Anlagendokumentation: Bestandteile – inhaltliche Aspekte – übergeordnete Anforderungen

Anlagendokumentation Bestandteile – inhaltliche Aspekte – übergeordnete Anforderungen

Inhalt

Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen 05 Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte

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Relevante Normen, Standards und Leitfäden

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In der Investitionsgüterindustrie ist die Lieferantendokumentation ein zentrales Thema. Lieferanten kämpfen darum, die Anforderungen der Auftraggeber zu erfüllen. Auftraggeber stöhnen über den Aufwand, den sie betreiben müssen, um der Dokumentation zu den Komponenten ihrer Lieferanten habhaft zu werden und sie zugriffsfreundlich zusammenzustellen. Diese Broschüre gibt Ihnen einen Überblick über generelle Regelwerke, Methoden und Vereinbarungen sowie Tools, die beiden Parteien helfen, die Situation in den Griff zu bekommen.

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Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Unter technischer Dokumentation für Anlagen versteht man die systematische Zusammenstellung aller erforderlichen Dokumente für die Planung, Errichtung (Bau und Montage),

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Inbetriebnahme, den Betrieb und die Instandhaltung sowie alle Prüfergebnisse und Prüfnachweise.

Anlagendokumentation

Projektmanagementdokumentation

Technische Dokumentation (Anlage und Produkte)

n Termin n Ressourcen n Kosten

Genehmigungsdokumentation

Ausführungsdokumentation

Qualitätsdokumentation

n Anträge

n Funktion

n Protokolle

n Bescheide

n Aufbau

n Zertifikate

n VPU

n Ausrüstung

(Vor prüfunter lagen)

n Instand-

haltung

Betriebsdokumentation Betriebsanleitung n Gesamtanlage n Systeme n Komponenten n Lieferantendoku mentation n Inbetriebnahme- dokumentation n

Enddokumentation (= Übergabedokumentation mit as-built Stand)

Betriebshandbuch (BHB) o.

Betreiberhandbuch

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Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Projektmanagement-Dokumentation

tungs- bzw. Änderungsantrages strukturiert.

Die Projektmanagement-Dokumentation umfasst den gesamten Schriftverkehr, der während der Angebots-, Projektierungs- / Planungs-, Errichtungs- und Inbetriebnahmephase zwischen Auftraggeber und allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern (z. B. TurnKey-Lieferant, Gesamtplaner bzw. Unterlieferant) ausgetauscht wird.

Ausführungsdokumentation

Oft wird zwischen den Parteien ein Schlüssel vereinbart, nach welchem diese Dokumente abzulegen sind. In einigen Fällen soll diese Dokumentation nach finaler Abnahme auch in das Dokumenten-Managementsystem des Auftraggebers oder Betreibers integriert werden.

Die DIN 69901 „Projektmanagement“ und im besonderen die ISO 21500 „Leitfaden zum Projektmanagement“ geben einen guten Überblick über weitere Anforderungen an die Projektmanagement-Dokumentation. Sie beschreiben einen international bewährten Standard.

Genehmigungsdokumentation

Die Genehmigungsdokumentation ist die Zusammenstellung aller Genehmigungsanträge, der daraufhin erteilten Genehmigungsbescheide sowie möglicher Genehmigungsauflagen.

Die Genehmigungsdokumentation wird in der Regel mit Hilfe des Kennzeichens des Errich-

Die Ausführungsdokumentation umfasst alle Dokumente zur Beschreibung und Darstellung von Aufbau und Funktionsweise der Anlage, Anlagenteile und Einrichtungen sowie zu deren Betrieb und Instandhaltung. Insbesondere umfasst die Ausführungsdokumentation in der Regel folgende Dokumente: n Komponentenhandbuch als zusammen fassende Dokumentation der einzelnen Komponenten n Bautechnische Dokumentation (Statiken, Ausführungsunterlagen für Stahl-, Hoch und Tiefbau) n E- und Leittechnische Dokumentation

Im Kraftwerksbau sind diese Dokumente in der Regel nach KKS-Kennzeichnung (KKS – Kraftwerk-Kennzeichensystem) aufgebaut (z. B. Anlagen, Teilanlagen) und ggf. nach Betriebsmittelschlüssel (für mehrfach eingebaute baugleiche Betriebsmittel).

Die Ausführungsdokumentation wird baubegleitend erstellt und üblicherweise mindestens drei Monate vor kalter Inbetriebsetzung komplett zur Verfügung gestellt. Parallel dazu werden insbesondere der Erstellungs- und Freigabeprozess sämtlicher zu erwartender Unterlagen dokumentiert. Diese Unterlagen sind meist in einer Unterlagenbedarfsliste er-

Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

fasst und werden auch mit dieser kontrolliert.

Qualitätsdokumentation

Die Qualitätsdokumentation (QS-Dokumentation) wird in der VGB R 171 (Technische Dokumentation für Kraftwerke) europaweit auch als Prüfnachweisdokumentation bezeichnet. Sie umfasst die Zusammenstellung der Nachweise der Qualität der Anlagen und ihrer Teile einschließlich der Entwurfsprüfunterlagen und der Gefahrenanalyse. Sie enthält sowohl gestempelte Kopien der Ausführungsdokumentation (Stempeloriginale oder beglaubigte Kopien hiervon) als auch speziell für den Prüfnachweis erstellte Dokumente.

Soweit Dokumente der Qualitätsdokumentation auch Bestandteil eines Genehmigungsverfahrens sind, werden dort nur Kopien beigelegt, die Stempeloriginale verbleiben in der Qualitätsdokumentation. Die Qualitätsdokumentation wird in der Regel mit einer vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentennummer geordnet.

Die Lieferung der Qualitätsdokumentation erfolgt mit den Stempel-Originalen oder beglaubigten Kopien in der Regel in Ordnern.

Sie belegen alle Prüfergebnisse einschließlich der Vorprüfunterlagen. Filme oder sonstige relevante Unterlagen sind üblicherweise entsprechend der Dokumentennummer als Anhang beigefügt.

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Die Unterlagen der Qualitätsdokumentation werden baubegleitend erstellt und oft mindestens zwei Wochen vor (Zwischen-)Abnahme des Bauteils bzw. der Komponente zur Verfügung gestellt. Dies geschieht vor allem nach finaler Abnahme in Papierform und in elektronischer Form, was das Digitalisieren dieser Dokumentation und deren sinnvolle Ablage notwendig macht.

Betriebsdokumentation

Im EU-Raum sind im Rahmen der Betriebsdokumentation mindestens zu liefern: n Konformitäts- und Einbauerklärungen der eingebauten Komponenten und der Anlagen n Betriebsanleitungen entsprechend der EU Herstellerrichtlinie (Maschinenrichtlinie) n Gefahrenanalysen aller Produkte, die keine Massen- oder Serienteile sind und entweder einer EU-Herstellerrichtlinie oder einer nationalen Richtlinie unterliegen (in Deutschland z. B. das Geräte- und Produkt sicherheitsgesetz, dort §4 Abs. 2) n Inbetriebnahme-Dokumentation mit sämt lichen Aufzeichnungen und den Betriebs daten, die bei der Inbetriebnahme und dem Probebetrieb entstehen

Gesamt-Betriebsanleitung

Eine große Herausforderung ist es in der Praxis, eine Gesamt-Betriebsanleitung für eine Anlage zu erstellen. Hierfür müssen die

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Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

Informationen aus der Lieferantendokumentation in einen Gesamtzusammenhang gebracht werden. Die Inhalte, der Aufbau und die Kennzeichnung einer Betriebsanleitung sind in der IEC 62079 (internationaler Standard zum Erstellen von Anleitungen) geregelt.

Insbesondere beschreibt das Regelwerk folgende Aspekte: n wie

die Anleitungen anzuwenden sind die Besonderheit an Betriebs anleitungen ist n normaler und sicherer Betrieb n automatisch gesteuerte und ferngesteuerte Produkte n außergewöhnliche Funktionen / Situationen n zu beobachtende Anzeigen n Anleitungen zur Fehlererkennung n Schutz von Personen n Inhaltsverzeichnis, Stichwortverzeichnis (Index) und andere Listen, Definitionen und Meta-Syntax n Seitennummerierung (Paginierung) n Definition technischer Fachbegriffe n Definition von Symbolen n Erklärung der Darstellungskonventionen n Lesbarkeit n Schriftart und -größe n was

Enddokumentation

Die Enddokumentation enthält sämtliche Dokumente, welche die genehmigten und gebauten bzw. gelieferten und abgenommenen Anlagen, Teilanlagen, Bauwerke, Komponen-

ten, Einrichtungen und Betriebsmittel darstellen.

Die Enddokumentation besteht in der Regel aus folgenden drei Teilen: n Papierdokumentation inkl. eines elektro nischen Abbildes (das Format wird meist vom Auftraggeber vorgegeben) n CAD-Dateien und -Datenbanken n Technische Anlagendaten zur Anlagen beschreibung (bis zur Betriebsmittel-Ebene)

Für die Enddokumentation lassen sich folgende Erfahrungswerte zusammenfassen: n Alle Unterlagen sind in der Regel in der vereinbarten Projektsprache und ggf. in weiteren Sprachen (z. B. Zielort der Anlage) zu erstellen. n Es gibt oft für die Verwendung der Ordner hinsichtlich Marke, Größe oder Farbe genaue Vorgaben. Oft muss eine komplette Dokumentation in mehrfacher Ausfertigung geliefert werden. n jeder Ordner besitzt ein eigenes, einheit liches Inhaltsverzeichnis. Die Inhalts verzeichnisse sämtlicher Ordner werden in einem Gesamtinhaltsverzeichnis zusammen- gefasst und im ersten Ordner abgelegt. n Zeichnungen, PIDs, Schemata und sonstige grafische Darstellungen (üblicherweise als Plangut bezeichnet) sowie textliche Doku- mente und Tabellen und Listen (üblicher weise als Schriftgut bezeichnet) sind oft

Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

zusätzlich in elektronischer Form zu liefern (das genaue Format ist mit dem Auftraggeber abzustimmen; mit Navigationsmöglichkeiten im Dokument; Anzeige am Bild- schirm oder Reproduktion auf Papier muss problemlos möglich sein). Quelldaten sind in der Regel komplett mitzuliefern. n Die Enddokumentation wird beim Auftrag geber oder dem Betreiber der Anlage in das vorhandene Dokumenten-Management system übernommen. Hierzu ist die Angabe von Klassifizierungsmerkmalen unerläss lich, die deshalb auch oft Bestandteil der Enddokumentation sind. n Die Struktur der elektronischen Daten muss der Struktur der Papierdokumentation ent sprechen. Hierfür ist eine Vereinbarung über die Verwendung der Dateinamen abzustim men. n Die für die Wahrnehmung der Instandhal tungsaufgaben erforderlichen Unterlagen und Daten (z. B. Montageanweisungen, Reinigungsanleitungen, Schmierstellenplan etc.) müssen in den Betriebsanleitungen ent halten sein. Diese sind spätestens mit Montagebeginn der Anlage oder des Anla genteils in vorläufiger Form zu liefern, damit der Aufbau der „Vorbeugenden In standhaltung“ bereits vor der kalten Inbe triebsetzung erfolgen kann. n Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Enddokumentation – auch für die Doku mentation aller Unterlieferanten – ist der Hauptlieferant bzw. Hersteller verantwort- lich.

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n Der

Umfang der Enddokumentation ist in Unterlagenbedarfslisten mit allen beteiligten Parteien festgelegt. Die Lieferung der End dokumentation erfolgt meist in Teilpaketen, muss jedoch spätestens einen Monat nach Ende des Probebetriebes bzw. bei bautech nischen Lieferanten spätestens mit der Ab nahme abgeschlossen sein. n Zu revidierende Unterlagen und Daten auf Grund von Instandhaltungsmaßnahmen, Umrüstungen und Anpassungen während der Garantiezeit sind spätestens drei Monate nach Abschluss der jeweiligen Maßnahmen als Enddokumentation zu übergeben. n Der Auftragnehmer archiviert eine Kopie der gesamten Enddokumentation als Zweit dokumentation und hat diese aus Sicher heitsgründen noch zehn Jahre nach Überga be der Anlage vorzuhalten.

Lieferantendokumentation

Unter Lieferantendokumentation versteht man im Allgemeinen die Technische Dokumentation aller zugekauften Systeme, Komponenten oder Teile einer Anlage. Es liegt in der Verantwortung des Anlagenherstellers, die Informationen aus diesen Dokumenten (z. B. Wartungsintervalle) in der Gesamt-Betriebsanleitung der Anlage zusammenfassen.

Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Produktkommunikation – Betriebsanleitungen für Anleitungen“ beschäftigt sich insbesondere mit der Integration und der Zusammenstellung

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Aufbau und Bestandteile von Anlagendokumentationen

der Lieferantendokumente in die GesamtBetriebsanleitung.

Inbetriebnahmedokumentation

Die Erstellung der Inbetriebnahmedokumentation, die am Ende der Ausführungsplanung erfolgt, ist ein wichtiges Instrument der Qualitätssicherung. Anhand der vorliegenden Ausführungsdokumentation wird in der Regel nochmals detailliert geprüft, ob die geplante Anlage effizient und bestimmungsgemäß in Betrieb genommen werden kann. Alle Systeme werden dadurch einer weiteren komplexen Prüfung und Betrachtung unterzogen.

Eine gute Inbetriebnahmedokumentation erleichtert das anschließende Erstellen eines Betriebshandbuches erheblich.

Betriebshandbuch

Basierend auf dem Inhalt und Umfang der Betriebsdokumentation erstellt der Anlagenbetreiber nach Abnahme der Anlage ein Betriebshandbuch, auch Betreiberhandbuch genannt.

In einem Betriebshandbuch (BHB) sind vom Betreiber alle Maßnahmen zu beschreiben und alle Arbeitsanweisungen für das Personal zu formulieren, die den sicheren Betrieb der Anlage gewährleisten, also das „Was“ und „Wie“ im Sinne der eigentlichen Bedienung.

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Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte

In jedem Unternehmen und jeder Branche ist die Ausgangssituation eine andere. Auch die einzelnen Beziehungen zwischen Lieferanten und Anlagenherstellern sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Dennoch gibt es eine Reihe von Aspekten, über die sich die Parteien im Zusammenhang mit Lieferantendokumentation verständigen sollten. Acht zentrale Aspekte sind im Folgenden aufgelistet, die als Basis für die Erstellung individueller Checklisten dienen können.

1. Termine

Produkt / Abstimmung ü Entwurf Dokumentation ü Dokumentation Projektsprache ü Dokumentation Fremdsprache(n)

ü Programmieranleitung/Softwareanleitung ü Montageanleitung ü Sicherheits-Datenblätter ü Betriebsanleitung

(mit Inhaltsvorgabe) und Leittechnische Pläne ü PI-Diagramme (PID) ü Technische Zeichnungen (ggf. mit detaillierter Definition des Inhalts) ü Detailanforderungen m Layout/Gestaltung m Inhalte (Anleitungen, Warnhinweise, Wartungstabelle, Teilelisten) m Detaillierung m Muster ü E-

ü Liefertermin ü Kick-off

Gegebenenfalls sind für die verschiedenen Dokumentationsarten jeweils separate Terminvereinbarungen nötig.

2. Dokumentationsarten

Jeweils mit konkreten Inhaltsvorgaben oder Verweis auf relevante Normen. ü Genehmigungsunterlagen ü Konstruktionsdaten ü Planungsunterlagen ü Bedienungsanleitung ü Service-/Wartungsanleitung ü Teilekatalog

3. Sprachen ü Originalsprache/Projektsprache ü Fremdsprache

4. Einzuhaltende Regelwerke und Normen

Europa* ü Niederspannungs-Richtlinie ü EMV-Verordnung ü ATEX ü ISO/IEC 82079 ü ANSI Z535.6 für Warnhinweise Deutschland* ü tekom-Leitfaden Lieferantendokumentation ü DIN-Fachbericht 146 ü UVV ü VGB R 171 * Branchen- und länderspezifische Regelwerke

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Checkliste Lieferantendokumentation – 8 wichtige Aspekte

5. Zertifikate und Bescheinigungen

7. Software, Formate und Medien

ü Konformitätserklärung

ü Papierformat(e)

ü Einbauerklärung

6. Vertragliche Regelungen

ü Konfektionierung – Lochung, Druck, Ordner ü Datei-Formate und Versionen (HTML, PDF) ü Erstellungs-Software, Sprachen und Versionen, z. B. für Texte, Grafiken, Pläne ü Planungs-Software (E- und Leittechnik)

ü Liefervereinbarung

8. Identifikation

ü Prüfzertifikate ü Abnahmeprotokolle ü Herkunftsbescheinigung

ü Servicevertrag ü Schulungsvertrag

ü Klassifizierungsschlüssel

ü Zolldokumente

ü Kennzeichnung

ü Gewährleistung / Garantie (inkl.

Maßnahmen bei Abweichungen) ü Gültigkeit / Einschränkung AGB ü Vereinbarung zur Integration /Anpassung der Informationen

auf den Seiten m Rahmen/Kopf- und Fußzeilen m Meta-Informationen auf den Seiten m Seitennummerierung

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Relevante Normen, Standards und Leitfäden

Unternehmen, die heterogene Informationen zu einem übergreifenden Werk zusammenstellen, stehen vor großen Herausforderungen.

Arbeitskreise der Normungsorganisation DIN und des Berufsverbandes tekom haben sich des Themas angenommen und zusammengetragen, was aus ihrer Sicht sinnvoll und erforderlich ist. Abhängig von den jeweiligen Intentionen wurden unterschiedliche Schwerpunkte gesetzt. Es ist hilfreich, die verschiedenen Empfehlungen zu kennen und das für die eigene Situation Hilfreiche anzuwenden.

Die Inhalte sind gleichermaßen für Lieferanten wie Auftraggeber interessant. Die richtige Interpretation der Forderungen ermöglicht Lieferanten, die Dokumentation in einer Art und Weise zusammenzustellen, die es dem Auftraggeber leicht macht, sie effizient zu verwenden. Nachfolgend werden die branchenübergreifenden Publikationen und Normen kurz vorgestellt.

Auch wenn es sich bei einigen Normen um deutsche Standards handelt, so sind in jedem Fall zahlreiche Aspekte davon auch für einen europäischen Anlagenhersteller eine interessante Grundlage.

DIN-Fachbericht

Der DIN-Fachbericht 146 „Technische Produktdokumentation – Betriebsanleitungen für Anlagen“ umfasst 19 Seiten und wurde im Januar 2006 herausgegeben.

Er enthält unter anderem Aussagen zu folgenden Themen: n Zielgruppen n Struktur

/ Inhalte der Dokumentation n Integration von Lieferantendokumentation n Anforderungen an die Dokumentation von Komponenten Im Anhang wird beispielhaft ein detailliertes Inhaltsverzeichnis für eine Anlage aus der lebensmittelverarbeitenden Verpackungsindustrie abgebildet. Ein zweiter Anhang enthält einen Vorschlag für ein Kennzeichnungssystem für integrierte Texte und Verweise.

Der Fachbericht nennt die wesentlichen Aspekte, die zu beachten sind im Zusammenhang mit Anlagen- bzw. Lieferantendokumentation. Er bietet eine gute Basis, auf der sich dann weitere, konkrete Überlegungen für die eigene Dokumentation (als Hersteller oder Lieferant) anstellen lassen.

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Relevante Normen, Standards und Leitfäden

Die aus Sicht der Ersteller des Leitfadens relevanten Prozessschritte sind:

für einen Bestelltext für die Dokumentation n Detaillierte Dokumentenliste für eine Elektrodokumentation n Dokumentendefinitionen n Formblatt für einen Schmierplan n Abweichungsliste zur Dokumentation von Mängeln n Kontrollblatt für eine Eingangskontrolle n Vorschlag für eine Lieferantenbewertung

n Hausstandard

ISO / IEC 82079

tekom-Leitfaden

Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ umfasst 46 Seiten. Er dokumentiert ein prozessorientiertes Vorgehen, das sich auf Unternehmen übertragen und für spezifische Anforderungen adaptieren lässt.

definieren intern und extern kommunizieren n Vertrag analysieren n Anforderung für Lieferantendokumentation spezifizieren n Bestellung Lieferantendokumentation nach Spezifikation n Auftragsbestätigung kontrollieren n Dokumentation kontrollieren n Integration

n Vorschlag

n Hausstandard

Zusätzlich legt der Leitfaden Wert auf die Lieferantenbewertung als QualitätsmanagementWerkzeug.

Von besonderem Interesse an diesem Leitfaden ist für Lieferanten und Auftraggeber der Anhang, der konkrete Formulare, vorformulierte Texte und Checklisten enthält. Hier findet man unter anderem: n Formblatt

„Spezifikation Zulieferdokumentation“

Die Norm ISO / IEC 82079-1 „Preparation of instructions for use – Structuring, content and presentation – Part 1: General principles and detailed requirements” umfasst 58 Seiten und wurde 2012 publiziert. Sie hat keinen spezifischen Fokus auf Lieferantendokumentation, spricht jedoch an verschiedenen Stellen relevante Aspekte an.

So haben sämtliche Aussagen zu sicherheitsrelevanten Informationen der Norm allgemeine Gültigkeit, unabhängig davon, ob es sich dabei um grundlegende Sicherheitsinformationen handelt oder um Warnhinweise. Auch die Anforderungen an funktionale Kennzeichnung, Lesbarkeit und Zugriff auf die Informationen sind aus Anwendersicht formuliert und gelten prinzipiell.

Die Norm stellt in den Vordergrund, dass die Informationen für die Zielgruppen tauglich sein müssen. Sie spricht weiter von der

Relevante Normen, Standards und Leitfäden

Notwendigkeit, für komplexe Anlagen einen übergeordneten Wartungsplan zu erstellen, der die Wartungsarbeiten zu den einzelnen Komponenten zusammenfasst. Auch im Zusammenhang beispielsweise mit Informationen zu Ersatzteilen werden konkrete Hinweise vermittelt.

Branchenspezifische Normen und Standards

Über die Veröffentlichungen von DIN und tekom hinaus ergänzen branchenspezifische Vorschriften den zu beachtenden Rahmen.

Größere Bekanntheit hat die VGB R171 – Lieferung der technischen Dokumentation für Kraftwerke, die 2010 überarbeitet wurde.

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