La secretaria

La secretaria es una persona que se encarga de recibir y redactar una correspondencia de un superior. Llevar adelante la agenda y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una secretaria suele conocerse como Auxiliar Administrativo.

La secretaria por lo tanto realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de una empleada que se encarga de la gestión cotidiana siempre rindiendo cuentas superiores. Atender el teléfono responder los correos electrónicos recibir las visitas archivar documentos y coordinar los pagos.

Funciones de una secretaria

Tiene la función de manejar los asuntos que son confidenciales en las personas que tienen jerarquía dentro de las empresas, como pueden ser los gerentes, directores, presidentes etc.

Esta función convierte a las secretarias en la mano derecha del director ejecutivo para el que trabajan.

Si las secretarias o secretarios trabajan en una empresa pequeña, la mayor función serían las tareas básicas en la oficina.

Algunas funciones son:

Atención al publico Gestión de la agenda Gestión de documentos Organización de la oficina Manejo de información

Perfil de una secretaria

El perfil de una secretaria ha evolucionado debido a que nos encontramos en un entorno más dinámico y exigentes tiene que ser una persona “Multitas King” capaces de manejar agendas, armar la logística de los viajes de sus jefes, prestar asistencia en la organización de presentaciones o eventos inclusos saber usar los diferentes programas de Word En cuanto a los conocimientos y formación, generalmente se requieren perfiles con título universitario de las carreras de comunicación, relaciones públicas, traducción, analistas contables o administrativas que cuenten con habilidades blandas y manejo de algún idioma.

Tipos de una Secretaria

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones presupuesta les y contables, desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos institucionales.

SECRETARIA COMERCIAL

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso. A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Secretaría Técnica.

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1. Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores etc.

2. Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

Secretaría Científica.

Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso. Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.

Secretaría Social.

También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.

Maquillaje de una Secretaria

Uno de los oficios más importante dentro de las grandes empresas, es el que realizan esas mujeres secretarias que además de mantener todas las cosas en orden, deben mantener una imagen impecable dentro de sus lugares de trabajo. Esta percepción, depende muchas veces del tipo de maquillaje que lleva y los accesorios que complementan su uniforme. El maquillaje de una secretaria debe ser algo funcional, en este caso se puede resaltar es la mirada, con sombras en tonos suaves, cejas muy definidas, con el fin de destacar los atributos de nuestras facciones y combinarlas con nuestra personalidad. Así que si te dedicas a esta linda tarea, es necesario que tomes en cuenta estos consejos para tener un maquillaje súper natural y acorde para laboral. Mantén una piel fresca y un look sencillo En el primer paso para cualquier maquillaje de secretaria es preparar bien la piel, es decir mantenerla hidratada, sin impurezas y siempre tonificada. En primer lugar para poder maquillar para tu trabajo es darte un bello look sencillo y natural, por lo cual la clave primordial es maquillarse sin que se note y por lo cual debes aplicarte colores neutros o marrones para darle un buen toque.

Sombras

Los ojos que deben ir con tonos suaves como el azul, gris, café claro para una bella imagen, asimismo no te olvides del smokey eyes y de las sombras en colores brillantes.

El maquillaje con efecto carboncillo y ahumado para los ojos pueden ser un recurso dentro de la colección para el maquillaje, lo cual en la línea del ojo puedes darle un efecto fumé con solo un poco de khol o eyerliner para un bello acabado.

Elimina el cabello del rostro

Para que tu estilo sea completamente profesional tienes que tener el cabello bien definido y que no tape el rostro. Es mejor que controles el cabello suelto y rizado con la aplicación de alguna crema para peinar. Si tienes el cabello largo, recógelo en una cola de cabello o moño.

Apariencia personal de una Secretaria

La apariencia personal de una secretaria es tan importante como los conocimientos que ésta debe poseer. Si usted posee un sin fin de conocimientos y no lo aparenta o los demuestra, no valen de nada. Cuando hablamos del cuidado personal de una secretaria no significa que ésta deba andar al último “way” de la moda, si no, que toda secretaria debe tener armonía y cuidado en su vestuario, maquillaje, peinado, calzado y accesorios. El oficio de secretaria conlleva a que ésta esté en contacto con todo tipo de personas, tiene que salir de la oficina a realizar algunas diligencias, y debe representar a su jefe en diversas situaciones, por ello y porque representa a la empresa donde trabaja debe la secretaria tener sumo cuidado en su apariencia. Cuando hablamos de apariencia personal no nos referimos al físico, sino también aspectos como los modales, cortesía, posturas, entre otros.

Los Modales:

Los modales son las acciones externas que caracterizan a cada persona y están conformadas por las actitudes corporales que determinan el comportamiento humano y que son aplicables a la apariencia personal a través de la forma de conducirse, de hablar y de vestir. En cualquier nivel de trabajo que la secretaria se encuentre debe educar sus maneras, cuidar su tono de voz y aprender a pedir las cosas. Los buenos modales no solo describen la forma de ser de la secretaria, sino también describen la imagen que la empresa proyecta hacia fuera.

La Postura del Cuerpo:

Toda secretaria debe cuidar su postura corporal, debe caminar con el rostro erguido, pasos firmes y seguros y el vientre un tanto encogido. Aunque parezca gracioso, la secretaria debe caminar como si estuviese en una pasarela.

También debe cuidar su forma de sentarse y de ponerse en pie, su forma de hablar, debe utilizar tonos correctos para la oficina. La secretaria no debe ni puede utilizar tonos chillones ni palabras obscenas. Es muy importante, también, cuidar los gestos, debe evitar aquellos ademanes que denotan nerviosismo o mala educación como retorcerse los dedos, darle vueltas al anillo, morderse las uñas, entrarse los dedos en la nariz, limpiarse los oídos con los dedos, etc.

El Vestuario:

La forma de vestir de la secretaria transmite un mensaje a sus compañeros, si lleva un traje clásico y formal, la tratarán con formalidad; si viste con faldas cortas y blusas descotadas, la tratarán con frivolidad; y si lleva un vestido discreto, la tratarán con respeto.

Código de vestimenta corporativa. Debe vestir de acuerdo a las

políticas de la empresa.

Combinación de piezas cómodas de vestir, tales como: trajes, chaquetas, pantalón, blusa y falda. No debe utilizar piezas extravagantes ni festivas, ya que caería en lo vulgar. Su vestido a de ser formal. Casi siempre con tela fina, evitando jeans y ropas muy estampadas.

Telas lavables, suaves y sin arrugas. La ropa debe estar planchada ser una tela flexible y duradera.

Combinación de zapatos y carteras. La combinación es la clave para el buen vestir. La secretaria debe saber combinar su ropa con los zapatos y la cartera para así destacar aún más su personalidad.

Colores básicos. Debe llevar colores básicos, nada de tonos chillones ni atrevidos. Los zapatos por ejemplo, siempre deben ser colores oscuros, nada de brillos ni medias de colores.

Coordinación de accesorios. Los accesorios deben ser sencillos y delicados, tampoco pueden tener exceso de brillo ni ser muy grandes, las secretarias no deben llevar más de una pulsera y un reloj, juego de aretes y collar muy sencillo.

Ser ordenada

La secretaria tiene un papel importante ya que es la primera imagen que verán en la oficina o empresa, recepción etc. Lo cual la secretaria tiene que llevar un orden en todos sus papeleos y cosas que realice son uno de los hábitos que tiene que tener.