Portré: Rákos Lívia, az Akadémia Catering és a Symbol Budapest

Biztos kezekben a megoldás Rákos Lívia, Az Akadémia Catering és a Symbol Budapest rendezvènyigazgatója

Ennek a háznak lelke van. Nem csak az érzi ezt, aki itt dolgozik, az is, aki vendégként érkezik ide. A Symbol Budapest ikonikus szórakozó- és rendezvényhelyszín, olyan hangulattal és lehetőségekkel, amelyek jócskán kiemelik a többi hasonló közül. Az energiák nemcsak az épületből, a vendégekből, az ügyfelekből áradnak, hanem az itt dolgozókból, vezetőkből is, akik sokszor a háttérből irányítanak. Rákos Lívia rendezvényigazgatóval beszélgettünk.

Egész más nappali fényben látni ezt a helyszínt villogó fények, dekoráció és minden nélkül, de még így is van egy varázsa. R. L.:Ennek a háznak története van és ehhez sok ember tett hozzá. 2000-ben, amikor Barna Sándor megvette az épületet, csak egy rozoga sváb műemlék családi ház volt. Sanyi bácsi először egy kisvendéglőt szeretett volna itt nyitni, végül egy közösségi helyszín lett belőle, amelynek megvalósulását sok képzőművész segítette. 2015-ben került az Eventrend Grouphoz tartozó üzemeltetőhöz, és azóta – mondhatjuk – a főváros első számú, „sikeres felnőtteket” megcélzó rendezvény- és buli-/koncerthelyszíne. Mindegyik termünknek más és más a hangulata. Ez a rendezvényeknél egy kicsit kötöttség is, viszont ha valaki a szokásostól eltérőt szeretne, akkor ez a sokféleség nagy segítség számára.

Csak a rendezvényekkel foglalkozol? R. L.:Nem, ennél kicsit szerteágazóbb operatív munkák tartoznak hozzám. Többek között az, hogy a salestevékenységet hogyan vezetjük, irányítjuk, ehhez kapcsolódóan szorosan együttműködünk a marketinges kollegákkal. Továbbá a csapat koordinálása, a rendezvény megvalósítása is a feladatom része: segítem a bankettes kolléga munkáját, és az egész folyamatnak, tevékenységnek a gazdasági oldalát is nyomon követem. Elég komplex feladatkört látok el. Hogy kerültél a Symbolba? R. L.:Veszprémben végeztem turizmus és vendéglátás szakirányon, közgazdász lettem. Ott az első órák egyike volt a rendezvényszervezés, és már akkor jött az ihlet, hogy én ebben megtaláltam magam és ez lesz az én irányom. Úgyhogy nagyon nem is tértem le erről az útról, csak célirányosan haladtam erre tovább. A főiskola alatt nekem is megvoltak a szokásos vendéglátós nyári munkák, ezen mindenki átesik, majd a gyakorlati időmet Fehérváron töltöttem, ott reggeliztetéssel kezdtük, de a végére már belecsöppenhettem a rendezvényszervezésbe. Ott éreztem arra rá, hogy ez egy csodaszép szakma, hogy ebben rengeteg lehetőség van, és az ember ki tud teljesedni benne. Aztán 15 évvel ezelőtt az Akadémia Klubhoz kerültem, ahol először házon belüli rendezvényeket bíztak rám, majd a szamárlétrát végigjárva a cateringvezetői pozícióig jutottam el. 2008 körül kaptam azt a lehetőséget, hogy alkossuk meg és keltsük életre az Akadémia Cateringet, ennek mind a mai napig én vagyok a vezetője. Erre nagyon büszke vagyok és hihetetlen nagy sikerélmény volt a nulláról egy szolgáltatást létrehozni, végigvinni és felfejleszteni a mai szintig. A cateringes nagyobb eseményekre kimegyek, ott szerencsére van egy „jobbkezem”, aki gyönyörűen viszi és navigálja a rendezvényeket. A Symbolt és az Akadémia Cateringet szinkronban vezetem. Amikor átvettük a Symbol üzemeltetését, akkor még csak a salestevékenység tartozott hozzám, de aztán szépen-lassan fejlődtünk, és ma már a napi feladatok inkább a Symbolhoz kötnek, most már az időm nagy részét itt töltöm.

A munkában szerzett tapasztalat és az egyetemi tudás elég ahhoz, hogy valaki jó vezető lehessen, és minden területet átlásson? R. L.:Önmagában nem. Nagyon sok támogatást és iránymutatást kaptam jelenlegi vezetőmtől a sok év során. A vezetői stílus formálásában úgy gondolom, hogy nemcsak az egyéni beállítottság, hanem az előttünk álló példa is nagy hangsúlyt kap. Fontosnak tartom, hogy emellett legyünk nyitottak, folyamatosan legyen meg a tudásvágy, ami fejlődésre sarkall. Én folyamatosan tanulok mind a mai napig. Protokoll-, valamint borszakértői tanfolyamokat is elvégeztem, ezt a tudást a mindennapi munkám során is nagyszerűen tudtam, tudom kamatoztatni. Az Eventrend Groupnál van egy belső képzési

rendszer a kollegák számára, ez a Tehetségakadémia. Itt több tréningen is voltam, 3–4 évvel ezelőtt a rendezvényigazgatói képzést, tavaly az ügyvezetői szakot is elvégeztem, és most az őszi-téli szezonban felkértek, hogy vendégelőadó is legyek. Ez elég új terület volt nekem, mert általában a háttérben szeretek lenni, de mivel imádom ezt a szakmát és ez a hivatásom, gyorsan át tudtam ezen lépni. Hogy valaki jó rendezvényszervező legyen, ahhoz azért kell néhány év. Váratlan helyzetekből rengeteg van, és ezek megoldására nincs mindig recept. 2 év legalább szükséges ahhoz, hogy egy kis magabiztosságot és rutint szerezzen valaki ebben a szakmában. A vezetéshez több kompetencia kell, és meg kell tanulni bizonyos alapokat, amelyek nem jönnek maguktól, még tapasztalat révén sem. Állandó csapattal dolgozol? R. L.:A mai világban jelentős a fluktuáció, ezzel mi is küzdünk, ezért nem tudom azt mondani, hogy mindig állandó a csapat. Törekszünk arra, hogy a dolgozók megtalálják nálunk a helyüket, hosszú távra tervezünk. Hiszem azt, hogy ha megvan az alap jó karakter, szorgalom és szakmai alázat, akkor a hosszabb-rövidebb betanítás után olyan csapattá kovácsolódunk, akikkel értjük egymást, és akikkel ugyanabba az irányba haladunk. Salesoldalon ez a legnehezebb, a rendezvényszervezők főként fiatalok, szeretnék kipróbálni magukat ebben a szakmában, érthető, hogy vándorolnak. Bankett- és konyhaoldalon viszont olyan kollégák vannak körülöttem, akikkel már nagyon régóta együtt dolgozunk. Vezetői szinten 10–15 éve dolgozunk együtt nap mint nap. Ez biztonságot, stabilitást ad nekem is, a szolgáltatásunknak is és az ügyfeleknek is. A konyhának mekkora kihívás egy-egy rendezvény? R. L.:Kihívás mindig akad, de a szakácsaink mindent megoldanak. Gördülékeny a munka a konyhán is és az egyes területek között is. Bár itt a Symbolban vannak fix menüjeink, ettől szinte mindig eltérünk, mert minden ügyfélnek más és más a kérése, főleg az étkezési szokásokat tekintve, de lehet, hogy csak azért, mert volt valahol a szervezőnk és valamit kóstolt, amit nagyon tetszett neki, és azt szeretné az adott rendezvény menüjébe is beilleszteni. Van lehetőség változtatni, és az egész csapat rugalmasan áll hozzá ezen igények teljesítéséhez. Például az alapanyagokat tekintve? R. L.: Abszolút. Ma már nagyon sok ételérzékenységre kell odafigyelni és az ügyfelektől rendszeresen érkezik igény ilyen menüre. Ezt is figyelembe kell vennünk, és nagyon körültekintően kell kezelnünk.

Vannak speciális rendezvényterületek, amelyek külön figyelmet kívánnak? R. L.:Egy esküvőnek a szervezése például hosszú-hosszú hónapokat vesz igénybe. Ez a rendezvényszervezés egy speciális ágazatává vált, erre vannak az esküvőszervezők. Szükség is van rájuk, az esküvőszervező tud teljes mértékben ráhangolódni a párra, és végigkövetni, segíteni az egész folyamatot. Nagyon speciális és nagyon időigényes feladat. Van akkora volumen egy esküvőben, hogy megérje ezzel foglalkozni? R. L.: Igen, van. Pályafutásom kezdetén, 2004-ben Sophia Loren fiának esküvője volt az első álomrendezvény. Büszkeséggel töltött el, hogy hírességek foglaltak helyet termeinkben, hogy részesei voltunk az akkori olasz és magyar gasztronómia elitjének. Most is emlékszem, ahogy a séf bemutatta a tv-s interjúja során azt a szarvasgombát, amit pár óra múlva a menü fogásainál szeletelt, vagy a cukrász az egyedi, különlegesen díszes, hegedűformájú tortát. Évekkel később is kérdezgették tőlünk a házasulandó párok, hogy milyen is volt ez az álomesküvő.

Jellemzően kétféle esküvő valósul meg mostanában. A nagyobb volumenű esküvő, ami napokon keresztül tart az előkészületekkel együtt: welcome-fogadás a barátokkal, aztán a családdal, külön a vőlegényoldalról, külön a menyasszonyoldalról, legénybúcsúval, leánybúcsúval, bulikkal, többnapos ceremóniával. És van egy másik hangulatú esküvő, amikor csak egy ünnepi, de szolid vacsorát szeretne a pár. A Symbolban zömében ez az utóbbi fordul elő. Lehetőség van arra, hogy a szertartást is itt tartsák meg, hiszen az anyakönyvvezető is kijön ide hozzánk. A Garden otthont ad az esküvői vacsorának, és rögtön utána a bulinak is. A vendégek ellazulhatnak, és könnyen át tudják venni a ház oldott hangulatát is. Az Eventrend Group egyik fő fókusza az, hogy egy kicsit mindig meg kell haladni a vendégek elképzelését, többet kell adni, mint amit várnak. Ezt itt hogyan tudjátok megvalósítani? R. L.:Szerencsés a helyzetünk, mert nem csak rendezvényház vagyunk, hanem szórakoztatóegység is. Elég nagy bulik vannak itt hétvégenként, ezek főként a 35 pluszos korosztálynak vannak meghirdetve. Szerintem itt a legmagasabb az elvárás a piacon, mert nem elég csak egy dj-t odatenned, hanem programokat kell hozzátenni, látványelemeket kell beépíteni, kell valami plusz, valami meghökkentő, ami máshol nincs. Komplett desztináció vagyunk. Ezeket az elemeket egy bulinál a programszervezőink a külsős programszervezőkkel közösen hétről hétre meg tudják álmodni, majd mi, rendezvényszervezők később be tudjuk építeni a rendezvényekbe. Mindig sikerül egy kis újat mutatni ezáltal az ügyfeleknek. Ez mindenre érvényes, a vendéglátásra is. Amikor például a szakácsaink tálalnak kint, szeletelik a húst és kínálják mellé a köretet, vagy épp a vendég egyéni ízlésére formált pizzát készíti el a látványkemencékben, és a vendégek kéréseinek megfelelően változtatnak, beszélgetnek, akkor ezzel nemcsak egy mai igényt szolgálnak ki, hanem elégedetté teszik a vendéget, hiszen a séf tálalt személyesen, ezáltal a vendég megkapta azt a törődést és bánásmódot, amit egyébként máshol nem. A séfeket és a pincéreket be lehet vonni a programokba, nyitottak erre? R. L.: Nagyon. Szeretik, ha valamilyen tematikus eseményünk van, és ők is be tudnak öltözni. A közösségi médiát „Elképesztően jó érzés, amikor hosszú időn keresztül egyeztetsz az ügyféllel és mindennek végén megvalósul valami kis csoda.”

ők is használják, és az ilyen napokon tele van posztolva a személyzet profilja. Volt, amikor a felszolgálók Napóleonnak voltak beöltözve, vagy a hostesseink gésának, a pultosok is felveszik egy Gatsby-partinál a fejdíszeket, ezt egyszerűen imádják. A Symbolban dolgozni elég trendi. Itt tényleg meg tudja valósítani magát egy pultos, egy szakács, egy rendezvényszervező. Látom a kollégáim arcát, amikor a házon vezetik végig az ügyfelet, és akár a VR-szemüveggel mutatják meg, hogy itt mennyi mindent meg lehet valósítani. Kiderül az ügyfél számára, hogy a fényes nappal látott szolid, képzőművészek által tervezett ház miként alakul át a LED-fényekkel és a dekorációval felöltöztetett esti csodává.

A csoda az, ami ehhez a szakmához vonzott? R. L.: Főként az, hogy mindig más, mindig valami újat lehet teremteni. Ha a cateringrendezvényeket nézzük, akkor egy üres teremből, egy semmiből építünk fel egy gyönyörű beabroszolt rendezvénytermet körasztalokkal, székselymekkel, vagy most már ugye a modern világnak megfelelően világítós büféasztalokkal, és tényleg csodát tudunk minden egyes nap tenni. Elképesztően jó érzés, amikor hosszú időn keresztül egyeztetsz az ügyféllel és mindennek végén megvalósul valami kis csoda. Olyankor büszkén ki tudod húzni magad, mert ezt beszélted le, ezt egyeztetted le és most itt van és megvalósult.

Ezt az érzést visszatérő ügyfelek is igazolják? R. L.:Szerencsére igen. A visszajelzések alapján zömében azért választanak minket újra és újra, mert azt és egy kicsit többet kaptak, mint amit ígértünk. Ez a plusz lehet, hogy egy törődés volt, vagy a rendezvényszervező körültekintése, az ötletek, amelyeket kínált, vagy a felszolgálóink voltak nagyon kedvesek. Ez bármilyen apróság lehet, amit nálunk-tőlünk megkaptak. Meglepő, de most, így az év elején már a decemberi időpontra foglalják be a termeinket, főleg a visszatérő ügyfelek. Újra és újra le kell nyűgözni őket, de ez inspirál is minket. Mindig meg kell haladnunk a magunk elképzeléseit is. Van álom- és rémálomrendezvény az életedben? R. L.:Mivel imádom a munkámat, egyik rendezvényre sem tudok úgy tekinteni, mint rémálom. Álomrendezvény… Azt gondolom, hogy több is volt. Az Akadémia Catering révén számos protokollesemény részesei voltunk szebbnél szebb, reprezentatív helyszínen: miniszterelnökök, államfők, királyok kiszolgálásáért voltunk felelősek. Amikor Magyarország fél éven keresztül az EU-elnökség házigazdája szerepét látta el, mi voltunk a fő cateringszolgáltató a Gödöllői Királyi Kastélyban és a gálavacsorák múzeumi helyszínén is. A szívemet mind a mai napig megdobogtatja, amikor egy gyönyörű múzeumban vagyunk és ott több száz fős rendezvényeket valósítunk meg: mosolyognak a vendégek és elégedettek azzal, hogy nemcsak egy kiállítást tudnak megnézni, hanem tényleg olyan körülmények között vacsoráznak, ahol ezt máskor nem tehetik meg. Nekem az ilyen rendezvények azok, amelyek mindig felteszik a pontot az i-re, és tényleg azt érzem, hogy a szakma csúcsán vagyunk. Ugyanakkor a Symbol olyan komplex eseménynek tud otthont adni, amiben egy másfajta kiteljesülés is megvalósulhat, mert itt nyolc teremben nyolcféle stílust tudunk megoldani, akár egy rendezvényen belül is. Helyeztünk be már jégkorcsolyapályát vagy épp egy 6×6 méteres bokszringet a Garden közepére egy jótékonysági gála alkalmára. Volt, hogy középkori Mátyás király-korabeli díszlettel ruháztuk fel termeinket, személyzetünket, és hatalmas fatálakon kínáltuk a fogásokat, vagy öltöztettük Gatsby-hangulatba az egész házat, és vittük már vendégeinket utazásra a gasztrobakancslistánkkal. Rendezvényben nincs számunkra lehetetlen.

Úgy gondolom, hogy ez a szakma szépsége, megálmodni és megvalósítani. Mindegyik rendezvényünknek megvan a szépsége és a varázsa.