het echte leven. Zo dacht ik er ook over, al lag mijn visie niet meteen in lijn met die van mijn collega-studenten.

Ik nam een wit blad en schreef op dat ik ten minste zeven maanden wilde gaan reizen in Azië en Zuid-Amerika. Jammer genoeg had ik niet het geld om dit te realiseren, dus moest ik noodgedwongen een aantal baantjes aannemen voor ik überhaupt kon vertrekken. Op dat ogenblik had ik geen relatie, geen kinderen en geen hypotheek, dus het project was haalbaar. Ik had mezelf een jaar gegeven om dit te realiseren en het was tot dan toe de mooiste tijd van mijn leven.’

’

Christian Van Thillo Ik heb timemanagement altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de discipline opleggen je te beperken tot de dingen die er echt toe doen. Doelen zijn heel belangrijk.

Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen op. Je kunt verschillende soorten plannen maken, je kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.

29

• • • • • • • •

Begin 2010 verscheen er een interessant artikel in de Belgische krant Het Nieuwsblad. Blijkbaar zijn Vlaamse jongeren bijzonder conservatief wat hun doelen betreft:4 Meisjes, jongens, hoog- of laaggeschoolden: ze schetsen min of meer hetzelfde ideale toekomstbeeld. Dit blijkt uit een grootschalige enquête van het Jeugdonderzoeksplatform (JOP), een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de KU Leuven: Eerste keer seks op 17 jaar Rijbewijs op 18 jaar Eerste werkervaring op 22 jaar Samenwonen met een partner op 24 jaar Aankoop van een eerste woning op 25 jaar Eerste kind & trouwen op 26 jaar Toppunt van de carrière op 34 jaar Met pensioen op 60 jaar Vermits het om een projectie gaat, is het niet de reële leeftijd waarop jongeren die stappen zullen zetten, maar het is duidelijk dat Vlaamse jongeren met ongeveer dezelfde levensloop in hun hoofd rondlopen. De gewenste pensioenleeftijd is 60 jaar. Dat is twee jaar later dan de ideale pensioenleeftijd die jongeren in een vorig onderzoek, uit 2005, naar voren schoven. De berichten in de media dat de huidige pensioenleeftijd niet meer houdbaar is, blijken dus een duidelijke impact te hebben.

Dit onderzoek druist in tegen het algemene beeld dat iedereen erg bewust zijn eigen keuzes maakt. Jongeren die een alternatief leven willen gaan leiden, in het buitenland willen gaan wonen of met de rugzak de wereld willen rondtrekken, zijn eerder uitzondering dan regel.

Wel blijkt dat jongeren een duidelijk plan hebben. Ze hebben niet de intentie om zich te laten leiden door bepaalde omstandigheden. Hun ideale leven is vooraf duidelijk uitgestippeld.’

30

op zoek na a r d e e s s en t ie

2 Omzetten van doelen in doelstellingen Het stellen van doelen is een eerste stap. Indien je er echt werk van wilt maken, is het formuleren van duidelijke doelstellingen van cruciaal belang. Een bekend hulpmiddel om je doelstellingen te bepalen, is het SMART-principe.

Doelstellingen kunnen de volgende kenmerken hebben:

S M A

Specifiek Wat wil je precies realiseren? Beschrijf dat helder en duidelijk. voorbeeld ‘Ik wil wat gaan sporten’ wordt: ‘Ik wil drie keer per week een uur gaan

joggen om voldoende fit te blijven.’

Meetbaar Geef een duidelijke norm aan om te kunnen meten of het doel werd gehaald. voorbeeld ‘Ik wil graag veel geld verdienen’ wordt: ‘Ik wil ten minste 120.000 euro

per jaar verdienen.’

Acceptabel en haalbaar Worden de doelstellingen door iedereen gedragen? Is er een engagement om er energiek en met voldoening aan deel te nemen? voorbeeld Vermageren kan geleidelijk aan, kilo na kilo; niemand zal zich aange-

sproken voelen om in drie dagen zes kilo af te vallen.

R

Realiseerbaar of realistisch Kunnen de doelstellingen gehaald worden? Leg de lat dus niet te hoog, maar ook niet te laag. Het moet mogelijk zijn de doelstellingen te kunnen bereiken met aanvaardbare inspanningen. voorbeeld Het behalen van het artsendiploma binnen één jaar is ondenk­baar.

T 31

Tijdsgebonden Vermeld de termijn waarop je het gewenste resultaat wilt bereiken. voorbeeld ‘Op het einde van dit jaar wil ik 10.000 euro gespaard hebben.’

Velen hebben ongetwijfeld al van SMART gehoord, maar in de praktijk blijkt dat slechts enkelen het ook daadwerkelijk gebruiken om hun doelstellingen te formuleren.

’

Herman Van Rompuy Dat tijd een schaars goed is, is een heel wijd­verspreid gevoel. Mijn voornaamste methode is het voor ogen houden van een aantal doelstellingen. Die moet je niet zien op een te lange termijn, want daar komen veel onverwachte factoren tussendoor. Als voorzitter van de Europese Raad heb ik voor mezelf een taakstelling voor de volgende zes maanden en daarna moeten we weer kijken naar wat de rest kan brengen. Voor een korte periode tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.

Vroeger ging ik zelf ook niet al te consequent om met het s m a rt-principe.

Tot ik enkele jaren geleden in Dubai eens voor joker stond in een van de mooiste kantoorgebouwen van de stad, de bekende Emirates Towers. Op het laatste moment moest ik voor een collega inspringen om een meeting bij Ernst & Young bij te wonen over het opstarten van een filiaal in het MiddenOosten. Zelf was ik enkele dagen voor heel andere redenen in het emiraat, maar de vergadering paste nog net in mijn agenda. Het bedrijf waarvoor ik werkte, wilde er misschien een kantoor openen. In die dagen was Dubai namelijk nog steeds ‘the place to be’ om veel geld te verdienen. In grote lijnen wist ik waarover het ging, maar ik had geen tijd gehad om me grondig voor te bereiden. Tot mijn verbazing werd ik ontvangen door drie heren in strakke maatpakken met titels die amper op hun naamkaartjes pasten. Ik werd tot op het bot uitgevraagd over onze plannen en doelen voor de komende

32

op zoek na a r d e e s s en t ie

vijf jaar. Het is altijd warm in Dubai, maar ik kan je verzekeren dat het op dat moment nog tien graden warmer aanvoelde. Toen heb ik gezworen dat ik nooit meer naar een vergadering zou gaan voor ik een goed beeld heb van de verschillende doelstellingen.

Als er geen duidelijke doelen zijn, pas ik meteen.’

’

Hans Bourlon Een privébedrijf moet vooral flexibel zijn om te kunnen inspelen op tendensen. Zeker een mediabedrijf. Als people manager ben ik wel iemand die mensen bij de les houdt als het gaat over strategie, langetermijndenken en keuzes maken.

Mensen zitten in een bos te kappen om een weg te maken, maar kijken soms niet om zich heen. Ze zien niet altijd wat er is opgebouwd door dat harde werken en nemen af en toe te weinig afstand.

Ze zijn soms te veel bezig met dat wat ze dag in dag uit aan het doen zijn.

Het formuleren van doelstellingen blijft nog steeds een van de fundamenten van tijdsbeheer, maar het SMARTprincipe kwam de laatste jaren onder druk te staan vanwege zijn normatieve karakter. De vraag is natuurlijk of elk doel aan de voorwaarden moet – of zelfs kan – voldoen. Bepaalde doelen zijn vrij conceptueel van aard, bijvoorbeeld ‘geluk’, en zijn niet altijd even meetbaar. Een extra probleem is dat veel doelstellingen te laag worden ingeschaald om er toch maar voor te zorgen dat ze gehaald worden.

Het belangrijkste is natuurlijk dat je af en toe nadenkt over wat je doet en waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken en hoe ga je dit aanpakken? Probeer alleszins je doelen op papier te zetten en houd ze binnen handbereik.

Gebruik het SMART-principe waar het kan, maar laat je niet ontmoedigen door zijn dwingende karakter.

33

3 Zelf prioriteiten stellen Kinderen vinden kiezen vaak ontzettend moeilijk. Kiezen is daarom een belangrijk onderdeel van het opvoedingsproces en ze zullen er nog vaak mee geconfronteerd worden. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, dus we kunnen niet alles meteen realiseren. Keuzes maken hangt dus samen met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident om acties die voortvloeien uit de doelstellingen in de juiste volgorde af te werken.

Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk maakt acties en taken te ordenen. Acties kun je indelen aan de hand van twee factoren: 1 Is de actie belangrijk?

2 Is de actie urgent? figuur 1 eisenhowerschema

belangrijkheid

inplannen

direct uitvoeren

niet uitvoeren

delegeren / uitbesteden

urgentie

34

op zoek na a r d e e s s en t ie

• Indien bepaalde zaken essentieel en urgent zijn, moeten die zo snel mogelijk gerealiseerd worden. Ook als de taak moeilijk is of veel tijd vraagt, Jacques Rogge is het van belang dit zo snel mogelijk Timemanagement betekent af te werken. in een minimum van tijd • Als een actie niet essentieel en niet het maximum eruit halen. urgent is, kun je ze laten vallen. BeKwaliteit leveren in grote steed er geen tijd aan, tenzij je echt kwantiteit met plezier en genot. Het is een kwestie van tijd te veel hebt. het stellen van prioriteiten.

• De overige twee kwadranten zijn iets lastiger om mee om te gaan. Nietessentiële taken kunnen toch urgent zijn en omgekeerd. In het eerste geval kun je jezelf afvragen of je bepaalde zaken niet kunt delegeren. Je moet niet alles zelf doen. Meer nog: het is in een aantal gevallen beter taken uit te besteden. Als een zaak niet dringend is, maar wel essentieel, is het wenselijk om ze in te plannen en later uit te voeren.

’

• • • • •

35

Kiezen is dus de boodschap. Welke taken vind je belangrijk en dringend?

Bij het invullen van de kwadranten kun je jezelf een aantal kritische vragen stellen: Waarom is deze taak essentieel?

Is ze echt urgent of lijkt het alleen maar zo?

Kun je een bepaalde taak niet anders aanpakken?

Kun je bepaalde taken beter delegeren of uitbesteden?

Kun je bepaalde taken schrappen?

Hans is een fitte vijftiger en werkzaam bij de transportafdeling van een multinational. Toen ik hem vroeg waar hij het moeilijk mee had op het vlak van tijdsbesteding, kreeg ik een antwoord dat ik wel vaker hoor: “Hoe kan ik in godsnaam prioriteiten stellen als ik geleefd word door anderen? Iedereen blijft me maar bellen en mailen met dringende problemen die bij voorkeur gisteren al opgelost moesten zijn.” Volgens Hans is het werken bij een transportafdeling absoluut niet te vergelijken met een job waarbij je regelmatig de tijd krijgt om eens rustig na te denken. “De verkoopafdeling zit je voortdurend achter de veren en intussen staan de vrachtwagens te wachten om geladen te worden.”

Hans had natuurlijk gelijk, maar toch is het mogelijk ook in zulke jobs duidelijke doelstellingen en prioriteiten te stellen. Vaak zijn de dringende gevallen helemaal niet zo dringend. Ook bij Hans bleek dit het geval te zijn. Belangrijkheid kon hij – na twintig jaar op dezelfde afdeling – goed taxeren. Maar berichten die hij inschatte als “belangrijk” én “urgent”, bleken bij navraag helemaal niet zo dringend te zijn. Zulke opdrachten zouden dus, in tegenstelling tot wat Hans dacht, eenvoudigweg kunnen worden ingepland.

Diezelfde dag nog liet hij aan iedereen weten dat hij alleen nog aanvragen met een duidelijke tijdslimiet behandelde. Andere verzoeken werden vanaf dat moment zonder uitzondering teruggestuurd.’

’

Inge Vervotte Timemanagement betekent het vinden van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit méér tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste keuzes maken. Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de actualiteit, is het soms nodig dat ik beslis om er aandacht aan te besteden. Want als ik dat niet meteen doe, zou het kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter wordt.

36

op zoek na a r d e e s s en t ie

’

Goedele Liekens Ik heb wel voort­durend todolijstjes, maar mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Ik zit momenteel in een juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik daarvan weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant.

Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker in moeten zijn. Ik stel mijn prioriteiten dan ook te gevoelsmatig. Ik ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel intuïtief. Soms gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf altijd wel oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.

Hoewel het Eisenhowerschema een bijzonder handige tool is, is het nog maar de vraag of dergelijke technieken wereldwijd kunnen worden toegepast. Tot op vandaag zijn er slechts enkele studies uitgevoerd naar interculturele verschillen in timemanagement gedragingen. Wel blijkt uit een studie van Nonis, Teng en Ford dat het stellen van doelen en prioriteiten niet in elke cultuur hetzelfde effect heeft. In de Verenigde Staten is het zo dat werknemers die doelen en prioriteiten stellen, beter presteren dan diegenen die dit niet doen. In Sri Lanka, daarentegen, bleek dat het stellen van doelen en prioriteiten op dit vlak niets uitmaakt. De conclusie is dus eenvoudig: niet alle technieken zijn op iedereen toepasbaar.5 In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig hebben met de eerste stap: het stellen van doelen. Dat zorgt ervoor dat de volgende stappen – het formuleren van doelstellingen en het stellen van prioriteiten – ook niet vlot verlopen. Na wat doorvragen blijkt echter dat de meeste mensen die ik dagdagelijks zie, hun doelen vrij helder kunnen formuleren. Met andere woorden: iedereen heeft doelen, maar ze blijven te vaak onder de radar.

37

Toolbox

ESSENTIE

Nu is het aan jou! Welke doelen heb jij?

Jouw doelstellingen zijn essentieel in je leven. Of je nu vrijwilliger wilt worden of je wilt doorgroeien in je baan, het is cruciaal om je doelstellingen helder te maken en op papier te zetten.

Neem de tijd om de onderstaande tabellen in te vullen. Houd hierbij rekening met de belangrijkste levenssferen: • gezondheid; • gezin; • sociaal leven; • werk; • cultuur.

Stel je doelstellingen zoveel mogelijk op volgens het SMART-principe.

Indien dit niet lukt, geen paniek, beschouw het niet als absolute noodzaak: Specifiek | Meetbaar | Aanvaardbaar | Realiseerbaar | Tijdsgebonden

’

Inge Vervotte Ik ga altijd voor een realistische, uitvoerbare politiek. Mijn tijdsbeheer is dus gericht op het creëren van een draagvlak, om zaken uit te voeren.

In theorie, maar ook zeker op het terrein. Wie moet er bijvoorbeeld aangesproken worden zodat de weerstanden weg zijn om een verandering door te voeren? Daar besteed ik dan ook het meeste tijd aan.

38

op zoek na a r d e e s s en t ie

Christine Van Broeckhoven

’

Ik ben afdelings­direc­teur en dus is de prioriteit voor deze functie het managen van de afdeling. Mijn belangrijkste prioriteit ligt bij het onderzoek. Hoeveel procent van onze tijd we besteden aan onderzoek, onderwijs of dienstverlening, mogen wij als academicus kiezen. Bij mij ligt het accent op dit moment voornamelijk op onderzoek en dienstverlening. Ik heb doelen voor het onderzoeksmanagement, het financieel management, het personeelsmanagement én voor public relations. Er is voor elk van deze deeldomeinen een duidelijk beleid.

Mijn doelstelling is altijd geweest om te excelleren in onderzoek.

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1

S -> M -> A -> R -> T ->

2

S -> M -> A -> R -> T ->

3

S -> M -> A -> R -> T ->

4

S -> M -> A -> R -> T ->

39

Toolbox

ESSENTIE

Welke persoonlijke doelstellingen wil je het komende jaar bereiken?

1

S -> M -> A -> R -> T ->

2

S -> M -> A -> R -> T ->

3

S -> M -> A -> R -> T ->

4

S -> M -> A -> R -> T ->

’

Geert Noels Op het sportieve vlak heb ik elk jaar een aantal doelen, maar ook op het professionele vlak werken we naar een doel. In ons geval is dit bijvoorbeeld dat Econopolis na dit jaar een heel duidelijke voet aan de grond moet hebben. Ik denk ook dat je met je gezin de doelen moet bespreken. Zij hebben namelijk ook hun doelen: slagen in hun studies, een gelukkig gezinsleven. Dat zijn geen meetbare, maar wel aanvoelbare doelen. Je werkt daaraan. Er zijn altijd nieuwe doelen en dat maakt deel uit van het leven. Ik vind dat wel heel stimulerend.

40

Welke beroepsmatige doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1 2 3 4

Hans Bourlon

’

Een bedrijf is waard wat zijn plannen voor de toekomst waard zijn. Dat is in een mensenleven ook zo. Een bedrijf dat goed boert en op een massa kapitaal zit, maar geen plannen heeft voor de toekomst, is een arm bedrijf, hoe rijk het ook is. Dat zal zich ook vertalen in de waarde van zijn aandeel. Daar zijn wij, ook als aandeelhouders en bestuurders, in het bedrijf voortdurend mee bezig: Hoe kunnen we groeien?

Wat zijn onze plannen voor de toekomst? Laat ons altijd vooruitkijken, vooruitstreven, bepaalde richtingen uitgaan.

Toolbox

ESSENTIE

Welke persoonlijke doelstellingen wil je de komende vijf jaar bereiken?

1 2 3 4

’

Jacques Rogge

Doelen zijn heel belang­ rijk. Ik heb nog steeds de mentaliteit van de atleet die ik ooit geweest ben. Ik leef van doel tot doel. Als je je doel hebt bereikt, moet er een verder doel klaar staan. Mijn specifieke doelen zijn ervoor te zorgen dat de sport goed gepromoot wordt via de Olympische Spelen en dat de Spelen zelf goed georganiseerd worden.

Bovendien zijn er de typische problemen in de sport die aangepakt moeten worden, zoals doping, racisme en illegaal gokken.

42

op zoek na a r d e e s s en t ie

1

E

Samenvatting

op zoek na a r de e ssen tie

De zoektocht naar de Essentie begint met een onvervalste egotrip: • • • •

Waar wil je naartoe?

Wat wil je zijn?

Wat wil je bezitten?

Wat zijn je passies?

De antwoorden op die eenvoudige vragen vormen de basis voor je doelstellingen. Tracht die doelstellingen zo SMART (Specifiek, Meetbaar, Ac­cep­tabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) mogelijk op te stellen, maar beschouw het zeker niet als een knellend pak.

Het stellen van prioriteiten is niets meer of niets minder dan doordacht keuzes maken. Op basis van belangrijkheid en urgentie kun je beslissen om bepaalde taken meteen te doen, in te plannen, te delegeren of gewoon niet uit te voeren. Die laatste categorie zal je wellicht de grootste tijdwinst opleveren.

Wie precies weet waar hij naartoe wil, zal geneigd zijn de kortste weg ernaartoe te nemen. Voor anderen staat een trip met veel omwegen – en dus tijdverlies – te wachten.

43

Herman Van Rompuy is een Belgische politicus van de christendemocratische partij CD&V die tussen 30 december 2008 en 25 november 2009 premier van BelgiĂŤ was. Op 19 november 2009 werd hij verkozen tot de eerste permanente voorzitter van de Europese Raad, informeel ook wel president van Europa genoemd. Zijn ambtstermijn ving aan op 1 januari 2010.

Enkele maanden na zijn aanstelling had ik het genoegen Herman Van ­Rompuy te ontmoeten.

44

op zoek na a r d e e s s en t ie

Tip Beperk je in de activiteiten waar je mee bezig bent. Laat je niet meeslepen door je eigen belangrijkheid aan iedereen duidelijk te willen maken. Alles houdt verband met welke waarde je hecht aan datgene waarmee je bezig bent en de waarde die je hecht aan jezelf. Ik heb dat misschien op een te idealistische manier ooit eens verwoord: ik heb een belangrijke functie, maar daarom ben ik niet belangrijk.

Agenda De loop van de dag kent best wel een hoog tempo. Als ik mijn dag doorneem, zullen sommigen misschien zeggen: ‘Hoe doe je dat?’ Dadelijk komt de voorzitter van het Georgische parlement. Dan is er een opname van de televisie. Daarna is er een overhandiging van een welkomstgeschenk, maar ik weet nog niet aan wie. Op de middag komt de voorzitter van het Europese Parlement, Buzek. Om half vier komt onze permanente vertegenwoordiger bij de EU, meneer De Ruyt. Om 17 uur is er een receptie voor het personeel.

Om half negen is er nog een diner bij de Amerikaanse ambassadeur. De dag zal wel eindigen rond twaalf uur en morgen vertrek ik naar Praag.

Activiteiten indien twee uur extra per dag Misschien zou ik wat meer aan sport doen. Ik wil elke dag twintig minuten fietsen en dat komt er nog weinig van. Dat was ook al zo toen ik premier was.

Waar ik ook op moet inboeten, is lezen. Ik vind dat bijna onverdraaglijk dat ik dat moet reserveren voor een paar vakanties en dan nog lukt het mij veel minder dan vroeger. Ik zou ook meer willen schrijven, want ik hield vroeger een dagboek bij. Ook dat is verwaterd.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

45

Goedele Liekens

is een voormalige Miss België en een bekende Vlaamse tv-presentatrice en seksuologe. In 2008 verscheen haar boek Ons Seksboek, in 2009 volgde SOS Seks. Op 1 september 2008 lag de eerste editie van haar eigen tijdschrift Goedele in de winkels. Dit maandelijkse tijdschrift wordt uitgegeven door Sanoma Magazines en heeft psychologie, maatschappij, seks en humor als pijlers. In 2010 ging ze opnieuw aan de slag bij de Belgische commerciële zender VTM.

46

op zoek na a r d e e s s en t ie

Tip Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar was altijd een vergaderagenda.

Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; b) beslissen, zelfs met een timing erbij: ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond altijd welke actie en wie dat dan deed. Dat is zo belangrijk!

Agenda Er was een tijd dat ik live tv deed in zowel België als in Nederland. Op zondag presenteerde ik bovendien De lieve lust op de radio. Ondertussen gaf ik drie dagen therapie in Den Haag. Ik leidde die ploegjes allemaal. Dinsdagavond was dat live Vanavond niet schat. Dan reed ik ’s nachts nog naar Den Haag en had ik op woensdag, donderdag en vrijdag therapieën. Vrijdagavond reed ik naar Hilversum, waar ik in een hotel een eigen kamer had. ’s Avonds vergaderen: Wat gaan we doen? Wie vragen we wel of niet als gasten? Zaterdagochtend een scenario schrijven en zaterdagavond gingen we live op antenne. Dan bleef ik of daar slapen of reed ik ’s nachts nog terug. Als het niet te lang uitliep, kon ik nog terugrijden en snel iets eten bij McDonald’s. Rond twee, drie uur thuis, maar zondagochtend was het dan weer De Lieve lust. Daarna was het maandag opnieuw vergaderen over Vanavond niet schat. Dinsdag weer een live uitzending… Dus dat was echt gekkenwerk.

Activiteiten indien twee uur extra per dag Mijn huis poetsen. Ik hou zo van orde en mijn huis is één grote stal. Ook het opruimen moet efficiënt zijn: de dingen organiseren zodat je daar de komende vijf jaar geen werk meer mee hebt. Meer tijd voor lezen, daar zou ik ook bijzonder veel plezier aan hebben.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

47

E

48

F

afbaken e n va n je fun c t ie s

F

E

C

T

Afbakenen van je Functies 1 Wie ben je op je werk?

2 Wie ben je thuis?

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven

49

2

F a f b a kenen van je functie s

’

Inge Vervotte Ik heb geen gezin. Het is bovendien niet zo dat ik behoefte heb aan duizend en een andere ontspanningsmogelijkheden omdat ik mijn ei kan leggen in mijn job. Dus is dat voor mij een activiteit die mij energie geeft. Wat ik zelf soms doe, is bewust tijd maken om bij te studeren. Ik ben dat altijd blijven doen omdat ik dat belangrijk vind. Als ik eens echt behoefte heb om met een vriendin iets te gaan eten, dan doe ik dat ook.

’

Herman Van Rompuy Door het aantal mandaten en functies te beperken, is het al veel gemakkelijker om het allemaal te beheren. Ik heb geen behoefte om heel veel dingen tegelijkertijd te doen. Ik heb wel behoefte om een aantal activiteiten te kunnen behouden en daardoor beperk ik dus een aantal andere. Ik heb nu één taak als voorzitter van de Europese Raad en ik heb daarnaast geen enkele andere functie. Mijn timemanagement bestaat erin me te focussen op een of twee kernactiviteiten.

’

Geert Noels Ik heb een functie met enorm veel media-aandacht en de mensen die je ziet, zijn meestal buitengewone mensen. Dat is natuurlijk heel aangenaam.

Maar dat kan al snel imponerend werken naar mede­ werkers, die misschien geen commentaar of kritiek meer durven geven. Ook binnen je familie schuilt het gevaar dat je een soort icoon wordt waar niemand nog iets durft tegen in te brengen. Dat is natuurlijk niet goed.

Afbakenen van je Functies Wie ben je? Welke rollen vervul je? In onze samenleving is het bijna vanzelfsprekend dat je verschillende rollen vervult. Je hebt een baan, je past regelmatig op de kleinkinderen of je bent lid van de plaatselijke tennisclub. Wat verwacht de omgeving van jou?

Stel jezelf de volgende vragen: • Wie ben je op je werk? • Wie ben je thuis (gezin en familie)? • Wie ben je in het verenigingsleven?

Als de vereisten van een bepaalde functie of rol duidelijk zijn, kun je de taken en de activiteiten vaststellen die nodig zijn om tot een goed resultaat te komen. Met andere woorden: welke input is nodig om tot de gewenste output te komen?

51

1 Wie ben je op je werk?

Hieronder vind je een aantal voorbeeldfuncties. Het is niet de bedoeling om alle mogelijke jobs in kaart te brengen, maar wellicht vind je wel een aantal gelijkenissen met je huidige baan.6

Administratief bediende Administratieve krachten hebben het vaak heel druk. Telefoon opnemen, vergaderingen regelen, bergen papier verwerken, dat behoort tot hun dagelijkse bezigheden. Het is niet uitzonderlijk dat ze aan meerdere bazen rapporteren, wat ervoor zorgt dat ze vaak gestoord worden voor dringende en minder dringende verzoeken.

Werk je in de administratie? Dan is het belangrijk voor ogen te houden wat de baas in petto heeft. Het is ook interessant te weten wat precies de doelstellingen van je team zijn.

Heb je hier geen idee van? Vraag het dan gewoon!

Enkele voorbeelden: • Wat willen we dit jaar zeker bereiken? • Wat zal ik eerst doen? A of B? • Wat zijn de problemen die het eerst moeten worden aangepakt?

Bescherm jezelf zoveel mogelijk tegen storingen van buitenaf, vermijd multitasking en stel prioriteiten. Niet alles moet zo nodig af zijn, maar richt je op de belangrijke zaken. Indien dit jou zou helpen, stel dan lijstjes op.

52

afbaken e n va n je fun c t ie s

Ik heb altijd veel respect gehad voor administratieve medewerkers. Na het beëindigen van mijn studies kon ik aan de slag bij een bekende Amerikaanse multinational. De directiesecretaresse was werkelijk een wandelend wonder. Ze rapporteerde aan verschillende managers, waaronder de financieel directeur, op dat moment mijn baas. De man was eind vijftig en spendeerde zijn tijd vooral aan het wachten tot het moment dat hij met pensioen kon gaan. Toch kwam hij af en toe uit zijn bureau om een of ander voorstel te lanceren. Plaatsvervangende schaamte was op zulke momenten niet zelden op zijn plaats, dus iedereen was blij dat dit niet al te vaak gebeurde. De secretaresse was echter een charmante dame op leeftijd die zich feilloos als een kameleon kon gedragen. Op het ene moment was ze de gedienstige collega die vroeg of je nog koffie wilde. Op het andere moment veranderde ze noodgedwongen in de intellectuele draagbalk van de financiële afdeling, waarbij ze de tekortkomingen van haar baas feilloos kon camoufleren.’

Verkoper Als verkoper heb je een cruciale functie in het bedrijf. Hoewel dit niet altijd evident is, komt het eropaan je tijd vooral te besteden aan activiteiten die inkomsten genereren.

Iedere verkoper kan zijn activiteiten opdelen in een van de volgende categorieën: • activiteiten die direct omzet genereren; • activiteiten die indirect omzet genereren; • activiteiten die geen omzet genereren.

Het vinden van de juiste balans is een kunst op zich. De focus ligt uiteraard op de eerste categorie, zonder de andere categorieën te negeren.

53

Wie ooit in een verkoopafdeling heeft gewerkt, weet dat de verleiding om je bezig te houden met ondersteunende zaken, bijzonder groot kan zijn. De administratie moet worden bijgehouden, je moet de klanten bellen voor kleine en grote problemen en je wordt bovendien nog verondersteld actief te netwerken. Een hele boterham dus en het komt eropaan om de juiste keuzes te maken. Een doordacht loonbeleid kan hierbij helpen. Zelf ben ik voorstander van een basisloon waarmee je nog steeds een mooi stukje vlees voor de kinderen kunt kopen en de rest mag wat mij betreft een variabel loon zijn.

Zo ga je als verkoper intu誰tief de juiste richting uit (lees: richting activiteiten die direct omzet genereren).

54

afbaken e n va n je fun c t ie s

Manager/eigenaar Managers hebben over het algemeen veel taken en ze hebben altijd te weinig tijd. De activiteiten van een manager kunnen worden onderverdeeld in: • operationele activiteiten; • strategische activiteiten; • evaluatieve activiteiten.

Bijna elke activiteit van een manager kan worden ondergebracht in een van die categorieën. Uit onderzoek blijkt dat 80 procent van de tijdsbesteding uitgaat naar operationele activiteiten, 15 procent naar strategische activiteiten en slechts 5 procent naar evaluatieve momenten.

Toch zit de meeste toegevoegde waarde niet in de eerste categorie, maar in de twee laatste categorieën. Het komt er dus op aan de tijd die wordt besteed aan operationele taken, te verminderen.

’

Hans Bourlon Wanneer ik goed bezig ben, zou je dat in principe kunnen merken aan hoe vaak mijn telefoon rinkelt. Ik ben niet de slaaf van mails en telefoons, integendeel. Ik vergelijk het leiden van een bedrijf graag met een grote boot. Als je kapitein bent, moet je vooral bezig zijn met waar je naartoe vaart. Welke richting gaan we uit? Hoe lang gaan we erover doen? Welke zeeën wachten ons nog? Wat zijn de leuke dingen aan de reis en waar zitten de mogelijke obstakels? Ik moet niet aan het stuur staan, dat moet de stuurman doen, en om het anker neer te laten is er ook een specialist. De telefoon gaat niet de hele tijd rinkelen, want ik ga ervan uit dat we de juiste mensen hebben om te doen wat ze moeten doen. Ik heb met mijn mensen een soort contact dat ervoor zorgt dat ze tot ontplooiing kunnen komen, dat het ze motiveert.

Kortom, een open dialoog.

55

Hilde leidde al vijftien jaar een Nederlands familiebedrijf met twee­ honderd werknemers. Ze was er terecht trots op dat ze de winstgevende activiteiten kon blijven combineren met waarden zoals respect voor de werknemers, vertrouwen en eerlijkheid. De deur stond altijd open en iedereen kon haar rechtstreeks bellen als er problemen waren.

Toch liep niet alles van een leien dakje: het bedrijf – en dus ook het aantal personeelsleden – was de voorbije jaren explosief gegroeid en dat zorgde ervoor dat er bitter weinig tijd was om eens na te denken over de toekomst. Erger nog, ze gaf aan dat haar werkdag begon om vijf uur ’s middags, op het moment dat bijna iedereen naar huis ging. Toen ik haar vroeg om haar functiebeschrijving en takenpakket eens in kaart te brengen, kwam ze zelf tot de conclusie dat ze 99 procent van haar tijd aan operationele zaken besteedde. Hoewel ze dit nooit eerder zo had bekeken, bleek zelfs dat bepaalde werknemers “moeilijke” of “lastige” taken systematisch haar richting probeerden uit te duwen.

Enkele eenvoudige ingrepen, zoals een duidelijke functiebeschrijving voor het management, het schrappen van een aantal taken en het verzoek haar alleen in noodgevalWillem Middelkoop De balans len rechtstreeks te benaderen, tussen privéleven en professioneel hebben ertoe geleid dat ze haar leven is heel goed omdat ik juist niet werkdag heeft teruggewonnen.’

’

hoef te werken. Vroeger bij RTL moest ik maandag, dinsdag en vrijdag in de studio zijn om te berichten over economie. Dat was mijn laatste echte werk, daar moest je echt zijn. Dat vond ik ook wel leuk om te doen, maar het kostte zoveel tijd. Omdat ik dat nu niet meer doe, kan ik gewoon vaker thuis zijn, ik breng de kinderen naar school. Ik probeer thuis te zijn rond half vijf. Als de kinderen naar bed gaan, ga ik soms buitenshuis voor een late dinerafspraak. Als je geen televisie kijkt, dan heb je zoveel tijd over…

56

afbaken e n va n je fun c t ie s

2 Wie ben je thuis?

Dit lijkt een overbodige vraag, want dat wordt als heel natuurlijk aangevoeld. Toch is het zinvol even stil te staan bij de rollen die je eventueel thuis vervult: • ouder zijn; • poetsen; • kinderen opvangen; • klusjes doen; • tuinieren; • administratie bijhouden; • kinderen halen en brengen; • koken; • inkopen doen; • wassen en strijken; • …

Het is best mogelijk dat je een aantal zaken uitbesteedt, maar dit geldt wellicht niet voor alle rollen. Als je voltijds werkt, word je verondersteld die taken te verrichten naast de acht à tien uur die je dagelijks presteert. Wellicht kan timemanagement ook in het huishouden soelaas bieden.

Een van mijn hobby’s is koken. In de avondschool zat in mijn kookgroep een dame met een drukke baan bij een grote multinational. Ze had drie kinderen en leefde gescheiden van haar man. Op dat ogenblik had ik zelf nog geen kinderen en vond ik het niet altijd evident om op tijd op school te zijn. Ik vroeg haar hoe ze dit allemaal combineerde. Haar antwoord was eenvoudig: “Ik ga voor kwaliteit en niet voor kwantiteit. Ik besteed zoveel mogelijk huishoudelijk werk uit en probeer mijn mannelijke collega’s duidelijk te maken dat ik geen avondvergaderingen apprecieer, tenzij het echt niet anders kan. Bovendien kun je met de huidige technologie werken waar

57

en wanneer je maar wenst.” Sindsdien heeft ook mijn gezin een poetsvrouw die ook nog de strijk voor haar rekening neemt. En winkelen doen we zoveel mogelijk online.’

’

Christine Van Broeckhoven De balans tussen mijn privéleven en mijn werkleven is geen zwart-witovergang. Daar zit een grijze zone tussen. Het meeste van wat ik doe, wil ik graag doen. Het is een hobby. Ik vind het niet erg om op een zaterdagvoormiddag een paar uur te werken. Heb ik dan een goede of slechte balans… geen idee, maar het werkt.

Mijn man zit in de cultuursector en heeft ook een beroep dat zeven dagen vergt. We hebben onze vaste privéafspraken. Zo gaan we elke drie weken naar zee. Dan bezoeken we galeries en musea. We hebben dan ook nog een jaarlijks weekend in de Ardennen, een week in Oostenrijk om te skiën en we doen twee citytrips. Wij zijn meer mensen van de korte vakanties. Kort, krachtig en frequent. Als dat niet zo zou zijn, dan denk ik niet dat je op dat niveau kunt werken.

58

afbaken e n va n je fun c t ie s

3 Wie ben je in het verenigingsleven?

Niets is leuker dan actief te zijn in een vereniging. Toch staan we er niet bij stil dat vanuit het verenigingsleven er regelmatig vragen komen om bepaalde inspanningen te doen. Zelfs als je niet actief bent binnen een club, doet men soms toch via achterpoortjes een beroep op je.

Stel jezelf de volgende vragen: • In welke verenigingen ben ik actief en wat verwacht de clubleiding van mij?

• In welke verenigingen is mijn partner actief en welke implicaties heeft dit voor het gezin?

• In welke verenigingen zijn mijn kinderen actief en welke inspanningen hangen hiermee samen?

Je zou versteld kunnen staan van de resultaten. Deelnemen aan het verenigingsleven is leuk, maar het brengt nu eenmaal verplichtingen met zich mee. Vaak vergen die heel wat tijd.

Stel jezelf af en toe eens de vraag of een taak wel degelijk door jou uitgevoerd moet worden. Als je door anderen ongewild in een bepaalde rol wordt geduwd, is het de kunst om zo diplomatisch mogelijk die rol ter discussie te stellen.

59

4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privéleven Houd je persoonlijke rollen jaarlijks eens tegen het licht. In welke mate komen ze overeen met je persoonlijke doelstellingen? Zowel je rol als je doestellingen evolueren in de tijd, dus is een regelmatige evaluatie geen overbodige luxe.

Werk en privé zullen de komende jaren wellicht nog meer in elkaar vloeien dan vandaag de dag al het geval is. Omdat de plaats waar je werkt, vanwege nieuwe technologische toepassingen, minder van belang wordt, zal de scheidingslijn tussen werk en privé steeds dunner worden. Zo is het in veel functies de normaalste zaak van de wereld dat je ook thuis kunt inloggen op het bedrijfsnetwerk. Voor sommigen is dit een zegen, voor anderen wellicht een vloek. Toch ben ik ervan overtuigd dat die evolutie een antwoord kan bieden op de steeds toenemende stress bij onder meer tweeverdieners. Meer autonomie en controle over de eigen tijdsbesteding zijn hierbij de sleutelbegrippen. Daarnaast zal een flexibele houding Goedele Liekens De balans van zowel werknemers als werktussen mijn privéleven en professioneel gevers cruciaal zijn. Wanneer beileven is momenteel prima. Maar ik heb de partijen inzien dat in de eerste jaren met een schuldgevoel gezeten. plaats het resultaat telt en minder Je betaalt bijvoorbeeld iemand om een verjaardagscadeautje voor je kinderen te de manier waarop die resultaten gaan kopen of om leuke dingen met hen te worden behaald, kan die werkwijgaan doen. Dat is heel moeilijk. Je werkt je ze wellicht tot betere samenwerintussen te pletter om die mensen te kunnen kingsvormen leiden. betalen. Dat doet pijn.

Op dit ogenblik worstelen duizenden werknemers met de balans tussen werk en privéleven.

’

60

afbaken e n va n je fun c t ie s

Tweeverdienerscursussen om überhaupt te kunnen omgaan met het jachtige leven, blijken steeds meer aan te slaan. Het zal dan ook niet verwonderen dat de aandacht voor het privéleven van werknemers in toenemende mate een arbeidsvoorwaarde zal gaan worden. Bedrijven die geen oog hebben voor die behoeften, zullen ongetwijfeld een aantal kandidaat-werknemers afschrikken.

Hebben we het wel zo druk? Zijn er dan echt geen oplossingen? Hieronder houd ik drie mythes over tijdsbesteding tegen het licht: de mythe van vaste werktijden, de mythe van de werknemer die veel uren werkt en de mythe van de nieuwe man.

De mythe van vaste werktijden Medewerkers die hun werkuren zelf kunnen indelen, zijn over het algemeen gezonder dan collega’s die deze mogelijkheid niet hebben. Volgens de onderzoekers van het Wolfson Research Institute hebben ze minder stress en meer rust in hun gezinsleven. Ook de bloeddruk, de geestelijke gezondheid en de slaappatronen ondervinden positieve effecten van flexibele werktijden.

In totaal waren er meer dan 16.000 mensen bij dit onderzoek betrokken in een combinatie van een tiental studies.

In een van die studies kreeg in een Brits politiekorps de ene helft van de agenten flexibele

61

’

Herman Van Rompuy Ik ben natuurlijk nooit om vijf uur thuis, maar ik tracht de weekends zoveel mogelijk vrij te houden. Er zijn altijd wel een of twee activiteiten gepland, maar die doen mijn vrouw en ik vaak samen.

De zondagen zijn praktisch altijd vrij.

Ik neem ook ongeveer zeven weken vakantie per jaar. In alle mogelijke functies die ik gedaan heb, was dat zo. We gaan ook nu op skivakantie en we gaan een week weg met Pasen en vier weken in de grote vakantie.

In november neem ik nog een week.

In de kerstvakantie hetzelfde. Anders is dat niet meer combineerbaar met je gezinsleven, maar ook niet met je innerlijke evenwicht.

werkuren, de andere helft kreeg die mogelijkheid niet. Na afloop van het experiment bleek dat de agenten die een flexibel werkrooster hadden, er mentaal flink op vooruit waren gegaan.7 Ook in Nederland is er uitvoerig onderzoek naar flexibele werktijden verricht, onder meer door TNO. Hieruit blijkt dat de meeste bedrijven vasthouden aan het concept van vaste werkuren. Toch beseffen de meeste organisaties dat meer flexibiliteit zou leiden tot grotere tevredenheid en een betere afstemming tussen werk en privéleven.8 Driekwart van de Nederlanders zegt dat een flexibele invulling van hun dagelijks werk mogelijk zou kunnen zijn. Volgens een enquête van Werk in Balans 2009 doet een kwart dit ook daadwerkelijk. Bijna 60 procent van de ondervraagde werknemers vindt dat een werkgever met flexibele werktijden aantrekkelijker is om voor te werken. Het internet en andere digitale technologie maken het in veel gevallen mogelijk een deel van het werk te doen buiten het traditionele kantoor en de traditionele werkuren. Slechts 20 procent van de respondenten geeft aan dat ze hierover zeggenschap hebben, terwijl 40 procent verwacht door flexibel te werken productiever te zijn.9 Als we naar de ruimere context van een flexibele werkregeling kijken, krijgen we een heel ander beeld. Een recent onderzoek, uitgevoerd in opdracht van Robert Half Finance & Accounting bij 4516 internationale HR en Finance managers, toont aan dat een grote meerderheid van de Belgische en Nederlandse bedrijven de werknemers een of andere vorm van flexibele werkregeling biedt. België situeert zich rond het Europese gemiddelde van 75 procent.

Nederland staat op kop met 86 procent, gevolgd door Duitsland (85 procent) en Luxemburg (80 procent). Hiermee zijn de Benelux en Duitsland koplopers in Europa wat flexibele arbeidsregeling betreft. De meest voorkomende vorm van flexibele werkregeling zijn flexibele uren, gevolgd door compensatie van overwerk, een verlofjaar of sabbatical en thuiswerk.10

62

afbaken e n va n je fun c t ie s

De mythe van de werknemer die veel uren werkt Zijn Vlamingen bijvoorbeeld harde werkers? Enkele cijfers van de tijdsonderzoeksgroep TOR (VUB) nuanceren dit beeld. De Vlaming die actief is op de arbeidsmarkt, werkt gemiddeld 34 uur per week. Bijna de helft van de werkende vrouwen doet dit deeltijds. Mannen hebben bijgevolg vaak een langere werkweek, namelijk 38,5 uur. Ze werken gemiddeld 10 uur meer dan hun vrouwelijke collega’s. Ook voltijds werkende vrouwen werken gemiddeld minder dan voltijds werkende mannen, maar ze participeren vaak meer in het huishouden.11 Als we die cijfers vergelijken met andere Europese lidstaten (Steunpunt Werk en Sociale Economie & KUL), kunnen we alleen maar vaststellen dat de lang werkende Vlaming een mythe is. De Grieken spannen de kroon met meer dan 43 uur per week. Alleen Denemarken, Duitsland, Noorwegen én Nederland hebben kortere werkweken dan de Vlaming. Heel wat zuidelijke landen zitten veel langer op kantoor. Het percentage deeltijdse arbeid is er bovendien beduidend lager. Als we gaan vergelijken met de voltijds werkende Europeanen, zitten de Vlamingen dus in de middenmoot. In vergelijking met de Waalse buren, presteert de voltijds werkende Vlaming dan weer anderhalf uur meer.12/13

’

Christian Van Thillo De balans

Die studies tonen echter niet aan in welke mate er efficiënt gewerkt wordt. Uit een onderzoek van Sd Worx blijkt dat 84 procent van de Belgische werknemers zichzelf als productief beschouwt. Hierbij schat een werknemer uit Wallonië de eigen productiviteit hoger in dan zijn Vlaamse en Brusselse collega’s. 14

63

tussen privéleven en professioneel leven lukt vanwege de eenvoudige reden dat ik netwerken op diners en cocktailavonden zoveel mogelijk vermijd. Ik heb dat nooit gedaan en ik zal dat ook nooit doen, zodat de tijd die vrijkomt naar mijn privéleven kan gaan. Als ik werk, dan wérk ik ook, dan ben ik echt met mijn job, met onze mensen en met onze producten bezig en that’s it! Daarbuiten is het privé.

Christine Van Broeckhoven Mijn mede­werkers weten wat

’

hun rol is en we houden rekening met de gezinssituatie. Ik plan geen vergaderingen in de vakanties en ook niet op woensdagnamiddagen.

Dat kun je niet maken. Mensen moeten geen problemen krijgen met hun gezin. Vrouwen houden eerder rekening met het einde van de dag, zeker vrouwen die kinderen hebben.

Mannen hebben een partner thuis, die breien daar gemakkelijk een uur, twee uur aan. Dat zie je ontzettend vaak. Zonder meer te doen, zonder meer te presteren. Die gaan wel eens koffie drinken of praten over voetbal.

Een recent rapport van de Conference Board (Financial Times, januari 2010) bevestigt die inschatting.

België is, op Luxemburg en Noorwegen na, het productiefste land ter wereld gemeten naar bbp per gewerkt uur. Nederland volgt op de vierde plaats, de VS en Frankrijk volgen op nummer vijf en zes.15

Het belang van timemanagement en persoonlijke efficiëntie mogen we dus niet onderschatten. De vereiste hoge productiviteit is namelijk een rechtstreeks gevolg van de hoge loonkosten. De dure lonen zorgen ervoor dat veel ondernemingen onder druk staan om hun productie, maar ook hun dienstverlening, uit te besteden aan lageloonlanden. Bovendien voorspellen verschillende studies dat er in de toekomst te weinig werkkrachten beschikbaar zullen zijn voor de arbeidsmarkt. We zullen dus allemaal noodgedwongen efficiënter moeten gaan werken.

64

afbaken e n va n je fun c t ie s

De mythe van de nieuwe man Er werd lang verondersteld dat de ongelijke verdeling van de gezinsarbeid tussen mannen en vrouwen geleidelijk aan zou oplossen. De laatste jaren is men hiervan afgestapt. De verhoogde participatie van de vrouw op de arbeidsmarkt heeft niet automatisch geleid tot een betere arbeidsverdeling in het gezin. Volgens de tijdsonderzoeksgroep TOR neemt de vrouw vandaag de dag nog steeds dubbel zoveel huishoudelijk werk en kinderzorg op zich.

Ze besteedt dan ook minder tijd aan haar job.16 Als we zicht krijgen op de tijdsbesteding van een man of een vrouw, dan kunnen we met bijna 80 procent zekerheid het geslacht voorspellen. De tijdsbesteding in het huishouden speelt hierbij een cruciale rol. De laatste twintig jaar is er op dit vlak weinig evolutie merkbaar en de gezinstaken zijn nog steeds sterk geslachtsspecifiek. Vrouwen houden zich namelijk vaker bezig met routinematige en minder aangename taken, zoals wassen en strijken. Mannen, daarentegen, verrichten meer taken die enigszins als plezierig kunnen worden ervaren, zoals koken voor vrienden of tuinieren.17 Tijdsbeheer kan beslist ook in het huishouden soelaas bieden. We kunnen ons bijvoorbeeld afvragen welke taken we eventueel kunnen uitbesteden. Is het nodig om zelf te strijken? Is het nodig ons huis zelf te poetsen? Zeker met een systeem zoals de Belgische dienstencheques is het uitbesteden van lastige karweien financieel haalbaar.

65

’

Hans Bourlon De balans vinden tussen je privéleven en je job, dat is timemanagement. Een evenwicht tussen beide realiseren en ervoor zorgen dat je voldoende kans tot zelfontplooiing krijgt. Als ik bijvoorbeeld mensen als gekken zie werken en daarbuiten geen privéleven meer hebben, dan heb ik daar mijn bedenkingen bij.

Dan is er geen balans, maar een onevenwicht en een onevenwicht blijft nu eenmaal niet duren.

Toolbox

FUNCTIE

Wie ben je? Welke rollen vervul je?

Welke functies vervul je in de maatschappij?

Wat is jouw rol in je professionele leven?

Wat zijn je specifieke taken?

Wat zijn je extra taken?

Wat moet je doen om de zaken draaiende te houden?

66

afbaken e n va n je fun c t ie s

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.com.

’

Hans Bourlon Als aandeelhouder

Wat is jouw rol in je privĂŠleven?

Wat zijn je specifieke taken?

Wat zijn je extra taken?

67

heb je een heel andere filosofie dan als bijvoorbeeld een operationeel directeur.

Hoe minder ik nodig ben in het bedrijf, hoe meer mijn aandeel waard is. Als ik mezelf als trechter van dit bedrijf beschouw, dan ben ik waardedestructie aan het plegen voor al onze aandeelhouders. De ideale manager, als homo universalis, bestaat niet. Dus moet je trachten je te ontplooien in die dingen waarin je denkt het verschil te kunnen maken.

Toolbox

functie

Wat is jouw rol in je verenigingsleven?

Wat zijn je specifieke taken?

Wat zijn je extra taken?

’

Geert Noels Het is leuk om met comple­men­taire mensen te kunnen werken. Er is bij Econopolis een duidelijke competen­tieverdeling. Geert Wellens doet meer het managementgedeelte: de contracten, het administratieve, het managen en het mediagedeelte, dat is zijn takenpakket. Het inhoudelijke en de klantencontacten dat is meer mijn verantwoordelijkheid.

Naar medewerkers is dat hetzelfde: ik geef graag en veel verantwoordelijkheid. Ik laat de mensen graag hun ding doen. Ze krijgen dus de volledige verantwoordelijkheid tot het einde. Je moet soms mensen dingen geven waarvoor ze nog niet onmiddellijk klaar zijn, maar ik vind dat je je grenzen moet kunnen verleggen.

68

2

F

Samenvatting

a fba kenen va n je fu n ctie s

Sommigen staan versteld hoeveel rollen ze vervullen in het dagelijkse leven, anderen kijken raar op wanneer ze in kaart brengen hoeveel tijd ze besteden aan bepaalde bezigheden. Hoe dan ook, het is nuttig om je functies goed af te bakenen.

Wie ben je op je werk?

Komt je huidige functiebeschrijving nog in de buurt van de personeelsadvertentie waarop je hebt gereageerd? Waar besteed je vandaag (te) veel tijd en aandacht aan? Komen er zaken op je af die niets met je functie te maken hebben?

Wie ben je thuis?

Ben je een happy single of wachten er elke avond een partner en vier kinderen? Doe jij de administratie of laat je dit met plezier aan iemand anders over? Breng het eens in kaart en bekijk hoeveel tijd je aan al die privĂŠzaken besteedt.

Wie ben je in het verenigingsleven?

Ben jij degene die het allemaal wel zal regelen of zijn de taken goed verdeeld? Het verenigingsleven is volgens velen het cement van onze maatschappij, maar het kan ook bijzonder tijdrovend zijn. Hoe jouw plaatje er ook uitziet, probeer een haalbare combinatie te vormen. Een jaarlijkse evaluatie van de balans tussen je werk en je privĂŠleven is zeker de moeite waard.

69

Jacques Rogge is een Belgische arts (orthopedisch chirurg). Als zeiler werd hij eenmaal wereldkampioen, haalde tweemaal een tweede plaats en werd zestien keer Belgisch kampioen. Tussen 1990 en 1992 was hij voorzitter van het Belgisch Olympisch en Interfederaal ComitĂŠ (BOIC). Sinds 2001 is Rogge voorzitter van het IOC, als opvolger van Juan-Antonio Markies van Samaranch. Hij kreeg al snel de bijnaam Mister Clean om zijn harde aanpak van het dopinggebruik in de sport.

70

Tip Planning. Je moet je dag van tevoren kunnen plannen. De tijdsindeling moet bepalend zijn en dat moet je ook aan je omgeving en je medewerkers doorgeven. Je moet je agenda steeds goed voor ogen hebben. Als je een vergadering of een speech een dag van tevoren kunt voorbereiden, dan doe je daar wonderen mee. En uiteraard ben ik niet alleen bezig met de dag die volgt, maar ik kijk ook regelmatig naar de komende weken, de volgende maanden enzovoort. Het is niet anders dan topsport. Het is plannen en hard werken.

Agenda Ik sta meestal om half zeven op, dan ontbijt ik. Dan ga ik naar het kantoor, waar ik om acht uur begin. Mijn dag begint met het doornemen van de belangrijkste persknipsels, meestal een document van zo’n dertig bladzijden met de hoofdlijnen. Daarna krijg ik van het secretariaat de dringende brieven. Om kwart voor negen, negen uur heb ik meestal een gesprek met mijn kabinetschef, die de komende dagen bespreekt. Vanaf half tien heb ik dan mijn individuele afspraken met sportmensen, mensen uit de bedrijfswereld of televisie. Bovendien doe ik veel interviews. Rond de middag is er meestal een sobere lunch met mensen die van de andere kant van de wereld komen.

Ik kan ze namelijk moeilijk een half uurtje zien om ze daarna te bedanken voor hun komst. Meestal begint dat om halfeen en om kwart over een is dat afgelopen. Daarna starten we opnieuw met de vergaderingen.

Activiteiten indien twee uur extra per dag Wat meer sporten. Ik houd mij fysiek zo fit mogelijk door elke dag te fietsen of te lopen, maar indien ik twee uren vrij zou hebben, dan zou ik dat veel vaker doen. Ik zou ook regelmatig gaan tennissen of gaan golfen; daar heb ik nu geen tijd voor.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

71

Willem Middelkoop is een Nederlands publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z. Middelkoop werd in Zwitserland geboren uit Nederlandse ouders, maar groeide vanaf zijn vierde op in Nederland bij zijn pleegmoeder. Middelkoop geeft een wekelijkse nieuwsbrief uit, Middelkoop Nieuws-Flash! Hierin gaat hij in op belangrijke economische ontwikkelingen, geeft zijn visie daarop en doet hij economische voorspellingen. Met Jan Dobber zette Middelkoop een beleggingsfonds op, het Gold & Discovery Fund.

72

Tip De 80/20-regel. Die moet bij je karakter passen. Als je perfectionist bent, kun je niet volgens de 80/20-regel leven. Je moet die korte tijd – die eerste 20 procent die 80 procent rendement oplevert – proberen te benutten. Dit concept heeft mij altijd aangesproken, ook tijdens mijn studententijd. Niet de hele dag studeren, maar twee keer drie kwartier op een heel geconcentreerde manier. Dan kun je 80 procent van je kennis opdoen, wellicht meer dan iemand die acht uur achter zijn boeken zit, maar steeds naar het koffieapparaat loopt. Kort geconcentreerd dingen doen.

Agenda Ik heb geen vaste werkzaamheden, daar ben ik volledig mee gestopt. Ik neem de dag zoals die komt. Ik heb natuurlijk een aantal projecten waaraan ik verder moet werken. Als ik veel tijd heb, doe ik dat, heb ik weinig tijd, dan moet het wachten tot de volgende dag. Ik probeer vooral te werken wanneer ik het leuk vind. Bijvoorbeeld tussen tien en twaalf, dan ben ik fris. Daarna vind ik het leuk om even weg te gaan naar afspraken, vergaderingen of wat dan ook. Dan gaat ’s middags de financiële markt open in Amerika, wat voor mij heel belangrijk is, want ik heb een beleggingsfonds. Ik stop ermee rond half vijf, vijf uur, want dan begint het soms op werken te lijken.

Activiteiten indien twee uur extra per dag De afgelopen jaren heb ik een aantal nieuwe projecten opgestart. Dat kostte veel tijd en wat je dan te weinig doet, is sporten en lezen. Ik ben bang dat ik toch weer een nieuw project zou oppakken. Ik vind zoveel dingen leuk, zoveel dingen interessant. Zo wil ik heel graag een volgend boek maken. Ik heb mezelf bewust de rust gegeven om daar momenteel niet aan te werken omdat ik het anders te druk krijg. Een andere optie is de golfles weer inplannen, of meer tennissen.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

73

E

F

F

E

C

T

Focussen op je doelstellingen 1 Minimaliseren van storingen 2 Nee durven zeggen 3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren 4 Datadieet

3

F focu ssen op je doelstellingen

’

Hans Bourlon Ik heb meege­daan aan het tvprogramma de Slimste Mens Ter Wereld. Ik heb niet zo’n geweldig geheugen, maar op het moment dat ik daar zit en die camera draait, dan weet ik plots meer dan bijvoorbeeld thuis in mijn zetel.

Focussen op je doelstellingen Focussen is niet zo eenvoudig als het lijkt. Concentreren wellicht nog veel minder. We worden namelijk voortdurend overstelpt met informatie die constant onze aandacht afleidt. Hoe kunnen we hiermee omgaan?

Concentratie is natuurlijk erg belangrijk. Je goed kunnen concentreren betekent dat je je aandacht bij een bepaald onderwerp kunt houden, wat er ook gebeurt. Tracht je denkkracht helemaal te richten op datgene waarmee je op dat moment bezig bent, zonder dat je gedachten afglijden naar allerlei andere zaken.

77

1 Minimaliseren van storingen De tijd dat je ongestoord door het leven kon gaan, ligt al ver achter Inge Vervotte Het grootste ons. Dankzij de moderne communideel van mijn tijd ben ik bezig catiemiddelen is ons comfort aanmet onderhandelen, met CEO’s, raden van bestuur, politici, zienlijk gestegen. De keerzijde is vakbondsafgevaardigde enzovoort. echter dat je niet meer kunt beslisHet is heel boeiend en ik doe dat sen over je eigen tijd. De baas vindt heel graag, maar het vraagt wel een jou probleemloos terug wanneer je bepaalde focus. Ik maak bewust de op het strand zit en je schoonmoekeuze om mijn tijdsbesteding als der is altijd in de buurt. minister zo maximaal mogelijk in te vullen. Ik voel mij daar ook goed bij, Tijdens een werkdag zijn je collega’s maar daarnaast heb ik natuurlijk waarschijnlijk de grootste boosdoebepaalde momenten dat ik liever niet ners. Grote kantoorruimtes waar gestoord word. Ik ga er dan ook van iedereen elkaar kan zien en horen, uit dat mijn kabinet goed draait, ook zijn voor veel mensen een echte als ik er niet ben. nachtmerrie. Blijkbaar hebben velen de tijd om hier en daar wat bij te praten over van alles en nog wat.

Voetbal, soapseries en wat we gisteren hebben gegeten, blijken opeens de meest interessante onderwerpen te zijn … terwijl jij net een financieel rapport zit af te werken. Intussen begint de telefoon te rinkelen en komen er drie nieuwe mailberichten binnen.

’

Tijd maken voor een rustig uurtje is goud waard. Als je eerlijk bent, dan hoef je niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Door de verschillende storingen wordt je aandacht afgeleid en treedt er concentratieverlies op. Die verliezen kunnen zelfs oplopen tot 30 procent van je tijd. De belangrijke zaken kun je dus het beste afhandelen zonder dat er een telefoon rinkelt. Trouwens, je

78

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

mobiele telefoon heeft ook een offknop… Het is cruciaal om die rustige uurtjes in te plannen in je agenda. Sluit de deur en vraag aan de receptie geen enkele telefoon door te laten. Misschien is het zelfs wenselijk een tijdje offline te werken. Ga ook na wanneer je het meest productief bent. Voor de meesten is dit ’s ochtends, maar misschien is dit voor jou anders. Ook het omgekeerde kan nuttig zijn. Communiceer aan je omgeving dat ze het uur na de lunch mogen langskomen voor vragen of opmerkingen. Dit is natuurlijk niet vanzelfsprekend, maar voor bepaalde functies is die regeling zeker haalbaar.

Twee vragen die gegarandeerd tijdwinst opleveren:

1 Is het dringend?

Geef meteen ook aan waarom je het momenteel druk hebt en bied eventueel een alternatief aan. Hier ga je niet de ‘trofee van de meest populaire collega’ mee winnen, maar het bespaart je wel veel tijd.

2 K un je me kort vertellen waarmee ik je kan helpen?

Je dwingt je gesprekspartner om meteen tot de essentie te komen, wat het gesprek in de meeste gevallen aanzienlijk korter maakt.

79

’

Christian Van Thillo

Mijn secretaresse weet wanneer ze mag storen of niet. Ik neem bijvoorbeeld nooit de telefoon op zonder te weten wie het is. Een onbekend nummer, nooit! Ik wil mijn job doen en niet gestoord worden wanneer ik aan het werk ben. Dringende telefoontjes zijn nooit heel erg dringend, zeker niet tijdens vergaderingen. Je kunt dat ’s avonds wel afwerken. Ik geraak er soms geïrriteerd door. Als we in een meeting zitten en er is iemand die constant naar buiten moet, dan zal het niet lang duren voor ik een opmerking maak.

Er is een tijd geweest dat ik zelf in een landschapsbureau zat, wat meteen een knauw aan mijn productiviteit gaf. Dit soort van opstellingen kan wellicht de teamgeest bevorderen, maar op het vlak van concentratie is het dodelijk. In elke omgeving heb je namelijk een flauwe grappenmaker die op geregelde tijdstippen de boel op stelten wil zetten. Als je telkens die aanloop richting volledige concentratie moet nemen, resulteert dit altijd in productiviteitsverlies. Dat alles maakte dat ik steeds vaker thuis ging werken.

Plots had ik het gevoel dat ik drie keer zo efficiënt was. Bovendien verloor ik geen tijd aan woon-werkverkeer. Ik ben dan ook een fervente pleitbezorger van telewerken. Als het te verzoenen is met de jobinhoud, zou ik als werkgever niet twijfelen.’

Multitasken werkt niet. Dat zeggen althans de vele studies die hebben aangetoond dat dit tot veel concentratie- en productiviteitsverlies leidt. Een mail typen, tegelijkertijd een gesprek voeren met een collega en een telefoongesprek aannemen, is een goed recept voor tijdverlies. Taken bundelen is heel wat efficiënter omdat het concentratieverlies op die manier beperkt blijft.

Wim had het al voor zijn veertigste tot salesmanager bij een grote verzekeraar geschopt. Hij bezat een mooie woning in Amsterdam en mocht van de baas elke drie jaar een leuke BMW uitkiezen. Hij beschreef zichzelf als een “getalenteerde multitasker”. Toch was hij tot het besef gekomen dat hij zich “moeilijk kon concentreren”. Dit was niet echt verwonderlijk. Wim zat samen met dertig collega’s in dezelfde werkruimte, hij had twee mobiele telefoons en wanneer hij een mail ontving, klonk er een piepstemmetje: “You’ve Got Mail!”

Na het volgen van onze coachingsessies pakt Wim het helemaal anders aan.

Hij bundelt zoveel mogelijk taken, hij heeft alle storende geluidjes afgezet en nu promoot hij met veel overtuiging het concept van “het rustige uurtje”.’

80

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

2 Nee durven zeggen Niemand is graag een stoorzender en we willen allemaal aardig zijn tegen elkaar. Betekent dit dat we op alles zomaar ‘ja’ Geert Noels In het begin moeten zeggen? Zeker niet. Of neem je alles aan en dat is het nu over een professionele bijzonder moeilijk. Ik denk dat of een privézaak gaat, het blijft je echt voor jezelf moet zeggen: belangrijk je eigen doelen voor Moet ik dit echt doen? Is dat nu mijn agenda of past dit in iemand ogen te houden. Er is niets mis anders zijn agenda? Soms moet mee mensen te helpen, zolang je ‘nee’ of ‘later’ kunnen zeggen. het niet ten koste van je eigen planning gaat.

Het is zelfs beter om meteen aan te geven dat iets niet mogelijk is, dan achteraf – omdat blijkt dat er geen tijd beschikbaar was – twee gefrustreerde partijen te hebben. Op termijn zal degene die duidelijk de bakens aangeeft, meer respect oogsten dan een altruïstisch, maar slecht functionerend individu.

Vaak hoor je mensen zeggen dat het ‘al jaren een traditie is dat die persoon dit doet’ of ‘dat een bepaald evenement maandelijks moet plaatsvinden’.

Tradities kunnen mooi zijn, maar evolueren over het algemeen te weinig. Alles in je omgeving evolueert, dus is het aan te raden een aantal tradities ter discussie te stellen. Rust roest.

Let op je lichaamstaal en tracht empathie op te wekken voor jouw situatie.

Verwijs naar je eigen planning en deadlines, zonder de ander voor het hoofd te stoten. Let wel, het is niet de bedoeling dat je meneer of mevrouw ‘Nee’ wordt. Het gezond verstand is vaak de beste raadgever. Als iemand een open beenbreuk oploopt, dan is het in elke situatie noodzakelijk even tijd te maken om 112 te bellen.

’

81

’

Goedele Liekens Elke dag komen er vijf tot tien aanvragen binnen. Je zou al iemand parttime in dienst moeten hebben om gewoon ‘nee’ te zeggen. Aanvragen van studenten voor interviews, aanvragen van clubs voor lezingen… ik krijg er tientallen per week. Selecteren is dus erg belangrijk.

Stijn Peeters, de broer en manager van zanger en televisiepresentator Bart Peeters, vertelde me onlangs dat Bart gemiddeld acht interviewaanvragen per dag krijgt. Dat maakt veertig aanvragen per week of tweehonderd per jaar.

Dus heeft Stijn duidelijke criteria opgesteld: de interviews moeten over het werk van Bart gaan, zoveel mogelijk interviews worden telefonisch afgewerkt en het aantal fotosessies is beperkt. Volgens Stijn is dit de enige mogelijkheid om überhaupt nog een leven te hebben naast het te woord staan van de media.’

82

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren ’

Inge Vervotte Lang uitgaan heb ik moeten schrappen.

Vroeger kon ik mij nog wel eens laten gaan, maar daar ben ik nu veel gedisciplineerder in geworden. Je weet gewoon dat je daar op een gegeven moment voor moet boeten. En sport, je moet je een keer die gewoonte aankweken om sport te integreren in je leven en dat heb ik tot vandaag niet kunnen doen. Ook het zien van vrienden heb ik noodgedwongen moeten beperken. Ik heb altijd vriendschappen gehad waarin het normaal was dat we elkaar drie tot zes maanden niet zien, dus dat is geen probleem.

Het is absoluut verhelderend gedurende twee dagen een logboek bij te houden. Je zult versteld staan hoeveel ongeplande en weinig ter zake doende activiteiten je genoteerd zult hebben.

De boodschap is eenvoudig: schrap de activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben om je doelen te behalen. Schrappen is een van de meest effectieve methoden om tijd te winnen.

Stel jezelf een aantal indringende vragen: • Moet ik aanwezig zijn op de wekelijkse werkvergadering? Indien wel, moet ik de hele tijd aanwezig zijn?

• Moet ik naar alle recepties gaan waarvoor ik een uitnodiging krijg, of kan ik misschien doelgerichter netwerken?

• Kijk ook in de privésfeer. Is het wel echt nodig dat je elke zondagmiddag naar je ouders gaat?

• …

83

’

Herman Van Rompuy

Er zijn heel veel zaken die ik schrap.

Zolang als ik in de Belgische politiek zat, kon ik elke dag naar een vergadering gaan. Je kunt elke dag gaan spreken. Je kunt, zoals sommigen, naar zevenendertig nieuwjaarsrecepties gaan. Ik heb dat dus allemaal niet gedaan of slechts in heel beperkte mate. In die zin ben ik natuurlijk geprivilegieerd geweest omdat ik dat blijkbaar niet hoefde te doen om vooruit te komen in het leven.

’

Goedele Liekens Op de kast liggen een hoop boeiende boeken. Ik wil ze wel lezen, maar wanneer zou ik dat doen? Het is een keuze. Veel mannen zullen die boeken wel lezen. Ik lig dan liever met mijn dochter in mijn armen naar een of andere soapserie te kijken. Voor mijn gevoel is dat veel belangrijker en ik heb niet meer die blinde ambitie om alles gelezen te hebben. Je wordt daar iets rustiger in, het is ook een kwestie van beter weten wat je wel en niet wilt.

’

Christine Van Broeckhoven

’

Geert Noels Ik probeer selectief te zijn wat recepties betreft, wat toch niet altijd makkelijk is, want je hebt altijd verplichtingen. Iets anders dat ik schrap, is het drinken van alcohol.

Waarom? Omdat alcohol je efficiëntie enorm verlaagt.

84

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

Toen ik kleine kinderen had, heb ik wel degelijk mijn loopbaan aangepast. Ik heb pas later kinderen gekregen en dan heb ik heel veel geschrapt. Ik heb mijn hobby’s, zoals badminton en een aantal andere zaken, noodgedwongen moeten opofferen. Zo ben ik bijvoorbeeld ook gestopt met het lezen van kranten. Ik luister wel naar het nieuws. En slaap, heel veel slaap heb ik opgeofferd. Toen heb ik geleerd met vier uur toe te komen en ik doe dat nog altijd.

Hoewel je misschien niet per uur betaald wordt, is het wenselijk om je persoonlijke uurtarief te bepalen. Iedereen verkoopt zijn tijd namelijk voor een bepaalde prijs…18

1 Breng in kaart hoeveel uren je per week werkt: = aantal werkuren per dag * aantal dagen per week + overuren = aantal werkuren per week bijvoorbeeld 8 * 5 + 5 = 45 uur

2 Bereken je aantal werkuren per jaar: = aantal werkuren per week * weken per jaar = werkuren per jaar bijvoorbeeld 45 * 48 = 2160 uur

3 D eel je nettosalaris (inclusief vakantiegeld en andere voordelen) door het aantal uren dat je per jaar werkt. bijvoorbeeld € 33.000 / 2160 = € 15

4 Vergelijk dit uurbedrag met een aantal referentietarieven: • • • • • •

uurtarief tuinman; uurtarief schoonmaken; uurtarief strijken; uurtarief kinderopvang; tarief carwash; enzovoort.

Afhankelijk van je persoonlijke berekening, kan het dus nuttig zijn een aantal zaken uit te besteden… of niet.

85

• • • • •

Een andere manier om tijd uit te sparen, is delegeren. Hieronder vind je de belangrijkste redenen om dit te doen: Ik ben niet altijd de beste persoon voor de taak.

Ik ben te duur.

Ik heb tijd te kort.

Ontwikkelen van medewerkers.

Motiveren van medewerkers.

Maar er zijn ook een aantal redenen om niet te delegeren, hoewel ze niet altijd even terecht zijn. Vaak denken mensen dat ze het sneller of beter kunnen of ze weten niet aan wie ze de taak kunnen delegeren.

• • • •

Delegeren geeft je meer tijd voor je kerntaken. Toch is het zinvol aandacht te schenken aan de volgende punten.

Denk goed na over wat je delegeert aan wie.

Delegeer niet alleen de minder leuke taken.

Geef duidelijke instructies.

Zorg ervoor dat de ander resultaat kan behalen.

’

Hans Bourlon

’

Willem Middelkoop Geld is heel belangrijk, want het stelt je in staat anderen het werk te laten doen dat je zelf niet wilt doen.

Omdat er veel is dat ik niet graag doe, is geld gewoon erg handig.

Ik vind het niet leuk om mijn huis schoon te maken, ik vind het niet leuk om mijn was te strijken en ik vind het niet leuk om mijn auto te repareren. Waarom zou ik dat dan doen? Ik zorg dat er voldoende geld is om dat soort dingen te laten doen. Dan gaat het ook veel beter en sneller. Ik kan dan tijd spenderen aan dingen die ik echt leuk vind en die mij echt interesseren. Ik zit momenteel in een transitie van iemand die vaak werkdagen had van twaalf tot zestien uur naar iemand die normale werkuren heeft. De tijd is zo efficiënt georganiseerd, dat ik in normale werkuren zoveel kan doen.

86

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

Er zijn zaken die ik in het verleden altijd heel graag heb gedaan, maar die nu niet meer kunnen. Ik heb honderden verhalen gemaakt voor onze series, ik vond dat heel leuk.

Vandaag zijn er veel meer mensen hier in huis creatief en die doen dat beter dan ik vroeger. Ik ben met bepaalde zaken gestopt en ik heb mij in andere dingen bekwaamd.

•

’

Christian Van Thillo Ik ben alles­ behalve diegene die denkt dat hij alles zelf moet blijven doen. Je moet elke keer een nieuw perspectief krijgen over je eigen job afhankelijk van wat je wilt bereiken.

Je gaat altijd op een andere manier delegeren, op een andere manier werken.

Ik heb altijd de indienstnemingen – van de mensen die direct aan mij rapporteren – gedaan op basis van een heel eenvoudige stelling. Ik probeer medewerkers te rekruteren die veel beter zijn dan dat ik zelf ooit zou kunnen zijn voor de job waarvoor ik ze aanneem. Als je dat doet, krijg je een ploeg mensen waar je automatisch heel veel vertrouwen in hebt en waar je zelf alleen maar moet aansturen.

’

Hans Bourlon Mensen worden wezenloos als je je te veel met ze bemoeit. Mensen moet je de ruimte geven om te spelen, om open te bloeien. Je moet ze niet in de weg gaan staan. Je kent dat soort bedrijven met een tirannieke baas die waarschijnlijk zelf heel competent is, maar die zich laat omringen met soldaten. Als hun baas dan verdwijnt of het bedrijf wordt overgenomen, dan is het bedrijf waardeloos omdat niemand in staat is verantwoordelijkheid op te nemen.

87

’

Geert Noels Het mooie is dat mensen gestimuleerd worden om het beste in zich naar boven te halen. Dat werkt ook. Hoe meer vertrouwen, hoe meer verantwoordelijkheid dat je geeft, hoe gelukkiger dat mensen zijn. Je geeft hen verantwoordelijkheid en je ziet hen evolueren. Als ze goed zijn en ze nemen meer taken van je over, dan is dat fantastisch. Maar ze mogen evengoed de pluimen op hun hoed steken. Delegeren en er zelf je naam onder schrijven, dat werkt niet. Dat is niet delegeren, dat is profiteren.

’

Jacques Rogge Ik wil mij alleen maar bezighouden met de kern van de zaak; de details laat ik graag over aan mijn medewerkers. Ik houd van ‘trust and verify’. Ik geef aan mijn medewerkers opdrachten, maar het is hun zaak hoe ze het doen. Voor zover dat het natuurlijk ethisch gebeurt en ze de deadline halen die ik hen opgeef. Wat ik zelf moet doen, is het persoonlijke contact, het face to face contact met mensen die belangrijk zijn voor de organisatie. Er zijn nu eenmaal persoonlijke contacten die nodig zijn en die je niet kunt delegeren omdat je gesprekspartner verwacht dat jij er zult staan.

Uw persoonlijke assistent Ondernemers, maar ook privépersonen, kunnen tegenwoordig allerlei taken uitbesteden aan bedrijven die ‘virtual assistants’ aanbieden. Het zijn persoonlijke ‘assistenten op afstand’ die bijna alle soorten klussen kunnen opknappen, gaande van het opnemen van je telefoon tot het schrijven van papers of het uitwerken van je reisplannen.

‘Get Friday’ verhuurt voor 15 euro per uur ‘assistenten op afstand’, maar dan moet je er wel rekening mee houden dat je assistent in India zit en geen woord Nederlands spreekt. Ook in Nederland en België rijzen de bedrijven als paddenstoelen uit de grond, maar de tarieven zijn vanzelfsprekend een veelvoud in vergelijking met die van de Indiase collega’s. Toch loont het de moeite om er eens naar te kijken omdat je vaak geen in- of uitstapkosten betaalt.

’

Joop van den Ende

Ik heb ervoor gezorgd dat ik de juiste mensen om mij heen heb om in alle vrijheid zonder tijdsdruk te kunnen werken. Dat begint met een goede persoonlijk assistente die maanden van tevoren al weet in te schatten welke afspraken zij wel of niet kan vastleggen.

Zij weet welke verzoeken zij voorrang moet geven en hoeveel besprekingen met bepaalde personen kunnen uitlopen.

88

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

’

Christian Van Thillo

Managementassistentes zijn cruciaal voor iemand die een organisatie leidt. Ik heb er altijd heel veel aandacht voor gehad en ik heb een lange traditie om op secretaressedag, in plaats van iedereen altijd maar bloemen te geven, iedereen aan één tafel uit te nodigen voor een uitgebreide lunch. Er zijn ook secretaresses van de mensen met wie ik werk en dan praten we over de bedrijven en over hoe zij met hun bazen omgaan. Ik leer daar heel veel van. Je moet nu eenmaal dingen weigeren, je agenda verandert constant en daarbij heb je iemand nodig op wie je kunt vertrouwen. Op die manier heb ik iemand die meestuurt en mee mijn agenda bepaalt.

’

Christine Van Broeckhoven

Ik ben iemand die werkt met een functionele hiërarchie. Als je zo’n grote afdeling wilt laten functioneren, dan moet je delegeren. Een degelijke structuur hebben, is belangrijk zodat je weet wie er voor wat verantwoordelijk is. Ik bouw piramides, de top is per definitie altijd kleiner dan de bottom. Ik zit aan de top en heb de ultieme eindverantwoordelijkheid over alles wat hier gebeurt. Onder mij zitten nog een aantal piramides. De toppen van die piramides zijn mensen die een of andere leidinggevende functie hebben.

De klassieke manier dus. Ik heb dat nooit geleerd, ik doe dat puur uit ervaring en pragmatisme.

89

’

Goedele Liekens

Ik heb een persoonlijke assistent. Hij is wel een assistent op allerlei vlakken. Hij neemt de telefoon aan, beheert de aanvragen voor interviews enzovoort. Ik kan niet voortdurend zelf de telefoon beantwoorden. De mensen nemen dat vaak niet in dank af, maar je kunt niet anders. Zodra er bijvoorbeeld iets in een krant over de G-plek verschijnt, bellen gegarandeerd alle radiostations van Nederland en België. Iedereen te woord staan, gaat niet en dus vangt mijn assistent dit op.

4 Datadieet Iedereen is het erover eens: vandaag de dag is er een ‘informatie overload’ om u tegen te zeggen. Het goeGeert Noels Ik schrap bewust tv-kijken. Ik heb nog maar twee de nieuws is dat alle informatie snel jaar kabeltelevisie. Ik vind dat een beschikbaar is, het minder goede ongelofelijk tijdverlies. Meestal nieuws is dat we door de bomen het heb ik al die dingen al op de radio bos niet meer kunnen zien. Aanhangehoord of via het internet gelezen. gers van een meer gerichte aanpak Soaps en dergelijke zijn echt niet aan zijn voorstander van een heus damij besteed. Ik mis niets, want het eigenlijke leven is spannender dan de tadieet. Concreet komt het hier op reality-tv. neer: zorg dat je goed weet welke informatie je interesseert en focus je alleen op die berichten. Stel jezelf daarnaast de vraag of je mobiele telefoon de hele dag aan moet staan en of het nuttig is om dertig keer per dag te gaan kijken of er een nieuwe mail is binnengekomen. Bovendien kun je dankzij degelijke mailfilters, RSS-feeds en gerichte zoektermen veel overtollige informatie vermijden.

’

Wereldwijd kijken mensen steeds langer naar de televisie. In 2009 keek men gemiddeld 3 uur en 12 minuten per dag. Eurodata TV Worldwide beschikt over kijkcijfers van 2000 zenders, of 3 miljard potentiële kijkers in 89 landen, waaronder enkele ‘nieuwelingen’ zoals India, Irak en Vietnam.

Noord-Amerika staat nog steeds op kop in de rangschikking, met 4 uur en 40 minuten per dag, gevolgd door het Midden-Oosten (4 uur en 34 minuten).

In Europa zijn de Duitsers de koplopers met 3 uur en 32 minuten.19

90

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

In de Benelux liggen de cijfers lager, namelijk iets meer dan 3 uur per dag.

Het spreekt voor zich dat er grote verschillen op te merken zijn bij de actieve en de niet-actieve bevolking. De vraag is natuurlijk hoe bewust we tv-kijken.

Volgens Jan Van den Bulck, media-expert en hoogleraar aan de Universiteit van Leuven, onderschat bijna iedereen zijn tv-gedrag. Er zijn enkele programma’s waar we bewust naar kijken, zoals het journaal of een favoriete serie. We beseffen echter niet dat we dan toch blijven kijken naar de programma’s die daartussen zijn geprogrammeerd.20 Minder tv-kijken is een van de gemakkelijkste manieren om tijd vrij te maken voor andere zaken, zoals lezen of gewoon praten met je huisgenoten. Voor wie het afzetten van de tv te moeilijk is, bestaan er inmiddels ‘TV Timemanagement Tools’ om de tv op het gewenste tijdstip uit te schakelen. Voor wie dit niet volstaat: je kunt tegenwoordig zelfs een handboek kopen met suggesties om je tijd te vullen wanneer de tv niet aanstaat.

91

Toolbox

FOCUS

Logboek Hoe geconcentreerd ben je of kun je zijn? Om dit in kaart te brengen, kun je jezelf een dag volgen.

Hieronder vind je je persoonlijke logboek. In de eerste twee kolommen staan hokjes met een tijdsaanduiding. De eerste kolom gebruik je voor de planning van de volgende dag, de tweede om de dag zelf te kijken of de planning werd gevolgd. Noteer elk half uur wat je doet in een of twee kernwoorden. Let wel, het gaat om wat je doet en niet om wat je dacht te kunnen doen.

Zet er telkens bij of het om een geplande (G) of een niet-geplande (N) activiteit gaat.

Per half uur heb je in de laatste kolom de mogelijkheid uitleg te geven over een eventueel tijdverlies.21

92

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.com.

Geplande activiteiten

93

Uitgevoerde activiteiten

G N

Uitleg tijdverlies + opmerkingen

Toolbox

FOCUS

Analyseer je eigen logboek Wanneer ben je het meest productief?

Wanneer gaat het wat minder vlot? Hoe komt dat volgens jou?

Bijvoorbeeld: voormiddag, namiddag, ’s avonds op kantoor...

Kun je aangeven in welke situaties je het minst efficiënt bent?

Bijvoorbeeld: zoeken naar papieren, wachten op collega’s, als je vaak moet telefoneren…

Zou het kunnen dat je soms tijd besteedt aan minder belangrijke zaken? Hoe komt dat?

Bijvoorbeeld: meetings die niet relevant zijn, blijven telefoneren, zonder doel surfen op het net…

94

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

Download de pdf-versie van deze toolbox op www.WinTijd.com.

Heb je tijd uitgetrokken voor inspanningen die achteraf voor niets bleken te zijn?

Bijvoorbeeld: rapport gemaakt dat niemand heeft gelezen, dubbel werk verricht…

Zag je zelf punten die verbeterd kunnen worden?

Bijvoorbeeld: op een andere manier archiveren, een todolijst opstellen…

Wat zijn de meest voorkomende storingen?

Bijvoorbeeld: telefoons, mail, baas, collega’s…

95

Toolbox

FOCUS

Welke acties hebben tot niets geleid?

Hoe ga je met zulke situaties om?

Bijvoorbeeld: beter plannen, beter communiceren‌

Welke taken zou je willen delegeren?

96

foc ussen o p je d o e ls t e llin g en

3

F

Samenvatting

focus s en op je d oelstel l ingen

In onze maatschappij zijn storingen niet meer weg te denken. Omdat ze een grote bron van tijdverlies zijn, hebben we geen andere keuze dan die onderbrekingen tot een minimum te beperken. Een ‘rustig uurtje’ per dag is zeker geen overbodige luxe, meer nog, werkgevers én werknemers varen er wel bij.

‘Nee zeggen’ is een kunst op zich en als je dat goed overbrengt, kun je dit doen zonder mensen te schofferen. Meteen aangeven waarom iets niet mogelijk is – vergeet hierbij je glimlach niet – brengt je al een heel eind op weg.

Systematisch activiteiten schrappen, uitbesteden of delegeren kan je veel tijd doen besparen. Goede afspraken maken goede vrienden, dus is communicatie hierbij bijzonder belangrijk. Wát kun je schrappen? Wát kun je uitbesteden? Ben jij wel de juiste man of vrouw voor een bepaalde taak?

Ten slotte is een datadieet een echte aanrader. Sinds de komst van het internet is het niet moeilijk om aan informatie te komen, maar het is een kunst om snel de juiste (lees: relevante) data op te sporen. Selectief omspringen met informatie is dus een absolute noodzaak.

97

Inge Vervotte is een Vlaamse politica voor CD&V. Ze was minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin in de Vlaamse regering, de regering-Leterme I en minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven in de federale regering van 2007 tot 2008. Op 25 november 2009 werd ze opnieuw minister van Ambtenarenzaken onder de die dag teruggekeerde premier Leterme.

98

Tip Wat ik minder doe dan vroeger, zijn businesslunches. Vroeger dacht ik dat het efficiënt was, want een mens moet toch eten, dus kan hij evengoed vergaderen. Toch stel ik vast dat dat in feite niet zo is omdat ik die gesprekken eigenlijk veel sneller zou kunnen afhandelen. Ik wil nu niet beweren dat heel mijn leven herleid wordt tot efficiëntie, want het is uiteraard ook goed als je relaties uitbouwt en dat je wat meer tijd uittrekt voor een uitgebreide lunchbabbel.

Agenda Om halfnegen ben ik op kantoor. Ik beantwoord mijn mails en ik plan ook heel vroeg in de ochtend vergaderingen, nog voor er bijvoorbeeld parlementaire zittingen en commissies zijn. Ik beantwoord de vele vragen die op me afkomen. Wat dat betreft, heb ik goede afspraken met mijn medewerkers. Ik heb liever dat iemand binnenspringt en zegt: ‘Heb je vijf minuten?’

Die mensen weten dan dat ik maar vijf of tien minuten tijd heb, maar zij kunnen wellicht veel tijd uitsparen. Voor de rest is het vergaderen en nog eens vergaderen. De avond hangt het er een beetje van af: ofwel nog meer vergaderingen, ofwel nog gaan spreken. Of rustig thuiskomen en dan mag de tv wel aan.

Activiteiten indien twee uur extra per dag Voor mij zouden die twee uren meer per dag niet nodig zijn, maar ik zou die liever opsparen om eens een volledige dag te kunnen ontspannen. Ik ben iemand die heel erg openstaat voor mensen, maar dat vergt veel van jezelf.

Ik heb dus ook altijd voldoende tijd nodig om me weer op te laden.

Toen ik in Cambridge studeerde, vond ik het heel aangenaam om simpelweg zaken op te nemen. Dat hoeft niet altijd actief te zijn. En dat is heel leuk omdat je dan onder meer een massa informatie krijgt. Dat noem ik pas tijd voor ontwikkeling.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

99

Hans Bourlon is een Vlaamse mediafiguur en hij staat aan het hoofd van Studio 100. Hij behaalde een diploma wijsbegeerte aan de Universitaire Faculteiten Sint-Aloysius. Bourlon begon in 1987 zijn carrière bij de toenmalige BRT als medewerker. Van 1989 tot 1996 was hij er televisieproducer van het populaire programma Samson en Gert.

In 1996 richtte hij samen met Gert Verhulst en Danny Verbiest het productiehuis Studio 100 op. Hij is er nog steeds een van de drijvende krachten.

Hans Bourlon werd in 2005 en 2007 genomineerd voor de onderscheiding Manager van het Jaar. In 2008 won hij die onderscheiding samen met Gert Verhulst, medeoprichter van Studio 100.

100

Tip Ik probeer vooral voldoende vakantie in te bouwen. Ik heb ook een aantal hobby’s die ik maximaal tracht te beoefenen. Ik ga bijvoorbeeld regelmatig met de fiets op de piste rijden. Je komt dan in contact met mensen en dan kan ik rustig reflecteren over andere zaken. Als mijn agenda vol zit, kan ik ook niet rustig over strategie nadenken.

Agenda Ik bepaal zelf mijn agenda in de mate van het mogelijke. Er staan een aantal vaste afspraken in. In ons geval zijn dat internationale conference calls, die met regelmaat op de agenda staan. We werken op het secretariaat met drie mensen en er wordt overlegd waar ik wel of niet bij ben. Ik probeer mijn agenda zo weinig mogelijk vol te stouwen. Ik krijg vaak uitnodigingen voor allerlei verenigingen, sociale bezigheden, premières of om het even wat. Ik vind dat een hele eer, maar maak daar heel gerichte keuzes in.

Netwerken beperk ik tot het noodzakelijke. Ik word ook wel eens gevraagd voor lezingen omdat we een aantal prijzen hebben gewonnen. Ik heb dat in het begin gedaan, maar ik heb er wel een limiet op gezet. Vooral voor jonge mensen, scholen, doe ik dat graag. Ik wil jonge mensen enthousiasmeren om te ondernemen. Voor de rest mag ik mij gelukkig prijzen dat ik mijn agenda zelf kan bepalen.

Activiteiten indien twee uur extra per dag Meer fietsen.

Download het volledige interview op www.WinTijd.com.

101

Zin om het vervolg te lezen?

Het e-boek kost slechts €7,99 en is verkrijgbaar bij: →

→

→

->

iBookstore

->

Bol.com

->

E-boek.org

->

ProxisAzur.be

->

Ebook.nl

->

Kobobooks.nl