Issuu

9006911114_omslag_TM 09-11-12 14:22 Pagina 1

secretariĂŤle opleidingen

3 4

Post verzorgen en archiveren J.H. Altena PRAKTIJKBOEK

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina I

Post verzorgen en archiveren voor de (directie)secretaresse en de managementassistent Niveau 3/4

J.H. Altena

PRAKTIJKBOEK

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina II

redactie Veerman & Meijwaard Tekstadviesbureau, Huizen vormgeving, omslag en binnenwerk Koningsberger & van Duijnhoven, Utrecht opmaak Assist Communications Studio, Utrecht

ThiemeMeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze leermiddelen: www.thiememeulenhoff.nl of via onze klantenservice (088) 800 20 16 ISBN 978 90 06 91111 4 Tweede, herziene druk, 2012 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2012 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl., dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina III

Over dit boek Post verzorgen en archiveren, wat heb je er aan? Het is de bedoeling dat je je de komende tijd gaat bezighouden met postverwerking en archiveren. Geen kunst, zul je zeggen. Een paar papieren opbergen lukt wel en een postzegel op een brief plakken is ook niet echt moeilijk. Maar een paar honderd postzegels plakken wordt toch al wat minder leuk. En straks op kantoor het verwijt naar je hoofd krijgen dat je nog geen postzegel op kunt plakken terwijl je 'alleen maar' de frankeermachine verkeerd had ingesteld, is ook niet echt leuk. Zeker niet als je ook nog in een tarievenboekje hebt gekeken (alleen op de verkeerde pagina). En als een belangrijke brief spoorloos is, heb je helemaal de poppen aan het dansen. Thuis zal zoâ€™n brief met een beetje zoeken wel weer te vinden zijn. Maar in een bedrijf liggen duizenden brieven op tientallen afdelingen. Dat wordt dus echt zoeken naar de bekende speld in de hooiberg als je hebt vergeten, de brief goed te registreren en op de juiste plaats op te bergen. En zeg eens eerlijk: hoe snel vind je een bestandje dat je 'ergens' op een USB-stick of op de harde schijf hebt staan, gemiddeld terug? En hoe zou dat gaan bij het honderdvoud ervan op je werk? Lijkt het je niet beter, daar toch maar een beetje logica en systematiek in aan te brengen? Dat heet dan (goed) archiveren! Eerst bespreken we de post en dan het archief. We werken daarbij vanuit een realistische situatie. Verklaring 'blokjes' bij opgaven: Oefenopdrachten Opdrachten die mee (kunnen) tellen bij je beoordeling. Vanaf nu ben je in dienst bij Silmex!

J.H. Altena Oktober 2012

III

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina IV

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina V

Inhoud Over dit boek

III

Inleiding Silmex

1 Postverwerking

Antwoorden op de voortoets

2 Archivering

Antwoorden op de voortoets

Antwoorden op enige testopgaven/vragen

Zelftoets Post verzorgen en archiveren

Bijlagen

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina VI

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 1

Inleiding Silmex

i INLEIDING SILMEX

Deel artikelenbestand Silmex

Je bent net in dienst getreden bij Silmex in Utrecht. De firma Silmex koopt allerlei fijn zilverwerk in en verkoopt dat aan juweliers en 'giftshops'. Ook de relatiegeschenkenmarkt wordt voorzien van de nodige (op wens gemaakte of aangepaste) zilveren artikelen. De naam Silmex is destijds gekozen omdat oorspronkelijk alle zilverwerk uit Mexico geïmporteerd werd. Dat is inmiddels wel anders. Silmex weet over de hele wereld de weg als het gaat om het op de kop tikken van uniek zilverwerk. Of het nu gaat om heel fijne ringetjes of om enorme bokalen, het is al in het assortiment of de inkopers weten het te vinden. Het gaat goed met Silmex. Momenteel zijn er 25 mensen in vaste dienst, maar men is hard toe aan uitbreiding. Ondertussen wordt het bedrijf aan alle kanten gemoderniseerd. De computer gaat uiteraard een steeds grotere rol spelen en de informatiestroom moet in goede (zeg maar gerust betere) banen geleid worden.

Jouw baan is voorlopig die van 'schaap met vijf poten'. Je wordt overal ingezet. Toch heb je al direct een behoorlijk grote verantwoordelijkheid gekregen. Telkens als er iets nieuws aan de orde komt, vraagt men jouw advies. Waarom? Je bent nu eenmaal een stuk jonger dan de verschillende chefs en daardoor automatisch goed op de hoogte van moderne hulpmiddelen (denkt men). Bovendien heb je een goede, praktische opleiding gehad. Natuurlijk grijp je je kans om jezelf waar te maken. Dat je daarbij af en toe flink in de boeken moet duiken om een gefundeerd oordeel te geven is helaas noodzakelijk. Een mens kan tenslotte niet alles weten (of paraat hebben). En natuurlijk hoef je ook niet alles alleen te doen en te weten. Goed teamwork wordt ook gewaardeerd bij Silmex. Helaas. Zoals zo vaak zijn er ook mindere kanten aan je baan. De belangrijkste is je chef. Dat is een verschrikkelijke Pietje precies. Hij pluist al je werk nog eens na en geeft overal aan of hij tevreden of ontevreden is. Bovendien heeft hij heel erg de instelling van ’loon naar werken'. Net een leraar, heel vervelend. Maar gelukkig, met je collega’s is niets mis en het werk is beslist afwisselend.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 2

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 3

Postverwerking

Inleiding

POSTVERWERKING

In dit hoofdstuk leer je welke manier van verzending van poststukken je onder verschillende omstandigheden kiest. Wordt dat een mailtje of een koerier? En hoe zit dat met die paperassen bij een pakketje naar het buitenland? Wat kost dat? Maar minstens zo belangrijk is, de post goed te registreren. Op die manier weet je altijd waar een bepaalde brief is. Bovendien kun je dan nagaan of er wel op tijd gereageerd wordt. Dat laatste is lang niet altijd zo logisch als het lijkt. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met orders als degene die ze af zou handelen ziek wordt? Gewoon laten liggen? Weg klant! Het zal je niet verbazen dat bij het registreren van inkomende en uitgaande post de computer een belangrijke rol speelt. Het is dan ook de bedoeling dat je bij een aantal opdrachten gebruikmaakt van een (eenvoudig) postregistratiepakket. De parate kennis, nodig om met dit hoofdstuk te beginnen, heb je eigenlijk in het dagelijks leven al wel opgedaan. Maar hoever gaat die kennis eigenlijk? De volgende toets is bedoeld om jezelf te testen op het gebied van postverwerking. Beantwoord daarom eerst de vragen voor je verder gaat. Voortoets Gebruik bij vraag 1 en 2 het (uitgebreide) tarievenboekje van PostNL. V 1 Hoeveel porto moet er op de volgende brieven of pakjes? a Een brief van 30 gram naar Duitsland. b Een brief, gericht aan Traagstra BV, Antwoordnummer 13, 2000 AB Maastricht. c Een brief van 15 gram naar Tenerife (Canarische Eilanden). V2 a Je wilt een paar grote vellen papier in een envelop van 45 x 36 x 1 cm verzenden. Het gewicht is 100 gram. Het poststuk wordt afgeleverd bij het postkantoor want het past niet in de rode brievenbus op straat. Is hier wat de porto betreft sprake van een brief of van een pakje? b Als je drie briefjes van â‚Ź 50 samen met een brief in een keurig dichtgeplakte envelop aangetekend naar Ameland stuurt en die brief komt niet aan, heb je dan recht op volledige schadevergoeding? (Met andere woorden: betaalt PostNL je die â‚Ź 150 terug?) c Stel, je wilt een pakje (gewicht 1 kilo, afmetingen 30 x 30 x 30 cm) verzenden naar Spanje. Moet je daarbij dan een uitgebreide douaneverklaring voegen of kun je volstaan met een vereenvoudigde douaneverklaring? Of hoef je er zelfs helemaal geen douaneverklaring bij te doen?

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 4

V3 a Bij elektronische registratie van inkomende post wordt (via het computerscherm) meestal gevraagd naar een trefwoord (naast zaken als afzender, bestemd voor, datum brief en dergelijke). Wat voor nut zou zo’n trefwoord hebben? b Zou je – als secretaresse van de heer Hoogevorst – een brief die als volgt geadresseerd is, wel of niet openen? Motiveer je antwoord. P. Hoogevorst P.a. Brulboei BV Industrieweg 34 6589 HH Leeuwarden c Wat is een rappellijst? De goede antwoorden vind je aan het eind van dit hoofdstuk. Controleer jouw antwoorden. Als je alleen de a- en b-vragen goed hebt, is er eigenlijk niets aan de hand. De moeilijker vragen (c) kun je wel beantwoorden nadat je de opdrachten uit dit hoofdstuk hebt uitgevoerd (en de bijbehorende leerstof van het informatieboek hebt bestudeerd). Had je ook de c-vragen goed, dan loop je duidelijk voor op het gemiddelde.

Aan de slag bij Silmex De kracht van Silmex ligt vooral in een snelle levering van dat wat de klant wil. Dat lijkt simpel, maar de klant wil exclusiviteit die lang niet altijd in voorraad is. Tot voor kort had men hiervoor een heel eenvoudig systeem: de hersenpan van een stel enthousiaste medewerkers. En die geheugenbank werkte prima. Zaken werden snel en effectief afgehandeld zonder dat daarvoor een uitgebreide administratie nodig was. Maar groei heeft ook nadelen. Steeds vaker worden dingen vergeten. Steeds vaker moet een klant een van de verkopers herinneren aan afspraken en levertijden. Minder motivatie? Helemaal niet, gewoon meer klanten en meer artikelen, dus meer zaken om te onthouden. En dan gaat er wel eens wat mis. Ook het ziekteverzuim neemt wat toe. Niet onrustbarend, maar erg vervelend als daardoor dingen blijven liggen. Het wordt dus tijd eens te bekijken of met eenvoudige middelen de klant weer ouderwets goed geholpen kan worden. Dat daarbij het geheugen van de medewerkers een handje geholpen moet worden is duidelijk. Met andere woorden: de post moet geregistreerd worden. Niet om het registreren op zich. Wel om in de gaten te houden of orders binnen de gestelde termijn afgehandeld worden, of brieven beantwoord worden en of bestellingen tijdig binnenkomen. De directie meent dat hier een taak voor jou ligt. Een taak die voorlopig een groot deel van je tijd in beslag zal nemen. Nu je toch bezig bent, kun je meteen eens bekijken hoe het eeuwige heen en weer geloop een beetje verminderd kan worden. En misschien dat de kosten van sommige zendingen ook wat gedrukt kunnen worden. Bij dat alles zul je zonder twijfel het organisatieschema van Silmex nodig hebben, al was het alleen maar om te weten wie een brief moet behandelen. Dat organogram (want zo heet dat officieel) zie je hierna. De afkortingen bij de diverse namen kun je gebruiken bij de registratie.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 5

POSTVERWERKING

Organisatieschema Silmex

Voordat je aan de slag gaat met het registreren en verzenden van poststukken bij Silmex is het goed, eerst eens na te gaan welke weg een poststuk doorloopt binnen een tamelijk groot bedrijf. Misschien komen de ideeën voor een goede registratie dan vanzelf. Bovendien is het ook jouw taak het onderlinge geloop te verminderen en daar zullen ze bij grote bedrijven ook wel iets op gevonden hebben.

Bestudeer daarom eerst het inleidende deel van hoofdstuk 1 en paragraaf 1.1 van je informatieboek. Je weet nu dat het nuttig kan zijn dat één persoon zorgt voor de verspreiding van post. Maar daarmee ben je er nog niet. Ook de afhandeling van de post bij Silmex moet beter bewaakt worden. Dat betekent registreren en zorgen dat post waarop geen naam van een medewerker staat toch bij de goede persoon (of personen) terechtkomt. Het is de bedoeling dat jij daarvoor een eenvoudig, slim systeem gaat opzetten. Een systeem waar iedereen mee uit de voeten kan. Maar eerst moet je natuurlijk weten hoe zo’n registratie opgezet moet worden. Dat betekent dus in de boeken neuzen om te zien wat er kan en hoe dat werkt.

Bestudeer paragraaf 1.2 van je informatieboek (inkomende post).

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 6

En nu echt aan de slag! Om te wennen en om te zien waar het in wezen om gaat, gaan we eerst even ‘ouderwets’ aan de slag, dus zonder de computer. Je registreert dus in een ‘papieren’ brievenboek.

Opgave 1 Het brievenboek Registreer de volgende brieven, waarbij je gebruikmaakt van een (vergrote) kopie van de aan het eind van deze opdracht opgenomen pagina uit een brievenboek. De eerste brief krijgt nummer 1, maar omdat je ook een jaaraanduiding wilt, wordt dat dus bijvoorbeeld (voor 2012) 1201 of 12001 (dat laatste is afhankelijk van het aantal brieven dat je in een jaar verwacht). Je kunt ook de code 121101 gebruiken, waarbij 12 voor het jaar en 11 voor de maand (november) staat. 1 Een brief van de firma Zilverling uit Gouda (Smedenplein 34, 8967 AU). De brief is twee dagen geleden gedateerd. Hij is geschreven door mevrouw Kirsten Gouwenaar. Zij vraagt om een offerte voor 100 armbanden, artikel ME 345 en 200 armbanden, artikel GU 348. Er wordt uitdrukkelijk gevraagd om kwantumkorting. Mevrouw Gouwenaar wil graag zo snel mogelijk antwoord; een eventuele bestelling moet namelijk binnen twee maanden geleverd kunnen worden. De brief heeft kenmerk KG/hh/36. 2 Een klacht van de firma Goedegeburen uit België (Koninginnelaan 23, 1000 Brussel) die gezien de dagtekening precies een week geleden geschreven is. Een partij zilverwerk uit Mexico is gedeeltelijk beschadigd aangekomen. Oorzaak: ondeugdelijke verpakking. Men wil de beschadigde goederen retourneren op kosten van Silmex. Uiteraard verlangt men een nieuwe nota voor het onbeschadigde deel van de zending. (De nu verzonden factuur heeft nummer ME 13-13.) De schrijver van de brief is de heer Van den Naere. 3 Een rekening van de firma Tsang (Beijing 2, Xi Da Jie Chongwenmen, China) voor 2000 geleverde zilveren oorhangers, artikel CH 110. De heer Tsang zelf is de afzender. De brief is dertien dagen onderweg geweest. Bij betaling binnen acht dagen (gerekend vanaf vandaag) geldt een korting van drie procent. (Het is bij Silmex de gewoonte, een dergelijke rekening eerst te laten controleren door de afdeling Inkoop, voordat hij naar de crediteurenadministratie gaat.) 4 Een fax van de Firma Johnson uit San Francisco (Californiastreet 34, USA) waarin uitgelegd wordt dat onze bestelling met kenmerk KG/jk/U12 niet meer geleverd kan worden. Het betreffende artikel is uit de productie genomen. De fax is de afgelopen nacht binnengekomen. De afzender van de brief is mevrouw Rockefeller. 5 Een open sollicitatie (gisteren geschreven) van Marijke Nooitgedacht uit Amersfoort (Beukenlaan 14, 7834 KK). Marijke heeft een commerciële opleiding gevolgd (mbo) en ze heeft al een beetje internationale werkervaring. Ze wil graag bij de afdeling Inkoop of Verkoop werken. Public Relations lijkt haar ook wel wat.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 7

6 Een mailing van de firma Kantgoed, waarin zij hun kantoorartikelen aanprijzen. De heer Glibber prijst zich aan als de man aan wie jullie al je wensen kwijt kunnen. Een hoop reclameblabla. Jullie zijn trouwens best tevreden met je vaste leverancier van kantoorbenodigdheden, de firma Stoelinga.

INGEKOMEN POST Volgnr.

Afzender

Datum

Korte inhoud

Opm.

POSTVERWERKING

Vind je de ruimte ook wat krap? Bedenk dan dat dat nog maar het minste nadeel is. Stel je eens voor dat je 500 brieven op deze manier netjes achter elkaar hebt ingeschreven en dat je baas je vraagt een brief van de firma Wegener (of was het Wagener of Hegener?) van een maandje of drie geleden op te sporen. Dan toch maar liever met de computer. Dat werkt uiteindelijk een stuk prettiger. Als je op school de beschikking hebt over een postverwerkingsprogramma, kun je opgave 2 overslaan. Als je nog helemaal niets weet van d-baseprogramma's, geldt hetzelfde. Maar… opgave 2 kan je in de praktijk goed van pas komen! Werk hem dus altijd uit, al is het later. En bewaar je uitwerking op een eigen CD.

Bestudeer eerst (nog eens) hoofdstuk 1.2 van je informatieboek. Werk vervolgens met 2 personen aan deze opdracht.

Opgave 2 Je eigen elektronische brievenboek Ontwerp een elektronisch brievenboek op basis van een (eenvoudig) d-baseprogramma. Doe dit zowel voor de inkomende als voor de uitgaande post. Zorg ervoor dat het mogelijk is, rappellijsten op datum en naam van de geadresseerde (afhandelaar inkomende brief, fax of e-mail) uit te draaien. En nu komt het echte registreren van inkomende post. Werk met het op school aanwezige programma of met je eigen programma (van opgave 2). Als het helemaal niet anders kan, gebruik dan een kopie van het ‘papieren scherm’ van bijlage 1-I. Maar eigenlijk is dat laatste een beetje nep!

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 8

Opgave 3 Registratie van post via de computer Registreer de volgende brieven en e-mails (of bijlagen daarvan) op de computer. Voor alle e-mails geldt dat ze 'vandaag' verzonden zijn.

1 S.v.p. datum van drie dagen geleden invullen.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 9

BIJLAGE e-mail J.Klaassen@goudvink.nl

POSTVERWERKING

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 10

BIJLAGE e-mail VanBooven@ringeloor.nl

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 11

FACTUUR Eikenlaan 1 4564 VW Utrecht

Tel. (030) 346 78 98

Utrecht, .......................2 Artikel

Aantal

Omschrijving

Prijs

Bedrag

Pakbon. nr.: 98123456 Uw ref.: DN/ok/981213 432381

Acco Line-reader 50084 Dt

4,00

96,00

237800

2600 dicteersysteem

487,00

237899

Bandjes voor dicteersysteem

2,75

66,00

Totaal excl. BTW BTW 21% Te betalen

649,00 136,29 785,29

Svp bij betaling vermelden: Klantnummer 240408 Factuurnummer 782567

2 Datum van gisteren invullen s.v.p.

POSTVERWERKING

Silmex bv Laan der verenigde Naties 126 8033 DM Utrecht

Fax (030) 346 79 11 Rabobank Utrecht Rek. nr.: 30.27.89.098 Postbank Rek. nr.: 5538567

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 12

3 Datum van drie werkdagen geleden invullen s.v.p.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 13

1 Silmex is geabonneerd op het maandblad ‘Kantoor & Efficiëncy’. In dat blad staan allerlei nieuwigheden op kantoorgebied. Het blad is voor velen interessant. Regelmatig vind je er nieuw kantoormeubilair in, maar ook computers, software, repro-apparatuur en dergelijke worden niet vergeten. Voor jezelf zijn vooral de artikelen over post en archivering interessant; jij leest het blad dus ook.

POSTVERWERKING

Opgave 4 Een circulatielijstje Ontwerp een circulatielijstje voor het blad ‘Kantoor & efficiëncy’. Gebruik voor het lijstje het formaat A6. Het is de bedoeling dat je het lijstje telkens aan het blad hecht zodra het binnenkomt en vervolgens naar de eerste op de lijst stuurt. (Dat is de chef Inkoop, die heeft er het meeste belang bij.) Daarna moet alles vanzelf gaan. Met andere woorden: de chef Inkoop tekent de lijst af en stuurt hem naar de volgende, enzovoort. Boven aan de lijst staat de naam van het blad, daaronder in elk geval drie kolommen. De eerste kolom bevat de naam van de lezer, de tweede de datum waarop die lezer het blad ontvangt en de derde de datum waarop die zelfde lezer het blad doorstuurt. De beide data worden ingevuld door de betreffende lezer. Het is de bedoeling, dat men het blad maximaal drie werkdagen in bezit houdt. De volgende personen willen het blad ook lezen (tussen haakjes staan bijzonderheden, waarmee je rekening moet houden): l De heer Acht (heeft niet zoveel belang bij de actualiteit; wil globaal op de hoogte blijven). l Mevrouw Slim (geeft interessante zaken wel door aan de directie; werkt post snel af ). l De heer Stel (is berucht wat betreft het trage doorgeven van tijdschriften en dergelijke). l De heer Van de Dichtbye. l Mevrouw Van den Koffie. l Mevrouw Slag (leest alles wat er te lezen valt). Nadat iedereen het blad gelezen heeft, bewaar jij het nog een poosje.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 14

Natuurlijk is er bij Silmex ook sprake van uitgaande post. En even natuurlijk wordt die post ook geregistreerd. Maar uitgaande post moet ook (juist) gefrankeerd worden en ook aan het adresseren stelt PostNL eisen, zeker als je van kortingen gebruik wilt maken. Er is dus wat betreft de uitgaande post heel wat te doen voor jou. Omdat het registreren van post ondertussen bekend terrein voor je is, zullen we daar maar mee beginnen.

Bestudeer om te beginnen paragraaf 1.3.1 van je informatieboek.

Opgave 5 Registratie uitgaande post Registreer de volgende uitgaande brieven. Voor alle uitgaande post geldt dat die gedateerd is op vandaag.

Ringen

9,75

117,00

Armbanden

25,00

600,00

Oorhangers

14,50

348,00

Bijdrage portokosten

10,00

1075,00 21% 225,75 e 1300,75

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 15

POSTVERWERKING

9006911114_bw_TM 09-11-12 15:17 Pagina 16

Het is de bedoeling dat je de brieven, de nota en de fax elektronisch registreert met behulp van je eigen programma (opgave 2) of via professionele software. (Als dat absoluut onmogelijk is, gebruik dan een kopie van bijlage 1-II.) Als werknemer van Silmex en ook gewoon thuis is het je waarschijnlijk wel eens opgevallen dat sommige mensen het niet zo nauw nemen met de adressering. Het adres staat steeds ergens anders op de envelop en met de leesbaarheid is het vaak ook niet zo best gesteld. Zit je daar niet mee? Vind je dat een zaak voor PostNL? Bedenk dan wel dat slechte adressering vaak tot vertraging leidt. En dat is iets wat we bij Silmex (en bij andere bedrijven) meestal net niet kunnen gebruiken. Dus toch maar even de puntjes op de i zetten. Het is tenslotte een kwestie van even weten (en altijd doen)!

Bestudeer paragraaf 1.3.2 van je informatieboek en maak vervolgens opgave 6.

Opgave 6 Verzendklaar maken brieven De volgende brieven moeten, geheel volgens de officiĂŤle regels, verzendklaar gemaakt worden. Een brief, geschreven door mevrouw Zuur en getypt door jou omdat Nelleke Slim ziek is. De brief is gericht aan Meyer BV (de heer De Vries). Adres: Middelweg 255, Zwolle. De brief wordt verzonden in een gewone envelop (zonder venster) van 16 x 12 cm. Je gebruikt een afzenderstickertje (8 x 3 cm) omdat al jullie voorgedrukte enveloppen op zijn. Een brief, geschreven door je chef, de heer Den Dunnen, weer getypt door jou, gericht aan de heer R. Keijl, De Bleike 36 in Heerde. Er wordt een speciale frankeersticker 'Aangetekend' (11 x 4 cm) opgeplakt (bevat al een streepjescode). De brief wordt verzonden in een langwerpige envelop (blanco; zonder venster) van 22 x 11 cm. (Die huisstijl, daar moeten jullie het ook nog eens over hebben.) Adresseer de enveloppen op de juiste wijze. Geef duidelijk aan waar stickers en postzegels komen. Maak gebruik van echte enveloppen of stukken papier met de aangegeven maten. Voor het opzoeken van de postcode mag je gebruikmaken van op school aanwezige software of van internet. Welk kenmerk gebruik je in beide gevallen?

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 17

Eigenlijk best lastig om alles precies goed te doen, nietwaar? Snap je nu waarom vensterenveloppen zo populair zijn? Het adres kan niet op de verkeerde plaats komen en bovendien hoef je het maar eenmaal te typen. En een bijkomend voordeel is ook dat je nooit de verkeerde brief in een envelop kunt stoppen. De conclusie ligt voor de hand: bij Silmex gebruikt men vanaf nu waar mogelijk vensterenveloppen.

Frankeren van poststukken

Bestudeer paragraaf 1.3.3 van je informatieboek en blader daarna eens serieus door het (uitgebreide) tarievenoverzicht van PostNL. (Zo nodig kun je dat ook downloaden van de site.) Beantwoord nu eerst eens voor jezelf de volgende vragen, voor je je aan de opdrachten waagt. l Wat is het principiële verschil tussen een ‘brief’ en een ‘pakketje’? l Wat is een rembourszending? l Welke schadevergoeding kun je maximaal claimen bij het zoekraken van onverzekerde, maar wel aangetekende post? PostNL hanteert globaal de indeling ‘gewone’ post, pakketpost en een aantal extra services. Voorlopig lijkt het verstandig, dezelfde indeling te volgen. Maar uiteindelijk moet je natuurlijk in staat zijn, elk willekeurig poststuk bij Silmex te frankeren en waar nodig van de juiste papieren te voorzien, ook zonder dat je vooraf weet in wat voor categorie het stuk valt. Voorlopig beperken we ons tot binnenlandse zendingen. Bij alle opgaven kun je naar keuze het tarievenoverzicht van PostNL of de overeenkomstige software (PostNL-site internet) gebruiken.

Opgave 7 Frankeren van Silmex-post Je moet voor Silmex de volgende brieven en pakjes versturen. Daarbij maak je waar

POSTVERWERKING

Bij het frankeren van poststukken komt heel wat meer kijken dan je op het eerste gezicht denkt. Een zaak als Silmex stuurt nu eenmaal niet alleen simpele brieven de deur uit. Soms moet iets heel erg snel afgeleverd worden, een andere keer moet een kostbare zending speciaal verzekerd worden. Bovendien gelden voor zakelijke post soms andere tarieven dan voor privé-post. En bij pakjes die naar het buitenland gaan moet vaak een douaneverklaring ingevuld worden. Allemaal zaken waar je thuis weinig mee te maken krijgt, maar die binnen een bedrijf aan de orde van de dag zijn. En fouten kun je je (bijna) niet veroorloven. Je wilt tenslotte graag dat de post zonder problemen aankomt en het zal ook wel niet je bedoeling zijn dat je klant strafport moet betalen. Eerst maar eens een globale verkenning in het woud van tarieven:

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 18

mogelijk gebruik van de frankeermachine. Aanvullende gegevens (adressen dergelijke) mag je zelf verzinnen. Ga na wat het geldende tarief is voor elk poststuk. Als er buiten de porto sprake is van iets extra's, bijvoorbeeld stickers plakken en/of bijkomende kosten, geef dat dan aan. a Een brief van 175 gram naar Terschelling. b Een aangetekende brief van 45 gram naar Maastricht. c Een braillestuk van 200 gram (40 x 30 x 5 cm) naar een blindeninstituut in Utrecht. (Het betreft hier een privé-zending van Nelleke Slim; eenvoudig te openen en voorzien van braillesticker.) d Een aangetekend stuk (dossier in envelop van 25 x 25 x 3 cm) naar Amersfoort; gewicht 500 gram. e Een sealbag met ingesloten vier biljetten van € 100 naar Zwolle (65 gram). f Een aangetekend stuk van 50 gram naar Vlissingen. (Aantekenen niet vanwege de waarde maar vanwege het belang van de zending.) g Reclamemateriaal (een pakket folders van 2,2 kilo, afmetingen 25 x 20 x 10 cm) naar een belangrijke afnemer in Amsterdam. h Een rembourszending (zending met betaalservice) van 200 gram naar Texel. (De portokosten zijn voor rekening van de afzender.) Waarde € 250. i Een pakket met zilverwerk ter waarde van € 5000 naar Hilversum. Het gewicht is 350 gram, de afmetingen zijn 15 x 15 x 15 cm. j Een briefkaart, gericht aan Antwoordnummer 1, 7200 VB Zutphen.

Post naar het buitenland Bij post naar het buitenland gaat het vaak om vrij grote bedragen aan porto, vooral als het wat zwaardere pakjes betreft. En als je vrij onbelangrijke pakjes naar Spanje elke keer onnodig als ‘Track&Trace’ frankeert, zal de heer Den Dunnen daar bij je beoordelingsgesprek ongetwijfeld op terugkomen! Vaak moet er bij pakjes die naar het buitenland gaan een douaneverklaring ingevuld worden. Als je dat een paar keer gedaan hebt is er geen kunst meer aan, maar de eerste keer kan het toch vrij lastig zijn. Al met al: even grondig de verschillen en bijzonderheden bestuderen kan geen kwaad.

Bestudeer nogmaals het tweede deel van paragraaf 1.3.3 en het onderdeel ‘buitenland’ van het tarievenoverzicht van PostNL.

Opgave 8 Frankeren van buitenlandse Silmex-post De volgende brieven en pakjes krijg je voor verzending aangeboden. Het is de bedoeling dat jij de stukken frankeert. Dat doe je bij voorkeur met de frankeermachine (brieven haal je er gewoon onderdoor; voor pakjes maak je een plakstrook). Eventueel benodigde formulieren hoeven nog niet ingevuld te worden.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 19

Als er meerdere mogelijkheden zijn, kies je de meest logische. (Geef eventueel een motivatie van die keuze.) Geef voor ieder stuk aan, wat het (voordeligste) posttarief is. Als niet gefrankeerd wordt met de frankeermachine, geef dan aan waarom niet.

Je hebt het nog even kunnen uitstellen, maar af en toe heb je natuurlijk wel degelijk te maken met douaneverklaringen. Bijvoorbeeld nu. Je moet namelijk namens de directie een pakje opsturen naar een belangrijke leverancier, waarmee jullie op een wat bijzondere manier zakendoen.

Opgave 9 Handleidingen voor Indonesië Patra Jasa is een firma, gevestigd in Jakarta, waarmee jullie al jarenlang op een heel prettige manier zaken doen. Zo prettig zelfs, dat jullie ze geadviseerd hebben over hun automatisering (die daarmee ook helemaal is afgestemd op die van jullie). Via de plaatselijke vestiging van jullie eigen computerleverancier is inmiddels een modern computernetwerk geïnstalleerd bij Patra Jasa. Afgezien van de standaardsoftware, die door de computerleverancier geleverd is, hebben jullie je eigen, speciaal voor Silmex ontwikkelde software ook ter beschikking gesteld van Patra Jasa. Van die software zijn net nieuwe handleidingen gereedgekomen. Uiteraard wil je die toesturen aan jullie Indonesische relatie. De handleidingen worden goed ingepakt en als prioritypost (met Track & Trace) verzonden. Het gewicht is 3.500 gram, de waarde ongeveer € 150, maar voor Patra Jasa is de zending gratis. Men is op de hoogte, dus een begeleidende brief hoeft er niet bij. Bepaal de portokosten. Vul de bijbehorende douaneverklaring in. (Ook de delen die normaal door een PostNL-beambte worden ingevuld.) Is hier sprake van een handtekening voor ontvangst van het pakketje? (Als je niet over originelen beschikt, maak dan een kopie van het juiste formulier van bijlage 1-III.) Waar nodig kun je gegevens naar eigen idee aanvullen.

POSTVERWERKING

a Een brief van 15 gram naar Luxemburg. b Drukwerk – 85 gr - naar Australië (in A4-envelop; heeft geen haast). c Een ‘brief’ van 350 gram naar Hawaï; voordeligste manier van verzending. d Een dun boekwerkje met internationale leveringsvoorwaarden (300 gr) naar Oekraïne; voordeligste tarief. e Een pakje (30 x 30 x 10 cm, 2100 gr) met Track & Trace naar Rusland. f Een braillestuk van 180 gr naar Brazilië (zonder extra services). Het betreft hier een privé-zending van Nelleke Slim naar een blindeninstituut. g Een aangetekende brief van 15 gram naar België. h Een zending brochures (300 gr, 2 cm dik) naar de Verenigde Staten. (Voor jullie zaakwaarnemer daar.) i Een brief (15 gram) met $ 100 erin naar Arizona (USA), met handtekening voor ontvangst. j Een ansichtkaart, bestemd voor Indonesië.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 20

Partijenpost Bij Silmex hebben jullie natuurlijk regelmatig te maken met mailingen. Je doet dan dus een heleboel brieven tegelijk de deur uit. In zulke gevallen kun je gebruikmaken van voordelige tarieven, zeker wanneer je de betreffende postdienst werk uit handen neemt (sorteren).

Hoe partijenpost precies geregeld is, kun je lezen in paragraaf 1.3.4 van je informatieboek. Bij Silmex heeft men nog nooit van deze mogelijkheid gebruikgemaakt. Of dat dom is, weet je eigenlijk niet eerder dan wanneer je de verschillen kent met gewone frankering. Tenslotte zitten jullie niet op extra werk te wachten als dat maar een paar tientjes per jaar scheelt. Dus besluit je maar eens na te gaan of partijentarieven voor jullie duidelijke voordelen bieden, waarbij je het afgelopen jaar als standaard neemt.

Opgave 10 Partijenpost voor Silmex? De onderstaande post werd het afgelopen jaar in grote hoeveelheden verzonden. Bereken voor elk van de onderstaande partijen post wat het totaaltarief is. Ga vervolgens na wat verzending per losse post gekost heeft. (Waar mogelijk maken jullie natuurlijk gebruik van de frankeermachine.) Wat is het (totale) verschil? Adviseer je op basis hiervan door te gaan met frankering als losse post of adviseer je waar mogelijk gebruik te maken van partijenpost? Maak gebruik van het tarievenboekje van PostNL of de overeenkomstige software. Als dat voordelig is, maakt Silmex gebruik van KIX. Bij verzending als losse post hoef je geen onderscheid te maken tussen 24-, 48- of 72-uursservice. a 600 brieven van 15 gram (klein formaat), binnenlandse bestemming. Verzending per 24-uursservice. b 6.500 brieven van 25 gram (klein formaat), binnenlandse bestemming. Verzending met 48-uursservice. c 40 posters in kartonnen kokers (lengte 60 cm, diameter 8 cm), gewicht 140 gram, heeft geen haast, binnenlandse bestemming. d 500 brochures, bestemd voor Aruba, gewicht per stuk 120 gram, afmetingen 22 x 32 x 2 cm. Verzending als prioritypost. e 110 aangetekende stukken van 150 gram elk, binnenlandse bestemming. f Streekpost (folder), 9.000 stuks, gewicht exact 20 gram per stuk. g 3000 gelijke brochures (drukwerk) van 35 gram, afmetingen 16 x 22 x 0,5 cm, bestemd voor Frankrijk, ItaliĂŤ, Oostenrijk en Hongarije. h 400 kerstkaarten (10 gram), binnenlandse bestemming. i 200 kerstkaarten (15 gram), bestemd voor klanten in Duitsland.

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 21

Antwoordnummer Natuurlijk is Silmex een klantvriendelijk bedrijf. Bovendien denken jullie commercieel. (In zekere zin is dat trouwens hetzelfde!) Dat betekent dat Silmex ook een antwoordnummer heeft. Waarom?

Lees paragraaf 1.3.5 van je informatieboek en je snapt het!

Silmex heeft sinds vorig jaar een antwoordnummer. Jullie werken daarbij met antwoordkaarten die voorzien zijn van FIM en KIX. Het afgelopen jaar zijn er 1.200 van zulke kaarten geretourneerd. Op het eerste gezicht een aardig resultaat want het heeft uiteindelijk een flink aantal klanten opgeleverd. Daar staat natuurlijk tegenover dat er ook een kostenplaatje aan vastzit. De heer Den Dunnen wil nu graag van jou weten wat dat antwoordnummer precies gekost heeft. Het gaat daarbij alleen om de kosten die jullie kwijt zijn aan PostNL. Je hoeft dus geen rekening te houden met de kosten van het drukken van kaarten; ook de personeels- en administratiekosten kun je buiten beschouwing laten. Ga na wat het antwoordnummer jullie het afgelopen jaar gekost heeft. Presenteer het resultaat (met berekening) in de vorm van een memo aan de heer Den Dunnen.

Koeriersdiensten Stel dat een levering van een grote hoeveelheid zilveren sieraden zonder bepaalde documenten van Silmex niet door kan gaan. Je weet bovendien dat belangrijke klanten op die sieraden zitten te wachten. Dan zal mevrouw Zuur er best een paar honderd euro voor overhebben om die papieren verschrikkelijk snel ter plaatse te laten zijn. In zoâ€™n geval zal een koeriersdienst ingeschakeld worden.

Hoe dat precies gaat, lees je in paragraaf 1.4 van je informatieboek. Bestudeer die nu eerst. Hoe duur is zoâ€™n dure koerier nu echt? Dat ga je nu even uitzoeken voor een paar zendingen zoals die in de praktijk bij Silmex voor kunnen komen. Gebruik waar mogelijk de nieuwste prijslijsten. Je vindt ze bijvoorbeeld op de site van DHL. Het is ook mogelijk om op die site een berekening te maken voor een specifieke zending (en de benodigde formulieren in te vullen). Het zou trouwens wel aardig zijn om de prijzen van twee verschillende koeriersdiensten eens onderling te vergelijken.

POSTVERWERKING

Opgave 11 Silmex, Antwoordnummer 1

9006911114_bw_TM 09-11-12 14:34 Pagina 22

Opgave 12 Prijzige koeriersdiensten Ga na wat het verschil in prijs is tussen verzending per koeriersdienst en gewone verzending als prioritypost (brief ) van een aantal documenten, bestemd voor: a De Verenigde Staten. Gewicht van de zending: 145 gram. b Colombia. Gewicht van de zending: 760 gram.