Retrospectiva e Perspectiva FEC 2021

FEC

RETROSPECTIVA 2020 E PERSPECTIVA 2021

Este documento traz as principais conquistas de cada equipe no ano de 2020 e as perspectivas para o ano de 2021 que se inicia.

AJU ASSESSORIA JURÍDICA

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU

VENDA DO PRECATÓRIO* Efetivada a venda em fevereiro/2020, resultando no recebimento de R$ 662.955,58 pela FEC.

AVANÇO NA ALTERAÇÃO DO ESTATUTO FEC

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU

Após acertos textuais junto ao MP-RJ**, o documento encontra-se em fase de finalização.

Retrospectiva 2020

PERSPECTIVA SOBRE PRESTAÇÕES DE CONTAS Sinalizada pelo MP-RJ, em reunião realizada em 08/12, a perspectiva de que a análise das prestações de contas seja otimizada em 2021, de modo a zerar os processos pendentes.

*Precatório: é uma espécie de dívida que a Fazenda Pública é condenada a pagar em processo judicial. **Ministério Público do Estado do Rio de Janeiro tem como objetivo defender os direitos dos cidadãos e os interesses da sociedade.

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU

PROGRAMA DE INTEGRIDADE Realização de reuniões periódicas do Comitê para implementação dos estudos e adequação às rotinas dos setores da FEC.

ADEQUAÇÃO À LGPD***

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU Retrospectiva 2020

Realização de reuniões periódicas do Comitê para implementação das medidas necessárias à adequação da rotina da FEC à LGPD.

PLATAFORMA DE ASSINATURAS Contratação de plataforma para viabilizar a assinatura eletrônica de documentos à distância, facilitando a interação com fornecedores, coordenadores, conselheiros, alunos etc.

***Lei Geral de Proteção de Dados

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU

PERSPECTIVA 2021

ALTERAÇÃO DO ESTATUTO* FEC Aprovação do MP comunicada em 25/01.

Próximos passos: lavrar escritura, submeter a nova aprovação do MP e, por fim, registrar em cartório.

RECREDENCIAMENTO

Submeter pedido ao MEC em setembro/2021, sem necessidade de cumprimento de diligências** extras.

*Regulamento ou conjunto de regras de organização e funcionamento de uma coletividade, instituição, órgão etc. **Diligência é a prática de serviços judiciais fora dos tribunais ou cartórios.

RENOVAÇÃO DOS CONSELHOS (FISCAL E ADMINISTRATIVO) Cumprir os procedimentos para renovação em tempo hábil para que o MP-RJ seja notificado da atualização.

ASSESSORIA JURÍDICA - AJU

PERSPECTIVA 2021

PRESTAÇÕES DE CONTAS AO MINISTÉRIO PÚBLICO Aguardando conclusão da análise do MP dos procedimentos em aberto (2016 a 2019) com aprovação das contas, ainda que com ressalvas.

ATII

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

LANÇAMENTO DO NOVO SITE A primeira grande entrega do ano foi o novo site da FEC. Design muito mais moderno, gestão total pela equipe ATII e bem melhor de ser visualizado em diferentes dispositivos.

MIGRAÇÃO PARA TRABALHO REMOTO

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

No mês de março, início da pandemia, adequamos toda a Fundação para conseguir trabalhar remotamente, em uma semana.

Retrospectiva 2020

MIGRAÇÃO PARA GOOGLE Foi realizada a troca do serviço de e-mails da FEC para o Google, reduzindo mais de 60% os chamados em relação a e-mails, sem interrupção do serviço desde a migração.

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

D4SIGN Implementação da plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais, auxiliando a FEC e seus clientes a eliminarem papel e evitarem o passivo de documentação em função da pandemia.

OTIMIZAÇÃO DE CONTRATOS

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

Foi realizada uma completa reavaliação dos contratos de serviços de TI, o que modernizou as tecnologias utilizadas, reduziu custos e aumentou a disponibilidade de serviços realizados pela FEC, antes contratados.

Retrospectiva 2020

INÍCIO DA MIGRAÇÃO PARA VOIP* Estudo e implementação da primeira fase da migração para telefonia VoIP, para reduzir custos e adequar a telefonia FEC à realidade de trabalho remoto.

*VoIP: tecnologia que permite a transmissão de voz por IP (Protocolos de Internet), ou seja, transforma sinais de áudio analógicos em dados digitais que podem ser transferidos através da Internet.

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

ABERTURA DE CHAMADOS PELO USUÁRIO A implementação da abertura de chamados feita diretamente pelas pessoas que demandam, agilizou o processo de atendimento e trouxe mais transparência ao serviço prestado pela ATII.

PORTAL DE TERMOS DE OUTORGA*

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

Liberação do Portal de Termos de Outorga para todos os projetos, viabilizando aposentar o formulário de papel.

Retrospectiva 2020

*Termo de outorga é o instrumento jurídico utilizado para a concessão de bolsas, auxílios, bônus tecnológicos e de outras subvenções econômicas.

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

PERSPECTIVA 2021

FINALIZAR A IMPLANTAÇÃO VOIP Disponibilização de ramais VoIP para todos(as) os(as) usuários(as) que necessitam do serviço, e definição de rotas e configurações avançadas.

FEC NA NUVEM

Planejar e iniciar a migração do datacenter da FEC para a nuvem, começando pelo backup e aplicações mais simples.

FINALIZAR A IMPLANTAÇÃO DOS SISTEMAS Terminar a implantação dos sistemas SAP, Conveniar e Humanus.

ASSESSORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E INOVAÇÃO - ATII

PERSPECTIVA 2021

INTEGRAÇÃO UFF-FEC Colocar em produção as integrações entre sistemas da UFF (Sispro) e da FEC (Conveniar), automatizando a entrada de projetos.

ESTRUTURAÇÃO DA INOVAÇÃO Definir a estrutura funcional do setor de Inovação e iniciar os primeiros projetos.

RENOVAÇÃO DOS COMPUTADORES Substituição de todos os computadores pessoais da FEC em uso pelos(as) colaboradores(as), adaptando a Fundação ao trabalho remoto e híbrido.

AI

AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA - AI

PROGRAMA DE INTEGRIDADE Foi iniciada a implementação do Programa de Integridade da FEC. Foi criado um Comitê de Compliance* e contratada a plataforma Compliance Station para nortear a implementação.

Os treinamentos com os setores serão feitos a partir do primeiro trimestre de 2021.

PRESTAÇÃO DE CONTAS AO MINISTÉRIO PÚBLICO DO RJ

Auditoria Interna - AI Retrospectiva 2020

A FEC aguarda as análises das prestações de contas dos exercícios de 2016 a 2019, enviadas no prazo ao Ministério Público do RJ. Em dezembro de 2020 a FEC realizou reunião com o promotor do MP e obtivemos a informação de que as análises seriam feitas dentro do exercício de 2021.

AUDITORIA DE 2019 COM A BDO Foi finalizada em março de 2020 a auditoria das demonstrações contábeis e de processos da FEC, referente ao exercício de 2019. Encerramos um ciclo de seis exercícios de análises de auditoria, realizadas pela empresa BDO Auditores Independentes.

*Compliance: seguir as leis, normas e procedimentos internos das organizações, além de parcerias éticas, seja com o setor público ou privado e seus fornecedores.

AUDITORIA INTERNA - AI

REVISÃO ANALÍTICA JUNHO DE 2020, COM A ERNST YOUNG**

Auditoria Interna - AI Retrospectiva 2020

**É uma Big Four, uma das quatro melhores empresas de auditoria do mundo

Para a realização das auditorias dos exercícios de 2020 a 2022, a FEC contratou a Ernst Young Auditores Independentes. A revisão analítica, tendo como data-base junho de 2020, foi realizada entre os meses de setembro e dezembro de 2020.

AUDITORIA INTERNA - AI

PERSPECTIVA 2021

FINALIZAR A IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA DE INTEGRIDADE Preencher os requisitos necessários de acordo com a plataforma Compliance Station, dentre elas: a revisão do Código de Conduta da FEC, criação do canal de denúncias e treinamentos com a equipe.

REVISÃO ANALÍTICA COM DATA-BASE JUNHO DE 2021 E A AUDITORIA COMPLETA COM A ERNST YOUNG A revisão analítica feita em 2020 demonstrou ser um procedimento fundamental para conhecimento mútuo, motivo pelo qual manteremos a prática.

Espera-se que agilize a auditoria completa do exercício de 2021, com início previsto para fevereiro de 2021.

ENVIO AO MP DA PRESTAÇÃO DE CONTAS E A ANÁLISE DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS PENDENTES DA FEC Envio ao MP-RJ, em junho de 2021, da prestação de contas referente ao exercício de 2020, sem pendências. Esperando retorno do MP-RJ sobre as análises das prestações de contas de 2016 a 2019.

*Regulamento ou conjunto de regras de organização e funcionamento de uma coletividade, instituição, órgão etc. **Diligência judicial é um termo do Direito usado para designar todos os serviços judiciais que são realizados no interior ou no exterior de cartórios e tribunais.

GAPRO GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS

GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS - GAPRO

ASSINATURA DE DOCUMENTOS POR MEIO ELETRÔNICO/DIGITAL Toda a documentação assinada através de plataforma eletrônica (D4SIGN) ou por meio digital, como: solicitações de compras e serviços, pagamentos de pessoal, prestações de contas.

PORTAL DE TERMOS DE OUTORGA

GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS - GAPRO

Sistema online que substituiu o Termo de Outorga e as solicitações de pagamentos de bolsas feitas anteriormente por meio físico.

Retrospectiva 2020

ENVIO DE PRESTAÇÕES DE CONTAS - CONTRATOS UFF/FEC Após acordado com a PLAP/UFF, as Prestações de Contas dos projetos finalizados estão sendo enviadas por meio digital, via Google Drive.

GERÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DE PROJETOS - GAPRO

PERSPECTIVA 2021

INTEGRAÇÃO DO SISTEMA CONVENIAR

Com a finalização da implantação dos sistemas SAP e Humanus, e a integração com o sistema Conveniar, o atendimento aos(às) coordenadores(as) terá mais qualidade e as informações dos projetos serão mais precisas.

PROJETOS EM PARCERIA COM A PREFEITURA MUNICIPAL DE NITERÓI Contratação de mais pessoas na equipe, para que o atendimento aos coordenadores tenha qualidade e os prazos com a Prefeitura possam ser cumpridos dentro do que foi acordado.

GCONT GERÊNCIA DE CONTABILIDADE

GERÊNCIA DE CONTABILIDADE - GCONT

RELATÓRIO DE AUDITORIA ERNST YOUNG - EY A Fundação contratou para sua auditoria contábil a Ernst Young Auditores Independentes. A revisão analítica, tendo como data-base junho de 2020, foi realizada entre os meses de setembro e dezembro de 2020 e conseguimos avançar em nosso relatório, gerando grandes expectativas com a parceria.

CONTRATAÇÃO DA 1ª APRENDIZ DO SETOR

GERÊNCIA DE CONTABILIDADE - GCONT Retrospectiva 2020

Em 2020, juntou-se à equipe GCONT a Larissa Assis, primeira aprendiz do setor, a fim de continuarmos com os processos fiscais e declarações acessórias.

TOTAL DE CONTABILIZAÇÕES E LANÇAMENTOS Em 2020 tivemos um total de 665.160 lançamentos gerados no sistema SIAF.

GERÊNCIA DE CONTABILIDADE - GCONT

PERSPECTIVA 2021

RELATÓRIO DE AUDITORIA - EY Após a contratação da Ernst Young estar firmada, temos a perspectiva de melhorarmos cada vez mais o nosso relatório de auditoria, contando com a parceria e cooperação dos nossos auditores externos para pontos de atenção e melhorias em nossos procedimentos.

EFICIÊNCIA DOS PROCESSOS GCONT Temos trabalhado estrategicamente para melhorarmos a eficiência das práticas contábeis da FEC, a medida em que conseguimos contribuir para melhora no tempo dos processos e diminuição de pendências contábeis.

RELATO INTEGRADO FEC Existe um projeto embrionário da GCONT para produzirmos o nosso primeiro Relato Integrado.

Este documento trará maior transparência e clareza aos usuários das demonstrações financeiras.

GFIN GERÊNCIA FINANCEIRA

GERÊNCIA FINANCEIRA - GFIN

FECHAMENTO FINANCEIRO/ORÇAMENTO Fechamento acima de 95% do valor orçado para recebimento de projetos, mesmo durante o ano de pandemia. A receita da FEC atingiu 97% do orçado, em relação aos projetos. Porém, com a inovadora prestação de serviços junto à PMN* (primeira parte do PDPA**), atingimos 101% do orçamento.

RESILIÊNCIA DA EQUIPE

GERÊNCIA FINANCEIRA - GFIN Retrospectiva 2020

Tivemos que nos adaptar e criar procedimentos específicos para trabalhar com os processos digitalizados. A equipe foi perfeita na adequação destes novos procedimentos, conseguindo segurança e agilidade sem que houvesse interrupção de pagamentos em nenhum dia de trabalho.

TRABALHO EM PARCERIA ENTRE AS GERÊNCIAS E SETORES O aumento do trabalho em conjunto entre a GFIN e a GCONT foi notável. O ótimo trabalho desenvolvido junto à Contas a Pagar contribuiu para que os pagamentos fossem realizados sem atraso, além da redução das pendências nos processos de conciliação. Isto é uma evidência de que o trabalho foi melhor.

*Prefeitura Municipal de Niterói **Programa de Desenvolvimento de Projetos Aplicados

GERÊNCIA FINANCEIRA - GFIN

PERSPECTIVA 2021

PROJEÇÃO DE RECEITA NO FLUXO DE CAIXA Conseguir projetar receitas futuras, dentro dos valores a receber de DOA* da Fundação, visando maior estabilidade e planejamento.

*Despesas Operacionais e Administrativas

CONCRETIZAR PARCERIAS JUNTO A OUTROS AGENTES FINANCEIROS. Aumentar e concretizar a parceria com outros bancos e otimizar processos junto ao Banco do Brasil.

GRH

Gerência de Recursos Humanos

GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS - GRH

PORTAL DE TERMOS DE OUTORGA Disponibilização do Portal de Termos de Outorga Online a partir de maio/2020 para todos os projetos.

ASSINATURA DE DOCUMENTOS PELA D4

GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS - GRH Retrospectiva 2020

Validação e assinaturas de todos os documentos do RH (exceto Termo de Outorga) através da Plataforma D4. Agora, todos os documentos são verificados e assinados antes de realizarmos o pagamento.

ENTREVISTAS / ADMISSÕES ONLINE Tendo em vista o distanciamento social, nos adequamos a fazer entrevistas e admissões de maneira remota.

GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS - GRH

PERSPECTIVA 2021

PORTAL DE TERMOS ONLINE INTEGRADO A integralização do Portal de Termos ao sistema que a FEC utiliza.

POLÍTICAS DE RH

Conclusão da elaboração das políticas de RH para toda FEC.

SISTEMA NOVO

Utilização do novo sistema para gestão de pagamento de pessoas físicas e de folha de pagamento, que nos permitirá um melhor controle e processamento de dados.

GSUP GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

ADAPTAÇÃO AO HOME OFFICE Excelente adaptação de toda equipe de suprimentos ao trabalho home office, mantendo sua produtividade desde o início. Se mostraram bastante resilientes ao se adaptarem positivamente às pressões, adversidades, mudanças e desafios que o momento exigia.

IMPORTAÇÃO

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

No ano de 2020 houve um aumento de 100% no valor total de aquisições, comparado a 2019.

Retrospectiva 2020

COMPRAS NACIONAIS Fim do processo físico com a implantação do módulo de compras dos sistemas Conveniar e SAP*.

*SAP: Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

COMPRAS INTERNACIONAIS 1 Com a utilização do Relatório do Banco do Brasil, detalhando todo o gasto com despesas bancárias da Carta de Crédito, aumentou a transparência nos recursos gastos com despesas acessórias de importação.

COMPRAS INTERNACIONAIS 2

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP Retrospectiva 2020

Ganhamos tempo e reduzimos os custos na aquisição de softwares importados pagos à vista. Foi acordado com o Banco do Brasil a dispensa de apresentação de cópia física do software, mediante avaliação/aceitação do Banco.

LICITAÇÃO Os documentos de habilitação passaram a ser enviados somente por e-mail, havendo um ganho de tempo de 48 horas.

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

CONTRATOS, TERMOS ADITIVOS E TERMOS DE RESCISÃO Com a plataforma D4SIGN, houve um ganho de uma a duas semanas para envio e retorno dos instrumentos para assinatura. Hoje um contrato ou Termo Aditivo é assinado por todas as partes em menos de 24 horas.

PATRIMÔNIO

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP Retrospectiva 2020

*SEI: Sistema Eletrônico de Informações

Hoje os Termos de Guarda são assinados na plataforma D4SIGN, agilizando o processo de doação. Processos de doação no SEI*: antes tínhamos que levar pilhas de papel à Reitoria. Hoje enviamos o arquivo digital ao protocolo no SEI e o número do processo é informado em no máximo em dois dias.

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

PERSPECTIVA 2021

SISTEMA SAP

Que o sistema SAP seja implantado nos módulos Contabilidade e Financeiro, para que possamos fazer o processo completo no Conveniar, não havendo a necessidade de retrabalho.

ASSINATURA DIGITAL

Que cada Analista de Suprimentos tenha uma assinatura digital para dar autenticidade à Nota Técnica elaborada por eles. A sugestão é a aquisição de um token digital para cada Analista.

CONVENIAR

Disponibilização dos valores das rubricas para as aquisições.

Padronização dos processos de aquisição e serviço, melhorando a forma de organização dos documentos.

Liberação do Portal da Transparência (publicação automática dos processos de aquisição e serviço).

Liberação do Portal do Fornecedor.

GERÊNCIA DE SUPRIMENTOS - GSUP

PERSPECTIVA 2021

TREINAMENTO

Conseguir recursos para os treinamentos necessários para toda equipe, para sermos uma equipe de suprimentos de excelência.

SAD

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

SECRETARIA ADMINISTRATIVA - SAD

PROTOCOLO ONLINE Recebimento de documentos através de e-mail, para geração de número de protocolo e encaminhamento ao funcionário responsável, por tipo de solicitação.

REUNIÕES VIRTUAIS DOS CONSELHOS DA FEC

SECRETARIA ADMINISTRATIVA - SAD

As reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal foram realizadas virtualmente, através de ferramentas de videoconferência on-line.

Retrospectiva 2020

ASSINATURA ELETRÔNICA DE ATAS As atas das reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal foram assinadas eletronicamente, através da plataforma D4 Sign.

SECRETARIA ADMINISTRATIVA - SAD

PROCESSO DE ALTERAÇÃO DO ESTATUTO Após acertos textuais junto do MP-RJ, encontra-se em fase de finalização.

SECRETARIA ADMINISTRATIVA - SAD Retrospectiva 2020

SECRETARIA ADMINISTRATIVA - SAD

PERSPECTIVA 2021

ALTERAÇÃO DO ESTATUTO

Aprovação do MP comunicada em 25/01.

Próximos passos: lavrar escritura, submeter a nova aprovação do MP e, por fim, registrar em cartório.

RECREDENCIAMENTO

Consolidar a documentação exigida por lei, a fim de submeter ao MEC o pedido de renovação de credenciamento em setembro/2021, afastando a possibilidade de cumprimento de diligências extras.

RENOVAÇÃO DOS CONSELHOS

Acompanhar o processo de eleição dos novos conselheiros e coordenar os procedimentos devidos para sua posse na FEC.

GERÊNCIA FINANCEIRA - GFIN

PERSPECTIVA 2021

RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2020

Consolidar as informações fornecidas pelos setores da FEC, relativas à gestão de recursos humanos próprios e dos projetos e do gerenciamento administrativo dos projetos, a fim de disponibilizar ao MP/RJ e a todos os clientes externos.

SUP Superintendência

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

REUNIÕES GERAIS Em 2020 foram realizadas 4 Reuniões Gerais, fazendo a manutenção da Cultura Organizacional, garantindo a saúde e o sucesso da Fundação. Aliados à Visão FEC, acolheu-se feedbacks e buscou-se aprimorar a abordagem em cada reunião.

NOVAS LIDERANÇAS

SUPERINTENDÊNCIA - SUP Retrospectiva 2020

Coordenação do desenvolvimento de times específicos. Em 2020 foram criados dois núcleos: NUCON e NUCEV. Medida que, além de aperfeiçoar as frentes de serviço, reconhece e oportuniza o desenvolvimento de competências comportamentais de pessoas de dentro da FEC.

AJUSTES DE PROCEDIMENTOS E ALINHAMENTO Junto com todo time de Liderança, articulou o aceite de financiadores, principalmente da UFF, e gerenciou a definição do procedimento de uso das assinaturas digital e eletrônica.

Estabelecendo relações operacionais da Fundação com os órgãos financiadores e clientes externos(as).

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

REUNIÕES DE LÍDERES Fortalecimento das Reuniões de Líderes, com aplicação da GBE*, definição de procedimentos e diligências das atividades propostas. Esta ação estimula e possibilita às Gerências, Núcleos e Assessorias articularem atividades compartilhadas, favorecendo o desempenho institucional.

BALANÇOS MENSAIS/ANUAL - ATIVIDADES DAS LIDERANÇAS

SUPERINTENDÊNCIA - SUP Retrospectiva 2020

Informações consolidadas das atividades da liderança concluídas, em andamento e pendentes - em formato de relatório. Propósito: fazer a manutenção do desenvolvimento e desempenho do time, indicando próximos passos, fortalecendo o reconhecimento e estimulando a motivação.

COMUNICAÇÃO Consolidação dos canais de comunicação: periodicidade nas postagens do Instagram, criação do ComunicaFEC, aquisição da conta no Padlet, criação do Canal no YouTube e grupo de informes no WhatsApp. São divulgados: informes institucionais, entrevistas, cultura, eventos, campanhas etc.

*GBE: Gestão Baseada em Evidências.

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

PERSPECTIVA 2021

PENSAMENTO INOVADOR E ESTRATÉGICO COMO CULTURA A Superintendência trabalhará em políticas organizacionais que promovam e estimulem o pensamento inovador e estratégico em toda a Fundação. Pretende articular iniciativas com todos os setores e cargos em ações diversas de desenvolvimento individual e coletivo.

ATIVIDADES COMPARTILHADAS Promoção de atividades temáticas, com protagonismo setorial e relacionadas com o cotidiano do trabalho da Fundação, mirando no cumprimento dos objetivos estratégicos, na manutenção do compartilhamento de informações e cumprimento dos pilares da Cultura FEC.

TIME DE VALORES

Construção de um Time de Valores, com foco na manutenção da Cultura FEC, que promova iniciativas capazes de acolher as demandas relacionadas ao Clima Organizacional, através de abordagens voltadas à diversidade, respeito, igualdade, entre outras pautas que influenciam o bom relacionamento.

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

PERSPECTIVA 2021

MATURIDADE ESTRATÉGICA Iniciar movimentos que promovam o aumento do nosso nível de maturidade em relação às análises gerenciais e informações de pronto-atendimento.

Exemplo: elaboração do Planejamento Estratégico da Fundação e Planejamentos Setoriais.

FORTALECIMENTO DA CULTURA ATRAVÉS DA COMUNICAÇÃO Construção de rede social corporativa, intranet, ações mais focadas em clientes externos e contínuo apoio à toda Equipe FEC para a realização de uma comunicação acessível a todas as pessoas.

AÇÕES FOCADAS EM DESENVOLVIMENTO HUMANO Em conjunto com a GRH, articular iniciativas que promovam treinamentos, debates e apresentações focadas em desenvolvimento e conhecimentos técnicos e comportamentais de todas as pessoas que trabalham na FEC.

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

PERSPECTIVA 2021

DESENVOLVIMENTO DAS LIDERANÇAS Executar ações focadas em desenvolvimento das lideranças, através de programas de autoconhecimento, feedback, jogos corporativos e alinhamento de expectativas.

MANUTENÇÃO DA VISÃO FEC COMO DIRETRIZ Ações focadas na satisfação dos clientes internos(as), através do reconhecimento, do feedback, da interação, da capacitação, da gestão do conhecimento e de execução de atividades fortalecedoras da equipe, e dos clientes externos(as) através do estreitamento do relacionamento, mensuração do nível de satisfação aos serviços prestados e elaboração de plano estratégico focado na experiência do(a) cliente.

ORÇAMENTOS SETORIAIS Em conjunto com a Gerência de RH e a Gerência Financeira, definir orçamentos por setor para capacitação e desenvolvimento profissional alinhados ao negócio e à cultura FEC. Desta forma, cada líder terá autonomia para pensar estrategicamente no aprimoramento dos seus times.

SUPERINTENDÊNCIA - SUP

PERSPECTIVA 2021

CULTURA DA APRENDIZAGEM CONTÍNUA COMO DNA ORGANIZACIONAL

MANUTENÇÃO DA INTERDEPENDÊNCIA

Ter uma agenda quadrimestral, com encontros estratégicos, para que todas as pessoas possam contribuir com novas ideias e promover troca de conhecimento sobre diferentes iniciativas da FEC.

A interdependência é uma visão permanente na Superintendência. Para alcançá-la são necessárias ações focadas no suporte à Diretoria da FEC, em favor do funcionamento orgânico e do desenvolvimento contínuo das pessoas que trabalham na Fundação.

Estimulando, assim, a atuação interdepende dos setores e pessoas.

NUCAP NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP

QUANTIDADE DE PROPOSTAS COMERCIAIS Foram emitidas 590 propostas comerciais em 2020, além das 323 propostas para o PDPA. Mantivemos o mesmo patamar do ano anterior, apesar da pandemia.

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP

PREENCHIMENTO DE CADASTROS Nascido no período da pandemia, o NUCAP se superou no atendimento aos coordenadores, realizado de forma virtual.

Procedimento que deve ser intensificado no novo normal.

Retrospectiva 2020

ATENDIMENTO AOS PROFESSORES Nascido no período da pandemia, o NUCAP se superou no atendimento aos coordenadores, realizado de forma virtual.

Procedimento que deve ser intensificado no novo normal.

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP

APROVAÇÃO DA METODOLOGIA DO CUSTO OPERACIONA Apesar de ter melhorias a serem feitas na planilha do cálculo do COA*/DOA, a Auditoria Interna da UFF encerrou o procedimento relacionado ao Custo Operacional. A resposta foi feita pela SUP, mas que gerou efeitos no NUCAP.

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP Retrospectiva 2020

ATENDIMENTO AOS COORDENADORES DO PDPA A dinâmica de atendimento aos coordenadores foi homóloga e aplicada aos demais projetos, apesar de inicialmente ser um projeto interno. O atendimento de 78 coordenadores ao mesmo tempo foi desafiador, mas com ótimo resultado.

DIVISÃO DO TRABALHO INTERNO O trabalho ordinário do NUCAP foi dividido entre o atendimento aos coordenadores - que iniciam seus projetos pelo SISPRO** e os demais, dando maior clareza para os fluxos.

*Custo Operacional Administrativo **SisPro: Sistema de Acompanhamento de Projetos junto à FEC

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP

PERSPECTIVA 2021

AJUSTE DA PLANILHA DO CUSTO OPERACIONAL Tornar a planilha o principal e prioritário meio de definição do COA/DOA, com seu aprimoramento e divulgação.

REUNIÕES VIRTUAIS

Melhorar a estrutura para um melhor atendimento dos coordenadores.

REALIZAR CAPTAÇÃO ATIVA Inaugurar a realização de captação ativa de projetos.

NÚCLEO DE CAPTAÇÃO E ELABORAÇÃO DE PROJETOS - NUCAP

PERSPECTIVA 2021

PROCESSO E PROCEDIMENTOS

Criar protocolos de procedimentos e de prazos para informação dos clientes, visando a diminuição das “urgências”.

NUCON NÚCLEO DE CONHECIMENTO

NÚCLEO DE CONHECIMENTO - NUCON

PADRÃO DOCUMENTAL Elaboração de um documento de Padrão Documental para troca de documentos com NUCON para armazenamento em sistemas. O Padrão Documental foi finalizado para a GFIN, GAPRO e NUCEV.

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

NÚCLEO DE CONHECIMENTO - NUCON

52% dos processos da FEC foram mapeados.

Retrospectiva 2020

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO Digitalização, guarda digital e externa do legado de documentação dos setores da FEC, em andamento.

NÚCLEO DE CONHECIMENTO - NUCON

PERSPECTIVA 2021

MAPEAMENTO DE PROCESSOS Finalização do mapeamento de processos de todos os setores da FEC, com planejamento de manutenção dos processos.

MODELAGEM DE PROCESSOS Início da modelagem (desenho) dos processos que foram mapeados.

ESTRUTURAÇÃO DE MACROPROCESSOS FEC Elaborar macroprocessos e cadeia de valor de negócio da FEC, com o objetivo de melhorar a visualização e alcançar os objetivos estratégicos.

NÚCLEO DE CONHECIMENTO - NUCON

PERSPECTIVA 2021

WIKI - BASE DE CONHECIMENTO FEC

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTAÇÃO

Analisar mapeamentos para estruturação de uma base de conhecimento da FEC, estudando artefatos e procedimentos internos.

Projeto de digitalização do ativo de conhecimento da FEC, em andamento, para adequação ao espaço físico.

NUCEV NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS

NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS - NUCEV

ADAPTAÇÃO DA EQUIPE AO TELETRABALHO A equipe se adaptou rapidamente ao teletrabalho, adequando a nova rotina às rotinas familiares, mantendo a produtividade e afinando a colaboração com muita criatividade, dispondo dos seus recursos para continuar o atendimento aos coordenadores e aos projetos com qualidade.

NOVAS FERRAMENTAS DE TRABALHO

NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS - NUCEV Retrospectiva 2020

O teletrabalho trouxe a necessidade de criar soluções para atender as demandas. Adaptamos a rotina, de modo que os projetos não fossem impactados negativamente com a utilização dessas ferramentas. A Fundação eliminou em grande parte o uso de papel, um projeto para o futuro que foi implantado rapidamente e com sucesso.

ASSINATURA DE DOCUMENTOS POR PLATAFORMA DIGITAL Inserção e acompanhamento de documentos diversos no portal de assinatura digital tais como: contratos de prestação de serviços educacionais, formulários de aquisições, prestação de serviços de pessoa jurídica e pessoa física.

NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS - NUCEV

PORTAL DE TERMOS DE OUTORGA Aprovação de termos de outorga no portal de termos.

ATENDIMENTO AOS COORDENADORES E ALUNOS

NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS - NUCEV Retrospectiva 2020

Manutenção do atendimento aos coordenadores e suas equipes pelo meet ou whatsapp. Renegociação de dívidas, cancelamento de contratos, manutenção e registros dos boletos bancários, conciliação das contas para geração de relatórios para atendimento a demandas diversas das coordenações dos projetos.

AVANÇO NA CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS Criação de formulários para padronização de solicitações dos coordenadores nas atividades de contas a receber.

NÚCLEO DE CURSOS E EVENTOS - NUCEV

PERSPECTIVA 2021

IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA CONVENIAR A implantação do sistema Conveniar, em integração com o Humanus e o SAP, permitirá o foco em outros projetos e estruturará melhor as atividades da equipe NUCEV, como a possibilidade de dividir os projetos por área de conhecimento e o acompanhamento das atividades dos projetos. Em integração com o SAP, o Conveniar tornará o relacionamento com os alunos e as secretarias dos cursos muito mais dinâmico.

CRIAÇÃO DE FAQ

É importante ter um espaço no portal da FEC direcionado aos alunos , bolsistas e participantes de projetos, para que possam dirimir algumas dúvidas recorrentes.

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