mb o
BV in Balans – De ondersteunende methode voor praktijkleren Deze uitgave Procedures en Recht maakt deel uit van de serie BV in Balans. In deze serie zijn leermiddelen ontwikkeld op basis van het kwalificatiedossier voor de Financieel administratieve beroepen zoals dat geldt vanaf augustus 2016.
WERKBOEK NIVEAU 3&4
Procedures en Recht financiele beroepen
Elementaire Bedrijfsadministratie deel 1 behandelt de belangrijkste onderdelen van de boekhoudkundige cyclus. Centraal staat het leren van de boekingsregels.
Didactisch doordacht De methode BV in Balans houdt nadrukkelijk rekening met leerstijlen van studenten en onderwijsstijlen van docenten. De student wordt uitgenodigd om op een eigen manier de leerstof en opdrachten te verwerken, waarbij één doel voorop staat: ‘voorbereiden op een beroep in het financiële werkveld’. Diversiteit aan leermiddelen De herziene serie BV in Balans bestaat uit theorieboeken en werkboeken, die binnen de kaders van het kwalificatiedossier, aansluiten op de toetsmatrijzen van SPL. De theorieboeken geven een heldere uitleg van de vakinhouden, verduidelijkt met voorbeelden. Ieder hoofdstuk begint met een inleiding en een uitdaging die de student bewust maakt dat zonder kennis de vaardigheden niet uitvoerbaar zijn. Het hoofdstuk eindigt met een checklist waarmee de fasen van het leerproces nogmaals doorlopen worden. De werkboeken starten met oriënterende vragen en kennisvragen. Met routineopdrachten, praktijktaken en een integrale casus krijgt de student de kans om de vaardigheden, nodig voor het uitvoeren van kerntaken, eigen te maken.
Procedures en recht WERKBOEK
Ondersteunend leren De methode BV in Balans biedt de gelegenheid om zelfstandig of klassikaal aan de slag te gaan met het aanleren van ondersteunende kennis nodig voor het uitvoeren van kerntaken binnen het financiële werkveld.
BV in Balans is geschreven voor de kwalificaties: - Financieel administratief medewerker (Profiel 1: B1-K1 t/m K3 = basisdeel) - Bedrijfsadministrateur (Profiel 2: basisdeel, aangevuld met P2-K1) - Junior assistent-accountant (Profiel 3: basisdeel, aangevuld met P3-K1) - Salarisadministrateur (Keuzedeel)
STEF STIENSTRA THEO VAN DE VEERDONK PIETER MIJNSTER
9 789006 640908
Procedures en recht
Edward van Balen Pieter Mijnster Stef Stienstra Theo van de Veerdonk
Colofon Auteurs Edward van Balen Pieter Mijnster Stef Stienstra Theo van de Veerdonk
Over ThiemeMeulenhoff ThiemeMeulenhoff is dé educatieve mediaspecialist en levert educatieve oplossingen voor het Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Middelbaar Beroepsonderwijs en Hoger Onderwijs. Deze oplossingen worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de onderwijsmarkt en dragen bij aan verbeterde leeropbrengsten en individuele talentontwikkeling.
Redactie Pieter Mijnster
ThiemeMeulenhoff haalt het beste uit élke leerling.
Vormgeving
Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze educatieve oplossingen: www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 088 800 20 16
Studio Fraaj, Rotterdam
Omslag Studio Fraaj, Rotterdam
ISBN 978 9006 64090 8 Vierde druk, eerste oplage, 2015
Opmaak Imago Mediabuilders, Amersfoort
Tekeningen Imago Mediabuilders, Amersfoort
© ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2015 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.
Voorwoord Het middelbaar beroepsonderwijs verandert voortdurend onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen en in het bijzonder door de eisen die de beroepspraktijk aan de opleidingen stelt. Met het verschijnen van het nieuwe kwalificatiedossier 2015 introduceert ThiemeMeulenhoff de volledig herziene methode BV in Balans. De herziene methode sluit, binnen de kaders van dit kwalificatiedossier, aan op de toetsmatrijzen van de SPL. Drie belangrijke kenmerken van BV in Balans zijn: • Dé methode voor ondersteunend leren of u nu klassikaal met de studenten aan de slag wilt of de studenten meer zelfstandig wilt laten werken. • Sterk didactisch concept. De methode houdt rekening met de verschillende leerstijlen van studenten en verschillende onderwijsstijlen van docenten. • Grote verscheidenheid aan leermiddelen. De theorieboeken en de werkboeken bieden een groot scala aan materiaal voor de studenten om mee te oefenen. De hoofdstukken van het werkboek kennen de volgende structuur. • Start met een oriëntatie op het onderwerp waarbij de student uitgedaagd wordt voorkennis te activeren of actief op zoek te gaan naar inhoud. • Het kennisdeel zorgt ervoor dat de student de theorie doorneemt en de feiten, begrippen en verbanden in de leerstof leert. • Met de routineopgaven gaat de student aan de slag met het oefenen van vaardigheden op het basisniveau. • De praktijktaken lijken, door de context waarin ze zijn geplaatst, meer op echte problemen die de student moet oplossen, waarbij kennis en routinematig handelen onmisbaar zijn. • De integrale casus zet de student nogmaals aan het werk met alle leerstof uit het hoofdstuk. Deze casus kan aangemerkt worden als een miniproeve over het hoofdstuk. • Met de gesloten vragen Test je kennis en inzicht kan de student controleren of hij de begrippen en verbanden in voldoende mate kent. Test je kennis en inzicht kan uiteraard ook als instapper worden gebruikt wanneer met dit hoofdstuk wordt begonnen. • Voor persoonlijke ontwikkeling blikt de student altijd terug op het proces met de reflectievragen aan het eind van het hoofdstuk. • Als hulpmiddel bij de planning is het werkboek voorzien van een tijdsaanduiding per onderdeel. De vermelde tijdseenheid is haalbaar voor de gemiddelde student die serieus met zijn werk aan de slag gaat. De tijdsaanduiding is zeker niet bedoeld om de student uit te dagen om het werk binnen deze tijd af te ronden. • Achter in het werkboek vindt de student de eindantwoorden waarmee hij kan controleren of hij de vragen uit de diverse opdrachten juist heeft. De serie BV in Balans is met de grootste zorg ontwikkeld. Wij hopen dat u met plezier werkt met BV in Balans. Meer informatie over BV in Balans vindt u op onze methodesite: www.bvinbalans.nl. Wanneer u vragen of suggesties heeft, dan kunt u contact met ons opnemen.
De auteurs en uitgever
Inhoudsopgave 1
Aan de slag met ‘Archiveren’ 7 Oriëntatie (30 min) 8 Kennis (100 min) 11 Routine (90 min) 21 Praktijk 26 Integrale casus (45 min) 34 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) Test je kennis en inzicht (30 min) 38
36
2
Aan de slag met ‘Factuur samenstellen’ 43 Oriëntatie (30 min) 44 Kennis (40 min) 46 Routine (45 min) 52 Praktijk 56 Integrale casus (60 min) 64 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) 74 Test je kennis en inzicht (25 min) 76
3
Aan de slag met ‘Omzetbelasting’ 79 Oriëntatie (50 min) 80 Kennis (90 min) 83 Routine (200 min) 91 Praktijk 99 Integrale Casus 104 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) Test je kennis en inzicht (30 min) 112
110
4
Aan de slag met ‘Administratieve organisatie van bedrijfsprocessen’ 113 Oriëntatie (30 min) 114 Kennis (240 min) 117 Routine (180 min) 140 Praktijk 154 Integrale casus (130 min) 160 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) 166 Test je kennis en inzicht (30 min) 168
5
Aan de slag met ‘Debiteurenbeheer’ 173 Oriëntatie (45 min) 174 Kennis (150 min) 177 Routine (110 min) 188 Praktijk 192 Integrale casus (75 min) 199 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) 206 Test je kennis en inzicht (40 min) 208
6
Aan de slag met ‘Van koopovereenkomst tot faillissement’ 211 Oriëntatie (45 min) 212 Kennis (150 min) 215 Routine (120 min) 232 Praktijk 237 Integrale casus (60 min) 246 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) 248 Test je kennis en inzicht (45 min) 250
7
Aan de slag met ‘Budgetteren’ 253 Oriëntatie (45 min) 254 Kennis (180 min) 257 Routine (210 min) 267 Praktijk 278 Integrale casus (100 min) 283 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) Test je kennis en inzicht (30 min) 294
8
292
Aan de slag met ‘Privacywetgeving’ 297 Oriëntatie (25 min) 298 Kennis (90 min) 300 Routine (120 min) 308 Praktijk 313 Integrale casus (30 min) 317 Reflecteer op je werkzaamheden (15 min) 319 Test je kennis en inzicht (30 min) 321
Eindantwoorden
323
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Wat is archiveren? Bewaarplicht en bewaartermijn Documenten coderen en archiveren Digitaal archiveren Persoonlijk archief
Leerdoelen Na dit hoofdstuk ken je
- de belangrijkste begrippen die je bij archiveren tegenkomt - verschillende manieren om documenten te coderen en te archiveren - de belangrijkste wettelijke bewaartermijnen met betrekking tot de belastingwetgeving
kun je
- bepalen op welke wijze documenten gearchiveerd kunnen worden
...........................................................................................................................................................................
1
Met de checklist aan het eind van dit hoofdstuk kun je controleren of je de inhoud voldoende beheerst.
...........................................................................................................................................................................
Vooraf Over de tijden bij de vragen, opgaven, taken en casus In dit werkboek vind je richttijden bij de vragen, opgaven, taken en de casus. Deze tijdsindicatie geeft aan hoe lang een gemiddelde student over dit deel van het werkboek doet. Het is helemaal niet erg als je langer met een opdracht bezig bent. De tijden geven slechts een richttijd aan die je kunt gebruiken bij het plannen van je werk. De tijden zijn zeker niet bedoeld om er een wedstrijd mee aan te gaan! Haastige spoed is zelden goed!
1 7
PROCEDURES EN RECHT
1 OriĂŤntatie 30 min
Archiveren is ordelijk opruimen! 1
Ga eens na wat jij zoal in het dagelijks leven ordent, opruimt en sorteert.
2
Bekijk je ID-kaart eens goed. Er is geen kaart die exact hetzelfde is als die van jou. Jouw kaart is uniek. Wat maakt dat deze kaart uniek is?
3
Geef zoveel mogelijk andere voorbeelden van zaken/documenten die uniek zijn.
4
Heb je weleens een factuur (rekening) goed bekeken? Wat op de factuur maakt dat er geen twee dezelfde facturen bestaan?
...........................................................................................................................................................................
1
Zoek eventueel op internet een factuur en let goed op alle gegevens die je erop kunt vinden.
...........................................................................................................................................................................
1 8
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
5
Waarom is het belangrijk dat in een onderneming financiële documenten uniek zijn en goed vindbaar worden opgeborgen?
6
Bezoek een site van een kantoorboekhandel en noem zoveel mogelijk manieren waarop je documenten kunt opbergen.
7
Lees ‘De uitdaging’ bij de inleiding van dit hoofdstuk. Noteer alle begrippen die voor jou nieuw of lastig zijn.
8
Beschrijf de vaardigheden die je nodig hebt voor de klus die in ‘De uitdaging’ van jou wordt gevraagd.
9
Heb je al ervaring met de vaardigheden die je bij vraag 8 hebt opgeschreven?
Zo ja, waar heb je deze ervaring opgedaan?
1 9
PROCEDURES EN RECHT
10
Welke vaardigheden uit vraag 8 moet je je eigen maken om met ‘De uitdaging’ aan de slag te kunnen?
1 10
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1 Kennis 1
100 min
1.1
Wat is archiveren? 1
Vul de ontbrekende woorden in. . Gegevens
Archiveren is het bewaren, opbergen of opslaan van die je bewaart noem je papier in een archief of
. Deze documenten bewaar je als op de computer. Hoe je ook archiveert, het is
natuurlijk belangrijk dat je gemakkelijk de juiste documenten kunt terugvinden. In ondernemingen wordt er dagelijks veel informatie ontvangen. Dit noem je de post. Er worden ook veel poststukken naar andere ondernemingen verzonden. Werknemers binnen het bedrijf versturen ook documenten naar elkaar toe. Dit laatste noem je Er zijn duidelijke afspraken nodig over het
post. en bewaren van
archiefstukken, maar ook controle op het uitlenen hoort thuis bij goed archiveren.
1
Het is belangrijk dat je zeker bent dat jouw antwoord juist is. Zoek daarom bij twijfel altijd in de tekst naar het goede antwoord!
2
Archiveren is: a bewaren van documenten. b opbergen van bewijsstukken. c opslaan van gegevens. d alle antwoorden behoren tot archiveren.
3
Geef aan of de volgende uitspraken juist of onjuist zijn.
Juist /Onjuist
Uitspraak Documenten zijn geschreven of gedrukte (bewijs-)stukken die bewaard worden. Digitale documenten sla je niet op in een archief. Een archief is het totaal van alle documenten die een organisatie verzamelt en bewaart. Een archief is de ruimte waar de documenten worden bewaard.
1 11
PROCEDURES EN RECHT
4
Plaats de volgende documenten in de juiste kolom in het schema hieronder. Als een document in meerdere kolommen kan worden geplaatst, dan is dat uiteraard ook toegestaan. • teamafspraken • rekeningen • inkoopfactuur • nota energieverbruik • magazijnafgifte bon • notulen vergadering • verkoopfactuur • adreswijziging klant • reclamefolder • telefoonmemo • offerte • kopie verkoopfactuur • belastingaangifte
...........................................................................................................................................................................
1
Als je een document in de tabel hebt geplaatst, streep dit dan door om te voorkomen dat je het nogmaals plaatst.
...........................................................................................................................................................................
Uitgaande post
5
Inkomende post
Interne post
Een archiefbeheerder houdt een archief bij. Wat is de juiste volgorde van handelen door de archiefbeheerder? a Bewaren, uitlenen, ordenen, verzamelen van documenten. b Bewaren, verzamelen, uitlenen, ordenen van documenten. c Verzamelen, ordenen, bewaren, uitlenen van documenten. d Verzamelen, bewaren, ordenen, uitlenen van documenten.
1 12
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1 1.2
Bewaarplicht en bewaartermijn 6
Vul de ontbrekende woorden in. Documenten kunnen als
dienen, maar ook als geheugen van een van
onderneming. Verder vertelt het archief veel over de
de onderneming. De overhead verplicht ondernemingen om bepaalde documenten te bewaren, zodat zij
kunnen uitoefenen op de gang van zaken
binnen de onderneming. De
geldt ook voor programma’s
en bestanden die je op de computer hebt staan. Uiteraard moet je ook alle afschriften van
ontvangsten of betalingen die via een privérekening
lopen, bewaren. De wet verplicht alle ondernemers de financiële administratie bewaren. De administratie met betrekking tot
jaar te zaken, zoals het
bedrijfspand, moet je zelfs negen jaar in je archief opslaan. De bewaarplicht loopt gewoon door na
van een bedrijf. Als je niet voldoet aan de
bewaarplicht, kan de belastinginspecteur naar eigen inzicht een opleggen. Een forse
tot zelfs een gevangenisstraf behoren tot
de mogelijke sancties. 7
Ondernemingen archiveren documenten: a omdat het moet van externe instanties. b als aanvulling van het geheugen van de organisatie. c om te beschikken over bewijsstukken als daarom wordt gevraagd. d er zijn meerdere antwoorden juist.
8
Geef minimaal vijf voorbeelden van documenten die een onderneming archiveert.
1 13
PROCEDURES EN RECHT
9
De volgende uitspraak is niet correct! ‘Als zakelijk en privé netjes gescheiden blijven, dan moeten afschriften in het archief worden bewaard.’ Pas de uitspraak zo aan dat deze wel goed is.
10
Geef aan welke twee beweringen over ‘Bewaarplicht’ juist zijn. a Bewaarplicht van documenten is de wettelijke verplichting om documenten een zekere tijd op te slaan. b Bewaarplicht van documenten is vijf jaar voor de financiële administratie. c Bewaarplicht van documenten start op het moment dat een document geen actuele waarde meer heeft voor een onderneming. d Bewaarplicht van documenten is niet geldig voor documenten die door een administratiekantoor worden verzorgd.
11
Verbeter de twee onjuiste beweringen uit vraag 8 zodanig dat deze wel juist zijn. 1
2
12
Wat kunnen de gevolgen zijn als bij een belastingcontrole blijkt dat de administratie niet op orde is?
13
Vanaf welk moment gaat in onderstaande situaties de bewaartermijn van de betreffende documenten in en hoe lang moeten de documenten dan nog in het archief bewaard blijven? Situatie 1: De bankafschriften en facturen ontvangen in 2016. Bewaartermijn start op: Bewaartermijn bedraagt: Situatie 2: Het huurcontract eindigt op 23 april 2016. Bewaartermijn start op: Bewaartermijn bedraagt: Situatie 3: Het aangrenzend kantoorpand is op 3 juli 2016 verkocht. Bewaartermijn start op: Bewaartermijn bedraagt:
1 14
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1 1.3
Documenten coderen en archiveren 14
Vul de ontbrekende woorden in. Je bent vrij je archief in te richten zoals jij dat wilt. Uiteraard houd je rekening met een aantal zaken. Het belangrijkste is natuurlijk dat je de juiste stukken snel kunt . Eerst moet je kiezen hoe je de documenten gaat . Vervolgens moet je bepalen hoe je de documenten in het archief gaat bewaren. Bij het registreren krijgen documenten een unieke voordat ze in het archief opgeslagen worden. Er kan op verschillende manieren gecodeerd worden. Bijvoorbeeld
,
of
, .
Behalve over de manier van registreren moet je ook nadenken over de manier hoe je . De
de documenten opslaat. Er bestaan veel
te besparen door documenten digitaal te
computer is een uitkomst om
archiveren. Je kunt ook ruimte besparen door het archief regelmatig op te . Zo ontstaat er een
, semi-statisch en een
deel in het archief. 15
Vul de lege cellen van de onderstaande tabel in.
Begrip
Omschrijving Ordening die gebruikmaakt van de datum en/of tijd.
Coderen Ordening die gebruikmaakt van cijfers. Registreren Definitief verwijderen van documenten uit een archief.
16
Welk coderingen zijn alfanumeriek? a 29534, 980BV, HG974GH, KSJJKS b JJSN23, LKS67JD, KLJ2iaf, ldf3lkdf89 c 09839, kjdsdf, 0088, KSLSL d TY35, IO002, 765TG, 27287
1 15
PROCEDURES EN RECHT
17
Plaats de volgende codes achter de juiste coderingsmethode. • 5847 • 4812PH • 100-001 • 16-03-’16 • HG33 • KLM • CBS • AZ67 • DS’79 • RODA-JC • AW3333 • 1 april Numeriek: Alfabetisch: Alfanumeriek: Chronologisch:
18
Zet de volgende kentekens in de juiste volgorde, waarbij je eerst alfabetisch ordent en vervolgens numeriek. • 34-ZK-HG • 34-HF-YB • 47-PT-RD • 47-HF-YB
19
Noem vijf opbergsystemen voor documenten.
1 16
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
20
1 1.4
Verbind het juiste archief met de juiste omschrijving door een pijl te tekenen in de onderstaande tabel.
Dynamisch archief
Opslag van documenten die in behandeling zijn.
Semi-statisch archief
Opslag van documenten waarop je vermoedelijk geen reactie meer krijgt.
Statisch archief
Opslag van documenten die niet meer gebruikt worden, maar waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken.
Digitaal archiveren 21
Vul de ontbrekende woorden in. De meeste fysieke ruimte win je als je je archief digitaal opslaat. Computers zullen vervangen. Dat geldt in ieder geval voor
echter nooit alle bepaalde
documenten die een bedrijf wil bewaren.
Er zijn veel voordelen aan digitaal archiveren verbonden. Zo kun je bijvoorbeeld zittend achter je bureau bij het gehele archief en als je documenten kwijt bent, kun op de computer eenvoudig alle documenten laten
je met de
controleren. Ook kun je een document eenvoudig meezenden met bijvoorbeeld een . Een
maakt duidelijk wie wat wel en niet mag doen in het archief.
Hiermee kun je veel ergernis voorkomen. Door documenten onveranderbaar op te slaan, waarborg je de authenticiteit en is de kans op
kleiner. De
Belastingdienst stelt het onveranderbaar opslaan als voorwaarde bij de bewaarplicht. Het aantal eisen dat de onderneming aan het digitale archief stelt, is mede afhankelijk van de omvang van de onderneming. Hoe groter de onderneming, hoe meer
en hoe meer interne wensen en eisen dat met
zich meebrengt. 22
Zijn de uitspraken juist of onjuist? Uitspraak 1: Digitaal archiveren vervangt alle authentieke documenten en bespaart daardoor veel ruimte. Uitspraak 2: Bij digitaal archiveren is het coderen van documenten niet van belang. a Beide uitspraken zijn juist. b Uitspraak 1 is juist, uitspraak 2 is onjuist. c Beide uitspraken zijn onjuist. d Uitspraak 2 is juist, uitspraak 1 is onjuist.
1 17
PROCEDURES EN RECHT
23
Als je bij vraag 18 antwoord b, c of d hebt gekozen, leg dan hieronder uit wat er onjuist is aan de uitspraak of uitspraken.
24
Omcirkel de redenen die geen rol spelen bij de keuze om een digitaal archief op te zetten. a Digitaal archiveren voorkomt fouten in het archief. b Digitaal archiveren is ruimtebesparend. c Als je back-ups maakt, kun je een digitaal archief bij calamiteiten, zoals brand of waterschade, weer snel toegankelijk maken. Een papieren archief kan dusdanig beschadigd raken dat het onbruikbaar is. d Bij digitaal archiveren heb je geen dynamisch archief nodig. e Er werken meer dan tien werknemers in de organisatie. f Bij een goede codering vind je in een digitaal archief sneller documenten terug. g Opzoeken in een digitaal archief kan achter de computer aan je bureau gebeuren. Je hoeft dus niet aan de wandel om in dozen te gaan zoeken. h Bijna alle werknemers hebben thuis ook een computer. i In een digitaal archief kun je het met de zoekfunctie sneller traceren. j Een kopie van het document kun je direct vanaf je computer maken. k Postzegels zijn overbodig geworden. l Je kunt het document direct als bijlage meesturen, bijvoorbeeld bij een mailing.
25
Welke documenten moeten altijd op papier worden bewaard? a Balans en resultatenrekening. b Salarisstroken van het personeel. c Verkoopfacturen van bijzondere acties. d Notulen van de directievergaderingen.
26
Noem vijf aangiftes die je digitaal moet aanleveren aan de belastingdienst.
1 18
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
27
Vul het juiste begrip achter de omschrijving in.
Omschrijving
Begrip
Niet vervalst en in overeenstemming met het oorspronkelijke document. Stelsel van afspraken, of een voorschrift over hoe iets gedaan moet worden. Omzetten van papieren documenten in digitale bestanden. Enig in zijn soort. Een soort 'wolk van computers'.
28
1 1.5
Welke van de onderstaande vragen zijn van belang bij het opzetten van een digitaal archief? a Wie beheert het digitale archief? b Wie bepaalt welk document wel of niet in het digitale archief komt? c Hoe lang blijft een document bewaard in een digitaal archief? d Wie bepaalt welke naam en zoekwoorden een document krijgt? e Wie zijn bevoegd om in het digitale archief te zoeken? f Hoe wordt de database beveiligd? g Hoe worden de rechten per niveau of afdeling geregeld? h Hoe ziet de rechtenstructuur eruit? i Hoe wordt de back-up geregeld? j Hoe worden virussen en hackers weggehouden van de database? k Alle bovenstaande vragen zijn van belang, onder andere om te zorgen voor een verantwoorde mate van functiescheiding.
Persoonlijk archief 29
Vul de ontbrekende woorden in. Vooral in de praktijk, ook als je op stage gaat, kom je in aanraking met het van documenten en ga je ervaren wat er allemaal komt kijken bij archiveren. Tijdens je opleiding krijg je te maken met documenten die jij produceert. Documenten waarmee je kunt aantonen wat je al weet en kunt, documenten waarop waarmee je kunt aantonen hoe vaardig
je trots kunt zijn. De
je bent en wat je al hebt gepresteerd, horen thuis in jouw archief. Een
is een bijzonder persoonlijk archief. Hierin wordt verzameld, waarmee persoonlijke ontwikkeling kan
1 19
PROCEDURES EN RECHT
worden aangetoond. Uiteindelijk zal je aan het einde van je opleiding, door middel van een administrateur
van je portfolio, aantonen over de te beschikken. Een goede portfolio is jouw of voor je eerste 30
1
voor je na deze opleiding.
Maak de zinnen af. •
Mijn portfolio is mijn persoonlijk archief omdat
•
Met mijn portfolio toon ik aan dat:
•
In mijn portfolio archiveer ik:
Kijk het onderdeel Kennis na. Lees goed, verbeter fouten en vul onvolledige antwoorden aan. Gebruik daarvoor een rode pen, zodat je later eenvoudig kunt zien wat je fout had. Als je antwoorden niet begrijpt, vraag dan om een toelichting aan je docent.
1 20
HOOFDSTUK 1 Aan de slag met ‘Archiveren’
1 Routine 1 90 min
1.1
Opgave 1
Geef in eigen woorden een omschrijving van de volgende kernwoorden uit de theorie. Verduidelijk iedere omschrijving door er ook een voorbeeld bij te geven! a
Alfabetisch: Voorbeeld:
b
Alfanumeriek: Voorbeeld:
c
Archief: Voorbeeld:
d
Archiveren: Voorbeeld:
e
Chronologisch ordenen: Voorbeeld:
f
Numeriek ordenen: Voorbeeld:
g
Registreren: Voorbeeld:
1 1.2
Opgave 2 Er zijn meerdere redenen waarom in iedere onderneming een archief wordt bijgehouden. Welke drie redenen zijn er in de tekst genoemd? Geef steeds een duidelijk voorbeeld. a
Reden 1: Voorbeeld:
1 21