THEORIEBOEK NIVEAU 4
Kennis Bedrijfsadministratie 1
financiele beroepen
GERARD VAN HEESWIJK STEF STIENSTRA PIETER MIJNSTER
Kennis Bedrijfsadministratie 1
Gerard van Heeswijk Stef Stienstra Pieter Mijnster
Colofon Auteurs Gerard van Heeswijk Stef Stienstra
Redactie Pieter Mijnster
Vormgeving
Over ThiemeMeulenhoff ThiemeMeulenhoff Over zich van vaneducatieve educatieveuitgeverij uitgeverijtot toteen een ThiemeMeulenhoff ontwikkelt zich learning design company. company. We Webrengen brengencontent, content,leerontwerp leerontwerpenentechnotechlogie samen. MetMet onze groeiende expertise, ervaring en leeroplossingen nologie samen. onze groeiende expertise, ervaring en leeroploszijn we zijn eenwe partner voor scholen bij het vernieuwen en verbeteren van singen een partner voor scholen bij het vernieuwen en verbeteren onderwijs. Zo kunnen we samen beterbeter rechtrecht doendoen aan de verschillen tusvan onderwijs. Zo kunnen we samen aan de verschillen sen lerenden en scholen en ervoor zorgen dat leren steeds persoonlijker, tussen lerenden en scholen en ervoor zorgen dat leren steeds persooneffectiever en efficiënter wordt. wordt. lijker, effectiever en efficiënter
Studio Fraaj, Rotterdam
Omslag
Samen leren vernieuwen. vernieuwen.
Studio Fraaj, Rotterdam
www.thiememeulenhoff.nl of via de Klantenservice 033 448 37 00
Opmaak
ISBN 978 90 06 64092 2 9006 Eerste druk, eerste eerste oplage, oplage, 2016 2016
Imago Mediabuilders, Amersfoort
Tekeningen Tiekstra Media, Groningen
Fotografie Shutterstock / 311162882, 360b, Albina Glisic, Altin Osmanaj, Andrey_Popov, Billion Photos, blurAZ, Dmitry Kalinovsky, DutchScenery, g-stockstudio, mama_mia, maxuser, michaeljung, Mikhail Klyoshev, Monkey Business Images, Office Building, polygraphus, Pressmaster, Rawpixel.com, serpeblu, Sombat Muycheen, StepanPopov, Vereshchagin Dmitry, Vladimir Daragan, Vitaly Raduntsev, wavebreakmedia
© ThiemeMeulenhoff, ThiemeMeulenhoff, Amersfoort, Amersfoort, 2016 2016 Alle rechten rechten voorbehouden. voorbehouden. Niets Nietsuit uitdeze dezeuitgave uitgavemag magworden wordenververveelvoudigd, opgeslagen in in een eengeautomatiseerd geautomatiseerdgegevensbestand, gegevensbestand,ofof openbaar gemaakt, in elektronisch, in enige enige vorm vormofofop openige enigewijze, wijze,hetzij hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig enig andere andere manier, manier,zonder zonder voorafgaande schriftelijke toestemming toestemming van van de deuitgever. uitgever. Voor zover is toegestaan opop zover het het maken makenvan vankopieën kopieënuituitdeze dezeuitgave uitgave is toegestaan grond van 2323 augustus van artikel artikel 16B 16BAuteurswet Auteurswet1912 1912j°j°het hetBesluit Besluitvan van augustus 1985, Stbl. 471 daarvoor 471 en enartikel artikel17 17Auteurswet Auteurswet1912, 1912,dient dientmen mendede daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen vergoedingen te te voldoen voldoenaan aanStichting StichtingPublicaPublicatie- en Reproductierechten Reproductierechten Organisatie Organisatie (PRO), (PRO),Postbus Postbus3060, 3060,2130 2130KB KB Hoofddorp (www.stichting-pro.nl). Voor Voor het hetovernemen overnemenvan vangedeelte(n) gedeelte(n) uit deze deze uitgave uitgave in inbloemlezingen, bloemlezingen,readers readersen enandere anderecompilatiewerken compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) wenden. Voor Auteurswet) dient dient men menzich zichtot totde deuitgever uitgevertete wenden. Voor meer informatie over maken vanvan over het hetgebruik gebruikvan vanmuziek, muziek,film filmenenhet het maken kopieën in in het het onderwijs onderwijszie ziewww.auteursrechtenonderwijs.nl. www.auteursrechtenonderwijs.nl. De uitgever heeft ernaar ernaar gestreefd gestreefd de de auteursrechten auteursrechten te te regelen regelen volgens volgens de wettelijke wettelijke bepalingen. bepalingen. Degenen Degenen die diedesondanks desondanksmenen menenzekere zekererechten te kunnen doendoen gelden, kunnen zich alsnog tot detot uitgever wenden. rechten te kunnen gelden, kunnen zich alsnog de uitgever
wenden. ®
Deze uitgave is voorzien van het FSC -keurmerk. Dit betekent dat de Deze uitgave volledig CO2-neutraal geproduceerd. bosbouw voor het gebruikte papierisop een verantwoorde wijze heeft Het voor deze uitgave gebruikte papier is voorzien van plaatsgevonden. het FSC®-keurmerk. Dit betekent dat de bosbouw op een verantwoorde wijze heeft plaatsgevonden.
Voorwoord Het middelbaar beroepsonderwijs verandert voortdurend onder invloed van maatschappelijke ontwikkelingen en in het bijzonder door de eisen die de beroepspraktijk aan de opleidingen stelt. Met het verschijnen van het nieuwe kwalificatiedossier 2015 introduceert ThiemeMeulenhoff de volledig herziene methode BV in Balans. De herziene methode sluit, binnen de kaders van dit kwalificatiedossier, aan op de toetsmatrijzen van de SPL. Drie belangrijke kenmerken van BV in Balans zijn: • Dé methode voor ondersteunend leren of u nu klassikaal met de studenten aan de slag wilt of de studenten meer zelfstandig wilt laten werken. • Sterk didactisch concept. De methode houdt rekening met de verschillende leerstijlen van studenten en verschillende onderwijsstijlen van docenten. • Grote verscheidenheid aan leermiddelen. De theorieboeken en de werkboeken bieden een groot scala aan materiaal voor de studenten om mee te oefenen. De hoofdstukken van het theorieboek kennen de volgende structuur: • Een inleiding met een schema dat een overzicht geeft van de inhoud van het hoofdstuk. De inleiding bevat ook steeds een uitdaging voor de student. Doel van deze uitdaging is de student zich bewust te laten worden dat er een gemis aan kennis en vaardigheden is en dat met de inhoud van dit hoofdstuk dit gemis wordt opgevuld. • De leerstof van het hoofdstuk is verdeeld in paragrafen. De heldere voorbeelden helpen bij het verwerken van de stof. • Een begrippenlijst met daarbij tussen haakjes voor de belangrijkste begrippen de Engelse benaming. • Een checklist aan het eind van het hoofdstuk waarmee de student kan nagaan of hij de inhoud van het hoofdstuk heeft begrepen en kan toepassen. De checklist eindigt met de uitdagende vraag van de inleiding, waarvoor de student nu over de benodigde kennis en vaardigheden beschikt om deze aan te gaan!
• Om de leesbaarheid te vergemakkelijken is de tekst voorzien van margewoorden. De serie BV in Balans is met de grootste zorg ontwikkeld. Wij hopen dat u met plezier werkt met BV in Balans. Meer informatie over BV in Balans vindt u op onze methodesite: www.bvinbalans.nl. Wanneer u vragen of suggesties heeft, dan kunt u contact met ons opnemen.
De auteurs en uitgever
Inhoudsopgave 1
2
3
4
5
Praktische toepassingen van de permanence 7 Inleiding 8 1.1 Tussentijdse aossing op leningen 10 1.2 Verzekeringskosten 14 1.3 De loonbetaling 21 Begrippenlijst 28 Checklist 29 Overlopende posten 31 Inleiding 32 2.1 Overlopende posten 34 2.2 Overlopende kosten 35 2.3 Overlopende opbrengsten 42 Begrippenlijst 49 Checklist 50 Administratie van duurzame productiemiddelen 51 Inleiding 52 3.1 Verkoop van bedrijfsgebouwen 54 3.2 Verkoop duurzame productiemiddelen met inruil 57 3.3 De activastaat 59 3.4 Leasing van duurzame productiemiddelen 71 Begrippenlijst 81 Checklist 83 Voorzieningen 85 Inleiding 86 4.1 Wat is een voorziening? 88 4.2 Voorziening voor onderhoud 90 4.3 Garantievoorziening 94 4.4 Voorziening voor oninbare vorderingen op debiteuren 96 4.5 Dubieuze debiteuren 101 4.6 Voorziening voor incourante voorraden 104 4.7 Presentatie van voorzieningen weer op de jaarrekening? 107 Begrippenlijst 110 Checklist 111 Correctieboekingen en vraagposten 113 Inleiding 114
5.1 Correctieboekingen 116 5.2 Tussenrekeningen 125 5.3 Fouten in de winst-en-verliesrekening en eindbalans 131 Begrippenlijst 137 Checklist 139 6 De jaarrekening 141 Inleiding 142 6.1 De jaarrekening 144 6.2 De geconsolideerde jaarrekening 156 6.3 De fiscale jaarrekening 169 6.4 Deskundigheidsonderzoek 173 6.5 International Financial Reporting Standards (IFRS) 175 6.6 Publicatie van de jaarrekening 177 6.7 Standard Business Reporting (SBR) 178 Begrippenlijst 180 Checklist 187 7 Administratieve organisatie en interne controle 189 Inleiding 190 7.1 Het doel van administratieve organisatie 192 7.2 Het doel van interne controle 206 7.3 Het inkoopproces en interne controle 219 7.4 Het opslagproces en interne controle 225 7.5 Het verkoopproces en interne controle 230 7.6 Het financiële proces en interne controle 236 Begrippenlijst 242 Checklist 248 8 Accountancy, regelgeving en dienstenpakket 249 Inleiding 250 8.1 De accountancy-organisatie 252 8.2 Wet- en regelgeving voor de accountant 256 8.3 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) 269 8.4 Het dienstenpakket van accountants- en administratiekantoren 283 8.5 Een nieuwe cliënt voor het accountantskantoor 291 8.6 Lijst van gebruikte afkortingen 296 Begrippenlijst 298 Checklist 303 Register 304
1 1 Praktische toepassingen van de permanence
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
Inleiding Bij elementaire bedrijfsadministratie heb je al kennisgemaakt met de basisprincipes van de permanence. In dit hoofdstuk ga je de permanence toepassen terwijl je rekening houdt met realistische situaties uit de praktijk. Zo vinden aflossingen op leningen in de praktijk zelden op 31 december plaats. Als een lening ergens midden in het jaar is afgesloten, dan zal de aflossing ook ergens in de loop van het jaar moeten gebeuren. In de praktijk zal ook de vervaldatum van verzekeringen meestal niet op 1 januari liggen. Als een ondernemer bijvoorbeeld op 4 juni een bedrijfsauto koopt, zal de verzekering ook op die datum moeten ingaan en de verzekeringspremie meestal voor een jaar vooruit betaald worden. Ook komt het in de praktijk voor dat je met een spreidingregister werkt als er meerdere verzekeringen zijn met verschillende vervaldata. Ten slotte kom je in dit hoofdstuk een van de belangrijkste kostenposten tegen van ondernemingen: de loonkosten van het personeel. Bij de boekingen van loonkosten krijg je onder meer te maken met loonheffingen en sociale premies die voor rekening van de werknemer of de werkgever komen. De gegevens van de loonbetaling vind je in de loonstaat.
De uitdaging Het einde van de maand nadert. Wil je vanuit het memoriaal de maandelijks kosten boeken? Verwerk ook de loonkosten volgens de loonstaat en de verzekeringskosten aan de hand van het spreidingsregister.
Een leuke klus, maar dan moet je wel de kennis bezitten en de vaardigheid beheersen om de financiële feiten te kunnen verwerken. Na dit hoofdstuk heb je hiermee geen probleem meer.
1 8
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
Praktische toepassingen van de permanence
Leningen
Verzekeringen
aflossingen en interestbetalingen
en verzekeringspremies
Verschillende vervaldata
Spreidingsregister
Loonkosten
nettoloonbetaling, loonheffingen en sociale premies
Loonstaat
1
Neem de voorbeelden van dit hoofdstuk goed door. Je hebt de kennis nodig om de routineopgaven, praktijktaken en integrale casus foutloos te kunnen uitwerken. Begrijp je informatie of boekingen niet, vraag dan toelichting aan je docent.
1 9
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
1.1
Tussentijdse aflossing op leningen
Bij elementaire bedrijfsadministratie heb je geleerd hoe je de interest in de financiële administratie verwerkt als de permanence wordt toegepast. Je hebt daarbij de aflossingen op de leningen gedurende het jaar buiten beschouwing gelaten. Aan de invloed van aflossingen in de loop van het jaar ga je nu aandacht besteden.
1
Voorbeeld 1 Gegeven Handelsonderneming P. Nelissen heeft enkele jaren geleden een 4% hypothecaire lening afgesloten. Op deze lening wordt de interest achteraf betaald op 31 maart en 30 september van elk jaar. Op deze data wordt telkens € 30.000 afgelost. Op 1 januari 2018 bedroeg de schuld nog € 930.000. Nelissen past in zijn administratie de permanence toe met maandelijkse resultaatbepaling. Gevraagd a. Stel een tijdlijn over 2018 samen met daarop: • de aflossingen; • de interestbetalingen; • de interestkosten. b. Journaliseer de: • maandelijkse interestkosten in de periode januari - maart 2018; • betaling per bank op 31 maart 2018; • maandelijkse interestkosten in de periode april - september 2018; • betaling per bank op 30 september 2018; • maandelijkse interestkosten in de periode oktober - december 2018. c. Stel de grootboekrekeningen 1900 Nog te betalen bedragen en 4720 Interestkosten over 2018 samen. Sluit de rekeningen af per 31 december en heropen ze zo nodig op 1 januari 2019.
1 10
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
1
Vergeet niet de rekening 1900 Nog te betalen bedragen op 1 januari 2018 te openen.
d. Stel de gedeeltelijke kolommenbalans samen per 31 december 2018 met de rekeningen 1900 Nog te betalen bedragen en 4720 Interestkosten. e. Geef een controleberekening van het saldo op de rekening 1900 Nog te betalen bedragen per 31 december 2018. Uitwerking a. Voor een lening met tussentijdse aflossingen is het erg handig allereerst een tijdlijn te maken. Met de tijdlijn krijg je een goed overzicht van de bedragen die je bij de verschillende journaalposten nodig hebt. De tijdlijn ziet er voor 2018 als volgt uit. 2018
jan
feb
maart
april
mei
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
€ 2.900
€ 2.900
€ 2.900
Aflossing lening
€ 30.000
€ 30.000
€ 18.600
€ 18.000
Interestbetaling Interestkosten
€ 3.100
€ 3.100
€ 3.100
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
€ 3.000
Toelichting bij de bedragen op de tijdlijn In de periode januari tot en met maart bedragen de maandelijkse interestkosten: € 930.000 x 4/100 x 1/12 = € 3.100. Op 1 april 2018 wordt de interest over de periode oktober 2017 tot en met maart 2018 betaald: 6 x € 3.100 = € 18.600. Op 31 maart wordt er € 30.000 op de lening afgelost. Vanaf die datum bedraagt de schuldrest op de lening nog € 900.000. De maandelijkse interestkosten over de periode april tot en met september bedragen: € 900.000 x 4/100 x 1/12 = € 3.000. Op 1 oktober wordt de interest over de periode april tot en met september betaald: 6 x € 3.000 = € 18.000. Op 30 september wordt er € 30.000 op de lening afgelost. Vanaf die datum bedraagt de schuldrest op de lening nog € 870.000.
1 11
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
De maandelijkse interestkosten over de periode oktober 2018 tot en met maart 2019 bedragen: € 870.000 x 4/100 x 1/12 = € 2.900. b1. De journaalpost maandelijkse interestkosten in de periode januari – maart 2018 is: 4350 Interestkosten Aan
€
3.100
1920 Nog te betalen bedragen
€
3.100
b2. De journaalpost van de betaling van de aflossing en interest per bank op 31 maart 2018 is:
Aan
0700 4% Hypothecaire lening
€
30.000
1920 Nog te betalen bedragen
€
18.600
1100 Bank
€
48.600
b3. De journaalpost maandelijkse interestkosten in de periode april – september 2018 is: 4350 Interestkosten Aan
€
3.000
1900 Nog te betalen bedragen
€
3.000
b4. De journaalpost van de betaling van de aflossing en interest per bank op 30 september 2018 is:
Aan
0700 4% Hypothecaire lening
€
30.000
1920 Nog te betalen bedragen
€
18.000
1100 Bank
€
48.000
b5. De journaalpost maandelijkse interestkosten in de periode oktober – december 2018 is: 4350 Interestkosten Aan
€
1920 Nog te betalen bedragen
8.700 €
8.700
c. Het bedrag op 1 januari 2018 op de rekening 1920 Nog te betalen bedragen dat credit op de balans staat, te weten de interest over de periode oktober – december 2017: 3 x € 3.100 = € 9.300.
1 12
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
De rekeningen over 2018 zien er als volgt uit. 4350 Interestkosten
1920 Nog te betalen bedragen 31/3
B…
€ 18.600 1/1
van balans
€
9.300
30/9
B…
€ 18.000 31/1
M…
€
3.100
31/1
M…
€
8.700 28/2
M…
€
3.100
28/2
M…
€
3.100 31/12 w&v-rek. € 36.000 3.100
31/3
M…
€
3.100
31/3
M…
€
3.100
30/4
M…
€
3.000
30/4
M…
€
3.000
31/5
M…
€
3.000
31/5
M…
€
3.000
30/6
M…
€
3.000
30/6
M…
€
3.000
31/7
M…
€
3.000
31/7
M…
€
3.000
31/8
M…
€
3.000
31/8
M…
€
3.000
30/9
M…
€
3.000
30/9
M…
€
3.000
31/10 M…
€
2.900
31/10 M…
€
2.900
30/11 M…
€
2.900
30/11 M…
€
2.900
31/12 M…
€
2.900
31/12 M…
€
2.900
naar
31/12 balans
€
€ 45.300
€ 36.000
€ 45.300 1/1
van balans
€
naar
€ 36.000
8.700
d. De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2018 ziet er nu als volgt uit. Nr.
1920 4350
Grootboekrekening
Proefbalans Debet
Credit
Nog te betalen bedragen
€ 36.600
€ 45.300
Interestkosten
€ 36.000
Saldibalans Debet
Credit
Winst-en-verliesrekening 2018 Debet
Credit
€ 8.700 € 36.000
13
Debet
Credit € 8.700
€ 36.000
e. Per 31 december bedraagt de nog verschuldigde interest over de periode oktober – december 2018: 3 x € 2.900 = € 8.700. Dit bedrag komt overeen met de schuld die credit op de balans staat per 31 december 2018.
1
Balans per 31 december 2018
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
1.2 Verzekeringskosten 1.2.1
Vervaldata in de loop van het jaar
Bij elementaire bedrijfsadministratie ging je ervan uit dat de verzekeringspremie begin januari voor een heel jaar werd vooruitbetaald. De vervaldatum waarop de nieuwe premie van een verzekering moet worden betaald, zal in de praktijk meestal ergens in de loop van het jaar liggen. In voorbeeld 2 betaalt De Kleine de verzekeringspremie van de bedrijfsauto’s op 1 april. In het voorbeeld zie je hoe je de kosten en de betaling van deze premie maandelijks verwerkt.
1
Voorbeeld 2 Gegeven Handelsonderneming De Kleine heeft per 1 april 2018 een aantal bedrijfsauto's verzekerd bij Even Bellen. De vervaldatum voor deze WA-cascoverzekering is 1 april. Op die datum moet de verzekeringspremie voor een jaar vooruitbetaald worden. Op 1 april 2018 betaalt De Kleine per bank â‚Ź 15.000 aan verzekeringspremie vooruit. De Kleine past in zijn administratie de permanence toe met maandelijkse resultaatbepaling. Gevraagd a. Maak een tijdlijn met de betaling van de premie en de verzekeringskosten over de periode april 2018 tot en met maart 2019. b. Geef de journaalpost van de betaling op 1 april 2018 (B 042). c. Geef de journaalpost van de maandelijkse verzekeringskosten in 2018. d. Bereken welk bedrag De Kleine op 31 december 2018 nog aan verzekeringspremie vooruitbetaald heeft. e. Stel de rekeningen 4700 Verzekeringskosten en 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies per 31 december 2018 samen. Sluit de rekeningen ook af. f. Geef ook de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2018.
1 14
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
g. Geef de journaalpost van de maandelijkse verzekeringskosten voor de maanden januari tot en met maart 2019. Uitwerking a. Per maand bedragen de verzekeringskosten in de periode april 2018 tot en met maart 2019: 1/12 x € 15.000 = € 1.250. Op een tijdlijn ziet dit er als volgt uit. 2018 en
april ’18
mei ’18
juni ’18
juli ’18
aug ’18
sept ’18
okt ’18
nov ’18
dec ’18
jan ’19
feb ’19
mrt ’19
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
€ 1.250
2019 betaling
€ 15.000
kosten
€
1.250
b. Als de premie op 1 april 2018 wordt betaald, zijn de bedrijfsauto’s van De Kleine tot 1 april 2019 verzekerd. De premie wordt vooruitbetaald. Van deze uitgave wordt de volgende journaalpost gemaakt. 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies Aan
€
15.000
1100 Bank
€
15.000
€
1.250
c. De journaalpost wordt: 4700 Verzekeringskosten Aan
€
1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies
1.250
d. Op 31 december 2018 zijn er inmiddels negen maanden verstreken sinds op 1 april 2018 de premie werd vooruitbetaald. Er is dan nog voor drie maanden (januari 2019 tot en met maart 2019) aan premie vooruitbetaald. 3/12 x € 15.000 = € 3.750. e. De rekeningen zien er als volgt uit.
1 15
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies 30/04/18 B 042
€
1.250
30/04/18 M…
31/05/18 M…
€
1.250
31/05/18 M…
1.250 31/12/18 v&w-rek. € 11.250 1.250
30/06/18 M…
€
1.250
30/06/18 M…
1.250
31/07/18 M…
€
1.250
31/07/18 M…
1.250
31/08/18 M…
€
1.250
31/08/18 M…
1.250
30/09/18 M…
€
1.250
30/09/18 M…
1.250
31/10/18 M…
€
1.250
31/10/18 M…
1.250
30/11/18 M…
€
1.250
30/11/18 M…
1.250
31/12/18 M…
€
1.250
31/12/18 M…
1.250
€
3.750
naar
€ 15.000 van
naar
€ 15.000 30/04/18 M…
31/12/18 balans
01/01/19 balans
4700 Verzekeringskosten €
€ 15.000
€ 11.250
€ 11.250
3.750
f. De gedeeltelijke kolommenbalans ziet er per 31 december 2018 als volgt uit. Nr.
Grootboekrekening
Proefbalans Debet
Credit
1700
Vooruitbetaalde verzekeringspremies
€ 15.000
€ 11.250
4700
Verzekeringskosten
€ 11.250
Saldibalans Debet
Credit
Winst-en-verliesrekening 2018 Debet
Credit
€ 3.750 € 11.250
Balans per 31 december 2018 Debet
Credit
€ 3.750 € 11.250
In de periode januari tot en met maart 2019 maak je dezelfde journaalpost als in de maanden april tot en met december 2018. 4700 Verzekeringskosten Aan
1.2.2
€
1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies
1.250 €
1.250
Het spreidingsregister
Als een onderneming meer auto’s in gebruik heeft, is het waarschijnlijk dat je de premies op verschillende tijdstippen moet betalen. Bovendien zullen er in een bedrijf veel meer verzekeringen zijn afgesloten dan alleen de autoverzekeringen. Zo zullen ook het pand en de inventaris verzekerd zijn, naast een eventuele Uitgebreide Gevaren Verzekering (UGV).
1 16
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
Je kunt voor elke verzekering apart de verzekeringskosten per periode (maand, kwartaal) berekenen en journaliseren. Dat is een hoop werk! Maar je kunt ook in een tabel een overzicht maken van alle verzekeringen en dan de totale verzekeringskosten per maand of per kwartaal berekenen. Dat rekenwerk kun je doen met bijvoorbeeld spreidingsExcel. Zo’n overzicht noem je een spreidingsregister. register
1
Voorbeeld 3 Gegeven Handelsonderneming Lewis heeft verschillende verzekeringen. Op de financiële administratie werken ze daarom met een spreidingsregister voor de verzekeringen. Op deze manier kunnen ze eenvoudig de verzekeringskosten per kwartaal berekenen. De vooruitbetaalde premies zijn in de volgende tabel verwerkt. Vooruitbetaalde premies in 2017 Vervaldatum
Soort verzekering
Jaarpremie
1/3 1/7 1/10 1/11
WA-cascoverzekering bedrijfsauto Bedrijfsschadeverzekering WA-verzekering UGV-verzekering
€ € € €
1.200 3.000 2.500 3.600
Vooruitbetaalde premies in 2018 Vervaldatum
Soort verzekering
Jaarpremie
1/3 1/7 1/10 1/11
WA-cascoverzekering bedrijfsauto Bedrijfsschadeverzekering WA-verzekering UGV-verzekering
€ € € €
1.356 3.300 2.500 3.768
De gegevens van de verzekeringen die in 2017 zijn betaald, heb je nodig omdat deze verzekeringen doorlopen in het jaar 2018. Lewis past de permanence toe met resultaatbepaling per kwartaal. In het grootboek komt onder andere de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies voor.
1 17
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
Uit bovenstaande gegevens heeft de financieel-administratief medewerker bij Lewis het volgende spreidingsregister samengesteld. Hierin heeft hij voor 2018 de verzekeringskosten per kwartaal berekend. (1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Vervaldatum
Soort verzekering
Betaalde premies in 2017
Overlopende premies naar 2018
Betaalde premies in 2018
1-03-17
WA-casco auto
€
1.200
€
200
€
200
1-07-17
Bedr.schade
€
3.000
€
1.500
€
750
€
750
1-10-17
WAverzekering
€
2.500
€
1.875
€
625
€
625
€
625
1-11-17
UGVverzekering
€
3.600
€
3.000
€
900
€
900
€
900
€
300
1-03-18
WA-casco auto
€
1.356
€
113
€
339
€
339
€
339
€
226
1-07-18
Bedr.schade
€
3.300
€
825
€
825
€
1.650
1-10-18
WAverzekering
€
2.500
€
625
€
1.875
UGVverzekering
€
3.768
€
628
€
3.140
€ 2.717
€
6.891
1-11-18 Totaal
€ 10.300
€
6.575
(6)
€ 10.924
(7) Verzekeringskosten 2018
1e kw.
€ 2.588
2e kw.
€ 2.614
3e kw.
€ 2.689
4e kw.
Overlopende premies naar 2019
Toelichting bij de kolommen in het spreidingsregister: • In kolom 1 en 2 vermeld je de vervaldata en omschrijving van de verschillende verzekeringen. • In kolom 3 komen de betaalde premies uit het vorig jaar, in dit voorbeeld is dit 2017. • In kolom 4 komen de overlopende kosten voor 2017 te staan. Deze premies zijn in 2017 betaald, maar de kosten hebben voor dat deel betrekking op 2018. • In kolom 5 komen de betaalde premies uit het lopend jaar, in dit voorbeeld is dit 2018. • In kolom 6 kun je berekenen waar het in een spreidingsregister uiteindelijk om gaat: de verzekeringskosten per periode. In dit voorbeeld zijn dit de verzekeringskosten per kwartaal in 2018. In kolom 7 vind je de bedragen die als kosten overlopen naar 2019. Deze premies zijn wel in 2018 betaald.
1 18
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
Toelichting op de bedragen in het spreidingsregister: • De kosten van de WA-cascoverzekering die op 1 maart 2017 is betaald, bedragen in het 1e kwartaal 2018 (kolom 6): 2/12 x € 1.200 = € 200. Deze WA-cascoverzekering loopt in 2018 nog door tot 1 maart. Dat zijn dus twee maanden. • De kosten van de WA-cascoverzekering, die op 1 maart 2017 is betaald, bedragen in het 1e en 2e kwartaal 2018 (kolom 6): 3/12 x € 3.000 = € 750. Dezelfde berekening kun je toepassen op de WA-verzekering, die op 1 oktober 2017 is betaald en voor de UGV-verzekering, die op 1 november 2018 is betaald. • De kosten van de UGV-verzekering, die op 1 november 2017 is betaald, bedragen in het 4e kwartaal 2018 (kolom 6) nog: 1/12 x € 3.600 = € 300. Deze UGV-verzekering loopt in het vierde kwartaal van 2018 nog door tot 1 november. Dat is nog maar één maand. • De kosten van de WA-cascoverzekering die op 1 maart 2018 is betaald, bedragen in het 1e kwartaal 2018 (kolom 6): 1/12 x € 1.356 = € 113. Deze WA-cascoverzekering loopt in het eerste kwartaal van 1 maart tot 1 april 2018. Dat is maar één maand. In de kwartalen 2, 3 en 4 loopt deze verzekering steeds drie maanden (dus het hele kwartaal): 3/12 x € 1.356 = € 339.
1
Probeer zelf te achterhalen hoe je aan de bedragen in kolom 6 komt.
• In kolom 7 vind je premies die in 2018 betaald zijn, maar de kosten hebben voor dat deel betrekking op 2019. Gevraagd a. Geef de journaalpost die de financieel administrateur maakt van de verzekeringskosten van het eerste kwartaal in 2018.
1
De journaalpost van de betalingen van verzekeringspremies maak je niet aan de hand van het spreidingsregister, maar zoals gebruikelijk aan de hand van een dagafschrift van de bank.
1 19
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
b. Welk bedrag zal er op 1 januari 2018 als saldo (debet of credit?) op de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies hebben gestaan? c. Stel de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies voor 2018 samen. Sluit de rekening af en heropen de rekening op 1 januari 2019. d. Controleer het saldo van de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies per 1 januari 2019 aan de hand van het spreidingsregister 2018. Uitwerking a. In kolom 6 van het spreidingsregister kan de financieel administrateur bij Lewis aflezen dat de verzekeringskosten over het eerste kwartaal in totaal € 2.588 bedragen. Op 31 maart maakt hij de volgende journaalpost aan de hand van deze gegevens uit het spreidingsregister. 4700 Verzekeringskosten Aan
€
1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremie
2.588 €
2.588
b. In kolom 4 vind je de kosten die betrekking hebben op 2018, maar al in 2017 zijn vooruitbetaald. Dat betekent dat het saldo op de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies op 1 januari 2018 zal zijn € 6.575. Het gaat om een debetsaldo, want het bedrag is vooruitbetaald en Lewis heeft dus voorschotten verstrekt aan de verzekeringsmaatschappijen. c. Als je alle financiële feiten op de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies hebt verwerkt, inclusief het bedrag van € 6.575 dat op 1 januari 2018 als debetsaldo op deze rekening staat, dan ziet de rekening er na afsluiting en heropening als volgt uit.
1 20
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies 1-01-18
Van balans
€
6.575
31-03-18
M…
verz kst 1e kw
€
2.588
1-03-18
B…
WA-casco-verz.
€
1.356
30-06-18
M…
verz kst 2e kw
€
2.614
1-07-18
B…
Bedrijfsschadeverz.
3.300
30-09-18
M…
verz kst 3e kw
€
€
2.689
€
2.717
€
6.891
1-10-18
B…
UGV-verzekering
€
2.500
31-12-18
1-11-18
B…
WA-verzekering
€
3.768
31-12-18
M…
verz kst 4e kw Naar balans
€ 17.499 1-01-19
Van balans
€
€ 17.499
6.891
d. Het saldo op de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies kun je controleren met behulp van het spreidingsregister. Het debetsaldo op deze rekening van € 6.891 moet overeenkomen met het totaalbedrag van kolom 7 Overlopende premies naar 2019 in het spreidingsregister. Daar staat ook € 6.891, dus het saldo op de rekening 1700 Vooruitbetaalde verzekeringspremies is correct.
1.3 De loonbetaling In elementaire bedrijfseconomie heb je onder andere geleerd om onderscheid te maken tussen brutoloon en nettoloon. Je hebt daar ook geleerd dat een ondernemer vooral belangstelling heeft voor de arbeidskosten of loonkosten: hoeveel bedragen de kosten van de arbeid voor een onderneming? De arbeidskosten zijn altijd hoger dan het brutoloon omdat de ondernemer bijvoorbeeld (een werkgeversaandeel in) de premies voor werknemersverzekeringen moet betalen. Dit werkgeversaandeel mag de werkgever dus niet inhouden op het loonkosten brutoloon waardoor de loonkosten hoger worden. In deze paragraaf lees je onder andere hoe je loonkosten, loonheffingen en de betaling van nettoloon boekt. Om het verschil en de samenhang tussen de loonbegrippen nettoloon, brutoloon en loonkosten voor de financiële administratie te kunnen begrijpen, zetten we kort de volgende zaken op een rijtje. • loonbelasting; • sociale verzekeringen; • loonheffingen.
1 21
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
loonbelasting inkomstenbelasting
volksverzekering
1 werknemersverzekering
Loonbelasting De werkgever is verplicht op het brutoloon van de werknemer loonbelasting in te houden. De loonbelasting is een voorheffing op de inkomstenbelasting die elke in Nederland woonachtige persoon over zijn inkomen verschuldigd is. De betaalde loonbelasting wordt door de Belastingdienst in mindering gebracht op de uiteindelijk over een jaar verschuldigde inkomstenbelasting. Sociale verzekeringen Nederland kent een uitgebreid systeem van sociale verzekeringen. Bij deze sociale verzekeringen maak je onderscheid in: 1. Volksverzekeringen: deze sociale verzekeringen gelden voor alle ingezetenen in Nederland. We kennen op dit moment (2016) de volgende volksverzekeringen in ons land. – de AKW (Algemene kinderbijslagwet); – de AOW (Algemene ouderdomswet); – de ANW (Algemene nabestaandenwet); – de Wet langdurige zorg (Wlz), voorheen was dit de AWBZ (Algemene wet bijzondere ziektekosten).
Het voorvoegsel ‘Algemene’ geeft aan dat het gaat om verzekeringen voor iedereen: de volksverzekeringen.
2. Werknemersverzekeringen: deze sociale verzekeringen gelden uitsluitend voor personen die als werknemer in loondienst zijn. We kennen op dit moment (2016) de volgende werknemersverzekeringen in ons land. – de WW (Werkloosheidswet); – de WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen); – de ZW (de Ziektewet). Om de sociale verzekeringen te kunnen betalen, heft de overheid sociale verzekeringspremies. Deze premies kunnen voor rekening van de werkgever of voor rekening van de werknemer komen. In het laatste geval zal de werkgever de premie inhouden op het brutoloon.
1 22
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
In 2010 is de Wet Harmonisatie en vereenvoudiging sociale zekerheid van kracht geworden. In deze wet is vastgelegd dat: • premies voor de volksverzekeringen volledig voor rekening van de werknemer komen en dus door de werkgever op het brutoloon worden ingehouden; • premies voor de werknemersverzekeringen volledig voor rekening van de werkgever komen. De werkgever mag deze premies niet op het brutoloon inhouden. Deze premies reken je uiteraard wel tot de loonkosten. Daarnaast bestaat er nog de ZVW (Zorgverzekeringswet). Voor werknemers zou je dat tot de werknemersverzekeringen kunnen rekenen, aangezien de werkgever de premie geheel voor zijn rekening moet nemen. Loonheffingen De werkgever is verplicht maandelijks de op het brutoloon ingehouden loonbelasting en premies volksverzekeringen en de voor eigen rekening komende premies werknemersverzekeringen af te dragen aan de Belastingdienst. Dit af te dragen bedrag wordt loonheffing loonheffing genoemd. De loonheffingen omvatten dus: • de loonbelasting; • de premies volksverzekeringen; • de premies werknemersverzekeringen (inclusief de werkgeversbijdrage ZVW). In onderstaand schema is het verschil en de samenhang weergegeven tussen brutoloon, nettoloon en loonkosten. Nettoloon Brutoloon
(ingehouden) loonbelasting (ingehouden) premies volksverzekeringen premies werknemersverzekeringen
1 23
Loonkosten
KENNIS BEDRIJFSADMINISTRATIE 1
Veel werknemers bouwen pensioenrechten op als aanvulling op de uitkering die zij of hun nabestaanden later krijgen op basis van de AOW of ANW. Deze pensioenrechten moeten volgens de wet worden ondergebracht bij pensioenfondsen of verzekeringsmaatschappijen. Voor de opbouw van de pensioenrechten moeten pensioenpremies worden betaald. In de meeste gevallen wordt een gedeelte van de pensioenpremie door de werknemer betaald via een inhouding op het loon. Een ander deel komt voor rekening van de werkgever. loonstaat
Maandelijks wordt er vanuit de loon- en salarisadministratie een loonstaat of loonlijst gemaakt voor de financiële administratie. Van deze loonstaat maak je als memoriaalpost een journaalpost. Aan de hand van de loonstaat kun je vaststellen welk bedrag de werknemers als nettoloon ontvangen. Dit bedrag bestaat uit het nettoloon plus eventuele vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten. Op het memoriaalstuk van de loonstaat kun je ook het werkgeversaandeel in de sociale lasten vermelden. De loonstaat maak je meestal al halverwege de maand. Bij het journaliseren van de loonstaat ontstaat er een schuld aan de werknemers in de vorm van het uit te betalen nettoloon: 1510 Te betalen lonen. De betaling vindt pas tegen het eind van de maand plaats. De bedragen die de werkgever als loonheffingen moet afdragen aan de fiscus verantwoord je op een rekening van schuld 1500 Te betalen loonheffingen.
1
Het komt ook voor dat bedrijven de lonen en salarissen per vier weken uitbetalen. Dan is het jaar verdeeld in dertien perioden van elk vier weken.
De werkgever is verplicht aan de Belastingdienst maandelijks (of per periode van vier weken) aangifte te doen van de loonheffingen. Dat betekent dat de werkgever alle loongegevens van de werknemers per maand elektronisch moet opgeven aan de Belastingdienst. De afdracht van de loonheffingen vindt ook per maand of periode van vier weken
1 24
HOOFDSTUK 1 Praktische toepassingen van de permanence
plaats. Deze afdracht moet plaatsvinden in de maand aansluitend op de loonbetaling.
1
Voorbeeld 4 Gegeven Handelsonderneming Van Rijssen heeft in het volgende memostuk de gegevens uit de loonstaat over de maand januari 2018 samengevat. 20/1 M 023 De loonstaat van januari 2018 vermeldt: Brutolonen
€
6.200
Ingehouden loonbelasting en premies volksverzekeringen
€
2.137
Te betalen nettoloon
€
4.063
De werknemerspremies voor rekening van de werkgever bedragen over de maand januari 2018 18% van de brutolonen
€
1.116
Gevraagd Geef de journaalposten van: a. de loonstaat over de maand januari 2018; b. de werknemerspremies die ten laste van de werkgever komen. Uitwerking a. Uiteraard debiteer je de rekening 4000 Loonkosten voor het brutoloon. Daarnaast ontstaan twee schulden voor de ondernemer: • een schuld aan de werknemers in de vorm van het te betalen nettoloon; • een schuld aan de Belastingdienst. De journaalpost is nu: 4000 Loonkosten
€
6.200
Aan
1500 Te betalen loonheffingen
€
2.137
Aan
1510 Te betalen lonen
€
4.063
b. De werknemerspremies komen volledig ten laste van de werkgever. Deze premies maken ook deel uit van de loonkosten, dus debiteer je
1 25
BV in Balans – De ondersteunende methode voor praktijkleren Deze uitgave Kennis Bedrijfsadministratie 1 maakt deel uit van de serie BV in Balans. In deze serie zijn leermiddelen ontwikkeld op basis van het kwalificatiedossier voor de Financieel administratieve beroepen zoals dat geldt vanaf augustus 2016. Kennis Bedrijfsadministratie 1 biedt voor de bedrijfsadministrateur en de junior assistent-accountant de leerstof over memoriaalboekingen (permanence, duurzame productiemiddelen, voorzieningen en correctieboekingen). Verder is er aandacht voor de jaarrekening, administratieve organisatie en interne controle. Dit deel wordt afgesloten met accountancyregelgeving en -dienstverlening voor de junior assistent-accountant. Ondersteunend leren De methode BV in Balans biedt de gelegenheid om zelfstandig of klassikaal aan de slag te gaan met het aanleren van ondersteunende kennis nodig voor het uitvoeren van kerntaken binnen het financiële werkveld. Didactisch doordacht De methode BV in Balans houdt nadrukkelijk rekening met leerstijlen van studenten en onderwijsstijlen van docenten. De student wordt uitgenodigd om op een eigen manier de leerstof en opdrachten te verwerken, waarbij één doel voorop staat: ‘voorbereiden op een beroep in het financiële werkveld’. Diversiteit aan leermiddelen De herziene serie BV in Balans bestaat uit theorieboeken en (leer)werkboeken, die binnen de kaders van het kwalificatiedossier, aansluiten op de toetsmatrijzen van SPL. De theorieboeken geven een heldere uitleg van de vakinhouden, verduidelijkt met voorbeelden. De werkboeken starten met oriënterende vragen en kennisvragen. Met routineopdrachten, praktijktaken en een integrale casus krijgt de student de kans om de vaardigheden, nodig voor het uitvoeren van kerntaken, eigen te maken. BV in Balans is geschreven voor de kwalificaties: - Financieel administratief medewerker (Profiel 1: B1-K1 t/m K3 = basisdeel) - Bedrijfsadministrateur (Profiel 2: basisdeel, aangevuld met P2-K1) - Junior assistent-accountant (Profiel 3: basisdeel, aangevuld met P3-K1)
9 789006 640922