La solicitud y la gestion de ideas

LA SOLICITUD Y LA GESTIÓN DE IDEAS EN LA EMPRESA

LA SOLICITUD Y LA GESTIÓN DE IDEAS EN LA EMPRESA

LA SOLICITUD Y LA GESTIÓN DE IDEAS EN LA EMPRESA

Escrito por: Mariano Siminiani.

Fuente: http://www.tdd-online.es/

Supongamos que usted dirige una empresa.

¿Tiene idea de cómo se las arreglan las personas de su dirección para sacar adelante su trabajo? ¿Sabe qué necesitan para hacerlo mejor? ¿Sabe de sus dificultades? ¿Y de sus oportunidades o falta de oportunidades de mejorar? ¿Sabe de sus ideas? ¿Es consciente de las ventajas que tratar todo eso les aportaría a ellos, y a usted?

Si quiere estar más al tanto de todo esto seguramente le será útil reflexionar. ¿Es muy grande la capacidad de las personas para aportar ideas útiles?

Necesidades Las personas están cerca de sus propios problemas, y por ello suelen conocer bastante bien sus necesidades. Pueden dar mayor o menor importancia a esas necesidades, y exagerarlas o disminuirlas. En cualquier caso, si nos hablan de ellas podemos saber de su existencia, y conocer o intuir los sentimientos que despiertan. Ese conocimiento nos será útil: podremos comparar, ponderar, estar más cerca de lo que debemos resolver.

Motivación Conversar sobre sus problemas es una de las cosas que más suelen desear las personas. Hacerlo les demostrará cercanía y preocupación.

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Conversar sobre lo que podemos hacer entre todos las hará sentirse más importantes. Las hará sentirse parte de la solución, y ello aumentará su contribución al cambio, su predisposición a cambiar, y su grado de satisfacción con los buenos resultados. Las motivará.

Oportunidades Habrá personas que sean capaces de descubrir oportunidades que de otra forma pasarán desapercibidas. Oportunidades de mejorar o abaratar nuestra fabricación, de vender, de comprar, de mejorar nuestra marca, de mejorar nuestro entorno,…

Consecuencias Así que, en principio, parece interesante solicitar ideas de nuestras personas. Podemos obtener necesidades, ideas, cercanía, motivación y predisposición para el cambio. Podemos ganar / ganar, empresa y personas. No es poco.

Al solicitar ideas sobre “un tema” puede ser bueno plantear preguntas del tipo “¿Cómo te sientes en este tema?”, “¿Qué necesitas?”, “¿Qué importancia tiene para ti y para la empresa?”, “¿Qué podemos hacer entre todos?”

La siguiente cuestión no es baladí: ¿cuáles son “esos temas”? ¿Tenemos temas concretos en los que sea bueno para todos hacer estas preguntas?

Lo que queremos saber ¿Sobre qué podemos y debemos hablar? O dicho de otra forma: ¿conviene profundizar en las necesidades y oportunidades concretas de su empresa? Las necesidades suelen provenir del caos. Seguramente habrá en su empresa muchos factores de caos que usted quizá no sospeche. Sus personas las conocerán mejor que usted, pero nadie le contará porque creen que usted lo sabe, o quizá porque teman morir como mensajeros. El caos tiende a permanecer oculto, sobre todo para las personas de mayor nivel. Y así no es nada fácil tener un buen sentido de la realidad. Profundizar en las necesidades nos ayudará a descubrir factores de caos. Temas sobre los que hablar…priorizando.

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Saber priorizar las necesidades y oportunidades Establecer criterios claros de prioridad Las prioridades se establecen por criterios que también debemos tener claros, y sobre los que quizá nos convenga solicitar opiniones a determinadas personas. Preguntas del tipo “¿Crees que esto es prioritario?”, “¿Por qué te parece prioritario?” “¿Es prioritario para la empresa, para ti, o para ambos?” pueden ayudar.

Estimar viabilidades Antes de priorizar necesidades y oportunidades debemos estimar “a vuelo de pájaro” la viabilidad de su solución. Seguramente que sus personas sabrán estimar la viabilidad mejor que usted. Con del tipo: •

“¿Qué fortalezas podemos aprovechar?”

•

“¿Qué debilidades debemos prevenir?”

•

“¿Qué costes?”

•

“¿Qué duración?”

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“¿Qué disponibilidades?”

•

“¿Qué riesgos?”

•

“¿Qué previsión de beneficios?”

obtendremos respuestas que nos colocarán en mejores condiciones para priorizar.

No despreciar lo que no es prioritario Querremos conocer lo relacionado con lo prioritario. Sin embargo debemos respetar las respuestas a lo “no” prioritario, nunca despreciarlas, agradecerlas. Si no lo hacemos desanimaremos a las personas para seguir aportando nuevas ideas o necesidades. Desmotivaremos.

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Encontrar solución a las necesidades prioritarias Todo este conjunto de “preguntas sobre las necesidades y oportunidades” será bueno para priorizar nuestros problemas. Hablemos ahora de la solicitud de ideas sobre las soluciones, de las “preguntas sobre las soluciones”. Las estamos haciendo a nuestras personas, así que siempre buscaremos soluciones ganar / ganar.

Planteamos cuatro preguntas, para cualquier problema La primera pregunta debe dejar claro lo que queremos conseguir entre todos: “¿Cuál es el objetivo para la empresa, y cual para las personas?”. La segunda pregunta es: “¿Qué debemos medir para saber si vamos consiguiendo o hemos conseguido ese objetivo?”, porque medir es aclarar más.

La tercera y la cuarta pregunta forman pareja: “¿Qué debemos hacer?” y “¿Cómo hacerlo?”. Y se repiten: “¿Qué “más” debemos hacer?” y “¿Cómo hacerlo?”. Estamos pidiendo alternativas.

Si las personas han reflexionado y hablado sobre sus necesidades estarán en mejores condiciones para ser creativos y tener ideas acerca de posibles soluciones. Casi siempre aportarán aspectos interesantes que conviene escuchar y comentar.

Aun así, encontrar soluciones puede ser la parte más difícil para sus personas, por no disponer de información o criterio sobre diversas cuestiones (necesidad de recursos infrecuentes, colaboración de distintos departamentos, integración con otras líneas de la estrategia, posibilidades tecnológicas,…). Puede ocurrir que sea más fácil para usted encontrar mejores alternativas.

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No obstante, debemos considerar que en cualquier solución siempre tendremos que resolver dos cuestiones principales: motivar, y llevar la solución a la práctica. Y que en ellas es fundamental la participación de las personas.

Esto da aún más peso a la importancia de las preguntas y de las respuestas sobre la solución.

Y seguramente estas ideas sean más apropiadas para tiempos de crisis (mejor aprovechamiento de tiempo y recursos, menores costes, conocimiento de características o necesidades adicionales de clientes, acercamiento de las soluciones a la realidad, entrono más favorable para llevar las ideas a la práctica,…)

Tratando el conjunto de ideas Estamos trabajando con conjuntos de ideas, ya sean para necesidades o para soluciones. Para hacer más fácil su tratamiento, nos convendrá adjuntar a cada idea unos “datos de acompañamiento” (metadatos): datos para clasificarlas, datos sobre su coste, datos sobre su viabilidad, datos sobre su dificultad y los obstáculos que puede presentar la solución, datos para priorizarlas, fechas de realización, fechas de caducidad,… Si hemos recogido las ideas por medios automáticos, parte de esos datos se podrán determinar también automáticamente. Habrá otros datos que debamos preguntar o estimar. Con todo eso conseguiremos agilidad y continuidad.

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La agilidad y la continuidad son básicas en el tratamiento de ideas. La agilidad hablará de nuestro interés por lo que se nos dice, y del aprovechamiento de las ocasiones. Demostrará que las ideas no caen “en saco roto”. La continuidad mostrará que nuestro proceso de solicitud de ideas es coherente, se mantiene en el tiempo, y que se confía en lo que se recibe.

Una forma de asegurar la continuidad es delegando la puesta en práctica de ideas recibidas en equipos horizontales, quizá interdepartamentales, de los que puede formar parte principal las personas que han aportado esas ideas.

Si queremos conseguir resultados es muy conveniente tener respuesta a todas esas cuestiones. En cada caso necesitaremos decidir quién debe poner en práctica la solución, con qué hoja de ruta y cuándo realizarla.

Seguridad y posibilidades para las personas Las personas buscan seguridad y posibilidades. Aunque esta es otra cuestión, apuntaremos unas cuantas ideas adicionales para aumentar la eficacia de las solicitudes de ideas: •

Integre la solicitud de ideas con la seguridad de las personas.

Solicite ideas que incrementen su seguridad, sus esperanzas de permanencia en la empresa, sus retribuciones participando en el incremento de beneficio o en la reducción de pérdidas aportados por las ideas,…

•

Integre la solicitud de ideas con las posibilidades de las personas.

Solicite ideas que lleven consigo la formación de las personas, el aumento de su campo de acción, de sus competencias, de su satisfacción, de la confianza recíproca entre ellas y la empresa,…

•

Integre también la solicitud de ideas con las dificultades con las que se encuentra su empresa, y con los valores que le gustaría impulsar.

•

Cree una forma de seguir los aumentos de beneficios causados por las ideas aportadas, de ponderar la repercusión de la idea en la

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obtención de esos beneficios, que será variable con el tiempo, y de hacer participar en ellos a las personas que las han aportado o han ayudado a ponerlas en práctica.

•

Publique esos resultados. Reconozca méritos. El reconocimiento de méritos aumentará la seguridad de las personas, realimentará todo el proceso, y lo transformará en una “bola de nieve”.

•

Todas esas solicitudes y aportaciones, tratadas adecuadamente, aumentarán la participación de las personas, su alineamiento con la empresa, su confianza, su predisposición al cambio y su compromiso.

Entorno tecnológico para la solicitud y gestión de ideas

El entorno tecnológico puede acelerar todo el proceso de solicitud de ideas y puesta en práctica de las soluciones. El entorno más apropiado para ello es la Intranet corporativa de su empresa, porque puede llegar a todas las personas adecuadas, porque puede acortar drásticamente los plazos para la difusión de la solicitud y recogida de ideas, porque puede difundir las ideas con un formato adecuado para que se clasifiquen automáticamente y se ponderen con mucha más facilidad.

Y porque permite agrupar automáticamente las ideas recibidas por equipos y departamentos. El hecho de quedar de manifiesto esa agrupación seguramente incrementará la cantidad y calidad de su aportación de ideas.

Todo ello puede aconsejar plantear una aplicación informática de solicitud y gestión de ideas en la intranet de la empresa.

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Más allá de la aportación de ideas La aportación de ideas nos permite alimentar una visión de la empresa en la que la participación forme parte de su cultura, abra la puerta de la creatividad de las personas, y en consecuencia mejore su grado de satisfacción profesional y los beneficios para todos.

Resumen Quizá la solución de muchos de sus problemas esté en la cabeza de sus personas. Es probable que las personas se sientan más importantes, que entiendan mejor el porqué y el para qué de su labor. Quizás consigamos que estén más preparados para apoyar los cambios y para afrontar las dificultades que se presenten.

Seguro que sus personas tienen mucho que decirle. Quizás estén esperando que usted les pregunte, y queriendo conversar más sobre las cuestiones que hemos tratado.

Además, en un entorno de crisis como el actual, NECESITAMOS utilizar al máximo todos nuestros recursos y las personas son el recurso más valioso.

Con la solicitud y gestión de ideas lo demostraremos.

La participación de las personas en el conocimiento y creación de soluciones en la empresa es una forma más en que nuestras personas aportarán ventaja competitiva.

¿Nos podemos permitir no hacerlo?