Kurshefte Portalen Torsdag 22.11.18
21.11.2018
Det er ikke den sterkeste som overlever heller ikke den mest intelligente men som er best til ĂĽ tilpasse seg endringen
1
21.11.2018
Arbeidsoppgavene kan bli annerledes FĂŚrre rutineoppgaver Mer kundekontakt Ă˜kt fokus pĂĽ prosessforbedring Mer analyse av data
2
21.11.2018
Vi lanserer og presenterer nyheter i Portalen Vi er klar til å lansere Vi har planlagt og testet……… ----- men ------ som det sies ved de store lanseringer Vi vet at ikke alt er ferdig, men --- venter vi med å lansere til alt er ferdig, så er det for sent
Konkurranse Få eiere til å godta elektronisk kommunikasjon!
Premiepott fra Miljøfondet på kr. 100 000,-
3
portal@sbbl.no I forbindelse med vår satsing på Portalen har vi opprettet en egen e-postadresse som er portal@sbbl.no. Til denne adressen sender dere spørsmål dere har om bruk av Portalen samt forespørsler om opplæring og videre kursing. Det er ingenting i veien for å ta kontakt dersom det er noe i Portalen dere trenger litt hjelp til.
Vi er der for dere!
Videre i dette kurshefte er det mange veiledninger/bruksanvisninger vi håper dere finner nyttige.
boligselskap@sbblkunde.no I forbindelse med vår satsing på Portalen tilbyr vi nå egne e-postadresser til alle boligselskap vi er forretningsførere for.
E-postadressen er gratis!
Boligselskap som har egen e-postadresse lagt inn i Portalen får en fin kontinuitet og forutsigbarhet i styrearbeidet. E-postene til styret går ikke da bare til en person (ofte styreleder), men til alle som sitter i styret. Historikken blir og tatt vare på og det er enkelt for nye styreledere og styremedlemmer å sette seg inn i saker.
Send en e-post til portal@sbbl.no dersom ditt boligselskap er interessert. Kom gjerne og med forslag om hvilken e-postadresse dere vil ha (må slutte med @sbblkunde.no).
Hvordan registrere seg som bruker 1 -Gå inn på sbbl.no -Trykk på Portal opp til høyre
2 Trykk på Registrer bruker
3 Legg inn e-postadresse eller telefonnummer og velg et passord som har minst 8 tegn, stor og liten bokstav. Trykk så bekreft.
4 -Skriv inn kode som er mottatt som sms eller e-post -Trykk Fortsett når dette er gjort -Da er du ferdig og kan logge deg inn med valgte passord
Godta Elektronisk kommunikasjon Du er nå logget inn i Portalen -Trykk på silhuetten oppe til høyre
For å godta elektronisk kommunikasjon må det være merket av på Ja her:
Hvordan legge inn telefonnummer og e-post i Portal 1 Under Meny og Styrerom trykker du på Vårt borettslag
2 Her trykker du videre på Andelseiere
3 Her får du opp en liste over alle andelseiere. Trykk først på den lille pila før navnet, så på pennen som kommer frem nederst i feltet.
4 Legg inn riktig e-postadresse og telefonnummer. Trykk så på Lagre
Legge inn e-post i Portalen (@sbblkunde.no) 1 Under Meny og Kommunikasjon trykker du på E-post
2 Velg OFFICE365
3 Skriv inn e-postadressen (1) og passordet (2) som er mottatt av Sørlandet Boligbyggelag og trykk på Fullfør (3).
1 2
3
E-post i Portalen 1 Skriv ny e-post.
2 Trykk pĂĽ Til.
3 Velg mottakere. Her kan du velge ĂĽ sende til eiere, leietakere, styremedlemmer eller kontakter.
21.11.2018
Dokumenter
Nytt styredokument
1
21.11.2018
Dokumenter - søkefilter
Dokumenter - oppsummering • Lurt å tenke gjennom bruk av dokumenttyper og navn på dokumenter, pluss bruk av kommentarfelt • Disse tingene kan uansett endres i etterkant • Klikk av for del med forretningsfører hvis poeng at vi kan finne dokumentene hos SBBL • Men OBS: hvis melding til regnskapsfører: bruk epost • For årsmøteprotokoller, innkallinger, og styreprotokoller så er det fra 2019 kommet en ny måte å lagre akkurat disse dokumentene på
2
Ă˜konomi: gamle og nye punkter
Ă˜konomi - Rapporter
1
Fakturagodkjenning • Anbefaler: alltid 2 godkjennere pr faktura • Ofte styreleder + 1 annet styremedlem • Hvis kun 1 godkjenner, ønsker vi at styret sender oss en signert anvisningsfullmakt • Se over fakturaen – ikke godkjenn automatisk • Kontakt leverandør hvis uenig • Kommentar til SBBL hvis noe spesielt
2
Fakturagodkjenning
Direkte godkjenning fra oversiktslisten forutsetter at det er gjort et valg i mine innstillinger.
Filter:
Filter- status er kun tilgjengelig for Type ÂŤAktiveÂť
AVVENT
«Avvent» og «Avvis» krever kommentar
Når fakturaen er på flere sider
Tildele godkjenning til noen andre f. eks ved utlegg til en selv.
Legge inn kommentar til de andre i styret eller forretningsfører. Blir liggende som detaljer på faktura. Maks 3 vises eller trykk på «Vis alle»
Ved å trykke på fakturagodkjenningslinjen får man opp godkjenningsdetaljer
Leverandørfaktura- historikk
Ved å trykke på faktura nr får man opp detaljene.
Ved å trykke på pil vil man se detaljer for kontering/føring
Søke alternativer: Fakturanummer, Leverandør , Bilagsnummer
Knappen «Historikk» tar deg til leverandørfaktura detaljer og godkjenningshistorikk
Ikon for visittkort til leverandøren
Godtgjørelser
Innleggelse styrehonorar
3
Årsoppgjør - årsmøte Hvorfor endre på dette: • Mye dokumenter som skal signeres • Mye dokumenter som skal sendes hit og dit • Mye jobb å følge opp/purre. Sjekklister… • Til dels mangelfullt innhold på innkallinger og protokoller. Fordel å kunne legge inn føringer så det blir riktig første gangen.
Årsoppgjørsprosessen - menypunkter:
4
Menypunkt generalforsamling
Styrets ĂĽrsmelding/ informasjon
5
Fremdriftsplan
Signeringer
6
Styremøte i portalen Styremøtene finner dere under Møter
Her finner der saker og legger til nye saker
Her finner der møter og legger til nye møter
Når dere oppretter nye møter velger dere tittel på møte, hvor det skal avholdes og hvem som skal være deltakere. Dere legger til saker som dere har fått inn eller oppretter saker samtidig.
Når alle sakene er lagt inn kan innkalling sendes. Da mottar aller styremedlemmene en epost om tidspunkt og saksliste.
Nå er det klart for å ha styremøte! Trykk på Avhold møtet og agendaen kommer opp.
Det er enkelt å opprette ny sak. Du kobler saken til neste styremøte. Er det ikke avtalt nytt styremøte, oppretter du bare saken og kobler den til når neste styremøte opprettes.
Gjennomfør styremøte. Her legger du til hvem som er tilstede og går gjennom agendaen. Trykk på hver sak for å behandle saken og for å få opp detaljene.
Når styremøte er gjennomført må alle som har vært tilstede signere. Det blir automatisk sendt ut en e-post til alle med protokoll og varsel om signering. Det kommer og opp melding i portalen.
Booke Årsmøte/generalforsamling
Når dere skal sette tidspunkt for Generalforsamlingen må dere først trykke på Generalforsamling
Under Generalforsamling, booker dere møte eller finner info om møte her
Dersom dere vil ha en representant fra SBBL velger dere hvem her
Mener dere det er noe SBBL bør vite vedrørende generalforsamlingen skriver dere dette her
Dette er noe SBBL kan tilby dersom det er mange eiere som har godtatt elektronisk kommunikasjon.
Oppsummering, viktigst: • Flere eiere inn på portal, og akseptere elektronisk kommunikasjon - Håper dette kan promoteres på årets årsmøter
• Styrene finner beboerlister, og oppdaterer mobil og epost til eiere, slik at eierne kan få logget seg på • Styrene lagrer dokumenter i portalen • Styrene tar i bruk epost i portal • Styrene booker årsmøte innen 20/1 – gjerne i portalen • Styrene legger tidlig inn dato for siste styremøte før årsmøtet • SBBL legger ut brukerveiledninger på hjemmesiden • SBBL introduserer «NANO-KURS» for styrene i 2019
1
Kurs januar årsoppgjør portal • • • • • • •
Mandag 7/1 15.00-16.30 Mandag 7/1 17.00-18.30 Mandag 7/1 19.00-20.30 Onsdag 9/1 15.00-16.30 Onsdag 9/1 17.00-18.30 Onsdag 9/1 19.00-20.30 Invitasjon kommer!
2
Konkurranse Konkurransen går ut på å få alle eiere til å godta elektronisk kommunikasjon. Styret oppfordrer eierne til å registrerer sin bruker på portalen. På innstillinger kan man velge om man samtykker på å motta diverse post elektronisk, eller ikke. Der vi har registrert epost adresse vil målet være at flest mulig trykker ja.
Her gjelder det å få med seg flest eiere innen 20.januar 2019☺
Premiepottet fra Miljøfondet er totalt på kr 100.000,- . Konkurransen deles i 2. I første trekning deles ut 70.000,- fordelt seg slik: Kr. 10.000,- går til det boligselskap med flest beboere som har godtatt elektronisk kommunikasjon. Kr. 10.000,- går til det første boligselskap med 100% oppslutning, minst 20 enheter totalt. Kr. 5.000,- trekker ut 4 boligselskap som kommer over 70% Kr. 5.000,- trekker ut 2 boligselskap som kommer over 100 stk Kvadraturen gavekort pålydende kr 1.000,- til 20 enkelt eiere som har godtatt elektronisk kommunikasjon.
De siste 30.000 blir spart til en ny konkurranse våren 2019.
Lykke til!