Técnicas empleadas.
Realización de entrevistas con clave personal en todos los niveles de la organización para obtener información cualitativa sobre procesos, procedimientos y percepciones sobre la eficacia administrativa.
Observación directa de las operaciones y actividades en el entorno de trabajo para obtener información de primera mano sobre la ejecución de tareas y la eficiencia de los procesos.
Examen de documentos internos, como manuales de procedimientos, políticas, informes financieros, registros contables, y otros documentos relevantes para evaluar la conformidad y eficacia de los procesos.
Desarrollo y distribución de cuestionarios estructurados para recopilar información cuantitativa y cualitativa de manera estandarizada.
Utilización de herramientas y técnicas de análisis de datos para revisar y evaluar información cuantitativa, como datos financieros, rendimiento de procesos y métricas clave.
Evaluación de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la organización para obtener una comprensión integral de su posición actual y potencial de mejora.
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Diagnóstico
Al realizar la auditoría se logra obtener que TRAIN SPORT S.A.S. Existe relación de parentesco entre el contador y la revisora fiscal lo que plantea dudas sobre la imparcialidad y transparencia en la toma de decisiones fundamentales. La presión ejercida por el gerente para obtener opiniones sin problemas sugiere un estilo de liderazgo coercitivo y posiblemente cuestionable desde el punto de vista ético. La carencia de un ambiente laboral positivo, junto con las acusaciones de comportamiento grosero por parte del gerente, indican la ausencia de un liderazgo participativo y de una preocupación por el bienestar de los empleados. La falta de una infraestructura adecuada y la presencia de problemas fiscales sin resolver señalan posibles deficiencias en la planificación estratégica y financiera liderada por la gerencia. Además, la ausencia de documentos organizativos yla falta de actualización en tecnología y presencia en línea reflejan una carencia de visión y liderazgo en áreas cruciales para la eficiencia y competitividad.
La comunicación en TRAIN SPORT S.A.S. parece ser ineficiente, y este problema podría estar
contribuyendo a varios desafíos identificados. La carencia de un ambiente laboral positivo y las acusaciones de comportamiento grosero por parte del gerente apuntan a una deficiencia en la comunicación interna. La presión ejercida sobre el contador y el revisor fiscal para obtener dictámenes limpios, sin abordar adecuadamente las inquietudes de los empleados, indica una falta de transparencia y apertura en la comunicación jerárquica. La insatisfacción de los vecinos y las infraccionesecológicas sugierenunaposiblefaltadecomunicación efectiva conlaspartes externas. La ausencia de documentos organizativos, como organigramas y manuales, también refleja una falta de claridad en la comunicación de roles y procesos internos. La desactualización del sitio web desde 2020 y la falta de inversión en tecnología también contribuyen a la percepción de una empresa poco comunicativa. Además, la baja motivación se evidencia en el ambiente de trabajo tenso creado por la presión del gerente sobre el contador y el revisor fiscal, amenazando con despidos si no generan dictámenes limpios. Las acusaciones de comportamiento grosero y la toma
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unilateral de decisiones por parte del gerente contribuyente a un clima laboral negativo, mientras que la falta de programas de bienestar y reconocimiento, junto con la ausencia de un enfoque colaborativo en la toma de decisiones, indica una falta de priorización del bienestar y la participación de los empleados Propuesta.
La auditoría en TRAIN SPORT SAS reveló varias áreas de mejora que pueden abordarse mediante estrategias específicas. Se propone una revisión exhaustiva de las relaciones laborales, especialmente la relación de parentesco entre el contador y la revisora fiscal, para garantizar la imparcialidad en la toma de decisiones clave. Se sugiere la implementación de programas de liderazgo participativo para fomentar un ambiente de trabajo positivo, abordando las críticas de comportamiento grosero por parte del gerente.
La ineficiencia en la comunicación interna y externa podría resolverse estableciendo canales efectivos y mejorando la transparencia hacia los empleados y las partes externas. Se propone una revisión completa de la planificación estratégica y financiera, abordando las deficiencias en la infraestructura y los problemas fiscales pendientes, con posibles inversiones en tecnología y actualización en línea.
La creación y actualización de documentos organizativos, junto con programas de motivación y bienestar, pueden mejorar la claridad en roles, procesos internos y la satisfacción de los empleados. Se recomienda fomentar un enfoque más colaborativo en la toma de decisiones y evaluar las prácticas coercitivas para promover un liderazgo ético.
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Estrategia de implementación
Para abordar los hallazgos en TRAIN SPORT SAS, se proponen estrategias integrales de implementación. En primer lugar, se sugiere realizar una revisión imparcial de las relaciones laborales, especialmente la conexión de parentesco entre el contador y la revisora fiscal, mediante la actualización de políticas y la implementación de para evitar conflictos de intereses. Además, se propone desarrollar programas de formación en liderazgo ético y participativo, focalizados en el gerente y otros líderes, para mejorar el ambiente laboral y la toma de decisiones.
Para abordar la ineficiencia en la comunicación interna y externa, se plantea establecer un plan integral que promueva la transparencia y la apertura, con sesiones regulares de retroalimentación y canales formales para abordar las inquietudes de los empleados, así como estrategias para mejorar la comunicación con partes externas.
Asimismo, se recomienda realizar una revisión detallada de la planificación estratégica y financiera, implementando un plan de acción para resolver problemas fiscales y mejorar la infraestructura, evaluando y actualizando regularmente la planificación. Para fortalecer la documentación organizativa, se propone crear y actualizar organigramas y manuales de procedimientos, facilitando el acceso para todos los empleados.
La mejora en tecnología implica inversiones para aumentar la eficiencia operativa y actualizar la presencia en línea. En cuanto al bienestar de los empleados, se sugiere implementar programas que incluyan incentivos, actividades recreativas y medidas para el bienestar emocional y físico.
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Finalmente, se propone un cambio en la dinámica de toma de decisiones, fomentando un enfoque colaborativo e involucrando activamente a los empleados en procesos importantes. Estas
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Las estrategias buscan abordar los desafíos identificados, mejorando la cultura organizacional, la comunicación, la eficiencia operativa y el bienestar de los empleados, requiriendo un compromiso continuo de la alta dirección y la participación de todos los niveles de la organización. Seguimiento.
Después de aplicar una auditoría administrativa, el seguimiento efectivo es esencial para garantizar la implementación exitosa de las recomendaciones y mejoras propuestas. Este proceso implica establecer indicadores claves de desempeño alineados con los objetivos de la auditoría y desarrollar un plan detallado que especifique responsabilidades, frecuencia de revisión y métodos de recolección de datos. Se asignan responsables específicos con autoridad y recursos para implementar las recomendaciones, y se establece un sistema de monitoreo continuo, que incluye reuniones periódicas y actualizaciones. La flexibilidad es fundamental, permitiendo ajustes según sea necesario durante la implementación. La retroalimentación de empleados y partes interesadas se recopila para evaluar la efectividad de las mejoras, y se preparan informes de seguimiento. Se programan revisiones formales con la alta dirección para discutir el progreso y abordar cualquier problema significativo. La celebración de logros y la integración de las mejoras en la cultura organizativa son pasos finales importantes para asegurar la sostenibilidad a largo plazo de los cambios implementados.
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Conclusiones y recomendaciones. Conclusiones
Generales:
● La falta de organización y control en el negocio impide la verificación adecuada de los ingresos, afectando la estabilidad laboral de los trabajadores.
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● Se ha identificado la ausencia de un sistema de control interno que facilite la toma de decisiones administrativas en el negocio. El local carece de presencia y se requiere una readecuación para mejorar las ventas y cumplir con los objetivos, así como con la misión y visión establecidos.
● Al escuchar testimonios, se ha confirmado que hay inconformidad entre los vecinos debidoalasinfraccionesecológicas cometidaspor laplanta, generandopreocupaciones y malestar en la comunidad.
Recomendaciones Generales:
● Capacitar al personal en prácticas organizativas y fomentar una cultura interna de responsabilidad y transparencia, que permita una organización más eficiente.
● Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten.
● Considerar en el presupuesto una renovación o reorganización del espacio físico para mejorar su atractivo y funcionalidad.
● Evaluar y corregir las prácticas que generan infracciones ecológicas, priorizando la sostenibilidad.
Seguimiento General:
● Programar sesiones periódicas para revisar la capacitación sobre prácticas organizativas, analizando la responsabilidad y transparencia en el desempeño laboral.
● Establecer revisiones periódicas del manual para asegurar su relevancia y eficacia a lo largo del tiempo.
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● Realizar un análisis detallado de los costos asociados con la renovación o reorganización del espacio físico
● Ejecutar revisiones del plan de acción para abordar y corregir las prácticas que generan infracciones ecológicas
Atentamente,
Líder de Proyecto
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y
CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL GERENTE
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril de 2024
NOMBRE: Alfonso Gutierrez
CARGO Gerente
FECHA 23/02/2024
1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades?
No, las responsabilidades se les comunica a los empleados de acuerdo a las necesidades diarias
2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente?
Si, pues a partir de los lineamientos brindados se revisa que cumplan con ello
3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal?
No, no se tiene conocimiento sobre planes de motivación para el personal.
4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación?
Si, todas cumplen con su respectiva función
5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna?
No,muchas veces los procesos son un poco engorrosos debido a que no se cuenta con un sistema de información a la mano
6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores?
Si, pues en la entrevista se hace el análisis si cumple con los requisitos previstos.
7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador?
Si, el gerente es el encargado de hacer la supervisión de cada uno de los empleados.
8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? No, no lo considero necesario.
9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados?
Si, pero me gustaría que fuese un poco más eficiente y rápido.
10. ¿Con qué frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias?
Una vez al año, pues en ese momento se hace una evaluación del trabajo realizado durante el año y se buscan alternativas con el fin de mejorar el funcionamiento.
11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos?
No,pues sólo se cuenta con la misión y visión.
Elaborado Por: Andrea Sánchez
Fecha: 23 febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL PERSONAL
KWAIT DFI LTDA
PERIODO: Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
NOMBRE Eugenia Ortiz
CARGO: Administrador
FECHA: 23/02/2024
1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?
No, sólo realizó lo que me es encargado por el gerente
2. ¿Cuáles son sus funciones?
Las que conozco son:
Planificar lo relacionado con la producción Control de calidad
Revisar inventarios
Gestionar los recursos
Ser garante de la seguridad en el trabajo Gestionar costos
Negociar con proveedores
3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo?
Si, los más comunes son problemas interpersonales, insubordinación e irrespeto.
3.¿Durante Cuántas Horas realiza su trabajo?
8 horas
4.¿Es remunerada por horas extras?
Si, se realiza el pago de horas extras laboradas
5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?
Me siento a gusto con mi empleo
6. ¿Considera Usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?
Si, pues siento que cumple con mis actividades
7. ¿Cuenta Con Todas Las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
No, se corre con el chisme de que no se nos líquida la salud.
8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?
La mayor parte del tiempo, aunque a veces es pesado
9. ¿Cuenta Con Capacitación motivación periódica sobre las funciones que desempeña?
Más o menos, pues no se le ve interés al gerente por este tipo de temas
10. ¿Cuenta Usted con todos los derechos laborales?
No, la salud está vulnerada
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL PERSONAL
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
NOMBRE Maria Becerra
CARGO: Vendedor
FECHA: 23/02/2024
1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?
Si, son cualquier actividad que se deba realizar en el punto de venta
2. ¿Cuáles son sus funciones?
Atender a los clientes
Presentar los diferentes
productos Negociar con clientes
Darle seguimiento a las ventas
Estar atenta ante las diferentes sugerencias
3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo?
Si, muchas veces me encuentro con clientes muy indecisos
3.¿Durante Cuántas Horas realiza su trabajo?
8 horas
4.¿Es remunerada por horas extras?
Si, el pago por horas extras es correcto
5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?
Me siento bien
6. ¿Considera Usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?
Si, siento que el salario va de acuerdo con mis actividades.
7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
Si, o eso pienso yo, cuento con todas las herramientas.
8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?
La mayor parte del tiempo
9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?
Pocas veces, o sólo cuando hay una actividad nueva a realizar
10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?
No, no se nos liquida la salud.
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL PERSONAL
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
NOMBRE Miguel Hidalgo
CARGO: Publicista
FECHA: 23/02/24
1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?
Si, las que se caracterizan por ser de fin comercial
2. ¿Cuáles son sus funciones?
Desarrollar las estrategias de publicidad y atracción de clientes Investigar el mercado y sus necesidades
Crear mensajes publicitarios
Gestionar campañas publicitarias
Analizar los resultados de la publicidad Gestión de redes sociales y página web
Evaluación de las diferentes competencias
3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo?
Si, muchas veces se debe dejar las actividades a realizar por atender las sugerencias del gerente.
3.¿Durante cuántas horas realiza su trabajo?
8 horas
4.¿Es remunerada por horas extras?
Si, mis horas extras son remuneradas
5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?
Me gusta mucho las actividades que realizo
6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?
No, siento que mi salario podría mejorar
7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
Si, cuento con el espacio y el material
8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?
Pocas veces el ambiente laboral es motivante
9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?
No, las capacitaciones que he tenido son realizadas a nivel personal
10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?
No, la empresa no paga nuestra salud.
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL PERSONAL
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
NOMBRE Juan Gonzalez
CARGO: Contador
FECHA: 23/02/2024
1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?
No tuve una capacitación, pero realizó lo que supongo que me corresponde
2. ¿Cuáles son sus funciones?
Registro y seguimiento de los costos de producción Realizar presupuestos de producción
Realizar el inventario de productos en proceso y productos terminados
Calcular la rentabilidad del producto
Gestionar los riesgos financieros
Realizar seguimiento a los indicadores de desempeño
Cumplir con los deberes legales a nivel de impuestos Realizar la nómina de cada trabajador
3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo?
Si, tengo muchas funciones y mi trabajo es un poco lento.
3.¿Durante cuántas horas realiza su trabajo?
8 horas
4.¿Es remunerado por horas extras?
Si, las horas extras si son remuneradas
5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?
Me siento un poco sobreexplotado
6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?
No, siento que mi salario podría mejorar conforme a mi trabajo
7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
No, siento que esto podría mejorar
8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?
La mayor parte del tiempo
9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?
No, las capacitaciones que he tomado es a partir de mis propios medios
10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?
No, pues el gerente exige no liquidar la salud de los empleados debido a que lo considera como un gasto innecesario.
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
ENTREVISTA AL PERSONAL
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
NOMBRE Roberto Loaiza
CARGO: Asesor comercial
FECHA:23/02/2024
1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar?
Eso creo, realizó las actividades que me comentaron el primer día de trabajo
2. ¿Cuáles son sus funciones?
● Presentación de nuevos productos y servicios
● Negociación y cierre de ventas
● Analizar las diferentes necesidades del cliente
● Seguimiento postventa
● Seguimiento al cumplimiento de metas de ventas
● Asesoramiento técnico
3. ¿Existen problemas, que no permiten agilizar el trabajo?
Si, los más comunes son problemas interpersonales y con el cliente.
3.¿Durante cuántas horas realiza su trabajo?
8 horas
4.¿Es remunerado por horas extras?
Si, mis horas extras si son remuneradas
5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo?
Me siento a gusto con mi empleo
6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza?
Si, siento que va de acuerdo a mis responsabilidades.
7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
Si, cuento con el espacio y las herramientas adecuadas.
8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral?
Más o menos
9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña?
No, no recibo ninguna clase de capacitación.
10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?
No, no se nos liquida la salud en la nómina.
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE
Período: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
A partir de la información obtenida se logra entender que no se realiza el debido control con respecto a la organización y control de la jerarquía empresarial, además de ello, se presenta un solo nivel de subordinación, finalmente no se cuenta con las funciones específicas para cargo hacia el talento humano
En conjunto a las demás entrevistas se observa que no existe claridad con respecto a las diferentes tareas y actividades de cada cargo o función en la organización además de ello
La subordinación es poca o nula dependiendo los casos en los que se vea utilizada.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA: 23 de febrero 2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS
Período: Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puede definir qué se debe realizar la capacitación de manera más frecuente a cada uno de los miembros del talento humano con el fin de optimizar cada uno de los procesos y estar a la vanguardia con respecto a la competencia.
Además de lo mencionado anteriormente, se presenta una preocupación de los empleados debido a que el derecho a la salud es vulnerado debido a la escasez de recursos según su gerente, por consiguiente se observan malas prácticas con respecto al nivel jerárquico más alto con los demás miembros del talento humano.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL
Período Del 1 febrero al 30 de abril del 2024
La organización a pesar de estar legalmente constituida se encuentra frente a la situación de presentar deudas con diversos agentes externos, como el gobierno, alcaldías u otras entidades gubernamentales. Esta situación puede surgir por diversas razones y generalmente refleja una obligación financiera que la empresa aún no ha podido cumplir. Es importante destacar que la acumulación de deudas no necesariamente indica una mala gestión, sino que puede ser el resultado de circunstancias económicas desfavorables, fluctuaciones en los ingresos, o incluso dificultades temporales en la liquidez. La empresa y talento humano reconoce la importancia de abordar estas obligaciones pendientes de manera responsable y está comprometida en trabajar en colaboración con los agentes externos para encontrar soluciones viables, así mismo como los demás temas legales que han sido vulnerados, entre ellos tenemos la salud de los empleados.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero 2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL
Período Del 1 febrero al 30 de abril 2024
A continuación, se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta que la empresa cuenta con un equipo altamente capacitado en cada una de sus labores, cada miembro del personal ha sido elegido meticulosamente para sus roles específicos, basándonos en sus habilidades, experiencia y competencias. Esta selección rigurosa se ha traducido en un equipo que demuestra día a día su capacidad para cumplir con eficacia y dedicación sus respectivas obligaciones.
La alineación entre las habilidades individuales y las responsabilidades asignadas es evidente en el desempeño constante y la excelencia del equipo y su capacidad de cumplir con cada una de sus funciones.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS
Período Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
Se analizó exhaustivamente los costos directos e indirectos asociados con la producción y operación. Esto incluye materias primas, mano de obra, gastos generales y cualquier otro costo relacionado, se evaluó el estudio de mercado para comprender las tendencias, la demanda del consumidor y la estrategia de precios adoptada por la competencia, lo que arroja como resultado que los precios de cada uno de los artículos se encuentran en sintonía con la calidad, cada artículo ha sido sometido a un análisis exhaustivo con el fin de determinar un precio justo y competitivo del mercado, además de ello se toma relevancia a la satisfacción del cliente y la percepción del producto, con el fin de cumplir con las expectativas de cliente logrando suplir cada una de sus necesidades.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23/02/2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT
SPORT S.A.S
FLUJOGRAMA DE PROCESOS
DFI LTDA TRAIN
Período Del 1 febrero al 30 de abril de 2024
En este momento la entidad no cuenta con un flujograma de procesos formalmente establecido en la estructura organizativa. La falta de un flujograma en una empresa puede afectar su eficiencia y claridad en cuanto a los procesos operativos. Un flujograma, también conocido como diagrama de flujo, es una representación visual de un proceso que muestra las actividades, decisiones y flujos de información. Esta ausencia de un documento visual que represente de manera detallada los pasos y la interconexión de nuestras operaciones puede ser una limitación que estamos dispuestos a abordar proactivamente. Esto se puede calificar como una falencia debido a que este tipo de herramienta no solo facilita la identificación de posibles puntos de mejora, sino que también promueve una mayor eficiencia, transparencia y comunicación dentro de la organización, también logra que el proceso de capacitación de los empleados sea más difícil y dificulta la coordinación entre departamentos.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero 2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES
Período Del 1 febrero al 30 de abril 2024
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La puntualidad y el cumplimiento riguroso del horario laboral son pilares fundamentales es por ello que en la organización se cumple con totalidad el horario establecido, demostrando un compromiso sólido con la responsabilidad y la eficiencia en el desempeño de sus funciones. Es importante observar cómo los empleados utilizan su tiempo durante las horas de trabajo. Cumplir con el horario no solo implica estar presente aparentemente, sino también utilizar el tiempo de manera efectiva para realizar tareas asignadas, además al evaluar la productividad de los empleados durante su horario laboral se demuestra que cumplen con sus objetivos y metas diarias asignadas, esto incluye el respeto a los códigos de vestimenta, reglas de seguridad y cualquier otra política interna.
Los clientes además manifiestan que el papel del talento humano con respecto a los horarios es excelente al igual que su atención al cliente, entre sus características principales nos encontramos que se cuenta con disponibilidad consistente, atención
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oportuna, facilidad para programar cualquier clase de reunión, mayor confianza en los productos, eficiencia en los servicios además de menor tiempo de espera.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero del 2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO
Período Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
Dentrodeestaáreahemosverificadoquenoexisteunapersonacuales Lamateria prima que se necesita para la elaboración de los artículos deportivos no tiene control y salen de la bodega sin previa revisión, y lo realiza, lo que contribuye de manera negativa en la optimización eficiente del espacio de almacenamiento, además de ser un costo mayor la realización de inventarios manuales con el fin de reducir las pérdidas asociadas con productos obsoletos.
Observado
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero 2024
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA ÁREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACIÓN
Período Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
Dentro de esta área de La empresa se encuentran el servicio al cliente y la facturación por el área de ventas las cuales realizan un buen trabajo sin importar que no cuentan con los softwares necesarios para su ejecución, sin embargo afecta directamente la eficiencia operativa y la precisión en el manejo de inventarios, además de estar propenso a errores humanos, no se realiza un seguimiento en tiempo real a nivel de inventarios, la falta de análisis de datos relacionados con el inventario, y dificulta la coordinación de pedidos y puede dar lugar a retrasos, errores en la preparación de pedidos y, en última instancia, insatisfacción del cliente.
Observado
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero del 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS
PERIODO: Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
ÁREAS Producción,finanzas asesoramiento comercial
RESPONSABLE Andrea Sanchez, Jhony Gonzalez
FECHA 23/02/2024
OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa.
COMENTARIO: Al momento de solicitar al Auditor Andrea Sanchez, los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que no existen; en la empresa, se está manejando de manera empírica. La ausencia de manuales de funciones ha llevado a una falta general de claridad en las responsabilidades de los empleados. Los roles y las expectativas no están documentados de manera sistemática, lo que puede dar lugar a malentendidos ya una distribución desigual de tareas, además, la falta de manuales de procedimientos dificulta la capacitación de nuevos empleados. La falta de una guía estructurada impide proporcionar una referencia clara y completa para los nuevos miembros del equipo, lo que puede resultar en un período de adaptación más largo y en la posibilidad de errores en la ejecución de tareas, aumentando los riesgos de incumplimiento normativo y de seguridad.
ELABORADO POR Andrea Sánchez
FECHA 23 de febrero del 2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
REPORTE ESPECÍFICO
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
PERIODO Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
PLANIFICACIÓN:
A partir del análisis se logra obtener que la organización cuenta con una misión, visión y valores corporativos coherentes, sin embargo, se debe evaluar su aplicación, sus capacidades son aceptables pero aún así cuenta con ciertas debilidades de este tipo, se logra observar que no se cuenta con objetivos y metas claros, así como una estrategia empresarial estructurada.
ORGANIZACIÓN:
La estructura de la empresa no se encuentra formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular, sino el único nivel de jerarquización es el del gerente, además de ello esta estructura no es la ideal para alcanzar los objetivos, los procesos de reclutamiento, selección y retención de personal han sido adecuados, pero no se lleva a cabo una evaluación del desempeño del talento humano, así mismo se requiere mayor diversidad e inclusión en la organización.
DIRECCIÓN:
El liderazgo y la capacidad de inspirar y motivar al resto del talento humano no es el adecuado, además la toma de decisiones no se toma de la manera más acertada posible debido a que no se tienen en cuenta los aspectos para la toma de decisiones, el talento humano y los recursos son gestionados de manera óptima pero sin embargo su respuesta no es la esperada, además de ello se cuenta con una buena base de innovación y creatividad empresarial.
CONTROL:
Los indicadores clave de rendimiento no fueron aplicados de manera correcta, la gestión de tecnología no es totalmente eficiente, se realiza su debido análisis de costos y no se realiza el seguimiento a la ejecución de los diferentes proyectos y la debida evaluación de riesgos empresariales.
ELABORADO POR: Andrea Sánchez
FECHA: 01/04/2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
HOJA DE HALLAZGOS No. 1
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFILIADO AL SEGURO
Condición. En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 3 personas de las 7 que trabajan en el local.
Criterio. La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño dentro de sus labores diarias.
Causa. La falta de recursos económicos no permite que la propietaria logre afiliar a todo su personal.
Efecto. Los empleados no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo.
Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de Continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa.
CONCLUSIÓN
El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el desarrollo de sus actividades.
RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario
Queserealiceunanálisisdelosingresos ygastosquesetiene yalabrevedadposible seimplante un sistema contable para estar claros de las utilidades generadas por el negocio.
Afiliar al personal que falta, de lo contrario se podría llegar a tener problemas mucho más graves con el Estado lo cual perjudica gravemente al Sr dueño y sus negocio; a la vez que sus empleados tendrán estabilidad laboral afianzando su seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas que sería beneficio para la empresa.
ELABORADO POR:
FECHA: 19/02/2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
HOJA DE HALLAZGOS No. 2
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril 2024
INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO
Condición:
Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilita el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal.
Criterio:
La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna.
Causa:
La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasan el progreso del mismo.
Efecto:
Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local.
CONCLUSIÓN:
Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio, ya que el mismo
Ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea.
RECOMENDACIONES:
Al Sr Gerente propietario
Diseñar un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten.
La utilización y empleo de un manual facilitará el control Administrativo y Financiero por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades.
ELABORADO POR:
FECHA: 19/02/2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA TRAIN
SPORT S.A.S
HOJA DE HALLAZGOS No. 3
PERIODO: Del 1 de febrero al 30 de abril 2024
FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL
ESTABLECIMIENTO
Condición. Por observación se ha determinado que el adecuamiento del local es ineficiente y hace falta realizar algunas mejoras.
Criterio. El mejoramiento de la parte física del local sería de mucha ayuda para mejorar la presencia e incrementar las ventas.
Causa. Por la falta de organización, no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia yasí lleguemos a las metas planteadas.
Efecto. La falta de una presencia del establecimiento provoca que no se cumpla con los objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea.
CONCLUSIÓN
Le falta presencia al local, necesita que se realice un readecua miento el cual será conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos planteados, así como la misión y visión del mismo.
RECOMENDACIÓN
Al Sr gerente Propietario.
Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento.
ELABORADO POR:
FECHA: 19/02/2024
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LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
TRAIN SPORT S.A.S
HOJA DE HALLAZGOS No. 4
PERIODO: Del 1 febrero al 30 de abril de 2024
ACTUALIZACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
Condición. Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado , ya se necesita reponer alguno de ellos ; como por ejemplo el principal que es el horno de pollos , ya no abastece las necesidades del local
Criterio.Sisemejoralos equiposdetrabajosepodríacumplirdemejormaneraconlasexpectativas del negocio, ya que desde que inició el local las ventas se han incrementado y el mismo equipo ya no abastece por completo en especial los fines de semana que la demanda aumenta.
Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local.
Efecto. Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los pedidos.
CONCLUSIÓN
Los pedidos a los clientes en especial los fines de semana y días especiales como (feriados, navidad, fin de año) se retrasan o se tiene que realizar doble trabajo, lo cual provoca más costos para el local y la molestia de los clientes.
RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario
De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes.
ELABORADO POR:
FECHA: 19/02/2024
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AIN
LA SOCIEDAD AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAIT DFI LTDA
SPORT S.A.S.
Ocaña, Norte de Santander
SeñoresTR
Hemos practicado una Auditoría Administrativa sobre el área de producción, finanzas, talento humano y asesoramiento comercial, con un enfoque de evaluación de Control Interno y Panorama de Riesgos, para el mes de Marzo de 2024. La Administración es responsable de la elaboración y ejecución del Plan de Gestión y Resultados; de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el Logro de los objetivos del establecimiento relacionados con la información financiera oportuna, el cumplimiento de las Leyes reguladoras que la afectan y las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio.
Nuestra obligación es la de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados del establecimiento, así como de las estrategias para su ejecución eficiente.
Realizamos el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoría aplicables a la Auditoría de Gestión, en las cuales se establecen los criterios, indicadores, características y modelos para la evaluación del ambiente de control interno y panorama de riesgos. Las normas de auditoría requieren que el trabajo se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre si el área de operaciones se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; el grado en que la administración ha cumplido los objetivos y programas de manera eficiente, efectiva y económica; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación del Plan de Gestión.
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RECOMENDACIONES
● Se recomienda realizar el organigrama, manual de procedimientos y manual de organización.
● Así mismo se debe realizar una exhaustiva revisión a los estados financieros, y operaciones diarias
● Se debe contratar un software contable que así mismo cumpla con la contabilización del inventario
● Se recomienda llevar a cabo negociaciones con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones fiscales vencidas y deudas públicas.
● Se requiere hacer un cambio o expandir la planta física para lograr así cumplir con cada uno de los objetivos.
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CONCLUSIÓN
● Se debe implementar mayor seguimiento con el fin de dar cumplimiento a cada una de las falencias observadas durante la auditoría
● El talento humano de la organización requiere mayor control así mismo como capacitación y cumplimiento de sus derechos laborales.
Atentamente,
Coordinadora General
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