mb o
BV in Balans – De ondersteunende methode voor praktijkleren Deze uitgave Procedures en Recht maakt deel uit van de serie BV in Balans. In deze serie zijn leermiddelen ontwikkeld op basis van het kwalificatiedossier voor de Financieel administratieve beroepen zoals dat geldt vanaf augustus 2016.
BASISBOEK NIVEAU 3&4
Procedures en Recht
financiele beroepen
Elementaire Bedrijfsadministratie deel 1 behandelt de belangrijkste onderdelen van de boekhoudkundige cyclus. Centraal staat het leren van de boekingsregels.
Didactisch doordacht De methode BV in Balans houdt nadrukkelijk rekening met leerstijlen van studenten en onderwijsstijlen van docenten. De student wordt uitgenodigd om op een eigen manier de leerstof en opdrachten te verwerken, waarbij één doel voorop staat: ‘voorbereiden op een beroep in het financiële werkveld’. Diversiteit aan leermiddelen De herziene serie BV in Balans bestaat uit theorieboeken en (leer)werkboeken, die binnen de kaders van het kwalificatiedossier, aansluiten op de toetsmatrijzen van SPL. De theorieboeken geven een heldere uitleg van de vakinhouden, verduidelijkt met voorbeelden. De werkboeken starten met oriënterende vragen en kennisvragen. Met routineopdrachten, praktijktaken en een integrale casus krijgt de student de kans om de vaardigheden, nodig voor het uitvoeren van kerntaken, eigen te maken.
Procedures en Recht BASISBOEK
Ondersteunend leren De methode BV in Balans biedt de gelegenheid om zelfstandig of klassikaal aan de slag te gaan met het aanleren van ondersteunende kennis nodig voor het uitvoeren van kerntaken binnen het financiële werkveld.
BV in Balans is geschreven voor de kwalificaties: - Financieel administratief medewerker (Profiel 1: B1-K1 t/m K3 = basisdeel) - Bedrijfsadministrateur (Profiel 2: basisdeel, aangevuld met P2-K1) - Junior assistent-accountant (Profiel 3: basisdeel, aangevuld met P3-K1) - Salarisadministrateur (Keuzedeel)
STEF STIENSTRA THEO VAN DE VEERDONK PIETER MIJNSTER
9 789006 640878
Procedures en recht
Edward van Balen Pieter Mijnster Stef Stienstra Theo van de Veerdonk
Colofon Auteurs Edward van Balen Pieter Mijnster Stef Stienstra Theo van de Veerdonk
Redactie
Over ThiemeMeulenhoff ThiemeMeulenhoff is dé educatieve mediaspecialist en levert educatieve oplossingen voor het Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Middelbaar Beroepsonderwijs en Hoger Onderwijs. Deze oplossingen worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de onderwijsmarkt en dragen bij aan verbeterde leeropbrengsten en individuele talentontwikkeling.
Pieter Mijnster ThiemeMeulenhoff haalt het beste uit élke leerling.
Vormgeving Studio Fraaj, Rotterdam
Omslag Studio Fraaj, Rotterdam
Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze educatieve oplossingen: www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 088 800 20 16 ISBN 978 9006 64087 8 Vierde druk, eerste oplage, 2015
Opmaak Imago Mediabuilders, Amersfoort
Tekeningen Tiekstramedia, Groningen
© ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2015 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatieen Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Deze uitgave is voorzien van het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw voor het gebruikte papier op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.
Voorwoord Het middelbaar beroepsonderwijs verandert voortdurend onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen en in het bijzonder door de eisen die de beroepspraktijk aan de opleidingen stelt. Met het verschijnen van het nieuwe kwalificatiedossier 2015 introduceert ThiemeMeulenhoff de volledig herziene methode BV in Balans. De herziene methode sluit, binnen de kaders van dit kwalificatiedossier, aan op de toetsmatrijzen van de SPL. Drie belangrijke kenmerken van BV in Balans zijn: • Dé methode voor ondersteunend leren of u nu klassikaal met de studenten aan de slag wilt of de studenten meer zelfstandig wilt laten werken. • Sterk didactisch concept. De methode houdt rekening met de verschillende leerstijlen van studenten en verschillende onderwijsstijlen van docenten. • Grote verscheidenheid aan leermiddelen. De theorieboeken en de werkboeken bieden een groot scala aan materiaal voor de studenten om mee te oefenen. De hoofdstukken van het theorieboek kennen de volgende structuur. • Een inleiding met een schema dat een overzicht geeft van de inhoud van het hoofdstuk. De inleiding bevat ook steeds een uitdaging voor de student. Doel van deze uitdaging is de student zich bewust te laten worden dat er een gemis aan kennis en vaardigheden is en dat met de inhoud van dit hoofdstuk dit gemis wordt opgevuld. • De leerstof van het hoofdstuk is verdeeld in paragrafen. De heldere voorbeelden helpen bij het verwerken van de stof. • Een begrippenlijst. • Een checklist aan het eind van het hoofdstuk waarmee de student kan nagaan of hij de inhoud van het hoofdstuk heeft begrepen en kan toepassen. De checklist eindigt met de uitdaging van de inleiding, waarvoor de student nu over de benodigde kennis en vaardigheden beschikt om deze aan te gaan! • Om de leesbaarheid te vergemakkelijken is de tekst voorzien van margewoorden.
De serie BV in Balans is met de grootste zorg ontwikkeld. Wij hopen dat u met plezier werkt met BV in Balans. Meer informatie over BV in Balans vindt u op onze methodesite: www.bvinbalans.nl. Wanneer u vragen of suggesties heeft, dan kunt u contact met ons opnemen.
De auteurs en uitgever
Inhoudsopgave 1
2
3
4
Archiveren 7 Inleiding 8 1.1 Wat is archiveren? 10 1.2 Bewaarplicht en bewaartermijn 11 1.3 Documenten coderen en archiveren 14 1.4 Digitaal archiveren 21 1.5 Persoonlijk archief 28 Begrippenlijst 31 Checklist 34 Factuur samenstellen 37 Inleiding 38 2.1 Eisen aan een factuur 40 2.2 Verkooporder en verkoopfactuur 45 2.3 Voorfacturering en nafacturering 49 2.4 Bijzondere informatie op een verkoopfactuur 52 2.5 Creditfactuur 65 2.6 Factureren binnen de EU 67 Begrippenlijst 70 Checklist 73 Omzetbelasting 75 Inleiding 76 3.1 Geschiedenis van de omzetbelasting 78 3.2 Te betalen en te vorderen omzetbelasting 79 3.3 Btw, een indirecte belasting 83 3.4 Omzetbelasting en administratieve verplichtingen voor de ondernemer 86 3.5 Aangifteformulier voor de omzetbelasting 88 Begrippenlijst 100 Checklist 102 Administratieve organisatie van bedrijfsprocessen 103 Inleiding 104 4.1 Administratieve organisatie 106 4.2 Het inkoopproces 117 4.3 Het verkoopproces 129 4.4 Het ďŹ nanciĂŤle proces 144 Begrippenlijst 159 Checklist 166
5
Debiteurenbeheer 169 Inleiding 170 5.1 Taken van het debiteurenbeheer 172 5.2 Financiële risico’s beperken 175 5.3 Factoring: debiteurenbeheer uit handen geven 182 5.4 Incassoprocedure 187 Begrippenlijst 196 Checklist 200 6 Van koopovereenkomst tot faillissement 203 Inleiding 204 6.1 Overeenkomsten 206 6.2 Koopovereenkomst 213 6.3 Garantie en algemene voorwaarden 218 6.4 Koopovereenkomst met financiering 221 6.5 Innen van vorderingen 229 Begrippenlijst 238 Checklist 242 7 Budgetteren 245 Inleiding 246 7.1 Projectcyclus 248 7.2 Deelbudgetten en masterbudget 251 7.3 De functies van budgetten 254 7.4 Soorten budgetten 256 7.5 Methodes om budgetten vast te stellen 261 Begrippen 274 Checklist 278 8 Privacywetgeving 279 Inleiding 280 8.1 Persoonsgegevens 282 8.2 Recht op privacy 285 8.3 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 288 8.4 Commissie Bescherming Persoonsgegevens (CBP) 293 8.5 Persoonsgegevens en de financiële administratie 296 Begrippenlijst 298 Checklist 300 Register 302
1 1 Archiveren
PROCEDURES EN RECHT
Inleiding In dit hoofdstuk leer je waarom archiveren belangrijk is. Het is prettig als je de documenten die een onderneming heeft ontvangen of een kopie van een verstuurd document ook kunt vinden. Niet alle documenten of poststukken hoef je te bewaren. Je archiveert uiteraard wel alle stukken die je volgens de wet moet bewaren. Daarnaast archiveer je ook stukken die als bewijsdocument kunnen dienen. Tevens kan een goed archief dienst doen als geheugensteun van de onderneming. Het is dan wel belangrijk dat je stukken op een logische manier opbergt in het archief, zodat je ze gemakkelijk kunt vinden. Er moeten duidelijke afspraken zijn over het archiveren en het gebruik van het archief. Een goed opbergsysteem is hierbij een handig hulpmiddel. Door een archief tijdig te ordenen en documenten op te ruimen, bespaar je ruimte en houd je het archief overzichtelijk. Om ruimte te besparen wordt er natuurlijk veel digitaal gearchiveerd. Hieraan worden echter wel eisen gesteld door de overheid. Ook tijdens jouw opleiding archiveer je veel documenten. Veel van deze documenten zijn bewijsstukken waarmee je kunt aantonen welke kwaliteiten je bezit. Zo’n persoonlijk archief wordt een portfolio genoemd.
De uitdaging Registreer alle documenten alfanumeriek, scan ze en berg ze vervolgens chronologisch op in de juiste ordner. Deze vind je in de archiefkast. Facturen kunnen in het dynamisch gedeelte en folders en bankafschriften worden in het semi-statisch vak gearchiveerd. Schoon meteen de ordners op en vergeet niet de pdf-scans in de juiste mappen op te slaan!
Je hebt de kennis en vaardigheden van het hoofdstuk ‘Archiveren’ nodig om deze vraag te begrijpen en met de uitdaging aan de slag te kunnen gaan!
1 8
HOOFDSTUK 1 Archiveren
1
Wat is een archief?
2
Wat, waarom en hoelang moet er worden gearchiveerd?
3
Registreren en opbergen in het archiveringssysteem
- wettelijke plicht bewaartermijn - bewijsdocumenten - geheugensteun voor de onderneming
- dynamisch archief - semi-statisch archief - statisch archief
1
4
Digitaal archiveren
5
Mijn persoonlijk archief: mijn portfolio
Visitekaartje voor het financiĂŤle beroepenveld!
Lees dit hoofdstuk aandachtig door, beantwoord de vragen om te controleren of je de inhoud hebt begrepen. Je test je kennis ook door het invullen van de samenvatting van dit hoofdstuk.
1 9
PROCEDURES EN RECHT
1.1
Wat is archiveren?
Dagelijks berg je je spullen op. Regelmatig pak je je agenda om er gegevens in te noteren die je later kunt raadplegen. Eigenlijk ben je je zaakjes aan het ordenen en aan het vastleggen, zodat je de informatie altijd kunt raadplegen als je deze nodig hebt. archiveren documenten
Archiveren is het bewaren, opbergen of opslaan van gegevens. Gegevens die je bewaart, noem je documenten. Deze documenten zijn vaak gewoon als papier in het archief op te bergen, bijvoorbeeld in een ordner. Vaak heb je te maken met digitale documenten, die je toevoegt aan het digitale archief op de computer. Hoe je ook archiveert, het is natuurlijk belangrijk dat je gemakkelijk de juiste documenten kunt terugvinden. In een ordner kan dat bijvoorbeeld via een inhoudsopgave en tabbladen. Op de computer heb je de ‘verkenner’ die de structuur van het digitale archief laat zien.
Waar lag dat poststuk ook alweer?
inkomende post
In ondernemingen valt heel veel te archiveren. Per dag wordt er veel informatie ontvangen op papier of digitaal. Dagelijks komen veel folders, offertes, reclamemateriaal, facturen, brieven of andere formulieren de onderneming binnen. Dit zijn maar enkele voorbeelden van inkomende post. Een onderneming verzendt ook veel post naar klanten en andere ondernemingen. De post die een onderneming verstuurt, noem je
1 10
HOOFDSTUK 1 Archiveren
uitgaande post. De originelen van belangrijke stukken als brieven, uitgaande rekeningen, offertes, enzovoort gaan naar de geadresseerde, maar een post kopie daarvan bewaar je in het archief van de onderneming. interne post De interne post bestaat uit informatie die medewerkers binnen een onderneming uitwisselen. Notulen van bijeenkomsten, afspraken vastgelegd in rapporten en adviezen die zijn gemaakt, worden opgeslagen. Op die manier kan altijd worden nagegaan wat er van iedere werknemer wordt verwacht. Elkaars agenda’s worden geraadpleegd en er worden aantekeningen van telefoongesprekken uitgewisseld. Het is erg belangrijk om ook deze interne informatie goed te archiveren. Niet alle inkomende, uitgaande en interne post hoeft te worden bewaard. Er zijn in een onderneming duidelijke afspraken over wat wel en niet in een archief terechtkomt. Daarnaast worden er ook afspraken gemaakt over het ‘hoe om te gaan met het archief’. Het ordenen en bewaren, maar ook de controle op het uitlenen van deze documenten zijn immers werkzaamheden die bij het archiveren horen.
1.2 Bewaarplicht en bewaartermijn 1.2.1
Waarom archiveren?
Als er onenigheid ontstaat tussen twee partijen, kun je door het raadplegen van de bewaarde stukken duidelijk maken hoe de situatie werkelijk is. Op deze manier kunnen documenten als bewijsstuk dienen. Zo kun je bijvoorbeeld aantonen dat een rekening wel of niet is betaald of dat een bepaalde afspraak is gemaakt waaraan iedereen zich moet houden. Of je kunt bewijzen dat een poststuk op een bepaalde datum is verzonden, maar nooit is aangekomen. Ook dient een archief als geheugen van het bedrijf. In het archief kun je nagaan hoe iets tot stand is gekomen, hoe een project precies is uitgevoerd, wanneer een verkoop heeft plaatsgevonden, enzovoort. Documenten geven informatie over de geschiedenis van de onderneming. Door ondernemingen te verplichten documenten te bewaren, kan de overheid controle uitoefenen op de activiteiten van de
1 11
PROCEDURES EN RECHT
onderneming. Het gaat dan vooral om financiële stukken als facturen en afschriften. Maar de overheid kan ook vergunningen, diploma’s en certificaten opvragen. Vooral voor de belastingaangifte is een onderneming verplicht de financiële stukken een langere tijd te bewaren.
1.2.2
archief
Wat moet ik archiveren?
Alles wat hoort bij de administratie van een onderneming komt terecht in het archief. Denk daarbij aan: • de geldadministratie: kas- en bankboeken; • de administratie met betrekking tot klanten en leveranciers (inclusief adressen en relatiegegevens); • brieven en documenten die met de Belastingdienst te maken hebben; • documenten die te maken hebben met de inkoop en verkoop van voorraden; • onderdelen van de financiële administratie, zoals journaals en grootboeken; • jaarrekeningen met de balans, winst-en-verliesrekening en de bijbehorende rapportages; • de documenten die horen bij de jaarrekening moet je altijd op papier archiveren.
De Belastingdienst stelt eisen!
1 12
HOOFDSTUK 1 Archiveren
De bewaarplicht geldt ook voor programma’s en bestanden die je op bewaarplicht de computer hebt staan. Je moet ervoor zorgen dat alle gegevens gemakkelijk vindbaar en leesbaar zijn als er een belastingcontrole plaatsvindt. Printjes bewaren is hiervoor niet altijd genoeg. De Belastingdienst zegt hierover: ’Alleen als uw administratie van geringe omvang is, zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag u uw gegevensbestanden verwijderen.’ Als de administratie van een onderneming door een administratiekantoor wordt verzorgd, dan vallen ook de financiële gegevens en documenten bij dat kantoor onder de fiscale bewaarplicht van de onderneming. Het is dan ook verstandig om jaarlijks een kopie van de administratie bij het kantoor op te vragen en zelf te bewaren. Als privé en zaak netjes gescheiden blijven, dan is het niet nodig om privégegevens te archiveren. Als zakelijke ontvangsten of betalingen via een privérekening lopen, moet je de afschriften daarvan wel bewaren.
1.2.3
Verplichte bewaartermijn
De wet verplicht alle ondernemers de financiële administratie zeven jaar te bewaren. De administratie met betrekking tot onroerende zaken, zoals het bedrijfspand, moet je zelfs negen jaar in je archief opslaan. De periode van bewaarplicht begint pas op het moment dat het betreffende document geen actuele waarde meer heeft in of voor het bedrijf.
1
• Bankafschriften en facturen van het jaar 2012 moet je na afloop van dat jaar, dus met ingang van 1 januari 2013, nog zeven jaar bewaren. • Een contract dat afloopt op 31 mei 2016 moet je met ingang van 1 juni 2016 nog zeven jaar opslaan in het archief. • Een langlopend contract, zoals een verzekering, moet je na afloop van de contracttermijn nog zeven jaar bewaren. • Als een deel van een bedrijfspand wordt verkocht aan een andere ondernemer, dan moet je de gegevens, na het moment van de eigendomsoverdracht, nog negen jaar bewaren.
1 13
PROCEDURES EN RECHT
Bewaarplicht De bewaarplicht loopt gewoon door na beĂŤindiging van een bedrijf. Als je stopt met ondernemen, dan ben je wettelijk verplicht om het archief nog lange tijd te bewaren. Als je niet voldoet aan de bewaarplicht, dan kan dat een aantal vervelende consequenties hebben. Zo kan de belastinginspecteur naar eigen inzicht een aanslag opleggen. Deze belastingaanslag valt in de regel beduidend hoger uit dan normaal. Bijkomend nadeel is dat de bewijslast wordt omgekeerd. Dit houdt in dat je vervolgens zelf met gegevens moet komen om onder die opgelegde aanslag uit te komen. Je begrijpt dat het een groot probleem is als de gegevens niet (goed) zijn gearchiveerd. Een forse geldboete en zelfs gevangenisstraf behoren tot de mogelijke gevolgen.
1.3 Documenten coderen en archiveren Je bent vrij je archief in te richten zoals jij dat wilt. Uiteraard houd je rekening met een aantal zaken. Het belangrijkste is natuurlijk dat je de juiste stukken snel kunt terugvinden.
Opgeruimd staat netjes
1 14
HOOFDSTUK 1 Archiveren
Stel dat je per dag ongeveer honderdvijftig inkomende poststukken moet opbergen. En je hebt ervoor gekozen ze op datum te bewaren. Als er nu een klant belt met de vraag of je de factuur van twee maanden geleden er nog eens bij kunt nemen, heb je dus een probleem. Zelfs als je nog weet welke datum het precies was, dan nog zou je te maken krijgen met een groot aantal poststukken dat je moet doorzoeken. Toch niet zo’n logisch systeem dus! Je moet vooraf goed bedenken hoe je gaat archiveren. Eerst moet je kiezen hoe je de documenten gaat registreren. Vervolgens moet je registreren bepalen hoe je de documenten in het archief gaat bewaren.
1.3.1
Registratiesystemen
Het goed registreren van documenten is erg belangrijk. Een ander woord voor registreren is coderen. Ieder document krijgt een eigen unieke code. Hiermee geef je aan waar het document in het archief terechtkomt. Zo kun je het document later eenvoudig opzoeken.
coderen
Ook jij bent uniek geregistreerd, wist je dat? Kijk maar eens op je ID-kaart of schoolpas!
Bij het registreren van documenten heb je de keuze uit verschillende mogelijkheden om te coderen. Numeriek coderen Het registreren op cijfercode noem je numeriek ordenen.
1
De code 68110467 kan zo bijvoorbeeld betekenen: • werknemer geboren in 1968; • op 4 november; • met personeelsnummer 67.
1 15
numeriek ordenen
PROCEDURES EN RECHT
Alfabetisch coderen Gebruik je het alfabet, dan spreek je van alfabetisch ordenen. Veel ondernemingen werken met een klantenbestand dat geordend is op achternaam, of met leveranciers die geordend zijn op bedrijfsnaam. Bij deze manier van ordenen maak je gebruik van de zogenoemde ABC-regels.
alfabetisch ordenen
Voorbeelden van alfabetisch ordenen vind je terug in het telefoonboek en het woordenboek, maar ook op een klassenlijst.
1
In het volgende voorbeeld zijn de namen eerst alfabetisch geordend. Daarna is de lijst alfabetisch geordend op straatnamen. Jansen P Calandhof 13 5025 DP Jansen P C M Calandhof 93
577 00 14
06 - 16 11 61 45 mobiele telefoon mobiele telefoon 06 - 17 54 62 10 Jansen J C A M Cenakel 14 5022 KK 580 18 40 Jansen J Chopinstraat 120 5011 VL 455 63 18 Jansen W A G Churchilllaan 11 5025 WG 468 28 38 Jansen D Clercxstraat 37 5017 EA 535 07 24 Jansen C H A J Colijnstraat 16 5042 RC 468 06 67 Jansen P A J Cornelis Drebbelstraat 30 5025 EB 536 61 67 Jansen-vd Staak H G M Cornelstraat 89 5017 EZ 468 60 33 Jansen A C P 536 27 03 Daendelsstraat 14 5018 ES Jansen T 543 47 34 Danie Theronstraat 24 5025 DG Jansen C E C 456 16 39 De Meenthe 10 5012 TH Jansen H J P C 542 03 12 De Ruijterstraat 11 5021 VA 5025 DJ
Jansen en Jansen
alfanumeriek ordenen
Alfanumeriek coderen De registratie met een combinatie van letters en cijfers, zoals de kentekens van auto’s, noem je alfanumeriek ordenen. Afhankelijk van het systeem kijk je eerst naar de volgorde in letters en daarna pas de cijfers of juist eerst naar de volgorde in cijfers en daarna pas de letters.
1 16
HOOFDSTUK 1 Archiveren
1
De code ink/15/023/pers/soll kan betekenen: • ingekomen poststuk; • in het jaar 2015; • met volgnummer 023; • bestemd voor personeelszaken; • heeft te maken met een sollicitatie.
Ook motorvoertuigen zijn alfanumeriek geordend. Ieder motorvoertuig heeft zo zijn eigen unieke kentekenregistratie.
Kentekens zijn alfanumeriek geordend
Chronologisch coderen De vierde mogelijkheid om documenten te registreren is het chronologisch ordenen van documenten. Het coderen van documenten gebeurt dan op datum. Als je documenten op datum codeert, is het handig een volgnummer eraan toe te voegen of de documenten van een bepaalde dag ook alfabetisch te archiveren.
1 17
chronologisch ordenen
PROCEDURES EN RECHT
1
1
De code 05-12-02-34 kan betekenen: • 5 december; • jaar 2002; • poststuk 34.
Kun je aangeven waarom het handig is om een combinatie van chronologisch ordenen met een volgnummer of gebruikmakend van het alfabet te maken?
Ook de computer ordent bestanden op chronologische volgorde. Kijk maar eens naar de map waarin de foto’s van de laatste vakantie staan opgeslagen.
Chronologische ordening van bestanden
1 18
HOOFDSTUK 1 Archiveren
1.3.2
Opbergsystemen
Behalve over de manier van registreren moet je ook nadenken over de manier hoe je de documenten opslaat. Er bestaan veel opbergsystemen. Zomaar een greep uit de catalogus van een kantoorboekhandel: • kaartenbak; • ordner; • ringband; • tabbladen; • snelhechter; • telefoonklapper; • pendelframes; • laterale hangmap; • frontale hangmap; • stapeldoos; • archiefdoos; • archiefkast; • computer. Ruimte is vaak de beperkende factor. Een archief kan een sta-in-de-weg worden. Na verloop van tijd kan het aantal documenten, en daarmee dus ook het archief, een behoorlijke omvang krijgen. De computer is natuurlijk een uitkomst. Door het scannen van bewijsstukken en het goed ordenen in mappen kun je een grote hoeveelheid informatie opslaan op grote servers of in de cloud. cloud
1.3.3
Soorten archief
Na verloop van tijd zitten er in een archief documenten die je niet of nauwelijks meer nodig hebt. Het heeft dan ook geen zin deze documenten bij de hand te houden. Als je documenten overbrengt naar een andere archiefruimte, kun je op de afdeling zelf veel ruimte besparen. Veel ondernemingen werken dan ook met verschillende soorten archieven.
1 19
PROCEDURES EN RECHT
dynamisch archief
Dynamisch archief Documenten waar je nog mee werkt, bewaar je in een dynamisch archief. Dynamisch wil zeggen ’in beweging’. Het gaat dan bijvoorbeeld om brieven waar nog antwoord op moet komen of rekeningen die nog betaald moeten worden. Het dynamische archief vind je op de afdeling zelf en is gemakkelijk en snel toegankelijk.
Dynamisch archief bij de hand!
Semi-statisch archief Semi-statisch betekent ’half-stil’. In dit archief vind je documenten die je niet vaak meer nodig hebt. Bijvoorbeeld betaalde facturen, brieven die zijn beantwoord, prijsopgaven waarvan de tijd waarin de klant kan reageren is verstreken, enzovoort. Mogelijk komt er toch nog een reactie, dus nog even bij de hand houden voor het geval dat. semi-statisch archief
statisch archief
Een semi-statisch archief kan bestaan uit archiefdozen of stellingen. Het semi-statische archief bevindt zich meestal niet op de afdeling zelf. Op deze manier bespaart de afdeling ruimte. Statisch archief Statisch betekent ’stil’ of ’onbeweeglijk’. In het statisch archief bewaar je documenten die niet meer nodig zijn, maar waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken. De documenten worden vaak ergens achteraf in een gebouw opgeslagen, in archiefdozen die weer op
1 20