DOSSIER AUDITORÍA 1RA PARTR

DOSSIER AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

DOSSIER AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Cristian Camilo Sierra Quiñonez 231405

María Salomé Arévalo Ruedas 231411

Jhony Gonzalez Ballesteros 231503

Andrea Kamila Sánchez 231408

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Universidad Francisco de Paula

Santander Ocaña

Docente

Robinson Maldonado Velásquez

Mayo 24 de 2024

1. INTRODUCCIÓN

El informe de auditoría es el medio más usado para comunicar las observaciones y recomendaciones a la alta dirección de la organización, sobre los resultados obtenidos por el trabajo efectuado. Cada informe es una comunicación y cada auditor tiene que aprender la forma de comunicarse. Debe tener cuidado y ser preciso en su preparación, tal como lo es cuando planifica y desarrolla una auditoría.

Este proceso de auditoría se llevará a cabo en estricto cumplimiento de las Normas Generalmente Aceptadas de Auditoría y las Normas Internacionales de Auditoría. El objetivo principal de esta auditoría es evaluar la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos administrativos de la empresa Dossier, identificando áreas de mejora y proponiendo soluciones. Se presenta una visión general del plan de auditoría, que abarca desde la conformación del equipo auditor hasta la etapa de organización, pasando por la planeación y la investigación preliminar. Se destacan los objetivos generales y específicos que guiarán la auditoría, centrándose en la identificación de deficiencias, la evaluación de controles internos, el análisis DOFA, y la propuesta de estrategias para fortalecer la empresa. Se proporciona información detallada sobre la empresa objeto de la auditoría, TRAIN SPORT S.A.S., una entidad dedicada a la compra y venta de artículos deportivos. Se describe su historia, fundadores, sede y equipo actual, resaltando su compromiso con la innovación, calidad y satisfacción del cliente. Esta auditoría administrativa tiene como objetivo proporcionar una evaluación completa y fundamentada de la gestión administrativa de la empresa TRAIN

SPORT S.A.S, brindando recomendaciones estratégicas para mejorar su eficiencia y competitividad en el mercado.

2. Conformación del equipo auditor

3. Elaboración del contrato de prestación de servicios

LA SOCIEDAD AUDITORIA Y CONSULTORÍA, ASESORES CY S LTDA

CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES

CONVENIO realizado el 1 de febrero al 30 de abril de 2024, entre La sociedad Auditoría y Consultoría KWAIT DFI LTDA a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y TRAIN SPORT S.A.S, a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE.

Objetivo del convenio

El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE.

Servicios que se proporcionarán

El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE:

Evaluación de la eficiencia operativa

Revisión de controles interno

Medición del desempeño

Tiempo de realización

El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es el 1 de febrero de 2024.

Propiedad del CLIENTE

Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración.

Resguardo del material de trabajo

Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales.

Confidencialidad

Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el AUDITOR y sus colaboradores.

Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio.

Responsabilidad del AUDITOR

El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente.

Compensación

El CLIENTEpagaráal AUDITOR lacompensaciónporlos servicios prestados deacuerdoconlastarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 15 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de cinco (5%) por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de veinticinco mil ($ 25.000) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de treinta mil ($ 30.000) pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo.

Plazo del convenio

El presente convenio comenzará a regir el 1 de febrero de 2024 y deberá continuar hasta su finalización él 30 de abril de 2024.

Retribución: condiciones

La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE yel AUDITOR.Cualquier cambio deespecificaciones porparte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR.

No interferencia con los auditores

El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de cinco millones ($5.000.000), además de cualquier otra retribución aquí mencionada.

Honorarios y costos de abogado

Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución ycostos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive.

Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial

Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor.

Realizado en Ocaña, Norte de Santander. Fecha 1 de febrero de 2024.

El AUDITOR TRAIN SPORT S.A.S.

4. Desarrollo del auditor

4.1 Etapa 1: Planeación

En cumplimiento con las Normas Generalmente Aceptadas de Auditoría y las Normas

Internacionales de Auditoría, se ha preparado el presente Memorándum de planeación de la

Auditoría Administrativa de los Estados Financieros de la EMPRESA TRAIN SPORT S.A.S en el

año del 1 de febrero al 30 de abril de 2024. Este Memorándum debe ser del conocimiento del equipo

de auditoría asignado y debe ser discutido en la reunión de inicio de trabajo.

4.1.1. Fuentes de información

¿Qué es?

Papelería

Son el conjunto de documentos, registros, y otros elementos de papel utilizados en sus operaciones diarias.

Función

Archivo

Lugar de trabajo

Personal para entrevistar

Es el conjunto de documentos, registros y material de información que funcionan con el fin de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.

Es el entorno físico donde los empleados realizan sus tareas y llevan a cabo sus responsabilidades laborales.

Es el personal de la organización tiene un conocimiento directo de las

La papelería es aquella que funciona con el fin de recolectar todo tipo de información útil durante la auditoría, además, facilita la supervisión y proporciona evidencia del trabajo realizado

El archivo actúa como un respaldo de la evidencia recopilada, manteniendo la confidencialidad y respaldando legalmente el trabajo realizado.

Se logra conseguir acceso a información, seguridad en los hallazgos y proporciona concentración.

Son una fuente primaria de información, permiten corroborar información,

4.1.2. Investigación preliminar

La empresa TRAIN SPORT S.A.S, dedicada a la compra y venta de artículos deportivos, comenzó sus operaciones el 22defebrerode2021 enel municipiodeOcaña.FuefundadaporJhony González Ballesteros, Cristian Sierra, Salome Arévalo, Andrea Sánchez. Su sede central se encuentra en el municipio de Ocaña, Norte de Santander. La empresa cuenta actualmente con un equipo de empleados altamente capacitados y motivados.

TRAIN SPORT S.A.S. Se ha destacado por su constante innovación y su compromiso con la satisfacción del cliente, como empresa se encarga de ofrecer al mercado regional, la mejor experiencia con nuestros productos para todos los deportistas de una excelente calidad, contando con los mejores precios y también con un buen servicio al cliente.

En sus inicios TRAIN SPORT S.A.S fue creada por un grupo de personas apasionadas por los deportes que identifican una oportunidad en el mercado para ofrecer una amplia gama de artículos deportivos a los entusiastas del deporte. La empresa se establece con un enfoque en la venta de equipos, ropa y accesorios deportivos. La empresa se enfoca en construir su presencia en el mercado regional, estableciendo una tienda física y una tienda en línea, desarrollando relaciones con proveedores de productos deportivos. Para mantenerse competitiva, la empresa está al tanto de las últimas tendencias y tecnologías en el mundo deportivo.

5. Preparación del proyecto de auditoria (Propuesta técnica, programa de trabajo)

4.1.3.1. Propuesta Técnica.

Auditoría Administrativa

Naturaleza

Alcance

Antecedentes

Se espera realizar un examen completo en las áreas de Recursos Humanos, Control interno, Evaluación de riesgos y cumplimiento de políticas y regulaciones, para identificar falencias y proponer soluciones.

Objetivos

La empresa TRAIN SPORT S.A.S no ha contado con una revisión de auditoría.

Por tal motivo no hay historial de revisión, por tanto, la auditoría a realizar se hará desde la creación de la organización.

Objetivo General

Identificar deficiencias o irregularidades de los procesos administrativos y su desempeño de las funciones, para proponer soluciones en las falencias que se encuentren.

Objetivos Específicos

● Evaluar la efectividad de los controles internos en la prevención de fraudes y errores.

● Analizar la competitividad de la organización a través de un análisis DOFA

● Plantear estrategias para las debilidades de la empresa.

● Identificar posibles ineficiencias en la asignación de responsabilidades y la comunicación entre unidades organizativas.

Estrategias

● Planificación adecuada: La planificación es esencial para garantizar que la auditoría se realice de manera ordenada y efectiva. Esto incluye la asignación de recursos, la programación de las actividades de auditoría y la identificación de los responsables.

● Evaluación de riesgos: Identificar los riesgos potenciales en el proceso de auditoría es fundamental. Esto ayuda a priorizar los aspectos críticos a examinar y a desarrollar estrategias para mitigar esos riesgos.

● Recopilación de información: Se debe recopilar una amplia variedad de información relevante, que puede incluir documentos, registros, entrevistas con personal clave y observaciones directas de las operaciones administrativas.

● Análisis y evaluación de hallazgos: Después de recopilar la información, se deben analizar los hallazgos para determinar si se ajustan a los estándares y objetivos establecidos.

La decisión de llevar a cabo una auditoría en la empresa TRAIN SPORT

S.A.S se basa en la necesidad de evaluar y mejorar la eficiencia, eficacia y transparencia de las operaciones administrativas de una organización.

Justificación

Este proceso de auditoría se enmarca en un compromiso con la excelencia y la búsqueda constante de la mejora continua en el funcionamiento de la empresa. Para promover la transparencia en la toma de decisiones y la Mejora en la gestión administrativa de la organización.

Acciones

● Definir claramente los objetivos, el alcance y el plan de trabajo de la auditoría para asegurar que esté alineado con las metas de la organización y que se enfoque en áreas críticas.

● Determinar las funciones específicas de cada miembro del equipo auditor, asignando tareas de acuerdo a sus competencias y experiencia para garantizar una ejecución efectiva de la auditoría.

● Implementar un sistema de supervisión constante para monitorear el avance de la auditoría y evaluar los resultados intermedios. Esto permite tomar medidas correctivas si es necesario y asegura que se cumplan los plazos.

● Identificar y evaluar los factores internos y externos que pueden influir en el proceso de auditoría, lo que incluye considerar aspectos como regulaciones, cambios en el mercado y condiciones económicas.

● Informar a la junta directiva sobre los hallazgos y resultados de la auditoría al concluir el proceso. Presentar recomendaciones para la mejora y brindar una visión general del estado actual de la organización.

● Compilar y analizar la información recopilada a lo largo de la auditoría para crear un informe completo y detallado que resuma los hallazgos, propuestas de mejora y cualquier otro dato relevante para la alta dirección y los interesados clave.

Recursos

● Personal especializado: Auditores con experiencia y conocimientos en auditoría administrativa, así como en la industria o sector de la organización auditada.

Resultados

● Herramientas y software: Software de auditoría, herramientas de análisis de datos, software de contabilidad y otras aplicaciones para la recopilación y el análisis de información.

● Documentación: Acceso a documentos y registros relevantes, como políticas y procedimientos internos, estados financieros, informes de desempeño, contratos, entre otros.

● Acceso a instalaciones: Permisos para acceder a las instalaciones de la organización y observar procesos en persona, cuando sea necesario.

● Clientes Satisfechos y Fidelizados: Al proporcionar servicios de auditoría de alta calidad, la empresa puede esperar que sus clientes estén satisfechos con los resultados y el asesoramiento proporcionado.

● Identificación de Mejoras para Clientes: Los resultados de las auditorías podrían conducir a la identificación de áreas de mejora en los procesos y la eficiencia de los clientes. Esto podría ayudar a los clientes a optimizar sus operaciones y tomar decisiones informadas.

● Crecimiento Sostenible: Con una cartera de clientes en constante crecimiento y la entrega de servicios de calidad, la empresa de auditoría administrativa podría experimentar un crecimiento sostenible en términos de ingresos y reputación en el mercado.

● Reconocimiento y Credibilidad: A medida que la empresa demuestre su experiencia y habilidades en auditoría, es probable que gane reconocimiento y credibilidad en el mercado.

Informació n complementa ria

● Mejora Continua: A medida que la empresa realiza auditorías y recopila información valiosa de sus clientes, también puede aplicar estas lecciones a su propio negocio.

La presente auditoría administrativa se planea llevar a cabo mediante una evaluación exhaustiva que incluirá la revisión de documentos, entrevistas con personal clave, observación directa de procesos y recopilación de datos a través de encuestas y entrevistas con clientes y proveedores. Se implementará un plan de gestión de riesgos para identificar y mitigar posibles obstáculos que puedan surgir durante el proceso de auditoría.

Esto garantizará que el proyecto se lleve a cabo de manera efectiva y dentro de los plazos establecidos.

6. Programa de trabajo

❖ Identificación: Sociedad Auditoría y Consultoría ASESORES C Y S Ltda

❖ Responsable(s) Salomé Arévalo quien será la jefe auditora, Cristian Sierra quien será auditores supervisores y Andrea Sanchez y Jhony Gonzalez quienes serán los auditores analistas.

❖ Área(s) La auditoría se aplicará en las áreas de finanzas, contabilidad, recursos humanos, compras, ventas, marketing, gestión de calidad, desarrollo organizacional yatención al cliente de la empresa

TRAIN SPORT S.A.S

❖ Actividades Para realizar el proceso de captar información se realizarán los siguientes pasos:

Fases Las fases a realizar durante la ejecución de la auditoría son las siguientes:

Durante las dos primeras semanas del mes de febrero se realizará la investigación preliminar correspondiente donde se realizarán visitas a la organización con el fin de determinar su estado actual. Seguidamente, en la tercera semana de febrero se realizará la recolección de investigación todo esto se realizará mediante sus respectivos medios .Entre la cuarta semana de febrero y la primera semana de marzo se aplicaran los instrumentos de recolección de información como las entrevistas, A partir de ello, en la segunda y tercera semana de marzo no se ejecutarán las respectivas pruebas para llevar los supuestos análisis a la realidad, luego, se realizará el análisis y evaluación de los riesgos existentes, seguido a ello, la segunda semana de marzo se realizará el debido tratamiento de cada uno de los riesgos, durante la tercera del mes de abril se llevará a cabo el dictamen de la auditoría para determinar la madurez de la empresa de acuerdo a los resultados de cada proceso.

Por último, en la cuarta semana del mes de abril se realizará el informe final de la auditoría donde se hará el informe técnico final y la organización de documentos para la respectiva entrega.

❖ Calendario Las actividades a realizar se ejecutarán desde la primera semana del mes de febrero hasta la cuarta semana del mes de abril.

❖ Representación gráfica El seguimiento a la labor se realizará mediante informes semanales en los que se podrá observar los avances realizados por los auditores además de enfatizar en los hallazgos.

❖ Reportes de avance Los reportes de avance tienen como objetivo proporcionar información actualizada sobre el estado y el progreso de la actividad o tarea específica. Este tipo de informe es fundamental en la gestión de proyectos y actividades para mantener a todas las partes interesadas informadas y asegurarse de que el trabajo se esté realizando

❖ Periodicidad La implementación de reportes de avance cada semana se presenta como una estrategia crítica para garantizar el éxito del proyecto de auditoría administrativa TRAIN SPORT

S.A.S. Dado el entorno dinámico y competitivo de la empresa, es esencial tener una supervisión regular y

constante del progreso.

4.1.1. Diagnóstico preliminar con relación a la Génesis y al proceso administrativo de la organización.

Etapa: planeación

Misión.

Nosotros como empresa nos encargamos de ofrecer al mercado nacional, la mejor experiencia con nuestros productos para todos los deportistas de una excelente calidad, contamos con los mejores precios y también con un buen servicio al cliente.El análisis por parte del equipo auditor es que la empresa presenta una propuesta de valor que se centra en ofrecer productos de alta calidad para todos los deportistas a precios competitivos, respaldados por un servicio al cliente satisfactorio. Sin embargo, sería beneficioso proporcionar más detalles sobre los tipos específicos de productos ofrecidos, la diferenciación en términos de calidad y cómo se brinda el buen servicio al cliente para que la declaración de la empresa sea aún más convincente.

Visión.

La empresa TRAIN SPORT S.A.S aspira para el año 2027 posicionarse en los primeros puestos en ventas de productos deportivos para toda la familia en el mercado de la región Andina.

Ofreciendo a todos nuestros clientes lo mejor de nosotros como empresa, un excelente servicio y una gran variedad de productos.

Es una visión ambiciosa y enfocada en el mercado de productos deportivos para toda la familia en la región Andina. La empresa busca no sólo posicionarse como líder en ventas, sino también enfocarse en la calidad, el servicio al cliente y la variedad de productos. Esta declaración proporciona una dirección clara y ambiciosa para TRAIN SPORT S.A.S a medida que trabaja hacia sus objetivos para el año 2025. Sin embargo, para lograr esta visión, será crucial desarrollar estrategias específicas y un plan de acción detallado.

Objetivos.

General.

Ofrecer productos deportivos de la mejor calidad satisfaciendo las necesidades de cada uno de nuestros clientes. Posicionados en el mercado regional con un reconocimiento en nuestra calidad y excelencia.

Específicos.

● Capacitar a los empleados de manera que estos presten un servicio de calidad a los clientes, reflejando la imagen de la empresa desde la confianza y la calidad.

● Implementar nuestra estrategia de marketing para obtener el reconocimiento por nuestra publicidad y calidad en ventas.

● Aprovechar los recursos financieros con eficiencia y eficacia para lograr las mejores ventas de nuestros productos, el buen manejo de nuestros recursos permitirá la expansión de la empresa

Análisis del equipo auditor: Los objetivos específicos se enfocan en áreas clave como la capacitación de empleados, la estrategia de marketing y la gestión financiera eficiente. Para alcanzar estos objetivos, la empresa deberá desarrollar planes y acciones específicas, y medir su progreso a lo largo del tiempo, de igual forma se aconseja a la empresa tener un enfoque en sus objetivos hacia los clientes y proveedores. La declaración de objetivos proporciona una base sólida para la planificación y la ejecución de estrategias a largo plazo.

Estrategias/Tácticas

La empresa TRAIN SPORT S.A.S maneja un estilo de liderazgo democrático, por consiguiente, cada uno de nuestros empleados podrá tener participación, por ende, este sentirá entusiasmo por ver que la empresa puede acatar sus opiniones y la empresa podrá ver si estas opiniones son relevantes para el desarrollo de la misma. Cabe destacar que las opiniones tanto de los empleados, son consideradas importantes al igual que la de los clientes porque con esto se puede establecer una mayor comprensión y pues así mismo se puede saber qué es lo que se le debe ofrecer al cliente, para así tener un incremento mucho mayor al iniciar en nuestras ventas.

Etapa: organización

● Estructura organizacional

La estructura organizacional TRAIN SPORT S.A.S es de vital importancia, ya que define cómo se distribuyen las responsabilidades y las jerarquías dentro de la empresa. Actualmente, la estructura se presenta en forma de una organización funcional, donde las áreas de Recursos

Humanos, Ventas, Finanzas y Contabilidad son fundamentales para el funcionamiento.

Sin embargo,seobserva unaestructurajerárquica tradicional, con una cadenademandoquepodría dificultar la toma de decisiones ágiles y la comunicación eficiente entre departamentos. Se recomienda explorar estructuras organizacionales más flexibles, como las organizaciones matriciales o en red, para mejorar la colaboración y la adaptabilidad en un entorno empresarial en constante cambio.

● División y distribución de funciones

La división de funciones en TRAIN SPORT S.A.S. está dada de la siguiente manera.

● Gerente: El gerente será el encargado del manejo de la empresa TRAIN SPORT

S.A.S guiando la organización con un programa de acción, construyendo una estructura de esfuerzos colectivos para cumplir los objetivos.

Objetivo: Los objetivos del gerente será liderar, organizar, planificar y supervisar las acciones de los empleados de la empresa para un buen funcionamiento de la empresa.

● Administrador: El administrador será el jefe de producción, en este departamento la empresa se encargará del servicio que prestamos como organización coordinando los empleados para prestar un servicio de calidad.

● Objetivo: El objetivo del administrador será ayudar a la organización capacitando a los empleados para la prestación de un excelente servicio. Proporcionando competitividad en la organización.

Vendedor: El vendedor ha de saber convertir los problemas de los clientes en oportunidades de negocio, aportando las soluciones, e interactuando de manera amable y práctica con los clientes.

Objetivo: El vendedor debe colaborar con la empresa para tener operativa una base de datos de clientes, con toda la información precisa y puesta al día, para poder complacer las necesidades de los clientes lo más ampliamente posible.

● Publicista: El publicista se encargará de la imagen de la empresa difundiendo información creativa, práctica y atractiva para los clientes llamando su atención.

Objetivo: El publicista tendrá el rol de manejar los medios de comunicación, como la fan page de la empresa, además se encargará de la imagen de las tiendas que abra la organización, así como su estética para el recibimiento de los clientes.

● Contador: El contador de la empresa se encarga de contribuir con los servicios profesionales de manera general, ayudando con el manejo financiero, administrativo y social de acuerdo con las necesidades que se presenten.

Objetivo: El objetivo del contador es manejar los recursos financieros de la empresa llevando control de la contabilidad manejando un sistema donde se registre los movimientos de dinero y ayudará a la toma de decisiones.

● Asesorcomercial:Elasesorcomercialseráelprincipalresponsable,dentrodelaempresa, de proporcionar información detallada de potenciales clientes, con la información es posible mejorar la competencia en el mercado.

Objetivo: El objetivo del asesor comercial será desempeñar funciones como el seguimiento y negociación con los clientes, buscar incrementar las ventas mejorando el posicionamiento de la empresa en el mercado.

Cultura organizacional

Laculturaorganizacionalesunaspecto fundamentalparaTRAINSPORTS.A.S,sedestaca una cultura que valora la innovación, la calidad de los productos y la satisfacción del cliente. Sin embargo, existe margen para una mayor promoción de valores éticos y de responsabilidad empresarial. Fomentar una cultura basada en la integridad y la ética en los negocios podría contribuir a una mayor confianza tanto interna como externamente.

● Respeto

Este valor se ve reflejado en todos los campos que tiene la empresa, lo tienen tanto los empleados como los jefes de esta. Es un valor muy importante ya que con este se da un espacio de armonía dentro de la empresa y se puede dar el diálogo.

● Honestidad

La honestidad en nuestra empresa es una prioridad ya que consta de ser un papel esencial en el éxito, tanto de los individuos que laboran en esta como en cada uno de nuestros clientes a los cuales siempre se les tratará con honestidad.

● Puntualidad

Este valor es muy importante, ya que se puede tener una mayor eficiencia tanto como en los empleados, como en el personal administrativo. Impulsa el mejor desempeño laboral porque permite planear y organizar el trabajo.

● Objetividad: Aquí se considera al empleado capaz de tomar decisiones y acciones basadas únicamente en la convivencia del negocio, y también la maneja el personal administrativo a la hora de tomar buenas decisiones para el futuro de la empresa.

Excelencia

La excelencia va desde el que tan bien se pueda manejar esta empresa, y así nos pondremos trazar metas y objetivos. Y en futuro no muy lejano poder cumplir todo lo propuesto desde un inicio

Etapa: dirección

Propósito estratégico: tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización. Asegurar una implementación coherente de la visión estratégica a todos los niveles de la organización, garantizando que las decisiones y acciones reflejen los objetivos estratégicos.

❖ Liderazgo

En TRAIN SPORT S.A.S, se observa un liderazgo destacado. Los líderes ejecutivos han moldeado una visión estratégica sólida que no solo orienta a la organización hacia el logro de sus objetivos, sino que también fomenta una cultura organizativa positiva, respaldada por sólidos valores éticos y un entorno de trabajo ameno. El liderazgo empresarial desempeña un papel esencial en la dirección de la empresa hacia el logro de sus metas.

❖ Comunicación

La comunicación en la empresa TRAIN SPORT S.A.S se ha observado que la comunicación interna en la compañía es eficaz en cuanto a su claridad y coherencia. Sin embargo, consideramos que sería favorable crear canales formales de retroalimentación por parte de los empleados para promover una mayor participación y asegurarnos de que todos los integrantes del equipo comprendan completamente su papel en el logro de los objetivos organizativos. Además,

estamos evaluando la posibilidad de proporcionar una capacitación adicional para garantizar una comprensión aúnmássólidadecómo cada empleadocontribuye al éxitodelaempresa. Motivación

La motivación de la empresa está definida no tanto en la capacidad que se tenga en los incrementos de nuestras ventas, va más que todo hacía cada uno de los clientes porque gracias a ellos es que la empresa puede salir adelante y crecer gradualmente en todos sus campos. También aquí cabe resaltar el papel que juega cada empleado, porque también gracias a él se puede prestar cada uno de los servicios empresariales que ejerce la empresa, y pues la forma en que se manejan los beneficios para ellos es haciendo charlas de motivación donde se puedan sentirse seguros de sí mismos y así ellos tengan la mayor motivación de seguir adelante ejerciendo su labor

Etapa: control

Propósito estratégico: medir el progreso de las acciones en función del desempeño

La fase de control en el proceso de gestión estratégica desempeña un papel fundamental en la evaluación del progreso de las acciones con respecto al desempeño, Este enfoque busca no solo medir el progreso cuantitativamente, sino también comprender las implicaciones cualitativas de las iniciativas emprendidas, con el objetivo de identificar áreas de mejora y optimizar la eficiencia operativa.

Etapa. Instrumentación

⮚ Recopilación de información

La recopilación de información para una auditoría administrativa es un paso crítico que implica obtener datos y documentos relevantes para evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos administrativos de una organización. Esto se traduce en la implementación de técnicas específicas diseñadas para asegurar la obtención de datos confiables y precisos. Además, se ha establecido un

sistema detallado de registro que captura los aspectos más relevantes descubiertos durante la auditoría, proporcionando así un análisis completo de los hallazgos. Además, se debe tener en cuenta la confidencialidad y cumplir con las normativas de privacidad al recopilar y manejar la información.

Técnicas de recolección

● Entrevistas: Se realizan preguntas específicas a los empleados y gerentes para obtener información sobre procesos, procedimientos y desafíos. Se fomenta una conversación abierta para recopilar información más detallada y comprender las percepciones y opiniones.

● Revisión de Documentos: Revisión detallada de manuales, políticas y procedimientos para evaluar su alineación con los objetivos organizacionales.

● Observación: Los auditores observan directamente los procesos operativos para identificar cualquier brecha entre lo planeado y lo ejecutado.

● Encuestas: Se distribuyen encuestas para recopilar datos sobre la percepción de los empleados sobre la cultura organizacional, la comunicación interna y otros aspectos relevantes.

● Análisis de Datos: Utilización de herramientas ytécnicas de análisis de datos para evaluar tendencias y variaciones significativas.

⮚ Medición Indicadores

Cualitativos

Nivel de satisfacción del empleado: Percepciones y opiniones de los empleados sobre su ambiente de trabajo, liderazgo y desarrollo profesional

Cooperación y trabajo en equipo: Evaluación de la colaboración entre departamentos y equipos.

Comunicación interna: Efectividad de la comunicación ascendente y descendente en la organización.

Adherencia a los valores de la empresa: Evaluación de la coherencia entre los valores declarados y el comportamiento real.

Innovación y creatividad: Nivel de apertura a nuevas ideas y enfoques.

Resiliencia organizacional: Capacidad de la organización para adaptarse a cambios y superar desafíos.

Indicadores Cuantitativos

Con la aplicación de este indicador se pretende justificar: cuántos ingresos obtiene la empresa anualmente por cada:

● Indicador por empleado: Ingresos/Total del personal Ingresos por empleado= $154.200.632/40

Ingresos por empleado≈ $3.855.016

El indicador de ingresos por empleado de aproximadamente $3,518,961 es positivo.

Indica que cada empleado contribuye significativamente a los ingresos de la empresa. Para una empresa nueva en el mercado de artículos deportivos, este valor podría ser considerado favorable.

● Liquidez general: Activo corriente/Pasivo corriente

 Liquidez general: $1.412.565.010/$811.419.807 Liquidez general: 1.74

El índice de liquidez general de 1.74 es un buen indicador. Indica que la empresa tiene activos corrientes suficientes para cubrir sus obligaciones a corto plazo. Se destaca la importancia de la eficiencia operativa, la adaptabilidad al mercado y la necesidad de mantener una posición financiera sólida, especialmente en una industria dinámica como la de artículos deportivos.

Etapa: Examen

El propósito de la auditoría administrativa en TRAIN SPORT S.A.S empresa dedicada a la compra y venta de artículos deportivos es evaluar y mejorar diversos aspectos de la gestión para garantizar un funcionamiento eficiente, una satisfacción del cliente óptima y el logro de objetivos estratégicos. La auditoría proporciona información valiosa para la toma de decisiones informada y la implementación de prácticas que impulsen el éxito a largo plazo de la empresa.

Proporcionando recomendaciones específicas para mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión administrativa, verificando el cumplimiento de normativas y regulaciones en la venta de artículos deportivos, incluyendo aspectos legales, fiscales y de seguridad del producto. Y de tal manera mejorar la transparencia en la toma de decisiones y la rendición de cuentas en la administración de la empresa.

La empresa debe aprovechar sus fortalezas, como la exclusividad en productos y la lealtad de los clientes, para aprovechar las oportunidades como mejores proveedores y la apertura de nuevos puntos de venta. Al mismo tiempo, es fundamental abordar las debilidades, como la dependencia de un solo proveedor y la falta de comunicación interna, para mitigar las amenazas, como la llegada de más competencia y la pérdida de proveedores. El análisis DOFA proporciona una base sólida para la planificación estratégica y la toma de decisiones.

Etapa: Informe

Informe General

Responsables: Salomé Arévalo, Cristian Sierra, Jhony Gonzales, Andrea Sánchez

Introducción

El informe destaca la importancia de la auditoría administrativa y su contribución en la mejora empresarial de TRAIN SPORT S.A.S. Todo ello a partir de una evaluación integral realizada por Auditoría y Consultoría Kwait DFI LTDA, abarca aspectos como la estructura organizativa, procesos administrativos, recursos humanos, finanzas, tecnología de la información, operaciones, marketing, cumplimiento normativo, cultura organizativa y planificación estratégica. El objetivo principal es evaluar y mejorar la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y actividades administrativas de una organización. identificar ineficiencias, fortalecer los controles internos, optimizar la utilización de recursos, apoyar la toma de decisiones estratégicas, alinear la organización con sus objetivos, asegurar el cumplimiento normativo. Este informe está estructurado en etapas, llevadas a cabo por el primer trimestre del año 2024, en búsqueda de orientar las diferentes decisiones estratégicas para mejorar la eficiencia de TRAIN SPORT S.A.S.

Antecedentes.

La empresa TRAIN SPORT S.A.S, dedicada al comercio de ropa deportiva, comenzó sus operaciones el 1 de marzo de 2021 en el municipio de Ocaña, Norte de Santander. Fue fundada por Salomé Arévalo, Cristian Sierra, Jhony Gonzales y Andrea Sánchez, la que se destaca por su interés en todos sus clientes. Con un equipo de 10 empleados, la empresa busca posicionarse a nivel local. Su auditoría administrativa es realizada por Auditoría yConsultoría Kwait DFI LTDA, la cual los aspectos mencionados con anterioridad con el fin de brindar con el fin de mejorar aspectos a nivel empresarial. Es por ello por lo que posee importancia el informe pues es brindar la información necesaria para así mejorar los procesos empresariales.