13
13
– – – –
het debiteurenbestand; het crediteurenbestand; het artikelbestand; de grootboekrekeningen.
Met deze vier basisbestanden in de database kun je de administratie verder inrichten. Alle andere bestanden halen de benodigde gegevens uit deze vier bestanden. FUNCTIESCHEIDING EN AUTOMATISERING Ook bij het gebruik van computers moet er functiescheiding zijn. De vraag is dan wie toegang heeft tot de computerbestanden en wie wel en wie niet gegevens mag toevoegen. Het toevoegen van gegevens heet muteren ofwel wijzigingen aanbrengen. Het moet duidelijk zijn wat de bevoegdheden zijn van de verschillende functionarissen. Om die bevoegdheden uit te kunnen oefenen, stelt een onderneming autorisatie- en competentietabellen samen. Autorisatie- en competentietabellen regelen de functiescheiding. Een autorisatietabel is een tabel waarin staat wie welke bevoegdheden heeft. Zo heeft de inkoper de bevoegdheid om inkopen te doen en bestellingen te plaatsen. De verkoper heeft de bevoegdheid om goederen of diensten te verkopen en verkooporders in ontvangst te nemen. De procuratiehouder heeft de bevoegdheid gelden in ontvangst te nemen en te betalen. Dat wil zeggen dat zijn handtekening onder betalingsopdrachten van de bank moet staan. Zo kun je de bevoegdheden van alle functionarissen in een organisatie in een autorisatietabel vastleggen. In de tabel worden ook de handtekeningen en parafen (= verkorte handtekeningen) van alle functionarissen opgenomen. In een competentietabel staat welke gebruiker toegang heeft tot een computerbestand en welke gebruiker mutaties mag aanbrengen in dat bestand. Je hebt voor elk computerbestand dan ook twee groepen gebruikers: zij die alleen het bestand mogen lezen en zij die het bestand mogen muteren. Je krijgt toegang tot een bestand met een identificatiecode: de user-ID of het password.
Voorbeeld 3: Gegeven: Dematech N.V. werkt al jaren met computers. Dematech N.V. heeft een uitgebreid boekhoudprogramma waar onder andere een offerte- en bestelprogramma en een voorraadprogramma aan zijn gekoppeld.
© ThiemeMeulenhoff
13
11
13