Manuais Sesc Memórias | Acervo gráfico-textual

Manuais Sesc Memórias

Práticas de preservação e guarda da documentação institucional

Acervo gráfico-textual

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Serviço Social do Comércio

Administração Regional no Estado de São Paulo

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Apresentação

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O documento gráfico-textual

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Avaliação

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Higienização

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Descrição e Notação

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Guarda

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Anexo: Manual de Tipologia Documental do acervo Gráfico-textual do Sesc Memórias

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Apresentação

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Implantado e coordenado pela Gerência de Estudos e Desenvolvimento (GEDES), o Sesc Memórias foi criado, em 2006, para reunir, sistematizar e disponibilizar a documentação produzida e/ou acumulada pelo Sesc, com o propósito de preservar o seu patrimônio histórico e disseminar sua memória institucional.

Assim, o processo de salvaguarda dos materiais – tanto os de conteúdo programático quanto os vinculados à própria existência das Unidades e órgãos da Administração Central – busca contribuir para a reflexão acerca do trabalho desenvolvido pelo Sesc, nos programas Educação, Saúde, Cultura, Lazer e Assistência. Volta-se, também, à promoção de pesquisas e de produção de conhecimentos, na medida em que oferece ao público interno e externo informações qualificadas, reforçando a memória como um valor a ser cultivado.

O conjunto dos Manuais Sesc Memórias: práticas de preservação e guarda da documentação institucional contém orientações acerca dos procedimentos adotados em relação à transferência, tratamento técnico, organização, guarda e formas de acesso ao acervo. Elencando várias etapas envolvidas na administração e gestão documental – “Diagnóstico e Recolhimento”, “Acervo Gráfico-textual”, “Acervo Fotográfico”, “Acervo Audiovisual” e “Procedimentos e Tratamentos de Entrevistas em História Oral” – os manuais dão relevo para um adequado e constante aproveitamento dos recursos informacionais.

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O documento gráfico-textual

O documento gráfico-textual é aquele impresso em papel em que a escrita é a linguagem predominante. Esse documento comprova o funcionamento e as ações desenvolvidas pela instituição ao longo de sua existência. Três exemplares de cada modelo são guardados, exceção feita às publicações (tais como livros, catálogos e relatórios), recolhidas aos pares. Outros exemplos de documentos gráfico-textuais são: convites, cadernos de programação, prospectos, cartazes, periódicos, plantas, entre outros.

Exemplos de documentos gráfico-textuais

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Avaliação

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1 Para mais informações sobre o processo de recebimento de documentação do Sesc Memórias, ver o Manual Práticas da Documentação e Guarda da Documentação - Diagnóstico e Recolhimento.

Documentos recém-chegados1 ao Sesc Memórias são inicialmente armazenados em uma sala de tratamento intermediário, organizados a partir de sua Unidade ou órgão de proveniência.

Na etapa seguinte, a triagem, apenas documentos produzidos em decorrência das atividades fim do Sesc São Paulo ou pelo Departamento Nacional do Sesc são selecionados para futuramente compor o acervo.

Sala de guarda intermediária

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Higienização

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A incorporação do material gráfico-textual ao acervo é antecedida por sua higienização, a fim de prolongar a vida útil e evitar a contaminação do acervo já tratado. Tem por objetivo a remoção de sujidades, esporos de fungos e acréscimos causadores de contaminação química e biológica (adesivos, grampos metálicos etc.). Os procedimentos básicos são: 1 Retirada da poeira e resíduos provenientes de animais e micro-organismos que tenham entrado em contato com o documento.

2 Eliminação dos resquícios de cola e de fitas adesivas, desde que a integridade do documento não seja comprometida.

3 Extração dos objetos metálicos (grampos e clipes de papel), barbantes, elásticos e outros itens generalizados utilizados como marcadores de folhas.

Para a realização destes procedimentos são utilizados os seguintes equipamentos e materiais: • • • • • • • •

mesa de higienização jubas pincéis trinchas espátulas pinças bisturis sopradores de ar

O manuseio dos documentos durante a higienização requer o uso obrigatório de Equipamentos de Proteção Individual 10

(EPI), com o objetivo de preservar a integridade física destes documentos e evitar que se tornem vulneráveis a riscos de novos danos, bem como atuar numa perspectiva de promoção e proteção à saúde das pessoas envolvidas. Os materiais utilizados são: • • • • • • •

aventais descartáveis luvas de látex, vinil ou tecido óculos de proteção toucas máscaras cirúrgicas máscaras guarda-pó máscaras semifaciais para vapores ácidos

Pesquisador utilizando EPI no momento da higienização dos documentos

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Descrição e notação

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2 Para maiores esclarecimentos, consultar Manual de Tipologia Documental

Os documentos gráfico-textuais são descritos de acordo com suas especificações. As informações são registradas em planilha utilizando-se os seguintes campos descritivos: • • • • • • • •

•

•

Unidade: Unidade produtora do documento.

Data: dia e mês da ocorrência da atividade.

Ano: ano de produção do documento.

Nome da atividade: nome atribuído ao documento.

Tipologia: descreve o tipo documental.2 Quantidade de exemplares: informa quantos exemplares do documento existem no acervo.

Observações: Aponta informações generalizadas acerca do documento.

Caixa e Envelope: descreve o número da caixa onde estão guardados os envelopes e a posição que ocupa dentro da caixa-arquivo.

Mapoteca e Gaveta: descreve o número da mapoteca e a gaveta onde está localizado um documento. Estes campos são específicos de documentos de grande porte, acomodados nas mapotecas.

Estante e Prateleira: descreve o número da estante e da

prateleira que abrigam o documento. Campo específico para livros, relatórios, catálogos e outras publicações guardados nas estantes.

• Notação: numeração utilizada para indicar a localização do documento dentro do acervo.

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Guarda

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Documentos de menor porte tais como prospectos, convites, revistas e cadernos de programação são inseridos em envelopes de papel alcalino branco de 34x24 cm, onde são escritas informações básicas acerca deste documento tais como ano de produção, Unidade produtora, tipologia documental, quantidade de exemplares e nome da atividade. Além disso, no envelope registra-se os números de caixa e envelope e um número de notação.

Na sequência, os envelopes são guardados em caixas-arquivo brancas que recebem uma etiqueta informando o número da caixa e o intervalo das notações dos documentos ali inseridos. Por último, as caixas são acondicionadas em estantes metálicas e organizadas em ordem crescente e sucessiva.

Exemplo de anotações no envelope

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Exemplo de caixa com documentos gráfico-textuais

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Cartazes, plantas e outros documentos gráfico-textuais de grande porte são acomodados em jaquetas de poliéster com entrefolhas de papel alcalino que variam entre 70x54 cm, 54x34 cm e 122x90 cm. Cada jaqueta recebe dois documentos distintos, e o nome da atividade e o número de notação atribuído a cada um deles são inscritos em uma área livre do papel alcalino. Em seguida, as jaquetas são guardadas horizontalmente nas mapotecas, que também são numeradas.

Livros, catálogos e relatórios são guardados em estantes metálicas numeradas, em posição vertical. Publicações menores, de capa flexível (que cedem ao próprio peso caso não estejam amparadas por outras publicações ou apoios fixos) são guardadas em caixas que permitem seu armazenamento horizontal a fim de evitar deformidades no papel. Insere-se em cada documento uma filipeta de papel descrevendo seu número de notação.

Gaveta da mapoteca

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Exemplo de mapoteca

Por fim, os documentos são direcionados à reserva técnica, espaço físico destinado ao armazenamento seguro do acervo. Este espaço é mantido sempre limpo, livre de poeira e outras sujidades, com controle de temperatura, umidade e luminosidade.

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Filipetas de notação das publicações

Guarda de publicações

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Exemplo para guarda de publicações em posição horizontal

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Reserva técnica

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Anexo: Manual de Tipologia Documental do acervo Gráfico-Textual do Sesc Memórias

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Nomenclatura

Definição

Adesivo

Pequeno recorte de material plástico autocolante utilizado como veículo promocional, com logomarca da instituição ou de determinado evento.

Almanaque

Publicação que pode incluir calendário, tabelas de fenômenos naturais, informações úteis e curiosidades e tópicos de interesse geral ou específico.

Anais

Periódico de caráter científico, literário ou artístico, que reúne trabalhos apresentados em congresso, seminário, fórum, simpósio, colóquio, jornada e eventos similares. A regularidade do evento, sinalizada por meio de números (arábicos ou romanos), constitui pista para a identificação do documento, mesmo quando seu título não menciona essa condição. Quando se trata de reunião de textos sobre um mesmo assunto, retirados de fontes diversas, usa-se coletânea.

Apostila

Conjunto de textos relativos às matérias dadas em aula, para distribuição aos alunos de um curso.

Artigo

Num jornal, revista ou periódico, texto de opinião, dissertativo ou expositivo, que forma um corpo distinto na publicação, trazendo a interpretação do autor sobre um fato ou tema variado (político, cultural, científico etc.)

Ata

Resumo sistemático das ocorrências de uma reunião, assembleia ou sessão.

Bilhete

Mensagem informal, caracterizada por utilizar conteúdo abreviado e suporte de dimensões reduzidas. Pode ser manuscrito, datilografado, digitado, enviado por e-mail ou fax.

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Nomenclatura

Definição

Biografia

Narração oral, escrita ou visual dos fatos particulares das várias fases da vida de uma pessoa ou personagem (gênero literário ou não). Quanto à forma, pode ser elaborada em ordem cronológica ou em forma narrativa.

Caderno de resumos

Publicação que traz as ementas das conferências e comunicações a apresentar em congresso, seminário, fórum, simpósio, colóquio, jornada e eventos similares, identificando os respectivos autores.

Calendário

Quadro indicativo dos dias e meses do ano utilizado como veículo promocional, com logomarca da instituição ou de determinado evento. Substitui Folhinha.

Cardápio

Relação das iguarias disponíveis para consumo em restaurantes, banquetes, jantares de gala etc. Substitui Menu.

Carta

Meio de comunicação utilizado por pessoas físicas e entidades privadas. Pode ser manuscrita, datilografada, digitada, enviada por e-mail ou fax. Substitui Correspondência.

Cartão de matrícula

Documento comprobatório para filiação ao Serviço Social do Comércio.

Cartão postal

Cartão ilustrado, com face reservada para comunicação informal e breve. Diferencia-se de Convite e Prospecto.

Cartão de visita

Cartão de identificação pessoal, em que o nome pode vir acompanhado de endereço, qualificação profissional e vínculo com uma ou mais instituições.

Cartaz/cartazete

Anúncio de dimensões grandes (cartaz) ou médias (cartazete), para afixação em lugar público, com a finalidade de difundir produto, serviço, atividade, ideia ou instituição. Substitui Pôster, Banner.

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Nomenclatura

Definição

Catálogo crítico

Levantamento completo das obras de um artista, identificando os acervos em que se encontram, além de oferecer referências bibliográficas e informações sobre o autor. Substitui Catalogue Raisonné.

Catálogo de exposição

Conjunto de informações que identificam os diversos itens de uma exposição, servindo-lhe de roteiro.

Catálogo de produtos

Conjunto de informações com textos, fotos e ilustrações que identificam e descrevem produtos comercializados pela instituição.

Certificado

Declaração que garante a veracidade de um fato ou de um estado de coisas. Substitui Diploma.

Coletânea

Trechos selecionados de um ou mais autores, de origens diversas, reunidos em um só volume. Quando se trata de material apresentado em congresso ou evento periodicamente realizado, usar Anais. Substitui Antologia.

Conferência

Exposição alongada sobre assunto da especialidade do autor, apresentada em congresso, seminário, fórum, simpósio, colóquio, jornada e eventos similares.

Contrato

Documento que ratifica acordos e contratações.

Convite

Meio de comunicação pelo qual se solicita a participação de alguém em ato ou evento. Qualquer que seja a espécie utilizada - carta, memorando ou ofício -, adota-se o termo convite.

Cópia eletrostática de fotografia

Reprodução xerográfica de fotografia.

Declaração

Manifestação de opinião, conceito, resolução ou observação por pessoa física ou instituição.

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Nomenclatura

Definição

Discurso

Mensagem solene sobre determinado assunto, proferida perante grupo variável de pessoas em ocasiões especiais (posse, despedida, inauguração, homenagem etc.).

Distintivo

Insígnia utilizada como veículo promocional, com logomarca da instituição ou de determinado evento. Prende-se às peças do vestuário por diferentes mecanismos. Substitui Crachá.

Dossiê

Compilação de documentos diversos, reunidos por acumulação e relativos a um determinado tema ou evento.

Ensaio

Composição de caráter interpretativo sobre determinado tema, sem a pretensão de esgotá-lo.

Entrevista

Conjunto de declarações coligidas em colóquio, para a obtenção de esclarecimentos, avaliações e opiniões a serem eventualmente divulgadas. Narrativa obtida em projeto de história oral.

Estatuto

Ato normativo que expressa formalmente os princípios que regem a organização de um Estado, uma sociedade ou associação. Substitui Legislação Institucional.

Ficha de inscrição

Formulário utilizado para matrícula em cursos, seminários etc.

Folhetaria com logomarca de evento

Conjunto de impressos usados na publicidade de um evento.

Pode incluir pasta, envelope, bloco de anotações, certificado, crachá, bloco de perguntas etc.

Folhetaria com logomarca da instituição

Conjunto de impressos usados na publicidade da instituição.

Pode incluir pasta, envelope, caderno, papel de carta, bloco de anotações etc.

Guia

Publicação destinada a orientar a execução de tarefas ou o uso adequado de determinados produtos. Substitui Cartilha, Manual.

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Nomenclatura

Definição

Ingresso

Bilhete que dá direito à entrada em cinemas, teatros e estabelecimentos similares.

Jogo

Produção gráfica voltada à recreação. É geralmente composta por peças, cartas, tabuleiros, etc.

Lista

Relação pormenorizada de nomes de pessoas, coisas, quantias ou circunstâncias para finalidades diversas. Substitui checklist, Inventário, Rol, Bibliografia, Relação.

Livro de presença

Livro destinado a colher assinaturas e comentários apreciativos das pessoas que comparecem a instituições e eventos.

Substitui Livro de Ouro, Livro de Visita.

Logomarca

Símbolo que funciona como elemento identificador e representativo de instituição, produto ou evento. Substitui Logotipo.

Mapa

Representação gráfica e convencional, em papel, cartolina, tela etc. dos dados referentes à superfície do globo terrestre, a uma região dessa superfície, à esfera celeste, ao movimento dos ventos, a fenômenos geológicos, hidrográficos etc. Usa uma linguagem técnica específica e muitos ícones para representar esses dados e fenômenos.

Material pedagógico

Produção de caráter educativo, destinada a disseminar certo conhecimento ou prática.

Memorando

Meio de comunicação entre as Unidades administrativas de um mesmo órgão, sem restrições hierárquicas ou temáticas.

Pode ser dirigido ao mesmo tempo, com idêntico teor, a diferentes destinatários. Substitui CI, DCA.

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Nomenclatura

Definição

Memorial

Obra escrita com a pretensão de relatar fatos memoráveis re-

institucional

lacionados com a trajetória de uma instituição, a pretexto ou não de comemorar determinada efeméride. Assume em geral o formato de livro ou álbum ilustrado, podendo ostentar também características de trabalho acadêmico, com declaração de autoria, explicitação de fontes utilizadas e diferentes níveis de sistematização e interpretação de dados.

Notícia

Relato de fatos ou acontecimentos atuais cuja divulgação se supõe de interesse para a comunidade.

Noticiário

Conjunto de notícias relacionadas com um contexto factual específico, extraídas de mais de um veículo de comunicação.

Substitui Clipping, Recortes.

Obra científica

Produção cujo conteúdo é constituído por temas relativos ao conhecimento científico e técnico, que tem por base a utilização de metodologias adequadas. Substitui Dicionário, Dissertação.

Obra literária

Produção textual com temática de natureza diversa, caracterizada pelo valor estético de sua linguagem.

Ofício

Meio de comunicação próprio do serviço público, de caráter oficial, entre autoridades da mesma categoria, entre autoridades e particulares ou entre inferiores e superiores hierárquicos.

Organograma

Gráfico da estrutura hierárquica de uma instituição, considerada no todo ou em parte.

Periódico

Publicação editada a intervalos regulares, com fascículos numerados sequencialmente, sobre assuntos diversos ou especializados. Substitui Boletim, Revista, Fanzine.

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Nomenclatura

Definição

Plano de ação

Instrumento de planejamento que especifica as diretrizes e as ações a serem desenvolvidas para consecução de um objetivo.

Substitui Diretriz.

Planta

Representação gráfica da projeção horizontal de determinado objeto (cidade, terreno, edifício, instalação).

Preâmbulo

Texto introdutório de documento, obra ou atividade, eventualmente com comentário ou explicação sobre seu conteúdo, objetivos e importância. Discurso preliminar, parte preliminar, apresentação, palavras prévias. Substitui Apresentação, Prefácio, Texto Institucional, Introdução.

Programa

Publicação destinada a relacionar e, às vezes, a comentar as partes ou etapas de um evento, um espetáculo ou uma cerimônia. O termo aplica-se a cursos, oficinas de treinamento, congressos, seminários, fóruns, simpósios, colóquios, jornadas e eventos similares; a apresentações artísticas (teatro, dança, música etc.); e a solenidades diversas (premiação, formatura etc.), assumindo diferentes formatos conforme tenha sido concebido para distribuição no local (folheto, folder etc.) ou divulgação antecipada (filipeta, notícia etc.).

Programação

Relação das datas antecipadamente fixadas para a realização de determinados eventos. Pode apresentar-se em folheto, filipeta, folder ou outro formato. Substitui Caderno de Programação, Guia de Programação.

Projeto

Conjunto de operações a executar dentro de determinado prazo para a realização de um evento ou atividade.

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Nomenclatura

Definição

Prospecto

Instrumento de propaganda ou divulgação de ideia, evento, produto, serviço ou instituição. Costuma apresentar-se como impresso de pequeno porte, cujo formato pode ser de folha avulsa (com ou sem dobras) ou folheto. Substitui Filipeta, Folder, Folheto, Panfleto, Volante.

Questionário

Conjunto de perguntas que servem de guia e orientação para pesquisa, entrevista, avaliação de eventos, programas institucionais etc.

Regulamento

Documento que estabelece normas e orientações sobre determinada ação ou evento.

Relatório de atividades

Exposição circunstanciada ou sucinta dos resultados alcançados por atividades e programas desenvolvidos ao longo de determinado período.

Relatório institucional

Exposição circunstanciada ou sucinta dos resultados alcançados pela instituição como um todo ou por uma de suas Unidades, ao longo de determinado período. É, em geral, objeto de publicação.

Relatório de pesquisa

Exposição circunstanciada ou sucinta de atividades desenvolvidas na produção de novos conhecimentos no campo de determinada prática científica.

Relatório de pesquisa de opinião

Exposição circunstanciada ou sucinta dos resultados de levantamento sobre a posição de determinado grupo de pessoas (de dentro ou de fora da instituição) a respeito de evento, situação ou ideia.

Release

Matéria pronta ou texto sobre um evento enviado aos veículos de comunicação com o intuito de publicação. Substitui Press Release.

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Nomenclatura

Definição

Selo comemorativo

Estampilha postal emitida para assinalar data ou acontecimento a ser celebrado.

Separata

Designação dada à nova publicação de parte de uma impressão ou edição que já foi divulgada sob uma forma diferente.

Trata-se de cadernos correspondentes a uma parte ou capítulo de uma obra, que se encadernam separados e apresentam título e, por vezes, paginação próprios.

Transcrição

Reprodução gráfica de uma entrevista oral.

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