Stockholm City Conference Center

Smarta organisationer har en princip om att inga möten får genomföras på rutin.

innan man ens får kalla till ett möte. Man är också tydlig med syftet då man kallar till mötet, och inleder varje möte med att gå igenom och enas om syftet. sig för att kunna komma förberedda.

MAN PRATAR FÖR SÄLLAN OM TID

Att ta sig igenom bakgrund, utmaningar eller möjligheter, idé på lösning, förslag och att ta beslut tar tid. Men hur mycket tid som krävs varierar stort, beroende på vad ämnet är.

Trots det är det sällsynt att man förväg. Det här är ett enormt slöseri med många människors tid.

diskuterar hur lång tid man kan behöva för att gå igenom och komma till beslut i en fråga. Av gammal vana och norm blir

Att bestämma rätt längd på ett möte är lika omöjligt som att svara på frågan om hur långt ett snöre är. Det beror nämligen på. Smarta organisationer har därför en princip om att man alltid diskuterar hur lång tid som behövs för varje fråga och deras möten är sedan bara så långa som de behöver vara. Ibland är det sju minuter och andra gånger ett par timmar.

MAN BJUDER IN ALLDELES FÖR MÅNGA

Att ”alla ska med” kan vara en bra princip. Men det åstadkommer man inte det genom att alla ska delta i allt, oavsett om de är involverade i det eller inte. När man frågar deltagare varför hälften av all mötestid slösas bort är ett av de vanligaste svaren att det är fel och för många personer som deltar. Smarta organisationer kallar därför bara de deltagare som måste vara med och bara för den tid som krävs för att uppnå syftet. Andra kan bjudas in men som ”åskådare”, där man är tydlig med att de är välkomna för att, om de vill, vara med

MAN KOMMER OFÖRBEREDD

I bästa fall har åtminstone den som leder mötet förberett sig, läst in sig på agenda och underlag. Mer ovanligt är att deltagare i god tid fått underlag i rätt format, med direktiv och chans att läsa in

Konsekvensen blir att halva mötestiden eller mer går åt till att i grupp gå igenom sådant man skulle klarat av individuellt i

och lyssna. JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se

Smarta organisationer har därför regler om vilket format underlag ska ha, när de senast ska skickas ut och med krav på att alla går igenom dem. Man har också regler för att frågor som väcks under pågående möte eller som saknar underlag automatiskt bordläggs till senare tillfälle, då alla fått chans att förbereda sig.

MAN KOMMER INTE ÖVERENS OM VAD SOM SKA GÖRAS

Alldeles för många möten avslutas för att tiden är slut och inte efter att man är överens vad som ska göras, av vem och hur. Man lägger på tok för stor tilltro till att de som deltar ska förstå vad som behöver göras, och att rätt person automatiskt ska ta initiativ till att göra det. Så sker sällan.

Resultatet blir att man vid möte efter möte diskuterar samma frågor, för att varje gång konstatera att inget nytt hänt sedan senast. Inom smarta att minst fem minuter i slutet av mötet ägnas åt att skapa en gemensam att-göralista, där man tar med allt som behöver göras, enas om vem som ska göra det, när och ibland också hur. Detta för att också uppnå det man kommit överens om.

MAN GÖR INGEN UPPFÖLJNING

I bästa fall är det en vecka och i sämsta fall ett år senare när man ses igen. Ofta konstaterar man då att ingen hunnit eller prioriterat göra det man uttalat eller outtalat kom överens om. Man ger slentrianmässigt alla nya chanser att till nästa möte, om en vecka eller i värsta fall

för att direkt efter mötet skicka ut en sammanfattning av vad som ska göras av vem. Någon vecka eller månad senare skickar man också ut en påminnelse och ber alla ansvariga om en återkoppling på hur de ligger till.

På det sättet säkerställer man att nästa möte istället kan handla om alla framsteg man gjort, istället för om vad någon borde förstått att de skulle göra men inte hade förstått, inte hunnit eller inte prioriterat.

Så botar vi mötessjukan, oavsett om mötena sker fysiskt eller digitalt. Låt oss förena våra krafter och göra det nu, innan den hunnit digitaliseras och rotas i

kulturen också där.

Välkommen till Tylebäck Den naturliga mötesplatsen

Hotell • Restaurang • Konferens • Bröllop & Fest • Relax • Gym • Yoga

Tylebäck är en mötesplats för dig som vill få ut det mesta och bästa av ditt arrangemang. Vi är en modern hotell- och konferensanläggning med spännande arkitektur som varsamt knyter samman historia och nutid. Här kombinerar du effektivitet med avkoppling i natursköna omgivningar med närhet till både skog och hav.

Vår stora passion är att underlätta ert jobb med att planera och genomföra er vistelse hos oss. Detta genom att vara lyhörda, flexibla och erbjuda en hög servicenivå. Ett gott värdskap ser vi som ett naturligt inslag i vår vardag.

Att välja rätt plats är en av nycklarna till ett oförglömligt evenemang, för en mötes- och evenemangsplanerare. På bara ett par minuters promenad från Stockholms Central

City Conference Centre. På klassisk mark i traditionsfyllda och välkända lokaler och med tusentals hotellrum, krogliv, shopping och kultur nära.

Text: Tina Gardsten Foto: Rikard Westman

Stockholm City Conference Centre är uppdelat på två fastigheter. Folket Hus med dess spännande funkismiljö och grannen Norra Latins klassiska och vackra ljusa 1800-tals miljöer – byggnader som båda har spelat en stor roll i Stockholms historia. Folkets Husbyggnaden från 1960, rymmer hela tre våningar med ett 20-tal grupp- och konferensrum i

som tar närmare 1400 besökare.

Det är totalt femtio lokaler som Stockholm City Conference Centre tillhandahåller och där allt från det mindre mötet till ett mega-event hålls och som storleksmässigt hyser allt från fyra till 1400 gäster. Detta gör anläggningen till en av de störst centralt belägna konferensanläggningarna i Norden.

Norra Latin som från början var ett av Stockholms klassiska läroverk erbjuder idag trettio möteslokaler i olika storlekar. Det som tidigare var klassrum är idag lokaler av varierande storlek där olika sammankomster går att variera och anpassas efter olika behov.

Även skolgården utanför Norra Latin kan hyras och lämpar sig till allt från utställningar, minimässor eller sommarfester. Alldeles nyligen har delar av möteslokalerna fått en

300 personer och som ursprungligen var gymnastiksal har fått ny färgsättning.

omöjligt och den passar för i princip vilket event som helst.

pelarna förstås.