Samarbeidsavtale for Kunstgressbaner med flomlys og undervarme, samt klubbhus/garderober på Strømmen Stadion
1. Mellom Skedsmo Kommune (SK)som eier av anlegget og Strømmen IF Fotball, er det inngått følgende samarbeidsavtale om investering, drift og vedlikehold av Kunstgressbanene med flomlys og undervarme på Strømmen Stadion.
2. HVA AVTALEN GJELDER
Samarbeidsavtalen etableres for å ivareta partenes rollefordeling og ansvar i tilknytning til etablering og drift/vedlikehold av kunstgressbanene(11`er og 5`er bane og klubbhus/garderober på eksisterende arealer på Strømmen stadion.)
3. FORMELLE KRAV FØR BYGGESTART
Skedsmo kommune er formelt byggherre og tiltakshaver. Strømmen I.F. står som ansvarlig utførende for etablering av kunstgressbanene og klubbhus/garderober. Som ansvarlig utførende skal Strømmen I.F. Fotball før anleggsarbeidene påbegynnes utarbeide nødvendige planer og tegninger som grunnlag for:
- Byggetillatelse fra Skedsmo kommune for de etableringer hvor det stilles krav om behandling etter Plan og bygningsloven.
- Forhåndsgodkjenning av planer/tegninger som grunnlag for å kunne søke om statlige spillemidler.
- Ansvarsrett for de tiltak hvor slikt krav stilles.
- Dokumentasjon som viser at ”Forskrift om offentlige anskaffelser” er fulgt for de arbeider som kommer inn under denne bestemmelse.
4. FINANSIERING/EIERFORHOLD
- Kunstgressbanene vil ved ferdigstillelse inngå i Skedsmo kommunes anleggs/eiendomsmasse på Strømmen stadion(Jfr. Vedlegg 1 ”Situasjonskart over Strømmen stadion).
- Kunstgressbanene, en 11`er bane, m/flomlys, undervarme og vanningsanlegg, i tillegg til en mindre 5`er bane(39x21) m/flomlys og undervarme på Strømmen stadion, har en total kostnadsramme på kr. 10.290.000,- .
Foreløpig finansieringsplan:
Egenkapital Strømmen I.F.(lån)langsiktig kr. 2.990.000,-
Egenkapital Strømmen I.F.(lån)kortsiktig, (mellomfinansiering av statlige spillemidler) kr. 2.700.000,-
Kommunal medfinansiering kr. 4.600.000,-
Sum kr. 10. 290.000,-
Skedsmo kommune har gitt kommunal garanti(simpel kausjon) på inntil 6,0 mill. kroner til nedbetaling over 15 år, av de lån som Strømmen I.F. tar opp til finansiering av kunstgressbanen(jfr. kommunestyresak 05/33).
- Til anlegget tilhører, i tillegg til selve kunstgressbanen, utstyr i hht. Vedlegg 2.
- Forventede statlige spillemidler , foreløpig beregnet til kr. 2.7 mill, inngår i sin helhet i finansieringen av prosjektet.
- Prosjektet regnskapsføres i Skedsmo kommunes regnskapssystem, prosjekt nr. 9205 – Strømmen stadion, kunstgressbane.
- Skedsmo kommune forestår utbetaling og regnskapsføring av prosjektet.
Strømmen I.F`s andel av finansieringen overføres til Skedsmo kommune etter følgende plan:
01.09.05 kr. 3.000.000,-
01.10.05 kr. 2.500.000,-
01.11.05 kr. 500.000,-
Sum kr. 6.000.000,-
Beløpene overføres Skedsmo kommune, økonomiavdelingen, Pb.113, 2001 Lillestrøm. Bankgirokonto nr. 7101 05 02572
Overføringen merkes: ”Strømmen stadion, kunstgressbane - prosjekt 9205”
5. DRIFT/VEDLIKEHOLD
Drift/vedlikehold av kunstgressbanene deles i følgende perioder:
A. Sommerdrift(f.o.m. 01.05 – t.o.m. 31.10)
B. Vinterdrift(f.o.m. 01.11 – t.o.m 31.04
- Hovedansvaret for driften av kunstgressbanene og klubbhus/garderober på Strømmen stadion er fra og med 2010 overført til Strømmen IF Fotball: Dette mot en årlig driftsstøtte på kr. 400.000,-.(Indeksreguleres i samsvar med SK`s årlige budsjettrundskriv)
Som eier av anlegget, skal SK fortsatt medvirke i driften innenfor en årlig økonomisk ramme på kr.100.000,-. Vedlegg 1 og 2 - etter en egen drifts- og vedlikeholdsinstruks i Vedlegg 3.
- Dersom forholdene tilsier det skal ansvarlig driftspersonell utpekt av SK kunne stenge anlegget for kortere eller lengre tid. Dette gjelder ved tilfeller som kraftig snøfall, nødvendig utbedringsarbeid, reparasjoner, etterfylling av sand og/eller granulat, snørydding, børsting, slodding, rensing og nødvendig ettersyn av banen.
- Dette arbeidet skal fortrinnsvis gjøres på dagtid innenfor normal arbeidstid. I helger og ferier kan dette arbeidet utføres av andre etter nærmere avtale med SK.
- Vinterdrift inklusive finansiering av undervarme er Strømmen IF Fotball`s ansvar. SK deltar i vinterbrøyting av banene innenfor ordinær arbeidstid og innenfor ovennevnte ramme på kr. 100.000,-. Utgifter til kjøp av LPG regskapsføres i SK og avregnes jfr. avtalens pkt. 11 - Økonomi.
Strømmen IF gis økonomisk støtte til vinterdrift av banene innenfor rammen av SK`s ”gratisprinsipp” midler.(For tiden kr. 100.000,- per år)
- Skedsmo kommunes bruk av mannskaper(serviceressurs)knyttet til vinterdrift av kunstgressbanene utover ordinær arbeidstid og utover den økonomiske rammen på
kr. 100.000,- skal på forhånd avtales med SK(Strømmen I.F. Fotball belastes ikke SK`s kostnader knyttet til avtalt bruk av mannskaper). Strømmen I.F. Fotball belastes derimot alle øvrige kostnader knyttet til vinterdrift av kunstgressbanene.
6. DISPONERING AV KUNSTGRESSBANENE/KLUBBHUS OG GFARDEROBER
- All utleie av kunstgressbanene og klubbhus/garderober administreres av Strømmen I.F. Fotball og skal registreres i klubbens bookingsystem, som også skal være tilgjengelig for SK.
- Strømmen I.F. Fotball er ansvarlig for at utleie ikke skjer til aktiviteter som kan Skade kunstgressbanene og eller klubbhus /garderober.
- I de perioder hvor bruk eller utleie ikke er registrert i klubbens bookingsystem og i de perioder hvor de som disponerer kunstgressbanene faktisk ikke bruker banene, skal banene være tilgjengelig for uorganisert/egenorganisert bruk.
- Strømmen I.F. Fotball skal utarbeide halvårlige bruksplaner for perioden 01.0531.10 og for perioden 01.11-31.04. Bruksplan skal foreligge en måned før neste periode starter og driftsoppgaver av fast karakter i regi av SK v/Park og idrettsavdelingen skal tilpasses bruksplanen.
- Følgende fordeling legges til grunn(Gjelder hele året):
I tilfelle Strømmen I.F. Fotball ikke fullt ut bruker kunstgressbanene på tider som er forbeholdt klubben, kan disse tidene leies ut til andre. Alle inntekter i forbindelse med slik utleie tilfaller Strømmen I.F. Fotball.
Tildeling av kunstgressbanene til trening og kamper på tider som disponeres av SK, vil legge til grunn følgende prioritering:
1. Lag registrert i Strømmen I.F. Fotball
2. Skoler
3. Øvrige idrettslag(gjelder også bedriftsidrettslag)
Alle inntekter i forbindelse med slik utleie tilfaller SK og inngår i driften av kunstgressbanene.
6. TILSYN
Tilsyn av kunstgressbanene på hverdager etter kl. 15.00 og i helger, er Strømmen I.F. Fotball`s ansvar.(Jfr. egen avtale for tilsyn/renhold av klubbhus)
7. BEMMANINGSPLAN
Strømmen I.F. Fotball sørger for nødvendig bemanning for drift og vedlikehold av kunstgressbanen utover de tider hvor anlegget er bemannet med kommunale mannskaper.
8. RENHOLD
Strømmen I.F. Fotball skal påse at leietakere/brukere utfører nødvendig rydding på anlegget etter bruk.
9. MASKINER
Skedsmo kommune er ansvarlig for leasing av maskin og utstyr til drift og vedlikehold av kunstgressbanen. Det forutsettes at maskinen utover drift/vedlikehold av kunstgressbanen, også kan inngå i den øvrige drift av grønt/idrettsanlegg på Strømmen.
10. BRUK AV GARDEROBER
Strømmen I.F. Fotball tildeler brukere av kunstgressbanen garderober i klubbhus/garderobebygget på Strømmen stadion.
11. ØKONOMI
Alle drifts- og vedlikeholdskostnader knyttet til driften av kunstgressbanene og garderober/klubbhus på Strømmen Stadion regnskapsføres i det kommunale regnskapssystem i Skedsmo kommune.
Alle utgifter til utleieleiligheter er Strømmen I.F. Fotballs ansvar.
Det foretas en avregning mellom SK og Strømmen I.F. Fotball for driften av kunstgressbanene henholdsvis 1. juli og 31. desember.
Strømmen I.F. Fotball skal dekke følgende kostnader:
- Energiutgifter pr. kWh i fm. bruk av banelys(gjelder sommer og vinterdrift). Prisen pr. kWh fastsettes for hver periode og registreres ved hjelp av egen måler.
- Andel leieutgifter knyttet til leasing av maskin til vedlikehold av banene, med 6/12 av årskostnadene.
- Driftsutgifter til drift av maskin og utstyr med 6/12 av årskostnadene
- Utgifter til kjøp av LPG i henhold til avtale med Statoil, datert 01.12.05.
- Utgifter til leie av tankanlegg for LPG i henhold til avtale med Statoil, datert 01.12.06.
- Utgifter til leie av fordamperanlegg i henhold til avtale med Statoil, datert 01.12.06.
- Garderobeavgift knyttet til eksterne leietakeres bruk av garderober, med kr. 5.000 pr. halvår.
- Nytt fra 2008 - drift og innvendig vedlikehold av klubbhusets 4 leiligheter er Strømmen IF Fotballs ansvar. Dette omhandler også strømutgifter til leiligheten. Utvendig bygningsmessig vedlikehold av nytt klubbhus/garderober er SK`s ansvar.
Utleiepriser bestemmes av Strømmen I.F. Fotball og fastsettes for ett år av gangen.
Rydding av snø på Strømmen stadion, gjelder ikke vinterbrøyting av banene, utføres etter avtale mellom Strømmen I.F. Fotball og SK og belastes Strømmen I.F. Fotball.
Alle henvendelser, meldinger eller klager vedrørende drift av kunstgressbanen skal rettes til Strømmen I.F. Fotball og behandles der. Kopi sendes til Skedsmo kommune v/Park- og idrettsavdelingen.
12. DRIFTSKOMITE`
Det etableres en driftskomite bestående av 2 representanter fra hver av partene Følgende inngår i driftskomiteen:
Strømmen I.F. Fotball SK
12. GYLDIGHET
Avtalen trer i kraft fra kunstgressbanene er klare til bruk, senest 01.09.2005 og gjelder frem til 31.12.2020.(Forlenget i 2012), i tilknytning til rehabilitering av 11`er kunstrgressbane. Innvilget ny kommunal garanti.
Avtalen er uoppsigelig i avtaleperioden med mindre en av partene vesentlig misligholder sine forpliktelser i strid med avtalens intensjon.
Tvil om forståelse av avtalen, og som ikke løses gjennom forhandlinger, avgjøres ved voldgift etter reglene i tvistemålslovens kap. 32.
Denne avtalen er utferdiget i 2 eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt
13. ENDRINGER TIL AVTALEN 2008(klubbhus/garderober), 2012 Nytt toppdekke kunstgress(eiet av Strømmen I.F. Fotball).
Skedsmo den 20. august 2012
For Strømmen I.F. Fotball For Skedsmo Kommune
