Manual de funciones de las conferencias de Caridad

Manual de Funciones de las Mesas Directivas de las Conferencias de Caridad

“Hagámoslo con la razón, poniéndole el corazón” Fredy Alonso Giraldo Vásquez

Gilma Castaño Restrepo (Vicepresidenta)

Gloria Elena Zapata Quintero (Empleada)

Elkin Darío López Salazar (Socio)

Andrés Julián Arboleda Calle (Empleado)

Lucia Villa Piza (Socia)

Johnier Fernando Rojas Martínez, Asesor Espiritual.

Margarita Elena Heano Mejía (Socia)

Diseño y diagramación, departamento de Comunicaciones Estefanía Otálvaro Londoño

Manual de Funciones de las Mesas Directivas de las Conferencias de Caridad

Contenido Introducción.................................................................................3 Objetivos......................................................................................4 Funciones del Presiente de la Conferencia Vicentina................5 Funciones del Vicepresidente de la Conferencia Vicentina.........5 Manual del Tesorero de la Conferencia Vicentina.......................7 Actas..........................................................................................13 Referencia Bibliográfica.............................................................24

IntroducciĂłn El Manual de funciones es una herramienta administrativa y operativa que describe las tareas, funciones y responsabilidades de los miembros de las Mesas Directivas de las diferentes Conferencias de la Sociedad de San Vicente de PaĂşl de MedellĂ­n.

En este manual se encuentran descritos los cargos de presidente-a, vicepresidente-a, tesorero-a y secretario-a.

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Objetivos del Manual de funciones • Definir un documento único de referencia para los diferentes perfiles de las Mesas Directivas de las Conferencias de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín.

• Establecer una herramienta administrativa y operativa que contiene la información necesaria para desempeñar el cargo.

• Facilitar la inducción y reinducción de los cargos directivos de las Conferencias de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín.

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Funciones del Presiente de la Conferencia Vicentina Definición En el estatuto de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín, refieren que los Presidentes/as estarán al servicio de todos los asociados de las Conferencias de Caridad; asumirán su cargo con espíritu de disponibilidad y humildad, y si están impedidos para cumplir sus funciones deberán dimitir.

Al Presidente de una Conferencia le corresponde, según el artículo 69 del estatuto de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín: 69.1 Aportarán consejo, apoyo y amistad.

69.2 Promoverán el armónico reparto de responsabilidades entre todos los participantes.

69.3 Coordinarán los esfuerzos y mantendrán la unidad de las Conferencias de Caridad.

69.4 Impulsarán las actividades existentes y estimularán la creación de nuevas formas de apostolado.

69.5 Establecerán vínculos con los Consejos Zonales respectivos.

69.6 Buscarán la cooperación del Clero y las autoridades civiles.

69.7 Prepararán en colaboración con todos los asociados, los informes periódicos de actividades sociales y financieras destinadas al Presidente de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín, y los que sean exigidos por la Sociedad.

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Funciones del Vicepresidente de la Conferencia Vicentina Definición El vicepresidente/a es quien reemplazará al presidente en sus ausencias temporales, absolutas o permanentes, o cuando se declare impedido actuar, por cualquier motivo.

Serán funciones del Vicepresidente de una Conferencia: a) Reemplazar al Presidente, cuando éste no logre asistir, en los diferentes eventos a los cuales sea citado. b) Asistir con el Presidente, siempre que le sea posible, a actividades y eventos que haya en la Sociedad. Esto, aunque no obligatorio, es muy importante, para que tenga siempre claridad en su función de corresponsabilidad. c) Colaborar con celo Vicentino, en todas las actividades desarrolladas por la Conferencia. d) Las demás que le sean otorgadas por el Presidente de la Conferencia o por las directivas de la organización.

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Funciones del Tesorero de la Conferencia Vicentina Definición Un tesorero es la persona encargada de custodiar el dinero de una colectividad o de una dependencia pública o particular.

Tesorero vicentino En el estatuto de la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín, se refiere al Tesorero de la Conferencia en estos dos artículos: Artículo 63: Mesa Directiva. Las Conferencias de Caridad estarán dirigidas y administradas por una Mesa Directiva, integrada por un Presidente, un Vicepresidente, un Secretario, un Tesorero y un Fiscal.

Artículo 64: El Presidente, Tesorero y Fiscal son de libre elección y remoción por la mayoría absoluta de los asociados de la respectiva Conferencia de Caridad, previo quórum de las dos terceras partes de sus componentes.

Todos los nombramientos y remociones serán comunicados al Vicepresidente de Comunidad para su ratificación y oficialización.

Funciones del tesorero de la conferencia En el estatuto nacional para Colombia de la Sociedad de San Vicente de Paúl, en su artículo 63 establece las siguientes funciones para el Tesorero: a) Cuidar y controlar los bienes del Consejo. b) Mantener un registro actualizado de los activos de la Sociedad. c) Controlar los dineros que se administran en las cuentas bancarias y las corporaciones crediticias. d) Presentar el estado de tesorería al Presidente y a la Junta Directiva. e) Informar al Presidente sobre las irregularidades que encuentre.

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Apertura y manejo de la cuenta Para abrir una cuenta nueva se debe acudir a la Tesorería de la Sociedad, porque la cuenta debe abrirse a nombre de: Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín – Conferencia San Rafael (por ejemplo) y debe llevar la firma del Presidente de la Sociedad.

En la Tesorería de la Sociedad o en el banco le entregarán a la Conferencia unas tarjetas para llenar con las firmas de las personas que podrán hacer los retiros, los cuales deben ser siempre el presidente de la sociedad, el presidente de la conferencia y el tesorero de la conferencia, aclarando en el banco que deben ir dos de estas firmas en el retiro.

Algunas Conferencias registran en las tarjetas el sello y para el retiro siempre deben llevarlo. a) La libreta siempre debe estar en posesión del tesorero, quien responde por ella. b) Nunca la cuenta debe abrirse a nombre de un socio. c) Nunca la cuenta debe manejarse con tarjeta, debe ser con libreta.

Mantenimiento de la cuenta Cada mes la Conferencia debe solicitar el extracto de su cuenta en la oficina de Contabilidad de la Sociedad. Al fin del mes, el saldo de la cuenta en el extracto bancario debe ser igual al saldo en el libro de la Conferencia. a) Si la cuenta es de ahorros, el banco liquida intereses durante el mes, éstos deben ser asentados en el libro de caja como intereses recibidos en la columna de ingresos. b) Cuando se hace un retiro de la cuenta, el banco cobra costos por el retiro, estos gastos deben ser asentados en el libro de caja como gastos bancarios, en la columna de gastos. c) Todos los intereses o rentas que se reciban por inversiones de la Conferencia deben ser registrados en el libro de caja, aunque se les vaya a dar uso de inmediato.

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Libro de caja En este libro se deben registrar todos los ingresos y gastos de la Conferencia. Se debe utilizar un libro de tres columnas.

Ejemplo 1. Libro diario de caja Conferencia: San Rafael FECHA

COMP. No

Julio 31/18

CONCEPTO

INGRESO

GASTO

Saldo del mes anterior

SALDO

60.000,00

Agosto 7/18

R.C. 001

Donación Roberto Franco

50.000,00

110.000,00

Agosto 10/18

R.C. 002

Colecta Secreta

10.000,00

120.000,00

Agosto 11/18

C.E. 001

Agosto 17/18

R.C. 003

Colecta Secreta

Agosto 19/18

C.E. 002

Donación para la Parroquia

30.000,00

78.000,00

Agosto 21/18

C.E. 003

Suministros para tamales

15.000,50

62.999,50

Agosto 23/18

R.C. 004

Venta de tamales

50.000,00

112.999,50

Agosto 24/18

R.C. 005

Colecta Secreta

12.000,00

124.999,50

Agosto 31/18

C.E. 003

Compra de mercados

Agosto 31/18

R.C. 006

Intereses de Agosto

Refrigerio para

20.000,00 100.000,00

beneficiados 8.000,00

108.000,00

70.000,80 4,25

54.998,70 55.002,95

Soportes contables Cada una de las transacciones anteriores debe tener un soporte contable que incluya el nombre, dirección, teléfono y la cédula o el NIT (si es una empresa).

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Comprobantes de ingresos 1. Recibos de caja. Se deben utilizar para registrar el dinero que ingresa a la Conferencia.

Ejemplo:

Conferencia:

San Rafael

RECIBO DE CAJA No

001

Recibido de:

Roberto Jiménez

Cédula o NIT:

520073

Dirección : Calle 63 No 91-15 Tel: 3277146 La suma de: Cincuenta mil pesos Concepto:

Efectivo

$ 50,000

Donación

X

FIRMA DEL QUE RECIBE

Cheque No _______ Banco ____________

María Rosa Hernández - Tesorera

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2. Donaciones en Especie. Si la donación que se recibe no es en dinero, sino en especie (mercado, ropa, juguetes, etc), ésta debe ser valorizada y asentada en una hoja donde estén los datos del donante y el valor estimado.

Conferencia:

San Rafael

Formato de Entrada de Donaciones en Especie FECHA

BENEFACTOR

NIT o CC

DESCRIPCION

VAL. ESTIM. Bueno/Reg.

Septiembre 27/18 Pedro Pérez

543028

Un kilo de papas

$

Septiembre 27/18 Ferretería El Amigo Octubre 3/18

Rosa Restrepo

2.000

B

890910653 Materiales de construcción

$ 40.000

R

21515578

$ 20.000

R

$ 30.000

B

Ropa para ancianos

Cafetería el Buen Octubre 15/18

Pan

890410592 Pasteles de pollo

Comprobantes de egresos Todas las salidas de dinero de la cuenta de la Conferencia deben estar respaldadas por un “Comprobante de Gastos” o “Comprobante de Egresos” Ejemplo: Conferencia:

San Rafael

COMPROBANTE DE EGRESO No

'001

Fecha:

Agosto 11 de 2018

Pagado a:

Cafetería El Buen Vecino

Valor en letras:

Veinte mil pesos

NIT:

890905841-6

$20.000

Concepto: Refrigerio para las familias de catequesis

Cheque Efectivo:

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X

No

Recibido:

Carlos Forero H

c.c. o Nit

820056 de Medellín

Banco:

Reportes 1. Reporte mensual Mensualmente, se debe entregar la copia del libro diario de caja con el movimiento del mes inmediatamente anterior (ejemplo: en Abril se debe entregar el movimiento del mes de Marzo), acompañado por el original de los recibos que sirven de soporte a cada transacción.

2. Reporte semestral El formato se adjunta a este manual. “Informe Financiero y Social. Conferencias de Caridad” 3. Inventario físico de bienes Este informe debe elaborarse cada año para la entrega de reporte en el mes de Enero y debe contener el listado de los bienes comprados o donados de la Conferencia.

Ejemplo: Conferencia:

San Rafael

Formato de Inventario de Bienes No Fecha

Artículo

Comp o

Docum. Cant.

Mesa pequeña Febrero 11/18

madera Silla de madera

Valor Total

Don

$ CE 015

1

Don. Febrero 25/18

Valor Unit.

001

25.000

$

25.000 Compra

$

10.000 Donación

$

50.000 Compra

$

500.000 Donación

$ 2

5.000 $

Marzo 24/18

Ventilador de pie

CE 022

1

50.000 $

Junio 27/18

Computador

Don 002

1

500.000

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Funciones del Secretario de la Conferencia Vicentina El secretario es de libre nombramiento y remoción por parte del Presidente.

Sus funciones son: a) Establecer, de acuerdo con el Presidente, el calendario de las reuniones. b) Elaborar el orden del día y las actas de las reuniones. c) Responder por los archivos. d) Llevar el registro de los miembros. e) Firmar los documentos que sean de su responsabilidad. f) Elaborar y actualizar los listados de socios Funciones

Elaboración de las actas Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

Características de redacción y presentación a) Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario. b) Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes. c) Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

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d) Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias. e) La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. f)Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos. g) Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

Utilización de las actas Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica

Clases de actas Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: •actas de comités •actas de consejos •actas de junta directiva •actas de asambleas •actas de reuniones administrativas, •actas de baja de inventarios •actas de eliminación de documentos •actas de entrega

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Partes de un acta

Título

El título está conformado por el nombre del grupo que se reúne. Se ubica centrado a una o dos interlíneas libres del margen superior.

EJEMPLO : Reunión ordinaria conferencia Denominación del documento y número A una o dos interlíneas libres se ubica la palabra acta, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.

EJEMPLO: ACTA 001 NOTA: Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No.)

Encabezamiento El encabezamiento está conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayúscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados después de dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayúscula sostenida.

Lugar de origen y fecha de la reunión Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlíneas libres de la denominación del documento, se escribe la palabra fecha, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde se ha realizado la reunión y la fecha. Véase el numeral 4.5.3.

EJEMPLO FECHA: Medellín, 25 de enero de 2019 NOTA En caso de sociedades que registran sus actas ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunión, además de la forma y antelación de la convocatoria (véase el Artículo 431 del Código de Comercio).

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Hora Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalización de la reunión.

EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas

Lugar Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunión.

EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala Nevados EJEMPLO 2 Hotel El Barón, Salón Diamante

Asistentes Contra el margen izquierdo, a una interlínea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el título o vocativo seguido de los nombres y apellidos completos con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, los nombres se presentan en orden alfabético por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Pedro Pablo Castro López, Presidente María Teresa Peña Beltrán, Vicepresidenta En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabético por entidades.

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EJEMPLO 2 ASISTENTES: Óscar Javier Solano, ANDES LTDA. Jesús Alberto Alcázar Jiménez, Internacional S.A. Rocío Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A. En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma dependencia se escriben en orden jerárquico.

EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de División Administrativa María Campos Serrano, Jefa de División Financiera Cuando sea extensa la información correspondiente a los asistentes, esta última se ubicará en el renglón siguiente alineada.

Cuando varias personas tienen una misma denominación de cargo dentro de la reunión, se podrán enunciar con un subtítulo común a interlineado sencillo.

EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendaño García, Presidente Ernesto Alzate García Adela Martínez de Plata Martha Bermúdez Martínez Óscar Cardona Vega

Representaciones En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representación de otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el número de derechos propios o ajenos representados y tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas, para efectos de verificación de quórum legal o estatutario. b) En reuniones o comités organizacionales internos, se aclara cuándo una persona asiste por derecho propio y que además lleva la representación de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante.

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c) En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a través de apoderado, debe escribirse el nombre de éste, y si el socio o accionista es una persona jurídica o un incapaz, se indica en qué calidad actúa su representante. Para más información, véase la Circular D-001/91 de la Superintendencia de Sociedades.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representación de Alberto González, Vocal NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en el acta.

EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parámetros establecidos.

Invitados A continuación de la lista de asistentes, a una interlínea libre del último nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres y apellidos completos se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla y después del tratamiento.

EJEMPLO INVITADOS: María Jimena Sánchez López, observadora Josefina Vélez Mejía, asistente administrativa

Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la palabra ausentes, si los hay, a una interlínea libre del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodríguez, Secretario (con excusa) Javier Suárez Quintero, Delegado (sin excusa)

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Orden del día Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas libres del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe la frase orden del día, seguida de dos puntos (:). A una interlínea libre y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos, todos a interlineado sencillo.

Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlíneas libres.

Desarrollo Contra el margen izquierdo, a una o dos interlíneas libres del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas libres y contra el margen izquierdo, se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.

A una interlínea libre del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlíneas libres, separando los párrafos de cada numeral con una interlínea libre.

La primera actividad debe ser la verificación del quórum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la organización.

La segunda actividad debe ser la lectura, discusión y aprobación del acta anterior, donde se indica si fue aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten.

De acuerdo con el orden del día planteado y aprobado para la reunión, se registran los temas tratados, haciendo énfasis en las decisiones aprobadas.

Generalmente, la última actividad corresponde a las proposiciones y varios.

Compromisos Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordación de actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunión, especificando número de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s), fecha límite de la realización y observaciones.

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Convocatoria Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra convocatoria en mayúscula sostenida, a tres interlíneas libres del último renglón del texto contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). A continuación, se escribe el lugar, la dirección, la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la sede la Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín, Carrera 45 53-86, sala de juntas, el 17 de abril de 2019, a partir de las 09:00 horas.

Firmas, nombres y cargos El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a cinco interlíneas libres a partir de la última línea del acta. El cargo se escribe a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la derecha.

EJEMPLO MANUEL CHACÓN CORREA Presidente

JUAN CAMILO VÉLEZ CANO Secretario

En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlíneas libres uno del otro, distribuidos por pares y en orden alfabético de su primer apellido. Si el número de firmas es impar, la última se centra.

En el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresión "Pasan firmas", seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

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Páginas subsiguientes Véase el numeral 4.5.1.

Línea de identificación (Margen izquierdo)

Número de página (Margen derecho)

EJEMPLO 1 Reunión de comité académico-Acta 002

2

EJEMPO 2 Acta 040 Montería, 12 de octubre de 2009

2

EJEMPLO 3 Acta 040 REUNIÓN EXTRAORDINARIA Medellín., 12 de octubre de 2018

2

ANEXOS: ANEXO 1 FORMA RESUMIDA QUE SIRVE PARA LAS REUNIONES DE LAS CONFERENCIAS (Tomado de Voz Vicentina, número 282, página 8, elaborado por Elizabeth Echavarría Sosa, directora jurídica de la SSVPM)

Las Actas Son los documentos en los cuales se escribe lo tratado y decidido en las reuniones de los órganos directivos de las Sociedades.

Es obligatorio legalmente efectuar actas de las Asambleas, Consejo Particular y Junta Directiva, las cuales se asientan una vez estén aprobadas en los libros de actas de cada organismo. Deben estar firmadas por el Presidente y el secretario de la reunión.

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Requisitos de las actas 1.Nombre del órgano que se reúne 2.Fecha de la reunión 3.Fecha en que fue convocada la reunión y quien la convoca (recuerda que debe ser mínimo con 15 días hábiles si es reunión ordinaria y 5 días hábiles si es extraordinaria) 4.Indicar el domicilio o lugar donde se reúnen 5.Indicar la forma como fue convocada la reunión: es decir por correo, cartelera, periódico, a viva voz, entre otras formas 6.Cada acta debe ir numerada en forma consecutiva por número y fecha 7.Definir la clase de reunión: Es decir si es reunión ordinaria o extraordinaria 8.Desarrollo del orden del día (los temas a tratar): En principio se pueden variar, a menos que se trate de reuniones extraordinarias y no esté contemplado hacerlo en los estatutos.

9.Establecer el quorum deliberatorio, (es decir el número de personas presentes para que se pueda hacer la reunión) y el quorum decisorio (número de personas que se requieren para tomar una decisión) 10.Cada punto debe ser sometido a consideración o votación y decir siempre por cuantos votos se aprueba la decisión o si es por unanimidad, teniendo en cuenta el número de personas que integran el organismo 11.El acta una vez redactada, se debe leer y someter a votación su aprobación 12.Se asienta en el libro 13.Se suscribe por el presidente y secretario de la reunión y por los comisionados en caso que se designen

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ANEXO 2 ESQUEMA DE LAS ACTAS (Tomado de Secretaría de Asamblea de Asociados por Delegados, SSVPM, 2018) SOCIEDAD DE SAN VICENTE DE PAÚL DE MEDELLÍN CONFERENCIA__________ REUNIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA DE ACUERDO AL CASO ACTA No. PRESIDE: NOMBRE DE LA PERSONA QUE PRESIDE LA REUNIÓN Presidente FECHA: Medellín, XX de XX de XXXX HORA: XX a.m. o p.m. (de acuerdo a la hora) ORDEN DEL DÍA: Oración 1. Verificación de la Asistencia 2.Ratificación o nombramiento del Presidente y Secretario 3.Lectura del acta anterior 4.xx 5.xx 6.xx 7.xx 8.Proposiciones y varios Desarrollo: 1.Verificación de la Asistencia 2.Nombramiento o ratificación de Presidente y Secretario 3.Lectura del acta anterior 4.xx 5.xx 6.xx 7.Proposiciones y varios XX Presidente (a)

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XX Secretario (a)

Referencia Bibliográfica Asamblea de Asociados por Delgados. (2019). Libro de Actas.

Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín. Medellín.

Echavarría, E. (2018). Las Actas. Voz Vicentina, número 282, página 8. Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín.

Medellín.

Giraldo F. (2018), tomado y adaptado por de: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. ICONTEC. (2009). Guía Técnica Colombiana GTC-185 documentación organizacional. ICONTEC.

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Sociedad de San Vicente de Paúl de Medellín www.ssvpaulmedellin.org Medellín-Colombia Carrera 45 N° 53-86 Teléfono 251 35 00