Canllaw i Gyflenwyr
Gwerthu
i’r
Cyngor
Canllaw i Gyflenwyr
Rhagair
Fel y Cynghorydd arweiniol ac Aelod y Cabinet
sy’n gyfrifol am weithgarwch masnachol Cyngor
Abertawe, mae’n bleser gennyf gyflwyno’r canllaw
hwn sy’n rhoi trosolwg o’r ffordd rydyn ni yn
Abertawe yn gweithio gyda’n cyflenwyr i gaffael
ein gwasanaethau a’n nwyddau. Edrychwn
ymlaen at weithio gyda chi i sicrhau bod Abertawe
yn elwa o’r atebion gorau sydd ar gael wrth i ni
weithio’n barhaus i wneud Abertawe’n lle gwell i’n
cymuned gyfan fyw a gweithio ynddo.
Y Cyng. David Hopkins
Aelod y Cabinet dros Gyflawni
Credwn fod cefnogi busnesau lleol yn hanfodol i
ddyfodol Dinas a Sir Abertawe ac felly gobeithiwn y bydd y canllaw hwn o ddefnydd wrth egluro ‘sut i wneud busnes gyda Chyngor Abertawe’.
Chris Williams
Pennaeth Gwasanaethau Masnachol
Prif ddiben y ddogfen hon yw darparu cyngor a gwybodaeth am brosesau caffael y Cyngor i gyflenwyr
presennol a phosib, a helpu cyflenwyr i gynyddu eu tebygolrwydd o gyflwyno cais am gyfleoedd tendro’r Cyngor ac i ddod i wybod amdanynt.
1.0
Ynghylch y canllaw hwn
Lluniwyd y canllaw hwn i helpu cyflenwyr a chontractwyr sy’n dymuno cyflenwi nwyddau, gwasanaethau neu waith i Gyngor Abertawe, a bydd yn gwneud y canlynol:
• helpu cyflenwyr i ddeall sut mae’r Cyngor yn caffael nwyddau a gwasanaethau.
• nodi’r mathau o nwyddau a gwasanaethau i’w caffael.
• nodi lle rydym yn hysbysebu ac yn gosod hysbysiadau.
• amlinellu’r prosesau y mae’n rhaid i’r Cyngor eu dilyn wrth brynu nwyddau a gwasanaethau, h.y. dyfynbrisiau, gweithdrefnau tendro a dyfarnu contractau.
Gan fod y Cyngor yn prynu nwyddau a gwasanaethau ag arian cyhoeddus, mae gofyniad llym i sicrhau’r gwerth gorau, ar yr un pryd â sicrhau didwylledd a thegwch ymhlith cyflenwyr sy’n dymuno gwerthu i ni.
I gyflawni’r gofynion hyn, rhaid i bob contract a ddyfernir gydymffurfio â’r rheolau a nodir yng nghyfansoddiad y Cyngor (a elwir yn ffurfiol yn Rheolau Gweithdrefnau Contractau) yn ogystal â darpariaethau statudol allweddol eraill a deddfwriaeth caffael cyhoeddus (e.e. Deddf Caffael 2023).
2.0 Ynghylch Cyngor Abertawe
Abertawe yw’r ail ddinas fwyaf yng Nghymru a chanolfan fasnachol ranbarthol de-orllewin Cymru. Mae’n cynnwys arwynebedd tir o 379.7
cilometr sgwâr ac mae ganddi boblogaeth o ryw 246,500 o bobl a 108,200 o aelwydydd.
Mae’r Cyngor yn gwario dros £350 miliwn y flwyddyn ar gyfartaledd ar ystod amrywiol o nwyddau, gwaith a gwasanaethau gan sefydliadau allanol. Mae’r Cyngor wedi dilyn ymagwedd Rheoli Categorïau wrth drefnu ei wariant, sef dull caffael strategol drwy grwpio cynhyrchion a gwasanaethau cysylltiedig gyda’i gilydd a threfnu adnoddau’r tîm caffael i ganolbwyntio ar wariant y sefydliad mewn categorïau penodol.
Mae gan y Cyngor 9 categori o wariant ac mae’r rhain wedi eu rhannu’n 3 chategori cyffredinol: Gofal Cymdeithasol, yr Amgylchedd ac Adnoddau Corfforaethol.
Mae categorïau gwariant y Cyngor fel a ganlyn:
Gofal Cymdeithasol
• Gofal Cymdeithasol i Oedolion
• Addysg a Gofal Cymdeithasol i Blant
Yr Amgylchedd
• Deunyddiau Adeiladu
• Gwasanaethau Adeiladu
Corfforaethol
• Gwasanaethau Proffesiynol
• Trafnidiaeth a’r Cerbydlu
• TGCh
• Rheoli Cyfleusterau
• Anghenion Corfforaethol
3.0 Pam gwneud
busnes gyda Chyngor
Abertawe?
Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i sicrhau bod ei weithgareddau caffael yn
cael eu cyflawni’n effeithlon, yn gyfreithiol ac yn foesegol wrth gyfrannu at les economaidd, cymdeithasol, diwylliannol ac amgylcheddol preswylwyr
Abertawe. Yn gyffredinol, gwneir penderfyniadau nid yn unig ar sail y gost isaf ond ar sail gwerth am arian, gan ystyried ffactorau ansawdd a chostau oes gyfan, er enghraifft. Caiff yr holl gyflenwyr eu trin yn gyfartal a’u hasesu yn ôl rhinweddau eu tendr trwy ei werthuso yn ôl meini prawf dyfarnu datganedig.
4.0 Dod i wybod am gyfleoedd contract
I weld cyfleoedd contract presennol ac i ymateb i gyfleoedd a gyhoeddir gan y Cyngor, bydd yn rhaid i chi gofrestru eich sefydliad ar wasanaeth
Canfod Tendr (y llwyfan digidol canolog), GwerthwchiGymru ac eDendroCymru. Mae’r Cyngor yn defnyddio’r dull hwn o gyhoeddi contractau yn unol â Datganiad Polisi Caffael Cymru.
Canfod Tendr, y llwyfan digidol canolog, yw’r lle y mae holl awdurdodau contractio’r DU yn cyhoeddi gwybodaeth sy’n ymwneud â chaffael. Rhaid i chi fod wedi’ch cofrestru ar lwyfan Canfod Tendr er mwyn ymateb i gyfleoedd contract sy’n werth mwy na £30,000 (gan gynnwys TAW). Mae Canfod Tendr yn gofyn i chi fewnbynnu gwybodaeth a ddefnyddir yn gyffredin, y byddwch wedyn yn ei rhannu â’r Cyngor fel rhan o’r broses gaffael. Ewch i www.find-tender.service.gov.uk/
Mae GwerthwchiGymru yn wasanaeth ar-lein rhad ac am ddim i’ch helpu i ddod o hyd i wybodaeth am gontractau a chyfleoedd gyda’r Cyngor a chyrff eraill yn y sector cyhoeddus yng Nghymru. Gallwch ddefnyddio GwerthwchiGymru i:
• chwilio am gyfleoedd contract cyfredol.
• derbyn hysbysiadau am gyfleoedd newydd a cheisiadau am ddyfynbrisiau.
• cysylltu â phyrth caffael eraill i gynnal eich tendrau (gweler eDendroCymru isod).
• gweld hysbysiadau caffael cynlluniedig a chyfleoedd yn y dyfodol.
• dod o hyd i wybodaeth gyswllt a phroffiliau cyrff cyhoeddus eraill.
Yn ystod y cofrestriad bydd gofyn i chi ddewis categorïau. Mae’n hanfodol eich bod yn dewis y categorïau sy’n berthnasol i’r nwyddau, y gwaith neu’r gwasanaethau y mae eich sefydliad yn eu darparu er mwyn derbyn hysbysiadau perthnasol. Gweler www.gwerthwchigymru.llyw.cymru.
Defnyddir eDendroCymru gan y Cyngor ar gyfer cyflwyno pob tendr electronig. System dendro electronig yw hon sy’n galluogi cyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar y wefan i lawrlwytho dogfennaeth dendro a chyflwyno ymatebion tendro. Bydd angen eich bod wedi’ch cofrestru os ydych yn dymuno gweld a lawrlwytho tendr sydd wedi’i hysbysebu; dilynwch y ddolen isod i gofrestru: https://etenderwales.bravosolution.co.uk
Os oes angen unrhyw gymorth arnoch i gofrestru neu os oes gennych unrhyw ymholiadau am y safle, cysylltwch â desg gymorth Bravo Solutions: 0800 368 4850 neu anfonwch e-bost i help@bravosolution. co.uk. Fel arall, cysylltwch â Busnes Cymru i gael cymorth a chefnogaeth am ddim (a ariennir gan Lywodraeth Cymru).
Sylwer nad oes ffi am gofrestru ar y gwefannau hyn.
5.0 Pa reolau a rheoliadau y mae’n rhaid i’r Cyngor eu dilyn?
Mae’n ddyletswydd ar y Cyngor i sicrhau bod yr holl waith caffael yn cael ei wneud mewn modd priodol sy’n sicrhau’r gwerth gorau i’r Cyngor wrth sicrhau bod rheolau gweithdrefnau presennol yn cael eu dilyn. Fel arfer, caiff y broses gaffael ei harwain gan dîm caffael corfforaethol y Cyngor a chan Reolwr Categori priodol (arbenigwr sector).
Mae’r holl wahoddiadau i dendro a cheisiadau am ddyfynbris a gyhoeddir gan y Cyngor yn ddarostyngedig i’r rheolau a’r rheoliadau a nodir yn ein rheolau gweithdrefnau contractau mewnol a deddfwriaeth caffael cyhoeddus. Mae gan y Cyngor ofyniad cyfreithiol i gydymffurfio â chyfraith caffael cyhoeddus y DU, sy’n rheoli’r ffordd y caiff gwaith caffael y sector cyhoeddus ei gynnal. Gellir gweld rhagor o fanylion ar wedudalennau’r Cyngor: www.abertawe.gov.uk/caffael.
Rhaid i’r Cyngor gydymffurfio â Deddf Caffael 2023 ar gyfer contractau sydd dros y trothwyon contractau cyhoeddus (gweler y tabl isod).
Rhaid i gontractau sydd â gwerth rhwng £30,000 (gan gynnwys TAW) a throthwyon contractau cyhoeddus gydymffurfio â Rhan 6 o Ddeddf
Caffael 2023 (contractau sydd o dan y trothwy) a Rheolau Gweithdrefnau
Contractau’r Cyngor.
Trothwyon contractau cyhoeddus cyfredol (gwerthoedd yn
effeithiol o 1 Ionawr 2026 am ddwy flynedd):
Math o Gontract Trothwy
Gwasanaeth a Chyflenwi
Gwaith
Gwasanaethau cymdeithasol a gwasanaethau penodol eraill
£207,720
£5,193,000
£663,540
Nid oes angen i gontractau dan £30,000 (gan gynnwys TAW)
gydymffurfio â Deddf Caffael 2023, ond rhaid iddynt gydymffurfio â
Rheolau Gweithdrefnau Contractau’r Cyngor a rhaid iddynt gydymffurfio
â’r egwyddorion Tryloywder, Cymesuredd, Peidio â Gwahaniaethu a Thriniaeth Gyfartal.
Mae gwerthoedd contract gwahanol yn ddarostyngedig i brosesau caffael gwahanol yn ôl rheolau gweithdrefnau contractau’r Cyngor. Mae Tabl 1 isod yn nodi’r gweithdrefnau y bydd y Cyngor yn eu dilyn, yn dibynnu ar werth (ac eithrio TAW) y contract.
Tabl 1 – Prosesau Caffael
Dan £10,000 Nwyddau a Gwasanaethau
£10,000£140,000
Dyfynbris neu
Dendr
Bydd prynwyr yn gofyn am ddyfynbrisiau mewn meysydd gwasanaeth,. gan anfon
cais am ddyfynbris drwy e-bost fel arfer
Proses Ystyriaethau gwerth gorau
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Gwahodd lleiafswm o 4 dyfynbris
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Gweithdrefnau tendro yn berthnasol
Hysbysebu
Ni fydd hysbysebu fel arfer; bydd y prynwr yn penderfynu, yn
ôl ei ddisgresiwn ei hun, a ddylid hysbysebu’r cyfle
Bydd y prynwr yn penderfynu, yn
ôl ei ddisgresiwn
ei hun, a ddylid hysbysebu’r cyfle
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru
a Canfod Tendr, gydag eithriadau
a ganiateir gan yr
Adran Gaffael
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru
a Canfod Tendr
Dylid cael o leiaf 4 dyfynbris ysgrifenedig gan gyflenwyr priodol gan ddefnyddio GwerthwchIGymru neu gyflenwyr wedi’u cofrestru ar
Constructionline
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru
a Canfod Tendr neu fel arall ceisir tendrau gan gyflenwyr sydd wedi’u cofrestru ar
Constructionline
6.0 Ydy’r Cyngor yn defnyddio cytundebau fframwaith?
Pan fo’n briodol, ar gyfer nwyddau a gwasanaethau penodol gall y
Cyngor weithredu cytundebau fframwaith â nifer o gyflenwyr lle gall
y Cyngor ‘ddiddymu’ y nwyddau a’r gwasanaethau hynny ar gostau
y cytunwyd arnynt, ar yr adeg briodol. Mae cytundebau fframwaith
Hysbysebu’n agored ar GwerthwchiGymru a a Canfod Tendr
Mae cyfraith caffael cyhoeddus yn berthnasol
Rhaid cyhoeddi hysbysebion ar lwyfan digidol canolog Llywodraeth y DU drwy GwerthwchiGymru
yn nodi’r amodau a thelerau bras y seilir y penderfyniad i ddiddymu contractau arnynt. Mae cytundebau fframwaith yn nodi’r amodau a thelerau bras y mae’r contractau yn ôl y gofyn yn seiliedig arnynt. Gall fod gan gytundebau fframwaith un cyflenwr neu gyflenwyr lluosog.
Bydd y broses o ddewis cyflenwyr o fewn y cytundebau hyn
yn ddarostyngedig i’r holl reolau sy’n llywodraethu hysbysebu, gwahoddiadau i dendro, cymhwyso a gwerthuso a nodir uchod. Efallai y bydd dewis y cyflenwr ar gyfer contract penodol dan gytundeb fframwaith yn amodol ar gystadleuaeth bellach, sy’n golygu cynnal ymarfer ymysg y cyflenwyr a benodwyd i’r cytundeb fframwaith.
Mae’r Cyngor hefyd yn defnyddio fframweithiau o gonsortia prynu eraill megis Gwasanaeth Cyflawni Masnachol Llywodraeth Cymru, Gwasanaeth Masnachol y Goron (CCS) ac ESPO i brynu nwyddau a gwasanaethau er mwyn sicrhau’r gwerth gorau.
Marchnadoedd Dynamig
Mae marchnad ddynamig yn debyg i gytundeb fframwaith ond mae’n caniatáu i gyflenwyr newydd ymuno ar unrhyw adeg yn ystod oes y farchnad, ar yr amod bod y cyflenwr yn bodloni’r meini prawf dethol. Mae proses wahanol i’w dilyn ar gyfer y marchnad ddynamig a bydd y Cyngor yn egluro yn y dogfennau tendro a yw’n defnyddio un o’r cytundebau hyn, ac yn rhoi arweiniad llawn i gyflenwyr.
7.0 Tendro ar gyfer contract
Y camau canlynol yw’r rhai cyffredinol a ddilynir gan y Cyngor i ddethol a phenodi cyflenwr:
1 Rhoi gwybod i gyflenwyr am gyfleoedd contract
2 Cyflenwyr yn cwblhau dogfennaeth dendro
3 Cyflwyno ymateb a gwerthuso
4 Dyfarnu’r contract
1. Rhoi gwybod i gyflenwyr am gyfleoedd contract
Gall y Cyngor hysbysu cyflenwyr am gyfle contract mewn un o ddwy ffordd. Bydd y Cyngor naill ai:
1. Yn cyflwyno hysbysiad yn gofyn am ddyfynbris drwy e-bost drwy ddewis cyflenwyr priodol i gyflwyno dyfynbris yn unol â thabl 1 yn Rhan 5, neu
2. Yn hysbysebu ar GwerthwchiGymru/Canfod Tendr yn nodi’r gofyniad
y gall unrhyw gyflenwr ei weld. Bydd yr hysbyseb yn cyflwyno cyfarwyddiadau penodol i’r cyflenwr ar sut i gael y dogfennau caffael a sut i gyflwyno ymateb. Bydd angen i ddarpar gyflenwyr gofrestru gyda
Cyngor
llwyfan Canfod Tendr, GwerthwchiGymru ac eDendroCymru er mwyn
cael gafael ar y ddogfennaeth berthnasol a derbyn hysbysiadau am gyfleoedd contractau.
2. Cyflenwyr yn llenwi dogfennaeth dendro
Yn dibynnu ar werth y contract, bydd y Cyngor naill ai’n cyhoeddi cais am ddyfynbris (RFQ) neu wahoddiad i dendro (ITT). Mae RFQ ac ITT yn eithaf manwl ond ni fwriedir iddynt atal cyflenwyr posib rhag tendro ar gyfer busnes y Cyngor. Yn hytrach, fe’u lluniwyd i helpu’r Cyngor i wneud gwiriadau ffurfiol o’r busnes i asesu ei addasrwydd, ei brofiad a’i arbenigedd, a’i sefydlogrwydd ariannol fel cyflenwr posib i’r Cyngor.
Yn fras, bydd y Cyngor yn gofyn am wybodaeth am y canlynol (fodd bynnag, gall hyn fod yn wahanol ar gyfer contractau penodol):
• Derbynioldeb cyflenwr: seiliau gorfodol ar gyfer gwahardd ar sail troseddau megis methdaliad, twyll, llwgrwobrwyo, ansolfedd
• Gallu a chapasiti technegol y sefydliad (e.e. profiad perthnasol, cymwysterau ac ati)
• Sefyllfa economaidd ac ariannol
• Yswiriant: tystiolaeth o lefelau isaf atebolrwydd cyflogwr, Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant indemniad Proffesiynol
• Agweddau eraill gan gynnwys y Gymraeg, diogelu, cynaliadwyedd, iechyd a diogelwch, cyfle cyfartal a rheolaeth.
Yn Abertawe, cyfeirir at hyn fel arfer fel Holiadur Addasrwydd Cyflenwr. Mae’r Cyngor wedi mabwysiadu’r Holiadur Penodol i Gaffael a bydd yn
defnyddio cwestiynau o dempled yr holiadur hwnnw i benderfynu ar y cyflenwyr sydd fwyaf addas a chymwys i gael eu dewis i gyflwyno tendr neu ddyfynbris. Os bydd cyflenwyr yn bodloni’r gofynion uchod, byddant yn symud ymlaen i gam gwerthuso a dyfarnu’r broses. Bydd y rhan fwyaf o gynghorau a chyrff cyhoeddus eraill a busnesau eraill yn gofyn am wybodaeth debyg yn rhan o’u proses dendro felly mae’n syniad
da paratoi’r dogfennau angenrheidiol ymlaen llaw a sicrhau eu bod ar gael i’w wneud yn haws ac yn gyflymach i’w gwblhau wrth ymateb i wahoddiad i dendro neu gais am ddyfynbrisiau.
Bydd yr RFQ a’r ITT yn cynnwys manylion gofynion y Cyngor ar gyfer y contract penodol, gan gynnwys:
• disgrifiad o’r gwasanaethau, y cyflenwadau neu’r gwaith sy’n cael eu caffael (manyleb y gofynion).
• yr amserlen gaffael, gan gynnwys dyddiad ac amser y ffurflen dendro.
• manylion am sut y mae’r tendr i’w gyflwyno (h.y. drwy eDendroCymru).
• cyfarwyddiadau ynghylch a ddylid caniatáu unrhyw amrywiolion.
• amodau a thelerau’r contract.
• ffurf y tendr.
• meini prawf gwerthuso neu feini prawf dyfarnu (pris/ansawdd).
• dull prisio.
• cwestiynau datganiad dull (holi ynghylch sut y caiff y gofynion eu cyflawni).
• a yw’r Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) yn debygol o fod yn berthnasol.
• unrhyw wybodaeth bellach a allai fod o gymorth i gyflenwyr wrth baratoi cyflwyniadau.
3. Cyflwyno ymateb a gwerthuso
Caiff y cyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno tendrau a dyfynbrisiau eu cynnwys yn y ddogfennaeth. Rhaid cwblhau ymatebion y cyflenwr yn
unol â’r cyfarwyddiadau yn yr RFQ neu’r ITT ac erbyn y dyddiad a’r
amser cau a nodir. Rhaid i gyflenwyr sicrhau bod yr holl ddogfennau’n cael eu cwblhau a’u cyflwyno yn ogystal ag unrhyw wybodaeth ychwanegol arall y mae’r Cyngor wedi gofyn amdani yn rhan o’r broses
gaffael. Ni chaiff unrhyw dendrau na dyfynbrisiau a dderbynnir ar
ôl y dyddiad a’r amser cau penodedig eu hystyried. Bydd swyddog enwebedig o’r Cyngor yn agor pob tendr a dyfynbris ar ôl y dyddiad a’r amser cau.
Bydd pob tendr a dyfynbris yn cael eu gwerthuso yn unol â’r meini prawf a nodir yn y dogfennau caffael. Gellir gwerthuso tendrau a dyfynbrisiau yn
ôl naill ai:
• Pris/cost (sgôr y pris isaf); neu
• Ansawdd (sgôr uchaf am ansawdd); neu
• Ansawdd a phris/cost.
Defnyddir pris ac ansawdd ar gyfer y rhan fwyaf o gontractau a’r enw ar hwn yw’r Tendr Mwyaf Manteisiol (MAT). Caiff y pwysoliadau eu pennu ar gyfer pris ac ansawdd a chaiff y ddwy elfen eu gwerthuso ar wahân. Caiff pob elfen sgôr ganrannol uchaf, sy’n cael ei phwysoli yn
ôl y pwysigrwydd cymharol a roddir iddi. Nid oes cydbwysedd sefydlog rhwng y rhain; mae’n amrywio rhwng pob ymarfer caffael ac mae’n dibynnu ar y math o nwyddau neu wasanaeth a geisir.
Mae’r gwerthusiad o gwestiynau’r datganiad dull yn seiliedig ar ymateb
y cyflenwr i’r ffordd y caiff y gofyniad ei gyflawni yn wahanol i’r Holiadur
Penodol i Gaffael sy’n gwerthuso gallu a chapasiti’r cyflenwr o brofiad yn y gorffennol.
4. Dyfarnu’r Contract
Bydd y Cyngor yn hysbysu pob cyflenwr sy’n cyflwyno cais am ganlyniad y broses gaffael, ni waeth a ydych wedi bod yn llwyddiannus neu’n aflwyddiannus. Os yw gwerth y contract yn fwy na’r trothwy am gontract cyhoeddus, mae’n ofynnol yn ôl y gyfraith i’r cyngor oedi am wyth niwrnod gwaith.
A fydd y cyflenwyr aflwyddiannus yn cael adborth? Mae gan gyflenwyr aflwyddiannus yr hawl i gael adborth ar ganlyniad y broses gaffael a dyfarnu’r contract, gan gynnwys sut y cafodd eu cyflwyniad tendr ei sgorio o’i gymharu â’r cyflenwr llwyddiannus. Sylwer na fydd y Cyngor yn datgelu unrhyw wybodaeth sy’n fasnachol sensitif mewn perthynas â thendr y cyflenwr llwyddiannus.
Caiff cyflenwyr llwyddiannus eu gwahodd i ymrwymo i gontract ar yr amodau a thelerau a nodir yn y ddogfen gaffael. Bydd hyn naill ai ar ffurf contract ffurflen safonol neu amodau contract safonol y Cyngor. Yn gyffredinol, ni fydd y Cyngor yn ystyried unrhyw ddiwygiadau i amodau a thelerau’r contract, naill ai yn ystod y cam cyflwyno tendr neu ar ôl dyfarnu’r contract. Caiff unrhyw gyflwyniadau tendr sy’n ceisio amrywio’r amodau a thelerau eu trin yn rhai nad ydynt yn cydymffurfio ac felly ni chânt eu hystyried.
8.0
Canllaw i Gyflenwyr
Consortia a chynigion cydweithredol
Mae Cyngor Abertawe yn croesawu ac yn annog cynigion gan sefydliadau a hoffai weithio gyda’i gilydd ar ffurf consortiwm neu bartneriaeth
gydweithredol ar gyfer gwaith y Cyngor, yn enwedig ar gyfer contractau
sy’n werth mwy neu sy’n gymhleth. Fe’ch cynghorir i geisio eich cyngor cyfreithiol eich hun ar yr hyn sydd orau ar gyfer eich amgylchiadau
penodol mewn perthynas â chonsortia a chynigion ar y cyd.
Mae cymorth a chefnogaeth ar gael ar gyfer sefydlu consortiwm i wneud cais am gontract cyhoeddus, cysylltwch â chorff
9.0 Rheoli contractau
Caiff cyflenwyr eu monitro i sicrhau eu bod yn cydymffurfio â meini prawf perfformiad y contract. Bydd nwyddau, gwaith a gwasanaethau yn cael eu darparu yn unol â’r gofynion a nodir yn y contract, ac i’r safonau penodedig. Cynhelir cyfarfodydd rheolaidd â chyflenwyr lle gellir trafod perfformiad a materion perthnasol eraill er mwyn sicrhau bod y contract yn gweithredu’n esmwyth ac y gellir ymdrin â materion yn brydlon er budd gorau’r Cyngor. Tynnir sylw at berfformiad gwael yn brydlon, er mwyn i’r cyflenwyr allu mynd i’r afael â’r problemau a’u cywiro. Os na fydd cyflenwyr yn mynd i’r afael â pherfformiad gwael, gallai hyn arwain at ddod â’r contract i ben. Felly mae’n bwysig bod cyflenwyr yn deall gofynion y contract yn glir, yn teimlo y gallant eu darparu ac yn darllen yr amodau a thelerau cyn tendro am gontractau’r Cyngor.
Datblygwyd canllaw ceisiadau ar y cyd gan Lywodraeth Cymru i gynorthwyo cyflenwyr ac mae ar gael yn y ddolen ganlynol https:// www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2019-09/canllawceisiadau-ar-y-cyd.pdf
10.0 Y Gymraeg
Bydd angen i gontract sy’n ymwneud â darparu gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru gydymffurfio â thelerau Cynllun Iaith Gymraeg y Cyngor. Gellir cael rhagor o wybodaeth ar wefan y Cyngor: www.abertawe.gov.uk. Os bydd angen, caiff y gofynion o ran y Gymraeg eu nodi’n glir mewn hysbysiadau contract a dogfennau’r tendr neu’r dyfynbris.
11.0 Cyflenwyr lleol
Mae’r Cyngor wedi ymrwymo i ddatblygu’r economi leol a chefnogi cyflenwyr lleol ac mae’r canllaw hwn yn rhan o’r gwaith hwnnw. Lle bynnag y bo’n bosib, gwahoddir cyflenwyr lleol i roi dyfynbris am gontractau gwerth isel ac fe’u hanogir i ymgeisio am dendrau. Anogir yr holl gyflenwyr i gofrestru ar Canfod Tendr, GwerthwchiGymru ac eDendroCymru i sicrhau eu bod yn derbyn hysbysiadau ynghylch y caffaeliadau sydd ar y gweill. Ni chaiff y Cyngor ffafrio cyflenwyr lleol; dyfernir contractau ar sail y meini prawf gwerthuso a nodir yn y gwahoddiad i roi dyfynbris/tendr. Fodd bynnag, rydym yn annog sefydliadau lleol i gynnig am gontractau gyda’r Cyngor.
12.0 Budd Cymunedol / Y Tu Hwnt i Frics a Morter
Mae Y Tu Hwnt i Frics a Morter yn fenter bwysig i sicrhau budd cymunedol o holl weithgareddau addas y Cyngor yn Ninas a Sir Abertawe er lles parhaol y cymunedau. Drwy gyflwyno cymalau budd cymunedol megis recriwtio sydd wedi’i dargedu a hyfforddiant mewn contractau, ein nod yw sicrhau bod aelodau ein cymuned, yn enwedig pobl ifanc a’r rhai sydd wedi bod allan o’r farchnad swyddi ers peth amser, yn cael cyfleoedd hyfforddiant a chyflogaeth ystyrlon.
Mae Polisi Budd Cymunedol y Cyngor, a ddiweddarwyd ym mis
Gorffennaf 2016, bellach yn cael ei ehangu er mwyn sicrhau bod manteision ychwanegol a gwerth ychwanegol yn cael eu sicrhau o
bob gweithgaredd a chontract addas a bennir gan y Cyngor, nid dim
ond adeiladu ac adfywio. Mae cymalau budd cymunedol yn cynnig
dull newydd o gaffael cyhoeddus a gellir eu diffinio’n ofynion a wneir
o ddatblygiad neu gontract na fyddent fel arfer yn cael eu cynnwys yn ganlyniad diffiniedig neu fesuredig. Gellir cynnwys cymalau i ddylanwadu ar y meysydd canlynol:
• Hyfforddiant a recriwtio wedi’u targedu, e.e. pobl ddi-waith hirdymor
• Mentrau’r gadwyn gyflenwi, ymrwymo i gyrchu lleol
• Ymgynghori â’r gymuned (contractwyr ystyriol)
• Cyfraniadau i addysg a phobl ifanc
• Hyrwyddo mentrau cymdeithasol
• Manteision amgylcheddol yn ystod gwaith ac ar ôl ei gwblhau
Mae budd cymunedol yn flaenoriaeth allweddol i Lywodraeth Cymru ac yn un o ddeg egwyddor yn Natganiad Polisi Caffael Cymru. Bydd dull gweithredu Abertawe yn sicrhau y bydd yr holl brosiectau a chontractau posibl yn cael eu hystyried ar gyfer manteision cymunedol, gan fanteisio i’r eithaf ar gyfleoedd i sicrhau gwerth ychwanegol o wariant y sector cyhoeddus yn Abertawe.
I gael gwybodaeth bellach ffoniwch 01792 637243 neu e-bostiwch: beyondbricksandmortar@abertawe.gov.uk.
13.0 Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol yn canolbwyntio ar wella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol Cymru.
Mae’n gosod dyletswydd ar gyrff cyhoeddus, megis y Cyngor, i feddwl mwy am yr hirdymor, gweithio’n well gyda phobl, cymunedau, a chyda’i gilydd, ceisio atal problemau a gweithredu mewn ffordd fwy cydlynol. Bydd hyn yn helpu i greu cymuned y mae pawb am fyw ynddi nawr ac yn y dyfodol.
Mae pum ffordd o weithio sy’n sail i bopeth a wnawn ac sy’n sicrhau ein bod yn gweithredu mewn modd sy’n ceisio sicrhau bod anghenion y presennol yn cael eu diwallu heb beryglu gallu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion eu hunain. Mae pum ffordd o weithio’r egwyddor datblygu cynaliadwy yn sicrhau bod model darparu cyson ar waith. Y pum ffordd o weithio yw integreiddio, cydweithio, cymryd rhan, tymor hir ac atal.
Er mwyn sicrhau cynifer o ganlyniadau llesiant ag y bo modd, mae’r Ddeddf yn gosod saith nod llesiant:
• Cymru lewyrchus
• Cymru wydn,
• Cymru iachach
• Cymru fwy cyfartal
• Cymru o gymunedau cydlynus
• Cymru o ddiwylliant bywiog lle mae’r Gymraeg yn ffynnu
• Cymru sy’n gyfrifol yn fyd-eang
Mae’r ‘nodau llesiant’ hyn i bawb yng Nghymru weithio tuag atynt, ac mae’n rhaid i Gyngor Abertawe, fel corff cyhoeddus, ddangos hefyd
ei fod yn gwneud penderfyniadau ac yn cymryd camau i sicrhau’r cyfraniad mwyaf posibl i’r nodau hyn. Bydd y Tîm Caffael Corfforaethol yn ymdrechu i gyflawni nodau Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol drwy fabwysiadu ymagwedd gyfannol tuag at ei phroses gaffael, gan gynnwys darpariaethau penodol yn y dogfennau caffael pan fo’n berthnasol. Datganodd Cyngor Abertawe argyfwng hinsawdd ym mis Mehefin 2019, a chaiff y dyheadau i leihau carbon sy’n sail i’r egwyddor datblygu cynaliadwy eu hymgorffori mewn arferion caffael fel y bo’n briodol.
14.0 Busnes Cymru
Mae gwasanaeth Busnes Cymru Llywodraeth Cymru yn cefnogi busnesau newydd a sefydledig yng Nghymru.
Mae’r llinyn ‘Cymorth Tendro Busnes Cymru’ yn cynnig cymorth ymarferol rhad ac am ddim i fusnesau bach a chanolig yng Nghymru i helpu i ddeall y broses gaffael, ac i ddarparu cymorth wrth baratoi holiaduron a thendrau cyn cymhwyso.
I gael help a chyfarwyddyd, gellir cysylltu â llinyn Cymorth Tendro Busnes Cymru naill ai ar 03000 603000 neu drwy’r porth gwe https://busnescymru.llyw.cymru/
15.0 Cyngor ar dendro
Darllen y dogfennau’n ofalus i wneud yn si ˆ wr eich bod yn gallu cyflawni’r contract cyn cwblhau’r dogfennau tendr
Gwirio’r amser a’r dyddiad terfyn ar gyfer cyflwyno tendrau. Dylech ganiatáu digon o amser gan na chaiff estyniadau eu rhoi
Gofyn am eglurhad os ydych yn ansicr ynghylch unrhyw beth yn y dogfennau tendr. Anfonwch gwestiynau eglurhaol drwy’r system negeseua yn eDendroCymru neu GwerthwchiGymru
Ateb yr holl gwestiynau’n glir a darparu’r holl wybodaeth y gofynnwyd amdani
Prisio’r tendr mor gywir â phosib
Gofyn am adborth
Gadael y gwaith o gwblhau eich cyflwyniad i’r funud olaf. Dylech ganiatáu digon o amser gan na dderbynnir cyflwyniadau hwyr
Cynnwys llenyddiaeth a llyfrynnau diangen nad oes gofyn amdanynt
Tybio ein bod yn gwybod amdanoch eisoes gan y caiff tendrau eu gwerthuso ar yr hyn a gyflwynwyd yn unig
Gadael i’r dogfennau tendro wneud i chi beidio â gofyn am gymorth Busnes Cymru
Cyflwyno prisiau anghynaliadwy na ellir eu sicrhau drwy gydol y contract
Anghofio cyflwyno’r holl ddogfennau y gofynnir amdanynt yn y dogfennau tendr
Pethau i’w gwneud
Pethau na ddylid eu gwneud
Canllaw i Gyflenwyr
16.0 Cysylltu â ni
Nod y canllaw hwn yw helpu sefydliadau sydd am weithio gyda Chyngor
Abertawe i gael dealltwriaeth gliriach o sut i wneud cais am gontractau
a’r hyn sy’n ofynnol yn ystod y broses dendro.
Os hoffech gysylltu â ni i roi adborth ac awgrymu gwelliannau i’r canllaw
neu os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch ymdrin â Chyngor
Abertawe ar faterion caffael, gallwch gysylltu â ni ar caffael@abertawe.
gov.uk neu yn www.abertawe.gov.uk/cysylltwchâni
17.0 Gwefannau Defnyddiol
Constructionline
www.constructionline.co.uk
Cyngor Abertawe www.abertawe.gov.uk
GwerthwchiGymru
eDendroCymru
https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru/
www.etenderwales.bravosolution.co.uk
SSIP (Iechyd a Diogelwch) www.ssip.org.uk
Budd Cymunedol
Canfod Tendr
Gwasanaeth Cyflawni Masnachol
Llywodraeth Cymru
Canllaw Cyflwyno Ceisiadau ar y Cyd
Llywodraeth Cymru
Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol
https://llyw.cymru/y-sector-cyhoeddus
https://www.find-tender.service.gov.uk/Search
https://www.llyw.cymru/fframweithiau-cyflawni-o-ran-caffael-llywodraeth-cymru
https://www.llyw.cymru/sites/default/files/publications/2019-09/canllaw-ceisiadau-ar-y-cyd.pdf
https://futuregenerations.wales/cym/darganfod/cenedlaethaur-dyfodol-cymru/deddf-cenedlaethaur-dyfodol-2015/
18.0 Cysylltiadau Defnyddiol
Y Tu Hwnt i Frics a Morter
Tîm Caffael
Busnes Cymru
eDendroCymru
Siambr Fasnach De Cymru
Tîm Masnachol Cyngor Abertawe
Gwasanaeth Cyflawni Masnachol
Llywodraeth Cymru
GwerthwchiGymru
Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
Cwmpas
01792 637243
BeyondBricksandMortar@abertawe.gov.uk • https://www.abertawe.gov.uk/YTuHwntiFricsaMorter
caffael@abertawe.gov.uk
https://www.abertawe.gov.uk/caffael
03000 603000
https://busnescymru.llyw.cymru/
Desg Gymorth: 0800 3684 852 help@bravosolution.co.uk
Abertawe: 01792 793686. Casnewydd: 01633 254041 info@southwaleschamber.co.uk • www.southwaleschamber.co.uk
Ffôn: 01792 633808
sales@abertawe.gov.uk • https://www.abertawe.gov.uk/cyfleoeddnoddiamasnachol
https://www.llyw.cymru/fframweithiau-cyflawni-o-ran-caffael-llywodraeth-cymru
0800 222 9004
Gwasanaethau Cwsmeriaid: 0800 2888 329 help@wcva.org.uk • www.wcva.org.uk
0300 111 5050
info@walescooperative.org • https://cy.cwmpas.coop/
Canllaw i Gyflenwyr
19.0 Y Tîm Masnachol
Mae gan Dîm Masnachol Cyngor Abertawe amrywiaeth o gyfleoedd noddi a marchnata i chi godi proffil eich cwmni ac atgyfnerthu’ch brand i gwsmeriaid ac i’r gymuned yn yr ardal.
Mae’r cyfleoedd yn ddiddiwedd ac yn perthyn i bedwar categori:
Hysbysebu amrywiaeth o lwyfannau hysbysebu dan do ac awyr agored amlwg.
Noddi cyfleoedd unigryw i gynyddu ymwybyddiaeth o frandiau o gylchfannau i gerbydluoedd.
Hyrwyddo popeth o gyflenwi personél hyrwyddo a rhoi nwyddau am ddim i samplu, hyrwyddo nwyddau i’w gwerthu a dosbarthu taflenni.
Cyfnewid cyfnewid cynnyrch neu wasanaethau.
Masnachol I gael gwybod sut gallwch chi ddatblygu partneriaeth tymor hir â Chyngor Abertawe ffoniwch: 01792 633808 neu e-bostiwch: gwerthiannau@abertawe.gov.uk.