6
6
Theorie ................................................ 1.1
INLEIDING Zodra mensen samenwerken is er sprake van een organisatie. Voor een effectieve samenwerking is het belangrijk om afspraken te maken. Wie doet wat? In grote organisaties zie je zo verschillende functies ontstaan. Bij iedere functie horen dan weer bepaalde werkzaamheden. Dit is niet alleen omdat het effectiever werkt, maar ook om fraude te voorkomen. Autorisatie- en competentietabellen maken inzichtelijk wie wat kan en wie wat mag, vooral in digitale systemen. Zodra mensen samenwerken om informatie te verzamelen, vast te leggen en te verwerken, heb je te maken met een Administratieve Organisatie. Kijk je naar een onderneming, dan richt de Administratieve Organisatie zich vooral op vier bedrijfsprocessen, namelijk: – het inkoopproces; – het opslagproces; – het verkoopproces; – het financiële proces. In het schema hierna zie je dat deze processen uit verschillende fasen bestaan. Het is belangrijk dat verschillende stappen door verschillende functionarissen worden uitgevoerd. Je leert in deze leereenheid het belang van functiescheiding in bedrijfsprocessen en welke taken je moet uitvoeren om de administratie betrouwbaar en effectief te organiseren. Controle op de werkzaamheden is erg belangrijk. Je leert in deze leereenheid dat je in een onderneming te maken krijgt met drie vormen van controle: – zelfcontrole; – interne controle; – externe controle. Interne controle is de belangrijkste vorm van controle in een organisatie. Vandaar dat er verschillende invalshoeken zijn om deze controle uit te voeren. Uiteindelijk komen alle financiële gegevens terecht op de afdeling Administratie van een onderneming. Je moet dan denken aan de gegevens van de inkoop- en verkoopafdeling, maar ook van de salaris- en voorraadadministratie. De geldstroom door de onderneming die ontstaat door het inkopen en verkopen wordt nauwlettend gevolgd. Je kunt immers geen uitgaven doen zonder inkomsten. Dat de computer hier een belangrijke rol bij speelt, zal je niet verwonderen. Deze leereenheid is een vervolg op Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen. Je leert hoe een onderneming administratief georganiseerd en gecontroleerd kan worden en je komt erachter dat de financiële administratie centraal staat in de informatieverwerking van een organisatie.
1.2
WAT MOET IK WETEN VAN ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE? Als mensen dingen samen willen gaan doen, organiseren zij bewust een groep. Je spreekt dan van een organisatie. Zo’n organisatie kan op verschillende manieren vorm krijgen. Denk aan een vereniging
4
6
© ThiemeMeulenhoff
6