CONTROL INTERNO Boletín Trimestral Q4 2023
NUESTRO PROPÓSITO Ser un área con un enfoque de servicio diferenciador y oportuno en busca de cumplimiento, estandarización y generación de valor.
¿QUÉ BUSCAMOS? Generar buenas experiencias para el cliente final garantizando un adecuado ambiente de control, el cumplimiento y entendimiento de políticas y procedimientos, buscando innovar y optimizar procesos.
TEMAS Principales Indicadores de Gestión (KPI´s) 2023
2
FMP y Auditorías Internas 2023
2
Documentación
7
Capacitaciones
8
Novedades
10
Creating the future together
1
Creating the future together
PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIÓN (KPI´S) 2023 Indicador
2022 Q1/23 Q2/23 Q3/23 Q4/23
2023
No. FMP’s Acumulado
13
3
2
8
2
15
Findings avg / FMP’s
6
4
6
2
5
4
% Efectividad de Controles
80
91
88
93
89
91
No. Webinars
10
3
3
3
5
14
No. Personas / Webinar
31
95
58
134
97
96
% evaluación webinar
-
85
69
80
87
81
150
59
41
39
12
151
No. Procedimientos y manuales de control actualizados FMP (Financial Monitoring Policy)
Webinars “Al Día en 30 Minutos”
No. Procedimientos
FMP Y AUDITORÍAS INTERNAS 2023 Detalle de FMP’s reportados en el Q4 2023, resultados follow up FMP Q4 2023, y resultados auditorías internas realizadas en el 2023.
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FMP 2023 FMP efectuados en Q4
Odempa Sacks Mes: Noviembre 2023 Scope: Partial testing (FR, RR, IN, FA, PY & PP-01 Assessment: Ok Effective
Medellin Corrugated
5%
17%
40 controles revisados
Mes: Diciembre 2023 Scope: Full test Assessment: Low risk
48 controles revisados 83%
95%
Low Risk
Effective
Low Risk
Resumen efectividad de Controles
Efectividad Controles Testeados FMP’s 2023 Average 2022 Recycling Colombia Corrumed Corrugated Packing Corrugated Molino 5 Barranquilla Bogota Corrugated Barbosa Corrugated Barbosa Mill Forestry Colombia Cali Mills Odempa Sacks Medellin Corrugated Average 2023
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80% 89% 85% 79%
83%
100% 97%
96% 93% 89% 100% 95% 91%
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Creating the future together
FMP 2023 Hallazgos comunes IN-02: Enmendaduras en hojas de toma física y portadas - Ajustes de inventario sin aprobacion de Gerencia - Acta resumen de ajustes de inventario no realizada - Diferencias de inventario no se expresan en valores absolutos. Ajustes sin aprobación previa del Contralor.
4
4
FA-03: Evidencias del inventario y portadas - Aprobación ajustes de AF - Ajustes no realizados en el periodo establecido - Formato de baja de AF sin aprobación al nivel adecuado y realizado al año siguiente - No se contó el 100% de AF en los 3 años.
6
IN-07: Segundo conteo no se realiza ciego - No realización de acta resumen - Materiales no contados en el periodo. No se documenta adecuadamente la conciliación de diferencias - Materiales no contados en el periodo.
Top 5 hallazgos comunes por key control 2022 - 2023 5 5
RR-13: Omisiones en el proceso de creación de clientes - Control no implementado -Modificaciones de datos maestros de clientes sin soportes de aprobación - Cambios en direcciones de despachos sin aprobación previa (HN) -Creación de cliente sin screening de Amber Road para todos los socios. FR-10: Explicación de resultados sin analisis vs. RFQ - Cuentas de balance y flujo de caja excediendo el threshold aprobado sin explicaciones - Cuentas de WK excediendo el threshold sin explicaciones - Explicaciones de resultados sin analisis vs. AA y MA - Seguimiento no efectivo a partidas mayores a 30 dias.
FMP Follow up Follow up Q4 2023 9 controles revisados: (8 low risk y 1 medium risk)
0%
Resultado reportado a CFO Central Cluster y CFO The Americas con un 100% del cumplimiento. 100% Cerrados
En proceso
2024 FMP Plan Site Name
Decision over Scope
Month
DR Corrugated Papelsa Bogotá Corrugated
Full test Full test
January February
Durante el mes de febrero del 2024 se lleva a cabo el Annual Risk Assesment donde se construye el plan de FMP’s para el año 2024.
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Auditorías Internas 2023
Realizadas Site
Date
Main Findings
Matters for Attention
IA Assessment
Corrugated and Folding El Salvador
March
0
1
Control Tested Provide Reasonable Assurance
Large Capital Projects review Cali Mills
May
0
0
N/A
Corrugated, Folding and Sacks Costa Rica
May
0
8
Control Tested Provide Reasonable Assurance
Peru Corrugated Finance & IT Post Acquisition Review
Aug
0
0
N/A
Palmira Sacks
Nov
0
1
Controls Tested Provide Reasonable Assurance
FMP Policy (Internal Control)
Dec
0
0
N/A
Programadas Site
Date
Cali Mills
March 2024
Salesforce Key User Division
Key User
Molinos
Sebastián Restrepo / Felipe Ulloa
Corrugado
Sandra Narváez/ Camila Castro
Corporate Compliance FMP Tester
Catalina Iglesias
Forestal
Natali Rincón
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A tener en cuenta: El seguimiento de ejecución de los controles, por parte de CFO, se hace por medio de la herramienta, y se envía al corte 26 de cada mes. Antes de esta fecha debemos asegurarnos que nuestros controles se encuentres aprobados dentro de las fechas.
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Creating the future together
Cuando tengamos inconvenientes en Salesforce sigamos los siguientes pasos: Verificar que esté realizando la tarea deseada de acuerdo al manual de Salesforce. En caso de persistencia de la situación debo contactar al Key User asignado a mi división. En caso de no poder solucionar mi problema con ayuda del Key User, se debe montar un caso a Salesforce Support (support.salesforce@smurfitkappa.com).
Indicadores Salesforce 2023
• # de operaciones activas •% Avg Cumplimiento Q4-2023
30
• % Avg Controles Past Due Q4-2023
8,9%
99%
Resultados Salesforce por planta 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
% Cumplimiento
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% Controles Past Due
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DOCUMENTACIÓN Manuales y Procedimientos Ciclos Financiero
RRHH
CO-P-5-008 Recaudo y actualización de cartera
CO-P-3-002 | Gastos de viaje para personal de pago mensual
CO-P-6-049 Trámite de facturas
CO-P-3-065 | Política de desconexión laboral
Inventarios - Almacén CO-P-6-001 | Mantenimiento al maestro de materiales
Compras CO-P-6-114 | Contratos de obra y de prestación de servicios
Packing CO-P-5-061 Recaudo y Actualización de Cartera
CO-P-6-024 | Gestión de proveedores CO-M-6-002 | Políticas generales de compras CO-P-6-009 | Pedido (orden de compra)
Manuales
IN-07 A | Revisión Movimientos No Rutinarios de Almacén IN-04 D | Identificación de Repuestos y Servicios Capitalizables
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Creating the the future future together together Creating
CAPACITACIONES Webinars 2023 Tema
Expositor
Fecha 2023
Cambios en Proceso de Reporte de Gastos
Equipo de Contabilidad
12, 19 y 26 de Octubre
SK Academy
Lady Suárez
27.10.2023
Isolucion
Ana Fernández
14.12.2023
Nota:
Proximamente estaremos enviando la programación de los webinars para el 2024.
Para los cursos en General de la Academia se realizó el cambio de modalidad presencial de las capacitaciones a modalidad virtual y se implementó actividad evaluativa en todos los cursos. Con esto se logra tener en línea (7/24) la totalidad de los cursos para mayor avance de cada usuario, incrementando la participación.
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Creating the future together
Cursos virtuales de núcleo de formación fundamental y énfasis: De acuerdo al Pensum del SK Academy Finance, se realizaron durante los meses de noviembre y diciembre los cursos virtuales para que los equipos de Contraloría puedan tener un mayor entendimiento de las áreas, su estructura, las personas que la conforman, las responsabilidades de cada uno y sus indicadores de gestión. Para los próximos meses tenemos la siguiente programación: Febrero 14 Módulo Cierre Forestal - Ciclo Financiero en la Compañia Febrero 16 Equipo de Cuentas por Pagar Febrero 20 Introducción al Área de Sistemas Corporativa Febrero 27 Actividades y Controles Operacionales Marzo 6 Módulo del Plan Estratégico - Ciclo Financiero en la Compañía
Área de Sistemas - Módulo Service Excellence
Área de Sistemas- Módulo de Seguridad y Cumplimiento
22
12
Introducción Área de Tesorería y crédito
Área de Tesorería y CréditoMódulo Crédito y Cartera
16
17
Ciclo Financiero en la Compañía- Módulo Cierre de Mes
Ciclo Financiero en la Compañía- Proyecciones | MMF - Weekly - Roller – BGT
41
46
Contabilidad e Impuestos Corporativo- Controlling de SAP
Principales Políticas de Grupo
39
32
Equipo ContableReportes Financieros
Proyectos de Capital
32
32
Estructura del Central Cluster y Diferentes Áreas de la Compañía
Sistema de Contabilidad Grupo HFM
27
36 Nota:
Color naranja oscuro- Núcleo de énfasis o profundización Color verde - Núcleo de formación fundamental
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NOVEDADES / MEJORAS
Value Selling Optimización y mejoras
OPTIMIZACIÓN PROCESO DE CREACIÓN DE CLIENTES
CONTROLES ELIMINADOS EN LAS PLANTAS
Los clientes con pago anticipado o contado (sin cupo de crédito) son aprobados por Coordinador de Credito y Cartera. No requieren aprobación del Contralor.
RR-02 Verificación actualización rotación en el sistema con base en últimos 180 días (HN): Eliminado de Papelsa Barbosa y Papelsa Bogotá.
Beneficio: Reducción del tiempo de creación de clientes aproximadamente en un día
FR-06 Análisis de gastos prepagados: Se elimina de Recycling Colombia, ya que esta centralizado en COHOX.
Beneficio: Reducción del tiempo de ejecución de controles de 2 horas/mes.
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MEJORA EN EL ESQUEMA DE FMP´S:
MEJORA SISTEMA WEBINARSIMPLEMENTACIÓN DE EVALUACIONES:
Consiste en reducir el tiempo de visita a la planta durante la ejecución del monitoreo financiero, logrando así 4 días presenciales y 1 semana virtual. También, se introdujo el flash de resultados de los FMP´S el cual tiene como fin informar a las plantas los hallazgos encontrados en otros sitios, promoviendo así la búsqueda constante de la mejora continua.
Implementación de las citaciones de los webinars, un espacio donde las personas pueden escribir los temas que esperan ver durante la capacitación, lo que permite cubrir las dudas frente a los diferentes temas. Acceso a una actividad evaluativa en la plataforma una vez finalizado el Webinar.
Beneficio: Mejora en efectividad de controles del Central Cluster del 80% en 2022 al 91% en 2023 Ahorros anuales de 27KUSD en gastos de viaje.
Beneficio: Mayor cobertura de entrenamiento en grupos de Contralorías y Contabilidad. Se pasó de 31 personas/webinar en 2022 a 96 en 2023
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EVENTO VALLUE SELLING 2023 DE BUENOS A EXTRAORDINARIOS En el evento Value Selling los proyectos presentados por las diferentes áreas de los departamentos corporativos buscan mejorar la experiencia del cliente interno y externo de la compañía, mediante la innovación con la transformación digital. Se presentaron los siguientes proyectos: Dpto
Proyecto Value Selling
Beneficio
Compras
Consignación Casa Toro Forestal
Reducción de tiempos perdidos en la operación de 3 a 0 semanas. Ahorro de 300KUSD/ Año
Compras
Anticiparse en Comercio Exterior
Reducción en tiempos de nacionalización de pedidos importados en un 25% pasando de 20 a 15 días en promedio
Control Interno
Mejora sistema webinars e implementación de evaluaciones
Mayor cobertura de entrenamiento en grupos de Contralorías y Contabilidad. Se pasó de 31 personas/webinar en 2022 a 96 en 2023
Control Interno
Mejora Esquema de FMP y efectividad controles
Mejora en efectividad de controles del central cluster del 80% en 2022 al 91% en 2023. Ahorros anuales de 27KUSD en gastos de viaje.
Tesorería y Crédito
Estandarización y optimización del proceso de pagos para el Central Cluster
Incremento del 25% eficiencia en el proceso de pagos utilizando RPA
Tesorería y Crédito
Optimización del proceso de aplicación de pagos y apoyo en la gestión de cobro
Mejora la eficiencia operativa y tiempo de respuesta a las plantas mediante aplicación automática de pagos. Mayor seguimiento a la cartera y mejora de la experiencia al cliente de forma ágil y oportuna
Contabilidad
Consolidación de estados financieros para Grupo SK
Reducción en tiempos en la consolidación de Estados Financieros pasando de 8 a 4 días hábiles en el proceso
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Dpto
Proyecto Value Selling
Beneficio
Contabilidad
Procesamiento mejorado de reportes de gastos
Reducción del tiempo de contabilización y pagos a los empleados a menos de 8 días. Disminución del riesgo de errores y doble contabilización
Contabilidad
Contrato de mandato – costos indirectos de importación
Simplificación del proceso de importaciones mediante un único registro de costos y contabilización centralizada desde la Agencia de Aduanas.
Contabilidad
Eliminación de utilidades para consolidación de Grupo SK
Reducción del tiempo de procesamiento pasando de 3 a 1,5 días en el cierre de cada mes. En el ejercicio se logró un favorable de Ebitda de grupo por US$1,2m
Sistemas
Optimización Cuentas x Pagar con RPA
Aumento de capacidad de procesamiento de facturas contabilizadas, de 8 horas al día pasó a 24h (7/24) generando reducción del 80% del tiempo de funciones operativas
Sistemas
Proyecto ASAFIS
Proceso 100% automatizado, con una reducción del 83% en el tiempo de gestión, pasando de 1608 horas a 268 horas en tiempo de gestión de insumos
Jurídico más cerca
Base de conocimiento que permite visualizar la información de forma dinámica (cámara de comercio, RUT, certificaciones, capacitaciones, FAQ) ahorrando tiempo de consulta y costos en expedición de documentos/ tareas recurrentes
Jurídico
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