DIVISIÓN DE CUMPLIMIENTO FEDERAL Y MANEJO DE SUBRECIPIENTES INFORME ANUAL 2021-2022

“CREANDO UNA VERDADERA CULTURA DE CUMPLIMIENTO”

LA DIVISIÓN DE CUMPLIMIENTO FEDERAL Y MANEJO DE SUBRECIPIENTES

CONTENIDO

• Introducción

• Visión y Misión

• Equipo de trabajo

• Meet & Greet

• Pal’Residencial: Sección 3 y Microempresas

• Cumplimiento en Ruta CDBG-DR

• Participación Ciudadana

• Comité de Asesoría Ciudadana (CAC)

• Programa de Planificación para la Recuperación Municipal

• Programa Instalaciones Comunitarias para la Resiliencia Energética y de Abastecimiento de Agua

• Programa para la Rehabilitación y Reconstrucción de Hogares por Sismos

• Asistencias técnicas y recursos

• Entrevistas e inspecciones

• Metas 2023

• Cumplimiento By Numbers

De la mano del Secretario de la Vivienda William Rodríguez y la Subsecretaria de Recuperación en Desastres Maretzie Díaz, continuamos apoyando los trabajos de recuperación para que se completen de forma ágil, inclusiva y responsable.

La División de Cumplimiento Federal y Manejo de Subrecipientes es parte de las áreas operacionales bajo las subvenciones CDBG-DR/MIT, programas federales administrados por el Departamento de la Vivienda de Puerto Rico.

A partir del 2017, Puerto Rico se encuentra en un gran proceso de recuperación en la: construcción, infraestructura, recuperación de los espacios, recuperación justa, recuperación ecológica, resiliencia, recuperación agrícola; sin olvidar la recuperación individual y económica.

Nuestra función principal es promover y garantizar el fiel cumplimiento de las regulaciones federales y estatales que aplican a programas de esta naturaleza. Además, apoyar a los subrecipientes en el logro de metas y el alcance de métricas establecidas en sus Acuerdos.

Estas regulaciones suponen un espacio idóneo para que, a través de su cumplimiento, se creen y se dirijan oportunidades económicas de empleo, capacitación y contratación, para todos y todas en Puerto Rico.

Los Programas CDBG-DR/MIT cuentan con sobre 260 contratistas y subrecipientes con los que estamos más que comprometidos para juntos lograr el desarrollo exitoso de sus proyectos y gestiones.

VISIÓN

Monitorear el cumplimiento que dispone la legislación federal y estatal por parte del Departamento de la Vivienda, de sus contratistas y subrecipientes bajo los Programas CDBG-DR/MIT.

MISIÓN

Desarrollamos recursos, herramientas y mecanismos que propenden en el cumplimiento efectivo de nuestros contratistas y subrecipientes para con las regulaciones federales.

NUESTRO EQUIPO

de Cumplimiento Federal y Manejo de Subrecipientes

María Del C. Figueroa Correa

Secretaria Auxiliar de Programa

María A. Rodríguez Medina

Directora de Componente Programático en Cumplimiento Federal

Ricardo Pérez Martínez Director de Componente Programático en Manejo de Subrecipientes

Carmen Z. Merced Pérez

Carolina I. Fernández Acosta

María I. Bonilla Gil

Harold D. Díaz Toribio

Jorge R. Maldonado Bestard Especialistas en Cumplimiento Federal

Diamar Adorno Andino

Janella Del Mar Robles Díaz

Vivian A. Martínez Avilés

Gabriel R. Herrera Rosado

Alejandro Cofresí Benabe

Especialistas en Manejo de Subrecipientes

Laura E. Rivera Collazo

Tiana Y. Pérez Caraballo

Wendolin Urbina Agosto

Omar J. Nine Vidal Especialistas Técnicos

Jun A. Reyes Pérez

Cristina Zequeira Torres Tanairí Monroig Nazario Coordinadores de Cumplimiento-Sección 3

Erik Y. Henríquez Nuñez

Emanuel Roldán Pastor Henry Montalvo Pagán Asistentes en Monitoreo Fiscal

Ricardo Narváez Narváez

Oficial de Seguridad y Salud Ocupacional

Stephanie M. Solivan Serrano

Annette D. Rosario Arriaga Oficiales de Radicación de Informes

John P. Díaz Torres

Christian Vargas Donis

María G. Montero Pagán

Moisés A. Cruz Armina Especialistas en Control de Documentos

Arianie Burgos Vélez Secretaria Ejecutiva de Programa

MEET & Greet

Meet & Greet es una iniciativa de networking entre individuos, empresas locales, negocios con perfil Sección 3 y negocios de minorías o dirigidos por mujeres (M/WBE, por sus siglas en inglés). Por consiguiente, junto a contratistas y subrecipientes del Departamento de la Vivienda, bajo las subvenciones CDBG-DR/MIT, se facilita la identificación de oportunidades económicas, de empleo, de contratación y capacitación laboral, para estos grupos y público en general.

En agosto 2020, durante la pandemia del Covid-19, debíamos continuar llevando la información y ofrecer visibilidad a los individuos y a las empresas locales. La pregunta fue, ¿cómo lo hacemos? Surgió entonces este esfuerzo de forma virtual, y todos los contratistas y subrecipientes del Departamento de la Vivienda se unieron y lo apoyaron.

El pasado 26 de agosto de 2022, celebramos el Meet & Greet #22, en el Colegio Universitario de San Juan, y por primera vez en dos años, pudimos realizarlo de forma presencial. Poder saludar a contratistas y subrecipientes, así como al público en general, nos llenó de satisfacción. Personal del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano Federal (HUD, por sus siglas en inglés) nos acompañaron en esta edición y fueron testigos del espacio de oportunidades que se promueve.

El 17 de noviembre, llevamos la iniciativa al área Sur, en la Universidad Interamericana, Recinto de Ponce. Promovimos el intercambio de oportunidades económicas entre el público en general, contratistas y subrecipientes, mediante la estrategia de Speed Dating for Business.

Ahora más que nunca, estamos comprometidos con lograr conexiones reales entre las personas y negocios participantes que propendan en la transformación y recuperación económica que necesitamos en la Isla.

Pal' Residencial

SECCIÓN 3, EMPRESAS DE MINORÍAS Y DIRIGIDAS POR MUJERES.

Puerto Rico cuenta con sobre 325 proyectos de vivienda pública que sirven a miles de familias en las que se encuentran individuos con perfil Sección 3, así como, empresas locales, negocios de minorías y dirigidos por mujeres e incubadoras; precisamente en procesos de emprendimiento. A esos fines, a partir de marzo 2021, aunamos esfuerzos con la Administración de Vivienda Pública (AVP) y desarrollamos la iniciativa Pal’ Residencial: Sección 3, empresas de minorías y dirigidas por mujeres. Este esfuerzo, que se desarrolla en el corazón de estas comunidades, nos provee una plataforma única para informar y orientar a los residentes y participantes sobre las oportunidades de contratación y de capacitación laboral existentes bajo las subvenciones CDBG-DR/MIT.

Se brindan orientaciones sobre cómo autocertificarse como un empleado o negocio Sección3, además de como empresa minoritaria y/o dirigida por mujeres. También, se ayuda en la preparación de resumé profesional y se informa sobre los programas activos bajo las subvenciones de recuperación de desastres y mitigación. Estos esfuerzos permiten ampliar la base de datos que mantiene el Departamento de la Vivienda sobre individuos y negocios con dichos perfiles. Esta base de datos se hace disponible para subrecipientes y contratistas de forma continua durante sus procesos de reclutamiento y contratación. Al final, es un encuentro de comunidad y un espacio para el intercambio de información, donde se unen esfuerzos para la autosuficiencia social y se crea una verdadera gestión comunitaria.

Mayagüez

Ponce

Jayuya

Arecibo

Aibonito

Caguas

Fajardo

San Juan AltoTrujillo Carolina

Guayama

DURANTE ESTE AÑO 2022, HEMOS IMPACTADO SOBRE QUINCE RESIDENCIALES PÚBLICOS.

Residencial El Manantial, San Juan Residencial Jardines del Paraíso, Trujillo Alto Residencial Sabana Abajo, Carolina Residencial Santiago Veve Calzada, Fajardo Residencial Luis Palés Matos, Guayama Residencial Liborio Ortiz, Aibonito Residencial Manuel de la Pila Iglesias, Ponce Residencial Mattei, Jayuya Residencial Ernesto Ramos Antonini, Ponce Residencial Villa España, San Juan Residencial Trina Padilla de Sanz, Arecibo Residencial Rafael López Nussa, Ponce Residencial Carioca, Guayama Residencial Turabo Heights, Caguas Residencial Ext. Sábalos Nuevos (Ext. Sábalos Gardens), Mayagüez Residencial Llorens Torres, San Juan Residencial Manuel A. Pérez, San Juan

Cumplimiento EN RUTA CDBG-DR

Nuestra participación en Ruta CDBG-DR dando a conocer las regulaciones Sección 3 & M/WBE, nos permite ampliar el alcance de la orientación hasta cada rincón de la Isla. La iniciativa liderada por el equipo de trabajo de la División de Comunicaciones, brinda una apertura total del programa a todas aquellas personas que más lo necesitan, orientándoles sobre los beneficios disponibles y guiándolos directamente en el proceso de solicitud de los diferentes programas. Todo esfuerzo complementa la oportunidad de insertarse en la recuperación de todo Puerto Rico, redundando así en: oportunidades económicas para individuos, empresas locales, subrecipientes y contratistas. Durante esta iniciativa, pudimos impactar a sobre 160 individuos con perfil Sección 3.

Cumplimiento INFORMA

Durante este verano nos unimos a la iniciativa de divulgación masiva “Queremos Informarte” dedicando todo un programa a compartir con el público en general las oportunidades que puede significar la regulación federal para toda aquella persona en busca de una oferta de empleo y para todo aquel negocio procurando esa oportunidad de contratación. Recibimos personas que se han beneficiado de estas oportunidades, escuchar su testimonio y experiencias.

Participacion Ciudadana

El Departamento de Vivienda de Puerto Rico ha desarrollado un Plan de Participación Ciudadana en cumplimiento con los requisitos del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de los Estados Unidos (HUD, por sus siglas en inglés).

El objetivo de este, es brindar a los residentes de Puerto Rico la oportunidad de proporcionar comentarios y participar en la planificación y evaluación de los programas de recuperación CDBG-DR y CDBG-MIT del Departamento de la Vivienda. Con el fin de facilitar la participación ciudadana, Vivienda ha coordinado acciones para fomentar la participación y permitir el acceso uniforme a la información sobre el programa.

Comite de Asesoria Ciudadana

Vivienda reconoce el esfuerzo y trabajo de las organizaciones sin fines de lucro, comunitarias y otras contribuciones a través de una red de colaboradores de alcance local, que pueden lograr una rápida movilización e informes sobre los períodos de comentarios del Plan de Acción de CDBG-MIT y la implementación del programa. Así como, la participación continua de varios grupos a nivel federal, estatal y local que han proporcionado valiosas contribuciones.

La colaboración directa de Vivienda con organizaciones sin fines de lucro y una amplia variedad de instituciones permite el acceso a la información de implementación del Programa. Esta es complementaria a la comunicación entre la agencia gubernamental y los residentes de Puerto Rico. El Departamento de la Vivienda, fomenta la participación de instituciones regionales y otras entidades de la Isla, incluyendo la participación ciudadana.

El Comité de Asesoría Ciudadana, conocido como (CAC), es un organismo compuesto por ciudadanos y organizaciones voluntarias, reunidos para representar un área de especialidad relevante y asesorar a Vivienda sobre asuntos de mitigación de desastres relacionados con el interés público general. Este Comité se crea a la luz del Aviso del Registro Federal, Vol. 84, Núm.169 (30 de agosto de 2019), 84 FR 45838.

Reunión Comunitaria del Comité de Asesoría Ciudadana Caimito, San Juan

En los procesos de recuperación resulta indispensable que podamos conocer, de primera mano, las necesidades y retos que aquejan a una comunidad. Precisamente, el Programa de Planificación para la Recuperación Municipal (MRP, por sus siglas en inglés), ha procurado y garantizado dicha participación ciudadana.

*Este mapa identifica los municipios que han completado los procesos del Plan de Recuperación Municipal.

PROGRAMA INSTALACIONES COMUNITARIAS PARA LA RESILIENCIA ENERGÉTICA Y DE ABASTECIMIENTO DE AGUA

El 27 de junio de 2022, como parte de los esfuerzos de participación ciudadana para obtener el insumo de las comunidades, se celebró reunión de manera que el área programática pueda alinear efectivamente los servicios del programa a las necesidades que enfrentan día a día los integrantes de dichas comunidades.

PROGRAMA PARA LA REHABILITACIÓN Y RECONSTRUCCIÓN DE HOGARES POR SISMOS

Durante noviembre y diciembre se celebraron varias vistas públicas en municipios del área sur con el propósito de incentivar la participación ciudadana en los procesos de recuperación a largo plazo, restauración de infraestructura y vivienda, la revitalización económica y la mitigación en las áreas resultantes de un desastre mayor calificado durante el 2020 o 2021.

ORIENTACIONES

CONTINUAS

SOBRE MANEJO & ADMINISTRACIÓN DE FONDOS CDBG-DR/MIT

Mensualmente, el equipo de Manejo de Subrecipientes, le extiende una invitación a los subrecipientes que componen el universo de CDBG-DR/MIT para que participen de manera virtual en las orientaciones continuas sobre Manejo & Administración de Fondos CDBG-DR/MIT. Durante las sesiones de orientación, los subrecipientes tienen la oportunidad de formular preguntas puntuales dirigidas a las áreas programáticas sobre diversos temas, tales como: finanzas, adquisiciones, contratos, cumplimiento federal, comunicaciones y vivienda justa.

Col. de Ingenieros y Agrimensores Universidad Politécnica, San Juan

Asistencias tecnicas y recursos

Con el fin de lograr el éxito a largo plazo de la recuperación de Puerto Rico, mediante la implementación de todos los Programas CDBG-DR/MIT, Vivienda está comprometido con el cumplimiento de los requisitos federales y con aumentar la capacitación de subrecipientes y contratistas a través de una variedad de recursos ofrecidos durante estas asistencias técnicas.

Estas iniciativas van dirigidas a cubrir las necesidades de subrecipientes y contratistas de cada entidad y están orientadas a la expansión de conocimientos, habilidades y aptitudes para que éstos sean capaces de llevar a cabo sus actividades de una manera efectiva y eficiente.

INFORME TRIMESTRAL DE CUMPLIMIENTO FEDERAL

Estas asistencias técnicas, se ofrecen, trimestralmente, a subrecipientes y contratistas interesados en capacitarse en la preparación y tramitación del Informe Trimestral de Cumplimiento Federal, que cubre los temas de: Sección 3, Empresas de Minorías y Dirigidas por Mujeres, Davis Bacon y Leyes Relacionadas, y de Vivienda Justa e Igualdad de Oportunidades.

GUÍA SOBRE LA LEY DE VIVIENDA JUSTA E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA CONTRATISTAS Y SUBRECIPIENTES

Estas sesiones de orientación, ofrecen un resumen de todas las leyes relacionadas con los derechos civiles y la no discriminación, cuyo cumplimiento es obligatorio bajo los programas, las estrategias y requisitos para el mercadeo afirmativo a los posibles participantes, el manejo de las quejas de discrimen, los requisitos de igualdad de oportunidades en el empleo, los requisitos de comunicación, los requisitos de retención de documentos, los requisitos para la adquisición de propiedades y de relocalización de participantes, y otra información esencial para asegurar el diseño y la implementación adecuada de los Programas CDBG-DR/MIT.

PUERTO RICO MINORITY SUPPLIER DEVELOPMENT COUNCIL (PRMSDC)

La PRMSDC, mensualmente, ofrece orientaciones sobre diversos temas de interés a los negocios que se encuentran próximos a certificarse como una Empresa de Minoría (MBE, por sus siglas en inglés). Dicha entidad, separa un espacio durante las orientaciones para que el equipo de la División de Cumplimiento Federal del Programa CDBG-DR-MIT discuta las regulaciones de Sección 3 y los beneficios que se pueden obtener en los procesos de licitación dentro del programa al certificarse como una Empresa de Minoría (MBE). Este año el Concilio reconoció, especialmente, al Departamento de la Vivienda por el compromiso con las Empresas de Minorías y los logros alcanzados en el ofrecimiento de oportunidades económicas.

SESIONES ABIERTAS PARA SUBRECIPIENTES

Las Sesiones Abiertas son reuniones individualizadas que ofrece el equipo de Manejo de Subrecipientes a estos y a sus equipos de trabajo para que expongan los retos que están presentando en los programas. Esta iniciativa permite identificar áreas de crecimiento de las organizaciones, proveerle una orientación más enfocada en las necesidades de cada subrecipiente y apoyarlos en las gestiones diarias relacionadas a finanzas, adquisiciones y contratos.

Entrevistas e inspecciones

ENTREVISTAS DE CAMPO

La recuperación de Puerto Rico depende, en gran medida, de los miles de trabajadores de la industria de la construcción que actualmente laboran en los proyectos financiados con fondos bajo los Programas CDBG-DR/MIT. Las desigualdades salariales y laborales en la industria, amenazan con reducir la cantidad de mano de obra disponible y, como resultado, se podrían retrasar los procesos de reconstrucción.

Para alcanzar la recuperación de nuestra Isla, debemos garantizar a los trabajadores de la construcción condiciones dignas de empleo y el cumplimiento de las normas laborales que deben imperar en todo proyecto de construcción financiado con fondos bajo los programas.

Nuestra función dentro de la gran gesta de recuperación es comprobar, mediante entrevistas de campo en los sitios de construcción, si los subrecipientes y contratistas están en cumplimiento con las disposiciones de la Ley Federal de Davis Bacon y otras Leyes relacionadas.

INSPECCIONES

Con el fin de garantizar el cumplimiento de condiciones generales de seguridad y salud ocupacional en los sitios de trabajo, los Oficiales de Seguridad y Salud Ocupacional realizan inspecciones no anunciadas para identificar posibles peligros, evaluar el riesgo, rendir informes, colaborar con los gerentes de construcción y velar por el cumplimiento de las políticas y reglamentos.

Metas2023

para Manejo de Subrecipiente:

• Continuar desarrollando una relación de trabajo sólida con los subrecipientes, de manera que puedan mantener una cultura de cumplimiento.

• Hacer de la plataforma Grant Compliance Portal, por sus siglas en inglés GCP, una herramienta de innovación incorporando todos los procedimientos requeridos por parte de los subrecipientes en un mismo espacio interactivo.

• Proveer asistencias técnicas a los subrecipientes con el propósito de que maximicen el uso de todas las herramientas y recursos bajo la plataforma GCP.

• Integrar los módulos de la división de Cumplimiento Federal a la plataforma GCP para el beneficio de los subrecipientes y contratistas, asegurando cumplimiento, documentación y mejor manejo de tiempo.

• Identificar y promover la página de recursos bajo nuestra página web como un espacio dinámico, de referencia rápida y completa para los subrecipientes.

• Continuar apoyando a las área programáticas para el efectivo y uniforme monitoreo de las métricas de progreso establecidas en los diferentes acuerdos de subrecipientes.

• Mantener colaboraciones con la División de Cumplimiento Federal para la efectiva coordinación de iniciativas especiales de capacitación sobre las regulaciones federales especiales y leyes laborales.

• Garantizar el ofrecimiento continuo de espacios de aprendizaje que mantengan a nuestros subrecipientes en la vanguardia de los temas de recuperación de desastres y mitigación.

para Cumplimiento Federal:

• Implementación del Sistema Digital (SaaS, por sus siglas en inglés) para uniformar y facilitar el proceso de revisión de nóminas certificadas de manera que se pueda monitorear el cumplimiento por parte de contratistas y subrecipientes con las regulación federal Davis Bacon y Leyes Relacionadas.

• Comenzar a ofrecer capacitación laboral sobre el tema de salud y seguridad en los proyectos de construcción para personas con perfil Sección 3 y para los equipos de trabajo de los subrecipientes del Programa.

• Impactar a los municipios a través de la iniciativa URA Tour con el propósito de apoyar a los equipos de trabajo municipales en el cumplimiento con la regulación federal sobre adquisiciones y relocalizaciones uniformes de propiedades de vivienda y comercial.

• Continuar desarrollando una verdadera cultura de cumplimiento alcanzando las métricas trimestrales y documentando los esfuerzos realizados.

• Continuar realizando actividades de alcance y divulgación para lograr una mayor participación de empresas M/WBE y negocios e individuos con perfil Sección 3.

• Continuar visitando proyectos de construcción y realizando entrevistas de campo para monitorear cumplimiento con las leyes laborales federales, de salud y seguridad laboral.

• Continuar orientando a contratistas y subrecipientes sobre las mejores prácticas sobre Vivienda Justa e Igualdad de Oportunidades, incluyendo manejadores de proyectos de construcción.

• Garantizar la participación ciudadana, presentación de recomendaciones y comentarios bajo las subvenciones CDBG-DR/MIT.

CUMPLIMIENTO

by numbers