11
Inleiding
17
Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
19
Een aantal stellingen
25
Op zoek naar de Essentie
27
1 Formuleren van doelen
31
2 Omzetten van doelen in doelstellingen
34
3 Zelf prioriteiten stellen
38
Toolbox Essentie
51
Afbakenen van je Functies
52
1 Wie ben je op je werk?
57
2 Wie ben je thuis?
59
3 Wie ben je in het verenigingsleven?
60
4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven
66
Toolbox Functie
77
Focussen op je doelstellingen
78
1 Minimaliseren van storingen
81
2 Nee durven zeggen
83
3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren
90
4 Datadieet
92
Toolbox Focus
103
Efficiënt uitvoeren van taken
105
1 De 80/20-regel
107
2 Elke dag plannen
111
3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode
118
8
Toolbox Efficiëntie
129
Creativiteit
131
1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
132
2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving
135
3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen
144
Toolbox Creativiteit
152
Epiloog
155
Dankwoord
159
Noten
163
Literatuur
165
Over de auteur
10
op z oek naar de es s enti e
Inleiding Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoorden. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze zo zelden gesteld wordt. Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden. Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvinden en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten. Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werknemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken, is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen. De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en Skinner publiceerden in 2005 een artikel, waarin het effect van timemanagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samengesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het
11
beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De persoonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur. De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat bedrijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement actief in hun organisatie te implementeren. 2 Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk. De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stellen, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doeltreffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel afkomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk. Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeuren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijkheid en specifieke situaties is dus nodig. Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de dag volstaat het niet dat iemand vooraan een one-man-timemanagementshow opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aantal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijdsbeheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat worden. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het individu in het team.
12
i nl ei di ng
Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnieken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van David Allen, een heus datadieet en de meest interessante webapplicaties op het vlak van tijdsbeheer. Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan. Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Europese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen: q q q q q q q q q q
Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep Inge Vervotte, Minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z Jacques Rogge, voorzitter van het IOC Geert Noels, Chief Economist Econopolis Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100 Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe Joop van den Ende, mediamagnaat De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanagement is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen. Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel
13
hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende toolboxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doe-boek. Je zult snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten. Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com. Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval ook mag betekenen.
Tim Christiaens http://www.TimeManagementCompany.com tc@TimeManagementCompany.com @TimChristiaens
14
i nl ei di ng
16
op z oek na ar de es s enti e
Wat houdt de EFFECTmethode precies in?
E F F E C T 17
Op zoek gaan naar de Essentie Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstellingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je naartoe?
Afbakenen van je Functies Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinderen? Ben je actief in het verenigingsleven?
Focussen op je doelstellingen Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vaststaan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met je tijd doet.
Efficiënt uitvoeren van taken Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen werkwijze geregeld tegen het licht.
Creativiteit Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om. Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde momenten noodzakelijk.
Toolbox Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzetten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde
managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.
18
ef f ect-m eth ode
Een aantal stellingen De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan welke stellingen bij jou passen.
Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te besteden of te delegeren.
Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.
Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak naar de andere.
Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken volgens prioriteit.
Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere stappen.
Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt mijn methode veel tijd in beslag.
19
Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten, gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.
Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen, telefoneren enzovoort.
Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.
Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.
Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger aan te doen.
Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het moment van de dag dat ik het meest fit ben.
Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke dag heb en niet gestoord wil worden.
Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik eenvoudige opdrachten te doen.
20
een aantal s tel l i ng en
Ik stel voor mezelf deadlines.
Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik precies waar ik moet kijken.
Ik maak een planning voor de taken die ik moet uitvoeren.
Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig heb om een speciďŹ eke taak af te werken.
Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier) om overzicht te houden.
De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op dezelfde plaats.
Ik maak elke dag een todolijst.
Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde van de dag altijd afgewerkt.
Ik ben iemand die de dingen op het laatste moment doet.
21
Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.
Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de rest van de wereld.
Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze om me daarna beter te concentreren.
Ik haal altijd mijn deadline.
Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.
Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn mailbox.
Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.
Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen. Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.
22
een aantal s tel l i ng en
23
Op zoek naar de Essentie 1 Formuleren van doelen 2 Omzetten van doelen in doelstellingen 3 Zelf prioriteiten stellen
1
E op zoek na ar de e sse ntie
26
’
Herman Van Rompuy Naarmate je ouder wordt – ik ben nu 62 jaar – weet je statistisch dat je nog twintig jaar te leven hebt. Hoe ga je die tijd nuttig besteden? Het leven is namelijk te kort…
’
Jacques Rogge Ik houd mij alleen maar bezig met het essentiële. Zo krijg ik gemiddeld per week tien tot vijftien uitnodigingen om te gaan spreken, wat ik uiteraard niet kan doen. Ik krijg bovendien heel wat aanvragen om een land te gaan bezoeken wegens een verjaardag van het Olympisch Comité. Ik heb daarin mijn prioriteiten. Ik kan geen tweehonderd landen gaan bezoeken. Helaas beginnen de meeste van mijn brieven met ‘Excuses, maar ik kan niet’.
op z oek na ar de es s enti e
1 Formuleren van doelen Wat jij wilt bereiken is… het belangrijkste. Het spreekt voor zich dat we het ons niet kunnen permitteren om geen rekening te houden met bepaalde externe factoren. Wellicht heb ook jij een opdrachtgever aan wie je verantwoording moet afleggen of hebben je kinderen regelmatig nieuwe kleding nodig. Het is dus de kunst om de realisatie van je persoonlijke doelen te combineren met de realiteit van elke dag. De vraag is of mensen wel weten wat ze willen bereiken. Uit een gemeenschappelijk onderzoek van Harvard en Stanford, twee prestigieuze Amerikaanse universiteiten, bleek dat slechts 15 procent van de studenten doelen heeft. Slechts 3 procent zet die doelen op papier. Toen de onderzoekers twintig jaar later met die studenten contact opnamen, bleek dat die 15 procent het financieel gemiddeld twee keer zo goed deden als de overige 85 procent. De 3 procent die zich de moeite had getroost de doelen op papier te zetten, deed het zelfs tien keer zo goed.3 Die studie toont aan dat het stellen van doelen bijzonder nuttig kan zijn. Het spreekt voor zich dat professionele doelen enerzijds en privédoelen anderzijds van een heel andere orde zijn. Mocht je als bedrijfsleider er bijvoorbeeld van dromen om binnen de twee jaar nog enkele bedrijven over te nemen, dan is dit een legitiem doel. Indien echter een wereldreis je in vuur en vlam kan zetten, dan moet je heel andere acties ondernemen. De twee combineren is natuurlijk moeilijker en dat toont meteen aan dat beide categorieën doelen niet los van elkaar kunnen staan. Een van mijn eerste bazen was een Nederlander. Wanneer iemand van de Belgische afdeling naar het hoofdkantoor in Nederland ging, hadden de Belgen twee prachtige omgebouwde hooischuren ter beschikking. Het was een keurige verblijfplaats, op een steenworp van Haarlem, met een grote tuin, waar je zelfs af en toe vossen en herten zag. Op een avond bij het haardvuur vroeg mijn toenmalige baas me wat mijn doelen in het leven waren. Op dat
27
moment kwam ik niet verder dan wat algemeenheden, waarop hij scherp aangaf: als je geen doelen hebt, kun je niet bewust leven. Het was even slikken, maar ik moet het toegeven‌ hij had gelijk.
’
Doelen zijn heel belangrijk. Ik ben begonnen met mezelf bepaalde jaardoelen te stellen. Ik heb een lijstje opgemaakt met wat ik allemaal zou willen bereiken. Het is heel prettig om eens te gaan zitten en na te denken wat ik de komende vijf jaar ga doen. Het is heel leuk om dat nog eens na een aantal jaren terug te vinden, want je documenteert er eigenlijk je hele leven mee. Men vergeet namelijk vaak wat je vroeger als dromen of doelen had. Ik stel mijn prioriteiten op basis van wat mij interesseert. Ik heb op een bepaald moment besloten mijn tijd te besteden aan dingen die ik echt belangrijk vind. Als ik bijvoorbeeld een boek ga schrijven, kan ik maar beter hoog inzetten en kun je maar beter een boek schrijven over dingen die mij echt interesseren.
Willem Middelkoop
Waarom zou je je doelen op papier zetten? Door je doelen op te schrijven, krijg je een goed beeld van je ambities en zie je duidelijker hoe je ze kunt bereiken. De meeste mensen hebben daar echter een hekel aan. Toch is het de moeite waard om het een keer te proberen. Om te weten wat je doelen zijn, is het opmaken van een zelfportret noodzakelijk. Wat wil jij? Moet je de halve wereld gezien hebben? Moeten we allemaal een eigen zaak opstarten? Natuurlijk niet. Het gaat om jou, dus stel jezelf de volgende vragen: q Wat wil je bezitten? Ben je materialistisch ingesteld of juist niet? Is een eigen huis belangrijk of is een eigen Harley al jaren een droom? q Wat wil je zijn? Een zakenvrouw op topniveau of gewaardeerd vrijwilliger bij het Rode Kruis? Beide zijn even waardevol. q Wat zijn je passies? Word je warm van het kweken van bijen of is voor jou het bestuderen van glasramen het grootste genot?
28
op z oek naar de es s enti e
Na mijn studies ben ik een tijdje gaan reizen. Nochtans verwachtte men na het behalen van mijn diploma aan de Vlerick Management School dat ik eindelijk eens wat zou gaan presteren in het echte leven. Zo dacht ik er ook over, al lag mijn visie niet meteen in lijn met die van mijn collega-studenten. Ik nam een wit blad en schreef op dat ik ten minste zeven maanden wilde gaan reizen in Azië en Zuid-Amerika. Jammer genoeg had ik niet het geld om dit te realiseren, dus moest ik noodgedwongen een aantal baantjes aannemen voor ik überhaupt kon vertrekken. Op dat ogenblik had ik geen relatie, geen kinderen en geen hypotheek, dus het project was haalbaar. Ik had mezelf een jaar gegeven om dit te realiseren en het was tot dan toe de mooiste tijd van mijn leven.’
’
Ik heb timemanagement altijd al belangrijk gevonden. Je moet jezelf de discipline opleggen je te beperken tot de dingen die er echt toe doen. Doelen zijn heel belangrijk. Bedrijfsdoelen stel je altijd samen met andere mensen op. Je kunt verschillende soorten plannen maken, je kunt bijvoorbeeld een plan maken door cijfertjes in een spreadsheet in te vullen en je kunt er ook een maken door ernstig na te denken over wat je de komende jaren wilt bereiken met je bedrijf. Je moet op dat moment goed beseffen wat dat betekent voor je medewerkers, maar ook wat dat betekent voor jezelf. We gaan daar nogal gedisciplineerd mee om. Onze mensen werken bij ons in een kader waarvan ze de doelstellingen kennen. Dat is voor mij ook zo. Doelen zijn dus essentieel.
Christian Van Thillo
29
q q q q q q q q
Begin 2010 verscheen er een interessant artikel in de Belgische krant Het Nieuwsblad. Blijkbaar zijn Vlaamse jongeren bijzonder conservatief wat hun doelen betreft: 4 Meisjes, jongens, hoog- of laaggeschoolden: ze schetsen min of meer hetzelfde ideale toekomstbeeld. Dit blijkt uit een grootschalige enquête van het Jeugdonderzoeksplatform (JOP), een samenwerkingsverband tussen de Universiteit Gent, de Vrije Universiteit Brussel en de KU Leuven: Eerste keer seks op 17 jaar Rijbewijs op 18 jaar Eerste werkervaring op 22 jaar Samenwonen met een partner op 24 jaar Aankoop van een eerste woning op 25 jaar Eerste kind & trouwen op 26 jaar Toppunt van de carrière op 34 jaar Met pensioen op 60 jaar Vermits het om een projectie gaat, is het niet de reële leeftijd waarop jongeren die stappen zullen zetten, maar het is duidelijk dat Vlaamse jongeren met ongeveer dezelfde levensloop in hun hoofd rondlopen. De gewenste pensioenleeftijd is 60 jaar. Dat is twee jaar later dan de ideale pensioenleeftijd die jongeren in een vorig onderzoek, uit 2005, naar voren schoven. De berichten in de media dat de huidige pensioenleeftijd niet meer houdbaar is, blijken dus een duidelijke impact te hebben. Dit onderzoek druist in tegen het algemene beeld dat iedereen erg bewust zijn eigen keuzes maakt. Jongeren die een alternatief leven willen gaan leiden, in het buitenland willen gaan wonen of met de rugzak de wereld willen rondtrekken, zijn eerder uitzondering dan regel. Wel blijkt dat jongeren een duidelijk plan hebben. Ze hebben niet de intentie om zich te laten leiden door bepaalde omstandigheden. Hun ideale leven is vooraf duidelijk uitgestippeld.’
30
op z oek naar de es s enti e
2 Omzetten van doelen in doelstellingen Het stellen van doelen is een eerste stap. Indien je er echt werk van wilt maken, is het formuleren van duidelijke doelstellingen van cruciaal belang. Een bekend hulpmiddel om je doelstellingen te bepalen, is het SMART-principe. Doelstellingen kunnen de volgende kenmerken hebben:
S M A
Specifiek Wat wil je precies realiseren? Beschrijf dat helder en duidelijk. voorbeeld ‘Ik wil wat gaan sporten’ wordt: ‘Ik wil drie keer per week een uur gaan
joggen om voldoende fit te blijven.’
Meetbaar Geef een duidelijke norm aan om te kunnen meten of het doel werd gehaald. voorbeeld ‘Ik wil graag veel geld verdienen’ wordt: ‘Ik wil ten minste 120.000 euro
per jaar verdienen.’
Acceptabel en haalbaar Worden de doelstellingen door iedereen gedragen? Is er een engagement om er energiek en met voldoening aan deel te nemen? voorbeeld Vermageren kan geleidelijk aan, kilo na kilo; niemand zal zich aange-
sproken voelen om in drie dagen zes kilo af te vallen.
R
Realiseerbaar of realistisch Kunnen de doelstellingen gehaald worden? Leg de lat dus niet te hoog, maar ook niet te laag. Het moet mogelijk zijn de doelstellingen te kunnen bereiken met aanvaardbare inspanningen. voorbeeld Het behalen van het artsendiploma binnen één jaar is ondenkbaar.
T 31
Tijdsgebonden Vermeld de termijn waarop je het gewenste resultaat wilt bereiken. voorbeeld ‘Op het einde van dit jaar wil ik 10.000 euro gespaard hebben.’
Velen hebben ongetwijfeld al van SMART gehoord, maar in de praktijk blijkt dat slechts enkelen het ook daadwerkelijk gebruiken om hun doelstellingen te formuleren.
’
Dat tijd een schaars goed is, is een heel wijdverspreid gevoel. Mijn voornaamste methode is het voor ogen houden van een aantal doelstellingen. Die moet je niet zien op een te lange termijn, want daar komen veel onverwachte factoren tussendoor. Als voorzitter van de Europese Raad heb ik voor mezelf een taakstelling voor de volgende zes maanden en daarna moeten we weer kijken naar wat de rest kan brengen. Voor een korte periode tracht ik het geheel wel overzichtelijk te maken en alle pionnen zo uit te zetten dat ik er wel kom.
Herman Van Rompuy
Vroeger ging ik zelf ook niet al te consequent om met het s m a rt-principe. Tot ik enkele jaren geleden in Dubai eens voor joker stond in een van de mooiste kantoorgebouwen van de stad, de bekende Emirates Towers. Op het laatste moment moest ik voor een collega inspringen om een meeting bij Ernst & Young bij te wonen over het opstarten van een filiaal in het MiddenOosten. Zelf was ik enkele dagen voor heel andere redenen in het emiraat, maar de vergadering paste nog net in mijn agenda. Het bedrijf waarvoor ik werkte, wilde er misschien een kantoor openen. In die dagen was Dubai namelijk nog steeds ‘the place to be’ om veel geld te verdienen. In grote lijnen wist ik waarover het ging, maar ik had geen tijd gehad om me grondig voor te bereiden. Tot mijn verbazing werd ik ontvangen door drie heren in strakke maatpakken met titels die amper op hun naamkaartjes pasten. Ik werd tot op het bot uitgevraagd over onze plannen en doelen voor de komende
32
op z oek na ar de es s enti e
vijf jaar. Het is altijd warm in Dubai, maar ik kan je verzekeren dat het op dat moment nog tien graden warmer aanvoelde. Toen heb ik gezworen dat ik nooit meer naar een vergadering zou gaan voor ik een goed beeld heb van de verschillende doelstellingen. Als er geen duidelijke doelen zijn, pas ik meteen.’
’
Een privébedrijf moet vooral flexibel zijn om te kunnen inspelen op tendensen. Zeker een mediabedrijf. Als people manager ben ik wel iemand die mensen bij de les houdt als het gaat over strategie, langetermijndenken en keuzes maken. Mensen zitten in een bos te kappen om een weg te maken, maar kijken soms niet om zich heen. Ze zien niet altijd wat er is opgebouwd door dat harde werken en nemen af en toe te weinig afstand. Ze zijn soms te veel bezig met dat wat ze dag in dag uit aan het doen zijn.
Hans Bourlon
Het formuleren van doelstellingen blijft nog steeds een van de fundamenten van tijdsbeheer, maar het SMARTprincipe kwam de laatste jaren onder druk te staan vanwege zijn normatieve karakter. De vraag is natuurlijk of elk doel aan de voorwaarden moet – of zelfs kan – voldoen. Bepaalde doelen zijn vrij conceptueel van aard, bijvoorbeeld ‘geluk’, en zijn niet altijd even meetbaar. Een extra probleem is dat veel doelstellingen te laag worden ingeschaald om er toch maar voor te zorgen dat ze gehaald worden. Het belangrijkste is natuurlijk dat je af en toe nadenkt over wat je doet en waar je naartoe wilt. Wat wil je bereiken en hoe ga je dit aanpakken? Probeer alleszins je doelen op papier te zetten en houd ze binnen handbereik. Gebruik het SMART-principe waar het kan, maar laat je niet ontmoedigen door zijn dwingende karakter.
33
3 Zelf prioriteiten stellen Kinderen vinden kiezen vaak ontzettend moeilijk. Kiezen is daarom een belangrijk onderdeel van het opvoedingsproces en ze zullen er nog vaak mee geconfronteerd worden. Er zitten nu eenmaal maar 24 uur in een dag, dus we kunnen niet alles meteen realiseren. Keuzes maken hangt dus samen met het stellen van prioriteiten. Toch is het niet evident om acties die voortvloeien uit de doelstellingen in de juiste volgorde af te werken. Het Eisenhowerschema is een eenvoudige matrix die het ons gemakkelijk maakt acties en taken te ordenen. Acties kun je indelen aan de hand van twee factoren: 1 Is de actie belangrijk? 2 Is de actie urgent? figuur 1 eisenhowerschema 1
belangrijkheid
inplannen
direct uitvoeren
niet uitvoeren
delegeren / uitbesteden
urgentie
34
op z oek naar de es s enti e
q Indien bepaalde zaken essentieel en urgent zijn, moeten die zo snel mogelijk gerealiseerd worden. Ook als de taak moeilijk is of veel tijd vraagt, Jacques Rogge is het van belang dit zo snel mogelijk Timemanagement betekent af te werken. in een minimum van tijd q Als een actie niet essentieel en niet het maximum eruit halen. urgent is, kun je ze laten vallen. BeKwaliteit leveren in grote steed er geen tijd aan, tenzij je echt kwantiteit met plezier en genot. Het is een kwestie van tijd te veel hebt. het stellen van prioriteiten. q De overige twee kwadranten zijn iets lastiger om mee om te gaan. NietessentiĂŤle taken kunnen toch urgent zijn en omgekeerd. In het eerste geval kun je jezelf afvragen of je bepaalde zaken niet kunt delegeren. Je moet niet alles zelf doen. Meer nog: het is in een aantal gevallen beter taken uit te besteden. Als een zaak niet dringend is, maar wel essentieel, is het wenselijk om ze in te plannen en later uit te voeren.
’
q q q q q
35
Kiezen is dus de boodschap. Welke taken vind je belangrijk en dringend? Bij het invullen van de kwadranten kun je jezelf een aantal kritische vragen stellen: Waarom is deze taak essentieel? Is ze echt urgent of lijkt het alleen maar zo? Kun je een bepaalde taak niet anders aanpakken? Kun je bepaalde taken beter delegeren of uitbesteden? Kun je bepaalde taken schrappen?
Hans is een fitte vijftiger en werkzaam bij de transportafdeling van een multinational. Toen ik hem vroeg waar hij het moeilijk mee had op het vlak van tijdsbesteding, kreeg ik een antwoord dat ik wel vaker hoor: “Hoe kan ik in godsnaam prioriteiten stellen als ik geleefd word door anderen? Iedereen blijft me maar bellen en mailen met dringende problemen die bij voorkeur gisteren al opgelost moesten zijn.” Volgens Hans is het werken bij een transportafdeling absoluut niet te vergelijken met een job waarbij je regelmatig de tijd krijgt om eens rustig na te denken. “De verkoopafdeling zit je voortdurend achter de veren en intussen staan de vrachtwagens te wachten om geladen te worden.” Hans had natuurlijk gelijk, maar toch is het mogelijk ook in zulke jobs duidelijke doelstellingen en prioriteiten te stellen. Vaak zijn de dringende gevallen helemaal niet zo dringend. Ook bij Hans bleek dit het geval te zijn. Belangrijkheid kon hij – na twintig jaar op dezelfde afdeling – goed taxeren. Maar berichten die hij inschatte als “belangrijk” én “urgent”, bleken bij navraag helemaal niet zo dringend te zijn. Zulke opdrachten zouden dus, in tegenstelling tot wat Hans dacht, eenvoudigweg kunnen worden ingepland. Diezelfde dag nog liet hij aan iedereen weten dat hij alleen nog aanvragen met een duidelijke tijdslimiet behandelde. Andere verzoeken werden vanaf dat moment zonder uitzondering teruggestuurd.’
’
Timemanagement betekent het vinden van een evenwicht in de keuzes die je maakt. Ik wil nooit méér tijd besteden dan noodzakelijk is. Voor een vergadering ga je geen uur reserveren als je dat in een half uur kunt doen. Ik moet veel activiteiten inplannen en daarin bewuste keuzes maken. Die prioriteiten stel ik zelf en altijd in functie van politieke afwegingen. Wanneer er iets gebeurt in de actualiteit, is het soms nodig dat ik beslis om er aandacht aan te besteden. Want als ik dat niet meteen doe, zou het kunnen dat de impact op mijn agenda op termijn veel groter wordt.
Inge Vervotte
36
op z oek naar de es s enti e
’
Ik heb wel voortdurend todolijstjes, maar mijn doelen zijn niet concreet genoeg. Ik zit momenteel in een juridische rompslomp en als dat te ingewikkeld wordt, loop ik daarvan weg. Dat merk ik bij mezelf en dat vind ik vreselijk irritant. Voor mij is het redelijk duidelijk waar ik naartoe wil, maar dat is echter niet één puntje, dat is vaak een vlek. Als we in de buurt komen, is het misschien al voldoende. Daar zou ik toch veel sterker in moeten zijn. Ik stel mijn prioriteiten dan ook te gevoelsmatig. Ik ben een vrouw natuurlijk (lacht). Het is allemaal heel intuïtief. Soms gaan gevoelsmatigheid en zakelijkheid niet samen. Als ik iets niet zelf opgelost krijg, ontwijk ik het en laat ik het liggen. Het gekke is dat ik in mijn leven alleen maar heb meegemaakt dat het zichzelf altijd wel oplost. Dat versterkt natuurlijk dat uitstelgedrag.
Goedele Liekens
Hoewel het Eisenhowerschema een bijzonder handige tool is, is het nog maar de vraag of dergelijke technieken wereldwijd kunnen worden toegepast. Tot op vandaag zijn er slechts enkele studies uitgevoerd naar interculturele verschillen in timemanagement gedragingen. Wel blijkt uit een studie van Nonis, Teng en Ford dat het stellen van doelen en prioriteiten niet in elke cultuur hetzelfde effect heeft. In de Verenigde Staten is het zo dat werknemers die doelen en prioriteiten stellen, beter presteren dan diegenen die dit niet doen. In Sri Lanka, daarentegen, bleek dat het stellen van doelen en prioriteiten op dit vlak niets uitmaakt. De conclusie is dus eenvoudig: niet alle technieken zijn op iedereen toepasbaar.5 In de praktijk blijkt dat veel mensen het lastig hebben met de eerste stap: het stellen van doelen. Dat zorgt ervoor dat de volgende stappen – het formuleren van doelstellingen en het stellen van prioriteiten – ook niet vlot verlopen. Na wat doorvragen blijkt echter dat de meeste mensen die ik dagdagelijks zie, hun doelen vrij helder kunnen formuleren. Met andere woorden: iedereen heeft doelen, maar ze blijven te vaak onder de radar.
37