Bedrijfsadministratie C

1

1

BA/AA/SA ba/aa/sa Bedrijfsadministratie deel C

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld.

Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

Bedrijfsadministratie deel C

Editie

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

BA/AA/SA

Leerwerkboek

9781111270155

1

1

1

1

COLOFON ThiemeMeulenhoff ontwikkelt leermiddelen voor Primair Onderwijs, Voortgezet Onderwijs, Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie en Hoger Onderwijs Meer informatie over ThiemeMeulenhoff en een overzicht van onze leermiddelen: www.thiememeulenhoff.nl of via onze klantenservice (088) 800 20 16 ISBN 9781111270155 Eerste druk, eerste oplage, 2013 © ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, 2013.

Exemplaar voor verhuur. De eigendom blijft altijd bij de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave te gebruiken zonder huurovereenkomst met de uitgever. Het is niet toegestaan deze uitgave onder te verhuren, te verkopen of anderszins ter beschikking van derden te stellen.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet jo het Besluit van 23 augustus 1985, Stbl., dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie (PRO), Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich tot de uitgever te wenden. Voor meer informatie over het gebruik van muziek, film en het maken van kopieën in het onderwijs zie www.auteursrechtenonderwijs.nl.

De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen.

Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

1

1

2

2

2

2

3

3

Inhoudsopgave ................................................

1

2

3

4

5

Administratieve Organisatie en Interne Controle van Bedrijfsprocessen 1.1 Inleiding 1.2 Wat moet ik weten van administratieve organisatie?

1.3 Wat moet ik weten van interne controle?

1.4 Welke fasen kom ik tegen in een inkoopproces?

1.5 Wat kom ik tegen in het opslagproces van goederen?

1.6 Welke fasen kom ik tegen in het verkoopproces?

1.7 Wat moet ik weten van het financiële proces?

Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

4 4 13 19 22 26 29 34 36 45

Specifieke kapitaalboekingen bij een VOF, CV en BV 2.1 Inleiding 2.2 Hoe boek ik het eigen vermogen bij een VOF? 2.3 Hoe boek ik de privérekeningen bij een VOF? 2.4 Hoe verwerk ik de jaarafsluiting en winstverdeling bij een VOF? 2.5 Hoe houd ik de kapitaalrekeningen bij een CV bij?

2.6 Hoe boek ik het aandelenkapitaal bij een BV? 2.7 Hoe boek ik de winstverdeling bij een BV? Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

50 51 52 54 57 59 63 67 68 81

Accountancy: regelgeving en dienstenpakket 3.1 Inleiding 3.2 Wat moet ik weten over de accountancy-organisatie?

3.3 Welke wet- en regelgeving voor accountants is voor mij van belang?

3.4 Wat zegt de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) mij over de werkzaamheden van de accountant?

3.5 Wat kan ik verwachten van het dienstenpakket van accountants- en administratiekantoren en belastingadviseurs?

3.6 Wat moet ik verstaan onder ’externe verslaggeving’?

3.7 Lijst van gebruikte afkortingen Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

106 112 117 118 121 126

Werkprogramma voor de financiële administratie 4.1 Inleiding 4.2 Waar moet ik op letten bij het samenstellen van een jaarrekening?

4.3 Hoe pas ik het werkprogramma voor de financiële administratie toe?

4.4 Hoe stel ik een jaarrekening samen?

Begrippenlijst Aan het werk Evaluatie

130 131 133 150 169 171 191

97

Periodeafsluiting in Twinfield

© ThiemeMeulenhoff

3

84 85 88

1

3

4

4

5.1 Inleiding 5.2 Hoe controleer ik de bezittingen in Twinfield?

5.3 Hoe controleer ik de schulden in Twinfield?

5.4 Hoe presenteer ik een periodeoverzicht vanuit Twinfield?

Aan het werk Evaluatie

194 195 201 209 214 220

Trefwoordenregister

2

4

Š ThiemeMeulenho

4

5

5

1

5

Administratieve Organisatie en Interne Controle van Bedrijfsprocessen

5

6

6

Theorie ................................................

1.1

INLEIDING Zodra mensen samenwerken is er sprake van een organisatie. Voor een effectieve samenwerking is het belangrijk om afspraken te maken. Wie doet wat?

In grote organisaties zie je zo verschillende functies ontstaan. Bij iedere functie horen dan weer bepaalde werkzaamheden. Dit is niet alleen omdat het effectiever werkt, maar ook om fraude te voorkomen.

Autorisatie- en competentietabellen maken inzichtelijk wie wat kan en wie wat mag, vooral in digitale systemen.

Zodra mensen samenwerken om informatie te verzamelen, vast te leggen en te verwerken, heb je te maken met een Administratieve Organisatie. Kijk je naar een onderneming, dan richt de Administratieve Organisatie zich vooral op vier bedrijfsprocessen, namelijk: – het inkoopproces; – het opslagproces; – het verkoopproces; – het financiële proces.

In het schema hierna zie je dat deze processen uit verschillende fasen bestaan. Het is belangrijk dat verschillende stappen door verschillende functionarissen worden uitgevoerd. Je leert in deze leereenheid het belang van functiescheiding in bedrijfsprocessen en welke taken je moet uitvoeren om de administratie betrouwbaar en effectief te organiseren.

Controle op de werkzaamheden is erg belangrijk. Je leert in deze leereenheid dat je in een onderneming te maken krijgt met drie vormen van controle: – zelfcontrole; – interne controle; – externe controle.

Interne controle is de belangrijkste vorm van controle in een organisatie. Vandaar dat er verschillende invalshoeken zijn om deze controle uit te voeren.

Uiteindelijk komen alle financiële gegevens terecht op de afdeling Administratie van een onderneming. Je moet dan denken aan de gegevens van de inkoop- en verkoopafdeling, maar ook van de salaris- en voorraadadministratie. De geldstroom door de onderneming die ontstaat door het inkopen en verkopen wordt nauwlettend gevolgd. Je kunt immers geen uitgaven doen zonder inkomsten.

Dat de computer hier een belangrijke rol bij speelt, zal je niet verwonderen.

Deze leereenheid is een vervolg op Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen. Je leert hoe een onderneming administratief georganiseerd en gecontroleerd kan worden en je komt erachter dat de financiële administratie centraal staat in de informatieverwerking van een organisatie.

1.2

WAT MOET IK WETEN VAN ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE? Als mensen dingen samen willen gaan doen, organiseren zij bewust een groep. Je spreekt dan van een organisatie. Zo’n organisatie kan op verschillende manieren vorm krijgen. Denk aan een vereniging

4

6

© ThiemeMeulenhoff

6

7

7

of een stichting, maar ook aan organisaties zoals gemeentes en provincies en andere non-profitorganisaties, zoals Natuurmonumenten of het Rode Kruis.

Een organisatie is een groep mensen die: – samen met elkaar activiteiten onderneemt; – met behulp van middelen; – op een doelmatige wijze; – om een overeengekomen doel te bereiken.

Om je doel te bereiken, moet je de activiteiten doelmatig organiseren. Je mag geen middelen verspillen, want dat kost geld. Daarnaast moeten de leden van de groep ook doelmatig werken, want dat scheelt uren. Mensuren en machine-uren kosten immers ook geld.

Een organisatie wordt meestal opgericht om een bepaald doel te bereiken. Bij een onderneming is dat het maken en verkopen van een bepaald product of een bepaalde dienst en uiteindelijk het maken van winst.

Administratie Administreren is systematisch gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken.

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de financiële administratie. Daarnaast zijn er ook nog andere administraties. Denk aan de ledenadministratie bij verenigingen, de personeelsadministratie bij organisaties die personeel in dienst hebben en de debiteurenadministratie om de vorderingen te bewaken en ervoor te zorgen dat die op tijd betaald worden.

Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële feiten en gegevens. De balans en de winst-en-verliesrekening vormen het eindresultaat van de boekhouding.

De administratie omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om gegevens vast te leggen. Ook verzorgt de administratie allerlei administratieve formaliteiten die te maken hebben met wettelijke voorschriften, zoals het doen van aangiften omzetbelasting en loonheffingen, het invullen van formulieren voor het Centraal Bureau voor de Statistiek en het deponeren van de jaarrekening bij het Handelsregister.

© ThiemeMeulenhoff

7

5

7

8

8

Informatie Uit die verzamelde gegevens kun je dan weer informatie halen voor het besturen en over het functioneren van de organisatie. De balans en de winst-en-verliesrekening zijn vaak de belangrijkste, maar niet de enige informatie. Met die informatie kun je weer verantwoording afleggen. Bij ondernemingen leg je verantwoording af aan de eigenaren of aandeelhouders, bij gemeenten aan de gemeenteraad en bij verenigingen aan de leden.

Naast de balans en de winst-en-verliesrekening is er ook vaak detailinformatie nodig over de interne bedrijfsprocessen, zoals debiteurenoverzichten, de verkoopcijfers per artikel of productgroep, het verbruik van grond- en hulpstoffen, efficiëntieverschillen, prijsverschillen en bezettingsverschillen in productiebedrijven.

Al die administraties vragen om structuur ofwel om organisatie van de administratie.

Administratieve organisatie is het geheel van organisatorische maatregelen die betrekking hebben op de gegevensverwerking en die gericht is op het besturen en functioneren van de organisatie en op het afleggen van verantwoording.

Samengevat zijn de taken van de administratie: 1. het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens; 2. het controleren van de aangeleverde gegevens op juistheid en volledigheid; 3. het geven van informatie die de leiding van de organisatie nodig heeft, samengevat of in detail; 4. het samenstellen van verantwoordingsverslagen (balans en winst-en-verliesrekening ofwel de jaarrekening); 5. zorgen dat de organisatie voldoet aan wettelijke voorschriften.

6

8

© ThiemeMeulenhoff

8

9

9

FUNCTIES EN TAKEN Taken worden dus toegewezen aan bepaalde personen. Die personen krijgen dan een functie binnen de organisatie. Om dit goed te regelen, stelt een organisatie functie- en taakomschrijvingen op.

Personeelsbezetting Als je weet welke taken en welke functies er moeten worden vervuld, kun je werknemers aantrekken.

Elke functie heeft een eigen takenpakket. Aan dat takenpakket kun je zien aan welke eisen die nieuwe werknemer moet voldoen.

Die eisen betreffen niet alleen kennis en ervaring, maar de nieuwe werknemer moet ook kunnen samenwerken met anderen.

Delegeren Bij het toewijzen van functies moet je je ook afvragen welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij die functie horen. Je hebt leidinggevende functies op allerlei niveaus in de organisatie. Bovenaan heb je de directie, daaronder het management en daar weer onder de mensen die de werkzaamheden daadwerkelijk uitvoeren. De leidinggevenden kunnen dus niet alles zelf en dragen daarom bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan mensen die op een lager niveau in de organisatie staan. Dit heet delegeren.

Delegeren is het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen die op een lager niveau staan in de organisatie.

FUNCTIEVERDELING Functieverdeling Binnen een organisatie, zoals een onderneming, zijn er verschillende soorten functies, namelijk: – beschikkende functies; – bewarende functies; – registrerende functies; – uitvoerende functies; – controlerende functies.

TIP Tip: Sla de leereenheid “Administratieve organisatie en Bedrijfsprocessen” er nog eens op na als je meer wilt weten over de verschillende functies.

Die functies moet je niet verwarren met taken. Een functie hoort bij een bepaalde persoon, een taak bij het werk van die persoon. De taak van de verkoper is het verkopen van goederen. Zijn functie is die van verkoper.

FUNCTIESCHEIDING Een functionaris is een persoon die een van de vijf genoemde functies uitoefent: een beschikkende functie, een bewarende functie, een registerende functie, een uitvoerende functie of een controlerende functie.

Die functies moeten gescheiden zijn. Je spreekt van functiescheiding. Bij functiescheiding mag een functionaris nooit meer dan één van de genoemde functies tegelijkertijd uitvoeren.

© ThiemeMeulenhoff

9

7

9

10

10

Daarom deelt de organisatie de functies en taken zo in dat geen enkele functionaris waarden, dat wil zeggen geld of goederen, aan de organisatie kan onttrekken zonder dat dit sporen in de administratie achterlaat. Een organisatie moet alle handelingen van de functionarissen altijd kunnen controleren.

Functievermenging houdt in dat twee functies door dezelfde persoon worden vervuld. Dit is vragen om moeilijkheden.

Samenspanning is wanneer twee of meer functionarissen gaan samenwerken met de bedoeling de cijfers van de onderneming zo te veranderen dat zij er beide voordeel van hebben.

Fraude is het bewust onjuist weergeven van de werkelijkheid. Er is sprake van fraude als iemand de boekhouding of andere administraties bewust manipuleert, zodat de werkelijkheid er anders uitziet.

Officieel heet fraude ’valsheid is geschrifte’. Samenspanning is een vorm van fraude.

HET WAARDENKRINGLOOPPROCES Een handelsonderneming koopt goederen in en verkoopt deze weer. De onderneming verkoopt goederen op rekening. Dat wil zeggen dat de koper een rekening of factuur ontvangt die hij vervolgens binnen een bepaalde tijd moet betalen. Je bekijkt het proces in de vorm van een waardenkringloop.

In een onderneming speelt zich een kringloopproces af. In een handelsonderneming is die kringloop geld – goederen – geld. We spreken van een waardenkringloop, omdat zaken met een financiële waarde, door een onderneming gaan. In de eerste plaats is dat het geld. Dat zie je terug in de geldstroom. Daarnaast zijn de goederen die door een onderneming gaan, ook geld waard. Dat zie je in de goederenstroom.

De waardenkringloop is de manier waarop de goederenstroom en de geldstroom in een onderneming met elkaar samenhangen.

Met goederen is wat bijzonders aan de hand: de goederen maken een waardesprong.

Voor de onderneming zijn goederen meer waard dan het bedrag dat de ondernemer ervoor betaald heeft. Een winkel verkoopt een televisie bijvoorbeeld voor € 400, maar de inkoopprijs voor de winkelier was € 240. De televisie maakt bij de winkelier een waardesprong van € 160. Een ander woord voor die waardesprong is brutowinst.

8

10

© ThiemeMeulenhoff

10

11

11

Je ziet in het schema van de waardenkringloop duidelijk de functiescheidingen terug. In de cirkels op de hoeken inkopen – verkopen – ontvangsten – betalingen staan functionarissen met een beschikkende functie. In de tussenliggende rechthoeken voorraad goederen – vorderingen – geldmiddelen – schulden werken functionarissen met een bewarende functie. En de administratie, die relaties onderhoudt met al die functionarissen, vervult de registrerende functie.

Voor elk van de vier tussenliggende rechthoeken geldt de formule: Beginvoorraad + Toevoeging – Afname = Eindvoorraad, of Beginvoorraad – Eindvoorraad + Toevoeging – Afname = 0 ofwel B – E + T – A = 0.

Daarom worden de volgende formules de BETA-formules genoemd.

Voor goederen geldt dan: Beginvoorraad + Inkopen – (kostprijs) Verkopen = Eindvoorraad Voor schulden geldt: Beginsaldo + Inkopen – Betalingen = Eindsaldo Voor vorderingen geldt: Beginsaldo + Verkopen – Ontvangsten = Eindsaldo En voor geldmiddelen of liquide middelen geldt ten slotte: Beginsaldo + Ontvangsten – Betalingen = Eindsaldo.

Met deze vier BETA-formules kun je de goederenstroom en de geldstroom precies volgen en beschrijven.

Voorbeeld 1: Gegeven:

© ThiemeMeulenhoff

11

9

11

12

12

Macrobiotic B.V. is een handelsonderneming die zich bezighoudt met de verkoop van macrobiotische producten. Van de maand augustus zijn de volgende gegevens bekend. De voorraad goederen bedroeg op 1 augustus € 600.000. De onderneming kocht die maand voor € 3.500.000 goederen in en verkocht goederen voor € 7.400.000.

De inkoopprijs van deze goederen bedroeg € 3.700.000.

Gevraagd: Bereken de goederenvoorraad per 31 augustus.

Uitwerking:

Voorbeeld 2: Gegeven: Verder zijn van Macrobiotic B.V. nog de volgende gegevens bekend. Op 1 augustus was er aan liquide middelen (kas en bankrekeningen samen) totaal € 4.500.000 aanwezig. Van debiteuren ontving de onderneming in die maand € 7.500.000 en de onderneming ontving voor € 100.000 aan overige ontvangsten. Er werden die maand de volgende betalingen gedaan: crediteuren: € 3.400.000, lonen en salarissen: € 2.000.000 en diverse belastingen: € 600.000.

Gevraagd: Bereken het eindsaldo liquide middelen.

Uitwerking:

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN COMPUTERBESTANDEN Tegenwoordig gaat alles per computer. Voor de administratie zijn er een groot aantal computerbestanden nodig. De gegevens voor deze bestanden kun je meestal terugvinden in een database. Met een database hoef je de gegevens maar één keer in te voeren.

Je weet al dat de database van een onderneming vier basisbestanden onderhoudt:

10

12

© ThiemeMeulenhoff

12

13

13

– – – –

het debiteurenbestand; het crediteurenbestand; het artikelbestand; de grootboekrekeningen.

Met deze vier basisbestanden in de database kun je de administratie verder inrichten. Alle andere bestanden halen de benodigde gegevens uit deze vier bestanden.

FUNCTIESCHEIDING EN AUTOMATISERING Ook bij het gebruik van computers moet er functiescheiding zijn. De vraag is dan wie toegang heeft tot de computerbestanden en wie wel en wie niet gegevens mag toevoegen. Het toevoegen van gegevens heet muteren ofwel wijzigingen aanbrengen.

Het moet duidelijk zijn wat de bevoegdheden zijn van de verschillende functionarissen. Om die bevoegdheden uit te kunnen oefenen, stelt een onderneming autorisatie- en competentietabellen samen. Autorisatie- en competentietabellen regelen de functiescheiding.

Een autorisatietabel is een tabel waarin staat wie welke bevoegdheden heeft. Zo heeft de inkoper de bevoegdheid om inkopen te doen en bestellingen te plaatsen. De verkoper heeft de bevoegdheid om goederen of diensten te verkopen en verkooporders in ontvangst te nemen. De procuratiehouder heeft de bevoegdheid gelden in ontvangst te nemen en te betalen. Dat wil zeggen dat zijn handtekening onder betalingsopdrachten van de bank moet staan. Zo kun je de bevoegdheden van alle functionarissen in een organisatie in een autorisatietabel vastleggen. In de tabel worden ook de handtekeningen en parafen (= verkorte handtekeningen) van alle functionarissen opgenomen.

In een competentietabel staat welke gebruiker toegang heeft tot een computerbestand en welke gebruiker mutaties mag aanbrengen in dat bestand. Je hebt voor elk computerbestand dan ook twee groepen gebruikers: zij die alleen het bestand mogen lezen en zij die het bestand mogen muteren.

Je krijgt toegang tot een bestand met een identificatiecode: de user-ID of het password.

Voorbeeld 3: Gegeven: Dematech N.V. werkt al jaren met computers. Dematech N.V. heeft een uitgebreid boekhoudprogramma waar onder andere een offerte- en bestelprogramma en een voorraadprogramma aan zijn gekoppeld.

© ThiemeMeulenhoff

13

11

13

14

14

Gevraagd: Hoe verlopen de procedures in een geautomatiseerde omgeving?

Uitwerking: Het bestelproces: de inkoper krijgt een signaal van de voorraadadministratie dat hij 1.000 televisietoestellen moet bestellen. Hij muteert het bestelbestand met de bestelling van 1.000 televisietoestellen. De functie van inkoper is een beschikkende functie: hij mag artikelen bestellen. Volgens de competentietabel mag hij daarom het bestelbestand muteren. Als hij op enter drukt, werkt hij het bestelbestand en de grootboekrekening ’Artikelen in bestelling’ automatisch bij. De bestelling wordt elektronisch naar de leverancier gezonden, ook al woont die in China.

De ontvangst van de goederen: als de goederen aankomen, mag de magazijnmeester in het bestelbestand kijken. In de competentietabel staat dat hij wel naar het bestelbestand mag kijken (alleen lezen), maar het bestand niet mag muteren. Hij vindt de bestelling met de naam van de leverancier erbij. Hij telt de televisietoestellen na en als het er 1.000 zijn, mag hij de bestelling elektronisch afvinken. Hij maakt dan een boeking in de kantoorvoorraadadministratie. Dit is ook een computerbestand.

Door het elektronische vinkje van de magazijnmeester, werkt de computer de gegevens automatisch bij.

De factuur: als de factuur binnenkomt, gaat die naar de crediteurenbeheerder. Hij boekt de factuur.

Daarna controleert hij de bestelling, de voorraadmutatie en de factuur. Deze moeten weer met elkaar overeenstemmen. Zijn ze alle drie met elkaar in overeenstemming, dan gaat de factuur naar de procuratiehouder die de factuur betaalt.

TIP Je hebt de theorie van de onderstaande controlevragen al doorgenomen in de leereenheid Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen.

1

Controlevragen Wat is administreren?

2

Wat zijn de taken van de administratie?

3

Wat is delegeren?

4

Wat is een registrerende functie?

5

Wat is een controlerende functie?

6

Wat is samenspanning?

7

Welke gegevens staan er in een debiteurenbestand?

8

Wat is een competentietabel?

KORTOM

Administratieve organisatie – Een administratieve organisatie kent drie bedrijfsprocessen: • het inkoopproces; • het verkoopproces; • het financiële proces.

– In die processen zijn mensen werkzaam die verschillende functies hebben. Bij iedere functie horen de taken die de mensen hebben. Je onderscheidt de volgende functies:

12

14

© ThiemeMeulenhoff

14

15

15

– –

– – –

1.3

• beschikkende functies; • bewarende functies; • registrerende functies; • uitvoerende functies; • controlerende functies.

In de organisatie moet er goed op gelet worden dat de functies gescheiden blijven. Dit voorkomt verwarring en maakt fraude moeilijker.

In de organisatie zijn de computerbestanden zeer belangrijk. Ieder computerbestand heeft vaste invulgegevens. Je onderscheidt de volgende bestanden: • debiteurenbestand; • crediteurenbestand; • artikelbestand; • grootboekrekeningen; Als je een of meer gegevens in de bestanden weglaat, mis je informatie en kan het proces niet goed verlopen!

Om alle stromen in het waardenkringloopproces (hoe de geld- en goederenstromen binnen het bedrijf lopen) goed te kunnen controleren, kun je de zogenoemde BETA-formules gebruiken.

Om de functiescheiding goed in de gaten te houden, werken organisaties vaak met autorisatietabellen (wie mag wat aanpassen in computerbestanden?) en competentietabellen (wie heeft toegang tot welk bestand?).

WAT MOET IK WETEN VAN INTERNE CONTROLE? INLEIDING INTERNE CONTROLE In een onderneming en in elke andere organisatie werken mensen op verschillende niveaus. Aan het hoofd staat de leiding of directie en daaronder zitten vaak meerdere managementniveaus. Ten slotte zijn er de mensen die het eigenlijke werk uitvoeren. De directie delegeert taken en bevoegdheden aan mensen lager in de organisatie, de chefs van de afdelingen. Zoals je eerder gezien hebt, is delegeren het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen die op een lager niveau staan in de organisatie. Deze mensen delegeren weer werkzaamheden en verdelen deze over de functionarissen voor wie zij verantwoordelijk zijn. De hiërarchie van een organisatie is vastgelegd in een organisatieschema of organogram. Hierna staat een voorbeeld van een organogram.

© ThiemeMeulenhoff

15

13

15

16

16

Er is, namens de leiding, controle nodig om na te gaan of alle functionarissen met hun gedelegeerde bevoegdheden hun werkzaamheden uitvoeren zoals dat bedoeld is. Voldoen de producten aan de gestelde eisen, is het personeel wel klantvriendelijk, enzovoort.

Ook de administratie en boekhouding moeten gecontroleerd worden.

Je onderscheidt drie vormen van controle: 1. zelfcontrole, 2. interne controle; 3. externe controle.

Een zelfcontrole houdt in dat iedere medewerker zijn of haar eigen werkzaamheden controleert.

Voor de crediteurenbeheerder geldt bijvoorbeeld dat hij moet nagaan of alle binnengekomen facturen geboekt zijn en of het totaalbedrag van de geboekte facturen klopt.

De facturist, de medewerker die de facturen voor de klanten verzorgt en verstuurt, moet controleren of alle facturen zijn uitgeprint en of de facturen kloppen met datgene waarvoor wordt gefactureerd.

Daarnaast moet hij controleren of de juiste goederen zijn verzonden en of het correcte aantal uren in rekening is gebracht als er per uur moet worden betaald.

Interne controle is controle die wordt uitgevoerd door medewerkers die daartoe zijn aangesteld door de leiding van de onderneming: zij hebben een controlerende functie. Verderop in deze leereenheid lees je daar meer over.

Ten slotte is er nog de externe controle. Externe controle is de controle in opdracht van de leiding door externe deskundigen (accountants) die niet in dienst zijn van de onderneming. Deze controle voeren externe deskundigen uit voor de eigenaren (aandeelhouders) en andere belanghebbenden bij de onderneming. Die andere belanghebbenden worden ook wel stakeholders genoemd. Stakeholders zijn onder anderen de financiers zoals banken, crediteuren en vakbonden. De externe accountant controleert onder meer de jaarrekening en de salarisadministratie. Daarnaast geeft hij adviezen voor de interne controle.

14

16

Š ThiemeMeulenho

16

17

17

INTERNE CONTROLE IN DE ORGANISATIE Interne controle is het geheel van onderling samenhangende controlemaatregelen voor de leiding van de organisatie. De leiding van de organisatie wil weten wat er in de organisatie gebeurt, niet alleen door mondelinge en schriftelijke verslagen van de functionarissen. De leiding wil ook weten of alles gebeurt zoals is afgesproken en of functionarissen de financiële middelen op de goede manier gebruiken. De interne controle dient om de leiding van onafhankelijke informatie te voorzien en richt zich natuurlijk ook op het voorkomen en signaleren van fraude. Hiervoor worden door functionarissen met een controlerende functie binnen de organisatie regelmatig rapportages en overzichten over belangrijke processen opgesteld en aan de leiding van de onderneming voorgelegd.

Onder de interne controle vallen: – de administratieve interne controle; – de aanwezigheidscontrole (van personeel en goederen); – de controle op het naleven van overheidsvoorschriften.

De interne controle richt zich op: – Bevoegdheden: • Is iedereen die bepaalde handelingen verricht hiervoor bevoegd? Dit hangt nauw samen met het delegeren van taken en bevoegdheden. Denk hierbij ook aan de autorisatietabellen.

– Gegeven voorschriften: • Houdt iedereen zich aan de gegeven voorschriften, instructies en procedures?

– Aanwezige waarden: • Zijn deze optimaal beveiligd? Denk bij waarden niet alleen aan geld en voorraden, maar ook aan machines en gereedschappen en computers en computerprogramma’s. Zijn de computers uitgerust met een goed antivirusprogramma?

– Gegevensverstrekking: • Zijn de verstrekte gegevens betrouwbaar?

De interne controle ziet toe op de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en het geoorloofd zijn van bedrijfsactiviteiten: – Volledigheid: • Zijn alle posten geboekt? Met name aan de inkomstenkant is dit erg belangrijk: is alle omzet wel verantwoord of zijn er posten verzwegen?

– Juistheid: • Zijn alle posten juist geboekt? Zijn alle geboekte kosten wel op de juiste grootboekrekening geboekt en aan de juiste projecten toegerekend?

– Tijdigheid: • Zijn alle posten op tijd geboekt en niet dagen later? Want ook dat geeft de mogelijkheid tot frauderen.

– Geoorloofdheid: • Zijn de geboekte kosten wel geoorloofd? Privé-uitgaven van de directie of andere personeelsleden horen niet tot de bedrijfskosten. En ook steekpenningen zijn niet geoorloofd.

De interne controle moet de informatieverwerking en de informatieverstrekking garanderen en daarom is vooral controle op volledigheid, juistheid, tijdigheid en geoorloofdheid van belang!

Voor een goede interne controle is een aantal maatregelen noodzakelijk: – een goede interne organisatie; – functiescheiding; – andere preventieve maatregelen; – en repressieve maatregelen (= controle achteraf).

© ThiemeMeulenhoff

17

15

17

18

18

Als de interne organisatie van een onderneming of organisatie niet goed functioneert, zullen de rapporten en overzichten vaak niet helemaal betrouwbaar zijn. En als er fouten gemaakt worden kan iedereen proberen zich achter de rug van een ander te verschuilen. Hoe beter de interne organisatie, hoe beter de kwaliteit van de rapportages en overzichten. Bij een goede interne organisatie hoort ook een goede functiescheiding, zoals je eerder las in deze leereenheid.

Het opbergen van voorraden en kasmiddelen (geld) in afgesloten ruimten is een voorbeeld van een andere preventieve maatregel. Dit is een maatregel waarbij je de aanwezige waarden beveiligt. Ook het stellen van normen en budgetten is een preventieve maatregel, waarmee je onduidelijkheid voorkomt. Met duidelijke normen en budgetten weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn. Bij preventieve controle gaat het om maatregelen die onrechtmatigheden voorkomen.

Tot slot wordt er nog vastgesteld dat er inderdaad geen onvolkomenheden zijn voorgevallen. Er is dan sprake van repressieve maatregelen. Er wordt dus een dubbelcheck uitgevoerd op processen in de organisatie. Je begrijpt vast dat repressieve maatregelen door andere functionarissen worden uitgevoerd dan de preventieve maatregelen.

SOORTEN CONTROLES Bij interne controle kun je onderscheid maken tussen: – formele en materiële controle; – positieve en negatieve controle.

De formele controle is het controleren of de financiële feiten in een rapport of overzicht juist zijn verwerkt en of dat rapport of overzicht volgens de regels is opgesteld. Bij het opstellen van een jaarrekening en andere financiële overzichten moet je voldoen aan wettelijke en andere bepalingen. Een accountant ziet erop toe dat die overzichten en rapporten ook daadwerkelijk aan die regels voldoen.

De materiële controle is de controle op de juistheid van informatie, zoals het juist weergeven van de voorraden en het juist weergeven van de saldi van de geldmiddelen (kasgeld en banksaldi). De bedragen en cijfers op de balans en winst-en-verliesrekening, maar ook die in rapporten, overzichten en andere verantwoordingsverslagen moeten natuurlijk wel juist zijn.

De positieve controle is het vaststellen of alles wat in de administratie is vastgelegd, juist is. Kloppen de verkoopbedragen, is de omzetbelasting overal juist toegepast?

Vroeger vonden veel positieve controles plaats. In die tijd werd de boekhouding nog met de hand bijgehouden, er waren geen computers. De controleurs liepen de boekhouding regel voor regel door en vinkten de posten af. Dat zijn detailcontroles.

De negatieve controle is de controle of alles wat in de administratie is vastgelegd ook volledig is.

Is alles wat geboekt had moeten worden ook inderdaad geboekt? Is er niet een verkoopfactuur vergeten, zijn alle kasontvangsten wel verantwoord? Je spreekt ook wel van volledigheidscontrole als alle posten in de boekhouding worden gecontroleerd, dus ook de individuele verkopen, inkopen en alle kasbescheiden en bankbescheiden.

Voorbeeld 4: Gegeven: De Houtduif B.V. is een groothandel in benodigdheden voor de duivensport. De groothandel verkoopt uitsluitend op rekening. Hoe kun je constateren dat alle omzet geboekt is?

16

18

© ThiemeMeulenhoff

18

19

19

Uitwerking: Je gaat na welke orders er over een bepaalde periode zijn binnengekomen en welke orders nog niet zijn uitgevoerd. Het verschil moet gelijk zijn aan de omzet over die periode.

Cijfervoorbeeld:

Nu moet het totaal van de facturen over augustus ook € 1.650.000 zijn. Klopt dat? Dan is de omzet volledig verantwoord. Dit bedrag moet natuurlijk ook kloppen met de goederenuitgifte uit het magazijn. Er moet daar voor € 1.650.000 verkoopwaarde verzonden zijn.

Bij materiële controle onderscheid je vijf soorten controle: – de detailcontrole: • Je controleert alle boekingen afzonderlijk. Dat is zeer kostbaar en omslachtig. Zoals je hiervoor hebt gezien, gebeurde dat vroeger veel, toen er nog geen computers waren. Tegenwoordig gebeurt dat alleen met steekproeven of bij een vermoeden van fraude.

– de steekproef: • In plaats van een volledige detailcontrole neem je een steekproef, bijvoorbeeld elke tiende factuur of alleen facturen boven een bepaald bedrag.

– de totaalcontrole: • Je controleert gelijksoortige posten niet afzonderlijk maar in totaal. Denk aan controle van een kassa in een winkel: aan het einde van de dag kun je een totaalbedrag van de ontvangsten uitdraaien.

– de verbandscontrole: • Hierbij leg je een verband tussen twee of meer grootheden, zoals het totaalbedrag van de verkopen en de omzetbelasting, het verband tussen verkopen en kostprijs verkopen.

– de saldocontrole: • Hierbij ga je na of de saldi in de boekhouding kloppen. Van bankrekeningen kun je dit eenvoudig nagaan aan de hand van bankafschriften. Om de saldi van debiteuren en crediteuren te controleren, kun je deze debiteuren en crediteuren vragen een opgave te doen van de openstaande posten. De crediteuren en debiteuren sturen de opgave rechtstreeks terug aan de afdeling Interne Controle en niet aan de administratie.

Zoals je hiervóór hebt gezien, leg je bij verbandscontrole verband tussen een of meer grootheden.

Je hebt bij het waardenkringloopproces al verbanden gelegd met de BETA-formules. Dat zijn heel eenvoudige verbandscontroles.

Een tweede eenvoudige verbandscontrole kun je uitvoeren voor de btw. Hieronder staat daarvan een voorbeeld.

Voorbeeld 5: Gegeven: Melancholica is een muziekwinkel die muziekinstrumenten en bladmuziek verkoopt. Voor muziekinstrumenten moet Melancholica het hoge tarief van 21% omzetbelasting in rekening brengen, voor

© ThiemeMeulenhoff

19

17

19

20

20

bladmuziek 6%. Er worden ook muziekinstrumenten verkocht naar het buitenland. De buitenlandse klanten hoeven in Nederland geen omzetbelasting te betalen. In de boekhouding vinden we over de maand oktober de volgende grootboekrekeningen met hun saldo.

Van de muziekinstrumenten verkocht Melancholica voor € 175.960 aan buitenlandse klanten. Op het bankafschrift over de maand november tref je een betaling omzetbelasting aan van € 15.844. Klopt dit bedrag?

Uitwerking: Verkopen muziekinstrumenten: alleen van de omzet aan klanten in Nederland moet Melancholica omzetbelasting afdragen. Voor de omzetbelasting aan buitenlandse klanten geldt het nultarief. Je moet die omzet dus splitsen in Nederlandse omzet en buitenlandse omzet. De Nederlandse omzet bedraagt: € 378.855 – € 175.960 = € 202.895. Je kunt nu de aangifte omzetbelasting narekenen. Je rondt alles af op hele euro’s.

Het betaalde bedrag klopt niet. Er is € 10 te weinig overgemaakt.

Je zoekt de fout op en je ziet in de boekhouding dat de grootboekrekening ’Af te dragen btw 6%’ een saldo heeft van € 6.569, dus € 10 te weinig.

Daar zit dus de fout!

9

Controlevragen Wat is zelfcontrole?

10

Wat is externe controle?

11

Waar ziet de interne controle op toe?

12

Wat is volledigheidscontrole?

13

Wat is verbandscontrole?

14

Wat is negatieve controle?

18

20

© ThiemeMeulenhoff

20

21

21

15

KORTOM

Noem vier maatregelen die noodzakelijk zijn voor interne controle.

Interne controle Interne controle is erg belangrijk, omdat je daarmee fouten kunt corrigeren en fraude opsporen.

Je onderscheidt: – zelfcontrole; – interne controle; – externe controle.

Daarnaast kun je onderscheid maken tussen: – formele controle (is alles volgens de regels?); – materiële controle (is alles aanwezig wat er zou moeten zijn, zowel de goederen als het geld?).

Nog een andere indeling van de controles is: – positieve controle (is wat in de administratie staat juist?); – negatieve controle of volledigheidscontrole (staat alles in de administratie?); – verbandscontrole (kloppen de gegevens in de administratie ten opzichte van elkaar?).

1.4

WELKE FASEN KOM IK TEGEN IN EEN INKOOPPROCES? TIP Het inkoopproces is bij de leereenheid “Administratieve Organisatie van Bedijfsprocessen” uitgebreid aan de orde gekomen. Om de informatie op te halen, is het verstandig om de theorie van die leereenheid er nog eens op na te slaan.

Wat wordt er zoal ingekocht?

1. goederen bestemd voor de verkoop of grond- en hulpstoffen voor de productie; 2. investeringsgoederen, zoals gebouwen, machines, installaties en kantoorinrichting; 3. diensten, zoals accountantscontrole, inhuren van een schoonmaakbedrijf en verzekeringen; 4. overige artikelen, zoals kantoorartikelen en schoonmaakartikelen.

De inkoper neemt de inkoopbeslissingen. Deze beslissingen brengen verplichtingen voor de onderneming met zich mee; namelijk om de bestelde goederen, waarvoor vaak langlopende contracten

© ThiemeMeulenhoff

21

19

21

22

22

worden afgesloten, ook inderdaad af te nemen en op tijd te betalen. Een inkoper bindt de onderneming aan derden.

Omdat de inkoper zo’n belangrijke functie heeft, moeten de werkzaamheden van de inkoper goed gescheiden zijn van de werkzaamheden van anderen. Daarnaast moeten anderen de werkzaamheden van de inkoper kunnen controleren. Dit wordt bereikt met functiescheiding: – De inkoper plaatst de orders.

– De magazijnmeester neemt de goederen in ontvangst.

– De afdeling Administratie ontvangt de factuur.

Voor het doen van inkopen en het bestellen van goederen herhalen we enkele begrippen die je eerder bent tegengekomen: 1. minimumvoorraad; 2. veiligheidsvoorraad; 3. bestelniveau; 4. optimale bestelgrootte; 5. offerte.

20

22

© ThiemeMeulenhoff

22

23

23

STROOMSCHEMA INKOOPPROCES

16

Controlevragen Wat zijn investeringsgoederen?

17

Wat wordt er bedoeld met ’Een inkoper bindt de onderneming aan derden’?

18

Hoe bereik je de functiescheiding bij het inkoopproces?

19

Wat is het bestelniveau?

20

Wat is een besteladvieslijst?

© ThiemeMeulenhoff

23

21

23

24

24

21

Waar moet je na het bestellen op letten?

22

Waar moet een factuur bij een onderneming binnenkomen?

23

Wanneer wordt een factuur betaalbaar gesteld?

KORTOM

1.5

Het inkoopproces – Bij het inkoopproces onderscheid je drie belangrijke personen of afdelingen: • de inkoper (of de afdeling Inkoop); • de magazijnmeester; • de administrateur (of de administratie).

– Deze drie afdelingen zorgen er samen voor dat de voorraad niet beneden de minimale voorraad komt en dat goederen op de juiste manier worden besteld.

– Een goede samenwerking en goede afspraken tussen de personen of afdelingen is daarom van groot belang.

WAT KOM IK TEGEN IN HET OPSLAGPROCES VAN GOEDEREN?

INLEIDING OPSLAGPROCES De taken van het magazijn zijn: 1. het ontvangen van goederen; 2. het opslaan en zorgvuldig bewaren van goederen; 3. het afgeven van goederen; 4. het verzendklaar maken en verzenden van goederen.

Het ontvangen, afgeven en verzenden van goederen mag niet willekeurig gebeuren, maar is met zorgvuldige procedures omgeven. Voor het ontvangen, afgeven en verzenden van goederen moeten andere afdelingen opdrachten geven.

Je maakt onderscheid tussen open en gesloten magazijnen.

22

24

© ThiemeMeulenhoff

24

25

25

Een open magazijn is een magazijn waaruit iedereen kleine hoeveelheden (goedkope) artikelen mag halen zonder verdere procedures. Je spreekt daarom ook wel van een grijpvoorraad. Denk hierbij aan verpakkingsmaterialen voor het verzenden van goederen, kleine artikelen zoals schroeven en dergelijke in productiebedrijven en kantoorartikelen.

Een gesloten magazijn is een magazijn waaruit alleen een magazijnmedewerker artikelen mag halen, als een bevoegde functionaris van een andere afdeling daar een opdracht voor heeft gegeven. Die opdracht voor het afgeven van goederen komt vaak van de afdeling Verkoop.

HET ONTVANGEN VAN GOEDEREN De magazijnmeester of een van zijn medewerkers moet zelfstandig de inhoud van een levering controleren. Hij of een van zijn medewerkers controleert of de geleverde hoeveelheid artikelen in overeenstemming is met de bestelopdracht en met de pakbon die bij de goederen is meegeleverd. Er zitten altijd twee documenten bij de ontvangen goederen: de vrachtbrief en de pakbon.

De magazijnmeester kan goederenontvangsten ook automatisch melden met behulp van een barcodelezer die is gekoppeld aan het computersysteem.

HET OPSLAAN VAN GOEDEREN Goederen moet je opslaan en zorgvuldig bewaren. Goederen vertegenwoordigen een belangrijk deel van de waarde van een onderneming. Daarom: 1. moet je goederen opslaan in goed afsluitbare ruimten (magazijnen); 2. moet je voorkomen dat goederen in kwaliteit achteruitgaan. Dit is vooral erg belangrijk bij bederfelijke goederen zoals levensmiddelen; 3. moet je, als dat nodig is, onderhoud aan de goederen plegen (reserveonderdelen).

HET AFGEVEN VAN GOEDEREN Goederen mag je alleen afgeven als er een opdracht is. Die komt vaak van de afdeling Verkoop.

De uitgifte van goederen is dan gebaseerd op: – individuele uitgiftebonnen • Dat zijn vaak de pakbonnen die ook met de goederen worden meegezonden naar de afnemer.

– picking lists of verzamelpaklijsten • Bij magazijnen waar veel goederen naar meer afnemers worden verzonden, maakt de magazijnmeester, in plaats van individuele pakbonnen, gebruik van verzamelpaklijsten of ’picking lists’.

Het voordeel van de verzamelpaklijsten is dat de magazijnmedewerker de goederen sneller kan verzamelen. Als er meer klanten hetzelfde artikel besteld hebben, kan hij die artikelen in één keer het uit magazijn halen. Daarna sorteert hij de goederen per klant, zodat er nog een extra controle is op de juiste hoeveelheden. Verschillen worden direct geconstateerd. De computer maakt zowel de uitgiftebonnen als de verzamelpaklijsten aan.

HET VERZENDEN VAN GOEDEREN De goederen moeten verzendklaar gemaakt worden. Dat houdt in dat de magazijnmedewerker de hoeveelheden van de verschillende artikelen bij het inpakken controleert aan de hand van de pakbon.

© ThiemeMeulenhoff

25

23

25

26

26

Hij stuurt de originele pakbon mee naar de klant, een kopie gaat naar de administratie. Of hij controleert de pakbon op het beeldscherm. Als alles in orde is, print hij de pakbon uit en voegt hij deze bij de te verzenden goederen. Als de zending klaar is, stuurt hij een afhaalbericht naar het transportbedrijf.

De magazijnmedewerker telt het aantal colli en de chauffeur van het transportbedrijf voert deze in op zijn handterminal, samen met de gegevens van de klant.

Als je zelf goederen verzendt, moet je ook bij die zendingen een pakbon meesturen.

DE MAGAZIJNADMINISTRATIE Soms vind je ze nog in magazijnen: de stellingkaart. Een stellingkaart is een kaart die wordt bewaard bij de goederen in het magazijn en waarop de magazijnmeester de voorraad bijhoudt. Deze kaarten houdt hij met de hand bij. Door het gebruik van computers is de kaart in veel bedrijven verdwenen.

De magazijnmeester houdt de voorraad dan op de computer bij. Dit heet de magazijnvoorraadadministratie. De magazijnvoorraadadministratie is de voorraadadministratie die de magazijnmeester bijhoudt, op de computer of op stellingkaarten. De magazijnvoorraadadministratie moet gelijk zijn aan de kantoorvoorraadadministratie. Zo zie je dat er een dubbele controle is op de voorraad: eenmaal door de magazijnvoorraadadministratie en eenmaal door de kantoorvoorraadadministratie.

ECONOMISCHE EN TECHNISCHE VOORRAAD De technische voorraad is de voorraad die daadwerkelijk in de magazijnen ligt opgeslagen. De economische voorraad is de voorraad waarmee de onderneming een prijsrisico loopt.

Als een onderneming goederen bestelt en deze goederen worden in prijs verhoogd of verlaagd, dan moet de onderneming toch de afgesproken prijs voor de goederen betalen. De onderneming loopt prijsrisico vanaf het moment van het bestellen van de goederen tot het moment dat ze verkocht zijn.

Het moment van inkoop is gelijk aan het moment van bestellen en hoeft niet samen te vallen met het moment van levering. Het moment van verkoop valt samen met het moment dat de verkoopopdracht wordt geaccepteerd en hoeft niet samen te vallen met het moment van aflevering van de goederen.

Voorbeeld 6: Gegeven: Technoderm B.V. is een groothandel in technische materialen. Op 1 januari bedraagt de goederenvoorraad € 15.000.000. Er zijn voor € 3.500.000 goederen in bestelling en er is een orderportefeuille van € 7.500.000. De inkoopwaarde van deze orderportefeuille bedraagt € 4.000.000.

Gevraagd: Hoeveel bedraagt de economische voorraad op 1 januari?

Uitwerking:

24

26

© ThiemeMeulenhoff

26

27

27

INVENTARISATIE VAN DE VOORRAAD Je hebt nu een dubbele magazijnadministratie, maar kloppen die administraties ook met de werkelijke voorraad goederen? Om dat te controleren, moet je van tijd tot tijd alle artikelen tellen en vergelijken met de voorraadadministraties. Dat heet inventariseren.

Het inventariseren gebeurt altijd door ten minste twee personen: de magazijnmeester en iemand van een andere afdeling, bij voorkeur iemand van de afdeling Administratie. Dit om weer samenspanning tussen functionarissen van dezelfde afdeling te voorkomen (functiescheiding!). De magazijnmeester telt de goederen en de andere functionaris noteert de aantallen. Dit kan het beste aan de hand van een artikelenlijst die het systeem uitprint.

Er zijn enkele mogelijkheden voor het moment van inventariseren van de goederenvoorraad: – op 1 januari of een ander vast moment; – op willekeurige tijdstippen.

Grote organisaties inventariseren van tijd tot tijd een gedeelte van de voorraad. Dat heet partieel roulerende inventarisatie.

Bij partieel roulerende inventarisatie wordt de voorraad niet in één keer geïnventariseerd, maar wordt van tijd tot tijd een deel van de voorraad geïnventariseerd, zodat gespreid over een jaar de hele voorraad een of meerdere keren wordt geïnventariseerd.

Een andere mogelijkheid is het inventariseren van artikelen die het bestelniveau hebben bereikt. De voorraad van het betreffende artikel is dan het laagst en je bent het snelst klaar met inventariseren.

24

Controlevragen Wat zijn de taken van het magazijn?

25

Wat is een gesloten magazijn?

26

Waar moet je op letten bij het opslaan van goederen?

27

Wat is de technische voorraad?

28

Wat is inventariseren?

29

Welk document gaat er met de verzending van de goederen mee naar de klant?

KORTOM

Opslagproces Het magazijn heeft een aantal taken: – het ontvangen van goederen; – het opslaan en zorgvuldig bewaren van goederen; – het afgeven van goederen; – het verzendklaar maken en verzenden van goederen.

Hierbij speelt de magazijnmeester een belangrijke rol. Zijn taak is het in de gaten houden van de: – economische voorraad; – technische voorraad.

Het is heel belangrijk dat hij weet hoeveel goederen er zijn. Daarvoor is inventarisatie vereist.

© ThiemeMeulenhoff

27

25

27

28

28

1.6

WELKE FASEN KOM IK TEGEN IN HET VERKOOPPROCES? TIP Het verkoopproces is bij de leereenheid “Administratieve Organisatie van Bedijfsprocessen” uitgebreid aan de orde gekomen. Om de informatie op te halen, is het verstandig om de theorie van die leereenheid er nog eens op na te slaan.

De belangrijkste functie in een onderneming is de verkoopfunctie. Hiermee moet een onderneming immers het geld verdienen waarvan de medewerkers en andere kosten van het bedrijf betaald kunnen worden.

Als de verkoper een deal sluit met een afnemer, verplicht hij de onderneming de goederen of diensten te leveren. Evenals de inkoper bindt de verkoper de onderneming aan derden, namelijk aan de afnemers.

De taken van de afdeling Verkoop zijn: 1. verkrijgen van orders; 2. zorgen dat de orders correct en op de juiste wijze worden uitgevoerd; 3. zorgen voor klantenbinding.

Omdat ook de verkoper een belangrijke functie heeft, moeten de werkzaamheden van de verkoper goed gescheiden zijn van de werkzaamheden van anderen. Daarnaast moeten anderen de werkzaamheden van de verkoper kunnen controleren. Net als bij de inkopers wordt dat ook bij verkopers bereikt met functiescheiding: – De verkoper haalt de verkoopopdrachten en verkooporders binnen.

– De magazijnmeester geeft de goederen af.

– De afdeling Administratie verzendt de factuur.

26

28

© ThiemeMeulenhoff

28

29

29

E-COMMERCE Tegenwoordig is er vaak sprake van e-commerce. E-commerce zijn alle zakelijke handelingen en financiële transacties die op elektronische wijze worden uitgevoerd ter verbetering van de effectiviteit en doelmatigheid van bedrijfsprocessen. E-commerce speelt zich bijna volledig af via internet.

Als je gebruikmaakt van de elektronische middelen die er zijn, zoals internet, moet je ervan uitgaan dat je in staat bent de bedrijfsprocessen beter en sneller uit te voeren. Anders kosten computers alleen maar geld. Ook moet je de bedrijfsprocessen doelmatig inrichten, om zo kosten te besparen.

Bij e-commerce worden zakelijke transacties ingedeeld in drie deelgebieden: 1. Business-to-Business (B2B) • Hierbij gaat het om transacties tussen bedrijven. Je hebt al gezien dat ondernemingen elektronisch kunnen bestellen bij hun leveranciers. Dit gebruik van internet breidt zich nog steeds uit.

2. Business-to-Consumer (B2C) • Hierbij gaat het om transacties tussen bedrijven en particuliere klanten. Hierbij horen alle webwinkels.

3. Business-to-Administration (B2A) • Hierbij gaat het om transacties die samenhangen met de administratie van een onderneming.

Voorbeelden zijn de elektronische belastingaangiften voor omzetbelasting en loonheffingen.

Maar ook het uitbesteden van de administratie aan een accountants- of administratiekantoor, is een voorbeeld van B2A. Hierbij laat de ondernemer de transacties rechtstreeks inlezen bij dat kantoor. Ook boekhouden via internet hoort hierbij.

Er zijn twee soorten leveringen: 1. Directe levering • Hierbij levert de onderneming de producten direct aan de klant. Nadat de klant met een creditcard of via I-deal heeft betaald, kan hij het product downloaden. Het gaat hier altijd om producten die op de computer gekopieerd kunnen worden, zoals muziek, computerprogramma’s en films. Maar ook adviesbureaus sturen hun schriftelijke adviezen vaak per e-mail naar de klanten.

2. Indirecte levering • Hierbij gaat het om bestelde artikelen die niet via internet geleverd worden, maar via een ander distributiekanaal, zoals een koeriersbedrijf, een pakketdienst, een postbedrijf of een transportbedrijf. Het gaat dus altijd om fysieke producten, producten die je vast kunt pakken.

Bij indirecte levering doet zich nog wat anders voor. Het deel van de onderneming waarmee de klanten contact hebben, is meestal de afdeling Verkoop. Daar komen ook de telefoontjes van klanten met vragen en klachten binnen. Het deel van de onderneming dat de contacten met de klanten onderhoudt en de orders binnenkrijgt, heet frontoffice. Het deel van de onderneming dat de orders uitvoert en de artikelen klaarmaakt voor verzending en ze verstuurt naar de klant is het backoffice. Het backoffice verzorgt het orderverwerkingsproces.

Het frontoffice moet snel en flexibel in kunnen spelen op de eisen en wensen van de klanten. Het frontoffice levert maatwerk of standaardprocessen. Dat laatste zie je veel bij grote webwinkels, zoals Wehkamp.nl en Bol.com.

Bij het backoffice gaat het erom de processen zo doelmatig mogelijk tegen zo laag mogelijke kosten uit te voeren. Doelmatig betekent bij Wehkamp.nl en Bol.com dat je de bestelling al binnen enkele dagen in huis hebt, soms zelfs al de volgende dag.

© ThiemeMeulenhoff

29

27

29

30

30

STROOMSCHEMA VERKOOPPROCES

TIP Kijk voor het beantwoorden van de onderstaande vragen eventueel terug in de leereenheid "Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen".

30

Controlevragen Wat is de taak van de afdeling Verkoop?

31

Waar moet je bij het maken van een offerte op letten?

32

Wat is een kredietlimiet?

33

Wat is voorfacturering?

34

Wat houdt periodieke facturering in?

35

Welke gegevens voert de chauffeur in in zijn handterminal?

36

Wat is e-commerce?

28

30

© ThiemeMeulenhoff

30

31

31

37

Wat houden B2A-transacties in?

38

Wat is het backoffice?

KORTOM

Het verkoopproces – Bij het verkoopproces onderscheid je drie belangrijke personen of afdelingen: • de verkoper (of de afdeling Verkoop); • de magazijnmeester; • de administratie.

– Zij zorgen er samen voor dat de goederen verkocht en geleverd worden en dat de debiteurenadministratie goed geregeld is.

– Willen ze goed kunnen samenwerken en communiceren dan moet ieder van hen op de hoogte zijn van de procedures die voor hun afdeling gelden.

De laatste jaren maken steeds meer ondernemingen gebruik van e-commerce. E-commerce speelt zich bijna volledig af op internet. Daarbij worden de zakelijke transacties ingedeeld in: – Business-to-Business (B2B); – Business-to-Consumer (B2C); – Business-to-Administration (B2A).

Je kunt verwachten dat deze manier van handelen in de toekomst alleen maar zal toenemen.

1.7

WAT MOET IK WETEN VAN HET FINANCIËLE PROCES? TIP In de leereenheid "Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen" is het financiële proces al aan bod gekomen. Voor aanvullende informatie kun je de theorie van deze leereenheid er nog eens op naslaan!

De verschillende afdelingen van een onderneming sturen hun gegevens naar de afdeling Administratie. Dat heet input van de financiële administratie. De afdeling Inkoop stuurt de bestelorders naar de afdeling Administratie. Je weet dat in een geautomatiseerde omgeving alles door de computer gebeurt. Als de inkoper het bestelbestand muteert, kan de medewerker op de financiële administratie dit zien. Hetzelfde geldt voor de verkooporders van de afdeling Verkoop en de mutaties in het voorraadbestand van het magazijn.

© ThiemeMeulenhoff

31

29

31

32

32

Ook de gegevens van de salarisadministratie gaan automatisch naar de afdeling Administratie. Als de salarisadministratie de loonstroken heeft klaargemaakt en geprint, worden deze automatisch geboekt in de financiële administratie. Dat is dan ook op de afdeling Administratie te zien. De procuratiehouder krijgt het salarisoverzicht van alle medewerkers en weet dat hij de salarissen kan betalen.

Wat doet de afdeling Administratie dan nog, als veel gegevens al automatisch in het computersysteem komen door handelingen van andere afdelingen?

De werkzaamheden van de afdeling Administratie bestaan uit: 1. ophalen, inboeken en inlezen van gegevens; 2. controleren en corrigeren van gegevens; 3. afsluiten van de boekhouding; 4. verzorgen van de aangiften; 5. rapporteren van financiële gegevens.

DE GELDSTROOM Eerder in deze leereenheid heb je gelezen over de waardenkringloop.

30

32

© ThiemeMeulenhoff

32

33

33

De procuratiehouder is degene die verantwoordelijk is voor de inkomende en uitgaande geldstromen, en die niet de eigenaar of de directeur hoeft te zijn van de onderneming. Wie over de geldmiddelen kan beschikken, heeft een mogelijkheid tot frauderen. De controle op de werkzaamheden van de procuratiehouder is dan ook heel belangrijk. In veel (kleine) ondernemingen doet de eigenaar of de directeur het betalingsverkeer zelf.

Geldmiddelen De geldmiddelen van een onderneming bestaan uit: – contant geld; – betaalrekeningen bij banken; – spaarrekeningen en deposito’s bij banken; – tegoeden van creditcardmaatschappijen; – fictieve betaalmiddelen, zoals cadeaubonnen, penningen voor automaten en retourbonnen (statiegeldbonnen).

De betaalrekeningen worden ook wel rekeningcourant bij banken genoemd. Rood staan hierop kan ook, je spreekt dan van rekeningcourantkrediet.

Ontvangsten De ontvangsten van geldmiddelen bestaan uit: – betalingen door debiteuren; – ontvangsten per kas uit contante verkopen.

Uitgaven De uitgaven van geldmiddelen bestaan uit: – betalingen aan crediteuren; – betaling van lonen en salarissen; – betaling van belastingen en premies sociale verzekeringen (loonheffing, pensioenpremies, omzetbelasting, vennootschapsbelasting); – betaling van rente en aflossing van opgenomen leningen en andere bankkosten.

© ThiemeMeulenhoff

33

31

33

34

34

HET GELDVERKEER Bij het geldverkeer maak je onderscheid tussen: – contant geldverkeer; – giraal geldverkeer.

STROOMSCHEMA FINANCIËLE PROCESSEN

TIP Ook voor de volgende vragen kun je de voorkennis uit de leereenheid "Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen" goed gebruiken.

39

Controlevragen Wat zijn de werkzaamheden van de afdeling Administratie?

32

34

© ThiemeMeulenhoff

34

35

35

40

Wie boekt de betalingen van debiteuren?

41

Wat is belangrijk bij het bewaren van geldmiddelen?

42

Wat is de functie van een kassier?

43

Wie berekent de lonen en salarissen?

44

Welke belastingen en premies sociale verzekeringen moet een onderneming zoal betalen?

45

Wie telt het kasgeld?

46

Wat is internetbankieren?

47

Welke soorten betaalkaarten ken je?

KORTOM

Het financiële proces – De belangrijkste functionaris bij het financiële proces is de procuratiehouder.

– Hij zorgt ervoor dat de in- en uitgaande geldstromen goed zijn geregeld en op de juiste manier worden vastgelegd.

– Hij is ook degene die beslist of betalingen gedaan mogen worden. (Bij kleine ondernemingen regelt de eigenaar of directeur de betalingen.)

– Betalingen kunnen we onderscheiden in uitgaven en inkomsten.

– Uitgaven zijn: • betalingen aan crediteuren; • betaling van de lonen en salarissen; • betaling van belasting en sociale premies; • betaling van rente en andere kosten.

– Inkomsten zijn: • ontvangsten van debiteuren; • kasontvangsten bij contante verkoop.

– Voor al deze betalingen bestaat weer een aantal afspraken voor de manier waarop ze zijn vastgelegd en wanneer ze mogen worden gedaan.

– Uitgaven kunnen zowel contant als per bank worden gedaan.

– Daarnaast kan er ook betaald worden met de pinpas of creditcard.

© ThiemeMeulenhoff

35

33

35

36

36

Begrippenlijst ................................................ delegeren Het overdragen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan mensen die op een lager niveau staan in de organisatie. autorisatietabel Een tabel waarin staat vermeld wie welke bevoegdheden heeft. procuratiehouder Een procuratiehouder is, zonder directeur/eigenaar van een bedrijf te zijn, bevoegd tot handelen uit naam van het betreffende bedrijf. competentietabel Hierin wordt vastgelegd welke gebruiker toegang heeft tot een computerbestand en welke gebruiker mutaties mag aanbrengen in dat bestand. zelfcontrole Iedere medewerker controleert zijn of haar eigen werk.

Interne controle Het geheel van onderling samenhangende controlemaatregelen ten behoeve van de leiding van de organisatie. externe controle De controle in opdracht van de leiding van de organisatie door externe deskundigen (accountants) die niet in dienst zijn van de onderneming. Deze controle vindt plaats ten behoeve van de eigenaren (aandeelhouders, leden) en andere belanghebbenden bij de onderneming. formele controle Het controleren of de financiële feiten in een rapport of overzicht juist zijn verwerkt en of dat overzicht volgens de regels is opgesteld. materiële controle De controle op de juistheid van de informatie, zoals het juist weergeven van de voorraden en het juist weergeven van de saldi van de geldmiddelen (kasgeld en banksaldi), debiteuren en crediteuren. positieve controle Controle gericht op het vaststellen van de juistheid van wat in de administratie is vastgelegd. negatieve controle Controle gericht op de volledigheid van alles wat in de administratie is vastgelegd, ook wel volledigheidscontrole genoemd. verbandscontrole Hierbij wordt er verband gelegd tussen twee of meer grootheden, zoals het totaalbedrag van de verkopen en de omzetbelasting, het verband tussen verkopen en kostprijs verkopen. open magazijn Een magazijn waaruit iedereen kleine hoeveelheden (goedkope) artikelen mag halen zonder verdere procedures. Je noemt die voorraad ook wel een grijpvoorraad.

34

36

© ThiemeMeulenhoff

36

37

37

gesloten magazijn Een magazijn waaruit alleen een magazijnmedewerker artikelen mag halen, als een bevoegde functionaris van een andere afdeling daar een opdracht voor heeft gegeven. stellingkaart Een kaart die wordt bewaard bij de goederen in het magazijn en waarop de voorraad wordt bijgehouden. technische voorraad De voorraad die daadwerkelijk in de magazijnen ligt opgeslagen. economische voorraad De voorraad waarover prijsrisico wordt gelopen. inventariseren Alle artikelen die in voorraad zijn tellen en de telling vergelijken met de voorraadadministraties. partieel roulerende inventarisatie De voorraad niet in één keer helemaal inventariseren maar van tijd tot tijd een deel van de voorraad, zodat gespreid over het jaar de hele voorraad een of meerdere keren wordt geïnventariseerd. e-commerce Alle zakelijke handelingen en financiële transacties die op elektronische wijze worden uitgevoerd ter verbetering van de effectiviteit en doelmatigheid van bedrijfsprocessen. frontoffice Het deel van de onderneming dat de contacten met de klanten onderhoudt en waar de orders binnenkomen backoffice Het deel van de onderneming dat de orders verwerkt en verzendklaar maakt.

© ThiemeMeulenhoff

37

35

37

38

38

Aan het werk ................................................

De organisatie van bedrijfsprocessen, zoals inkopen en verkopen van goederen en/of diensten is geen eenvoudige zaak. Het is van groot belang dat taken goed worden uitgevoerd. Hiervoor vind je in ondernemingen verschillende functionarissen met verschillende taken. Hoe meer mensen er samenwerken, hoe belangrijker het is om duidelijk te hebben wie wat doet.

Controle op de uitvoering van al deze taken is ook van groot belang. Waar mensen werken worden fouten gemaakt, soms onbewust, maar soms ook met opzet. Fraude of samenspannen is natuurlijk niet goed voor een onderneming, en heeft ook effect op de winst. De werkzaamheden moeten altijd gecontroleerd worden. In eerste instantie controleert iedereen zichzelf, maar medewerkers controleren ook elkaar. Naast deze zogenoemde interne controle, komt er ook wel eens iemand van buiten de onderneming onderzoek doen of de administratie wel correct wordt bijgehouden. In dat laatste geval spreek je van externe controle, bijvoorbeeld door een accountant.

Misschien heb je tijdens jouw BPV al iets geleerd over de controle op bedrijfsprocessen. Doe er dan je voordeel mee.

VOORAF De leereenheid Administratieve organisatie en interne controle van bedrijfsprocessen is heel theoretisch. Ongetwijfeld heb je tijdens je BPV al gezien dat controles erg belangrijk zijn bij het foutloos uitvoeren van administratieve taken.

Je kunt deze leereenheid op twee manieren benaderen. Je kunt de leereenheid vanuit de opdrachten aanpakken en de theorie erop naslaan of je leest je eerst goed in voordat je met de opdrachten start.

Ga na wat voor jou de prettigste manier van aanpak voor deze leereenheid is.

Gebruik de leereenheid Administratieve organisatie en interne controle van bedrijfsprocessen eventueel als naslagwerk, uiteraard afhankelijk van jouw aanpak.

Als je een antwoord geeft, vraag je dan telkens af of je zeker weet dat het antwoord goed is.

Bij twijfel zoek je in de tekst van deze leereenheid of jouw gedachte de juiste is.

ROUTINE In deze taak vind je veel theorievragen over de inhoud van deze leereenheid. Probeer steeds na te gaan waar in het bedrijfsproces de taak of dit werk wordt uitgevoerd. Op deze manier krijg je een steeds beter inzicht in hoe en waarom bedrijfsprocessen juist zo zijn georganiseerd.

OPDRACHTEN 1

Administratief organiseren.

TIP De routinevragen doen een beroep op jouw voorkennis van de leereenheid Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen. Bij twijfel is het verstandig om nog even terug te kijken in de leerstof van die leereenheid.

36

38

© ThiemeMeulenhoff

38

39

39

a

Wat is een organisatie?

b

Wat is boekhouden?

c

Wat houdt Administratieve Organisatie in?

d

Wat is een taak?

e

Wat is een beschikkende functie?

f

Wat is een bewarende functie?

g

Wat is een uitvoerende functie?

h

Wat is functievermenging?

i

Wat is fraude?

j

Wat is een handelsonderneming?

k

Wat is een industriële onderneming of productiebedrijf?

l

Wat is een dienstverlenende onderneming?

m

Wat houdt de waardenkringloop in?

n

Wat is een database?

o

Welke gegevens (minimaal zeven) staan er in een crediteurenbestand?

p

Noem minimaal zeven gegevens die in een artikelbestand staan.

q

Wat is een autorisatietabel?

a

Controle moet.

Wat is interne controle?

b

Noem drie zaken waarop interne controle in een onderneming zich kan richten.

c

Welke vormen van controle vallen onder interne controle?

d

Wat is formele controle?

e

Wat is materiële controle?

f

Wat is positieve controle?

g

Wat is een detailcontrole?

h

Wat is een steekproef?

i

Wat is totaalcontrole?

j

Wat is saldocontrole?

a

We kopen in.

Wat kun je zoal inkopen?

2

3

© ThiemeMeulenhoff

39

37

39

40

40

b

Wat is de taak van de inkoper?

c

Wat houdt de minimumvoorraad in?

d

Wat houdt de veiligheidsvoorraad in?

e

Wat wordt bedoeld met optimale bestelgrootte?

f

Wat is een offerte?

g

Op welke manieren kun je iets bestellen?

h

Noem minimaal vier items die in een bestelopdracht moeten staan?

i

Wat zijn colli?

j

Welke vier zaken rapporteert de magazijnmeester na ontvangst van de goederen?

k

Wat is de taak van de crediteurenbeheerder?

l

Waar moet je bij de inhoud van een factuur op letten?

a

We slaan het op.

Wat is een open magazijn?

4 b

Wat moet de magazijnmeester of een van zijn medewerkers controleren bij het in ontvangst nemen van een zending goederen?

c

Waarop is de uitgifte van goederen gebaseerd?

d

Wat is een stellingkaart?

e

Wat is de economische voorraad?

f

Wat is partieel roulerende inventarisatie?

a

We verkopen.

Hoe bereik je de functiescheiding bij het verkoopproces ?

b

Noem minimaal drie manieren waarop een onderneming orders binnenkrijgt.

c

Wat (minimaal drie zaken) moet de verkoper beoordelen als er een order binnenkomt?

d

Noem minimaal vier leverings- en betalingsvoorwaarden.

e

Wat is kredietwaardig?

f

Welke drie zaken moet de debiteurenadministratie nagaan voordat een verkoper een order mag accepteren?

g

Wat is nafacturering?

h

Mag een magazijnmeester iemand zonder voorwaarden goederen uit het magazijn meegeven als daarom gevraagd wordt?

5

i

Hoe kunnen goederen worden verzonden?

j

Wat is de vervaldatum?

38

40

© ThiemeMeulenhoff

40

41

41

k

Wat is wanbetalen?

l

Wat kan met een kassabon worden aangetoond (bewezen)?

m

Hoe kan er bij een kassa in een winkel worden betaald?

n

Welke drie deelgebieden kent e-commerce?

o

Wat houden B2B-transacties in?

p

Wat wordt bedoeld met directe levering?

q

En wat wordt bedoeld met indirecte levering?

r

Wat is frontoffice?

a

We krijgen geld.

Waar komen de gegevens voor de financiële administratie vandaan?

b

Wat is de procuratiehouder?

c

Wat is de taak van de procuratiehouder?

d

Waaruit bestaan de geldmiddelen van een onderneming?

e

Waaruit bestaan de ontvangsten van een onderneming?

f

Waaruit bestaan de uitgaven van een onderneming?

g

Hoe ontstaan vorderingen op debiteuren?

h

Wat voor soort functie heeft een caissière?

6

i

En wat is haar/zijn taak?

j

Mag een caissière betalingen doen?

k

Wanneer mag een kassier betalingen doen?

l

Wat moet de kassier ontvangen als hij een betaling doet?

m

Wat moet er direct gebeuren bij contante betalingen en ontvangsten?

n

Hoe ontstaan schulden aan crediteuren?

o

Zijn crediteuren altijd leveranciers van handelsgoederen?

p

Wie controleert de facturen van crediteuren?

q

Wat doet de crediteurbeheerder met een goedgekeurde factuur?

r

Wie betaalt de facturen van crediteuren?

s

Wat staat er op een loonstrook?

t

Wat is een rekening-courant bij een bank?

u

Wat is een rekening-courant krediet?

© ThiemeMeulenhoff

41

39

41

42

42

v

Welke soorten geldverkeer ken je?

w

Wat is het vier-ogen-principe?

x

Wat is het kenmerk van een creditcard?

y

Welke vier gegevens moeten er minimaal op een betaalkaart staan?

z

Wat is giraal geldverkeer?

aa

Waarom zijn betalingen met betaalkaarten giraal geldverkeer?

AFRONDING Je hebt heel wat theorie verwerkt, maar weet je nu ook hoe zaken in de praktijk verlopen? In de afronding zul je daar iets meer van merken, maar zoals al eerder gezegd, zul je de processen en de controle daarop tijdens simulaties en de BPV al tegen zijn gekomen.

Goed om nu eens te controleren of je echt op de hoogte bent van Administratieve Bedrijfsprocessen, maar ook op de controle daarop.

7a

Houd je boek bij de hand als naslagwerk voor het vinden van je antwoorden of om je antwoorden te controleren, zodat je zeker weet dat je het goed hebt!

PRAKTIJK Handen uit de mouwen voor De Vries & Co B.V., Verrassica B.V., Hokawe BV, Koen, Calzine B.V., Importmaatschappij Insulinde N.V., Hein Alberts B.V. en Baklekker.nl.

SUCCES!

TIP Het kan nodig zijn dat je ook de kennis van de leereenheid "Administratieve Organisatie van Bedrijfsprocessen" nodig hebt!

8

Die De Vries met zijn ouderwetse bonnen …

De Vries & Co B.V. is een technische handelsonderneming die zich vooral richt op de verkoop van professionele koel- en vriesapparatuur voor supermarkten, restaurants en andere horecabedrijven, ziekenhuizen en verzorgingshuizen. Gerard de Vries, de directeur/grootaandeelhouder, heeft nooit iets in automatisering gezien. Hij werkt het liefst nog ouderwets met bonnen, zodat hij precies kan zien wat er gebeurt. Hij heeft twee verkopers in dienst en daarnaast nog een magazijnmeester en een chauffeur om de goederen naar de klanten te brengen. Drie administratieve medewerkers verzorgen de boekhouding. Zij werken al wel met een computer en een boekhoudprogramma. De administratieve medewerkers zijn de boekhouder, een facturiste en een directiesecretaresse. De procuratie, het doen van de betalingen en de inkoop van goederen, doet Gerard de Vries zelf.

Als een verkoper een koeling of vrieskast verkoopt, sluit hij een koopovereenkomst (formulier in drievoud) met de klant. Het gebeurt ook dat bestellingen telefonisch binnenkomen. Van die bestelligen wordt een orderbevestiging in drievoud opgemaakt.

De facturiste maakt de facturen in tweevoud op. Zij maakt ook de pakbon in tweevoud op en een verzendadvies voor de aflevering. Het verzendadvies is eigenlijk gewoon een kopie van de pakbon met ruimte voor een handtekening van de klant.

40

42

© ThiemeMeulenhoff

42

43

43

a

Hoe handelt de verkoper de verkoop van een koelkast administratief af?

b

Hoe werkt de administratieve afhandeling van telefonische bestellingen op de verkoopafdeling?

c

Wat doet de administratie met de verkooporders?

d

Wie geeft de magazijnmeester de opdracht een koeling of vrieskast voor aflevering af te geven uit het magazijn?

e

Hoe behandelt de chauffeur de aflevering bij de klant?

9

De Vries moderniseert.

Op 1 januari neemt Hendrik-Jan de Vries de directie over van zijn vader Gerard de Vries. Hendrik-Jan heeft al vaak zijn hoofd geschud over het ’primitieve’ gedoe met al die bonnen en hij is van plan een computerprogramma aan te schaffen waarin niet alleen de boekhouding, maar ook de voorraadadministratie en de orders verwerkt kunnen worden. Hij wil zich goed voorbereiden op de overname en de inrichting van de administratieve organisatie. In de computerprogramma’s zijn de volgende bestanden opgenomen: orderbestand, kantoorvoorraadbestand, debiteurenbestand en boekhouding. Er komen geen wijzigingen in de personeelsbezetting. De personeelsbezetting is als volgt: – Directie: Hendrik-Jan. Hij gaat tevens de procuratie (de betalingen) doen.

– Inkoop: Gerard de Vries blijft dat doen vanwege zijn ervaring. Over enkele jaren neemt Hendrik-Jan dat ook over.

– Verkoop: twee verkopers.

– Magazijn: magazijnmeester en een hulp voor het inpakken.

– Vervoer: één chauffeur.

– Administratie: drie medewerkers: boekhouder, facturiste en directiesecretaresse. De directiesecretaresse beheert ook de debiteuren.

Administratief is er geen verschil tussen verkoop in de showroom en telefonische verkoop. Als de computerprogramma’s zijn geïnstalleerd, moet Hendrik-Jan een competentietabel opstellen. a

Hoe verwerk je een verkoop administratief met behulp van de computer?

b

Hoe verwerk je het verzendklaar maken van de goederen administratief?

c

Hoe gebeurt de verzending?

d

Hoe gaat de facturering in zijn werk?

e

Wat is de taak van de debiteurenbeheerder?

10

Verrassica in schema.

Van handelsonderneming Verrassica B.V. zijn over de maand januari de volgende gegevens bekend: – Het saldo van de debiteuren bedraagt op 1 januari € 6.250.000 en van de crediteuren € 2.000.000.

– Verrassica B.V. verkocht voor € 7.000.000 aan goederen en kocht voor € 3.700.000 aan goederen in.

– Uit de bankafschriften blijkt dat Verrassica B.V. € 7.500.000 van debiteuren heeft ontvangen en € 4.000.000 aan crediteuren heeft betaald. a

Teken een eenvoudig waardenkringloopschema van Verrassica B.V.

b

Bereken het saldo debiteuren per 31 januari en geef deze berekening schematisch weer.

c

Bereken het saldo crediteuren per 31 januari en geef deze berekening schematisch weer.

© ThiemeMeulenhoff

43

41

43

44

44

11

Vragen bij je sollicitatie bij Hokawe BV. Je solliciteert op de afdeling Interne Controle van Hokawe BV. Je weet nog weinig van ze af en zij nog minder van jou. Allereerst willen ze jouw theoretische kennis toetsen. In het gesprek stellen ze je de volgende vragen. Jij antwoordt natuurlijk zo uitgebreid mogelijk, want je wilt deze baan maar wat graag! a

Waar richt de Interne Controle zich op?

b

Welke vier aspecten van bedrijfsactiviteiten worden bij een interne controle nauwkeurig nagegaan?

c

Noem minimaal vier maatregelen die bij interne controle van groot belang zijn.

d

Welke soorten controle kun je onderscheiden?

e

Wat houden de genoemde soorten controle in?

f

Noem vijf vormen van materiële controle. Geef ook aan wat je bij die controles doet.

12

Aan het werk.

Gefeliciteerd, je bent aangenomen!

Hokawe BV is een grote winkel in huishoudelijke artikelen, eigenlijk is het een klein warenhuis. Winkelpersoneel helpt de klanten en slaat de aankopen aan op een oude kassa die een kassabon uitprint.

Iedere periode wordt de kostprijs van de verkopen berekend met de BETA-formule Beginvoorraad + Inkopen – Eindvoorraad = Kostprijs verkopen.

Net in de week dat jij met je werk begint, wil de directie een computersysteem met kassaterminals en het gebruik van de barcode op de artikelen invoeren. Mogelijk dat jij al wat tips kan geven bij de aanschaf van een dergelijk kassa- en computersysteem. a

Is de berekening van de kostprijs verkopen die Hokawe toepast juist?

b

Welk advies zou je willen geven zodat Hokawe nog meer informatie boven tafel krijgt dan met een eenvoudig berekening?

13

Een vraag van je (ex-)klasgenoot Koen.

Koen werkt op de afdeling Interne Controle van de Nederlandse werkmaatschappij van een internationaal concern. Van de vorderingen en verkopen over het eerste kwartaal zijn de volgende gegevens bekend: – Debiteurensaldo per 1 januari: € 13.473.895; – Debiteurensaldo per 31 maart: € 12.422.740; – Verkopen tegen inkoopprijs (!): € 8.989.192. (De inkoopprijzen bedragen 60% van de verkoopprijs); – Ontvangen betalingen van debiteuren: € 15.896.475.

Koen moet na het eerste kwartaal nagaan of alle verkopen verantwoord zijn. Dat doet hij door middel van een verbandscontrole op de debiteuren. Hij was altijd minder goed in dat soort controles dan jij en dus vraagt hij jouw hulp bij de opstelling voor de verbandscontrole. a

14

Bereken het saldo debiteuren op 31 maart.

Calzine, uw nieuwe goedkope tankstation.

Calzine B.V. is een oliemaatschappij die vijf pompstations exploiteert. De benzinemaatschappij zorgt voor de bevoorrading van de autobrandstoffen (benzine, diesel en gas). De voorraad brandstoffen wordt in ondergrondse tanks opgeslagen. De maatschappij factureert één keer per week, waarbij de

42

44

© ThiemeMeulenhoff

44

45

45

maatschappij de afleveringsbonnen overlegd. De chauffeur van de tankwagen print de afleveringsbonnen vanuit zijn handterminal. Die afleveringsbonnen worden dan tegelijkertijd doorgegeven aan de oliemaatschappij. Op de computer van de oliemaatschappij wordt de voorraad bijgehouden.

Je moet onderzoeken hoe de interne organisatie van Calzine werkt. Beantwoord de volgende vragen.

TIP De inhoud van de ondergrondse tanks wordt regelmatig met een peilstok gecontroleerd.

Het niveau van de brandstoffen in de tank moet overeenkomen met het volume van de volle tank minus de verkochte brandstoffen. Zo kunnen ook lekkages vroegtijdig worden opgespoord. a

Hoe wordt de voorraadadministratie bijgehouden?

b

Hoe wordt de voorraadadministratie bijgewerkt?

c

Hoe kun je vaststellen of de voorraadadministratie volledig en juist is?

15

Lust u ook een bakkie?

Importmaatschappij Insulinde N.V. voert onder andere koffie, thee en cacao in. Deze goederen koopt zij onder andere in Zuid-Amerikaanse en Afrikaanse landen. Koffie wordt ingevoerd uit bijvoorbeeld Brazilië, Columbia en Indonesië. De koffie wordt vervoerd in balen. In een baal koffie zit 60 kilo groene koffie (ongebrande koffie). De afnemers van Insulinde N.V. branden de koffie en verkopen de koffie aan de consument. De klanten van Insulinde N.V. zijn dan ook grote koffiebranderijen.

– Op 1 oktober zijn er op de kade van Rotterdam 1.500 balen opgeslagen.

– Met schepen zijn vanuit de verschillende landen 6.500 balen koffie onderweg naar Nederland.

– Met koffieboeren in de koffielanden zijn voor 10.000 balen koffie afnamecontracten (inkoopcontracten) afgesloten.

– Met koffiebranders in Nederland zijn voor 15.000 balen afnamecontracten (verkoopcontracten) afgesloten. a

Hoe groot is de technische voorraad koffie van Insulinde N.V. op 1 oktober?

b

Hoe groot is de economische voorraad koffie van Insulinde N.V. op 1 oktober?

16

Doe je boodschappen bij HA. Hein Alberts B.V. heeft zes supermarkten in Nederland. De supermarkten hebben duizenden artikelen in hun assortiment. Hein Alberts koopt de artikelen bij verschillende fabrikanten in en verkoopt ze aan de consument in de supermarkten. Op het hoofdkantoor wordt de voorraadadministratie per filiaal bijgehouden. In de supermarkten staan kassaterminals met barcodescanners. Dagelijks worden de filialen bevoorraad vanuit een centraal magazijn, waar de fabrikanten de levensmiddelen dagelijks laten afleveren.

Beantwoord de volgende vragen. a

Waar wordt de voorraadadministratie bijgehouden?

b

Hoe bestelt Hein Alberts de artikelen?

c

Hoe weet het hoofdkantoor dat in een filiaal het bestelniveau is bereikt?

d

Hoe worden de inkopen bij fabrikanten geboekt? Denk aan de levering aan het centraal magazijn.

e

Wie beslist over leveringen uit het centraal magazijn aan de filialen?

f

Wat wordt er geboekt als de goederen aan een filiaal geleverd worden?

© ThiemeMeulenhoff

45

43

45

46

46

g

17

Hoe kun je constateren of de goederenvoorraad nog juist is, of dat er goederen verdwenen (gestolen?) zijn? Denk erom dat de voorraad in de winkels te groot is om in één keer te tellen.

Een keukenwebwinkel.

Baklekker.nl is een webwinkel in bakbenodigdheden, zoals bakvormen, mixers, enzovoort. Bestellingen komen binnen via de website. Klanten moeten hun bestellingen direct betalen met een creditcard of via I-deal. Als de bestelling en de betaling binnen zijn, neemt Baklekker.nl de order in behandeling. Drie personen ontvangen die orders . Zij bekijken de orders en gaan na of de bestelde artikelen wel in voorraad zijn. Dat moet, want als er een bestelling binnenkomt, wordt de voorraadadministratie direct door de computer bijgewerkt. Als de mensen die de orders ontvangen, deze hebben bekeken en goedgekeurd, gaan de orders naar de verzendafdeling, die de orders verzendklaar maakt.

Een koeriersberdrijf haalt de orders die verzendklaar zijn ’s avonds op en levert ze de volgende dag bij de klanten af.

a

Hoe noem je de afdeling die de orders ontvangt en beoordeelt en waar rechtstreeks contact is met de klanten?

b

Wat hoort er nog meer bij de taak van die afdeling?

c

Hoe noem je de afdelingen van de onderneming die geen direct contact hebben met de klanten?

d

Is bij Baklekker.nl sprake van directe of indirecte levering? Waarom?

TERUGKIJKEND

18 a

Beschrijf wat goed is gegaan bij het doorwerken van deze leereenheid.

b

Beschrijf wat je in de toekomst denkt te kunnen gebruiken van de kennis die je in deze leereenheid hebt opgedaan.

c

Waar baal je achteraf van nu je bijna klaar bent met deze leereenheid?

d

Wat vond je leuk om te lezen, leren of doen bij deze leereenheid ?

e

Wat kun je met de kennis die je hebt opgedaan in deze leereenheid als je straks gaat solliciteren naar een financieel-administratieve functie?

f

Schrijf drie aandachtspunten op waarin je aangeeft hoe je de volgende keer deze leereenheid anders aan zou kunnen pakken.

OPRUIMEN Berg je uitwerkingen op in je dossier zodat je ze later eenvoudig terug kan vinden.

44

46

© ThiemeMeulenhoff

46

47

47

Evaluatie ................................................

1 a

2 a

3 a

Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ Organisaties hebben altijd een doel. ○ Doelmatig wil zeggen dat je weet wat je doel is. ○ Eén van de taken binnen de administratie is onder andere het verzamelen en controleren van aangeleverde gegevens. ○ Een organisatie kent vijf functies, namelijk: - beschikkende functies; - bewarende functies; - registrerende functies; - uitvoerende functies; - controlerende functies. ○ Fraude is het bewust weergeven van de werkelijkheid. ○ Bij kleine ondernemingen is functiescheiding soms niet mogelijk. ○ In de waardenkringloop geldt voor goederen: Beginvoorraad + Inkopen – (kostprijs) Verkopen = Eindvoorraad ○ In de waardenkringloop geldt voor alle onderdelen: Beginvoorraad + Eindvoorraad + Toevoeging – Afname = 0 ofwel B + E +T – A = 0. ○ Als je naam in de competentietabel voor Excel niet voorkomt, mag je het spreadsheet niet veranderen. ○ Als je naam in de competentietabel voor Excel niet voorkomt, mag je het spreadsheet niet inzien. ○ In een autorisatietabel staat welke bevoegdheden je hebt.

Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ Je kunt drie vormen van controle onderscheiden, namelijk: 1. zelfcontrole, 2. interne controle en 3. externe controle. ○ Zelfcontrole houdt in dat iedere medewerker zijn of haar eigen afdeling controleert. ○ Interne controle is controle die wordt uitgevoerd door medewerkers die daartoe zijn aangesteld door de leiding van onderneming ○ Externe controle wordt onder andere uitgevoerd door de procuratiehouder. ○ Interne controle richt zich alleen op de bevoegdheden, nooit op taken. ○ Aanwezigheidscontrole is zowel gericht op goederen als op personen. ○ Formele controle is het controleren of de financiële feiten in een rapport of overzicht juist zijn verwerkt en of dat rapport of overzicht volgens de regels is opgesteld. ○ Bij materiële controle is de controle speciaal gericht op de juistheid van informatie. ○ Bij totaalcontrole controleer je alle boekingen afzonderlijk. ○ Negatieve controle is gericht op wat in de administratie zou kunnen ontbreken. ○ De BETA-formules gebruik je bij verbandscontroles.

Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ Het is verstandig een offerte aan te vragen voordat je een bestelling doet (tenzij het standaardbestellingen betreft). ○ Alle voorraden horen bij de investeringsgoederen. ○ De inkoper neemt de goederen in ontvangst. ○ De optimale bestelgrootte is altijd groter dan de minimumvoorraad. ○ Het hoofd van de afdeling Inkoop moet de bestelopdracht goedkeuren. ○ Eén van de taken van de magazijnmeester is het controleren van de binnengekomen goederen. ○ Pakbonnen worden altijd rechtstreeks naar de administratie gestuurd. ○ De magazijnmeester fiatteert de betalingen aan de leveranciers van de goederen.

© ThiemeMeulenhoff

47

45

47

48

48

○ De inkoper bepaalt wanneer er ingekocht moet worden. ○ Posten in het crediteurenbestand worden afgesloten als de crediteur zijn geld krijgt.

4 a

5 a

6 a

Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ De taken van het magazijn zijn: 1. het ontvangen van goederen; 2. het opslaan en zorgvuldig bewaren van goederen; 3. het afgeven van goederen; 4. het verzendklaar maken en verzenden van goederen. ○ Uit een ’open’ magazijn mag je goederen pakken zonder verdere procedures. ○ Als je zelf zomaar een rolletje plakband uit het magazijn mag halen, spreek je van een open magazijn. ○ Ook uit een gesloten magazijn mag je goederen pakken, als je het maar even tegen de magazijnmeester zegt. ○ Pakbonnen kunnen digitaal verstuurd worden. ○ Verzamelpaklijsten worden ook wel picking lists genoemd. ○ De economische voorraad is altijd lager dan de technische voorraad. ○ Bij partieel roulerende inventarisatie inventariseer je een deel van de voorraad per keer. ○ Als de economische voorraad gelijk is aan de technische voorraad, loop je geen risico van prijsdalingen of -stijgingen. ○ De magazijnvoorraadadministratie is de voorraadadministratie die de afdeling Inkoop bijhoudt. ○ Een stellingkaart is een hulpmiddel waarmee je de voorraad kunt bijhouden.

Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ De taken van de afdeling Verkoop zijn: 1. verkrijgen van orders; 2. zorgen dat de orders correct en op de juiste wijze worden uitgevoerd; 3. zorgen voor klantenbinding. ○ De verkoper haalt verkoopopdrachten en verkooporders binnen. ○ De procuratiehouder levert de goederen. ○ De magazijnmeester verzendt de factuur. ○ E-commerce is altijd goedkoper dan gewoon verkopen. ○ Het downloaden van een track van iTunes is een voorbeeld van een directe levering. ○ Het binnen 24 uur leveren van een boek door Bol.com is een voorbeeld van directe levering. ○ De afdeling Klantenservice is een onderdeel van het backoffice. ○ B2B is een aanduiding voor e-commerce tussen bedrijven. ○ Elektronisch bankieren is een voorbeeld van B2A. Vragen.

Vink het juiste antwoord aan. ○ Bij het geldverkeer maken we onderscheid tussen: contant geldverkeer en giraal geldverkeer. ○ De ontvangsten van geldmiddelen bestaan uit betalingen door debiteuren. ○ Onder rekening-couranten verstaan we betaal- en spaarrekeningen. ○ Betaling van salarissen gaat buiten de procuratiehouder om, dat doet de afdeling Salarisadministratie. ○ De procuratiehouder is verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande geldstromen in een onderneming. ○ De afdeling Administratie moet periodiek een rapport uitbrengen. ○ Controle op de werkzaamheden van de procuratiehouder is heel belangrijk, omdat hij makkelijk fraude zou kunnen plegen. ○ Betalingen voor goederen lopen altijd via de bank. ○ Fictieve betaalmiddelen, zoals cadeaubonnen, penningen voor automaten en retourbonnen (statiegeldbonnen) reken je niet tot de geldmiddelen.

46

48

© ThiemeMeulenhoff

48

49

49

○ In de waardenkringloop loopt de geldstroom van verkopen via ontvangsten en betalingen naar inkopen. ○ Een spaarrekening bij de bank hoort niet bij de geldmiddelen, je kunt er vaak niet meteen over beschikken.

© ThiemeMeulenhoff

49

47

49

1

1

BA/AA/SA ba/aa/sa Bedrijfsadministratie deel C

BV in Balans biedt ondersteunend lesmateriaal gebaseerd op de competentiegerichte kwalificatiedossiers die door het Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO voor de Financiële beroepen zijn ontwikkeld.

Het lesmateriaal dekt de kerntaken, werkprocessen en activiteiten voor de kwalificatiedossiers: • •

niveau 3 (Financieel Administratief Medewerker) en niveau 4 (Bedrijfsadministrateur, Assistent-accountant en Salarisadministrateur).

Bedrijfsadministratie deel C

Editie

BV in Balans bestaat uit leereenheden waarin de leerling zijn eigen leerweg vindt en waarmee de docent het gewenste curriculum vult.

2013

E.P. van Balen, K. Broersen, G.W.M van Heeswijk, J.P. Mijnster, S.J. Stienstra, T.F.G. Suppers, T. van de Veerdonk e.a.

Mede dankzij de kritische gebruikers die hun wensen kenbaar hebben gemaakt, maakt dit lesmateriaal het mogelijk om ‘Balans in het onderwijs’ te brengen.

De auteurs

BA/AA/SA

Leerwerkboek

9781111270155

1

1