Pulse 21 december 2016 (NL)

Pulse

08 Bijlage bij De Tijd van 21 december

magazine voor kmo’s en ondernemers

Financieel Een aspirientje tegen schommelende

wisselkoersen

IT & Telecom De boekhouder gaat

helemaal digitaal

OLAF REYNTJENS, CLIMA & PARTNERS

Slimme beheertools voor uw wagenpark

INHOUD

FLEET

4 Slimme beheertools voor uw wagenpark

8 Groene auto’s: focus op het totale kostenplaatje

12

10 Veiliger en goedkoper dankzij de juiste autoband

4

12 Groene alternatieven voor de bestelwagen

8

22 IT & TELECOM

FINANCIEEL

22

16

Het boekhoudkantoor van de toekomst

Een aspirientje tegen wisselkoersrisico’s

26 Zet de nieuwe privacyrichtlijn op uw to-dolijst

20 Kom op voor uw financiële gezondheid

16 Inspiratie voor ondernemers Pulse verschijnt vier keer per jaar.

Elke editie zit vol concrete tips en besteedt aandacht aan trends en actualiteit in telecom, IT, HR, internationalisatie, financiën, energie, overheid, vastgoed, innovatie en technologie.

Colofon Pulse is een gratis bijlage bij De Tijd van 21 december 2016 en een initiatief van Tijd Connect. De Tijd is een uitgave van Mediafin. Product Manager: Veronique Soetaert, Alexia Mangelinckx Redactie: Willem De Bock, Roel Van Espen, William Visterin Eindredactie: Kiki Feremans Foto en illustratie: Frank Toussaint, Christophe Ketels, Pieter Van Eenoge Lay-out: Christine Dubois Directie: Dirk Velghe, Frederik Delaplace, Arnaud Delmarcelle Adres: Tour & Taxis, Havenlaan 86c bus 309, 1000 Brussel Abonnementen en distributie: Tel. 0800/55 150, E-mail: abo@tijd.be Advertenties Trustmedia: Tel. +32(0)2 422.05.11, E-mail info@trustmedia.be Verantwoordelijke uitgever: Dirk Velghe, Havenlaan 86c bus 309, 1000 Brussel

Volgende publicatiedatum 15 maart 2017

CONNECT

Niets uit deze uitgave mag door middel van elektronische of andere middelen worden gereproduceerd en/of openbaar gemaakt worden zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de uitgever © Mediafin

Pulse december 2016

3

FLEET

Olaf Reyntjens, Clima & Partners © Frank Toussaint

4

Slimme beheertools voor uw wagenpark Fleetmanagement is door de jaren heen complex geworden. Als ondernemer of vlootbeheerder hebt u nood aan een totaalbeeld van de elementen die uw wagenpark beïnvloeden. Goede beheertools zijn daarbij onontbeerlijk.

I

n het verleden beperkte fleetmanagement zich voornamelijk tot het bepalen van een mobiliteitsbudget en het uitzoeken van geschikte leasewagens.

Vandaag streven ondernemingen naar een totaalafweging waarin specifieke mobiliteitswensen, de total cost of ownership, fiscale consequenties en ecodriving een rol spelen. Om de perfecte balans tussen alle elementen te vinden, kunnen ondernemers en fleetmanagers terugvallen op innovatieve hulpmiddelen. Sommige applicaties focussen op één aspect, andere tools streven naar een gecentraliseerd totaaloverzicht.

Track & trace Eerder controversieel zijn de track & tracesystemen. Die registreren niet alleen de afgelegde trajecten van uw voertuigen, maar kunnen ook hun positie in realtime bepalen en weergeven op een digitale kaart. U weet dan op elk moment waar uw vloot en uw medewerkers zich bevinden. Bovendien kan zo’n systeem ook ingezet worden om gestolen voertuigen te lokaliseren. En ook als bewijs voor de btw-aftrek van bedrijfswagens en voor de berekening van mobiliteitsvergoedingen kan een track & trace-toepassing haar nut bewijzen.

Clima & Partners, een bedrijf dat oplossingen in luchtbehandeling levert, gebruikt zo’n traceertool. ‘Vroeger moest een van onze administratieve medewerkers de gepresteerde uren van alle technici verzamelen en overtypen’, zegt zaakvoerder Olaf Reyntjens.

‘Bovendien moest die ook alle gegevens controleren. Nu besparen we niet alleen tijd voor de administratie, maar weten we ook dat alle geregistreerde data correct zijn. Bovendien worden de gegevens automatisch verwerkt door ons sociaal secretariaat, wat een extra besparing oplevert.’

Ecodriving en driver awareness ‘Een track & trace-systeem kun je ook combineren met een ecomodule,’ zegt Stijn Stragier van GeoDynamics, specialist in track & trace. ‘Die analy-

Een traceersysteem kan ook gebruikt worden als bewijsmateriaal voor de btw-aftrek van bedrijfswagens.

Pulse december 2016

5

Fleet

seert het rijgedrag en de tankbeurten van de werknemer. De software geeft een objectieve score die beïnvloed wordt door bijvoorbeeld bruusk optrekken en remmen, stationair draaien, snelheidsovertredingen, enzovoort. Ook de gegevens van tankkaarten kunnen gekoppeld worden aan de gereden afstanden. Als werkgever of afdelingsverantwoordelijke kun je scores analyseren, vergelijken en belonen.’

Betrek uw medewerkers daar ook zelf bij. Er bestaan handige mobiele tools die de chauffeur continu inzicht geven in zijn brandstofgebruik, CO2uitstoot, boetes en zelfs schadegevallen.

Mailtje naar de garage Heel wat vlootbeheertools hebben ook een herinneringsfunctie voor het onderhoud van de voertuigen. ‘Die waarschuwt de gebruiker op basis van de kilometerstand of een datum’, zegt Alexandre Dworkin van MS Europe, dat zulke toepassingen verdeelt. ‘Op die manier kun je onderhoudsbeurten beter inplannen. Zelfs de garagehouder kan automatisch gewaarschuwd worden via een e-mailtje. Handig is dat je via zo’n applicatie ook een melding krijgt wanneer er bijvoorbeeld een abnormale ontlading van de batterij gedetecteerd wordt.’

‘Er zijn nog heel wat andere mogelijkheden’, gaat Dworkin voort. ‘Denk aan een waarschuwing via sms, e-mail of een pushbericht als het alarmsysteem afgaat. Of aan notificaties bij het in- of uitrijden van specifieke zones die de gebruiker kan afbakenen. Of je stelt een takelwaarschuwing in, zodra het voertuig wordt verplaatst zonder chauffeur. Sommige tools kunnen een rapport bij een ongeval afleveren: dat brengt allerlei parameters in kaart, zoals snelheid en weersomstandigheden.’

Alles op één platform Als fleetmanager of ondernemer hebt u wellicht nood aan een gecentraliseerd totaaloverzicht. De uitwisseling van informatie dankzij de integratie

6

© Frank Toussaint

Zo’n traceersyteem mag u niet zonder motief installeren in de bedrijfswagen van een werknemer.

met uw financiële en HR-systemen is daarbij een belangrijke troef. ‘Wij verdelen meer dan veertig verschillende track & tracetoestellen’, zegt Philippe Minne van All-Connects. ‘Al deze apparaten kunnen gecombineerd worden op één platform. Zo heeft de klant altijd een overzicht van al zijn voertuigen en werktuigen.’

‘Want beheertools beperken zich niet tot gewone auto’s. Ook machines en kranen vragen bijvoorbeeld een waterdicht systeem om gepresteerde uren te meten en diefstal te voorkomen. Voor werktuigen in de bouwsector hebben we toepassingen die

boer. ‘Bovendien houdt de tool ook de temperatuur in onze koelwagens in het oog. Zijn er exceptionele afwijkingen?

Dan worden we automatisch gewaarschuwd en kunnen we snel ingrijpen.

Deze toepassing biedt niet alleen meer comfort, maar ook behoorlijke tijdwinsten.’

Wat zegt de wet over tracking?

Olaf Reyntjens: ‘We besparen tijd, en we weten dat alle geregistreerde data juist zijn.’

prestaties opmeten, een reisboek bijhouden en fungeren als mobiele prikklok. In vrachtwagens kunnen we de tachograaf, het brandstofverbruik en zelfs temperatuursensoren koppelen aan track & tracetoestellen. Voor elke markt is er een gepaste oplossing.’

Van Zon, groothandel in de horecasector, monitort het transport van alle goederen met zo’n beheertool. ‘Die bezorgt ons inzicht in het afgelegde parcours’, zegt fleetmanager Rolf Vanden-

Wie een track & tracesysteem gebruikt, moet rekening houden met het wettelijke kader. ‘Je mag zo’n traceersysteem niet zonder motief installeren in de bedrijfswagen van een werknemer’, weet Alexandre Dworkin van MS Europe. ‘De installatie kan bijvoorbeeld gerechtvaardigd zijn om verplaatsingen aan te tonen en te optimaliseren, of als bewijs voor doorfacturatie.’ Ook de controle van prestaties wordt in principe beschouwd als een legitiem doel. Maar de controles moeten wel in verhouding staan tot dat doel.

Bovendien moet u uw werknemers informeren over de doeleinden en de manier van controleren. ‘Om aan deze informatieverplichting te voldoen, laat je je medewerker het best een aangepaste carpolicy ‘voor ontvangst en akkoord’ ondertekenen’, adviseert Stijn Stragier van GeoDynamics. ‘Bovendien moet je als werkgever bij de Privacycommissie melden dat je persoonlijke gegevens laat registreren via een traceersysteem. Anders riskeer je een schadevergoeding.’

Voor zuivere dienstvoertuigen vormen track & tracesystemen in principe geen probleem. Maar voor bedrijfswagens die ook privé gebruikt worden, ligt dat enigszins anders. ‘Om de zogenoemde proportionaliteitsvoorwaarde niet te schenden, moet zo’n auto uitgerust worden met een privéschakelaar’, zegt Philippe Minne van All-Connects. ‘Zodra het voertuig niet professioneel gebruikt wordt, kan de chauffeur de privacyknop activeren.

De controle wordt dan beperkt tot kilometerregistratie zonder locatiebepaling.’

Pulse december 2016

7

Fleet

Groene auto’s: focus op het totale kostenplaatje Wat is de restwaarde van een auto na het leasecontract van vier jaar? Dat is een belangrijke vraag bij leasing. Maar groenere wagens komen nu pas in gebruik, waardoor er onzekerheid heerst over hun restwaarde. Daarom focust een vlootbeheerder beter op het totale kostenplaatje, waarin de restwaarde vervat zit.

S

ommige partijen proberen met de restwaarde van bedrijfswagens de reële kosten bij te sturen, merkt Luc Pissens, voorzitter van de Belgische Federatie van Fleet - en Mobility Managers. ‘Hoe hoger de restwaarde wordt ingeschat, hoe lager de leasekosten. De medewerkers krijgen dan meer aantrekkelijke wagens aangeboden. Leasebedrijven hanteren soms een restwaarde die de constructeurs liever hoger zouden zien.’

Nog even wachten op meer autonomie Maar voor de meest milieuvriendelijke wagens die op alternatieve brandstof rijden, bestaat nog veel on-

8

© Reuters

zekerheid over de restwaarde. Voor groene voertuigen mag een hogere restwaarde gelden, daarover is iedereen het eens. Maar hoeveel precies?

Dat is moeilijk te bepalen. ‘Het is niet duidelijk hoe je de waarde van batterijen moet verrekenen. En het is afwachten hoe de markt precies zal groeien’, meent Luc Pissens. ‘Pas als de alternatieve brandstoffen zowat overal makkelijk te tanken zijn en het probleem van de beperkte autonomie van de baan is, komt er zekerheid over de restwaarde. De verkoop en leasing van wagens met alternatieve voeding zullen een hoge vlucht nemen zodra die een autonomie van 400 tot 500 km halen. En dat lijkt er zeer vlug aan te komen.’

Ondertussen maakt Luc Pissens liever zijn rekening op basis van het totale, reële kostenplaatje. ‘Als de total cost of ownership ter sprake komt, wordt vaak alleen maar naar de leasekosten gekeken. Maar de reële totaalkosten gaan breder. Die bevatten ook de fiscale aftrekbaarheid van de bedrijfswagenkosten, en die gaat van 70 naar 120 procent voor elektrische wagens. Ook het brandstofverbruik en de voordelen van alle aard voor de werkgever moet je verrekenen. Tot nog toe draait de werkgever op voor 17 procent van deze voordelen, maar in 2017 kan dit worden opgetrokken tot maar liefst 40 procent Dat zou enorme meerkosten betekenen.’

EXPERT AAN HET WOORD

Katelijne De Weerdt, Product Manager, Alphabet Belgium

Tips om de restwaarde van groene wagens te berekenen ✔ De restwaarde voor wagens op alternatieve brandstoffen is bijzonder onzeker. ✔ Zoek meer zekerheid door naar de hoofdzaak te kijken, meer bepaald de totaalkosten. ✔ Verreken in de totaalkosten ook de fiscale effecten, al kunnen die nog fors veranderen en nadeliger worden. ✔ Werk naar een vloot met een hogere restwaarde voor groene wagens, want de groei van de markt staat aan het begin van een opwaartse curve.

Info kan duidelijker De restwaarde speelt natuurlijk ook nog mee in de totaalkosten. ‘Bij hogere restwaardes kun je meer wagens in je vloot bekostigen, dan bij lagere waarden. Dan moet je soms voertuigen uit het budget halen.’

In afwachting van veel meer zekerheid over de restwaarde, pleit Luc Pissens voor duidelijkheid en overzicht bij voertuiginvoerders. ‘Het zou mooi zijn als elke constructeur zijn klant optimaal zou adviseren over de brandstof die het best past bij het rijgedrag van die klant. Zo helpt hij om de beste keuze te maken tussen fossiele brandstof, elektriciteit, CNG, waterstof of plug-inhybridevoertuigen.’

FLEXIBILITEIT EN VRIJHEID: SLEUTEL VOOR EEN INNOVATIEVE MOBILITEITSOPLOSSING Mobiliteitsbehoeften veranderen snel, de vraag naar individuele en flexibele oplossingen is groot. Daarom komt Alphabet met AlphaFlex. Zo geven uw medewerkers zelf invulling aan hun persoonlijk mobiliteitsbudget, dat u vooraf bepaalt.

Naast innovatieve mobiliteitsproducten zoals AlphaElectric en AlphaCity lanceerde Alphabet op 25 november AlphaFlex. Met AlphaFlex is multimodaliteit een feit.

Gebruikers kiezen zelf de mobiliteitsvorm die het best aansluit bij hun behoeften. Dat kan autoleasing zijn in verschillende formules, verhuurservices, bedrijfsfietsen of openbaar vervoer en taxi’s.

Elke werknemer krijgt een mobiliteitsbudget dat hij kan besteden aan de vervoerswijze van zijn keuze.

Een mobiliteitsapp geeft een duidelijk overzicht van het persoonlijke mobiliteitsbudget. De app toont de balans en het verbruikte bedrag. Voor diensten zoals openbaar vervoer, parking, tol, tankkosten, taxiritten en carwash gebruiken werknemers hun Alphabet Mobility Card, een gebruiksvriendelijk betaalsysteem dat is geïntegreerd in AlphaFlex.

Kostenefficiënt AlphaFlex geeft bedrijven én werknemers verschillende voordelen. Werknemers nemen automatisch meer kostenefficiënte beslissingen, als je hen sensibiliseert over de keuze van hun vervoerswijze op basis van professionele noden en budget. Werknemers waarderen het dat ze zelf kunnen beslissen over de vervoerswijze, terwijl fleetmanagers de controle over het budget behouden.

Wat AlphaFlex zo uniek maakt? Alle mobiliteitsopties kunnen probleemloos gecombineerd worden. Uw bedrijf legt één mobiliteitsbeleid vast voor alle werknemers en Alphabet neemt de volledige administratie op zich.

Want dat is onze rol: alles zo vlot en efficiënt mogelijk laten verlopen, door de juiste ondersteuning aan te bieden en te zorgen voor een zorgeloze administratie. Op die manier helpt AlphaFlex u om talent aan te trekken en te behouden.

Een initiatief van Partner Content i.s.m.

Fleet

Veiliger en goedkoper dankzij de juiste autoband Een vijfde van het brandstofverbruik van uw vloot wordt bepaald door de keuze van de autobanden. Maar ook de bandenspanning speelt een rol. Enkele tips.

✔ Bandentype Autobanden hebben een grote impact op uw veiligheid en die van uw medewerkers. Bovendien bepaalt het juiste bandentype 20 procent van het brandstofverbruik van uw wagenpark. Het EU-bandenlabel, dat ingevoerd werd in 2012, geeft meer informatie over brandstofefficiëntie, grip op een nat wegdek en lawaai. Het verschil tussen een goede en een slechte band kan een brandstofbesparing tot 7,5 procent opleveren. Dat is 300 euro winst, gedurende de levensduur van de band.

✔ Bandenspanning Een onvoldoende opgeblazen autoband zorgt bovendien voor een hoger brandstofverbruik, een stroever stuurgedrag en meer kans op lekke banden. De ideale bandenspanning vindt u doorgaans terug op de stijl van het portier of op de brandstofklep. Meestal ligt die tussen 2 en 2,5 bar. Is de druk 25 procent te laag (dus bijvoorbeeld 1,8 bar in plaats van 2 bar), dan vertaalt zich dat in een verhoogde rolweerstand van 10 procent. En daardoor stijgt het brandstofverbruik met 2 à 3 procent.

Elke autoband verliest na een tijdje lucht. Moedig uw medewerkers dus aan om maandelijks de bandenspanning van hun wagen te controleren.

Of investeer in een drukmeter die u ter beschikking stelt in uw garage of op uw parking. Goed om te weten: de spanning moet gecontroleerd worden wanneer de banden koud zijn. Tijdens de wintermaanden wordt overigens aangeraden om 0,2 bar extra toe te voegen. Ook belang-

10

rijk: zie het reservewiel niet over het hoofd.

✔ Winterbanden Hoewel winterbanden niet verplicht zijn in ons land, worden ze aanbevolen tussen midden oktober en midden maart. Bij temperaturen onder 7 graden Celsius verliezen gewone autobanden aan efficiëntie, omdat ze dan te hard worden. Winterbanden zijn elastischer en soepeler, en creëren daardoor een betere grip op de weg. Bovendien kunnen ze de remafstand met 10 procent verkorten bij regen, en zelfs met 20 procent bij sneeuw. Ter info: in sommige (skivakantie)landen zijn winterbanden wél verplicht.

✔ Scheurtjes en groeven Stimuleer uw werknemers ook om hun autobanden geregeld te checken op scheurtjes. Ook de controle van de profieldiepte is essentieel. Om het hen gemakkelijk te maken, zitten er meestal slijtindicatoren in de groeven van de band. De wet bepaalt dat de groeven van zomerbanden minstens 1,6 millimeter diep moeten zijn, maar het BIVV hanteert 3 millimeter als norm. Voor winterbanden geldt een minimumdiepte van 4 millimeter: dit komt overeen met de zilveren band van een muntstuk van 2 euro.

Een goede band levert 7,5 procent minder brandstofverbruik op.

Fleet

Groene alternatieven voor de bestelwagen Bestelwagens zijn zelden de meest milieuvriendelijke wagens. Maar ook hier duiken groene alternatieven op. Het lijkt er zelfs op dat alternatieve brandstoffen binnenkort zullen doorbreken.

V

© Christophe Ketels Ronny Van Den Driesch, Carglass

12

lootbeleid maakt deel uit van de bedrijfscultuur, vindt Ronny Van Den Driesch, audit & vehicle manager bij autoruithersteller Carglass. ‘Als je de meest geschikte en milieuvriendelijke bestelwagens aan je vloot wilt toevoegen, moet je een goed doordacht wagenparkbeleid hebben. Bij de keuze van onze bestelwagens houden we met drie dingen rekening. Ten eerste willen we dat onze eigen bestelwagenbestuurders tevreden zijn over hun voertuig. Dat moet veilig en functioneel zijn. Een tweede punt is dat het kostengunstig moet blijven. Punt drie is de milieuvriendelijkheid, waarvoor we de nieuwste mogelijkheden inzetten.’

De milieuzorg in de voertuigenvloot werpt vruchten af. ‘Sinds 2010 is de CO2-uitstoot van onze vloot en onze gebouwen met 40 procent gezakt. De voertuigen hebben daaraan flink bijgedragen, ook omdat onze chauffeurs een opleiding in zuinig en veilig rijgedrag kregen. We leveren geen te krachtige motoren. Voorts vordert de vernieuwing én vergroening van het wagenpark snel. Slechts een klein deeltje van ons wagenpark bestaat uit voertuigen die aan de oudere en minder strenge Euro 4normen voldoen. Twee derde van de

Fleet

kleinere bestelwagens voldoen aan de strenge Euro 5-standaard en al een kwart aan Euro 6. Inmiddels behoort 3 procent van de bestelwagens en lichte vrachtwagens tot de recentste en strengste EEV-klasse.’

Groenste norm wint terrein EEV staat voor ‘enhanced environmentally friendly vehicle’ of het nog milieuvriendelijkere voertuig. ‘De EEV-norm maakt de laatste jaren opgang in de markt van de bestelwagens’, merkt Ronny Van Den Driesch op.

Maar vindt de vlootmanager EEVvoertuigen ook geschikt? Hij somt enkele voorwaarden op. ‘De afmetingen moeten praktisch zijn. We hebben een mobiele service om ter plekke autoruiten te vervangen, maar we doen ook leveringen met bestelwagens waarin vier pallets moeten passen. Het voertuig moet comfortabel zijn, want onze chauffeurs zijn elke dag onderweg. Ze moeten dus alle opties hebben die veiligheid en comfort bevorderen. De aankoopprijs blijft natuurlijk een belangrijk punt, net als de service voor onderhoud en herstellingen.’

‘Bij andere, minder uitstootvriendelijke voertuigen, maken we ook een analyse van hun functie. Kilometervreters hebben nog altijd diesel nodig. Een volledig elektrische bestelwagen haalt momenteel nog maar een autonomie van 150 km, merken we bij tests. Maar wie onderweg is om autoruiten te herstellen, moet kunnen rekenen op 300 km per dag. Er zijn ook nog onvoldoende laadpalen’, weet Van Den Driesch.

Dezelfde beperkingen gelden voor voertuigen op CNG, die puur op gas 300 km kunnen rijden en met een kleine benzinetank erbij nog 100 km extra aankunnen. ‘Bepaalde bestelwagens die niet al te ver moeten rijden, hebben hier voldoende aan. We hebben op de hoofdzetel in Hasselt een eigen CNG-pomp voor geïnstal-

14

Tips voor de groenere vloot bedrijfswagens ✔ Plaats de groenere vloot in het ruimere kader van een bedrijfscultuur die niet alleen milieuvriendelijkheid beoogt, maar ook comfort en veiligheid voor de chauffeurs. ✔ Houd uiteraard rekening met de prijs, maar ook de functie van de voertuigen is belangrijk voor de keuze van brandstof. De autonomie en de mogelijkheden om bij te tanken zijn cruciaal. ✔ Stem motorkeuzes af op de gebruiksomstandigheden van elk voertuig. Zo kunt u vrij vaak voor lichtere en zuinigere motoren kiezen. ✔ Schenk veel belang aan rijgedrag, moedig zuinigheid aan en volg alles constant op. ✔ Houd de evolutie van alternatieve brandstoffen voor bestelwagens nauwlettend in de gaten. Bereid uw vlootbeleid daar op voor.

leerd. Nu krijgt het netwerk van DATS-tankstations ook een aantal CNG-pompen. Dat is al een verbetering.’

Rijgedrag continu opgevolgd Naast de aanschaf van de bestelwagens vindt Carglass het rijgedrag van de chauffeurs van groot belang voor de milieuvriendelijkheid van de vloot. ‘Wij hebben al veel gecommuniceerd over de manieren waarop chauffeurs moeten rijden om het verbruik te beperken. Als je dat genoeg opvolgt, blijven je chauffeurs er ook aandacht aan besteden.’

Een chauffeur die een ongewoon hoog verbruik vaststelt, moet ook met het voertuig naar de garage.

‘Maar we belonen ook goede chauffeurs, met prijzen gaande van een koelbox tot leuke teamactiviteiten.

En we volgen schadegevallen en verkeersboetes op. Soms doen we aan mystery shopping om onze eigen mensen aan het werk te zien’, schetst Ronny Van Den Driesch nog.

Lithiumbatterij Toch verwacht de fleetmanager van Carglass binnenkort de doorbraak van de elektrische voertuigen.

‘Tegen 2020 worden lithiumbatterijen stukken krachtiger en goedkoper. Dan zal de markt voor de doorbraak zorgen, niet het beleid van de overheid. Ook voertuigen op waterstof en CNG zullen een opmars maken. Elektrische voertuigen kosten nog het dubbele van een gewone bestelwagen. Gas biedt dan weer het grote voordeel dat de ombouw snel en vrij makkelijk kan gebeuren.’

De markt zal voor de doorbraak zorgen, niet het beleid van de overheid.

Onder de verantwoordelijkheid van

©S tud

io D an

n

Partner Content biedt bedrijven, organisaties en overheden toegang tot het netwerk van De Tijd. Om hun visie, ideeën en oplossingen te delen met de De Tijd-community. Fidea is verantwoordelijk voor de inhoud.

& * #(

!

$%

+ & *!$ &

/ $# & ( & # !! & ' $0' # &( # % ! $ ! # & . .# * &*$! #' # $ . ( + # " # $ " #'( #' * &! # *$! # '( % '( ( ) ( ( "%! " #( & # * # " (& ! # '( &( " ( &$$('( * & # # + & ( .$ ! '( ( ' ! # & $" .$0# # !-' $% & ! " ( ' ' ) ( ( *$ & # ' $0' * & # & # "" &' # & $" # & $$ # )+ ( # $% * # # +$& # $$& # .$ ( # -# "' &' $ &' # ''-'( " $&(+ 0 ( & & # ( * ! * # )+ ( *( ( # # * # + & %! # + & . ) ( *$ & +$& # # $)+ & ' # ( ! " # * ( & *$$& & '$# * !! # ( &+ ! & # #($$&$" * # # " & # ( "$ ( # # & %'- $'$

©S

! & ' $0' $ & $#$" / $& & + ! *$$& ( # & & ' $0' # ( ) ( ( $$ * &! '(0 + &' )+( &' $" / # # $)+ & ' & $#$" * # #' ! # & # # # #($$&$" * # .)!! # $$ $# * !! # )& # .$# & )' ( %& * #( " (& ! # 0

©R V

" & ' $0' $% + & *!$ & ( *$$& $" # "$ ( ) . &'( # &( & # # # + ( (& # ( + !. # * # + & # " &' )( *$ & # * # )# + & +$& ( # $$ * ! ! # ( # &' $ # !-' ' / $0# # !-' ! ( '% & ' $0' ## # & !$$(0 + ( " &' $" %& * #( * ' )& &. & # # / + ( * & ( ! " # # # & + ! & ' $0' !! " ! "$ ( # " & ( ' $ !# ( * &( !( # & # ' () ( 0

hu tte rst ock

"

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

! ! ! ! ! !

FINANCIEEL

Je kunt beter eens lekker gaan eten met de 100 euro die een bank soms als commissie vraagt.

Š Pieter Van Eenoge

Piet Sercu, hoogleraar KU Leuven

16

Een aspirientje tegen wisselkoersrisico’s De stijgende koers van de dollar en de schommelingen van het pond tegenover de euro: ze hebben bedrijven weer met de neus op de wisselkoersrisico’s van hun internationale handel gedrukt. Maar vaak is het niet nodig om die risico’s in te dekken. En zijn financiële instrumenten niet meer dan een aspirientje tegen de koorts.

E

en klassiek instrument om valutarisico’s op te vangen is het termijncontract. Dat neemt de valutarisico’s weg door nu vast te leggen tegen welke koers u op een afgesproken moment zult kopen of verkopen. Het maakt dan niets meer uit als u met de leverancier afspreekt dat u hem over drie maanden in dollars betaalt. Het risico op een duurdere dollar is afgedekt. Hetzelfde kunt u doen met een buitenlandse klant. U spreekt af dat u over een aantal maanden valuta verkoopt tegen een nu bepaalde koers. Als leverancier voorkomt u minder inkomsten. U verliest wel de eventuele winst van een valutaschommeling in uw voordeel.

‘Als je invoer in dollar alsmaar duurder wordt, beseft je exporterende leverancier ook wel dat je geen hogere prijzen kunt blijven betalen. En zeker niet als er alternatieve leveranciers zijn’, signaleert Piet Sercu, hoogleraar internationale financiën aan

Pulse december 2016

17

Financieel

de KU Leuven. ‘De koersstijging wordt dus vaak niet helemaal door de importeur gedragen. Hedging, of risico’s verminderen door financiële transacties af te dekken met tegengestelde transacties, is bovendien een tweesnijdend zwaard. De kans dat het pijn doet is net zo groot als de kans dat het helpt. Maar als ze het valutarisico niet indekken, kunnen sommige bedrijven schade oplopen die verder gaat dan het verlies op wat facturen. Een bedrijf met een rijk gevulde kas kan het wel aan. Maar wie bijvoorbeeld weinig eigen vermogen heeft, belandt dan in liquiditeitsproblemen. Investeringen sneuvelen en je reputatie krijgt een knauw. Dat risico op secundaire schade is een goede reden om toch in te dekken.’

Een termijncontract biedt zekerheid. Want u weet precies voor hoeveel euro’s u producten verkoopt of inkoopt. Zo’n contract is in principe gratis, al kan een bank of een andere tussenspeler wel een kleine commissie aanrekenen. ‘Als een financiële dienst gratis is, betekent het eigenlijk dat je kansen op winst en verlies zowat 50/50 zijn’, vindt professor Piet Sercu. ‘Het enige echte voordeel is het vermijden van secundaire schade.’

Opties zelden een optie Een ander instrument tegen wisselkoersrisico’s zijn opties. Een valutaoptie beschermt u tegen negatieve koersontwikkelingen én behoudt een koersschommeling in uw voordeel.

Met de calloptie of een aankooprecht dekt u een koersstijging in en met de putoptie of een verkoopoptie vermijdt u schade als de koers gaat dalen.

Opties zijn niet gratis. U betaalt een premie. ‘Een langere looptijd en een grotere volatiliteit verhogen de prijs.

Ook de uitoefeningsprijs en de twee rentevoeten beïnvloeden de prijs.

Optieprijzen zijn dus nogal ondoorzichtig. Daarom zijn er niet veel bedrijven die zich daar aan wagen’, zegt Piet

18

Als een munt al maanden op een lager niveau staat, mag van lokale managers wel worden verwacht dat ze inspelen op die situatie.

Wim Van der Stede, hoogleraar London School of Economics.

Sercu. ‘Daarnaast kun je ook futures gebruiken, een soort verhandelbare termijncontracten. Maar ook dat gebeurt niet vaak, wegens hun standaardisering en omdat indekkers zelden verhandelbaarheid wensen.’

Betaaldata En wat met ‘leading’ en ‘lagging’, het speculatief verschuiven van betaaldata? ‘In een moeder-dochtergroep is het een vestzak-broekzakoperatie’, meent Piet Sercu. ‘Het enige wat écht belang heeft is het moment van de omwisseling. Je hoeft daarvoor de datum van de feitelijke betaling van de factuur niet te veranderen.’

De hoogleraar besluit: ‘Voor wie systematisch in- of uitvoert is je indekken tegen koersschommelingen zoals een aspirientje nemen. Het verzacht de pijn tijdelijk, maar het verhelpt het probleem niet. Het kan wél helpen om te voorkomen dat de financiële positie van het bedrijf zou wankelen. Een termijncontract kost weinig of niets en is zeer nuttig als de stijging van je kostprijs of de daling van je verkoopopbrengsten een operationele impact kan hebben op je investeringen of reputatie. Maar dreigt dat gevaar niet?

Dan kun je met de commissie die banken voor zulke operaties vragen, beter eens lekker gaan eten.’

Kijk naar budgetten én kostenreducties

De Belgische hoogleraar kijkt ook naar de positie van bedrijven of vestigingen in ons land. ‘Belgische bedrijven mogen zuiver financieel bekeken best eens overwegen om aankopen of productie in een land met een zwakkere munt onder te brengen, des te meer als daar protectionistische muren worden opgetrokken’, vindt hij.

‘Tegelijk zal een goede financiële controller verder kijken dan de korte termijn. Hij zal zijn inkoop dus niet te afhankelijk maken van een bepaalde locatie, zoals de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk, in welke richting de munt of het handelsbeleid ook keert of kan keren.’

Wisselkoersperikelen vragen dus niet alleen aandacht, omdat bedrijven zich tegen zulke risisco’s moeten indekken. Ze kunnen ook de kans bieden om er financieel op in te spelen. ‘Maar’, vreest professor Van der Stede, ‘de motivatie om de ontwikkelingen in het voordeel van het bedrijf te bespelen, smelt weg als er altijd gewoon wat aan het budget wordt gesleuteld en de lokale managers verder geen actie moeten ondernemen.’

Professor Wim Van der Stede, hoofd van de accountingfaculteit aan de London School of Economics, ziet een paar aspecten in de huidige wisselkoersveranderingen die van belang kunnen zijn voor de financiële controller in bedrijven. ‘Wisselkoersen wijzigen ook de bedrijfsresultaten. Internationale bedrijven gaan landelijke divisies normaal niet verantwoordelijk stellen voor de wisselkoerseffecten die ze ondergaan, en zullen gewoon de budgetten bijsturen.’

Daarmee lijkt de kous af. Maar als het Britse pond al maanden op een lager niveau staat, mag van lokale managers wel worden verwacht dat ze inspelen op de nieuwe situatie. ‘Zo kan een Brits filiaal nagaan of ze in plaats van bepaalde zaken te importeren die producten of diensten niet beter lokaal kunnen inkopen. Hetzelfde geldt voor de Verenigde Staten, als de koers van de dollar op een bepaald niveau stabiel wordt. Als er een protectionistisch beleid komt, kan een filiaalmanager ook niet lijdzaam blijven toezien.’

Wat moet u doen als dollar en pond zakken?

De risico’s dekt u met: ✔ termijncontracten die de prijs vastpinnen, ongeacht alle nadelige of voordelige koersschommelingen; ze kosten niets of weinig. ✔ opties die u van verwachte koersstijgingen of –dalingen laten profiteren, maar ze zijn vrij duur. ✔ futures of verhandelbare termijncontracten, maar zeer weinig bedrijven gebruiken die. ✔ betalingen die u speculatief kunt verschuiven, maar veel maakt dat eigenlijk niet uit.

Indekken loont de moeite als de financiële gezondheid van uw bedrijf gevaar loopt door wisselkoersen.

De kansen benut u door: ✔ in een stabiel lagere munt meer in te kopen of te produceren. ✔ u op basis van schommelingen niet al te afhankelijk te maken van bepaalde leveranciers.

Pulse december 2016

19

Financieel

Kom op voor uw financiële gezondheid Uiteraard behandelt u uw klanten met alle egards. Maar er zijn grenzen. Te veel leveranciers pikken harde voorwaarden van hun grote afnemers. Ze zijn bang om te onderhandelen en hun klanten te verliezen. Toch is opkomen voor uzelf noodzakelijk om financieel gezond te blijven.

‘V

eel bedrijven vinden het onder druk van hun markt moeilijk om op te komen voor hun eigen belangen tegen een machtige of belangrijke afnemer’, constateert Peter Dick, zaakvoerder van consultant Dynamick. ‘Nochtans mag je ervan uitgaan dat ook een afnemer een langetermijnrelatie wilt onderhouden, met respect voor elkaars noden en behoeften. Waarom bestelt een klant bij jou: voor de prijs, de kwaliteit, de service? Het zal een combinatie zijn. Dan moet je ook het lef hebben om jouw facturatie- en betalingsvoorwaarden op de onderhandelingstafel te leggen. Al te vaak brengen leveranciers die niet ter sprake. En vinden aankopers het vanzelfsprekend dat zij heel laat betalen.’

Zeven maanden voorfinancieren Peter Dick vertelt over een dienstenbedrijf dat voor grote spelers werkte, met betalingstermijnen tot 90 dagen of langer. ‘Dat was niet vol te houden op een verzadigde markt met krappe marges, terwijl ze het overgrote deel van hun kosten maandelijks als lonen moesten uitbetalen.’

Een ander bedrijf betaalde het basismateriaal voor zijn productie bij

20

Heb het lef om uw facturatie- en betalingsvoorwaarden op de onderhandelingstafel te leggen.

Peter Dick, Dynamick

bestelling, werkte drie maanden aan de productie en moest na levering nog drie tot vier maanden op betaling wachten. ‘De voorfinanciering was in dat geval minstens zeven maanden lang’, zegt Peter Dick. ‘En het gevolg voor de leverancier? Kasstroomproblemen.’

De financieel adviseur geeft het voorbeeld van een leverancier die zijn producten aan een grote winkelketen kon leveren. ‘De leverancier had perfect op maat een reeks leveringen klaargezet’, vertelt Dick. ‘Maar de afnemer nam ze gespreid over een jaar af. Al die tijd moest de leverancier voorfinancieren. Tot hij neen zei. Vandaag verkoopt hij minder aan die klant. Maar zijn productie kan meer leveren aan andere klanten tegen betere condities. Zijn marges zijn verbeterd en de klanten worden beter bediend.’

Durf te onderhandelen Verkopers zijn niet het best geplaatst om over financiële items te onderhandelen, beseft Peter Dick.

‘Laat de financieel deskundige van beide partijen hierover onderhandelen, in samenspraak met sales. Zo groeit het vertrouwen. tussen de interne diensten en met de tegenpartij.’

‘Maak duidelijk waarom iets be-

EXPERT AAN HET WOORD

Renzo Caponi, Partner BDO Digital & Innovation

Tips voor een vlotte facturatie en betaling ✔ Ken uw klant en weet waarom hij bij u aankoopt. ✔ Ga uit van uw sterkte en van wat u onderscheidt van uw concurrenten. ✔ Neem tijdig een financieel deskundige mee om facturatie en betaling te bespreken. ✔ Vraag iets in ruil voor een langere betalingstermijn. ✔ Onderbouw uw algemene verkoopsvoorwaarden en onderhandel van daaruit. ✔ Spreid uw klanten naar omzet (A-B-C) en ken uw klantwinstgevendheid.

langrijk voor je is. Dat kan zijn omdat je hoge personeels- of voorraadkosten hebt, waardoor je voorfinanciert. Als leverancier moet je die dingen op tijd bespreken. En je moet durven neen te zeggen.’

‘Zet de leverings- en betalingstermijnen in het verkoopcontract en vraag iets in ruil voor tragere betaling.

Je kunt ook een kleine korting geven voor contante betaling. Die verwerk je in je verkoopprijs’, gaat Dick voort.

‘Denk zeker niet dat die financiële reflex niet commercieel is. De verkoop rijft een overgroot deel van de winst binnen bij 20 tot 30 procent van de klanten. De andere klanten doen die winst zakken. Een bedrijf kan beter niet te afhankelijk zijn van grote klanten. Het moet een goede mix van types klanten hebben. Kijk daarbij niet alleen naar je omzet, maar ook naar je winstgevendheid.’

VERNIEUW CONTINU, WANT STILSTAAN IS ACHTERUITGAAN Organisaties hebben de keuze uit een ruim aanbod aan digitale hulpmiddelen voor de ondersteuning van hun kernactiviteiten. Zowel mature tools als vernieuwende technologie hebben elk hun eigen impact.

Om bij te benen met de concurrentie kunt u als ondernemer terugvallen op een hele resem gevestigde tools. Denk aan softwareoplossingen voor procesautomatisering (ERP), klantenbeheer (CRM) en digitale facturatie, maar ook aan hardwaretechnologie zoals barcodes, radiofrequentie-identificatie (RFID), gps en documentscanners. Hoewel deze toepassingen sterk geëvolueerd zijn, worden ze nog te weinig gebruikt voor de ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten.

Ook kunt u als ondernemer kiezen uit allerlei vernieuwende technologie om een voorsprong te forceren ten opzichte van uw concurrenten. Het gaat om software-, hardware- en telecomoplossingen die relatief recent gelanceerd werden. Niet alleen webshops, sociale media, mobiele apps voor bedrijfsprocessen, maar ook bijvoorbeeld 3D-printing, augmented reality (die de werkelijkheid verrijkt met digitale informatie), het internet of things en big data.

Denk zoals uw klanten Welke tools heeft uw organisatie nodig? Voor het antwoord op die vraag, moet u de huidige structuur ter discussie stellen vanuit het perspectief van uw klanten.

Beeld u in welke verwachtingen zij van uw bedrijf zullen hebben in 2020, en ga na met welke technologie u hierop kunt anticiperen. Een langetermijnstrategie aangevuld met een actieplan op korte termijn moet uw leidraad zijn.

Ga stapsgewijs tewerk bij de integratie van de tools in uw producten, diensten en processen, maar vernieuw continu. Immers: stilstaan is achteruitgaan.

Al deze digitale oplossingen leiden tot een rendementsverhoging, meer omzet en een sterkere klantenbinding. Welke tool u ook selecteert, een impact op uw onderneming zal er altijd zijn. Mature tools in cashgenererende processen zullen leiden tot procesverbeteringen die een helende werking hebben, omdat ze komaf maken met het archaïsch verleden van de oude processen. Investeert u in vernieuwende technologie, dan is aanpassing naar een modernere organisatiestructuur een must.

Een initiatief van Partner Content i.s.m.

IT & TELECOM

© Frank Toussaint

22

Günther Van Gysegem, Mon3aan

Het boekhoudkantoor van de toekomst Zelfstandigen en ondernemers sleuren elk kwartaal hun kaften met papieren facturen en bonnetjes naar hun boekhouder. Want ze zijn in de minderheid, boekhoudkantoren die volop de digitale kaart trekken. Toch bestaan ze, ook al vraagt dat flink wat investeringen. ‘Wij zijn het boekhoudkantoor van de toekomst.’

M

on3aan (spreek uit: Mondriaan) is een accountancy start-up uit Gavere, die 95 procent van de klanten digitaal bedient.

Het bedrijf, met een tiental medewerkers, ontstond na een managementbuy-out bij het accounting- en consultingbedrijf Moore Stephens. ‘Ik wilde dat het kantoor sneller en meer wendbaar werd. Digitalisering staat hierbij centraal’, vertelt Günther Van Gysegem, oprichter van Mon3aan.

Het bedrijf onderging dus geen ‘digitale transformatie’, maar is zo gestart. En de naam, die komt inderdaad van de bekende schilder die volgens Van Gysegem in zijn tijd ook erg vernieuwend was.

Hoe werkt een digitaal boekhoudkantoor?

Een ‘klassiek’ boekhoudkantoor en een digitaal boekhoudkantoor, zoals Mon3aan er een pretendeert te zijn, zijn vandaag niet hetzelfde. ‘Het grote verschil? Wij hebben zelf een digitaal platform gebouwd’, legt Van Gysegem uit. ‘We hebben enkele bestaande softwarepakketten aan elkaar gekoppeld.’

Dat stelt klanten in staat om hun documenten via het platform in te scannen en daar te deponeren, zoals bij een btw-aangifte die elk kwartaal of maandelijks moet gebeuren. ‘Klanten

Software is duur. Zeker in het begin, omdat alles dan nog niet efficiënt loopt.

Günther Van Gysegem, Mon3aan

kunnen aankoopfacturen inscannen en doorsturen. En dat kunnen ze ook met de klassieke bonnetjes doen. Wij bieden hiervoor software aan die er een foto van maakt. Dat beperkt de kosten aanzienlijk’, stelt de oprichter.

Ook in andere domeinen van het zakendoen geldt de digitalisering. ‘Zo worden dagelijks de zogenoemde coda-bestanden automatisch aangeleverd. Bankuittreksels zijn hierdoor niet meer nodig. Daarnaast bieden we onze klanten de mogelijkheid om verkoopfacturen aan te maken in ons platform, en die ook digitaal te versturen.’

Bij dit alles vormt het boekhoudpakket het hart van het softwareplatform.

‘Wij gebruiken het boekhoudpakket Exact Online, dat open genoeg is om andere toepassingen aan te koppelen.

Hieronder valt onder meer Lightspeed, een kassasysteem voor de horeca, en Teamleader, voor online klantenbeheer (CRM) en projectplanning. Een andere toepassing is Xpenditure, software voor de indiening van onkostennota’s’, vertelt Van Gysegem.

De consequentie? De klant zelf doet het voorbereidende werk van het inscannen en opladen van documenten, zoals facturen en bonnetjes. Die taken gebeuren vandaag in veel gevallen op het boekhoudkantoor. ‘Niet alle klanten zijn bereid om dat werk zelf te doen. Maar de meesten doen het wel,

Pulse december 2016

23

IT & Telecom

en daardoor is onze taak voor een groot stuk herleid tot advies en controle van wat is ingevoerd.’

Vandaag verwerkt 95 procent van de klanten zijn boekhouding volledig digitaal. Het is Mon3aans doelstelling om de resterende 5 procent klanten, die bijvoorbeeld intern hun eigen boekhouding voeren, mee op de digitale trein te laten springen.

En de wetgeving?

Maakt de wetgeving een volledig digitaal boekhoudkantoor al mogelijk?

‘We botsen nog op barrières’, geeft Van Gysegem toe, ‘omdat de wetgever zelf nog niet helemaal in het digitale tijdperk is getreden.’

Bij een aantal facetten van de boekhouding aanvaardt de fiscus intussen de digitale variant. ‘Bonnetjes kun je bijvoorbeeld al indienen via de software van Xpenditure. Na het inscannen en doorsturen kun je je papieren bonnetjes weggooien en de digitale versie in de cloud bewaren. De softwareleverancier heeft hiervoor een btw-ruling ontvangen’, vertelt hij.

Ook verkoopfacturen zijn geen probleem. De boekhoudsoftware moet erkend zijn door de fiscus. ‘Een van de voorwaarden is bijvoorbeeld dat een verkoopfactuur na verzending niet meer gewijzigd kan worden’, aldus Van Gysegem. Helaas worden bepaalde onderdelen nog niet in een digitaal formaat geaccepteerd. ‘Voor aankoopfacturen ligt het bijvoorbeeld moeilijker. Die moet je zeven jaar bewaren en beschikbaar houden voor controle, zowel digitaal als op papier. Dat vind ik een richtlijn die niet meer van deze tijd is’, aldus de Mon3aan-oprichter.

Is de digitale boekhouder de toekomst?

Günther Van Gysegem denkt uiteraard van wel. ‘Digitalisering is er voor de klanten. Wij zelf zijn niet zozeer pure boekhouders, maar eerder adviseurs. Wij willen van bedrijfsadvies onze hoofdtaak maken. Ons bedrijf heeft drie pijlers: digitalisatie en automatisatie, advies en fiscaliteit.’

24

© Frank Toussaint

Ik zal niemand van mijn team moeten ontslaan. Want wij hebben al gedigitaliseerd.

Günther Van Gysegem, Mon3aan

Toch vraagt de uitbouw van een digitaal platform flink wat investeringen. ‘De eerste maanden waren lastig.

We moesten zwaar investeren in software. Met tien werknemers in ons team, kwamen er de kosten van een voltijdse elfde man bij, onder de vorm van de kostprijs voor software. Software is duur. Zeker in het begin, omdat alles dan nog niet efficiënt loopt.’

‘Ondertussen konden we de klassieke boekhouddossiers voort behandelen, want het geld moest nu eenmaal binnenkomen. Op basis van de bestaande klanten konden we toch een jaaromzet halen van 500.000 euro. En mee door onze digitale inspanningen deden we die toch naar 920.000 euro groeien. Wat een mooi resultaat is.’

Zeker in de eerste zes maanden moet een digitaal boekhoudkantoor ook enorm investeren in de opleiding van personeel dat het platform moet leren kennen. En ook de klanten moeten mee zijn. ‘Werkt een klant nog niet

Digitale boekhouding: wat kan, wat moet?

De Belgische wetgever heeft de voorbije jaren de regels versoepeld voor boekhouding, en e-facturatie in het bijzonder.

Al houdt u het best enkele zaken in het achterhoofd.

Kort samengevat:

digitaal? Dan voeren wij de analyse van het bedrijf uit en stellen we vervolgens softwarepakketten voor. Een klant vroeg me vorige week nog om zijn CRM-pakket te integreren met ons platform. Ons boekhoudkantoor wordt zo ook een technologische adviseur. En dat doen we voor middelgrotere bedrijven, maar ook voor de kleintjes.

Zo trachten wij ook de bakker en slager om de hoek te digitaliseren.’

Digitaal is de toekomst en Mon3aan gaat er prat op toekomstgericht bezig te zijn. ‘Het beroep van boekhouder heeft veel uitdagingen. Dat beginnen velen nu pas te beseffen. Kijk naar recente de herstructureringen en ontslagen in de financiële wereld: dat komt ook allemaal naar onze sector’, stelt hij. ‘Software gaat basishandelingen uitschakelen. Maar ik ben er zeker van dat ik niemand van mijn team zal moeten ontslaan. Wij hebben al volop gedigitaliseerd. Maar veel collega’s moeten die stap nog zetten.’

‘Onze taak is voor een groot deel herleid tot advies en controle van wat is ingevoerd.’

✔ De elektronische factuur staat gelijk met de traditionele papieren factuur en neemt ook alle wettelijke verplichtingen hiervan over. ✔ De wet stelt dat u mag kiezen welke technologie uw bedrijf gebruikt voor uw facturen. U kunt een platform gebruiken of u mag uw factuur gewoon als pdf-bijlage in een e-mail naar uw klanten sturen. Als u maar kunt bewijzen dat u de afzender bent én als uw klant de elektronische factuur aanvaardt. Die aanvaarding mag gewoon stilzwijgend zijn.

Ze kan blijken uit de betaling van de factuur of een bericht van ontvangst zijn zonder protest of voorbehoud, zoals: ‘wij hebben uw factuur goed ontvangen, waarvoor dank’. ✔ De elektronische uitgaande facturen moeten zeven jaar worden bewaard, in elektronische vorm. De fiscus aanvaardt een papieren afdruk van een elektronische factuur niet als een origineel stuk. ✔ Gebruiken leverancier en klant een gezamenlijk platform voor e-facturatie, dan moet de factuur van de leverancier lang genoeg ter beschikking blijven, zodat de klant die kan bemachtigen of downloaden. ✔ Facturen die elektronisch werden ontvangen, worden in hun oorspronkelijke vorm bewaard, met inbegrip van de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen. ✔ Facturen die in papieren vorm werden ontvangen, worden ofwel in hun oorspronkelijke vorm ofwel digitaal bewaard.

Bij digitale bewaring moet u de authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen. Bij gewone scanning van de facturen is dit onvoldoende gewaarborgd en moet u de papieren facturen alsnog zeven jaar bewaren. ✔ De klassieke bonnetjes (vaak inherent aan een kasboek) mogen gedigitaliseerd worden en in de cloud bewaard, als de softwareleverancier een akkoord heeft met de fiscus. Die vervangen na digitalisering de papieren exemplaren.

Pulse december 2016

25

IT & Telecom

Zet de nieuwe privacyrichtlijn op uw to-dolijst De nieuwe Europese privacyrichtlijn, de General Data Protection Regulation of GDPR, treedt pas in 2018 in werking. Maar toch zet u de richtlijn en haar gevolgen beter al op uw to-dolijstje voor 2017.

D

e algemene regeling voor gegevensbescherming (General Data Protection Regulation of kortweg GDPR) is een reeks van EUvoorschriften die de gegevensbeschermingsrichtlijn van 1995 zal vervangen.

Want die dateerde nog uit de periode vóór er sprake was van sociale media, apps of datadiefstal.

Waneer start de GDPR? De GDPR voert een aantal nieuwe verplichtingen en aansprakelijkheden in voor ondernemingen die persoonsgegevens van Europeanen verwerken.

‘Deze verordening treedt meteen in werking. Lidstaten moeten de wetgeving dus niet omzetten naar lokale wetten’, verduidelijkt Marc Vael, chief audit executive bij Smals, de ICTorganisatie van Belgische overheidsdiensten in de sociale zekerheid. Wel is er een overgangsperiode van ongeveer twee jaar ingebouwd. De echte uitvoering van de maatregelen gaat dus pas in op 25 mei 2018. Maar bedrijven kunnen er best nu al mee bezig zijn.

De wetgever hoopt dat sommige veranderingen die voortvloeien uit de GDPR kostenverlagend zijn voor de ondernemingen. Er zou namelijk één reeks van regels in heel Europa van kracht zijn, net als één enkele gegevensbeschermingsinstantie. EU-lidstaten zouden wel mogelijkheden hebben om van de regels af te wijken.

26

De Europese Commissie en de privacyinstanties beloven volgend jaar meer duidelijkheid te bieden. Ondernemingen moeten dus de ontwikkeling van deze richtsnoeren verder opvolgen.

Voor wie geldt de richtlijn?

De EU-gegevensbeschermingsregels zullen van toepassing zijn op vrijwel alle ondernemingen die de persoonsgegevens van EU-betrokkenen verwerken, ongeacht de plaats waar die ondernemingen gevestigd zijn, en met aansprakelijkheden voor zowel gegevensbeheerders als gegevens-

Deze nieuwe wet rond gegevensbescherming is een logisch vervolg op de digitale evolutie.

Marc Vael, Smals

verwerkers. Dat is een van de belangrijkste veranderingen die de nieuwe regeling invoert.

De GDPR-wetgeving heeft dus vooral impact op organisaties die veel persoonlijke klanteninformatie beheren. ‘Dat lijkt dus eerder iets voor een ziekenhuis dan bijvoorbeeld voor fabrikant Johnson & Johnson’, vergelijkt Luk Schoonaert, expert in datasecurity bij Exclusive Networks. ‘Ik denk dat in eerste instantie overheden en banken de impact zullen voelen. Maar ook een middelgroot advocatenkantoor beschikt over heel wat persoonlijke klanteninformatie.’

Wat zegt de richtlijn?

De algemene teneur van de wetgeving? De consument moet meer inzicht en controle krijgen over zijn persoonsgegevens. Iedere klant moet voortaan zijn expliciete toestemming geven vooraleer een bedrijf zijn gegevens kan gebruiken. De nieuwe privacyregels situeren ook het recht op inzage van gegevens. Bovendien kan een consument of werknemer op elk moment aan een bedrijf vragen om ‘vergeten te worden’. Dat principe gold al voor de zoekmachine Google na een uitspraak van het Europese

Bedrijven die de regels schenden, riskeren een boete van 2 tot 4 procent van hun wereldwijde omzet.

©

tte Shu

ck rsto

Hof van Justitie.

De regeling voert ook concepten als ‘privacy by design’ in.

Dat betekent dat met gegevensbescherming al rekening moet worden gehouden bij het opmaken van plannen voor nieuwe projecten, procedures of systemen. Daarnaast moeten ingrijpende datalekken gemeld worden.

Hoe groot zijn de (financiële) gevolgen?

Afhankelijk van de partij met wie je praat is de impact van deze wetgeving groot tot zeer groot. Sommigen spreken van de grootste of meest ingrijpende wet uit de bedrijfsgeschiedenis.

‘Al valt dat best mee’, nuanceert Marc

Vael van Smals. ‘De Amerikaanse Sarbanes-Oxley-regelgeving was bijvoorbeeld veel ingrijpender’, vindt hij.

Al zullen bedrijven en hun IT-afdelingen wel een goed zicht op hun data moeten hebben. ‘Maar op zich is deze wet een logisch vervolg op de digitale evolutie.’

Het meest opvallende onderdeel van de nieuwe wetgeving zijn de verplichtingen bij datalekken van persoonsgegevens. De meldingsplicht op zich is niet nieuw, ze gold in ons land in de praktijk bijvoorbeeld al voor telecomoperatoren.

Maar nu komen er meer instrumenten om het af te dwingen. Meldingsplicht zorgt bij bedrijven voor reputa-

tieschade, maar heeft ook een behoorlijke financiële impact. Bedrijven die de regels schenden, riskeren een boete van 2 tot 4 procent van hun wereldwijde omzet. Voor grote bedrijven kan een boete dus fors oplopen.

Zijn bedrijven al bezig met de GDPR? Ja en neen. Zo staat de IT-impact van deze wetgeving hoog op de agenda bij Belgische organisaties en hun ITafdeling in het bijzonder. Dat bleek uit een recente rondvraag van Beltug, de Belgische vereniging voor professionele ICT-gebruikers.

Toch is niet elk bedrijf er even intens mee bezig. ‘Grotere bedrijven hebben ook de nodige slagkracht. Zij moeten, naargelang hun grootte en omzet, bijvoorbeeld een data protection officer aanstellen die verantwoordelijk is voor de juiste gang van zaken rond beveiliging van persoonsgegevens’, stelt Christof Geirnaert van beveiligingsbedrijf Fox-IT. Voor kmo’s is dat anders. ‘Zij hebben geen personeel dat voortdurend aan de slag kan zijn met cybersecurity. En ze zien dat vaak ook niet als een prioriteit’, stelt hij vast. Kleinere bedrijven wenden zich hiervoor steeds vaker tot externe experts, merkt Geirnaert. ‘Toch zien we in het algemeen een laksere houding bij Belgische bedrijven in vergelijking met de Nederlandse.’

Pulse december 2016

27

2

1

3

ITgadgets Hebbedingetjes voor nerds of onmisbare hulpstukken die uw leven écht makkelijker maken? Oordeel zelf over deze selectie uit het nieuwste aanbod IT-gadgets.

4

5

6

1|Draadloze scanner. Epson zet de De WorkForce DS-310 en DS360W in de markt als de snelste draadloze scanners. Door het compacte design zijn de toestellen erg geschikt om op te bergen in een lade of mee te nemen in een tas. 2|Modulaire smartphone. Het meest opvallende aan de Lenovo Moto Z smartphone? De verwisselbare onderdelen die u als legoblokjes in elkaar zet. Om uw telefoon aan te passen aan de wensen van het moment. 3|Toetsenbord met smartcardlezer. De EW3250 van Ewent is een azerty-toetsenbord met geïntegreerde smartcardlezer die ook via USB 2.0 functioneert. Ook te gebruiken met de Belgische eID. 4|Dunste rugged convertible. Dit toestel is de dunste in tablet te converteren laptop, die tegen een stootje kan. De HP ProBook x360 11 mikt vooral op gebruik in de onderwijswereld. 5|Draagbare projector. Deze kleine en draagbare ledprojector, de UNIC UC46 van Chinese makelij, is

28

7

erg geschikt voor gebruik op verplaatsing. Vooral de scherpe prijs (ongever 100 euro) maakt hier het verschil. 6|Bringme Box. De Bringme Box, een Belgische uitvinding, is een opbergplaats voor pakjes die u online bestelt en op kantoor laat afleveren. Kopers halen op kantoor hun pakketje op met een code die ze via mail of de app ontvangen.7|Compacte powerbank. Met deze behoorlijk compacte PowerBank 18200 van Sandberg laadt u onderweg tot drie USB-apparaten tegelijk op. Zelf laadt de Powerbank eerder traag op, maar u kunt wel tegelijk de Powerbank opladen én er toestellen op aansluiten. 8|Compacte camera. Camera’s duiken steeds meer op in kantoren. En ze worden steeds gebruiksvriendelijker en goedkoper, zoals deze Gear 360 camera van Samsung. Als u de Gear 360 Manager-app downloadt, maakt die verbinding met de camera en hebt u toegang tot livebeelden. 9|Onzichtbare pc. Lenovo

8

11

13

10

9

12

14

mikt met de Thinkcentre X1 All-in vooral op een design-pc. Het is een all-in-one: scherm met ingebouwde computer, die haast onzichtbaar is. Er hoort ook een draadloos toetsenbord en een draadloze muis bij. En een behoorlijk prijskaartje: reken op 1.700 euro. 10|Desktop aquarium. Dit USB Desktop Aquarium van Gadget House is een aquarium, een klok, een kalender en een lamp.

Met de meegeleverde USB-kabel krijgen pomp en verlichting stroom. Dankzij het pompsysteem blijft het kraantje lopen en wordt de tank gefilterd. 11|Brooddoos pc. HP lanceert een nieuw werkstation dat niet veel groter is dan een brooddoos of kop koffie.

Deze HP Mini Z2 is wel dubbel zo krachtig als de huidige minipc’s. Het toestel is ook opvallend stil. 12|Bluetooth sleutelhanger.

Het Franse Wistiki biedt Bluetooth-trackers/sleutelhangers, ontworpen door de bekende designer Philippe Starck. Nuttige heb-

15

bedingetjes voor wie vaak spullen verliest in huis. De waterdichte tracker kan tot 90 decibel produceren. 13|3D Printer. Ultimaker kondigt de Ultimaker 3 3D-printer aan, uitermate geschikt voor bedrijven. De 3D-printer heeft nieuwe technieken waarmee complexe modellen in 3D-printen mogelijk wordt. Al heeft dat zijn prijs, want het toestel gaat over de toonbank voor 2.995 euro, exclusief btw. 14|Smartphone met topbatterij. De Nova Plus is een vrij nieuw toestel van de Chinese producent Huawei. Het is een toestel in het middensegment dat ongeveer 450 euro kost. De Nova Plus valt vooral op door zijn autonomie. De batterij gaat minstens twee dagen mee. 15|Compacte verrekijker. De Olympus 6Ă—16 Monoculair is een uiterst compacte en waterdichte verrekijker. Geschikt voor in de natuur, maar ook voor zakelijk gebruik, zoals bij presentaties.

Pulse december 2016

29

BUSINESS PARTNERS ADVERTORIAL

BUSINESS PARTNERS ADVERTORIAL

Op zoek naar producten en diensten voor uw bedrijf?

Aan het hoofd van een onderneming bent u met duizend-en-een dingen tegelijk bezig: marketing, logistiek, financiën, … noem maar op. Geen overbodige luxe dus om u laten bij te staan door een professionele partner met kennis en ervaring.

In deze rubriek stellen de ‘Business Partners’ zich aan u voor. Wat kunnen ze voor u betekenen? Wat zijn de trends in hun sector? En wat zijn hun specialiteiten? U ontdekt het op de volgende pagina’s.

De inhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de adverteerders.

OOK UW BEDRIJF OP DEZE BLADZIJDEN? Neem vandaag nog contact op met de accountmanagers bij Trustmedia op 02/422.05.07 of via info@trustmedia.be

Publieke-private samenwerking komt weer op gang Door Europese begrotingsbeslissingen werd het even stil rond publiek-private samenwerkingen. Maar voor 2017 ziet financieel adviseur Clairfield Benelux een nieuw elan op gang komen.

Brabo 2 was een contract van 234 miljoen euro rond tramwerken in Antwerpen.

Financieel adviseur Clairfield Benelux bouwde het financieel model uit en adviseerde het consortium TramContractors. ‘Het was een ingewikkelde opdracht met drie concessies in één PPS-operatie’, legt Hans Buysse uit, vennoot en medeoprichter van Clairfield Benelux. De deal afsluiten was een lang proces, vooral omdat Eurostat de Europese regulering voor off-balancefinanciering aanpaste, van ESR95 naar ESR2010.

Begrotingstoezicht De ESR-normen zijn de boekhoudkundige normen van Eurostat om de financiële situatie van overheden te evalueren. De ESRmethode heeft een grote impact op de investeringen van lokale en regionale over-

Hans Buysse, vennoot Clairfield Benelux

heden. Overheden spreiden betalingen en aanrekeningen voor investeringen over de gebruiks- of contractduur van de projecten.

Dat is de ESR-neutrale structurering.

Maar door het verscherpte begrotingstoezicht en de inwerkingtreding van ESR2010 kwam de ESR-neutraliteit van veel projecten in gevaar. ‘Investeringen werden plots beschouwd als een uitgave uit het jaar van

de realisatie van de investering. Ze konden niet meer worden 'afgeschreven' over een langere periode. En zo dreigen veel lidstaten de begrotingscriteria uit de Maastrichtnorm niet langer te halen.’

Maar voor 2017 lijkt de horizon uit te klaren, zegt Buysse. ‘De Europese Commissie bevestigt dat er besprekingen aan de gang zijn over een versoepeling van die normen. In Nederland alleen al worden zes nieuwe dossiers gelanceerd. België volgt zeker ook, want de eerste dossiers worden begin 2017 weer aanbesteed. Onze kennis bij Clairfield Benelux van deze materie is daarbij een groot voordeel. Want je hebt een dosis gezonde creativiteit nodig. En tegelijk moet de complexiteit absoluut beperkt worden.’

Clairfield Benelux nv Sneeuwbeslaan 20, 2610 Wilrijk www.clairfield.com

BUSINESS PARTNERS ADVERTORIAL

Minder loon voor laatkomers

al gebruikt, vertrekt de werknemer uit zijn woonplaats en volgt hij de gebruikelijke weg.

• De oorzaak van de vertraging is te wijten aan een omstandigheid op de weg naar het werk.

Hevige sneeuwval, file na een ongeval, autopech, treinstaking… ‘Maar als de werknemer doodleuk te laat vertrokken is, kan hij geen aanspraak maken op het volle loon’, zegt Filip Tilleman.

Filip Tilleman, advocaat Tilleman van Hoogenbemt

• De vertragende omstandigheid op weg naar het werk moet totaal onverwacht gebeurd zijn, en buiten de wil om van de werknemer.

Dat betekent dat guur winterweer niet altijd voldoende is om een vertraging op het werk te rechtvaardigen. ‘Sneeuw en ijzel worden ruim op voorhand aangekondigd. Je weet dat die toestand ook meerdere dagen kan aanhouden’, zegt Filip Tilleman. ‘Een verrassing kun je dat niet meer noemen. Ook treinstakingen die op voorhand in de media aangekondigd werden, tellen dus niet mee.

En dat geldt ook voor megawegenwerken.’

RV

Winterweer, autopech of een treinstaking … redenen genoeg waarom uw werknemer te laat op zijn werk was. Maar heeft hij dan nog recht op een volledig loon?

Artikel 27 van de arbeidsovereenkomstenwet zegt het zo: de werknemer behoudt het recht op zijn volle loon als hij de volgende bewijzen kan leveren voor het te laat of niet aankomen op het werk.

‘Ontbreekt een van deze bewijzen? Dan kunt u als werkgever loon inhouden’, zegt Filip Tilleman, advocaat bij Tilleman van Hoogenbemt.

De werknemer die ’s ochtends doodleuk te laat vertrok, kan geen aanspraak maken op het volle loon.

• Toen hij vertrok, was de werknemer zowel lichamelijk als mentaal geschikt om te werken.

Een werknemer die bij zijn vertrek nog te dronken was na een nachtje stappen, loopt op weg naar zijn werk daardoor vertraging op. ‘Uiteraard voldoet hij dan niet aan deze voorwaarde’, aldus Tilleman.

• De werknemer begeeft zich in normale omstandigheden naar zijn werk.

‘Normale omstandigheden’ wil zeggen: op het normale tijdstip, met het vervoermiddel dat hij meest-

• De werknemer heeft ten slotte al het nodige gedaan om toch op zijn werkplek te raken.

ONTSLAG OM DRINGENDE REDEN Wat als minder loon voor u als werkgever niet meer volstaat als sanctie voor te laat komen? En u een ernstige waarschuwing, of zelfs ontslag overweegt? ‘Eén keer te laat op het werk komen, rechtvaardigt nooit een ontslag om dringende redenen’, waarschuwt Filip Tilleman. ‘Dat kan alleen als je werknemer vaak te laat aankwam en als je hem hiervoor verschillende keren schriftelijk in gebreke hebt gesteld. Want dan wordt het te laatkomen pure insubordinatie. Als werkgever wijs je je werknemer op zijn plichten. En die blijft volharden in de boosheid.’

Advocatenkantoor Tilleman – Van Hoogenbemt, Meir 24, bus 6, 2000 Antwerpen, T 03 220 64 00, filip.tilleman@tvh-law.be.