Sjabloonsoftware

Handleiding sjabloonsoftware FEBRUARI 2016 VERSIE 2.0

I.

Inleiding ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 2

II.

Inloggen en startpagina ........................................................................................................................................................................................................................................ 2

III.

Een ontwerp aanmaken .................................................................................................................................................................................................................................... 5

IV.

Een bestaand ontwerp openen....................................................................................................................................................................................................................... 9

V.

Een ontwerp bewerken ........................................................................................................................................................................................................................................10 1.

Lagen ....................................................................................................................................................................................................................................................................11

2.

Objecten...............................................................................................................................................................................................................................................................12

3.

Tekst bewerken .................................................................................................................................................................................................................................................13

4.

Beelden aanpassen...........................................................................................................................................................................................................................................14 4.1.

Beelden uit de Beeldbank toevoegen ...............................................................................................................................................................................................14

4.2. Een eigen beeld toevoegen .......................................................................................................................................................................................................................17 5.

Een nieuw tekstvak of beeld toevoegen ...................................................................................................................................................................................................18

6.

Vlakken .................................................................................................................................................................................................................................................................20

7.

Logo's....................................................................................................................................................................................................................................................................22

8.

Spreads (extra pagina’s) invoegen of verwijderen .................................................................................................................................................................................22

VI.

Een document doorsturen voor goedkeuring ..........................................................................................................................................................................................26

1.

Je maakt een document aan en je wil het onmiddellijk doorsturen ................................................................................................................................................26

2.

Je wil je document later opnieuw bewerken en dan pas doorsturen ..............................................................................................................................................28

VII.

Je hoge resolutie-PDF downloaden ............................................................................................................................................................................................................31

1.

Goedgekeurd ......................................................................................................................................................................................................................................................31

2.

Afgekeurd ............................................................................................................................................................................................................................................................32

VIII.

Een bestaand ontwerp dupliceren of klonen ...........................................................................................................................................................................................33

I.

Inleiding

De sjabloonsoftware is een webtoepassing waarin je eenvoudig eigen documenten kan aanmaken in de huisstijl van stad en OCMW. De sjabloonsoftware is enkel bedoeld voor promotioneel drukwerk, zoals bv. affiches, flyers, brochures, uitnodigingen ‌ Administratief drukwerk, zoals bv. brieven of mededelingen, wordt in Word aangemaakt.

De sjablonen die je kan gebruiken, zijn alle sjablonen die zichtbaar zijn voor jou in de software. Bepaalde sjablonen (bv. naamkaartjes, groetenkaartjes, personeelsadvertenties ‌) zijn enkel zichtbaar voor bepaalde medewerkers.

Vind je dat er een sjabloon ontbreekt in de sjabloonsoftware? Laat het dan weten aan dienst communicatie. Samen zoeken we naar een oplossing.

II. Inloggen en startpagina 1. Surf naar http://sint-niklaas.2imagine.eu.

2. Voer je Gebruikersnaam en Wachtwoord in.

2

Tip! Je gebruikersnaam en wachtwoord zijn centraal ingesteld en volgen deze logica: -

Gebruikersnaam: voornaam.familienaam@sint-niklaas.be (je e-mailadres) Wachtwoord: voornaamfamilienaam

Klik in de rechterbovenhoek op je gebruikersnaam en kies ‘Mijn account’ in het uitklapmenu. Hier kan je je wachtwoord wijzigen.

3. Je komt terecht op de startpagina.

3

1. Home. Ga terug naar de startpagina.

2. Sjablonen. Klik hier om naar het overzicht van alle sjablonen te gaan.

3. Mijn documenten. Klik hier om naar het overzicht van alle documenten te gaan die jij hebt aangemaakt.

4. Te doen. Klik hier om naar je takenlijst te gaan.

5. Gebruikersgegevens. Klik hier om je gebruikersgegevens te bekijken of te bewerken en om uit te loggen.

6. Korte info over sjabloonsoftware, links naar handleidingen, info bij vragen en nieuwsberichten.

4

III. Een ontwerp aanmaken 1. Klik in de navigatiebalk linksboven op ‘Sjablonen’.

2. Klik in het menu op ‘Algemene diensten stad en OCMW’. Je ziet een lijst met types sjablonen.

5

3. Klik het type sjabloon aan dat je wil maken. Je ziet een aantal varianten.

Tip! -

Denk op voorhand na over het type en het formaat document dat je nodig hebt. Een flyer, of toch beter een folder? Stem af met je communicatieplan.

Schrijf op voorhand de inhoud van je document uit. Welke tekst moet waar komen? Hoeveel ruimte heb je nodig?

Verzamel op voorhand bruikbaar beeldmateriaal voor je document Bekijk op voorhand of je logo’s van partners of sponsors moet meenemen.

4. Open een ontwerpvariant. Klik op een koppeling of dubbelklik op een voorbeeldweergave.

6

5. Voeg altijd een naam voor je ontwerp toe bij ‘Maak een nieuw document aan’ en klik op ‘+’ om het document aan te maken.

Tip! Geef je naam een tijdsaanduiding mee, bv. Sint-Niklaas-wintert-20161202.

7

6. De documenteditor opent. Je kan je document nu bewerken.

2

3

4

5

6

7

1

18

17

16

15

14 13 1.

2.

3.

4.

5.

6.

12 Voeg nieuw tekst- of afbeeldingsvlak toe of dupliceer Stap terug – stap vooruit Toon alle bewerkbare objecten.

Objecten verplaatsen binnen één laag.

Ga naar spreadsorter.

Blader door verschillende spreads

11 7.

8.

9.

10.

11.

12.

10 Opslaan-mogelijkheden Weergave op ware grote Weergave aanpassen aan formaat van beeldscherm Inzoomen – uitzoomen Weergave draaien Handje om snel door document te bewegen

9

8 13.

14.

15.

16.

17.

18.

Selectietool Knop naar beelden en logo’s Oogje om laag of object (on)zichtbaar te maken Laag openklappen of dichtklappen Objecten in een laag Lagen

8

IV.

Een bestaand ontwerp openen

1. Open een ontwerpsjabloon. Klik op een koppeling of dubbelklik op een voorbeeldweergave.

2. De bestaande ontwerpen vind je in de lijst onder de voorbeeldweergave van het sjabloon.

9

3. Klik rechts in de kolom op ‘Editeer document’ (

V.

) bij het ontwerp dat je willen bewerken.

Een ontwerp bewerken

1. Open een ontwerp via het overzicht onder het sjabloon. (Zoals beschreven op de vorige pagina.)

2. Je krijgt de editor te zien, met aan de linkerzijde de opties voor lagen en aan de rechterzijde het ontwerp.

De editor geeft je alle mogelijkheden die je nodig hebt om je ontwerp te bewerken in de huisstijl. Op de volgende pagina’s leggen we volgende mogelijkheden uit:     

Lagen Objecten Tekst Beelden Spreads (pagina’s)

10

1. Lagen 1. Een laag is een verzameling objecten met gelijkaardige kenmerken.

2. Klik een laag open om de objecten te bekijken die deze laag bevat.

11

2. Objecten 1. Objecten zijn de bouwstenen van je ontwerp: je tekst, foto en kleurvlakken.

2. Je kan objecten selecteren via een laag of rechtstreeks in je document.

12

3. Tekst bewerken 1. Klik op een tekst om deze te bewerken.

2. Gebruik liefst hetzelfde lettertype en dezelfde grootte als in het voorbeeld. Voor titels gebruiken we het lettertype Montserrat.

3. Via het blok ‘Objecteigenschappen’ pas je de instellingen van je tekst aan.

13

4. Is je tekst te groot of te klein voor je vlak? Neem dan een hoek van je vlak beet en versleep de hoek.

5. De kleur kan je wijzigen via de objecteigenschappen.

4. Beelden aanpassen 1. Selecteer een beeld om het te bewerken. Het blok ‘Objecteigenschappen’ komt tevoorschijn.

4.1.

Beelden uit de Beeldbank toevoegen

1. Klik op ‘Open Beeldenbank’ om de beelden uit de Beeldbank Sint-Niklaas te bekijken.

14

2. Klik op ‘Mediahaven’ om te zoeken in de Beeldbank.

3. Zoeken kan via de boomstructuur of via de zoekbalk bovenaan.

15

4. Heb je een beeld gevonden dat je wil gebruiken? Klik het aan en sleep het rechts naar het vlak ‘Documentbeelden’. Wacht even tot het daar verschijnt.

5. Klik op ‘Close’ om terug te gaan naar de editor. Klik niet op het kruisje (X), want dan sluit je de editor helemaal af en ga je terug naar het documentoverzicht.

16

6. Je gekozen beeld staat onder ‘Document beelden’ in de editor. Voeg het beeld in door het te slepen naar de locatie van een bestaande foto en los te laten. Selecteer hiervoor eerst het beeld dat je wil vervangen.

3. Onderaan verschijnt een balk met opties. Hier roteer of schaal je beelden.

4.2. Een eigen beeld toevoegen 1. Klik eerst een bestaand afbeeldingsvlak aan of voeg een nieuw afbeeldingsvlak in. Klik in het kadertje ‘Object eigenschappen’ op de knop ‘Beelden opladen’.

Tip! Je beeld moet van drukkwaliteit zijn. Anders voegt de software het te klein in.

17

2. Selecteer een beeld in je eigen mappen en laad het op. Je beeld verschijnt automatisch in het geselecteerde afbeeldingsvlak.

3. Onderaan verschijnt een balk met opties. Hier roteer of schaal je beelden.

Tip! Zoek goed beeldmateriaal voor je document. Zorg ervoor dat het beeld iets zegt over de inhoud van je document. Kijk na of het beeld goed van kwaliteit is: voldoende bestandsgrootte, scherp, goed belicht … Informeer ook toestemming hebt om het beeld dat je gekozen hebt te gebruiken.

5. Een nieuw tekstvak of beeld toevoegen 1. Duid de laag aan waarin je het nieuwe tekstvlak of beeldvlak wil toevoegen. Tekst voeg je altijd toe in de laag ‘Tekst’. Afbeeldingen voeg je toe in de laag ‘Achtergrond’ of de laag ‘Afbeelding’. De laag ‘Achtergrond’ is een achtergrondlaag. De afbeeldingen in deze laag staan achter alle andere lagen (bv. vlakken, tekst …). De laag ‘Afbeelding’ is een laag op de voorgrond. De afbeelding in deze laag staan voor een aantal andere lagen (bv. vlakken). Je kan de juiste volgorde van de lagen bekijken in het objectenpaneel.

Tip! Gebruik zoveel mogelijk bestaande afbeeldingsvlakken en tekstvlakken om je bestand vorm te geven. Zo staan de instellingen sowieso juist. Je kan een bestaand afbeeldingsvlak of tekstvlak dupliceren met het knopje ‘Dupliceer object’ ( ).

18

2. Klik op ‘Nieuw tekstkader’ om een nieuw tekstvlak toe te voegen.

3. Klik op ‘Nieuw beeld’ om een nieuw afbeeldingsvlak toe te voegen.

Tip! Wil je een extra logo toevoegen in het sjabloon met een sponsorbalk of met twee logo’s? Voeg dit logo dan toe in de laag ‘Afbeelding’.

19

6. Vlakken In elk sjabloon zitten vlakken. Het witte logovlakje rechts onderaan kan je niet verplaatsen en mag je niet uit zetten. De andere vlakken mag je bewerken.

1. Klik op een vlak om de bewerk-opties te zien. Je kan het vlak van kleur veranderen of verplaatsen.

Tip! Vlakken zijn 90% transparant. Zorg er dus voor dat je afbeelding ook onder het vlak doorloopt voor een mooi resultaat. In de preview kan je de transparantie zien.

2. Heb je een gespiegeld vlak nodig? Klik dan ‘Vlakken’ open in het objectenpaneel. Met het oogje kan je vlakken aan en uit zetten.

20

Tip! Denk aan de huisstijl wanneer je met vlakken werkt. Plaats nooit twee vlakken op elkaar of meer dan twee vlakken op één spread. Dergelijke documenten worden afgekeurd.

21

7. Logo's 1. Logo's voeg je in via het keuzemenu ‘Beelden’ aan de linkerzijde.

2. Klik vervolgens op het submenu ‘Logo's’. Je ziet een lijst met alle beschikbare logo's.

3. Sleep je logo over een bestaand logo in het document en laat het los. Je logo vervangt dan het bestaande logo. Selecteer hiervoor eerst het logo dat je wil vervangen.

8. Spreads (extra pagina’s) invoegen of verwijderen 1. Ga naar de spread sorter bovenaan in het editor-venster om pagina’s toe te voegen, te verwijderen of van plaats te veranderen.

22

2. Je krijgt een overzicht van alle spreads in dit document.

3. Kies bovenaan ‘Dupliceer’ als je een aangemaakte spread wil dupliceren.

4. Met de knop ‘Verwijderen’ kan je een spread verwijderen.

23

Tip! Voeg spreads steeds per twee in want je pagina’s hebben ook een achterzijde nodig. Een boekje heeft telkens een veelvoud van vier als aantal pagina’s (4 – 8 – 12 – 16 – 20 – 24 – 28 – 32 – 36 – 40 - …).

De software voegt automatisch een paginanummering toe.

5. Je kan ook een pagina uit een ander document invoegen. Let er wel op dat je een pagina van hetzelfde formaat invoegt. Klik hiervoor links in het overzicht de boomstructuur open en kies het onder het type sjabloon het juiste document. Onderaan verschijnt een kleine weergave van het document.

24

6. Ga in de kleine documentweergave naar de pagina die je wil invoegen. Sleep daarna deze pagina naar de plaats waar je ze wil invoegen.

7. Klik zeker op ‘Opslaan’ na het toevoegen of verwijderen van spreads.

Tip! Je kan hier een PDF in lage resolutie downloaden om af te printen of door te sturen. Deze PDF is niet van drukkwaliteit – de resolutie is dus niet hoog genoeg om door te sturen naar de reprografie.

8. Met ‘Terug naar editor’ kan je terug keren naar de editor.

25

VI.

Een document doorsturen voor goedkeuring

Als je een nieuw document aanmaakt, komt dit automatisch terecht onder je lijst ‘Te doen’. Je kan het document daar steeds terug vinden, ook na het afsluiten.

Ofwel kies je ervoor om je document onmiddellijk af te werken en door te sturen, ofwel kies je ervoor om je document later pas door te sturen.

Tip: Stuur je document pas door om goed te keuren als het helemaal klaar is. Wil je een document laten zien aan een collega of een ontwerp als bijlage bij een nota steken? Download dan de PDF in lage resolutie. Deze PDF kan je al downloaden zonder dat het document goedgekeurd is. Noot: Je mag een document enkel laten drukken of verspreiden na goedkeuring, met de PDF in hoge resolutie.

1. Je maakt een document aan en je wil het onmiddellijk doorsturen 1. Klik na het sluiten van je editorscherm op ‘Bevestig’.

26

2. Kies een beheerder. o o o

Werk je bij de stad? Kies dan ‘Stad’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de dienst communicatie van de stad.

Werk je bij het OCMW? Kies dan ‘OCMW’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de dienst communicatie van het OCMW. Werk je specifiek voor een culturele dienst of instelling (bv. de Bib, musea, dienst cultuur …)? Kies dan ‘Cultuur’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de deskundige vrijetijdscommunicatie van de stad.

Tip! Toch nog snel iets aanpassen? Met de knopjes linksboven in de pop-up kan je je document nog eens bekijken, terug bewerken, een PDF in lage resolutie downloaden, de annotaties of labels bekijken.

3. Druk op ‘Bevestig’. Je document wordt nu doorgestuurd ter goedkeuring. Je krijgt een e-mail waarin staat dat je document is doorgestuurd.

27

2. Je wil je document later opnieuw bewerken en dan pas doorsturen 1. Na het inloggen vind je een lijstje van je documenten in de workflow terug onder ‘Mijn documenten’, in de balk bovenaan.

2. In deze lijst kan je alle documenten die jij hebt aangemaakt bekijken, bewerken, clonen en downloaden. Klik hiervoor op één van de actieknoppen naast het document in kwestie.

3. Is je document klaar om door te sturen? Klik dan op ‘Te doen’ om naar de workflow te gaan.

4. Klik op het pijltje om in de workflow te gaan.

5. Een pop-up verschijnt. Klik op ‘Bevestig’ om aan te geven dat je klaar bent met bewerken.

28

4. Kies een beheerder. o o o

Werk je bij de stad? Kies dan ‘Stad’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de dienst communicatie van de stad.

Werk je bij het OCMW? Kies dan ‘OCMW’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de dienst communicatie van het OCMW. Werk je specifiek voor een culturele dienst of instelling (bv. de Bib, musea, dienst cultuur …)? Kies dan ‘Cultuur’. Je aanvraag wordt doorgestuurd naar de deskundige cultuurcommunicatie van de stad.

29

5. Klik op ‘Bevestig’. Je document wordt nu doorgestuurd ter goedkeuring. Je krijgt een e-mail waarin staat dat je document is doorgestuurd.

30

VII.

Je hoge resolutie-PDF downloaden

Je krijgt een mailnotificatie wanneer je document is goedgekeurd of afgekeurd.

1. Goedgekeurd 1. Ga naar je document onder ‘Te doen’ of in het documentoverzicht onder het sjabloon.

2. Via de downloadknop (

) kan je een PDF in hoge resolutie downloaden.

Tip! Wil je je document drukken in de reprografie of bij een externe drukker? Download dan de PDF in hoge resolutie. Onze reprografie drukt geen documenten in lage resolutie. Wil je je document mailen of als afbeelding gebruiken? Kies dan ‘Beelden’ om te downloaden.

31

Tip! Je kan het document nu niet meer bewerken. Toch nog een aanpassing nodig? Cloon dan je document via de actie-knoppen, zodat je het opnieuw kan bewerken.

2. Afgekeurd Je beheerder kan je aanvraag ook terugsturen met extra commentaar.

1. Ga naar je document onder ‘Te doen’ of in het documentoverzicht onder het sjabloon.

2. Via de notitiesknop (

) kan je de opmerkingen op je ontwerp bekijken.

3. Pas je document aan en stuur opnieuw door ter goedkeuring.

32

VIII. Een bestaand ontwerp dupliceren of klonen 1. Ga naar je bestaand ontwerp. Je vindt een lijst onder ieder sjabloon of onder ‘Mijn documenten’.

2. Klik op de knop ‘Clone’ (

) naast je ontwerp om het te dupliceren.

3. Kies een naam voor je nieuwe ontwerp. Verwijder de tekst ‘(Gekloond)’.

33

4. Bewerk je nieuwe ontwerp met de knop ‘Editeer document’ (

).

5. Na het bewerken vind je je nieuwe ontwerp terug in de lijst onder het sjabloon of onder ‘TO DO’.

Tip! Als je steeds vanaf dezelfde basis vertrekt voor een nieuw ontwerp, kloon dan een eerder ontwerp.

34

dienst communicatie dienst communicatie stad Sint-Niklaas OCMW Sint-Niklaas Grote Markt 1 - 9100 Sint-Niklaas Abingdonstraat 99 - 9100 Sint-Niklaas 03 778 30 80 03 778 60 10 communicatie@sint-niklaas.be communicatie.ocmw@sint-niklaas.be