Issuu on Google+

Correspondencia y Control de Gestión Comunicación Administrativa Actividad No. 2 Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Septiembre de 2009

1


Contenido Comunicación Administrativa.....................................................................................................................................................................................................................3 Origen de la Comunicación Administrativa .....................................................................................................................................................................................3 Concepto de la Comunicación Administrativa ...............................................................................................................................................................................3 Relación con la Archivonomía ................................................................................................................................................................................................................3 Definir el concepto y características de los siguientes tipos de documentos .................................................................................................................4 Jurídico .........................................................................................................................................................................................................................................................4 Acta Notarial .........................................................................................................................................................................................................................................4 Atestado ..................................................................................................................................................................................................................................................4 Cédula ......................................................................................................................................................................................................................................................4 Certificado..............................................................................................................................................................................................................................................4 Escritura Pública.................................................................................................................................................................................................................................4 Expediente .............................................................................................................................................................................................................................................4 Justo Título ............................................................................................................................................................................................................................................4 Mandato ..................................................................................................................................................................................................................................................4 Minuta ......................................................................................................................................................................................................................................................4 Órden de pago ......................................................................................................................................................................................................................................4 Resolución..............................................................................................................................................................................................................................................4 Título ........................................................................................................................................................................................................................................................5 Contable .......................................................................................................................................................................................................................................................5 Administrativo ..........................................................................................................................................................................................................................................5 Público ..........................................................................................................................................................................................................................................................5 Privado .........................................................................................................................................................................................................................................................5 Ventajas y Desventajas del Documento en Soporte Papel y Soporte Electrónico .........................................................................................................6 Breve comentario del que escribe ...................................................................................................................................................................................................6 Un poco de historia............................................................................................................................................................................................................................6 Código binario ......................................................................................................................................................................................................................................6 Necesidad de nuevos medios digitales ....................................................................................................................................................................................6 Connotación ecológica .....................................................................................................................................................................................................................7 Cambio cultural ...................................................................................................................................................................................................................................7 Soporte Papel ............................................................................................................................................................................................................................................7 Soporte Electrónico ................................................................................................................................................................................................................................7 Diferencias entre ambos tipos de soporte...................................................................................................................................................................................8 Conclusiones ...................................................................................................................................................................................................................................................8 2


Comunicación Administrativa Comunicación Administrativa Objetivo: Conocer el origen, concepto, tipos e importancia de la Comunicación Administrativa. Actividad 2 - Desarrolla los siguientes puntos respecto a la Comunicación Administrativa: -

-

-

Origen (histórico y natural). Concepto. Relación con la Archivonomía. Definir el concepto y características de los siguientes tipos de documentos:  Jurídico  Contable  Administrativo  Público  Privado Señalar en un cuadro comparativo las ventajas y desventajas del documento en soporte papel y soporte electrónico. Conclusión.

Origen de la Comunicación Administrativa Antes de conocer el concepto de Comunicación Administrativa, procederemos a conocer el concepto de Comunicación. Comunicación es el intercambio de mensajes entre personas, o entre personas y dispositivos o entre dispositivos en el marco de las actividades que se llevan a cabo en la organización. Estas interacciones se producen entre los distintos componentes de la organización o entre éstos y los componentes de su ambiente. Comunicación o proceso de comunicaciones es el intercambio de ideas mediante el uso de cualquier signo, símbolo o señal que representa un mensaje entre una fuente y un receptor, que afecte la conducta de éste último en el sentido deseado por la fuente. En las organizaciones uno de los principales componentes es precisamente la comunicación. Pero, ¿cómo se maneja en las mismas?. La comunicación de ideas es un proceso de alta importancia en la empresa ya que en una empresa donde las ideas, objetivos, metas, etc., no son comunicados la razón y misión de la empresa u organización se pierde.

Concepto de la Comunicación Administrativa En términos administrativos, es la transmisión y recepción de información que se desarrolla en cada uno de las diferentes fases de la actividad administrativa y que tiene como finalidad establecer canales o conductos de transmisión de mensajes, los que pueden ser orales o escritos.1

Relación con la Archivonomía Los archivos, como objeto de la Archivonomía, presentan particularidades especiales que requieren un estudio complejo, al ser los documentos un producto y reflejo de la actividad humana. Cada archivo presenta sus particularidades problemas distintos de fondo puesto que no existen dos archivos similares, las actividades son diferentes para cada área de las administraciones, públicas o privadas, por el mismo hecho que las necesidades sociales son diferentes para cada área geográfica, por consiguiente, la formación documental difiere de un archivo a otro, y las soluciones para una determinada área no son eficaces para otra. Se busca igualar estas situaciones sin contemplar la tradición administrativa. Desde el punto de vista de la Archivística, entendemos por comunicación a las distintas manifestaciones humanas, en el marco político-institucional, motivadas hacia un fin. La comunicación de la información debe considerar las siguientes propiedades. Clara, porque es inteligible para el que la debe utilizar; la información por sí misma debe ser universal, por lo tanto debe ser comprensible desde cualquier punto de vista. Oportuna, porque llega a su debido tiempo a los que la necesitan. Es más profundo este aspecto, puesto que, desde el punto de vista archivístico, consideramos a la ubicuidad; cuando la información es ubicua, es oportuna. Segura, porque diferentes observadores utilizando los mismos procedimientos obtendrán los mismos datos; sobre todo, referido a los instrumentos de investigación elaborados en cada uno de los núcleos documentales.2 Válida, porque se presenta en forma de conceptos y de medidas conformes a la realidad, utilizando para ello, lenguajes convencionales preestablecidos.1

3


Definir el concepto y características de los siguientes tipos de documentos Jurídico Son todos aquéllos documentos públicos en los que se hace constar un hecho. Por ejemplo:

Acta Notarial Documento público que contiene la narración de un acontecimiento y en el que a requerimiento de parte se hace constar un hecho que presencie o le conste al notario.

Atestado Conjunto de documentos de carácter oficial que relatan los hechos sucedidos en el curso de una investigación policial./ Instrumento oficial en el cual se hacen constar como ciertas algunas cosas.

Cédula Documento que contiene el texto de las resoluciones emitidas por el magistrado en el ejercicio de sus funciones. / La cédula de notificación constituye un documento público.

Certificado Documento firmado y sellado por un funcionario, dando fe de la certeza de un acontecimiento, hecho o declaración.

Escritura Pública Documento extendido por un notario que refleja contratos, declaraciones o actos de cualquier clase.

Expediente En Derecho Procesal, es el conjunto de escritos, actas y resoluciones donde se encuentran consignados todos los actos procesales realizados en un proceso, los cuales son ordenados según la secuencia de su realización en folios debidamente numerados correlativamente, convirtiéndose en un documento que acredita en forma indubitable el desarrollo de los actos jurisdiccionales de un proceso.

Justo Título Documento que posee todos los requisitos exigidos para su validez, que busca trasmitir derechos. Una de las causas para adquirir la propiedad, reconocida por el Código Civil./Fundamento que determina que la persona ha adquirido legítimamente un derecho.

Mandato En Derecho Civil, contrato por el cual una persona encarga a otra la realización de negocios u otras actividades de su interés y bajo su responsabilidad./ Mandato con representación: cuando, en virtud del contrato, se ejerce el encargo manifestando que es en nombre del mandante./ Mandato sin representación: cuando el mandatario, en virtud del contrato, ejerce el encargo no en nombre del mandante, sino en el suyo propio, pero con la obligación de transferir las titularidad de tales actos al mandatario./ Documento del que se vale el mandatario para ejercer el encargo./ Contrato por el cual una persona, mandante, confiere a otra, mandatario, un poder para representarla y ejecutar, en su nombre y por su cuenta, un negocio o un acto.

Minuta En Derecho Civil, documento o extractos realizado de manera privada, que tiene valor para las partes si ella las suscriben, que potencia su valor legal, si se eleva a Escritura Pública y éste se inscribe en los registros Públicos./ El escrito privado en que se plasma un contrato o acuerdo.

Órden de pago Documento mediante el cual existe un compromiso indubitable de cancelar una deuda por gasto, compra o deuda.

Resolución Documento que expresa la voluntad del ente estatal que la emite./ Documento que expresa la decisión de la autoridad en el ejercicio de sus funciones./ Las decisiones de la autoridad jurisdiccional./ (Derecho Civil) Acción y efecto de quitar la eficacia a un contrato por causal sobreviniente a su celebración, es decir, por la imposibilidad de cumplir con la obligación nacida del acto. Por ejemplo: cuando en un contrato de compra-venta, se entrega el bien, pero no se paga el precio. /En Derecho Procesal, dícese del decreto, auto, sentencia o providencia que expiden los jueces en el ejercicio de sus funciones. 4


Título En Derecho Civil, documento que prueba la existencia de una relación jurídica./ Demostración auténtica d Derecho que se posee./ Fundamento de un derecho u obligación./ Origen, causa, razón./ Documento o diploma que acredita la realización de determinados estudios y otorgan la facultad de ejercer una profesión.

Contable Registro. Asientos de contabilidad, comprobantes de las operaciones realizadas. La contabilidad es una herramienta que nos ayuda a conocer la situación financiera de una empresa. Se elaboran diversos documentos, pero inicialmente nos vamos a centrar en los dos principales: el Balance y la Cuenta de Resultados. El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe. La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o pérdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio económico (normalmente de un año). La Cuenta de Resultados viene a ser como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo. Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento determinado, la Cuenta de Resultados es una "película" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio. Balance y Cuenta de Resultados están interrelacionados, su nexo principal consiste en la última línea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o pérdida), que también se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyéndolos (si fueron pérdidas). 3 Los estados contables básicos emitidos por la empresa son los siguientes: el balance, la cuenta de resultados, el estado de origen y aplicación de fondos (conocido también como estado de cambios en la situación financiera), el estado de cash flow, el estado de variación del neto y el anexo, o memoria. Además de los anteriores informes existen otros muchos, si bien no son utilizados con tanta generalidad. Entre éstos podemos mencionar el estado de valor añadido, el estado de variación de la inversión, el estado de transacciones con organismos oficiales, etc.4

Administrativo Información que comprende las reglas de activación relativas a la administración de los recursos aplicables a todos ector público o a una institución en particular, según el ámbito y etapa de normas de que se trate. Son también los provenientes de la autoridad administrativa o los autorizados por ella. Son cualquier documento relacionado con la administración pública. El documento administrativo de carácter privado, desde que se incorpora a un expediente o a actuación de índole administrativa. El relacionado con la administración, gestión económica y organización de los asuntos privados. A efectos registrales, los que, por reunir autenticidad y preceder de autoridades o funcionarios públicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como admisible y eficaz titulación.5

Público Escrito que contiene un compromiso autorizado por un notario o un funcionario competente.6 Para la Diplomacia el documento público es el que emana directa o indirectamente de la autoridad gubernamental (como máxima autoridad pública) o a través de autoridades delegadas y se refiere a asuntos de derecho público, por ejemplo, los documentos legales, de gobierno o administración. Para el jurista, será el realizado por el funcionario público o su representante de gobierno en ejercicio de su cargo, o entre particulares y sobre un asunto particular pero con intervención de la autoridad pública, por ejemplo, una escritura notarial. Así mismo, es el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por notario, escribanos, secretario judicial u otros funcionarios públicos competentes para acreditar algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen. Documentos producidos por entidad pública o estatal.7

Privado Escrito que contiene un compromiso, firmado por los interesados y que les obliga a su cumplimiento, aunque no haya sido autorizado por un notario.8 Para la Diplomática el documento privado será el emanado de o entre personas particulares con o sin intervención de la autoridad pública, que puede ser un notario. Para el jurista será el realizado por y entre particulares sobre un asunto privado sin intervención de alguna de la autoridad pública o su representante legal, de tal manera que un contrato de arrendamiento podrá ser un documento público o privado según se haga y se formalice o no ante un notario. Es también un documento redactado por partes interesadas, con testigos o sin ellos, pero sin intervención de notarios o funcionarios públicos que le den fe o autoridad. Son documentos producidos por entidades privadas o particulares. Testamentos, donaciones, permutas, etc. 9

5


Ventajas y Desventajas del Documento en Soporte Papel y Soporte Electrónico Breve comentario del que escribe Un poco de historia El documento a través de la historia ha evolucionado en distintas formas y sobre distintos medios. Así tenemos que pasamos de manuscritos sobre papiro, pasando por tablillas de arcilla, libros de madera, desde tiempos antiguos hasta la invención del papel en China en 105 D.C., medio físico utilizado hasta nuestros tiempos. El papel es el medio del documento por excelencia; es una forma tangible, comprobable, de transmitir o expresar ideas, formas, acuerdos, comunicados, tratados, imágenes, muestras, pruebas, documentos de cambio, contratos, acuerdos, etc. Entonces la humanidad ha plasmado su historia en papel, en forma de libros, enciclopedias, cartas, manuscritos, códices y cualquier forma que se venga a la mente en el momento. Sin embargo, a través de los avances y medios tecnológicos (en los cuales su servidor está inmerso) se han inventado nuevas formas y medios en los cuales la información se graba y se utiliza. Por ejemplo, concentrémonos en la aplicación de la ciencia de la electrónica en el avance tecnológico: la invención de microfilmes en los años 30’s por parte de la compañía Kodak, donde por medio de dispositivos de impresión muy precisos se podía escribir en hojas de acetato registros completos de información de forma casi microscópica; los medios en ese entonces eran esos cuadritos que contenían mucha, pero mucha información. Los avances se fueron dando en consecuencia de la necesidad de almacenar y transportar mayor cantidad de información; de ahí que dichos medios físicos ya no serían suficientes.

Código binario Al inventar el código binario que es un sistema numérico que consta de ceros y unos para representar en circuitos eléctricos el paso o no paso de electricidad, se vuelve a utilizar la electrónica y se inventan los primeros computadores, donde la evolución y el medio de transporte se convierte en tarjetas perforadas, que, siguiendo la base binaria podía contener cierta cantidad de información. El problema ya no era la rapidez de procesamiento de la información sino la cantidad de espacio necesario para poder almacenar la información contenida en dichas tarjetas. Es de aclarar que hasta la fecha en nuestro país se sigue utilizando el sistema de tarjetas (no perforadas) en los recibos de luz, donde un haz de luz lee la información contenida en dicho recibo y procesa la información de acuerdo al sistema informático que la maneja. El código binario da lugar a la primera unidad de información que es el bit. Un bit puede tener sólo dos valores posibles: 0 o 1. Un grupo de 8 bits forman un byte. Un byte se compone de 8 casilleros cada uno de ellos con dos posibles valores: 0 y 1, de ahí que en un octeto se puede tener desde el valor 00000000 que en sistema numérico decimal equivale a 0 hasta el número binario 11111111 o que es lo mismo 28 (sistema numérico base 2 potencia 8) que equivalente en sistema decimal al número 256. Así la evolución de tamaños, por ejemplo: 1 KByte = 1024 bytes. 1 MByte = 1024 MBytes. 1 Gbyte = 1024 MBytes.

Necesidad de nuevos medios digitales La automatización continúa y volviendo a la necesidad de captar mayor cantidad de información en medios transportables, se inventan formas de “digitalización” de la información, donde por medio de escáneres o dispositivos de copiado y conversión de imágenes es posible almacenar lo que se lee en formas de unos y ceros (volvemos al sistema numérico binario) y por consecuencia, la obtención de los primeros documentos digitales. El hecho de obtener documentos en medios digitales hace que éstos sean capaces de ser creados, transportados, duplicados, enviados, recibidos (proceso de comunicación), validados, almacenados, desechados y destruidos. Este nuevo tratamiento de la información da origen a lo que se denomina Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos, donde el tratamiento de los documentos, ya de manera digital permiten disminuir el espacio ocupado, incrementa la velocidad de la comunicación, ayuda a la globalización, ya que en tiempo real se puede establecer un intercambio de información con personas de todo el mundo casi en el mismo instante con la correspondiente respuesta, Así tenemos entonces la invención de medios de almacenamiento masivo, primeramente, discos duros de tecnología Winchester (de apenas 30Mb), evolución a discos magnéticos de Gbytes (1 giga byte = 1024 x 1024 x 1024 bytes) o inclusive TB (terabytes). 6


Los medios digitales actuales son el CD-ROM, el DVD, discos BlueRay, discos duros mecánicos de gran capacidad, discos duros de estado sólido, arreglos (conjuntos) de discos, discos en red, memorias Flash (USB), uso de dispositivos electrónicos portátiles, etc. El uso masivo del correo electrónico y medios de comunicación instantáneos como el MSN-Messenger, seguimiento constante de noticias como Twitter, redes sociales como Facebook o Hi5 han logrado transformar la costumbre del documento soporte papel al documento soporte electrónico o digital.

Connotación ecológica Organizaciones de cualquier tipo, privadas, públicas, de cualquier sector de la sociedad a lo largo de la historia han incrementado de manera sustancial su consumo de papel, ya que éste es utilizado para lograr la comunicación interna y hacia el exterior a través de distintos tipos de documento, de tal manera que se debe buscar lugares que ofrezcan un gran espacio para contener Así mismo, al cambiar a los medios electrónicos se cumple con una misión ecológica ya que mientras para fabricar papel se utiliza madera extraída de árboles, el medio electrónico no contamina, no produce basura y no se utilizan medios naturales para fabricarlos. Cada vez es mayor el número de personas en el mundo que “se convierten” al uso de las nuevas tecnologías de información.

Cambio cultural En general, son muchas las ventajas del manejo de documentos digitales; sin embargo, hay ciertas características que el documento soporte digital no brinda y es por ejemplo, la validación del mismo, la confirmación de la fuente, la revisión realizada por las personas correspondientes, la certificación de la firma electrónica, la certeza de haber concluido una transacción financiera de manera correcta, el abuso de los hackers, etc. La conversión a soporte papel es un proceso de cambio que requiere de mucha atención y cuidado, ya que al no tener las mismas funcionalidades del documento soporte papel, las personas desconfían de su uso. No son pocas las personas que siguen confiando en los documentos soporte papel en vez de los electrónicos; sin embargo, como vimos anteriormente, hay factores de ahorro de energía, costos y ecológicos los cuales influyen en la conversión a este tipo de soporte.

Soporte Papel En el ámbito personal, la función de los documentos es comunicar datos o información sobre la persona o de su ámbito personal: nombre, fecha de nacimiento, dirección, tipo de sangre, número de afiliación, cantidad de hijos, esposa(o), nivel de estudios, afinidades, costumbres, historia personal, etc., todo esto en medios soportables como: credenciales, actas, memorándums, fotografías, cheques, etc.

Soporte Electrónico El documento como “testimonio escrito no sólo en medio de comunicación e interrelación social y democrática por excelencia sino también y, al mismo tiempo, en instrumento jurídico regulador de derechos y obligaciones o, al menos, en instrumento de propaganda, cuando no dé poder e integración político-social y administrativa, en cuanto manifestación de la voluntad del gobernante, de la autoridad o del mandante.”10

7


Diferencias entre ambos tipos de soporte La siguiente tabla muestra las principales diferencias entre los documentos soporte papel y soporte electrónico. VENTAJAS Y DESVENTAJAS SOPORTE PAPEL

SOPORTE ELECTRÓNICO

Transportable

Transportable

Validado

Posee la misma validez de los documentos tradicionales

Autentifica copias

Requiere técnicas de validación

Manejabilidad, el medio son hojas tangibles

Los documentos requieren de un soporte para transportarse y almacenarse

Ocupa mucho espacio

Ocupa poco espacio

El precio es relativamente bajo

El precio va relacionado con la tecnología utilizada

La rapidez en la búsqueda de los documentos depende del método utilizado para archivarlos

La rapidez en la búsqueda de los documentos depende de los métodos de indexación utilizados

Se deteriora con el tiempo y los elementos

No se deteriora con el tiempo

Requiere manipulación física

Requiere manipulación a través de programas y medios digitales

Duplicación costosa e incómoda

La duplicación no es costosa y es muy cómoda

Costo social y ambiental (connotación ecológica)

No tiene costo social ni ambiental, ya que no se afecta a la naturaleza ni al ambiente

Tiene carácter declarativo y representativo

Tiene carácter declarativo y representativo

Es confiable

Al garantizar su inalterabilidad, accesibilidad y estabilidad en el tiempo deberá ser más confiable que el documento de papel

Formatos estándares y abiertos

Formatos estándares y abiertos según la norma ISO 26300

Conclusiones 1.

La comunicación administrativa es un conjunto de elementos que transmiten información y mensajes en una organización.

2.

La Comunicación Administrativa se relaciona con la Archivonomía en el sentido de que los documentos son consecuencia y reflejo de la actividad humana.

8


3.

Tipos de documento. De acuerdo a lo escrito anteriormente, encontramos diferentes tipos de documentos, siendo estos de orígenes y funcionalidades diferentes; sin embargo la razón de manifestar ideas, acuerdos, transacciones, información, etc., conforman el manejo de documentos y por lo tanto, la importancia de los mismos en la preservación y validez.

4.

Documentos Soporte Papel y Soporte Digital. Aunque diferenciados por la forma en que se almacenan, transportan, clasifican, etc., el manejo de documentos sigue siendo una actividad importante en la actividad humana. Los cambios culturales y los avances tecnológicos han facilitado los medios de comunicación. Los gobiernos tendrán que ser encargados de validar las nuevas tecnologías de información para dar credibilidad a los documentos digitales, mientras que los documentos soporte papel seguirán teniendo importancia en nuestra sociedad.

1

Mundoarchivístico, Diccionario de Términos Archivísticos, http://www.mundoarchivistico.com/index.php?menu=diccionario&accion=ver&id=390

La Archivología en las Ciencias de la Documentación, Víctor Hugo Arévalo Jordán,(pp. 13, 18), Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur, Córdoba, Rep. Argentina, abril de 2003, ISBN: 987-20772-3-1. 3 Aula Facil, Introducción a la Contabilidad, www.aulafacil.com. 4 La Ciencia Contable: Fundamentos Científicos y Metodológicos, Roberto Gómez López, pp. 27. 5 Víctor Hugo Arévalo Jordán, Diccionario de Términos Archivísticos, pp. 97, 6 Diccionario Larousse Ilustrado. 7 Víctor Hugo Arévalo Jordán, Diccionario de Términos Archivísticos, pp. 99,100. 8 Diccionario Larousse Ilustrado 9 Víctor Hugo Arévalo Jordán, Diccionario de Términos Archivísticos, pp. 99. 2

Revista General de Información y Documentación, Vol. 12 Núm. 2 (2002) 393-428, ISSN: 1132-1873, Función Social de la Escritura, Ángel Riesco Terrero, Universidad Complutense de Madrid, http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0202220393A.PDF 10

9


Corresp y Control de Gestion - Act 2